Bevisoptagelse via videokonference

1 Er det muligt at foretage bevisoptagelsen ved hjælp af en videokonference, hvor denne enten foretages med deltagelse af en ret i den anmodende medlemsstat eller direkte af en ret i denne medlemsstat? Hvis ja, hvad er da de nationale procedurer eller den gældende nationale lovgivning?

I Polen kan der optages bevis via videokonference i henhold til artikel 12-14 og artikel 19-21 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2020/1783 af 25. november 2020 om samarbejde mellem medlemsstaternes retter om bevisoptagelse på det civil- og handelsretlige område (bevisoptagelse) (omarbejdning). Videokonferencer er reguleret i den civile retsplejelov (Kodeks Postępowania Cywilnego, i det følgende benævnt "den civile retsplejelov"), navnlig artikel 151, stk. 2, og artikel 235, stk. 2, og i justitsministeriets bekendtgørelse af 24. februar 2010 om teknisk udstyr og ressourcer til fjernstyret bevisoptagelse i civile sager (rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 lutego 2010 r. w sprawie urządzeń i środków technicznych umożliwiających przeprowadzenie dowodu na odległość w postępowaniu cywilnym).

Særlige regler for fjernafhøringer, herunder bevisoptagelse via videokonference, er fastsat i artikel 15zzs, stk. 1, i lov af 2. marts 2020 om den særlige ordning for forebyggelse og bekæmpelse af covid-19, andre smitsomme sygdomme og nødsituationer forårsaget heraf (ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Reglerne gælder under epidemien eller i perioden med risiko for epidemi i forbindelse med covid-19 og i et år efter ophævelsen af disse to situationer. På Polens territorium er der blevet erklæret en periode med risiko for epidemi frem til den 31. marts 2023, som på ny kan blive forlænget, og derfor forventes det, at disse særlige regler vil gælde som minimum frem til den 31. marts 2024.

I den i foregående stykke omhandlede periode skal offentlige afhøringer foregå via videokonference. Dette kan kun fraviges, hvis det er nødvendigt at behandle sagen under en retssag eller en offentlig afhøring, og afholdelsen heraf i retsbygningen ikke udgør en uforholdsmæssig stor risiko for de deltagende personers sundhed.

2 Er der nogen begrænsninger med hensyn til, hvilke personer der må afhøres ved hjælp af videokonference – gælder dette f.eks. kun vidner, eller er det også tilladt at afhøre eksperter eller parter i sagen på denne måde?

Der er ingen begrænsninger af denne karakter i polsk ret, idet sagkyndige, parter og vidner kan afhøres via videokonference.

3 Hvilke typer begrænsninger er der i givet fald for de beviser, som kan fremskaffes via en videokonference?

Der er ingen særlige begrænsninger i polsk ret, med hensyn til hvilken type bevis der kan optages via videokonference. Bevisets art skal i henhold til loven ikke være til hinder herfor (artikel 235, stk. 2, i den civile retsplejelov). I praksis kan det vise sig umuligt eller meget vanskeligt at optage visse beviser via videokonference (f.eks. beviser indhentet ved visuel inspektion). Det er retten, der træffer den endelige afgørelse.

4 Er der nogen restriktioner med hensyn til, hvor den pågældende person må afhøres via en videokonference – skal det f.eks. være i en ret?

Hvis afhøringen foregår via videokonference, skal den afhørte person og andre deltagere i sagen, som ikke befinder sig i retssalen, befinde sig i en anden rets bygning eller, hvis de er frihedsberøvet, i et fængsel eller en facilitet for frihedsberøvede. Hvis der er tale om en frihedsberøvet person, deltager en repræsentant for administrationen af fængslet eller faciliteten for frihedsberøvede, personens eventuelle repræsentant og tolken, hvis en sådan er udpeget, også i de proceduremæssige aktiviteter.

Under epidemien eller perioden med risiko for epidemi i forbindelse med covid-19 og i et år efter ophævelsen af disse to situationer (jf. punkt 1 ovenfor) er det undtagelsesvis ikke nødvendigt, at deltagerne i videokonferencen befinder sig i retsbygningen. Det er tilstrækkeligt, at deltageren råder over det nødvendige tekniske udstyr til at deltage i fjernafhøringen uden for retsbygningen. Hvis dette ikke er tilfældet, skal deltageren mindst fem dage før den planlagte dato for afhøringen anmode om at deltage i fjernafhøringen i retsbygningen. Retten forbyder lydoptagelse, hvis afhøringen eller en del af denne afvikles for lukkede døre, eller hvis en sådan optagelse forhindrer en korrekt afvikling af sagen (artikel 9, stk. 1, i den civile retsplejelov).

5 Er det tilladt at optage videokonferencer, og er denne tekniske mulighed i givet fald tilgængelig?

Som hovedregel udarbejdes retsprotokollen ved hjælp af apparater til optagelse af lyd eller billede og lyd. I dette tilfælde optager retten også afhøringen via videokonference af egen drift. Udfærdiges retsprotokollen kun på skrift (f.eks. i mangel af egnede midler i afhøringslokalet), optages retsforhandlingerne, herunder forhandlingerne via videokonference, imidlertid ikke, og indholdet af protokollen afspejler retsforhandlingerne. I dette tilfælde er det imidlertid muligt for en part at optage afhøringen ved hjælp af lydoptagelsesudstyr (f.eks. en mobiltelefon med diktafon). Det er ikke nødvendigt med rettens samtykke. Parten er udelukkende forpligtet til at underrette retten om sin hensigt om at lave lydoptagelsen.

6 På hvilket sprog skal afhøringen finde sted: a) når der fremsættes anmodninger i henhold til artikel 12-14 i forordningen om bevisoptagelse, og b) hvis der er tale om direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse?

a) I tilfælde af en afhøring, der gennemføres i henhold til artikel 12-14, skal afhøringen normalt afholdes på polsk. Polsk ret giver ikke mulighed for afhøringer ved en polsk domstol på et andet sprog end polsk.

b) Ved bevisoptagelse på grundlag af artikel 19-21 bestemmer den anmodende domstol, hvilket sprog afhøringen skal finde sted på. Det polske centrale organ kan imidlertid i henhold til artikel 19, stk. 4, i forordning 2020/1784 kræve, at afhøringen finder sted på polsk, eller at der leveres en oversættelse til polsk. Dette gælder navnlig den situation, der er omhandlet i forordningens artikel 19, stk. 4, andet afsnit, dvs. hvor en polsk domstol deltager i den direkte bevisoptagelse.

7 Hvis der er behov for tolke, hvem har så til opgave at stille dem til rådighed, og hvor skal de befinde sig, hvis a) anmodninger fremsættes i henhold til artikel 12-14 i forordningen om bevisoptagelse, og b) hvis der er tale om direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse?

I forbindelse med en afhøring som omhandlet i artikel 12-14 skal den polske ret normalt stille en tolketjeneste til rådighed (den anmodede ret). Reglerne præciserer ikke, hvor tolken skal befinde sig, medmindre den person, der har brug for en tolk, er frihedsberøvet (jf. punkt 4 ovenfor).

I tilfælde af direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 skal tolketjenesten leveres af den anmodende ret. Det er også op til den anmodende ret at afgøre, hvor tolken skal befinde sig under afhøringen. I henhold til artikel 19, stk. 4, i forordning 2020/1784 kan det polske centrale organ kræve, at tolken befinder sig på et bestemt sted.

8 Hvilken procedure skal følges i forbindelse med vidneforklaringen og med hensyn til at underrette den person, der skal afgive forklaring, om tid og sted, hvis a) anmodningen fremsættes i henhold til artikel 12-14 i forordningen om bevisoptagelse, og b) hvis der er tale om direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse? Hvor lang tid bør der i begge tilfælde i forbindelse med fastlæggelsen af datoen for afhøringen afsættes for at kunne indkalde den pågældende person rettidigt?

a) I forbindelse med afhøring som omhandlet i artikel 12-14 underretter den polske ret – den anmodede ret – den person, der skal afhøres, om tid og sted for afhøringen i en indkaldelse i henhold til bestemmelserne i den civile retsplejelov (navnlig artikel 131-138 heri), i praksis typisk pr. anbefalet brev. Meddelelse skal ske senest syv dage før den planlagte dato for afhøringen. Denne frist kan undtagelsesvis nedsættes til tre dage (artikel 149 i den civile retsplejelov). I praksis betyder dette, at datoen for afhøringen skal fastsættes omkring en måned i forvejen. Retten kan endvidere underrette den pågældende på en anden måde, som denne finder mest hensigtsmæssig (f.eks. pr. telefon eller e-mail), hvis denne finder det nødvendigt at fremskynde behandlingen af sagen. For at en stævning kan anses for gyldig, skal det være ubestrideligt, at den er nået frem til adressaten (artikel 149, stk. 1, i den civile retsplejelov). Er denne betingelse opfyldt, kan datoen for afhøringen fastsættes med et meget kortere varsel, helt ned til et par dage.

b) I tilfælde af direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 påhviler forpligtelsen til at meddele tid og sted for afhøringen den anmodende ret, som anvender sin egen lovgivning på dette område. Hvis tilrettelæggelsen af afhøringen kræver samarbejde fra en polsk rets side (f.eks. for at sikre rettens deltagelse i afhøringen eller i det mindste for at tilvejebringe det lokale og de faciliteter, der er nødvendige for videokonferencen), skal den anmodende ret ved fastsættelsen af datoen for afhøringen tage hensyn til, om der er materielle og personalemæssige ressourcer til rådighed på polsk side. Adgangen hertil varierer betydeligt og skal afgøres fra sag til sag.

9 Hvilke omkostninger er der i forbindelse med anvendelse af videokonferencer, og hvordan afholdes de?

I henhold til de regler, der er fastsat i artikel 22 i forordning 2020/1784, kræver de polske domstole godtgørelse af de omkostninger, der er omhandlet heri, og et forskud på honorarer til den sagkyndige. Andre udgifter i forbindelse med anvendelsen af videokonferencer afholdes af den polske part.

10 Hvilke krav stilles der i givet fald for at sikre, at den person, der afhøres direkte af den anmodende ret, er blevet oplyst om, at afhøringen skal foregå på frivillig basis?

Den anmodende ret underretter den person, der skal afhøres, om, at afhøringen skal foregå på frivillig basis uden brug af tvangsmidler. Hvis en polsk ret deltager i den direkte bevisoptagelse, kan den sikre, at afhøringen finder sted på frivillig basis (artikel 19, stk. 2 og 4, i forordning 2020/1784).

11 Hvilken procedurer anvendes med henblik på at bekræfte identiteten på den person, der skal afhøres?

Retten identificerer den pågældende ved at anmode denne om at forelægge et dokument, der bekræfter identitet eller identitet og nationalitet. Dette omfatter: for polske statsborgere: id-kort eller pas, og for tredjelandsstatsborgere: pas, rejsedokument eller andet gyldigt dokument, der bekræfter vedkommendes identitet eller identitet og nationalitet. Afhøringen af et vidne indledes med spørgsmål vedrørende den pågældendes person og forbindelser til parterne.

12 Hvilke krav gælder med hensyn til edsaflæggelse, og hvilke oplysninger behøves fra den anmodende ret, når der er behov for edsaflæggelse ved direkte bevisoptagelse i henhold til artikel 19-21 i forordningen om bevisoptagelse?

I forbindelse med afhøring som omhandlet i artikel 19 til 21 kan det polske centralorgan anmode om at få edsteksten udleveret, hvis den anmodende ret meddeler det centrale organ, at det har til hensigt at optage bevis fra et vidne under ed. Hvis eden er i strid med grundlæggende retsprincipper i Polen, kan det centrale organ afvise at indvillige i afhøringen eller stille krav om anvendelse af edsteksten som affattet i polsk ret.

13 Hvilke foranstaltninger er der truffet for at sørge for en kontaktperson til den anmodende ret på det sted, hvor videokonferencen afholdes, og en person til at betjene videokonferenceudstyret og håndtere tekniske problemer på afhøringsdagen?

Hvis videokonferencen finder sted i den polske rets lokaler, i et polsk fængsel eller i en polsk facilitet for frihedsberøvede, stiller disse institutioner en teknisk videokonferencetjeneste til rådighed. Kontaktoplysningerne for denne tjeneste meddeles den anmodende ret, når der træffes tekniske foranstaltninger forud for videokonferencen.

14 Hvilke yderligere krav er der i givet fald med hensyn til oplysninger fra den anmodende ret?

Der er ingen forpligtelse af denne karakter i polsk ret. Hvis det viser sig nødvendigt at give yderligere oplysninger (f.eks. i forbindelse med de tekniske foranstaltninger, der er truffet i samarbejde med den polske ret), skal disse dog fremlægges på polsk eller ledsages af en oversættelse til polsk.