Beweisaufnahme mittels Videokonferenz

1 Ist die Beweisaufnahme mittels Videokonferenz entweder mit Teilnahme des Gerichts des ersuchenden Mitgliedstaats oder direkt durch ein Gericht dieses Mitgliedstaats möglich? Wenn ja, welche einschlägigen innerstaatlichen Verfahren oder Gesetze finden Anwendung?

In Polen sind Beweisaufnahmen mittels Videokonferenz gemäß den Artikeln 12 bis 14 und Artikel 19 bis 21 der Verordnung (EU) 2020/1783 des Rates vom 25. November 2020 über die Zusammenarbeit zwischen den Gerichten der Mitgliedstaaten auf dem Gebiet der Beweisaufnahme in Zivil- oder Handelssachen (Beweisaufnahme) (Neufassung) generell zulässig. Die Durchführung von Videokonferenzen ist in der Zivilprozessordnung (Kodeks Postępowania Cywilnego; im Folgenden: ZPO), insbesondere in den Artikeln 151 Absatz 2 und 235 Absatz 2 ZPO, sowie im Erlass des Justizministeriums vom 24. Februar 2010 über die zur Beweisaufnahme in Zivilverfahren per Fernübertragung erforderlichen technischen Einrichtungen und Ressourcen geregelt.

Artikel 15zzs Absatz 1 des Gesetzes vom 2. März 2020 über besondere Maßnahmen im Zusammenhang mit der Prävention, Vermeidung und Bekämpfung der COVID-19-Pandemie, anderer ansteckender Krankheiten sowie der durch sie verursachten Krisensituationen enthält Sonderregelungen für die Durchführung von Sitzungen per Videokonferenz, einschließlich der Beweisaufnahme per Videokonferenz. Sie gelten für den Zeitraum des epidemiologischen Risikos bzw. des Epidemiezustands im Zusammenhang mit COVID-19 und bis Ablauf eines Jahres nach Aufhebung des letzten der beiden Zustände. Da der Zustand des epidemiologischen Risikos im Hoheitsgebiet der Republik Polen derzeit noch bis zum 31. März 2023 fortbesteht und über diesen Zeitpunkt hinaus verlängert werden könnte, ist vorgesehen, dass diese besonderen Vorschriften mindestens bis zum 31. März 2024 gelten.

Während des im vorstehenden Absatz genannten Zeitraums gilt der Grundsatz, dass öffentliche Gerichtsverhandlungen in der Regel per Videokonferenz durchzuführen sind. Hiervon kann nur abgewichen werden, wenn die Verhandlung des Rechtsstreits die physische Anwesenheit der Parteien erfordert oder öffentlich stattfinden muss und die Durchführung einer Verhandlung im Gerichtsgebäude die Gesundheit der Personen, die an ihr teilnehmen, nicht übermäßig gefährdet.

2 Gibt es Einschränkungen bezüglich der Personen, die mittels Videokonferenz vernommen werden können? Ist dies beispielsweise nur bei Zeugen möglich oder können auch Sachverständige und Verfahrensparteien auf diese Weise vernommen werden?

Nach polnischem Recht bestehen keine derartigen Einschränkungen. Mittels Videokonferenz können Sachverständige, Parteien und Zeugen vernommen werden.

3 Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Art von Beweisen, die mittels Videokonferenzen aufgenommen werden können? Wenn ja, welche?

Das polnische Recht enthält keine spezifischen Vorschriften über die Grenzen einer Beweisaufnahme per Videokonferenz, sondern verlangt lediglich, dass die Art der Beweismittel einer solchen Beweisaufnahme nicht entgegenstehen (Artikel 235 Absatz 2 ZPO). In der Praxis kann sich eine Beweisaufnahme per Videokonferenz (z. B. Sichtbeweise) als unmöglich oder erheblich schwierig erweisen. Die abschließende Entscheidung bleibt dem Gericht überlassen.

4 Gibt es Einschränkungen bezüglich des Ortes, an welchem eine Person mittels Videokonferenz vernommen werden kann? Muss dies beispielsweise an einem Gericht geschehen?

Findet die Vernehmung per Videokonferenz statt, so müssen die vernommene Person und andere Verfahrensbeteiligte, die sich nicht im Gerichtssaal befinden, in den Räumlichkeiten eines anderen Gerichts oder, wenn sie sich im Vollzug einer Freiheitsentziehung befinden, in einer Strafvollzugsanstalt oder einer Untersuchungshafteinrichtung aufhalten. Wird eine Person im Vollzug einer Freiheitsentziehung vernommen, nehmen auch ein Vertreter der Verwaltung der Strafvollzugsanstalt oder der Untersuchungshafteinrichtung, gegebenenfalls ihr Vertreter und gegebenenfalls ein Dolmetscher an dem Verfahren teil.

Während des Zustands des epidemiologischen COVID-19-Risikos oder des COVID-19-Epidemiezustands und innerhalb eines Jahres nach Aufhebung des letzten der beiden Zustände (siehe Punkt 1) müssen sich die Teilnehmer von Videokonferenzen ausnahmsweise nicht in einem Gerichtsgebäude aufhalten. Es reicht aus, wenn die Sitzungsteilnehmer über technische Einrichtungen verfügen, die ihnen die Fernteilnahme an der Sitzung außerhalb des Gerichtsgebäudes ermöglichen. Andernfalls sollten die Teilnehmer mindestens fünf Tage vor dem anberaumten Sitzungstermin einen Antrag auf Teilnahme an einer Sitzung per Videokonferenz im Gerichtsgebäude einreichen. Das Gericht untersagt Tonaufzeichnungen, wenn die Sitzung oder ein Teil davon unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfindet oder der Grundsatz des fairen Verfahrens dem entgegensteht (Artikel 9 Satz 1 der Zivilprozessordnung).

5 Ist es zulässig, Videokonferenzvernehmungen aufzuzeichnen? Wenn ja, sind die entsprechenden Geräte vorhanden?

In der Regel wird das Protokoll einer Sitzung mithilfe eines Ton- oder Bild- und Tonaufzeichnungsgeräts erstellt. In diesem Fall wird die per Videokonferenz durchgeführte Verhandlung auch von Amts wegen vom Gericht aufgezeichnet. Wird das Sitzungsprotokoll jedoch nur schriftlich erstellt (z. B. in Ermangelung geeigneter Einrichtungen im Gerichtssaal), wird der Ablauf der Sitzung, einschließlich der per Videokonferenz durchgeführten Verhandlung, nicht aufgezeichnet, sondern stattdessen im Protokoll festgehalten. In diesem Fall ist es jedoch zulässig, dass eine Partei die Sitzung mit einem Tonaufnahmegerät (z. B. einem Mobiltelefon mit Diktierfunktion) aufzeichnet. Die Zustimmung des Gerichts ist nicht erforderlich, die Partei ist lediglich verpflichtet, dem Gericht mitzuteilen, dass sie beabsichtigt, eine Tonaufnahme vorzunehmen.

6 In welcher Sprache ist die Vernehmung zu führen a) bei Ersuchen nach den Artikeln 12 bis 14 der Beweisaufnahmeverordnung, b) bei unmittelbarer Beweisaufnahme nach den Artikeln 19 bis 21 der Beweisaufnahmeverordnung?

(a) im Falle einer persönlichen Vernehmung nach den Artikeln 12 bis 14 gilt der Grundsatz, dass sie in polnischer Sprache durchgeführt wird. Das polnische Recht sieht keine Möglichkeit vor, Vernehmungen vor einem polnischen Gericht in einer anderen Sprache als der polnischen durchzuführen.

(b) Im Falle einer unmittelbaren Beweisaufnahme nach den Artikeln 19 bis 21 bestimmt das ersuchende Gericht, in welcher Sprache die Vernehmung durchgeführt wird. Nach Artikel 19 Absatz 4 der Verordnung 2020/1784 kann die polnische Zentralstelle jedoch verlangen, dass die Vernehmung in polnischer Sprache stattfindet oder dass eine Übersetzung ins Polnische zur Verfügung gestellt wird. Dies gilt insbesondere für den in Artikel 19 Absatz 4 Unterabsatz 2 der Verordnung genannten Fall, d. h. wenn ein polnisches Gericht an der unmittelbaren Beweisaufnahme beteiligt ist.

7 Sofern Dolmetscher benötigt werden, wer ist für ihre Bereitstellung verantwortlich und wo sollten sie anwesend sein a) bei Ersuchen nach den Artikeln 12 bis 14 der Beweisaufnahmeverordnung, b) bei unmittelbarer Beweisaufnahme nach den Artikeln 19 bis 21 der Beweisaufnahmeverordnung?

Im Falle einer Vernehmung nach den Artikeln 12 bis 14 wird in der Regel ein Dolmetscher vom polnischen Gericht als ersuchtem Gericht gestellt. In den Vorschriften ist nicht geregelt, wo sich der Dolmetscher aufhalten muss, es sei denn, die Person, die einen Dolmetscher benötigt, befindet sich im Vollzug einer Freiheitsentziehung (siehe oben Punkt 4).

Im Falle einer unmittelbaren Beweisaufnahme nach den Artikeln 19 bis 21 der Verordnung stellt das ersuchende Gericht den Dolmetscher zur Verfügung. Das ersuchende Gericht entscheidet auch, wo sich der Dolmetscher zum Zeitpunkt der Vernehmung aufhalten soll. Nach Artikel 19 Absatz 4 der Verordnung 2020/1784 kann die polnische Zentralstelle verlangen, dass sich der Dolmetscher an einem bestimmten Ort aufhält.

8 Welches Verfahren ist zur Vorbereitung der Vernehmung und zur Zustellung der Benachrichtigung über Ort und Zeit der Vernehmung an die zu vernehmende Person anzuwenden a) bei Ersuchen nach den Artikeln 12 bis 14 der Beweisaufnahmeverordnung, b) bei unmittelbarer Beweisaufnahme nach den Artikeln 19 bis 21 der Beweisaufnahmeverordnung? Wie viel Zeit sollte in diesen beiden Fällen bis zum Vernehmungstermin eingeplant werden, damit die zu vernehmende Person die Ladung rechtzeitig erhält?

a) Im Falle einer mündlichen Vernehmung gemäß den Artikeln 12 bis 14 teilt das polnische Gericht als ersuchtes Gericht der zu vernehmenden Person Zeitpunkt und Ort der Vernehmung mit, indem es die Ladung nach polnischem Recht (insbesondere den Artikeln 131 bis 138 ZPO) zustellt, in der Praxis meist per Einschreiben. Die Ladung ist spätestens sieben Tage vor dem anberaumten Vernehmungstermin zuzustellen. In Ausnahmefällen kann diese Frist auf drei Tage verkürzt werden (Artikel 149 der Zivilprozessordnung). In der Praxis bedeutet dies, dass der Termin der Vernehmung etwa einen Monat im Voraus festgelegt werden muss. Das Gericht kann die Person auch auf andere Weise (z. B. telefonisch oder per E-Mail) in Kenntnis setzen, wenn es dies zur Beschleunigung des Verfahrens für erforderlich hält. Damit die Ladung als wirksam angesehen werden kann, muss zweifelsfrei feststehen, dass sie dem Empfänger zugegangen ist (Artikel 149 Absatz 1 ZPO). Ist diese Voraussetzung erfüllt, kann die Frist für die Vernehmung mit einer viel kürzeren Frist und sogar nur wenige Tage im Voraus festgesetzt werden.

(b) Im Fall einer unmittelbaren Beweisaufnahme nach den Artikeln 19 bis 21 obliegt die Mitteilung von Zeitpunkt und Ort der Vernehmung dem ersuchenden Gericht, das diesbezüglich sein eigenes Recht anwendet. Erfordert die Durchführung der Vernehmung die Zusammenarbeit mit einem polnischen Gericht (z. B. um die Teilnahme des Gerichts an der Vernehmung sicherzustellen oder um die für die Videokonferenz erforderlichen Räumlichkeiten und Einrichtungen bereitzustellen), muss das ersuchende Gericht bei der Festlegung des Termins für die Vernehmung die Verfügbarkeit von Ausrüstung und Personal auf polnischer Seite berücksichtigen. Diese Verfügbarkeit ist sehr unterschiedlich und muss von Fall zu Fall bestimmt werden.

9 Welche Kosten entstehen für eine Videokonferenz und wer hat für diese Kosten aufzukommen?

Gemäß Artikel 22 der Verordnung 2020/1784 beantragen die polnischen Gerichte die Erstattung der dort genannten Kosten sowie einen Vorschuss auf die Kosten des Sachverständigengutachtens. Sonstige Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung von Videokonferenzen sind von der polnischen Seite zu tragen.

10 Mit welchen Mitteln wird sichergestellt, dass die Person, die unmittelbar durch das ersuchende Gericht vernommen wird, darüber informiert wurde, dass die Vernehmung auf freiwilliger Grundlage erfolgt?

Das ersuchende Gericht ist verpflichtet, die zu vernehmende Person darüber zu belehren, dass die Vernehmung nur auf freiwilliger Basis und ohne Rückgriff auf Zwangsmaßnahmen stattfinden kann. Ist ein polnisches Gericht an der unmittelbaren Beweisaufnahme beteiligt, kann es die Zusicherung verlangen, dass die Vernehmung auf freiwilliger Basis erfolgt (Artikel 19 Absatz 2 und Artikel 19 Absatz 4 der Verordnung 2020/1784).

11 Welche Verfahren stehen zur Überprüfung der Identität der zu vernehmenden Person zur Verfügung?

Das Gericht nimmt die Personenfeststellung anhand eines Dokuments vor, mit dem die Identität oder die Identität und Staatsangehörigkeit der betreffenden Person bestätigt wird. Und zwar: Bei polnischen Staatsangehörigen mithilfe eines Personalausweises oder Reisepasses. Bei ausländischen Staatsangehörigen mithilfe eines Reisepasses, eines Reisedokuments oder eines anderen gültigen Dokuments, das ihre Identität oder ihre Identität und Staatsangehörigkeit belegt. Die Vernehmung eines Zeugen beginnt ebenfalls mit Fragen zu seiner Person und seinem Verhältnis zu den Parteien.

12 Welche Vorschriften gelten für eine Vernehmung unter Eid und welche Angaben des ersuchenden Gerichts werden benötigt, wenn während der unmittelbaren Beweisaufnahme gemäß den Artikeln 19 bis 21 ein Eid erforderlich ist?

Wenn das ersuchende Gericht bei Vernehmungen nach den Artikeln 19 bis 21 der Verordnung (EU) 2020/1783 die polnische Zentralstelle über die beabsichtigte Vernehmung eines Zeugen unter Eid unterrichtet, kann die Zentralstelle um die Übermittlung der Eidesformel ersuchen. Widerspricht der Eid Grundsätzen des polnischen Rechts, kann die Zentralstelle die Vernehmung verweigern oder verlangen, dass die im polnischen Recht übliche Eidesformel verwendet wird.

13 Mittels welcher Vorkehrungen wird sichergestellt, dass an dem Ort der Videokonferenz eine Kontaktperson für das ersuchende Gericht anwesend ist sowie eine Person, die die Videokonferenzanlage bedienen und mögliche technische Probleme beheben kann?

Wenn Videokonferenzen in den Räumlichkeiten eines polnischen Gerichts, einer polnischen Strafvollzugsanstalt oder einer polnischen Untersuchungshafteinrichtung stattfinden, bieten diese Einrichtungen spezielle Videokonferenzdienste an. Die Kontaktdaten der verantwortlichen Person werden dem ersuchenden Gericht im Rahmen der technischen Vorkehrungen, die im Vorfeld der Videokonferenz getroffen werden, mitgeteilt.

14 Werden zusätzliche Informationen des ersuchenden Gerichts benötigt? Wenn ja, welche?

Im Allgemeinen sind nach polnischem Recht keine zusätzlichen Informationen erforderlich. Falls dennoch zusätzliche Informationen benötigt werden (z. B. zu den technischen Absprachen mit dem polnischen Gericht), müssen diese Informationen in polnischer Sprache abgefasst oder von einer Übersetzung ins Polnische begleitet werden.