Notificarea sau comunicarea documentelor: transmiterea oficială a documentelor

1 Ce înseamnă conceptul juridic de „comunicare sau notificare a actelor judiciare” în termeni practici? De ce există norme specifice privind „comunicarea sau notificarea actelor judiciare”?

În termeni practici, prin „notificarea sau comunicarea actelor” se înțelege în mod obișnuit o referire la primirea efectivă a citației sau a altui act de către pârât, astfel încât pârâtul să fie informat cu privire la cauza desfășurată în fața instanței sau la hotărârea pronunțată de instanță și/sau să fie convocat și să cunoască termenele de judecată relevante.

Normele de procedură sunt menite să asigure faptul că nu se aduce atingere justiției pentru pârât și că pârâtul primește actele necesare și notificarea termenelor de judecată iminente, toate acestea cel puțin în termenul minim permis. În mod normal, judecătorul („sheriff” sau „judge”) cere dovada notificării sau comunicării înainte de a se pronunța într-o cauză.

2 Care acte judiciare trebuie comunicate sau notificate în mod oficial?

În general, actele care trebuie notificate sau comunicate în mod oficial sunt:

• o scrisoare prin care pârâtul este informat că se va declanșa o acțiune în instanță dacă nu răspunde la respectiva scrisoare;
• cererea introductivă („initial writ”) sau citația într-o cauză sumară („summary cause”) etc.;
• anumite acte pe măsură ce cauza progresează în instanță;
• notificarea hotărârii;
• somația de plată (etapă premergătoare măsurilor de executare);
• acte referitoare la o eventuală procedură de executare.

Anumite tipuri de proceduri civile necesită notificarea sau comunicarea unor acte specifice.

Puteți găsi informații suplimentare în capitolul 16 din normele instanței civile supreme din Scoția, „Court of Session Rules”, în capitolul 5 din normele pentru cauze ordinare ale instanței regionale din Scoția, „Sheriff Court Ordinary Cause Rules”, în capitolul 5 din normele privind cauzele sumare, „Summary Cause Rules”, și în partea 6 din normele pentru procedurile simple, „Simple Procedure Rules”.

3 Cine este responsabil de comunicarea sau notificarea unui act judiciar?

a. Actele extrajudiciare, cum ar fi o scrisoare prealabilă acțiunii în instanță, și actele judiciare, cum ar fi citațiile, pot fi notificate sau comunicate prin poștă (trimitere recomandată prin poștă, în regim prioritar). În acest caz, actul este dus la locuința/locul de desfășurare a activității al pârâtului de către un lucrător poștal, care obține în schimb o semnătură pentru confirmarea primirii. Notificarea sau comunicarea prin poștă a actelor judiciare poate fi solicitată numai de un avocat, de un executor judecătoresc („messenger-at-arms” sau „sheriff officer”) sau, în anumite cazuri, în cadrul procedurii simplificate, de către grefierul instanței („Sheriff Clerk”).

b. Dacă actele respective trebuie să fie notificate sau comunicate personal, acest lucru este efectuat de un funcționar judecătoresc („messenger-at-arms” sau „sheriff officer”) (cel mai apropiat echivalent al „huissier de justice” din Franța).

c. Somațiile de plată și majoritatea celorlalte acte legate de procedura de executare sunt notificate sau comunicate personal tot de către un funcționar judecătoresc.

4 Informații legate de adresa destinatarului

4.1 În temeiul Regulamentului (CE) nr. 1393/2007 al Parlamentului European și al Consiliului din 13 noiembrie 2007 privind notificarea sau comunicarea în statele membre a actelor judiciare și extrajudiciare în materie civilă sau comercială, în cazul în care destinatarul nu mai locuiește la adresa cunoscută de autoritatea solicitantă, autoritatea solicitată din acest stat membru încearcă, din proprie inițiativă, să determine locul în care se găsește destinatarul actelor judiciare care trebuie notificate sau comunicate?

Întrucât Regatul Unit nu are un registru al domiciliilor astfel cum au numeroase alte state membre, autoritatea solicitată din Scoția nu poate obține adresa persoanei căreia trebuie să i se notifice sau comunice actele. Cu toate acestea, dacă actele trebuie să fie notificate sau comunicate unei societăți, iar destinatarii de la adresa respectivă refuză să le primească, agenția de primire din Scoția poate identifica adresa sediului social al societății (dacă este diferită) și poate notifica sau comunica actele la respectiva adresă.

4.2 În acest stat membru, autoritățile judiciare străine și/sau părțile la procedurile judiciare au acces la registre sau servicii care să le permită să afle adresa actuală a persoanei în cauză? Dacă da, ce registre sau servicii sunt disponibile și ce procedură trebuie urmată? Ce taxă, dacă este cazul, trebuie plătită?

Astfel cum s-a menționat anterior, în Regatul Unit nu există un registru al domiciliilor. Pentru a găsi adresa unei persoane, este necesar să se recurgă la agenți care pot găsi persoane fizice sau la o serie de site-uri care conține unele detalii ale adreselor. Următoarea listă nu este exhaustivă, dar prezintă câteva exemple de tipuri de site-uri disponibile. Unele, cum ar fi căutarea în listele abonaților la serviciile de telefonie (primul link), sunt gratuite. Pentru altele, este necesară plata unei taxe.

Lista abonaților British Telecommunications.

Motoare de căutare a adreselor la 192, UKRoll

Motoare de căutare a persoanelor fizice la Tracesmart

Pentru a găsi sediul social al unei societăți, se poate efectua o căutare pe site-ul Registrului comerțului, Companies House. Unele căutări pentru societăți sunt disponibile gratuit, dar pentru căutările mai detaliate este necesară plata unei taxe.

4.3 Cum tratează autoritățile din acest stat membru o solicitare trimisă în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1206/2001 al Consiliului din 28 mai 2001 privind cooperarea între instanțele statelor membre în domeniul obținerii de probe în materie civilă sau comercială și care vizează găsirea adresei actuale a unei persoane?

Nu este posibilă solicitarea unei adrese în Scoția în baza Regulamentului (CE) nr. 1206/2001 al Consiliului.

5 În practică, care este modalitatea obișnuită de comunicare sau notificare a actului judiciar? Există metode alternative la care se poate recurge (altele decât notificările sau comunicările indirecte menționate la punctul 7 de mai jos)?

a. Notificare sau comunicare prin poștă – trimitere recomandată în regim prioritar.

b. Notificare sau comunicare personală – a pârâtului, prin intermediul unui executor judecătoresc („messenger-at-arms” sau „sheriff officer”).

c. Notificare sau comunicare personală – actele sunt înmânate unui vecin/coleg de la locuința/locul de desfășurare a activității.

Dacă, în urma unor cereri atente de informații, executorul judecătoresc consideră că există motive întemeiate pentru a crede că pârâtul își are reședința la adresa indicată în citație, actele pot fi înmânate unui vecin de la locuința pârâtului sau unui coleg de la locul de desfășurare a activității al acestuia.

d. Notificare sau comunicare personală – în alte cazuri decât cele în care pârâtul este persoană fizică (adică altă entitate juridică, cum ar fi o societate comercială înregistrată).

Notificarea sau comunicarea personală se poate realiza prin predarea citației în mâinile unei persoane, de exemplu, de la locul de desfășurare a activității, astfel încât să fie rezonabil să se aștepte ca un reprezentant legal real al pârâtului să primească citația.

e. Notificarea sau comunicarea personală – depunere/afișare

Dacă funcționarul judecătoresc nu a fost în măsură să notifice sau să comunice actele personal pârâtului, acesta poate:

• să depună citația la locuința/locul de desfășurare a activității
• să afișeze citația pe ușa locuinței/locului de desfășurare a activității.

f. dacă adresa nu este cunoscută – judecătorul poate autoriza notificarea sau comunicarea prin:

• publicarea unui anunț într-un ziar local care circulă în zona ultimei adrese cunoscute a pârâtului
• afișarea la avizierul instanței a unei copii a citației inițiale.

g. În prezent nu există dispoziții pentru notificarea sau comunicarea unei citații, a unei hotărâri sau a unei somații de plată prin fax sau e-mail. Cu toate acestea, alte documente care trebuie aduse la cunoștință în cursul anumitor proceduri pot fi transmise în format electronic sau sub orice formă de transmitere a documentelor.

h. Pentru notificarea sau comunicarea adresată persoanelor din afara Scoției, a se vedea capitolul 16 din normele instanței civile supreme din Scoția, „Court of Session Rules”, capitolul 5 din normele pentru cauze ordinare ale instanței regionale din Scoția, „Sheriff Court Ordinary Cause Rules”, capitolul 5 din normele privind cauzele sumare, „Summary Cause Rules”, și partea 6 din normele pentru procedurile simple, „Simple Procedure Rules”.

(Pentru citațiile, cererile etc. care sosesc în Scoția, în alte cazuri decât cele prelucrate în conformitate cu Regulamentul UE privind notificarea sau comunicarea sau în temeiul Convenției de la Haga privind notificarea sau comunicarea și prin intermediul autorității centrale, se aplică toate normele și procedurile specifice menționate la literele (a)-(g). De exemplu, notificarea sau comunicarea personală a unei citații emise într-o țară din afara Scoției cu privire la un pârât din Scoția este legitimă numai dacă este conformă cu normele instanțelor scoțiene.)

i. În toate cazurile în care notificarea sau comunicarea este efectuată altfel decât de instanță, la dosarul procedurii trebuie depus un certificat de executare a notificării sau a comunicării semnat de avocatul reclamantului sau de funcționarul judecătoresc.

6 Este permisă, în cadrul unei proceduri civile, notificarea sau comunicarea pe cale electronică a actelor (notificarea sau comunicarea actelor judiciare sau extrajudiciare prin mijloace de comunicare electronică la distanță, de exemplu, prin e-mail, prin aplicații internet securizate, prin fax, prin SMS etc.)? Dacă da, pentru ce categorii de proceduri este prevăzută această metodă? Există restricții în ceea ce privește disponibilitatea/accesul la această metodă de notificare sau comunicare a actelor judiciare în funcție de destinatar (practician în domeniul dreptului, persoană juridică, societate comercială sau un alt actor economic etc.)?

A se vedea răspunsul 5 g de mai sus.

7 Notificări sau comunicări „indirecte”

7.1 Permite legislația acestui stat membru utilizarea altor metode de notificare sau comunicare în cazul în care nu a fost posibilă notificarea sau comunicarea actelor judiciare către destinatar (de exemplu, notificarea la adresa personală, la executorul judecătoresc, prin intermediul serviciilor de curierat sau prin afișare)?

Atunci când se primesc solicitări din partea altor state membre, metoda normală de notificare sau comunicare în Scoția este predarea personală printr-un executor judecătoresc („messenger at arms”), la ultima adresă cunoscută sau la locul de desfășurare a activității. În legislația scoțiană sunt prevăzute și alte metode de livrare, care nu sunt utilizate însă de autoritatea centrală pentru notificarea sau comunicarea actelor.

7.2 În cazul în care se aplică alte metode, în ce moment se consideră că au fost notificate sau comunicate actele judiciare?

Astfel cum se menționează mai sus, în Scoția singura metodă de notificare sau comunicare a actelor utilizată de autoritatea centrală este livrarea de către un funcționar judecătoresc.

7.3 În cazul în care o altă metodă de notificare sau comunicare este depunerea actelor judiciare într-un anumit loc (de exemplu, la un oficiu poștal), cum este informat destinatarul cu privire la faptul că actele au fost depuse în acest mod?

În Scoția, depunerea actelor într-un anumit loc (de exemplu, un oficiu poștal) nu este o metodă alternativă de notificare sau comunicare.

7.4 În cazul în care destinatarul refuză să accepte notificarea sau comunicarea actelor judiciare, care sunt consecințele? Se consideră că actele au fost efectiv notificate sau comunicate dacă refuzul nu era legitim?

Dacă s-a folosit o metodă de notificare sau de comunicare corespunzătoare, data luată în considerare pentru notificare sau comunicare se aplică indiferent dacă destinatarul acceptă sau nu comunicarea sau notificarea. Singura excepție este cea prevăzută la articolul 8 alineatul (1) și în anexa II la regulament în ceea ce privește redactarea actului într-o limbă pe care destinatarul o înțelege.

8 Servicii de curierat din străinătate (articolul 14 din Regulamentul privind comunicarea sau notificarea actelor)

8.1 În cazul în care serviciul de curierat livrează un act trimis din străinătate către un destinatar din acest stat membru, într-o situație în care este necesară o confirmare de primire (articolul 14 din Regulamentul privind comunicarea sau notificarea actelor), serviciul de curierat livrează actul doar destinatarului în persoană sau poate, în conformitate cu normele naționale în materie de livrări poștale, să livreze actul și unei alte persoane de la aceeași adresă?

Livrarea recomandată cu Royal Mail (serviciul poștal din Regatul Unit) se face mai degrabă la o adresă decât la o persoană fizică. Prin urmare, este posibil ca o altă persoană decât destinatarul să primească actele dacă locuiește la aceeași adresă.

8.2 În conformitate cu normele în materie de livrări poștale din acest stat membru, cum se poate efectua notificarea sau comunicarea actelor din străinătate, în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul nr. 1393/2007 privind comunicarea sau notificarea actelor, dacă la adresa de livrare nu a fost găsit nici destinatarul, nici o altă persoană abilitată să primească livrarea (dacă este posibil, în temeiul normelor naționale în materie de livrări poștale - a se vedea mai sus)?

Dacă la adresa solicitată nu este nimeni disponibil pentru a semna pentru primirea actelor, acestea se returnează oficiului poștal local de la adresa respectivă. Dacă nu sunt ridicate în termenele prevăzute (a se vedea mai jos), actele se returnează expeditorului.

8.3 Oficiul poștal prevede o anumită perioadă de timp pentru ridicarea actelor înainte de a le trimite înapoi cu mențiunea nelivrat? În cazul unui răspuns afirmativ, în ce mod este informat destinatarul că are corespondență de ridicat de la oficiul poștal?

Atunci când nu a fost posibilă livrarea la adresă, se lasă un aviz cu notificarea încercării de livrare. Prin avizul respectiv, destinatarul este informat de unde pot fi ridicate actele și în ce termen ar trebui să le ridice. În cazul scrisorilor recomandate trimise din Regatul Unit, actele trebuie ridicate în termen de o săptămână. În cazul scrisorilor recomandate internaționale, termenul de ridicare este de trei săptămâni.

9 Există vreo dovadă scrisă din care să reiasă că actul judiciar a fost comunicat sau notificat?

a. Pentru serviciul poștal, a se vedea mai sus. Se folosește poșta recomandată în regim prioritar. Certificatul de efectuare a notificării sau comunicării, inclusiv confirmarea poștală de primire, sunt solicitate de instanță ca dovadă a notificării sau comunicării.

b. În cazul notificării sau comunicării personale, executorul judecătoresc („messenger-at-arms”/„sheriff officer”) va prezenta un certificat de efectuare a notificării sau a comunicării semnat de funcționarii participanți, cu mențiunea metodei de notificare sau comunicare.

c. Pentru certificarea în cadrul acțiunilor desfășurate în afara Scoției, a se vedea secțiunile relevante ale normelor judiciare, astfel cum s-a menționat anterior. Din nou, pentru citațiile etc. care ajung în Scoția, se aplică toate normele prevăzute la literele (a) și (b).

10 Ce se întâmplă în situația în care destinatarul nu primește actul sau în situația în care comunicarea sau notificarea este efectuată cu încălcarea legii (de exemplu, actul judiciar este comunicat sau notificat unei persoane terțe)? În aceste condiții se poate totuși considera valabilă comunicarea sau notificarea actului judiciar (de exemplu, se pot remedia încălcările legii) sau trebuie să se facă un nou demers de comunicare sau notificare a actului judiciar?

Judecătorul trebuie să se asigure că notificarea sau comunicarea s-a efectuat în mod corect și echitabil pentru pârât înainte de a se pronunța asupra unei cauze. Notificarea sau comunicarea trebuie realizate în mod satisfăcător; în caz contrar, pârâtul ar putea, în mod legitim, să recurgă la o acțiune de anulare a unei eventuale hotărâri pronunțate, în baza faptului că măsura a fost luată fără posibilitatea de a se apăra sau măcar de a fi informat în acest sens. Cu toate acestea, dacă rezultă că pârâtul a aflat despre acțiune pentru că s-a înfățișat, atunci prezența sa va remedia orice deficiență a notificării sau comunicării.

11 Trebuie să se plătească pentru comunicarea sau notificarea unui act judiciar și, dacă da, care este suma?

Notificare sau comunicare prin poștă: servicii poștale în regim prioritar la costurile curente.

Dacă notificarea sau comunicarea prin poștă este efectuată de un funcționar judecătoresc, există o taxă suplimentară care le este datorată, stabilită prin lege în funcție de circumstanțele cauzei.

Notificare sau comunicare personală: Onorariile percepute de funcționarul judecătoresc sunt stabilite prin lege, în funcție de circumstanțele cauzei.