Notificarea sau comunicarea documentelor: transmiterea oficială a documentelor

1 Ce înseamnă conceptul juridic de „comunicare sau notificare a actelor judiciare” în termeni practici? De ce există norme specifice privind „comunicarea sau notificarea actelor judiciare”?

Prin notificarea sau comunicarea actelor se înțelege transmiterea unor documente.

Normele specifice din acest domeniu prevăd condițiile pentru ca depunerea unui act judiciar sau extrajudiciar să aibă valoare probatorie și, prin urmare, să stabilească cu precizie momentul, locul și metoda de recepție a documentului, precum și persoana căreia i-a fost înmânat documentul, atât în cadrul unei proceduri în instanță (documente judiciare), cât și în afara cadrului unei proceduri judiciare (documente extrajudiciare).

2 Care acte judiciare trebuie comunicate sau notificate în mod oficial

Actele care trebuie să fie notificate sau comunicate în mod oficial de către serviciile judiciare (Oficinas Judiciales) sunt hotărârile judecătorești pronunțate în cadrul unei proceduri judiciare.

Actele judiciare sunt următoarele:

1. notificări, în cazul în care acestea urmăresc să informeze destinatarul cu privire la o hotărâre sau o procedură;

2. ordine judecătorești, care solicită destinatarului să se prezinte și să efectueze o acțiune într-un anumit termen;

3. citații, care precizează locul, data și ora la care destinatarul trebuie să se înfățișeze în instanță și să efectueze o anumită acțiune;

4. ordonanțe președințiale, prin care se dispune sau se interzice destinatarului, în conformitate cu legea, să efectueze o anumită acțiune;

5. mandate, solicitând eliberarea de certificate ori de probe sau executarea oricărei alte acțiuni pe care grefierii, notarii sau funcționarii din cadrul sistemului de justiție au competența de a o efectua;

6. memorandumuri, în scopul comunicării cu autoritățile și funcționarii extrajudiciari.

Orice document acceptat de instanță pe parcursul procedurii, fie că acesta a fost prezentat de către părți, de către terți la solicitarea instanței sau de către experți numiți de instanță, trebuie să fie notificat sau comunicat în mod oficial.

Actele extrajudiciare (de exemplu, actele notariale), astfel cum sunt definite de Curtea de Justiție a Uniunii Europene în cauza C-223/14 (Tecom Mican SL și José Arias Domínguez), se notifică sau se comunică, de asemenea, în mod oficial, chiar dacă nu s-a deschis o procedură judiciară, în conformitate cu hotărârea Curții în cauza C-14/08 (Roda Golf & Beach Resort SL).

3 Cine este responsabil de comunicarea sau notificarea unui act judiciar?

Actele sunt notificate sau comunicate sub coordonarea grefierului (Letrado de la Administración de Justicia, cunoscut sub denumirea de Secretario Judicial până în anul 2015) de pe lângă fiecare instanță, care răspunde de organizarea corespunzătoare a procesului de notificare sau comunicare a actelor de procedură.

4 Informații legate de adresa destinatarului

4.1 În temeiul Regulamentului (CE) nr. 1393/2007 al Parlamentului European și al Consiliului din 13 noiembrie 2007 privind notificarea sau comunicarea în statele membre a actelor judiciare și extrajudiciare în materie civilă sau comercială, în cazul în care destinatarul nu mai locuiește la adresa cunoscută de autoritatea solicitantă, autoritatea solicitată din acest stat membru încearcă, din proprie inițiativă, să determine locul în care se găsește destinatarul actelor judiciare care trebuie notificate sau comunicate?

Nu, autoritatea solicitantă trebuie să solicite identificarea adresei destinatarului prin completarea formularului-tip prevăzut în Regulamentul (CE) nr. 1206/2001.

4.2 În acest stat membru, autoritățile judiciare străine și/sau părțile la procedurile judiciare au acces la registre sau servicii care să le permită să afle adresa actuală a persoanei în cauză? Dacă da, ce registre sau servicii sunt disponibile și ce procedură trebuie urmată? Ce taxă, dacă este cazul, trebuie plătită?

În Spania nu este disponibil un registru de acest tip. Cu toate acestea, instanțele din Spania dispun de o serie de baze de date cu acces limitat (rețeaua Punto Neutro Judicial), pe care le pot utiliza, în mod justificat, pentru a afla informații cu privire la adrese și bunuri. Astfel, în cazul în care autoritatea judiciară nu cunoaște adresa persoanei fizice sau juridice căreia îi este adresat actul care trebuie să fie notificat sau comunicat, aceasta adresează o solicitare de efectuare a unei interogări a bazelor de date aflate la dispoziția instanțelor.

Pentru a efectua interogarea, autoritatea în cauză va avea nevoie de cartea de identitate națională spaniolă ori de datele de identificare fiscală ale persoanei care face obiectul solicitării, sau de numărul de identificare al acesteia în calitate de cetățean străin cu reședința în Spania. Dacă persoana în cauză nu posedă un astfel de act de identitate spaniol, autoritatea va trebui să furnizeze, pe lângă numele și prenumele persoanei respective, informații suplimentare precum numărul pașaportului, data nașterii sau cetățenia acestuia, întrucât, în lipsa acestor detalii, este posibil ca interogarea să nu ducă la niciun rezultat.  Nu se plătește nicio taxă.

În plus, părțile pot utiliza alte registre publice pentru a obține informații privind adresa. Accesul la registrele respective este condiționat de plata unei taxe, care variază în funcție de natura informațiilor căutate.

4.3 Cum tratează autoritățile din acest stat membru o solicitare trimisă în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1206/2001 al Consiliului din 28 mai 2001 privind cooperarea între instanțele statelor membre în domeniul obținerii de probe în materie civilă sau comercială și care vizează găsirea adresei actuale a unei persoane?

După ce autoritatea spaniolă competentă primește un formular A, astfel cum este prevăzut în Regulamentul (CE) nr. 1206/2001 al Consiliului din 28 mai 2001, prin care se solicită efectuarea unei interogări cu privire la adresa curentă a unei persoane, Biroul de asistență al administrației judiciare consultă bazele de date care conțin informații privind adresa de domiciliu și de la locul de muncă.

În cazul în care formularul este însoțit de o solicitare de notificare sau comunicare a unor acte în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1393/2007 și se constată, în urma interogării cu privire la adresă, că autoritatea spaniolă nu deține competență teritorială pentru a notifica sau comunica actele în cauză, în temeiul articolului 6 alineatul (4) din regulament, aceasta trebuie să transmită cererea către agenția de primire competentă și să informeze agenția de trimitere în mod corespunzător, prin intermediul formularului-tip.

5 În practică, care este modalitatea obișnuită de comunicare sau notificare a actului judiciar? Există metode alternative la care se poate recurge (altele decât notificările sau comunicările indirecte menționate la punctul 7 de mai jos)?

Actele sunt notificate sau comunicate sub coordonarea grefierului (Letrado de la Administración de Justicia) într-un din următoarele forme:

1. prin intermediul unui avocat, în cazul actelor adresate persoanelor reprezentate de acesta în cadrul procedurii;

2. prin poștă, telegramă, e-mail sau prin orice alte mijloace electronice care asigură o dovadă fiabilă privind primirea, data și ora primirii și conținutul actelor comunicate;

3. prin transmiterea în persoană către destinatar a unei copii exacte a hotărârii care trebuie să-i fie notificată sau comunicată, a ordonanței președințiale emise de instanță sau de către grefier, a citației sau a ordinului judecătoresc;

4. în orice caz, de către angajați ai sistemului judiciar, prin mijloace de transmitere la distanță, în cauze care implică Parchetul, Serviciul Juridic de Stat (Abogacía del Estado), consilierii juridici de pe lângă Parlament și Adunările Legislative (Letrados de las Cortes Generales), serviciile juridice ale Departamentului de Securitate Socială, celelalte departamente guvernamentale ale Comunităților autonome sau autoritățile locale, în cazul în care destinatarul nu a numit un avocat.

Se consideră că actele au fost notificate sau comunicate în conformitate cu dispozițiile legale atunci când evidențele privind notificarea sau comunicarea conțin dovezi adecvate ale faptului că actele în cauză au fost transmise persoanei în cauză la adresa sa de domiciliu, la adresa de e-mail autorizată pentru a fi utilizată în acest sens, prin intermediul unui portal de notificări electronice sau prin orice mijloc electronic sau de transmitere la distanță ales de către destinatar.

6 Este permisă, în cadrul unei proceduri civile, notificarea sau comunicarea pe cale electronică a actelor (notificarea sau comunicarea actelor judiciare sau extrajudiciare prin mijloace de comunicare electronică la distanță, de exemplu, prin e-mail, prin aplicații internet securizate, prin fax, prin SMS etc.)? Dacă da, pentru ce categorii de proceduri este prevăzută această metodă? Există restricții în ceea ce privește disponibilitatea/accesul la această metodă de notificare sau comunicare a actelor judiciare în funcție de destinatar (practician în domeniul dreptului, persoană juridică, societate comercială sau un alt actor economic etc.)?

În prezent în Spania are loc un proces de digitalizare a dosarelor judiciare, în conformitate cu Legea 18/2011 din 5 iulie, care reglementează utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor în administrarea justiției.

În practică, părțile interesate pot opta pentru anumite proceduri de notificare în cadrul procedurilor judiciare electronice.

În conformitate cu articolul 273 alineatul (3) din Legea de procedură civilă, toți profesioniștii din domeniul dreptului sunt obligați să utilizeze mijloace electronice sau telematice existente în sistemul judiciar pentru prezentarea de documente de sesizare sau nu a instanței, și pentru alte documente, astfel încât autenticitatea acestora să fie garantată și să existe o dovadă incontestabilă a depunerii, primirii și a datei de depunere/primire; în orice caz, cel puțin următoarele persoane trebuie să comunice cu instanțele prin mijloace electronice:

a) entități juridice;

b) entități fără personalitate juridică;

c) persoane care exercită o activitate profesională pentru care trebuie să se înscrie într-o organizație profesională, în special în cazul formalităților și acțiunilor pe care le desfășoară cu instanțele;

d) notarii și grefierii;

e) persoane care reprezintă o parte care este obligată să comunice cu instanțele prin mijloace electronice;

f) funcționari din administrația publică în cazul formalităților și acțiunilor pe care le desfășoară în cursul exercitării atribuțiilor lor.

7 Notificări sau comunicări „indirecte”

7.1 Permite legislația acestui stat membru utilizarea altor metode de notificare sau comunicare în cazul în care nu a fost posibilă notificarea sau comunicarea actelor judiciare către destinatar (de exemplu, notificarea la adresa personală, la executorul judecătoresc, prin intermediul serviciilor de curierat sau prin afișare)?

În cazul în care un exemplar al hotărârii sau al citației trebuie să fie trimis prin scrisoare recomandată, prin telegramă cu confirmare de primire sau prin orice alt mijloc similar care permite înregistrarea la dosar a unei dovezi fiabile privind notificarea sau comunicarea actului, data primirii acestuia și conținutul său, grefierul trebuie să introducă la dosarul cauzei o declarație conținând informații privind trimiterea și conținutul actului și să atașeze la dosar, dacă este cazul, confirmarea de primire, modul în care a fost consemnată primirea sau documentația prezentată de către avocat pentru a demonstra că a efectuat notificarea sau comunicarea.

Notificarea sau comunicarea unui act prin notificare (publică) poate fi autorizată în Spania doar de către autoritatea judiciară competentă pentru a se pronunța asupra acțiunii principale, presupunând că încercările de a efectua notificarea sau comunicarea la adresele identificate în urma cercetărilor privind locul unde se află persoana căreia trebuie să i se notifice sau comunice actele au eșuat (articolul 164 din Legea privind procedura civilă). Prin urmare, grefierul, în calitate de agenție de primire a cererii de notificare sau comunicare în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1393/2007, nu poate autoriza notificarea sau comunicarea actelor prin notificare (publică), întrucât rolul său nu este de a instrumenta acțiunea principală, ci doar de a furniza asistență judiciară.

7.2 În cazul în care se aplică alte metode, în ce moment se consideră că au fost notificate sau comunicate actele judiciare?

Se consideră că actele au fost notificate sau comunicate atunci când au fost îndeplinite cerințele prevăzute de lege pentru fiecare tip de notificare sau comunicare.

În orice caz, se utilizează metode care să permită înregistrarea la dosarul cauzei a unei dovezi fiabile privind primirea actului comunicat sau notificat, data și ora primirii acesteia, precum și conținutul său.

În cazul în care un exemplar al hotărârii sau al citației trebuie să fie trimis prin scrisoare recomandată, prin telegramă cu confirmare de primire sau prin orice alt mijloc similar care permite înregistrarea la dosar a unei dovezi fiabile privind notificarea sau comunicarea actului, data primirii acestuia și conținutul său, grefierul trebuie să introducă la dosarul cauzei o declarație conținând informații privind trimiterea și conținutul actului și să atașeze la dosar, dacă este cazul, confirmarea de primire, modul în care a fost consemnată primirea sau documentația prezentată de către avocat pentru a demonstra că a efectuat notificarea sau comunicarea.

7.3 În cazul în care o altă metodă de notificare sau comunicare este depunerea actelor judiciare într-un anumit loc (de exemplu, la un oficiu poștal), cum este informat destinatarul cu privire la faptul că actele au fost depuse în acest mod?

În cazul în care notificarea sau actul nu poate fi livrat prin intermediul poștei, serviciile poștale lasă o înștiințare prin care informează destinatarul că i s-a trimis o scrisoare sau un act, pe care poate să îl ridice de la un anumit oficiu poștal într-un anumit termen.

Funcționarii din cadrul Biroului de asistență al administrației judiciare pot încerca, de asemenea, să efectueze notificarea sau comunicarea, lăsând, în acest caz, în cutia poștală a destinatarului o înștiințare care precizează perioada în care actul poate fi obținut de la instanță.

În cazul în care destinatarul își are reședința în zona de competență teritorială a instanței și dacă actele respective nu sunt esențiale pentru reprezentarea proprie sau de către un avocat în cadrul procedurii, acestuia i se poate trimite, prin oricare dintre mijloacele menționate în primul alineat, o înștiințare de ordin judecătoresc solicitând destinatarului să se înfățișeze în instanță în vederea notificării sau comunicării unei hotărâri judecătorești sau a unei alte măsuri procedurale, în vederea emiterii unei ordonanțe președințiale sau a comunicării unor memorii.

Înștiințarea explică, cu toate detaliile necesare, motivul pentru care destinatarul trebuie să se înfățișeze în instanță, indică procedura și cauza la care se referă ordinul judecătoresc și informează destinatarul că, în cazul în care nu se înfățișează în instanță în perioada indicată fără a avea un motiv întemeiat, se consideră că transmiterea sau comunicarea informațiilor a fost efectuată.

7.4 În cazul în care destinatarul refuză să accepte notificarea sau comunicarea actelor judiciare, care sunt consecințele? Se consideră că actele au fost efectiv notificate sau comunicate dacă refuzul nu era legitim?

În cazul în care destinatarul refuză să accepte notificarea sau comunicarea fără motive întemeiate, se consideră că actele i-au fost notificate sau comunicate și acestea vor produce aceleași efecte ca și când i-ar fi fost notificate sau comunicate, fiind de la sine înțeles că diferitele termene procedurale vor începe să curgă din ziua următoare datei la care s-a înregistrat refuzul [articolul 161 alineatul (2) din Legea privind procedura civilă)].

8 Servicii de curierat din străinătate (articolul 14 din Regulamentul privind comunicarea sau notificarea actelor)

8.1 În cazul în care serviciul de curierat livrează un act trimis din străinătate către un destinatar din acest stat membru, într-o situație în care este necesară o confirmare de primire (articolul 14 din Regulamentul privind comunicarea sau notificarea actelor), serviciul de curierat livrează actul doar destinatarului în persoană sau poate, în conformitate cu normele naționale în materie de livrări poștale, să livreze actul și unei alte persoane de la aceeași adresă?

Prin lege se prevede că articolele care fac obiectul unei trimiteri poștale, în funcție de categoria căreia aparțin, trebuie să fie livrate fie destinatarului, fie unei persoane pe care acesta a autorizat-o în acest sens, sau, în caz contrar, trebuie să fie depuse în căsuțele poștale din cadrul oficiilor poștale sau în cutiile poștale de la domiciliul destinatarului. O persoană este considerată a fi autorizată de către destinatar pentru a accepta livrarea articolelor poștale la adresa de domiciliu a acestuia dacă poate să se identifice și să-și asume responsabilitatea pentru articolele livrate, cu excepția cazului în care refuză în mod expres să facă acest lucru.

8.2 În conformitate cu normele în materie de livrări poștale din acest stat membru, cum se poate efectua notificarea sau comunicarea actelor din străinătate, în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul nr. 1393/2007 privind comunicarea sau notificarea actelor, dacă la adresa de livrare nu a fost găsit nici destinatarul, nici o altă persoană abilitată să primească livrarea (dacă este posibil, în temeiul normelor naționale în materie de livrări poștale - a se vedea mai sus)?

Legislația trebuie să instituie norme aplicabile în situațiile în care articolele poștale nu pot, indiferent de motiv, să fie livrate destinatarului sau returnate expeditorului. Astfel de norme vor include norme de reglementare a procedurii utilizate pentru a identifica adresa destinatarului, originea și destinația articolelor, ședința de judecată sau citația în instanță a expeditorilor articolelor, precum și depozitarea temporară, recuperarea și distrugerea articolelor în cauză.

8.3 Oficiul poștal prevede o anumită perioadă de timp pentru ridicarea actelor înainte de a le trimite înapoi cu mențiunea nelivrat? În cazul unui răspuns afirmativ, în ce mod este informat destinatarul că are corespondență de ridicat de la oficiul poștal?

Lucrătorul poștal va lăsa o înștiințare care informează destinatarul că există o scrisoare care trebuie ridicată de la oficiul poștal indicat și în termenul prevăzut. Necolectarea articolului în termenul specificat se consemnează, iar articolul respectiv se returnează expeditorului.

9 Există vreo dovadă scrisă din care să reiasă că actul judiciar a fost comunicat sau notificat?

Se prezumă că operatorul de servicii poștale acționează cu bună credință și în mod fiabil în distribuirea, livrarea și primirea actelor procedurale de la organele administrative și judiciare sau în caz de refuz al notificării sau de imposibilitate de a efectua notificarea actelor procedurale respective, fie prin mijloace fizice, fie prin comunicarea la distanță.

Notificarea sau comunicarea în persoană efectuată de către personalul instanței este consemnată într-un document scris, în care funcționarul instanței indică rezultatul acțiunii de notificare sau comunicare. În cazul în care notificarea sau comunicarea poate fi efectuată către destinatarul însuși, dovada notificării sau comunicării include semnătura destinatarului sau consemnarea refuzului său de a semna de primire, precum și o înștiințare conform căreia se consideră că actele i-au fost notificate sau comunicate (a se vedea întrebarea 7.4).

În conformitate cu articolul 160 alineatul (3) din Legea privind procedura civilă, în cazul în care adresa la care se încearcă să se efectueze notificarea sau comunicarea actelor procedurale este adresa de domiciliu a destinatarului conform registrului municipal de adrese în scop fiscal ori conform oricărui alt registru oficial sau oricărei publicații a unei asociații comerciale, sau este o locuință sau orice alt spațiu închiriat pârâtului, iar destinatarul nu poate fi găsit acolo, actele procedurale pot fi notificate sau comunicate, într-un plic închis, oricărui angajat sau membru de familie sau colocatar al acestuia cu vârsta de peste 14 ani care se găsește la adresa respectivă sau administratorului clădirii, dacă este cazul;

în astfel de situații, persoana care efectuează notificarea sau comunicarea trebuie să informeze primitorul că acesta are obligația de a transmite hotărârea sau citația persoanei căreia îi este adresată sau de a informa persoana respectivă cu privire la existența actului în cazul în care are cunoștință de locul în care se află destinatarul și, în orice caz, trebuie să semnaleze primitorului că are responsabilitatea de a proteja datele cu caracter personal ale destinatarului.

În cazul în care actul este notificat sau comunicat la locul de muncă ocazional al destinatarului și dacă acesta din urmă este absent, actul este notificat sau comunicat unei persoane care declară că îl cunoaște sau, dacă există un departament însărcinat cu primirea actelor și a obiectelor, persoanei responsabile de departamentul respectiv; în această situație, persoana care efectuează notificarea sau comunicarea trebuie să aducă la cunoștința primitorului informațiile menționate în alineatul anterior. Se consemnează ca dovadă a notificării sau comunicării numele destinatarului actului, data și ora la care destinatarul a fost căutat, dar nu a fost găsit la domiciliu, precum și numele persoanei care acceptă primirea hotărârii sau a citației și relația sa cu destinatarul; orice act notificat sau comunicat în acest mod este pe deplin executoriu.

10 Ce se întâmplă în situația în care destinatarul nu primește actul sau în situația în care comunicarea sau notificarea este efectuată cu încălcarea legii (de exemplu, actul judiciar este comunicat sau notificat unei persoane terțe)? În aceste condiții se poate totuși considera valabilă comunicarea sau notificarea actului judiciar (de exemplu, se pot remedia încălcările legii) sau trebuie să se facă un nou demers de comunicare sau notificare a actului judiciar?

În cazul în care notificarea sau comunicarea nu a fost efectuată în conformitate cu dispozițiile legale, aceasta nu este considerată valabilă, putând antrena o denegare de justiție. În conformitate cu jurisprudența Curții de Justiție a Uniunii Europene în cauza C-354/15 Henderson, în ipoteza în care un act judiciar notificat nu a fost însoțit de o traducere fie într‑o limbă pe care o înțelege pârâtul, fie în limba oficială a statului membru de destinație sau, în cazul în care în acest stat membru există mai multe limbi oficiale, în limba oficială sau în una dintre limbile oficiale ale locului în care urmează să se efectueze notificarea sau comunicarea, omiterea formularului-tip care figurează în anexa II la Regulamentul nr. 1393/2007 va trebui fie îndreptată conform dispozițiilor enunțate de acesta, prin intermediul comunicării către persoana interesată a formularului-tip care figurează în anexa II la regulamentul menționat.

11 Trebuie să se plătească pentru comunicarea sau notificarea unui act judiciar și, dacă da, care este suma?

În cazul în care notificarea sau comunicarea este efectuată de către o instanță, un serviciu juridic sau un serviciu comun de procedură, costul notificării sau comunicării este suportat de organismul judiciar respectiv, solicitantul neplătind nicio taxă.