Todisteiden vastaanottaminen videoneuvottelun avulla

1 Voidaanko todisteita vastaanottaa videoneuvottelun välityksellä joko niin, että pyynnön esittänyt tuomioistuin osallistuu videoneuvotteluun omassa jäsenvaltiossaan, tai niin, että pyynnön esittänyt tuomioistuin ottaa todisteet vastaan välittömästi? Jos voidaan, mitä kansallisia menettelyjä tai lainsäädäntöä tällöin sovelletaan?

Portugalin lainsäädännön mukaan pyynnön esittäneen tuomioistuimen tuomarin on otettava videoneuvottelutekniikan avulla kuultavien henkilöiden esittämät lausunnot välittömästi vastaan ilman, että pyynnön vastaanottaneen tuomioistuimen tuomari toimii asiassa. Tätä sääntöä sovelletaan jäsenvaltion sisäisissä menettelyissä, joissa henkilöä kuullaan videoneuvottelun välityksellä. Samaa käytäntöä sovelletaan valtioiden rajat ylittävissä tapauksissa, joissa pyynnön esittäneen jäsenvaltion tuomioistuin pyytää, että kuuleminen toteutetaan videoneuvottelutekniikan avulla 25. marraskuuta 2020 annetun asetuksen (EU) 2020/1783 19 artiklan mukaisesti.

Valtioiden rajat ylittävissä tapauksissa pyynnön esittäneen jäsenvaltion tuomioistuin voi vaihtoehtoisesti pyytää, että kuuleminen toteutetaan videoneuvottelun välityksellä kyseisen asetuksen 12–14 artiklan mukaisesti.

Todisteiden vastaanottamista videoneuvottelun välityksellä asiantuntijoilta, todistajilta ja asianosaisilta koskevat tärkeimmät kansalliset menettelysäännöt ovat seuraavat:

Asiantuntijat

Laitosten, laboratorioiden tai julkishallinnon yksiköiden asiantuntijoita kuullaan videoneuvottelun välityksellä heidän työpaikallaan (siviiliprosessilain (Código de Processo Civil) 486 §:n 2 momentti).

Todistajat

Todistajia, jotka asuvat sen tuomiopiirin ulkopuolella, jossa tuomioistuin tai sen osasto sijaitsee, voidaan kuulla reaaliaikaisesti ääni- ja kuvayhteyden muodostavien teknisten laitteiden avulla heidän asuinpaikkansa alueella toimivasta tuomioistuimesta, tuomioistuimen osastosta, tarkoitukseen hyväksytyistä kaupungin tai kunnan tiloista tai alueella sijaitsevasta muusta julkisesta rakennuksesta käsin (siviiliprosessilain 502 §).

Kuulemispäivänä todistajat todistavat henkilöllisyytensä sen tuomioistuimen, tuomioistuimen osaston tai julkisen tilan virkailijalle, jossa todistajanlausunto annetaan, ja sen jälkeen kuulemisen suorittavat asiaa käsittelevä tuomioistuin sekä asianosaisten asianajajat reaaliaikaisen ääni- ja kuvayhteyden muodostavan teknisen laitteen avulla; lausunnon antamispaikassa toimivan tuomarin toimia ei tarvita.

Sen estämättä, mitä kansainvälisissä sopimuksissa ja Euroopan unionin oikeudessa määrätään ja säädetään, ulkomailla asuvia todistajia kuullaan reaaliaikaisen ääni- ja kuvayhteyden muodostavan teknisen laitteen avulla, jos todistajan asuinpaikassa on käytettävissä tarvittavat tekniset laitteet.

Lissabonin ja Porton suurkaupunkialueiden tuomioistuimissa ja tuomioistuinten osastoissa käsiteltävissä asioissa kuulemista ei toteuteta reaaliaikaisen ääni- ja kuvayhteyden muodostavan teknisen laitteen avulla, jos kuultava todistaja asuu asianomaisella suurkaupunkialueella.

Jos henkilön, jonka on annettava todistajanlausunto, on kuitenkin mahdotonta tai erittäin vaikeaa saapua kuultavaksi, tuomari voi päättää asianosaisten suostumuksella, että selvennykset, joita tarvitaan asian ratkaisemiseksi asianmukaisesti, esitetään puhelimitse tai muulla tuomioistuimen ja todistajan välisellä suoralla viestintävälineellä, jos tutkittavat tai selvennettävät tosiseikat ovat luonteeltaan sellaisia, että tätä kuulemismenettelyä voidaan käyttää (siviiliprosessilain 520 §).

Asianosaiset

Siviiliprosessilain 502 §:ään sisältyviä sääntöjä, jotka koskevat todistajanlausunnon antamista videoneuvottelun välityksellä, sovelletaan asianosaisiin, jotka asuvat kyseisen tuomiopiirin ulkopuolella (itsehallintoalueiden tapauksessa kyseisen saaren ulkopuolella) (siviiliprosessilain 456 §).

2 Onko asetettu rajoituksia sille, ketä videoneuvottelun välityksellä voidaan kuulla? Voidaanko tällä tavoin kuulla esimerkiksi vain todistajia vai myös muita henkilöitä, kuten asiantuntijoita tai asianosaisia?

Erityisiä rajoituksia ei ole. Portugalin lainsäädännön mukaan todistajia, asianosaisia ja asiantuntijoita voidaan kuulla videoneuvottelun välityksellä, kuten edellä lainatuissa säännöksissä todetaan.

3 Onko videoneuvottelun välityksellä vastaanotettavien todisteiden tyypille asetettu rajoituksia?

Ks. edelliseen kysymykseen annettu vastaus.

4 Onko asetettu rajoituksia sille, missä paikassa henkilöä voidaan kuulla videoneuvottelun välityksellä? Onko kuulemisen pakko tapahtua tuomioistuimen tiloissa?

Pääsääntönä on, että henkilöä on kuultava videoneuvottelun välityksellä tuomioistuimen tiloissa. Julkishallinnon yksiköiden asiantuntijoita voidaan kuitenkin kuulla videoneuvottelun välityksellä heidän työpaikallaan. Poikkeustapauksissa eli siviiliprosessilain (Código de Processo Civil) 520 §:ssä (ks. vastaus kysymykseen 1) säädetyissä tilanteissa tuomioistuin voi kuulla videoneuvottelun välityksellä henkilöä, joka on muualla kuin tuomioistuimen tiloissa.

5 Onko videoneuvottelun välityksellä järjestetyn kuulemisen nauhoittaminen sallittua? Jos on, ovatko siihen tarvittavat laitteet käytettävissä?

Kyllä, videoneuvottelutekniikan avulla toteutettavat kuulemiset tallennetaan aina tuomioistuimen äänitysjärjestelmällä. Tämä perustuu Portugalin siviiliprosessilain 155 §:ään.

6 Millä kielellä kuuleminen on toteutettava, a) kun pyyntö esitetään todisteiden vastaanottamista koskevan asetuksen 12–14 artiklan nojalla, ja b) kun kyseessä on välitön todisteiden vastaanottaminen asetuksen 19–21 artiklan nojalla?

Kun Portugali on pyynnön vastaanottanut jäsenvaltio, kuulemisen kieli vaihtelee tilanteen mukaan seuraavasti:

a) Kun pyynnöt esitetään asetuksen (EU) N:o 2020/1783 12–14 artiklan mukaisesti, käytetään portugalin kieltä. Jos on kuultava ulkomaiden kansalaisia, nämä voivat käyttää toista kieltä, elleivät osaa portugalia. Tässä tapauksessa pyynnön esittäneen tuomioistuimen on ilmoitettava asiasta pyynnön vastaanottaneelle tuomioistuimelle, jotta viimeksi mainittu voi hankkia kuulemiseen tulkin.

b) Kun pyynnöt esitetään asetuksen (EU) N:o 2020/1783 19–21 artiklan mukaisesti, käytettävä kieli on kieli, josta säädetään sen jäsenvaltion kansallisessa lainsäädännössä, jossa pyynnön esittänyt tuomioistuin toimii. Jos kuultavat henkilöt eivät osaa kyseistä kieltä, pyynnön esittänyt tuomioistuin voi kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti hankkia kuulemiseen tulkin. Vaihtoehtoisesti pyynnön esittänyt tuomioistuin voi pyytää pyynnön vastaanottanutta Portugalin tuomioistuinta hankkimaan kuulemiseen tulkin.

Kaikissa edellä a ja b kohdassa mainituissa tapauksissa, joissa tulkkia on tarpeen pyytää osallistumaan kuulemiseen pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion tuomioistuimessa, pyynnön vastaanottanut tuomioistuin pyytää pyynnön esittänyttä tuomioistuinta korvaamaan tulkille maksetun palkkion (kuten asetuksen (EU) 2020/1783 22 artiklan 2 kohdassa säädetään).

7 Jos tarvitaan tulkkausta, kuka vastaa sen järjestämisestä, a) kun pyyntö esitetään todisteiden vastaanottamista koskevan asetuksen 12–14 artiklan nojalla, ja b) kun kyseessä on välitön todisteiden vastaanottaminen asetuksen 19–21 artiklan nojalla?

Nämä tiedot sisältyvät kysymykseen 6 annettuun vastaukseen.

8 Mitä menettelyjä sovelletaan kuulemisen järjestelyissä ja kuulemisajankohdan ja -paikan tiedoksi antamisessa kuultavalle henkilölle, a) kun pyyntö esitetään todisteiden vastaanottamista koskevan asetuksen 12–14 artiklan nojalla, ja b) kun kyseessä on välitön todisteiden vastaanottaminen asetuksen 19–21 artiklan nojalla? Paljonko aikaa kummassakin tapauksessa olisi jätettävä tiedoksiannon ja kuulemisajankohdan välille, jotta asianomainen saisi tiedon riittävän ajoissa?

Portugalin lainsäädännössä kuulemisprosessiin ja henkilön kuultavaksi kutsumiseen sovellettavasta menettelystä säädetään lähinnä Portugalin siviiliprosessilain (Código de Processo Civil) 7 §:n 3 momentissa, 172 §:n 5 ja 6 momentissa, 220 §:ssä, 247 §:n 2 momentissa, 251 §:n 1 momentissa sekä 417, 507, 508 ja 603 §:ssä.

Tuomioistuimen kirjaamon velvollisuutena on yleensä ilmoittaa todistajille, asiantuntijoille, asianosaisille ja heidän edustajilleen, milloin heidän on oltava läsnä tuomioistuinmenettelyssä tuomioistuimen määräyksen mukaisesti. Jos asianosainen vaatii todistajan kuulemista videoneuvottelun välityksellä, tuomioistuimen kirjaamo vastaa todistajan kutsumisesta kuultavaksi.

Tiedoksiannot, joilla kutsutaan todistajia, asiantuntijoita ja muita asiaan liittyviä henkilöitä (esim. tulkki tai tekninen neuvonantaja) kuultaviksi tuomioistuimeen, lähetetään kirjattuna kirjeenä. Tiedoksiannossa ilmoitetaan kuulemisen ajankohta, paikka ja tarkoitus. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen, vaikka vastaanottaja kieltäytyisi vastaanottamasta kirjettä. Postinjakaja kirjaa tällöin vastaanottajan kieltäytyneen vastaanottamisesta.

Tiedoksiannot, joilla asianosainen kutsutaan kuultavaksi tuomioistuinmenettelyyn tai antamaan todistajanlausunto, lähetetään kirjattuna kirjeenä ja osoitetaan kyseiselle asianosaiselle. Tiedoksiannossa mainitaan kuulemisen ajankohta, paikka ja tarkoitus. Jos asianosainen on nimennyt oikeudenkäyntiasianajajan (advogado) tai jos asianosaista edustavat samanaikaisesti oikeudenkäyntiasianajaja ja toimistoasianajaja (solicitador), tiedoksianto on osoitettava molemmille.

Tiedoksianto asianosaisten edustajille suoritetaan sähköisesti 26. elokuuta 2013 annetun ministeriön toimeenpanomääräyksen (portaria) nro 280/2013 25 §:n mukaisesti. Tietojärjestelmä todentaa tiedoksiannon ajankohdan.

Lainsäädännössä ei nimenomaisesti säädetä, miten paljon etukäteen kuuleminen on annettava tiedoksi. Edellä mainituissa tapauksissa tiedoksianto katsotaan suoritetuksi kolmantena päivänä sen kirjaamisesta tai siitä, kun se on suoritettu sähköisesti. Jos kolmas päivä ei ole arkipäivä, tiedoksianto katsotaan suoritetuksi ensimmäisenä sitä seuraavana arkipäivänä. Käytännön syistä kuulemisajankohtaan sovelletaan vähintään tätä tiedoksiannon määräaikaa, jotta voidaan katsoa, että tiedoksianto on suoritettu asianmukaisesti.

Kiireellisissä tapauksissa todistajia, asiantuntijoita, muita asiaan liittyviä henkilöitä, asianosaisia tai heidän edustajiaan voidaan kutsua kuultaviksi (tai kutsu voidaan peruuttaa) sähkeitse, puhelimitse tai muilla vastaavilla keinoilla. Yhteydenotto puhelimitse merkitään aina asiakirja-aineistoon, ja sitä seuraa kirjallinen vahvistus.

Jos henkilö, jonka olisi pitänyt olla läsnä tuomioistuimessa, ei saavu paikalle, henkilön on perusteltava poissaolonsa kuulemisessa tai viiden päivän kuluessa siitä (määräaika lasketaan kalenteripäivinä; jos viimeinen päivä ei ole arkipäivä, määräaikaa jatketaan seuraavaan arkipäivään).

Portugalin lainsäädännössä säädetään seuraamuksia kuulemistilaisuuteen saapumatta jättämisestä. Jos todistaja jättää saapumatta, kun tiedoksianto on suoritettu asianmukaisesti eikä todistaja ole perustellut poissaoloaan laissa säädettyyn määräaikaan mennessä, määrätään sakkoa. Tuomari voi myös määrätä, että todistaja tuodaan tuomioistuimeen. Näitä seuraamuksia ei sovelleta, jos oikeudenkäyntiä lykätään muista kuin todistajan saapumatta jättämiseen liittyvistä syistä. Jos asiantuntija tai muu asiaan liittyvä henkilö jättää saapumatta tuomioistuimeen, kun tiedoksianto on suoritettu asianmukaisesti eikä hän ole perustellut poissaoloaan laissa säädettyyn määräaikaan mennessä, määrätään sakkoa. Jos joku asianosaisista jättää saapumatta tuomioistuimeen, kun tiedoksianto on suoritettu asianmukaisesti eikä hän ole perustellut poissaoloaan laissa säädettyyn määräaikaan mennessä, määrätään niin ikään sakkoa. Tuomioistuin voi vapaasti tulkita asianosaisen saapumatta jättämistä todistelutarkoituksiin. Jos tuomioistuin katsoo, että todistustaakkaa on asianosaisen saapumatta jättämisen vuoksi mahdotonta täyttää, se voi kääntää todistustaakan.

9 Mitä kuluja videoneuvottelun käytöstä aiheutuu ja miten ne maksetaan?

Videoneuvottelun käytöstä ei peritä kuluja.

10 Mitä vaatimuksia on mahdollisesti asetettu sen varmistamiseksi, että henkilö, jota pyynnön esittänyt tuomioistuin välittömästi kuulee, on saanut tiedon siitä, että kuuleminen toteutetaan vapaaehtoiselta pohjalta?

Kun portugalilainen tuomioistuin on pyynnön esittävä osapuoli asetuksen (EU) N:o 2020/1783 19 artiklan mukaisesti, se kutsuu kuultavan henkilön saapumaan nimettyyn tuomioistuimeen pyynnön vastaanottaneessa jäsenvaltiossa. Kutsu esitetään postitse käyttäen tapauksen mukaan jotakin kysymykseen 8 annetussa vastauksessa mainittua menetelmää. Tästä postitiedoksiannon mahdollisuudesta säädetään 13. marraskuuta 2007 annetun asetuksen (EY) N:o 1393/2007 14 artiklassa. Kuultavalle henkilölle ilmoitetaan tiedoksiannossa, että kuuleminen toteutetaan vapaaehtoiselta pohjalta.

Kun portugalilainen tuomioistuin on pyynnön vastaanottanut osapuoli, pyynnön esittäneen tuomioistuimen velvollisuus on suorittaa tiedoksianto kuultaville henkilöille ja ilmoittaa heille, että kuuleminen toteutetaan vapaaehtoiselta pohjalta.

Jos pyynnön esittänyt ja vastaanottanut tuomioistuin sopivat niin keskenään, pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion tuomioistuin voi suorittaa tiedoksiannon kuultaville henkilöille ja ilmoittaa heille, että kuuleminen toteutetaan vapaaehtoiselta pohjalta. Näin voidaan toimia käytännössä riippumatta siitä, onko portugalilainen tuomioistuin pyynnön esittänyt vai vastaanottanut osapuoli.

11 Miten varmistetaan kuultavan henkilöllisyys?

Sovittuna kuulemisajankohtana tuomioistuimen virkailija tarkastaa, että kuultava henkilö on paikalla, ja ilmoittaa siitä kuulemisen toteuttavalle tuomarille tai pyynnön esittäneelle tuomioistuimelle, jos tämä toteuttaa kuulemisen välittömästi.

Jos kuulemisen toteuttaa portugalilainen tuomari, menettelyn alettua ja ennen kuin henkilö aloittaa varsinaisen todistajanlausunnon antamisen toteutetaan seuraavat toimet: i) todistajanlausunnon antava henkilö, todistaja tai asiantuntija vannoo valan tuomarin edessä ja ii) tuomari kysyy alustavia kysymyksiä varmistuakseen kuultavan henkilön henkilöllisyydestä.

Tuomarin tehtävänä on suorittaa alustava kuulustelu varmistuakseen kuultavan henkilöllisyydestä. Tämä voidaan tehdä kysymällä henkilön nimeä, ammattia, osoitetta, siviilisäätyä ja muita yksityiskohtia, joita tuomari pitää tarpeellisina henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Tuomari kysyy kuultavalta henkilöltä myös, onko hän jonkun asianosaisen sukulainen, ystävä tai vihamies ja onko hänellä suora tai välillinen intressi asiassa. Tämän tarkoituksena on arvioida todistajanlausunnon uskottavuutta.

Jos tuomari toteaa alustavan kuulustelun aikana, että henkilö ei voi toimia todistajana tai ei ole oikea henkilö, tuomari ei anna henkilön todistaa. Henkilö ei voi toimia todistajana, vaikka hänen psyykkinen terveydentilansa ei sitä estäisi, jos hän ei täytä todistamiselle asetettuja (fyysistä tai henkistä soveltuvuutta koskevia) edellytyksiä.

Alustavan kuulustelun avulla tuomari voi myös tarkistaa, onko kyseessä jokin seuraavassa esitettävistä tapauksista, joissa Portugalin siviiliprosessilain mukaan todistajat tai asianosaiset voivat kieltäytyä todistamasta.

Siviiliprosessilain 497 §:n mukaan todistamisesta voivat kieltäytyä (lukuun ottamatta menettelyjä, joiden tarkoituksena on lasten syntymän tai kuoleman todentaminen) seuraavat henkilöt:

1. ylenevää polvea olevat sukulaiset asioissa, jotka koskevat heidän jälkeläisiään, adoptiovanhemmat heidän adoptiolapsiaan koskevissa asioissa ja päinvastoin
2. appi tai anoppi heidän vävyään tai miniäänsä koskevassa asiassa ja päinvastoin
3. aviopuolisot tai entiset aviopuolisot asioissa, jotka koskevat heidän aviopuolisoaan tai entistä aviopuolisoaan
4. avopuoliso tai entinen avopuoliso, kun avopuoliso tai entinen avopuoliso on asianosainen.

Tuomarin velvollisuus on kertoa edellä mainituille henkilöille, että heillä on oikeus kieltäytyä todistamasta.

Henkilöt, joita sitoo ammatillinen vaitiolovelvollisuus, virkamiehen vaitiolovelvollisuus tai valtionsalaisuuksia koskeva vaitiolovelvollisuus, on vapautettava todistamisesta niiden seikkojen osalta, jotka kuuluvat tällaisen vaitiolovelvollisuuden piiriin. Näissä tapauksissa tuomari varmistaa, että vapautus on perusteltu, ja jos tuomari pitää sitä tarpeellisena, vapauttaa heidät vaitiolovelvollisuudestaan.

Asianosaiset voivat antaa todistajanlausunnon vain henkilökohtaisista seikoista. Siviilikanteessa asianosaisen todistajanlausunto ei voi koskea kriminalisoituja tai lainvastaisia tekoja, joiden osalta asianosainen on vastaajana rikosasiassa.

12 Mitä valan vannomiseen liittyviä vaatimuksia sovelletaan ja mitä tietoja pyynnön esittäneeltä tuomioistuimelta tarvitaan, kun valaa edellytetään todisteiden vastaanottamista koskevan asetuksen 19–21 artiklan mukaisessa todisteiden välittömässä vastaanottamisessa?

Portugalin lainsäädännön mukaan toimitaan seuraavasti:

• Ennen todistajanlausunnon antamista tuomari muistuttaa kuultavaa henkilöä vannottavan valan moraalisesta merkityksestä, velvollisuudesta pitäytyä totuudessa ja seuraamuksista, joita virheellisten tietojen antamisesta määrätään.
• Sen jälkeen tuomari pyytää todistajaa vannomaan seuraavan valan: ”Juro pela minha honra que hei-de dizer toda a verdade e só a verdade” (Vannon kunniani kautta, että kerron totuuden siitä mitään salaamatta tai siihen mitään lisäämättä taikka sitä muuttamatta).
• Valan vannomisesta kieltäytyminen merkitsee käytännössä kieltäytymistä todistajanlausunnon antamisesta. Tuomari voi tällöin määrätä rangaistuksen oikeuden halventamisesta, ellei kieltäytyminen ole perusteltua.

Jos toisen jäsenvaltion tuomioistuin vastaanottaa välittömästi todisteita Portugalista videoneuvottelun välityksellä asetuksen (EU) N:o 2020/1783 19–21 artiklan mukaisesti, pyynnön esittäneen jäsenvaltion tuomioistuimen on ilmoitettava (pyynnön vastaanottaneelle) portugalilaiselle tuomioistuimelle todistajanlausunnon antavasta henkilöstä seuraavat henkilötiedot: nimi, ammatti, osoite, siviilisääty ja muut tiedot, joita se pitää tarpeellisina henkilöllisyyden varmistamiseksi. Samoin on ilmoitettava ominaisuus, jossa henkilöä kuullaan (esim. asianosainen, todistaja, asiantuntija, tekninen neuvonantaja), henkilön käyttämä kieli ja tulkkauspalvelujen tarve tuomioistuimessa.

Nämä tiedot ovat tarpeen, jotta pyynnön vastaanottanut portugalilainen tuomioistuin voi hankkia tulkin ja varmistua siitä, että kuultava henkilö on paikalla videoneuvottelulle sovittuna ajankohtana.

Portugalilainen tuomari ei kuitenkaan varsinaisesti osallistu menettelyyn, joten vala on vannottava videoneuvottelun välityksellä pyynnön esittäneen jäsenvaltion tuomioistuimen tuomarille. Sama pätee mahdolliseen alustavaan kuulemiseen ja seikkoihin, jotka liittyvät todistajien kelpoisuuteen, todistamisesta kieltäytymiseen tai todistamisesta vapauttamiseen. Nämä seikat ratkaisee pyynnön esittäneen tuomioistuimen tuomari pyynnön esittäneen jäsenvaltion siviiliprosessilainsäädännön mukaisesti, kuten asetuksen (EU) N:o 2020/1783 19 artiklan 8 kohdassa säädetään.

13 Miten varmistetaan, että videoneuvottelupaikalla on yhteyshenkilö, johon pyynnön esittänyt tuomioistuin voi ottaa yhteyttä, ja että kuulemispäivänä paikalla on henkilö, jonka tehtävänä on käyttää videoneuvottelulaitteita ja selvittää mahdolliset tekniset ongelmat?

Pyynnön esittänyt ja vastaanottanut tuomioistuin (sen jälkeen, kun keskusviranomainen on nimennyt jälkimmäisen) ottavat suoraan yhteyttä toisiinsa ja sopivat videoneuvottelun ajankohdasta. Niiden olisi myös sovittava ajankohta, jolloin videoneuvottelua testataan etukäteen.

Käytännön syistä yhteyttä on suositeltavaa testata ennen asian tiedoksiantoa todistajalle. Testausajankohta olisi varattava riittävän varhain, jotta tiedoksianto todistajalle voidaan suorittaa ajallaan.

Videoneuvottelun testausajankohtana ja varsinaisen kuulemisen toteuttamisajankohtana kummassakin tuomioistuimessa tulisi olla paikalla IT-teknikko, tietoliikenneteknikko tai tuomioistuimen virkailija, jolla on riittävä tietotaito.

Portugalin oikeuslaitoksen varainhoito- ja infrastruktuurivirastossa (Instituto de Gestão Financeira e Estruturas da Justiça, IGFEJ) on erillinen yksikkö, joka vastaa tuomioistuimissa toteutettavista videoneuvotteluista.

Organisatorisista syistä IGFEJ:lle olisi mahdollisuuksien mukaan ilmoitettava testaus- ja kuulemisajankohdasta kolme päivää etukäteen, jotta IGFEJ voi tarkistaa, että tarvittavat tekniset edellytykset videoneuvottelulle ovat olemassa. Näin se voi ratkaista mahdolliset viestintäongelmat välittömästi ja seurata videoneuvottelun testausta.

Portugalilaisen tuomioistuimen pyynnöstä toisessa jäsenvaltiossa toteutettavan videoneuvottelun ajankohdasta sopiminen

Pyynnön esittäneen portugalilaisen tuomioistuimen on ensin pyydettävä IGFEJ:tä luomaan tarvittavat tekniset edellytykset videoneuvottelulle, ratkaisemaan mahdolliset viestintäongelmat ja seuraamaan videoneuvottelun testausta.

Jotta mahdolliset tekniset ongelmat voidaan ratkaista, portugalilainen tuomioistuin pyytää pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion tuomioistuinta nimeämään videoneuvottelupalveluista vastaavan henkilön. Kyseinen henkilö seuraa testiä ja antaa tarvittavaa teknistä apua yhteistyössä portugalilaisten teknikkojen kanssa.

Kun portugalilaiset tuomioistuimet ovat pyynnön esittäneenä osapuolena, ne pyytävät usein apua siviili- ja kauppaoikeuden alan Euroopan oikeudellisen verkoston Portugalin yhteysviranomaiselta. Yhteysviranomainen ottaa tämän perusteella yhteyttä pyynnön esittäneisiin tuomioistuimiin ja sopii testauksen ja videoneuvottelun ajankohdan. Jos yhteysviranomaiselle ilmoitetaan teknisistä ongelmista, viranomainen ottaa suoraan yhteyttä videoneuvottelusta kummassakin jäsenvaltiossa vastaaviin yksiköihin, pyytää tarvittavia yhteyksiä, tietoja tai teknisiä muutoksia sekä tiedottaa asiasta asianomaisille tuomioistuimille. Näin voidaan myös auttaa mahdollisissa kieliongelmissa, jotta kuuleminen onnistuu hyvin videoneuvottelun avulla.

Portugalilaisessa tuomioistuimessa toisen jäsenvaltion pyynnöstä toteutettavan videoneuvottelun ajankohdasta sopiminen

Portugalissa oikeushallintovirasto (Direcção-Geral da Administração da Justiça, DGAJ) on keskuselin, joka vastaa toisen jäsenvaltion esittämien pyyntöjen vastaanottamisesta ja täyttämisestä asetuksen (EU) N:o 2020/1783 19 artiklan mukaisesti. Kun pyyntö on täytetty, DGAJ ilmoittaa pyynnön esittäneen jäsenvaltion tuomioistuimelle (pyynnön vastaanottaneen) portugalilaisen tuomioistuimen, jossa videoneuvottelu toteutetaan. Tämän jälkeen pyynnön esittäneen ja vastaanottaneen tuomioistuimen on sovittava suoraan keskenään videoneuvottelun testauksen ja varsinaisen videoneuvottelun välityksellä tapahtuvan kuulemisen ajankohdasta.

DGAJ avustaa pyynnön esittäneen ja vastaanottaneen tuomioistuimen välisessä suorassa yhteydenpidossa ja yhteyksissä IGFEJ:n videoneuvotteluyksikköön, jotta mahdolliset tekniset ongelmat voidaan ratkaista. Myös siviili- ja kauppaoikeuden alan Euroopan oikeudellisen verkoston yhteysviranomainen Portugalissa voi pyydettäessä auttaa yhteydenpidossa.

Tuomioistuimet sopivat keskenään videoneuvottelutilan varaamisesta ja nimeävät henkilöt, jotka vastaavat teknisistä yhteyksistä ja seuraavat videoneuvottelua pyynnön esittäneessä ja vastaanottaneessa tuomioistuimessa. Portugalissa tähän tehtävään valitaan yleensä tuomioistuimen virkailija, jolla on riittävä tietotaito. On suositeltavaa, että hänen lisäkseen paikalla on portugalilaisen tuomioistuimen IT-teknikko.

Kun videoneuvottelu toteutetaan IP-protokollaa käyttäen, se on ehdottomasti tehtävä Portugalista käsin. Tätä varten portugalilainen tuomioistuin pyytää etukäteen IGFEJ:tä avaamaan ulkoisen yhteyden.

Jos videoneuvotteluissa käytetään puhelinyhteyttä (ISDN), yhteys portugalilaisiin tuomioistuimiin voidaan luoda muiden jäsenvaltioiden tuomioistuimista käsin.

Jos ilmenee teknisiä ongelmia, portugalilaisen tuomioistuimen IT-teknikko tai IGFEJ:n teknikko voi antaa tarvittavaa apua.

14 Mitä mahdollisia lisätietoja pyynnön esittävältä tuomioistuimelta tarvitaan?

Videoneuvottelupyynnön esittävän tuomioistuimen olisi ilmoitettava L-lomakkeen 12 kohdassa, että se haluaa ottaa vastaan todisteet käyttämällä N-lomakkeessa vahvistettua viestintätekniikkaa. Molemmat lomakkeet on liitetty asetukseen (EU) 2020/1783. N-lomakkeessa taas on esitettävä seuraavat tiedot:

1. Pyynnön esittäneen tuomioistuimen käyttämiä videoneuvottelulaitteita koskevat tekniset tiedot:

• käytetty viestintäprotokolla (esim. H.323 ja H.320)
• videoprotokollat (esim. H.261, H.263 ja H.264)
• audioprotokollat (esim. G.711a, G.711u, G.722 ja G.729)
• tarvittaessa sisällön jakamisprotokolla (esim. H.239 tai BFCP (SIP))
• suojaus: H.235 ja asianomainen tuettu salaus
• tuettu enimmäiskaistanleveys
• itsenäinen palvelin, mikrotietokoneyksikkö tai yhdyskäytävä
• mikrotietokoneyksikön tai yhdyskäytävän tapauksessa se, onko siinä interaktiivinen äänentunnistus (IVR).

2. Tuomioistuimen ISDN- ja/tai julkiset IP-yhteystiedot.

Videoneuvottelujen tekniset tiedot ovat seuraavat:

käytetty viestintäprotokolla: H.323

suojaus: H.235 AES

tuettu enimmäiskaistanleveys: 256 kbps.

3. Pyyntö ajankohdan sopimisesta videoneuvottelun testaamiseksi ennen todistajanlausunnon antamista.

4. Videoneuvottelussa avustavan henkilön (mieluiten tuomioistuimen virkailija yhdessä tuomioistuimen tukihenkilöstöön kuuluvan IT- tai tietoliikenneteknikon kanssa) nimi ja suorat yhteystiedot (puhelin, faksi ja sähköposti).

5. Verkon konfiguraatiosta ja palomuurista johtuvien yhteysongelmien ratkaisemiseksi tuomioistuimiin on asennettu laitteet, joilla on mahdollista luoda videoneuvotteluyhteys IP- tai ISDN-yhteyden sijaan erilaisia verkkoalustoja käyttäen. Tällaisia ovat esimerkiksi Webex, Zoom, Teams ja Skype.

Tällöin videoneuvotteluun osallistuvien tuomioistuinten on sovittava käytettävästä verkkoalustasta etukäteen ja tuomioistuimen virkailijan on pyydettävä Portugalissa paikallista IT-teknikkoa asentamaan tarvittava sovellus valmiiksi videoneuvottelulaitteisiin.

Joka tapauksessa yhteyden testaamista etukäteen on pyydettävä aina mahdollisten teknisten toimenpiteiden tarpeen selvittämiseksi.

 

Linkkejä

Siviiliprosessilaki

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2020/1783, annettu 25 päivänä marraskuuta 2020

 

Huom.

Näillä tietosivuilla esitetyt tiedot eivät sido siviili- ja kauppaoikeuden alan Euroopan oikeudellisen verkoston yhteyspisteitä, tuomioistuimia tai muita viranomaisyksiköitä. Näistä tiedoista huolimatta on syytä perehtyä voimassa olevaan lainsäädäntöön. Tietoja päivitetään säännöllisesti muun muassa oikeuskäytännön kehittymisen myötä.