Informazioni per le autorità che rilasciano un CSE

1 Tipi di registri esistenti in uno Stato membro in cui figurano informazioni relative alle successioni

In Finlandia, le informazioni pertinenti in relazione a una successione sono contenute quanto meno nei seguenti registri:

• sistema informativo sulla popolazione;
• registro dei contratti matrimoniali;
• registro dei titoli e delle ipoteche, che è parte del sistema informativo fondiario;
• sistema informativo sugli immobili residenziali e commerciali;
• registro delle imprese.

2 Informazioni che figurano in ciascuno dei registri dello Stato membro di cui al punto 1

Sistema informativo sulla popolazione

Informazioni in merito allo stato civile sono disponibili nel sistema informativo sulla popolazione. Nel sistema informativo sulla popolazione sono registrate anche altre informazioni sulle relazioni familiari, ad esempio quelle concernenti i minori. Il sistema informativo sulla popolazione è gestito dal Digi- ja väestötietovirasto (Agenzia per i servizi digitali e demografici). I dati di contatto sono i seguenti:

Digi- ja väestötietovirasto
E-mail: vtj-todistus@dvv.fi, tel.: +358 2955 36230
Website: certificato di stato civile | Agenzia per i servizi digitali e demografici (dvv.fi).

Il sistema informativo sulla popolazione contiene dati personali aggiornati dei cittadini finlandesi e dei cittadini stranieri che risiedono permanentemente o temporaneamente in Finlandia. Non esistono registri regionali distinti. Il sistema informativo sulla popolazione non è un registro pubblico; l'Agenzia per i servizi digitali e demografici divulga informazioni qualora esista un interesse legittimo in relazione a tali informazioni. Chiunque disponga di un interesse legittimo può chiedere informazioni. Restrizioni all'accesso sono previste dal diritto nazionale (661/2009).

Le informazioni devono essere necessarie in relazione alla finalità per la quale sono divulgate. Il sistema informativo sulla popolazione può divulgare informazioni anche a un'autorità straniera che disponga di un interesse legittimo. Il sistema informativo sulla popolazione può richiedere agli eredi di una persona una prova della procura ai fini della divulgazione di informazioni.

Quando si richiedono informazioni sulla popolazione, è necessario fornire le seguenti informazioni:

• il nome e i dati di contatto dell'autorità richiedente;
• il nome e la data di nascita della persona interessata dalla richiesta di informazioni;
• la finalità delle informazioni;
• la portata delle informazioni (stato civile, coniuge, figli, genitori, ecc.);
• il paese in cui devono essere utilizzate le informazioni;
• a chi devono essere presentate le informazioni (un'autorità o una persona fisica);
• la lingua del certificato;
• l'indirizzo postale, qualora il certificato debba essere inviato tramite posta convenzionale;
• l'eventuale necessità che il certificato sia dotato di un'apostille o sia emesso secondo un modulo UE standard (questo aspetto deve essere menzionato nella richiesta).

In determinate circostanze può essere richiesta una procura all'autorità richiedente. Non sono richieste prove documentali specifiche che dimostrino che la richiesta si basa sull'articolo 66, paragrafo 5, del regolamento sulle successioni. Le richieste di informazioni possono essere inviate per posta elettronica al seguente indirizzo: vtj-todistus@dvv.fi. Le richieste possono essere presentate in lingua finlandese, svedese o inglese. Le informazioni sulla popolazione sono divulgate sotto forma di un estratto/certificato originale. Esistono tre tipi di estratto/certificato originale:

1. un certificato destinato all'uso all'estero comprende una firma autografa e il timbro dell'Agenzia per i servizi digitali e demografici. Questo documento può contemplare altresì un'apostille o un modulo UE standard. I certificati di questo tipo sono sempre inviati per posta convenzionale;
2. il certificato o l'estratto in questione può anche essere firmato elettronicamente. I certificati firmati elettronicamente sono inviati tramite posta elettronica;
3. su un certificato elettronico non vi è alcuna firma o alcun timbro dell'Agenzia per i servizi digitali e demografici. L'accuratezza del certificato può essere verificata presso l'Agenzia per i servizi digitali e demografici utilizzando l'identificativo riportato sul certificato stesso. Questo tipo di certificato può essere richiesto soltanto dalla persona interessata o dal suo tutore e può essere ottenuto nell'area self-service.

Gli estratti/i certificati sono rilasciati in finlandese, svedese o inglese. Gli estratti/i certificati possono essere ottenuti anche in tedesco, spagnolo, francese o italiano.

È previsto il versamento di un diritto per l'ottenimento di un certificato rilasciato dal sistema informativo sulla popolazione. I prezzi dei certificati sono disponibili sul sito web dell'Agenzia per i servizi digitali e demografici. La fattura corrispondente è inviata alla persona o all'organismo che richiede il rilascio del certificato.

Ai sensi di legge, il sistema informativo sulla popolazione è un registro che crea certezza del diritto.

Informazioni relative ad accordi prematrimoniali (registro dei contratti matrimoniali)

Le informazioni relative ad accordi prematrimoniali sono registrate in un registro tenuto dall'Agenzia per i servizi digitali e demografici. Affinché possa entrare in vigore, una convenzione matrimoniale deve essere registrata presso l'Agenzia per i servizi digitali e demografici (cfr. articoli 41-44 dell'avioliittolaki (legge sui matrimoni) (234/1929)). Il registro contiene informazioni sulle eventuali convenzioni matrimoniali e sulla legge applicabile ai regimi patrimoniali tra coniugi o sulla cancellazione unilaterale di diritti matrimoniali. Il registro contiene le convenzioni matrimoniali stipulate tra coniugi e tra partner di un'unione registrata. Il registro riporta i nomi e il domicilio abituale delle parti, le loro date di nascita e l'indicazione se, ad esempio, sia stata registrata o meno una convenzione matrimoniale o un documento analogo. Per ulteriori informazioni: accordo prematrimoniale | Agenzia per i servizi digitali e demografici (dvv.fi).

I dati di contatto dell'Agenzia per i servizi digitali e demografici sono i seguenti:

Digi- ja väestötietovirasto (Agenzia per i servizi digitali e demografici)

PL 1003

00531 Helsinki

Una convenzione matrimoniale è valida conformemente alla legge soltanto se è iscritta nel registro tenuto dall'Agenzia per i servizi digitali e demografici. Non esistono registri regionali. Le autorità di registrazione precedenti erano gli uffici locali del registro e i tribunali di circoscrizione. Tuttavia tutte le registrazioni più datate sono reperibili nel registro unico nazionale.

L'esistenza di una convenzione matrimoniale è un'informazione pubblica che viene comunicata a chiunque ne faccia richiesta. Le informazioni in questione possono essere richieste rivolgendosi all'Agenzia per i servizi digitali e demografici. All'atto della richiesta di informazioni, occorre indicare i nomi di entrambi i coniugi. Le informazioni possono essere richieste al registro telefonicamente, via posta elettronica o posta convenzionale.

Qualora si richieda un certificato comprovante l'avvenuta registrazione di una convenzione, detto documento può essere inviato per posta convenzionale oppure per posta elettronica. Le richieste possono essere presentate in lingua finlandese, svedese o inglese. I certificati di registrazione sono rilasciati con firma digitale oppure elettronica. Se un certificato deve essere inviato all'estero, è firmato a mano e timbrato con il timbro a inchiostro dell'Agenzia per i servizi digitali e demografici. I certificati di registrazione sono rilasciati in finlandese o svedese e le copie delle convenzioni matrimoniali sono emesse nella lingua in cui è stata redatta la convenzione in questione (finlandese o svedese).

Ai fini dell'ottenimento di una copia di una convenzione matrimoniale occorre versare un diritto; il listino prezzi è disponibile sul sito web dell'Agenzia per i servizi digitali e demografici. Per l'invio di un certificato viene emessa una fattura.

Il registro dei contratti matrimoniali è un registro che crea certezza del diritto; una convenzione matrimoniale non è valida se non è stata registrata.

Registri tenuti dall'Istituto cartografico nazionale della Finlandia

Il registro dei titoli e delle ipoteche è un registro pubblico di base che comprende informazioni sui proprietari di beni immobili (titoli), ipoteche su beni immobili e diritti specifici (ad esempio locazioni finanziarie e accordi di condivisione di titoli). Il registro dei titoli e delle ipoteche tenuto dall'Istituto cartografico nazionale è un registro nazionale in cui sono registrati tutti gli immobili in Finlandia. Non esistono registri regionali.

Il registro dei titoli e delle ipoteche è un registro pubblico, così come il sistema informativo fondiario di cui è parte. Ai sensi di legge, l'Istituto cartografico nazionale deve consentire a chiunque di leggere gratuitamente le informazioni contenute nel sistema informativo fondiario e di prendere appunti sulle informazioni. A titolo oneroso le informazioni in questione sono divulgate sotto forma di estratti, certificati o altre stampe o tramite un'interfaccia tecnica. Il listino prezzi e le istruzioni sono disponibili a questo indirizzo.

Le informazioni relative al proprietario dell'immobile in questione figurano nel certificato di proprietà se sono iscritte nel registro dei titoli e delle ipoteche. Informazioni circa la proprietà possono essere ottenute anche rivolgendosi ai servizi di assistenza ai clienti dell'Istituto cartografico nazionale. Le informazioni non vengono divulgate per fini di acquisto o di marketing diretto. I criteri di ricerca nel sistema informativo fondiario sono gli identificativi individuali delle unità immobiliari, ossia gli identificativi degli immobili, gli identificativi delle parcelle di terreno e gli identificativi delle strutture. I criteri di ricerca possono comprendere altresì il nome o il numero di identificazione della persona fisica o giuridica (codice di identificazione personale o numero dell'impresa) qualora un'autorità necessiti di informazioni provenienti dal sistema informativo fondiario per svolgere una funzione statutaria o qualora una persona fisica o giuridica desideri verificare le informazioni che la riguardano presenti nel sistema informativo fondiario. Maggiori informazioni sono disponibili a questo indirizzo.

Il sistema informativo sugli immobili residenziali e commerciali è un registro elettronico che è stato introdotto nel 2019 e in cui vengono gradualmente raccolte informazioni concernenti la proprietà, i pegni e le restrizioni delle società immobiliari, quali gli appartamenti e i parcheggi loro appartenenti. Non contiene ancora tutti gli immobili residenziali e commerciali, ma tali informazioni saranno trasferite nel sistema durante il periodo di transizione entro la fine del 2033. Ulteriori informazioni sono disponibili a questo indirizzo.

Nella maggior parte dei casi, il sistema informativo sugli immobili residenziali e commerciali è pubblico, tuttavia non è consentito un accesso illimitato alle informazioni. L'elenco pubblico delle azioni di una società immobiliare, senza i codici di identificazione personale o i dati di contatto degli azionisti, può essere consultato da chiunque. Le informazioni relative alla proprietà e ai pegni degli azionisti non sono accessibili a chiunque. La stampa delle informazioni relative a un appartamento contenente dati personali è divulgata esclusivamente all'azionista o a una persona da questi autorizzata. Tale stampa è divulgata ad altri soltanto laddove sussista un interesse legittimo.

Qualora un'autorità necessiti di informazioni provenienti dal sistema informativo sugli immobili residenziali e commerciali per svolgere una funzione statutaria o qualora una persona fisica o giuridica desideri verificare le informazioni che la riguardano nel sistema informativo sugli immobili residenziali e commerciali, i criteri di ricerca possono essere il codice di identificazione personale o il nome e la data di nascita di una persona fisica o il nome o il numero dell'impresa di un soggetto giuridico. I criteri di ricerca nei servizi di informazione del sistema informativo sugli immobili residenziali e commerciali sono l'identificativo del gruppo di azioni o l'indirizzo preciso dell'appartamento, nel caso di una stampa delle informazioni relative a un appartamento per un singolo appartamento, e il nome (o il numero dell'impresa) della società immobiliare nel caso di un elenco di azioni.

Ulteriori informazioni in merito alle stampe ottenute dal sistema informativo sugli immobili residenziali e commerciali, le informazioni in esse contenute e le condizioni per la divulgazione delle informazioni sono disponibili a questo indirizzo.

Per registrare una variazione di proprietà di un bene registrato, è necessario l'atto originario di suddivisione e/o l'atto di distribuzione del patrimonio o un testamento valido, unitamente all'atto dell'inventario del patrimonio e ai suoi allegati. Ulteriori informazioni in merito ai documenti necessari sono disponibili a questo indirizzo per quanto concerne gli immobili e a questo indirizzo per quanto concerne i proprietari di appartamenti.

I dati di contatto dell'Istituto cartografico nazionale sono i seguenti:

e-mail: customerservice@nls.fi

numero di telefono: +358 29 530 1110

Ulteriori dati di contatto sono disponibili sul sito web dell'Istituto cartografico nazionale.

Registro delle imprese

Il Patentti- ja rekisterihallitus (Ufficio finlandese dei brevetti e delle registrazioni) gestisce il registro delle imprese, nel quale sono iscritte le società a responsabilità limitata, le società in accomandita, le società in nome collettivo e le cooperative che operano in Finlandia. Le informazioni relative alle imprese sono iscritte nel registro delle imprese sulla base delle notifiche, delle domande e delle comunicazioni ricevute dall'Ufficio finlandese dei brevetti e delle registrazioni. Il contenuto del registro è stabilito dalla legge. Le iscrizioni nel registro relative a diversi tipi di società sono determinate sulla base della kaupparekisterilaki (legge sul registro delle imprese) e delle leggi che disciplinano i diversi tipi di società e attività commerciali in generale.

Maggiori informazioni sono disponibili sul sito web dell'Ufficio dei brevetti e delle registrazioni.

I dati di contatto dell'Ufficio dei brevetti e delle registrazioni sono i seguenti:

tel.: +358 29 509 5030

e-mail: registry@prh.fi

Il registro delle imprese è un registro ad uso pubblico. Chiunque ha il diritto di ottenere informazioni sulle iscrizioni nel registro. Ciò vale anche per le notifiche effettuate al registro delle imprese e per i relativi allegati.

L'Ufficio dei brevetti e delle registrazioni fornisce informazioni in merito alla titolarità effettiva iscritte nel registro delle imprese ai suoi clienti contrattuali oppure sotto forma di ordine per l'ottenimento di documenti. Le informazioni relative ai titolari effettivi non sono pubbliche allo stesso modo delle altre informazioni iscritte nel registro delle imprese relative a un'impresa. Tuttavia le informazioni sulla registrazione delle notifiche relative ai titolari effettivi sono pubbliche.

L'Ufficio dei brevetti e delle registrazioni fornisce informazioni sui titolari effettivi a coloro che hanno un interesse legittimo ai sensi della rahanpesulaki (legge sul riciclaggio di denaro). Nella pratica, figurano in tale contesto:

• autorità aventi una funzione di vigilanza ai sensi della legge sul riciclaggio di denaro;
• imprese che effettuano un'adeguata verifica della clientela ai sensi della legge sul riciclaggio di denaro (quali banche, compagnie di assicurazione e altri istituti finanziari, agenti immobiliari e revisori contabili);
• rappresentanti dei mezzi di comunicazione;
• altri soggetti aventi un interesse legittimo in relazione alle informazioni ai sensi della legge sul riciclaggio di denaro.

Un interesse legittimo ai sensi della legge sul riciclaggio di denaro significa che le informazioni sono destinate a essere utilizzate per prevenire il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo o per contribuire a scoprire attività di riciclaggio e finanziamento del terrorismo.

L'estratto del registro delle imprese e dell'atto di costituzione, dell'accordo di partenariato o dello statuto di un'impresa sono redatti in lingua finlandese o svedese, a seconda della lingua in cui l'impresa in questione ha registrato le sue informazioni. Un estratto delle informazioni contenute nel registro delle imprese è disponibile in lingua inglese, finlandese o svedese per i seguenti tipi di impresa: società a responsabilità limitata, società per azioni, società in nome collettivo, società in accomandita, imprenditori individuali e succursali di operatori stranieri.

Ulteriori informazioni sulla procedura d'ordine relativa ad estratti del registro delle imprese sono disponibili a questo indirizzo.

Il listino prezzi per i servizi d'informazione offerti dal registro delle imprese è disponibile a questo indirizzo.

Alcune informazioni sono disponibili a titolo gratuito mentre per alcune è necessario pagare un diritto. Nel caso in cui ci sia un diritto da versare, lo si può saldare per via elettronica oppure al ricevimento di una fattura.

Informazioni in merito alla registrazione di notifiche di variazioni sono disponibili a questo indirizzo e le informazioni sugli effetti della registrazione sono disponibili a questo indirizzo.

3 Disponibilità di informazioni relative ai conti bancari

In Finlandia non esiste un elenco/registro dei conti bancari tenuto da un'autorità pubblica. I dati relativi ai conti bancari devono essere richiesti ai singoli enti creditizi.

4 Disponibilità di un registro dei diritti di proprietà intellettuale

In Finlandia il registro dei diritti di proprietà intellettuale è tenuto dall'Ufficio finlandese dei brevetti e delle registrazioni. I dati di contatto sono i seguenti:

Patentti- ja rekisterihallitus (Ufficio dei brevetti e delle registrazioni)
Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Indirizzo postale: 00091 PRH

Servizio di consulenza telefonica rivolto ai clienti (lunedì-venerdì, 9:00-15:00): + 358 29 509 5050.

Per ulteriori informazioni: https://www.prh.fi/fi/index.html.

5 Altri registri in cui figurano informazioni relative allesuccessioni

Registro dei trasporti

La Liikenne- ja viestintävirasto (Agenzia finlandese per i trasporti e le comunicazioni) Traficom gestisce un registro elettronico dei trasporti contenente informazioni sui mezzi di trasporto, ossia in merito a veicoli, aeromobili, navi e natanti, materiale rotabile ferroviario e relative attrezzature, licenze di operatore, operazioni soggette a notifica e licenze personali relative ai trasporti. In linea di principio, il registro dei trasporti è pubblico e le informazioni in esso contenute possono essere divulgate se sono necessarie alle autorità pubbliche, alle imprese o alle persone fisiche.

I dati di contatto di Traficom sono i seguenti:

Liikenne- ja viestintävirasto Traficom

PL 320

00059 TRAFICOM

Centralino: 029 534 5000

e-mail: tietojenluovutus@traficom.fi

La divulgazione di informazioni contenute nel registro dei trasporti ad autorità pubbliche (comprese le autorità straniere) è disciplinata dall'articolo 230 della laki liikenteen palveluista (legge sui servizi di trasporto). Ai sensi della seconda sottosezione, l'Agenzia per i trasporti e le comunicazioni può divulgare informazioni contenute nel registro ad autorità straniere o per fini di adempimento di funzioni ufficiali laddove tale divulgazione si basi sul diritto interno, sul diritto dell'Unione europea o su un obbligo risultante da un accordo internazionale vincolante per la Finlandia. Nel caso in cui dati personali siano trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo, si applicano le prescrizioni di cui al capo V del regolamento generale dell'Unione europea sulla protezione dei dati. Qualsiasi altra autorità che abbia ottenuto informazioni dal registro dei trasporti può divulgarle ulteriormente qualora siano soddisfatte le medesime prescrizioni.

La divulgazione delle informazioni non è collegata a particolari criteri di ricerca. Nello svolgimento del processo di divulgazione delle informazioni, è essenziale che il richiedente disponga di informazioni sufficienti per identificare il mezzo di trasporto o la persona in questione.

Ulteriori dettagli sulla divulgazione di informazioni contenute nel registro dei trasporti.

6 Disponibilità di informazioni sui testamenti segreti e i testamenti non soggetti a registrazione

In Finlandia non esiste un registro dei testamenti. Il testatore può detenere il testamento in proprio possesso o affidarlo a una persona o, ad esempio, a uno studio legale di sua scelta. In caso di decesso del testatore, la persona o il soggetto che detiene il testamento è tenuta a notificarlo agli eredi legittimi.