Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza prawniczy termin „doręczenie dokumentów”? Dlaczego do „doręczenia dokumentów” mają zastosowanie szczególne zasady?

„Doręczanie pism” oznacza ich przekazywanie.

Przepisy szczególne regulujące doręczanie dokumentów określają niezbędne warunki zapewniające wiarygodność przekazywania dokumentów sądowych i pozasądowych i w związku z tym wskazują czas, miejsce i sposób doręczenia, a także osobę, której dokumenty mają zostać przekazane, zarówno w odniesieniu do postępowania sądowego (dokumenty sądowe) oraz w zakresie wykraczającym poza takie postępowanie (dokumenty pozasądowe).

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Orzeczenia sądowe wydane w toku postępowania sądowego muszą zostać doręczone drogą urzędową przez biura sądowe (oficinas judiciales) – sądy i wspólne służby ds. procesowych (Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación).

Pisma sądowe obejmują:

1. zawiadomienia (notificaciones), których celem jest zawiadomienie o orzeczeniu lub postępowaniu;

2. zarządzenia (emplazamientos), w których sąd wzywa adresata do stawiennictwa i dokonania określonej czynności we wskazanym terminie;

3. wezwania do stawiennictwa (citaciones) w określonym miejscu, terminie i o określonej godzinie i do dokonania określonej czynności;

4. nakazy lub zakazy, w których sąd wzywa adresata, zgodnie z prawem, do podjęcia jakiegoś działania lub do powstrzymania się od podejmowania jakiegoś działania;

5. nakazy wymagające wydania zaświadczeń lub dowodów lub dokonania dowolnej innej czynności, która leży w zakresie kompetencji rejestratorów (registradores), notariuszy lub urzędników sądowych;

6. komunikaty (oficios) do celów komunikacji z organami pozasądowymi i urzędnikami.

Drogą urzędową musi zostać doręczony każdy dokument dopuszczony przez sąd w toku postępowania – przekazany przez strony postępowania bądź osoby trzecie na żądanie sądu lub sporządzony przez biegłych powołanych przez sąd.

Dokumenty pozasądowe (np. akty notarialne) – w oparciu o definicję Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-223/14 (Tecom Mican) – są także przekazywane w drodze doręczenia, nawet w przypadku gdy są to dokumenty wydane poza postępowaniem sądowym, co potwierdził Trybunał Sprawiedliwości w wyroku wydanym w sprawie C-14/08 (Roda Golf).

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Doręczanie pism odbywa się pod nadzorem sekretarza sądu (Letrado de la Administración de Justicia) zwanego Secretario Judicial do 2015 r. Sekretarz odpowiada za właściwą organizację procesu doręczenia.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącym doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych organ w danym państwie członkowskim, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem znanym organowi występującemu z wnioskiem?

Nie, organ występujący z wnioskiem o przekazanie informacji na temat miejsca pobytu adresata musi wypełnić standardowy formularz określony w rozporządzeniu (WE) nr 1206/2001.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do rejestrów lub usług w tym państwie członkowskim umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Czy obowiązują w tym zakresie opłaty i jaka jest ich wysokość?

Hiszpania nie prowadzi żadnego otwartego rejestru tego rodzaju. Sądy hiszpańskie mają jednak do dyspozycji szereg baz danych o ograniczonym dostępie (sieć Punto Neutro Judicial), z których w uzasadnionych przypadkach mogą korzystać hiszpańskie organy wymiaru sprawiedliwości w celu ustalenia adresu osoby i miejsca położenia majątku. W związku z powyższym jeżeli organ sądowy nie zna adresu osoby fizycznej lub prawnej, której należy doręczyć pismo sądowe, musi zwrócić się o wyszukanie danych w bazach, do których sądy mają dostęp.

Aby przeprowadzić wyszukiwanie, niezbędny jest dokument tożsamości lub numer identyfikacji podatkowej osoby, której dotyczy dochodzenie, lub jej numer identyfikacyjny, w przypadku gdy jest ona cudzoziemcem zamieszkującym w Hiszpanii. Jeżeli dana osoba nie posiada hiszpańskiego dokumentu tożsamości, należy podać inne dane oprócz imienia i nazwiska danej osoby, np. numer jej paszportu, datę urodzenia lub obywatelstwo, ponieważ bez tych danych wyszukiwanie może nie przynieść żadnych rezultatów. Za wyszukiwanie nie pobiera się żadnych opłat.

Ponadto strony mogą korzystać z innych publicznych rejestrów, aby uzyskać dane adresowe. Dostęp do tych rejestrów podlega opłacie, która będzie się różnić w zależności od wyszukiwanych informacji.

4.3 W jaki sposób organy w tym państwie członkowskim rozpatrują wnioski przesłane na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych, mające na celu ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby?

Po otrzymaniu przez właściwy organ hiszpański formularza A, określonego w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r., z wnioskiem o wyszukanie aktualnego adresu danej osoby biuro sądowe przeszuka bazy danych zawierające dane adresowe osób fizycznych i prawnych.

Jeżeli do tego formularza dołączony jest wniosek o doręczenie pism zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007, a z dochodzenia w sprawie ustalenia adresu wynika, że organy hiszpańskie nie są właściwe miejscowo do doręczenia tych pism zgodnie z art. 6 ust. 4 rozporządzenia, należy przekazać wniosek właściwej jednostce przyjmującej i powiadomić jednostkę przekazującą za pomocą standardowego formularza.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody, które można wykorzystać w tym celu (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 6 poniżej)?

Doręczanie pism odbywa się pod nadzorem sekretarza sądu (Letrado de la Administración de Justicia). Doręczenia można dokonać na jeden z poniższych sposobów:

1. za pośrednictwem pełnomocnika (procurador), jeżeli pisma są zaadresowane do osób reprezentowanych w postępowaniu przez tego pełnomocnika;

2. poprzez przesłanie pocztą, telegramem, e-mailem lub inną drogą elektroniczną, która zapewnia wiarygodne potwierdzenie przyjęcia, terminu i godziny przyjęcia oraz treści dostarczanych pism;

3. poprzez doręczenie do rąk własnych adresata odpisu zupełnego orzeczenia, które ma zostać mu doręczone, nakazu/zakazu wydanego przez sąd lub sekretarza sądu lub wezwania do stawiennictwa lub zarządzenia;

4. 4. w każdym przypadku przez pracowników Hiszpańskiej Służby Sądowej (Administración de Justicia), z zastosowaniem zdalnych środków komunikacji, w sprawach z udziałem prokuratury (Ministerio Fiscal), Państwowej Służby Prawnej (Abogacía del Estado), radców prawnych zatrudnionych w parlamencie hiszpańskim i zgromadzeniach ustawodawczych (Letrados de las Cortes Generales y de las Asambleas Legislativas) lub z udziałem służb prawnych Departamentu Zabezpieczenia Społecznego (Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social), innych departamentów rządowych wspólnot autonomicznych lub samorządów terytorialnych, gdy adresat nie wyznaczył pełnomocnika.

Pisma uznaje się za doręczone zgodnie z prawem, w przypadku gdy rejestr doręczeń zawiera odpowiednie dowody świadczące o doręczeniu danych pism wskazanej osobie na jej adres domowy, adres e-mail utworzony do tego celu, za pośrednictwem portalu powiadomień elektronicznych lub dowolnych zdalnych lub elektronicznych środków komunikacji wybranych przez adresata.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w odniesieniu do dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Elektroniczne akta sądowe wprowadzono w Hiszpanii na podstawie ustawy nr 18/2011 z dnia 5 lipca 2011 r. regulującej wykorzystanie technologii informacyjno-telekomunikacyjnych przez służby sądowe.

W celu wdrożenia tych przepisów strony mogą zgłosić chęć skorzystania z procedur doręczania w sądach elektronicznych (Sedes Judiciales Electrónicas).

Zgodnie z art. 273 ust. 3 ustawy o postępowaniu cywilnym, wszyscy pracownicy wymiaru sprawiedliwości są zobowiązani do korzystania ze zdalnych i elektronicznych systemów dostępnych w ramach sądów lektronicznych na potrzeby przekazywania pism procesowych (pozwów oraz innych pism procesowych) oraz innych dokumentów, w sposób gwarantujący autentyczność przekazania oraz zapewniający wiarygodny i kompletny zapis przekazania i odbioru takich dokumentów, a także datę tych zdarzeń. Z elektronicznych środków komunikowania się z służbą sądową muszą w każdym przypadku korzystać przynajmniej następujące podmioty:

a) osoby prawne;

b) jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;

c) osoby prowadzące działalność zawodową wymagającą członkostwa w organizacji branżowej w odniesieniu do wszelkich formalności i czynności prowadzonych z udziałem służby sądowej w ramach wykonywania zawodu;

d) notariusze i sekretarze;

e) przedstawiciele stron postępowania, które są zobowiązane komunikować się z służbą sądową drogą elektroniczną;

f) urzędnicy administracji publicznej w odniesieniu do czynności służbowych.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy prawo tego państwa członkowskiego dopuszcza stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie ogłoszenia)?

W przypadku gdy odpis orzeczenia lub wezwania musi zostać wysłany listem poleconym lub telegramem za potwierdzeniem odbioru lub w dowolny inny podobny sposób umożliwiający umieszczenie w aktach odpowiedniego potwierdzenia doręczenia pisma ze wskazaniem daty doręczenia i treści doręczonego dokumentu, sekretarz sądu musi dołączyć do akt sprawy oświadczenie, w którym przedstawi szczegółowe informacje na temat wysłania pisma i jego treści oraz, w stosownych przypadkach, dołączyć potwierdzenie odbioru lub wskazać, za pomocą jakich środków zarejestrowano odbiór pism, lub dołączyć dokumentację przedstawioną przez pełnomocnika na dowód dokonania doręczenia.

Doręczenia przez (publiczne) ogłoszenie może dokonać w Hiszpanii jedynie organ sądowy właściwy do rozstrzygnięcia sprawy w postępowaniu głównym, pod warunkiem że nie udało się doręczyć pisma jego adresatowi pod adresem wyszukanym w bazie danych (art. 164 ustawy o postępowaniu cywilnym). W konsekwencji sekretarz sądu, działający w charakterze jednostki przyjmującej do celów doręczenia, zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007, nie może dokonać doręczenia przez (publiczne) ogłoszenie, ponieważ jego rolą nie jest rozstrzygnięcie sprawy w postępowaniu głównym, a wyłącznie zapewnienie pomocy sądowej.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Pisma zostaną uznane za doręczone, jeżeli spełniono wymogi określone w prawie w odniesieniu do każdego sposobu doręczenia.

Stosowane sposoby doręczeń umożliwiają w każdym przypadku dołączenie do akt wiarygodnego potwierdzenia odebrania doręczanego pisma wraz ze wskazaniem terminu i godziny jego odebrania oraz treści takiego pisma.

W przypadku gdy odpis orzeczenia lub wezwania musi zostać wysłany listem poleconym lub telegramem za potwierdzeniem odbioru lub w dowolny inny podobny sposób umożliwiający umieszczenie w aktach odpowiedniego potwierdzenia doręczenia pisma ze wskazaniem daty doręczenia i treści doręczonego dokumentu, sekretarz sądu musi dołączyć do akt sprawy oświadczenie, w którym przedstawi szczegółowe informacje na temat wysłania pisma i jego treści oraz, w stosownych przypadkach, dołączyć potwierdzenie odbioru lub wskazać, za pomocą jakich środków zarejestrowano odbiór pism, lub dołączyć dokumentację przedstawioną przez pełnomocnika na dowód dokonania doręczenia.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Jeżeli zawiadomienia lub pisma nie można dostarczyć pocztą, listonosz zostawi awizo w celu powiadomienia adresata o tym, że wysłano do niego przesyłkę lub pismo, które można odebrać w określonym terminie w wyznaczonej placówce pocztowej.

Próbę doręczenia mogą także podjąć urzędnicy z biura sądowego. Jeżeli pismo nie zostanie doręczone, wówczas w skrzynce pocztowej adresata urzędnicy zostawią zawiadomienie określające termin, w którym należy odebrać pismo z sądu.

Jeżeli adresat zamieszkuje w okręgu sądowym, w którym sąd ma swoją siedzibę, a pisma nie mają zasadniczego znaczenia dla osobistego uczestnictwa lub uczestnictwa przez pełnomocnika w postępowaniu sądowym, wówczas za pomocą dowolnego ze sposobów wymienionych w ust. 1 można przesłać adresatowi zarządzenie, w którym wzywa się adresata do stawienia się w sądzie w celu przekazania zawiadomienia, nakazu/zakazu lub pism procesowych.

Zawiadomienie będzie zawierało szczegółowe wyjaśnienie, dlaczego adresat jest zobowiązany do stawiennictwa, szczegółowe informacje na temat postępowania i sprawy oraz ostrzeżenie, że w przypadku niestawiennictwa we wskazanym terminie bez uzasadnionej przyczyny pismo zostanie uznane za doręczone skutecznie.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczenia dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie jest uzasadniona?

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pism bez uzasadnionego powodu, zostaną one uznane za doręczone i będą wywoływały takie same skutki prawne, jak gdyby zostały faktycznie doręczone, co należy w rozumieć w ten sposób, że różne terminy procesowe rozpoczną swój bieg od dnia następującego po odmowie przyjęcia (art. 161 ust. 2 ustawy o postępowaniu cywilnym).

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Zgodnie z prawem przesyłki pocztowe, w zależności od ich rodzaju, należy doręczyć adresatowi lub osobie przez niego upoważnionej bądź złożyć je w skrytce pocztowej lub skrzynce pocztowej w budynku zamieszkiwanym przez adresata. Za upoważnioną do odbioru przesyłek pocztowych skierowanych do adresata uznaje się każdą osobę przebywającą pod jego adresem domowym, pod warunkiem że osoba ta jest w stanie potwierdzić swoją tożsamość i przyjąć odpowiedzialność za doręczane przesyłki, chyba że wyraźnie się temu sprzeciwia.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową w tym państwie członkowskim, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 14 rozporządzenia nr 1393/2007 dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile doręczenie zastępcze jest możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Zgodnie z prawem przepisy wykonawcze regulują sytuacje, w których z jakiejkolwiek przyczyny nie można doręczyć przesyłek adresatowi ani zwrócić ich nadawcy. Regulacje te obejmują przepisy dotyczące ustalania adresu adresata, pochodzenia i przeznaczenia przesyłek, przesłuchiwania lub wzywania do sądu nadawców przesyłek oraz tymczasowego składowania, wydawania i niszczenia przesyłek.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Pracownik poczty zostawi awizo informujące adresata o przesyłce listowej, którą należy odebrać we wskazanej placówce w określonym terminie. Nieodebranie przesyłki w określonym terminie zostanie odnotowane, a przesyłka zostanie odesłana nadawcy.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Zakłada się, że wyznaczony operator usług pocztowych będzie postępował uczciwie i rzetelnie przy dystrybucji, doręczaniu i odbieraniu pism od organów administracyjnych i sądowych lub przy doręczaniu takich pism, nawet w przypadku odmowy przyjęcia lub niemożności wykonania usługi, czy to za pomocą środków fizycznych, czy zdalnych.

Doręczenie do rąk własnych przez pracownika sądu zostanie udokumentowane w pisemnym rejestrze, w którym urzędnik sądowy odnotuje wynik czynności doręczenia. Jeżeli możliwe jest doręczenie pisma do rąk własnych adresata, w rejestrze doręczeń znajdzie się podpis adresata lub informacja o odmowie podpisania odbioru wraz z adnotacją, że dokument uznaje się za doręczony (zob. pytanie 7.4).

Zgodnie z art. 160 ust. 3 ustawy o postępowaniu cywilnym, jeżeli adres, pod którym podejmuje się próbę doręczenia, jest adresem domowym adresata na podstawie rejestru mieszkańców wspólnoty, rejestru podatkowego lub innego rodzaju rejestru urzędowego lub publikacji stowarzyszeń zawodowych lub jeśli jest to miejsce zamieszkania lub lokal wynajmowany przez pozwanego, a adresata nie zastanie się pod tym adresem, pismo można doręczyć w zaklejonej kopercie dowolnemu pracownikowi lub członkowi rodziny lub współlokatorowi w wieku powyżej 14 lat, który jest obecny pod tym adresem. Pismo można przekazać ewentualnie dozorcy budynku, przy czym w każdym z tych przypadków pracownik sądowy doręczający pisma sądowe musi poinformować odbierającego o obowiązku przekazania odpisu orzeczenia lub wezwania adresatowi lub poinformowania go o istnieniu takiego odpisu lub wezwania, jeśli miejsce pobytu adresata jest odbierającemu znane.

Jeżeli dokument jest zaadresowany do zwykłego miejsca pracy adresata, w przypadku jego nieobecności zostanie on doręczony osobie, która oświadczy, że zna adresata, lub też, jeśli w miejscu tym istnieje dział odpowiedzialny za odbieranie pism lub przesyłek, osobie kierującej tym działem. W takim przypadku pracownik sądowy doręczający pisma sądowe musi poinformować odbierającego o kwestiach wspomnianych w poprzednim akapicie.

Na potwierdzeniu należy odnotować nazwisko adresata pisma oraz datę i godzinę próby doręczenia pisma nieobecnemu adresatowi wraz z nazwiskiem osoby, która odebrała odpis orzeczenia lub wezwanie i związek pomiędzy taką osobą i adresatem; doręczenie dokonane w ten sposób uznaje się za w pełni skuteczne.

10 Co się stanie, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Doręczenie dokonane niezgodnie z prawem będzie bezskuteczne, ponieważ dana osoba może zostać pozbawiona odpowiedniego środka ochrony prawnej. Zgodnie z wyrokiem TSUE w sprawie C-354/15 Henderson, jeżeli do dokumentu sądowego nie dołączono tłumaczenia na język, który jest zrozumiały dla pozwanego bądź język urzędowy państwa członkowskiego, do którego przekazywany jest dokument, bądź – jeśli w tym państwie członkowskim funkcjonuje kilka języków urzędowych – w języku urzędowym lub w jednym z języków urzędowych miejsca, w którym ma nastąpić doręczenie, lub jeśli pozwanemu nie doręczono standardowego formularza znajdującego się w załączniku II do rozporządzenia, takie doręczenie należy konwalidować zgodnie z rozporządzeniem, poprzez doręczenie zainteresowanej stronie standardowego formularza znajdującego się w załączniku II do tego rozporządzenia.

11 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to jaką kwotę?

Jeżeli pisma są doręczane przez sąd, biuro sądowe lub wspólne służby ds. procesowych, koszt doręczenia ponosi dany organ sądowy, bez jakichkolwiek opłat po stronie wnioskodawcy.