Przeprowadzenie dowodu w drodze wideokonferencji

1 Czy istnieje możliwość przeprowadzenia dowodu z wykorzystaniem wideokonferencji z udziałem sądu we wzywającym państwie członkowskim albo bezpośrednio przez sąd tego państwa członkowskiego? Jeżeli tak, jakie obowiązują w tym względzie procedury lub przepisy krajowe?

W Polsce istnieje możliwość przeprowadzenia dowodu z wykorzystaniem wideokonferencji, zarówno na podstawie artykułów od 12 do 14, jak również artykułów od 19 do 21 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1783 z dnia 25 listopada 2020 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych (przeprowadzanie dowodów) (wersja przekształcona). Zagadnienie wideokonferencji uregulowane zostało w Kodeksie Postępowania Cywilnego (dalej: „kpc”) w szczególności w jego artykule 151 § 2 i artykule 235 § 2, a także w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 marca 2024 r. w sprawie rodzajów urządzeń i środków technicznych wykorzystywanych w budynku sądu do przeprowadzenia dowodu w ramach posiedzenia zdalnego w postępowaniu cywilnym, sposobu korzystania z tego rodzaju urządzeń i środków, jak również sposobu przechowywania, odtwarzania i kopiowania zapisów dokonanych podczas jego przeprowadzenia (Dz. U. z 2024 r. poz. 357) oraz obwieszczeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2024 r. w sprawie standardów technicznych oprogramowania i wymagań sprzętowych niezbędnych do uczestniczenia w posiedzeniu zdalnym (Dz. Urz. MS z 2024 r. poz. 82)

2 Czy istnieją jakieś ograniczenia co do rodzaju osób, jakie można przesłuchać w drodze wideokonferencji – np. czy w ten sposób można przesłuchać wyłącznie świadków, czy też inne osoby, np. biegłych lub strony?

Polskie prawo nie przewiduje ograniczeń tego rodzaju, bowiem zarówno biegli, strony, jak i świadkowie mogą być przesłuchiwani w drodze wideokonferencji.

Jeżeli charakter dowodu się temu nie sprzeciwia, sąd orzekający może postanowić, że jego przeprowadzenie nastąpi na odległość w ramach posiedzenia zdalnego (art. 235 § 2 k.p.c.).

Strona może sprzeciwić się przesłuchaniu świadka poza salą sądową w ramach posiedzenia zdalnego, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia uzyskania informacji o zamiarze przeprowadzenia dowodu w taki sposób. W razie skutecznego wniesienia sprzeciwu sąd wzywa świadka do osobistego stawiennictwa na sali sądowej (art. 263 ⁽¹⁾ k.p.c.).

3 Jakie ewentualne ograniczenia istnieją w odniesieniu do rodzaju dowodu, jaki można przeprowadzić w drodze wideokonferencji?

Polskie prawo nie przewiduje szczególnych przepisów odnośnie ograniczeń rodzaju dowodu, jaki można przeprowadzić w drodze wideokonferencji, wymaga jedynie, by nie sprzeciwiał się temu charakter dowodu (art. 235 §2 kpc). W praktyce bowiem przeprowadzenie niektórych dowodów w drodze wideokonferencji (np. dowodu z oględzin) może okazać się niemożliwe lub znacznie utrudnione. Ostateczna ocena należy do sądu.

Przewodniczący może zarządzić przeprowadzenie posiedzenia jawnego przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jego przeprowadzenie na odległość (posiedzenie zdalne), jeżeli nie stoi temu na przeszkodzie wzgląd na charakter czynności, które mają być dokonane na posiedzeniu, a przeprowadzenie posiedzenia zdalnego zagwarantuje pełną ochronę praw procesowych stron i prawidłowy tok postępowania. W takim przypadku na sali sądowej przebywają sąd i protokolant, a pozostałe osoby uczestniczące w posiedzeniu nie muszą przebywać w budynku sądu prowadzącego postępowanie. Zapis obrazu i dźwięku z czynności procesowych odbywających się na sali sądowej przekazuje się do miejsca przebywania tych uczestników posiedzenia, którzy zgłosili zamiar zdalnego udziału w posiedzeniu sądu, oraz z miejsca przebywania tych uczestników posiedzenia do budynku sądu prowadzącego postępowanie (art. 151 § 2 k.p.c.).

4 Czy istnieją jakieś ograniczenia co do miejsca przesłuchania osoby przy wykorzystaniu wideokonferencji – np. czy musi się ono odbyć w sądzie?

Jeśli przesłuchanie odbywa się za pośrednictwem wideokonferencji, osoba przesłuchiwana i inni uczestnicy postępowania, którzy nie przebywają na sali sądowej, mogą przebywać w budynku innego sądu albo innym miejscu.

Osoba biorąca udział w posiedzeniu zdalnym przebywająca poza budynkiem sądu jest zobowiązana poinformować sąd o miejscu, w którym przebywa oraz dołożyć wszelkich starań, aby warunki w miejscu jej pobytu licowały z powagą sądu i nie stanowiły przeszkody do dokonania czynności procesowych z jej udziałem. W razie odmowy podania wskazanej informacji lub jeżeli zachowanie tej osoby budzi uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności dokonanych zdalnie z jej udziałem, sąd może wezwać tę osobę do osobistego stawiennictwa na sali sądowej.

Osoba uczestnicząca w posiedzeniu zdalnym jest obowiązana podać na żądanie przewodniczącego składu sądu informacje o miejscu, w którym przebywa oraz o towarzyszących jej osobach.

W przypadku osoby pozbawionej wolności udział w czynnościach procesowych bierze wówczas również przedstawiciel administracji zakładu karnego lub aresztu śledczego, pełnomocnik osoby, jeśli został ustanowiony oraz tłumacz, jeśli został powołany.

5 Czy dozwolone jest rejestrowanie przesłuchań przeprowadzanych w drodze wideokonferencji, a jeżeli tak, to czy dostępne są odpowiednie środki techniczne?

Zasadą jest, że protokół posiedzenia sporządza się za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk. W takim wypadku również przesłuchanie prowadzone w drodze wideokonferencji jest rejestrowane z urzędu przez sąd. Jednak w wypadku, gdy protokół posiedzenia sporządza się wyłącznie pisemnie (np. w braku stosownych urządzeń na sali sądowej), przebieg posiedzenia, również prowadzonego w drodze wideokonferencji, nie jest rejestrowany, a odzwierciedleniem przebiegu posiedzenia jest treść protokołu. W takim wypadku możliwe jest jednak utrwalanie przez stronę przebiegu posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk (np. telefonu komórkowego z funkcją dyktafonu). Zgoda sądu nie jest wymagana, strona obowiązana jest jedynie uprzedzić sąd o zamiarze rejestrowania dźwięku.

Zapis obrazu i dźwięku z czynności procesowych odbywających się na sali sądowej przekazuje się do miejsca przebywania tych uczestników posiedzenia, którzy zgłosili zamiar zdalnego udziału w posiedzeniu sądu, oraz z miejsca przebywania tych uczestników posiedzenia do budynku sądu prowadzącego postępowanie.

6 W jakim języku powinno być prowadzone przesłuchanie: a) w przypadku wniosków składanych na podstawie art. 12–14 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów; b) w przypadku bezpośredniego przeprowadzania dowodu na podstawie art. 19–21 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów?

a) W przypadku przesłuchania zgodnie z art. 12-14 zasadą jest, że przesłuchanie prowadzone jest w języku polskim. Prawo polskie nie przewiduje możliwości prowadzenia przesłuchania przed polskim sądem w języku innym niż język polski.

b) W przypadku bezpośredniego przeprowadzenia dowodu na podstawie art. 19-21 sąd wzywający określa język, w jakim prowadzone jest przesłuchanie. Jednakże polska jednostka centralna, stosownie do art. 19 ust. 4 rozporządzenia 2020/1783, może postawić warunek, by przesłuchanie odbyło się w języku polskim albo, by zapewnione zostało tłumaczenie na język polski. Dotyczy to w szczególności sytuacji, o której mowa w art. 19 ust. 4 akapit drugi rozporządzenia, to jest, gdy w bezpośrednim przeprowadzaniu dowodu bierze udział sąd polski.

7 Jeżeli konieczna jest obecność tłumacza ustnego, kto odpowiada za zapewnienie jego obecności i gdzie tłumacz powinien się znajdować: a) w przypadku wniosków składanych na podstawie art. 12–14 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów; b) w przypadku bezpośredniego przeprowadzania dowodu na podstawie art. 19–21 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów?

W przypadku przesłuchania zgodnie z art. 12-14 tłumacza zapewnia sąd polski, jako sąd wezwany. Przepisy nie precyzują, w którym miejscu powinien znajdować się tłumacz, za wyjątkiem sytuacji, gdy osoba wymagająca tłumacza jest pozbawiona wolności (zobacz punkt 4 powyżej).

W przypadku bezpośredniego przeprowadzenia dowodu na podstawie art. 19-21, tłumacza zapewnia sąd wzywający. Również sąd wzywający decyduje o tym, gdzie tłumacz będzie się znajdował w czasie przesłuchania. Stosownie do art. 19 ust. 4 rozporządzenia 2020/1783 polska jednostka centralna może postawić warunek, by tłumacz znajdował się w konkretnym miejscu.

8 Jaką procedurę stosuje się przy organizacji przesłuchania oraz powiadamianiu osoby, która ma zostać przesłuchana, o terminie i miejscu przesłuchania? a) w przypadku wniosków składanych na podstawie art. 12–14 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów; b) w przypadku bezpośredniego przeprowadzania dowodu na podstawie art. 19–21 rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów? W obu przypadkach – z jakim wyprzedzeniem należy ustalić termin przesłuchania, aby osoba, która ma zostać przesłuchana, otrzymała powiadomienie z odpowiednim wyprzedzeniem?

a) W przypadku przesłuchania zgodnie z art. 12-14 sąd polski, jako sąd wezwany zawiadamia osobę która ma zostać przesłuchana, o dacie i miejscu przesłuchania przez doręczenie wezwania zgodnie z przepisami prawa polskiego (w szczególności art. 131-147 k.p.c), w praktyce najczęściej pocztą listem poleconym. Zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem posiedzenia. Wyjątkowo termin ten można skrócić do 3 dni (art. 149 k.p.c). W praktyce oznacza to konieczność ustalenia terminu przesłuchania z wyprzedzeniem około jednego miesiąca. Sąd może również powiadomić osobę w inny sposób, taki, jaki uzna za najbardziej celowy (np. telefonicznie lub pocztą elektroniczną), jeśli uzna to za niezbędne do przyspieszenia rozpoznania sprawy. Zgodnie z art. 149¹ k.p.c sąd może wzywać strony, świadków, biegłych lub inne osoby w sposób, który uzna za najbardziej celowy, jeżeli uzna to za niezbędne do przyspieszenia rozpoznania sprawy. Wezwanie dokonane w ten sposób wywołuje skutki przewidziane w kodeksie, jeżeli jest niewątpliwe, że doszło ono do wiadomości adresata w terminach określonych w art. 149 § 2.). Przepis ten przewiduje możliwość wzywania do sądu z pominięciem sposobów doręczania wezwań przewidzianych w art. 131–147 k.p.c. Nie określa jednak tych innych sposobów wezwań. Oznacza to, że – pomijając ustawowe sposoby wezwań – sąd może stosować wszelkie możliwe sposoby wezwań, jak np. wezwanie telefoniczne (w tym SMS), wezwanie przez faks, pocztę elektroniczną i inne.

b) W przypadku bezpośredniego przeprowadzenia dowodu na podstawie art. 19-21, obowiązek powiadomienia o dacie oraz miejscu przesłuchania spoczywa na sądzie wzywającym, który stosuje w tym zakresie przepisy własnego prawa. W przypadku, gdy organizacja przesłuchania będzie wymagać współpracy z sądem polskim (np. celem zapewnienia udziału sądu w przesłuchaniu lub choćby zapewnienia pomieszczenia i urządzeń niezbędnych do przeprowadzenia wideokonferencji) sąd wzywający wyznaczając termin przesłuchania musi wziąć pod uwagę dostępność zasobów sprzętowych i osobowych po stronie polskiej. Dostępność ta jest znacznie zróżnicowana i wymaga każdorazowego ustalenia w konkretnym wypadku.

9 Jakie koszty wiążą się z wykorzystaniem wideokonferencji do przeprowadzenia dowodu i jak powinny one być pokrywane?

Na zasadach przewidzianych w art. 22 rozporządzenia 2020/1783 sądy polskie żądają zwrotu kosztów tam określonych, zwracają się również o zaliczkę na koszty opinii biegłego. Pozostałe koszty związane z wykorzystaniem wideokonferencji ponosi strona polska.

10 Jakie są ewentualne wymogi dotyczące poinformowania osoby przesłuchiwanej bezpośrednio przez sąd wzywający, że występuje ona na zasadzie dobrowolności?

Sąd wzywający ma obowiązek poinformowania osoby, która ma zostać przesłuchana, że przesłuchanie może się odbyć jedynie na dobrowolnej podstawie, bez stosowania środków przymusu. W przypadku, gdy w bezpośrednim przeprowadzaniu dowodu bierze udział sąd polski, może on dążyć do zapewnienia, że przesłuchanie odbywa się na zasadzie dobrowolności (art. 19 ust. 2 i 4 rozporządzenia 2020/1783).

11 Jaką procedurę stosuje się w celu zweryfikowania tożsamości osoby, która ma zostać przesłuchana?

Sąd weryfikuje tożsamość osoby na podstawie okazanego przez nią dokumentu potwierdzającego tożsamość lub tożsamość i obywatelstwo. Są to: dowód osobisty lub paszport dla obywatela polskiego, dla cudzoziemca paszport, dokument  podróży lub inny ważny dokument potwierdzający jego tożsamość lub tożsamość i obywatelstwo. Przesłuchanie świadka rozpoczyna się też od zadania świadkowi pytań dotyczących jego osoby oraz stosunku do stron. Tożsame rygory stosuje się odpowiednio do osób uczestniczących w posiedzeniu przeprowadzanym przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jego przeprowadzenie za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość przebywających poza budynkiem sądu.

12 Jakie są obowiązujące wymogi dotyczące składania przysięgi lub przyrzeczenia i jakie informacje od sądu wzywającego są wymagane w przypadku złożenia przysięgi lub przyrzeczenia podczas bezpośredniego przeprowadzania dowodu zgodnie z art. 19–21 rozporządzenia w sprawie przeprowadzania dowodów?

W przypadku przesłuchania zgodnie z art. 19-21, gdy sąd wzywający informuje polski organ centralny o chęci przesłuchania świadka pod przysięgą, organ centralny może zażądać tekstu tej przysięgi. Jeśli przysięga stałaby w sprzeczności z podstawowymi zasadami prawa polskiego, organ centralny ma prawo nie wyrazić zgody na przesłuchanie bądź zażądać użycia tekstu przysięgi używanego w prawie polskim.

13 W jaki sposób zapewnia się w miejscu przeprowadzania wideokonferencji obecność osoby do kontaktów, do której sąd wzywający może się zwracać, oraz osoby, która jest dostępna w dniu przesłuchania i zajmuje się obsługą sprzętu do przeprowadzenia wideokonferencji oraz rozwiązuje ewentualne problemy techniczne?

Jeżeli wideokonferencja odbywa się w pomieszczeniach sądu polskiego, polskiego zakładu karnego lub polskiego aresztu śledczego, instytucje te zapewniają specjalistyczną obsługę wideokonferencji. Dane kontaktowe tej osoby przekazywane są sądowi wzywającemu w toku ustaleń technicznych poprzedzających wideokonferencję.

Przewodniczący może zarządzić, że osoba pozbawiona wolności będzie uczestniczyć w czynnościach procesowych wyłącznie w ramach posiedzenia zdalnego. W takim przypadku w miejscu przebywania tej osoby bierze udział w posiedzeniu zdalnym przedstawiciel administracji zakładu karnego lub aresztu śledczego, pełnomocnik, jeżeli został ustanowiony, oraz tłumacz, jeżeli został powołany. Przepis powyższy stosuje się odpowiednio do osób objętych postępowaniem terapeutycznym na podstawie odrębnych przepisów (art. 151 § 4 k.p.c.).

14 Czy od sądu wzywającego wymaga się przekazania jakichkolwiek dodatkowych informacji?

Co do zasady polskie prawo nie przewiduje takiego obowiązku. Jeżeli jednak wyniknie potrzeba przekazania informacji dodatkowych (np. w toku ustaleń technicznych z sądem polskim), informacje te muszą być sporządzone w języku polskim lub należy do nich załączyć tłumaczenie na język polski. Wideokonferencja (posiedzenie zdalne) jest dopuszczalna jeżeli nie stoi temu na przeszkodzie wzgląd na charakter czynności, które mają być dokonane na posiedzeniu, a przeprowadzenie posiedzenia zdalnego zagwarantuje pełną ochronę praw procesowych stron i prawidłowy tok postępowania. W takim przypadku na sali sądowej przebywają sąd i protokolant, a pozostałe osoby uczestniczące w posiedzeniu nie muszą przebywać w budynku sądu prowadzącego postępowanie.