Práctica de pruebas por videoconferencia

1 ¿Es posible obtener pruebas por videoconferencia, bien con la participación de un órgano jurisdiccional del Estado miembro solicitante, bien un órgano jurisdiccional de dicho Estado miembro directamente? En caso afirmativo, ¿cuáles son los procedimientos internos o las normas pertinentes aplicables?

De conformidad con los artículos 12 a 14 y los artículos 19 a 21 del Reglamento (CE) 2020/1783, de 25 de noviembre de 2020, relativo a la cooperación entre los órganos jurisdiccionales de los Estados miembros en el ámbito de la obtención de pruebas en materia civil o mercantil (obtención de pruebas) (versión refundida), en Polonia, las pruebas pueden obtenerse por videoconferencia. La videoconferencia se rige por el Código Procesal Civil, en concreto, por el artículo 151, apartado 2, y el artículo 235, apartado 2, así como por el Reglamento del Ministerio de Justicia, de 24 de febrero de 2010, relativo a los recursos y al equipo técnico necesarios para la obtención de pruebas a distancia en los procedimientos civiles.

El artículo 15zzs, apartado 1, de la Ley de 2 de marzo de 2020 sobre disposiciones especiales para la prevención, el control y la lucha contra la COVID-19, otras enfermedades transmisibles y situaciones de emergencia afines, establece normas específicas para la celebración de reuniones a distancia, en particular para la obtención de pruebas por videoconferencia. Estas se aplicarán mientras dure el estado de amenaza epidémica o el estado de epidemia declarado a causa de la COVID-19 y durante el año siguiente al levantamiento del último de estos dos. Dado que el estado de amenaza epidémica sigue vigente en el territorio de Polonia hasta el 31 de marzo de 2023, y que es posible prorrogarlo, está previsto que estas normas especiales se apliquen, al menos, hasta el 31 de marzo de 2024.

Durante el período mencionado en el párrafo anterior, la celebración de audiencias públicas del órgano jurisdiccional por videoconferencia es una norma que solo podrá suspenderse si es necesario conocer del asunto en persona o en una audiencia pública y si la celebración de la audiencia en el edificio del órgano jurisdiccional no pone en peligro indebidamente la salud de los asistentes.

2 ¿Existe alguna restricción en cuanto al tipo de persona a la que puede tomarse declaración por videoconferencia? Por ejemplo, ¿puede interrogarse solo a los testigos o puede interrogarse también de ese modo a otras personas, como los peritos o las partes?

La legislación polaca no impone ninguna restricción de este tipo: se puede tomar declaración a peritos, partes y testigos mediante videoconferencia.

3 ¿Qué restricciones existen, si las hay, en cuanto al tipo de pruebas que pueden obtenerse por videoconferencia?

La legislación polaca no establece normas específicas que limiten el tipo de pruebas que pueden obtenerse por videoconferencia, sino que solo exige que la naturaleza de las pruebas no lo impida (artículo 235, apartado 2, del Código Procesal Civil). De hecho, en la práctica, la obtención de determinadas pruebas por videoconferencia (por ejemplo, la inspección ocular) puede resultar imposible o considerablemente difícil. La apreciación final se deja en manos del órgano jurisdiccional.

4 ¿Existe alguna restricción respecto al lugar en que debe prestarse declaración por videoconferencia, es decir, tiene que ser en sede judicial?

Si la toma de declaración se realiza por videoconferencia, la persona interrogada y las demás partes en el procedimiento que no se encuentren en la sala del órgano jurisdiccional deberán hallarse en las instalaciones de otro órgano jurisdiccional o, si están privadas de libertad, en un centro penitenciario o en un centro de detención preventiva. En el caso de una persona privada de libertad, también participarán en el procedimiento un representante de la administración del centro penitenciario o de detención, así como el representante de la persona y un intérprete, si los hubiera.

De forma excepcional, durante el estado de amenaza epidémica o de epidemia de COVID-19 y, durante el año siguiente al levantamiento del último de estos dos (véase el punto 1 anterior), no es obligatorio que los participantes en la videoconferencia se hallen en un edificio judicial. Basta con que el participante en la reunión disponga de las instalaciones técnicas para asistir a la reunión a distancia fuera del edificio judicial. En caso contrario, el participante deberá presentar, al menos cinco días antes de la fecha prevista para la reunión, una solicitud para asistir a la reunión a distancia desde el edificio judicial. El órgano jurisdiccional prohíbe la grabación de sonido cuando la sesión, o parte de la misma, se celebra a puerta cerrada, o se opone a ello por motivos de tutela judicial efectiva (artículo 9, apartado 1, del Código Procesal Civil).

5 ¿Está permitido grabar los interrogatorios por videoconferencia y, en caso afirmativo, se pueden utilizar la instalación y el equipo existentes?

Por regla general, el acta de la reunión se redacta utilizando aparatos de grabación de sonido o de imagen y sonido. En este caso, la declaración por videoconferencia también se graba de oficio por el órgano jurisdiccional. Sin embargo, cuando el acta de una reunión solo se redacta por escrito (por ejemplo, por la falta de instalaciones adecuadas en la sala del órgano jurisdiccional) no se graban los procedimientos de la sesión, incluidos los celebrados por videoconferencia, haciéndose constar en el acta. No obstante, en este caso, una de las partes puede grabar la reunión utilizando un dispositivo de grabación de sonido (por ejemplo, un teléfono móvil con función de dictáfono). Para ello no se requiere el consentimiento del órgano jurisdiccional, la parte solo está obligada a informarle de su intención de grabar el sonido.

6 ¿En qué lengua debe llevarse a cabo el interrogatorio: a) cuando la solicitud se hace de conformidad con los artículos 12 a 14 del Reglamento sobre obtención de pruebas; y b) cuando se obtienen las pruebas de forma directa de conformidad con los artículos 19 a 21 del Reglamento sobre obtención de pruebas?

a) en el caso de una entrevista personal con arreglo a los artículos 12 y 14, la norma general es que la entrevista se lleve a cabo en polaco. La legislación polaca no prevé la posibilidad de que la toma de declaración ante un órgano jurisdiccional polaco se haga en una lengua distinta del polaco;

b) en el caso de la obtención directa de pruebas con arreglo a los artículos 19 a 21, el órgano jurisdiccional requirente determina la lengua en que se realiza la declaración. No obstante, de conformidad con el artículo 19, apartado 4, del Reglamento 2020/1784, el órgano central polaco puede imponer la condición de que la declaración se realice en polaco o que se facilite una traducción al polaco. Esto se aplica, en particular, a la situación a que se refiere el artículo 19, apartados 4 y 2, del Reglamento, es decir, cuando un órgano jurisdiccional polaco participa en la obtención directa de pruebas.

7 Sin son precisos intérpretes, ¿a quién corresponde aportarlos y desde dónde deben prestar estos sus servicios a) cuando la solicitud se hace de conformidad con los artículos 12 a 14 del Reglamento sobre obtención de pruebas; y b) cuando se obtienen las pruebas de forma directa de conformidad con los artículos 19 a 21 del Reglamento sobre obtención de pruebas?

En el caso de una declaración conforme a los artículos 12 a 14, es el órgano jurisdiccional polaco, en calidad de órgano jurisdiccional requerido, el que facilita el intérprete. Las normas no especifican dónde debe encontrarse el intérprete, salvo cuando la persona que lo necesita esté privada de libertad (véase el punto 4).

En caso de obtención directa de pruebas con arreglo a los artículos 19 a 21 del Reglamento, es el órgano jurisdiccional requirente el que facilita el intérprete. El órgano jurisdiccional requirente también decide dónde se encontrará el intérprete en el momento de la declaración. De conformidad con el artículo 19, apartado 4, del Reglamento 2020/1784, el órgano central polaco puede imponer la condición de que el intérprete se encuentre en un lugar concreto.

8 ¿Qué procedimiento se aplica a los aspectos prácticos de la audiencia y para notificar a la persona que deba ser oída el momento y el lugar de la actuación a) cuando la solicitud se hace de conformidad con los artículos 12 a 14 del Reglamento sobre obtención de pruebas; y b) cuando se obtienen las pruebas de forma directa de conformidad con los artículos 19 a 21 del Reglamento sobre obtención de pruebas? En ambos supuestos, ¿cuánto tiempo hay que contemplar en el señalamiento de la audiencia para que la persona interesada pueda recibir la notificación con tiempo suficiente?

a) En el caso de una vista oral con arreglo a los artículos 12 a 14, el órgano jurisdiccional, en calidad de órgano jurisdiccional requerido, notifica a la persona que vaya a declarar la fecha y lugar de la declaración mediante la notificación de la citación de conformidad con el Derecho polaco (en concreto, los artículos 131 a 138 del Código Procesal Civil), en la práctica, en la mayoría de los casos, por correo certificado. La notificación deberá llevarse a cabo, a más tardar, siete días antes de la fecha prevista para la reunión. Excepcionalmente, este plazo puede reducirse a tres días (artículo 149 del Código Procesal Civil). En la práctica, esto significa que la fecha de la declaración debe fijarse aproximadamente con un mes de antelación. El órgano jurisdiccional también puede informar a la persona por otros medios, según considere más apropiado (por ejemplo, por teléfono o correo electrónico), si lo considera necesario para acelerar la tramitación del asunto. Para que se considere que la citación produce efectos, debe existir la certeza de que se ha puesto en conocimiento del destinatario (artículo 149, apartado 1, del Código Procesal Civil). Si se cumple este requisito, el plazo para la declaración puede fijarse con un preaviso mucho más corto, incluso con pocos días de antelación.

b) En el caso de la obtención directa de pruebas con arreglo a los artículos 19 a 21, la obligación de notificar la fecha y el lugar de la declaración recae en el órgano jurisdiccional requirente, que aplica su propio Derecho a este respecto. Si la organización de la declaración requiere la cooperación con un órgano jurisdiccional polaco (por ejemplo, para garantizar la participación del órgano jurisdiccional en la declaración o incluso para facilitar los locales e instalaciones necesarios para la videoconferencia), el órgano jurisdiccional requirente debe tener en cuenta la disponibilidad de equipos y personal por la parte polaca a la hora de fijar la fecha de la declaración. Esta disponibilidad varía considerablemente y requiere establecerla en cada caso concreto.

9 ¿Qué gastos conlleva el uso de la videoconferencia y cómo deben pagarse?

De conformidad con las normas establecidas en el artículo 22 del Reglamento 2020/1784, los órganos jurisdiccionales polacos solicitan el reembolso de los gastos que en él se especifican y solicitan un adelanto de los gastos del dictamen pericial. Los demás gastos relacionados con el uso de la videoconferencia correrán a cargo de Polonia.

10 ¿Qué medidas se aplican, en su caso, para asegurarse de que la persona directamente interrogada por el órgano jurisdiccional solicitante haya sido informada de que su declaración tiene carácter voluntario?

El órgano jurisdiccional requirente está obligado a informar a la persona a la que se quiera interrogar de que la toma de declaración tiene carácter voluntario y que, por tanto, no se pueden emplear medidas coercitivas en su contra. Cuando un órgano jurisdiccional polaco participa en la obtención directa de pruebas, puede exigir garantías de que la toma de declaración se lleva a cabo de forma voluntaria (artículo 19, apartados 2 y 4, del Reglamento 2020/1784).

11 ¿Qué procedimiento se aplica para verificar la identidad de la persona que debe ser interrogada?

El órgano jurisdiccional comprueba la identidad de la persona cotejándola con un documento que confirme la identidad o la identidad y la nacionalidad de la persona física, como, a saber: si se trata de un ciudadano polaco, un documento de identidad o pasaporte; si se trata de un extranjero, un pasaporte, documento de viaje u otro documento válido que acredite su identidad, o su identidad y nacionalidad. El interrogatorio de los testigos también comienza con las preguntas generales de la ley.

12 ¿Qué requisitos rigen la toma de juramento o promesa y qué información debe comunicar el órgano jurisdiccional requirente cuando sean obligatorios juramento o promesa para obtener pruebas directamente con arreglo a los artículos 19 a 21 del Reglamento sobre obtención de pruebas?

En cuanto a las pruebas obtenidas con arreglo a los artículos 19 a 21, si el órgano jurisdiccional requirente informa al órgano central polaco de su intención de tomar declaración a un testigo bajo juramento, el órgano central podrá solicitar el texto del juramento o la promesa. Si dicho juramento o promesa entran en conflicto con los principios básicos del ordenamiento jurídico polaco, el órgano central podrá negarse a practicar la diligencia probatoria o solicitar que se utilice el texto del juramento o promesa previsto en la legislación polaca.

13 ¿Qué medidas se aplican para asegurarse de que haya una persona de contacto en el lugar de la videoconferencia con la que pueda comunicarse el órgano jurisdiccional requirente y una persona que esté disponible el día de la audiencia para hacer funcionar el equipo de videoconferencias y para solucionar los problemas técnicos que se presenten?

Si la videoconferencia tiene lugar en una sede judicial, una prisión o un centro de detención preventiva polacos, estas instituciones prestarán servicios especializados de videoconferencia. La información de contacto de la persona responsable se comunica al órgano jurisdiccional requirente como parte de los acuerdos técnicos previos a la videoconferencia.

14 En su caso, ¿qué otra información debe comunicar el órgano jurisdiccional requirente?

En general, no se pide información adicional en virtud del Derecho polaco. No obstante, si se necesita información adicional (por ejemplo, sobre los acuerdos técnicos con el órgano jurisdiccional polaco), dicha información deberá redactarse por escrito en polaco o ir acompaña de una traducción al polaco.