Notificarea sau comunicarea documentelor: transmiterea oficială a documentelor

1 Ce înseamnă conceptul juridic de „comunicare sau notificare a actelor judiciare” în termeni practici? De ce există norme specifice privind „comunicarea sau notificarea actelor judiciare”?

În termeni practici, notificarea sau comunicarea actelor înseamnă livrarea către o persoană sau o societate a cererii de chemare în judecată sau a altor documente judiciare referitoare la o procedură judiciară deschisă împotriva sa. Acest lucru îi permite persoanei respective să se apere sau să răspundă la cererea de chemare în judecată sau la procedură.

Există norme specifice[1] privind notificarea sau comunicarea actelor, pentru a se asigura faptul că toate părțile îndreptățite primesc actele de procedură care îi privesc sau care au legătură cu acțiunile lor și pentru a se garanta că pot fi luate măsurile necesare dacă aceste acte nu sunt notificate sau comunicate în mod corespunzător.

[1] Partea 6 din CPR („Civil Procedure Rules” – Normele de procedură civilă) conține normele generale de notificare sau comunicare; a se vedea și partea 7.

2 Care acte judiciare trebuie comunicate sau notificate în mod oficial?

Toate documentele judiciare, inclusiv formularul de cerere de chemare în judecată, cererile simple, hotărârile judecătorești, cererile de pronunțare a unei hotărâri judecătorești etc. trebuie să fie notificate sau comunicate în mod oficial, conform diferitelor norme, însă acest lucru poate lua forma trimiterii prin poștă, a notificării sau comunicării personale, a notificării sau comunicării prin intermediul executorului judecătoresc etc.

3 Cine este responsabil de comunicarea sau notificarea unui act judiciar?

În general, în cauzele care intră în competența judecătoriilor („County Courts”), tot judecătoriile sunt responsabile cu notificarea și comunicarea actelor; în cadrul procedurilor desfășurate în fața Înaltei Curți („High Court”), o mare parte din notificare sau comunicare este efectuată de către părți. Dacă o parte întocmește un act care trebuie notificat sau comunicat de instanță, partea în cauză trebuie să depună o copie pentru instanță și pentru fiecare parte căreia urmează să i se notifice sau comunice actul.

Instanța poate dispune ca o altă persoană să fie responsabilă cu notificarea sau comunicarea. Aceasta ar putea fi partea care a deschis procedura sau împuternicitul sau avocatul acesteia („solicitor”). În plus, instanța nu este responsabilă cu notificarea sau comunicarea atunci când o normă sau o instrucțiune practică privind respectiva normă prevede că actul în cauză trebuie notificat sau comunicat de o parte sau când partea în numele căreia trebuie notificat sau comunicat actul informează instanța că dorește să îl notifice sau să îl comunice ea însuși.

4 Informații legate de adresa destinatarului

4.1 În temeiul Regulamentului (CE) nr. 1393/2007 al Parlamentului European și al Consiliului din 13 noiembrie 2007 privind notificarea sau comunicarea în statele membre a actelor judiciare și extrajudiciare în materie civilă sau comercială, în cazul în care destinatarul nu mai locuiește la adresa cunoscută de autoritatea solicitantă, autoritatea solicitată din acest stat membru încearcă, din proprie inițiativă, să determine locul în care se găsește destinatarul actelor judiciare care trebuie notificate sau comunicate?

Nu. Regatul Unit nu are un registru al domiciliilor așa cum au alte state membre; autoritatea solicitată din Anglia și Țara Galilor nu are posibilitatea de a obține adresa persoanei căreia trebuie să i se notifice sau să i se comunice actele. Cu toate acestea, dacă actele trebuie să fie notificate sau comunicate unei societăți, iar destinatarii de la adresa respectivă refuză să le primească, agenția de primire din Anglia și Țara Galilor poate identifica adresa sediului social al societății (dacă este diferită) și poate notifica sau comunica actele la respectiva adresă.

4.2 În acest stat membru, autoritățile judiciare străine și/sau părțile la procedurile judiciare au acces la registre sau servicii care să le permită să afle adresa actuală a persoanei în cauză? Dacă da, ce registre sau servicii sunt disponibile și ce procedură trebuie urmată? Ce taxă, dacă este cazul, trebuie plătită?

Astfel cum s-a menționat anterior, în Regatul Unit nu există un registru al domiciliilor. Pentru a găsi adresa unei persoane, este necesar să se recurgă la agenți care pot găsi persoane fizice sau la o serie de site-uri care conține unele detalii ale adreselor. Următoarea listă nu este exhaustivă, dar prezintă câteva exemple de tipuri de site-uri disponibile. Unele, cum ar fi căutarea în listele abonaților la serviciile de telefonie (primul link), sunt gratuite. Pentru altele, este necesară plata unei taxe.

Lista abonaților British Telecommunications.

Motoare de căutare a adreselor la 192, UKRoll

Motoare de căutare a persoanelor fizice la Tracesmart

Pentru a găsi sediul social al unei societăți, se poate efectua o căutare pe site-ul Registrului comerțului, Companies House. Unele căutări pentru societăți sunt disponibile gratuit, dar pentru căutările mai detaliate este necesară plata unei taxe.

4.3 Cum tratează autoritățile din acest stat membru o solicitare trimisă în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1206/2001 al Consiliului din 28 mai 2001 privind cooperarea între instanțele statelor membre în domeniul obținerii de probe în materie civilă sau comercială și care vizează găsirea adresei actuale a unei persoane?

Nu este posibilă solicitarea unei adrese în Anglia și Țara Galilor în baza Regulamentului (CE) nr. 1206/2001 al Consiliului.

5 În practică, care este modalitatea obișnuită de comunicare sau notificare a actului judiciar? Există metode alternative la care se poate recurge (altele decât notificările sau comunicările indirecte menționate la punctul 7 de mai jos)?

Principala metodă de notificare sau comunicare în Anglia și Țara Galilor este prin poștă prioritară („first class post”). Alte metode de notificare sau comunicare care se pot folosi, sub rezerva normelor relevante ale instanțelor și a instrucțiunilor practice, sunt:

1. notificarea sau comunicarea personală (prin executor judecătoresc/agent procedural sau de către partea care a deschis procedura);
2. predarea actului la o adresă aprobată (a se vedea mai jos);
3. schimbul de acte; sau
4. prin fax sau prin alte mijloace de comunicare electronică.

Notificarea sau comunicarea trebuie să fie efectuată la adresa indicată de partea căreia urmează să i se înmâneze notificarea sau comunicarea, adresa respectivă putând fi și adresa avocatului sau a împuternicitului părții. Atunci când în numele părții căreia urmează să i se înmâneze notificarea sau comunicarea nu acționează niciun avocat sau când partea nu a indicat nicio adresă pentru notificare sau comunicare, actul trebuie trimis, transmis sau predat la o adresă în conformitate cu normele instanței – în general, locul obișnuit sau ultimul loc cunoscut de reședință sau de desfășurare a activității.

Atunci când trebuie să notifice sau să comunice un act, instanța este cea care trebuie să decidă ce metodă de notificare sau comunicare trebuie utilizată.

6 Este permisă, în cadrul unei proceduri civile, notificarea sau comunicarea pe cale electronică a actelor (notificarea sau comunicarea actelor judiciare sau extrajudiciare prin mijloace de comunicare electronică la distanță, de exemplu, prin e-mail, prin aplicații internet securizate, prin fax, prin SMS etc.)? Dacă da, pentru ce categorii de proceduri este prevăzută această metodă? Există restricții în ceea ce privește disponibilitatea/accesul la această metodă de notificare sau comunicare a actelor judiciare în funcție de destinatar (practician în domeniul dreptului, persoană juridică, societate comercială sau un alt actor economic etc.)?

Notificarea sau comunicarea electronică a actelor (inclusiv prin e-mail și fax) este permisă în procedurile civile. Nu există restricții privind disponibilitatea acestei metode de notificare sau comunicare a actelor sau accesul la ea în funcție de cine este destinatarul. Cu toate acestea, partea căreia trebuie să i se notifice sau comunice actele sau avocatul acesteia trebuie să fi indicat în prealabil în scris că este dispus(ă) să accepte notificarea sau comunicarea prin mijloace electronice.

Există mai multe modalități prin care părțile și avocații își pot indica disponibilitatea de a accepta notificarea sau comunicarea prin mijloace electronice. În primul rând, atunci când avocatul a menționat un număr de fax în actul scris. În al doilea rând, atunci când în actul scris s-a menționat o adresă de e-mail, iar avocatul a confirmat opțiunea ca notificarea sau comunicarea să fie realizată prin mijloace electronice. În cele din urmă, este permisă notificarea sau comunicarea pe cale electronică a actelor atunci când în expunerea motivelor sau în răspunsul la chemarea în judecată depusă în instanță se menționează un număr de fax, o adresă de e-mail sau o altă formă de identificare electronică.

Atunci când o parte intenționează să notifice sau să comunice un act prin mijloace electronice (cu excepția faxului), aceasta trebuie să întrebe mai întâi partea căreia urmează să îi fie înmânată notificarea sau comunicarea dacă există condiții care trebuie îndeplinite. De exemplu, dacă există un anumit format în care trebuie trimise actele sau o dimensiune maximă a fișierelor care pot fi atașate.

Atunci când actele au fost notificate sau comunicate prin mijloace electronice, nu este necesară trimiterea suplimentară a unei copii pe suport de hârtie.

7 Notificări sau comunicări „indirecte”

7.1 Permite legislația acestui stat membru utilizarea altor metode de notificare sau comunicare în cazul în care nu a fost posibilă notificarea sau comunicarea actelor judiciare către destinatar (de exemplu, notificarea la adresa personală, la executorul judecătoresc, prin intermediul serviciilor de curierat sau prin afișare)?

Detalii complete privind normele și procedurile de notificare sau comunicare în Anglia și Țara Galilor se pot găsi în partea 6 din Normele de procedură civilă („Civil Procedure Rules”). Regula generală este că reclamantul trebuie să furnizeze adresa pârâtului în scopul notificării sau comunicării, iar această adresă este, de obicei, adresa actuală sau ultima adresă cunoscută sau locul de desfășurare a activității. Dacă nu poate identifica aceste adrese, în conformitate cu partea 6.19, reclamantul poate solicita o metodă alternativă de notificare sau comunicare, la o altă adresă. Detaliile exacte vor depinde de faptele prezentate în fața instanței însă principiul este acela că, indiferent de metoda utilizată, aceasta trebuie să fie de natură să aducă procesul în atenția pârâtului, a se vedea instrucțiunea practică 6A.

7.2 În cazul în care se aplică alte metode, în ce moment se consideră că au fost notificate sau comunicate actele judiciare?

În cadrul serviciului poștal normal sau al unei alte metode de livrare care asigură livrarea în următoarea zi lucrătoare, actele se consideră a fi notificate sau comunicate în a doua zi după ce au fost depuse la poștă, predate sau livrate la furnizorul de servicii relevant sau ridicate de acesta, cu condiția ca ziua respectivă să fie zi lucrătoare, sau în următoarea zi lucrătoare de după ziua respectivă. Atunci când notificarea sau comunicarea se face prin fax sau prin altă metodă electronică, dacă se face într-o zi lucrătoare înainte de ora 16.30 în ziua respectivă sau în orice altă situație în ziua lucrătoare care urmează zilei în care a fost trimisă. Atunci când se utilizează o metodă alternativă de notificare sau comunicare, în hotărârea judecătorească trebuie să se specifice metoda respectiva și data la care se consideră că s-a efectuat notificarea sau comunicarea.

7.3 În cazul în care o altă metodă de notificare sau comunicare este depunerea actelor judiciare într-un anumit loc (de exemplu, la un oficiu poștal), cum este informat destinatarul cu privire la faptul că actele au fost depuse în acest mod?

Depunerea actelor într-un anumit loc (de exemplu, un oficiu poștal) nu este, de obicei, o metodă alternativă de notificare sau comunicare. Dacă actele au fost notificate sau comunicate prin scrisoare recomandată și nu livrate direct, procesul prin care este informat destinatarul este prevăzut în secțiunea 8 de mai jos.

7.4 În cazul în care destinatarul refuză să accepte notificarea sau comunicarea actelor judiciare, care sunt consecințele? Se consideră că actele au fost efectiv notificate sau comunicate dacă refuzul nu era legitim?

Dacă instanța a aprobat o metodă de notificare sau de comunicare, data luată în considerare pentru notificare sau comunicare se aplică indiferent dacă destinatarul acceptă sau nu comunicarea sau notificarea.

8 Servicii de curierat din străinătate (articolul 14 din Regulamentul privind comunicarea sau notificarea actelor)

8.1 În cazul în care serviciul de curierat livrează un act trimis din străinătate către un destinatar din acest stat membru, într-o situație în care este necesară o confirmare de primire (articolul 14 din Regulamentul privind comunicarea sau notificarea actelor), serviciul de curierat livrează actul doar destinatarului în persoană sau poate, în conformitate cu normele naționale în materie de livrări poștale, să livreze actul și unei alte persoane de la aceeași adresă?

Livrarea recomandată cu Royal Mail (serviciul poștal din Regatul Unit) se face mai degrabă la o adresă decât la o persoană fizică. Prin urmare, este posibil ca o altă persoană decât destinatarul să primească actele dacă locuiește la aceeași adresă.

8.2 În conformitate cu normele în materie de livrări poștale din acest stat membru, cum se poate efectua notificarea sau comunicarea actelor din străinătate, în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul nr. 1393/2007 privind comunicarea sau notificarea actelor, dacă la adresa de livrare nu a fost găsit nici destinatarul, nici o altă persoană abilitată să primească livrarea (dacă este posibil, în temeiul normelor naționale în materie de livrări poștale - a se vedea mai sus)?

Dacă la adresa solicitată nu este nimeni disponibil pentru a semna actele, acestea se returnează la oficiul poștal local de la adresa respectivă. Dacă nu sunt ridicate în termenele prevăzute (a se vedea mai jos), actele se returnează expeditorului și în acest caz se consideră că notificarea sau comunicarea nu a fost efectuată.

8.3 Oficiul poștal prevede o anumită perioadă de timp pentru ridicarea actelor înainte de a le trimite înapoi cu mențiunea nelivrat? În cazul unui răspuns afirmativ, în ce mod este informat destinatarul că are corespondență de ridicat de la oficiul poștal?

Atunci când nu a fost posibilă livrarea la adresă, se lasă un aviz cu notificarea încercării de livrare. Prin avizul respectiv, destinatarul este informat de unde pot fi ridicate actele și în ce termen ar trebui să le ridice. În cazul scrisorilor recomandate trimise din Regatul Unit, actele trebuie ridicate în termen de o săptămână. În cazul scrisorilor recomandate internaționale, termenul de ridicare este de trei săptămâni.

9 Există vreo dovadă scrisă din care să reiasă că actul judiciar a fost comunicat sau notificat?

Instanța consemnează faptul că a notificat sau a comunicat un anumit act. Actele notificate sau comunicate prin poștă se consideră notificate sau comunicate dacă nu sunt returnate prin intermediul serviciului poștal.

Dacă reclamantul este cel care notifică sau comunică un act, acesta trebuie să depună în instanță un certificat de notificare sau comunicare în termen de șapte zile de la data notificării sau a comunicării. Acest certificat trebuie să conțină informația că actul nu a fost returnat și detalii privind metoda și data notificării sau a comunicării.

La primirea unui formular de cerere de chemare în judecată, debitorul are la dispoziție 14 zile pentru a răspunde cererii. Dacă acesta trimite un formular de confirmare a notificării sau a comunicării, termenul de răspuns se prelungește la 28 de zile de la notificarea sau comunicarea detaliilor cererii de chemare în judecată.

Dacă actele se notifică sau se comunică personal, se întocmește o dovadă scrisă sub forma unui certificat sau a unei declarații pe proprie răspundere, în care se indică data și ora notificării sau a comunicării. Aceasta poate servi ca dovadă a notificării sau a comunicării dacă destinatarul neagă primirea unor astfel de acte

10 Ce se întâmplă în situația în care destinatarul nu primește actul sau în situația în care comunicarea sau notificarea este efectuată cu încălcarea legii (de exemplu, actul judiciar este comunicat sau notificat unei persoane terțe)? În aceste condiții se poate totuși considera valabilă comunicarea sau notificarea actului judiciar (de exemplu, se pot remedia încălcările legii) sau trebuie să se facă un nou demers de comunicare sau notificare a actului judiciar?

Persoane care află că nu a primit actele de procedură pe care are dreptul să le primească poate lua măsuri pentru a se asigura că primește actele respective fie contactând cealaltă parte sau avocații acesteia, fie contactând instanța. Dacă în cadrul procedurii s-au pronunțat deja hotărâri, se pot depune cereri de anulare a acestora pe motiv că actele nu au fost notificate sau comunicate.

Dacă o parte acceptă notificarea sau comunicarea actelor în afara perioadei minime de înștiințare permise de norme, notificarea sau comunicarea poate fi totuși considerată valabilă. Dacă se constată că notificarea sau comunicarea actelor nu este valabilă, se pot depune noi eforturi pentru repetarea comunicării sau a notificării. Instanța poate de asemenea să renunțe la notificarea sau comunicarea actelor în anumite circumstanțe.

11 Trebuie să se plătească pentru comunicarea sau notificarea unui act judiciar și, dacă da, care este suma?

Costul notificării sau comunicării actelor prin poștă este inclus în taxele judiciare obișnuite. Dacă actele trebuie să fie notificate personal de un executor judecătoresc sau de un agent procedural, tarifele variază în funcție de tipul de procedură și de care dintre cei doi a fost ales, executorul judecătoresc sau agentul procedural.