Obtention de preuves par vidéoconférence

1 Est-il possible de procéder à un acte d’instruction par vidéoconférence soit avec la participation d’une juridiction de l’État membre requérant, soit directement par une juridiction de cet État membre? Dans l’affirmative, quelles sont les procédures et législations nationales applicables?

En Pologne, il est possible de procéder à une mesure d’instruction par vidéoconférence, tant sur la base des articles 12 à 14 qu’en vertu des articles 19 à 21 du règlement (CE) nº 2020/1783 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2020 relatif à la coopération entre les juridictions des États membres dans le domaine de l’obtention des preuves en matière civile ou commerciale (obtention des preuves) (refonte). Le recours à la vidéoconférence est régi par le code de procédure civile (Kodeks Postępowania Cywilnego; ci-après: le «code de procédure civile») notamment dans ses articles 151, paragraphe 2, et 235, paragraphe 2, et par le règlement du ministre de la justice du 24 février 2010 relatif à l’équipement et aux moyens techniques permettant de procéder à distance à des mesures d’instruction en matière civile (rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 lutego 2010 r. w sprawie urządzeń i środków technicznych umożliwiających przeprowadzenie dowodu na odległość w postępowaniu cywilnym).

Des règles spéciales pour la tenue d’audiences à distance, y compris en ce qui concerne l’exécution d’une mesure d’instruction par vidéoconférence, sont prévues à l’article 15zzs, paragraphe 1, de la loi du 2 mars 2020 relative au régime spécial concernant la prévention et la lutte contre la COVID-19, les autres maladies infectieuses et les situations d’urgence causées par celles-ci (ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Ces règles demeurent en vigueur pendant la période d'épidémie ou de risque épidémique déclaré en raison de la COVID-19 et pendant un an à compter de la levée du dernier de ces deux éléments. Étant donné qu’un risque épidémique est toujours présent sur le territoire de la République de Pologne jusqu’au 31 mars 2023, et qu’une nouvelle prolongation est possible, il est envisagé que ces règles spéciales restent en vigueur au moins jusqu’au 31 mars 2024.

Pendant la période visée au paragraphe précédent, la tenue d’audiences publiques par vidéoconférence est une règle à laquelle il ne peut être dérogé que si l’examen de l’affaire lors d’un procès ou d’une audience publique est nécessaire et que leur tenue dans le bâtiment de la juridiction n’entraîne pas de risque excessif pour la santé des personnes qui y participent.

2 Existe-t-il des restrictions quant aux catégories de personnes pouvant faire l’objet d’une audition par vidéoconférence – par exemple, cette procédure est-elle réservée aux seuls témoins, ou d’autres personnes, telles que des experts ou des parties, peuvent-elles également être ainsi entendues?

Le droit polonais ne prévoit pas de restriction de ce type. Experts, parties et témoins peuvent tous être auditionnés par vidéoconférence.

3 Quelles restrictions existe-t-il, le cas échéant, quant aux catégories de preuves pouvant être obtenues par vidéoconférence?

Le droit polonais ne prévoit aucune restriction concernant les catégories de preuves pouvant être administrées par vidéoconférence: il exige seulement que la nature de la preuve ne s’y oppose pas (article 235, paragraphe 2, du code de procédure civile). En pratique, l’administration de certaines preuves par vidéoconférence (par exemple, les preuves obtenues par inspection visuelle) peut s’avérer impossible ou très difficile. L’appréciation finale revient au tribunal.

4 Existe-t-il des restrictions quant au lieu où la personne à entendre doit se trouver pour procéder à son audition par vidéoconférence – doit-il nécessairement s’agir d’un tribunal?

Si l’audition a lieu par vidéoconférence, la personne auditionnée et les autres participants à la procédure qui ne se trouvent pas dans la salle d’audience doivent se trouver dans le bâtiment d’un autre tribunal ou, s’ils sont privés de liberté, dans un établissement pénitentiaire ou une maison d’arrêt. Dans le cas d’une personne privée de liberté, un représentant de l’administration de l’établissement pénitentiaire ou de la maison d’arrêt, le représentant de la personne, s’il a été nommé, et l’interprète, s’il a été désigné, participent alors également aux activités procédurales.

Exceptionnellement, pendant la période d'épidémie ou de risque épidémique en lien avec la COVID-19 et pendant un an à compter de la levée du dernier de ces deux éléments (voir point 1 ci-dessus), il n’est pas nécessaire que les participants à la vidéoconférence se trouvent dans le bâtiment de la juridiction. Il suffit que le participant dispose de l’équipement technique nécessaire pour participer à l’audience à distance en dehors du bâtiment de la juridiction. Si ce n’est pas le cas, le participant doit, au moins cinq jours avant la date prévue de l’audience, demander de pouvoir participer à l’audience à distance dans le bâtiment de la juridiction. La juridiction interdit l’enregistrement audio si l’audience ou une partie de celle-ci se déroule à huis clos ou si cet enregistrement fait obstacle à la régularité de la procédure (article 9, paragraphe 1, du code de procédure civile).

5 L’enregistrement des auditions par vidéoconférence est-il autorisé et, dans l’affirmative, les moyens de procéder à cet enregistrement sont-ils disponibles?

En règle générale, le procès-verbal de l’audience est établi au moyen d’un appareil d’enregistrement du son ou de l’image et du son. Dans ce cas, l’audition par vidéoconférence est également enregistrée d’office par la juridiction. Toutefois, lorsque le procès-verbal de l’audience est établi uniquement par écrit (par exemple, en l’absence de moyens appropriés dans la salle d’audience), les débats, y compris ceux qui se déroulent par vidéoconférence, ne sont pas enregistrés et le contenu du procès-verbal est le reflet des débats. Dans ce cas, il est toutefois possible pour une partie d’enregistrer le déroulement de l’audience au moyen d’un dispositif d’enregistrement audio (par exemple, un téléphone portable doté d’une fonction dictaphone). L’accord de la juridiction n’est pas nécessaire; la partie est seulement tenue d’informer la juridiction de son intention d’enregistrer le son.

6 Dans quelle langue l’audition doit-elle être menée: a) lorsqu’elle est exécutée en application d’une demande présentée en vertu des articles 12 à 14 du règlement sur l’obtention des preuves; et b) en cas d’exécution directe d’un acte d’instruction en vertu des articles 19 à 21 du règlement sur l’obtention des preuves?

a) Dans le cas d’une audition exécutée en application des articles 12 à 14, l’audition est en principe menée en polonais. Le droit polonais ne prévoit pas la possibilité de tenir une audition devant une juridiction polonaise dans une langue autre que le polonais.

b) En cas d’exécution d’une mesure d’instruction sur le fondement des articles 19 à 21, la juridiction requérante détermine la langue dans laquelle l’audition doit se dérouler. Toutefois, l’organisme central polonais, en vertu de l’article 19, paragraphe 4, du règlement 2020/1784, peut imposer que l’audience se déroule en polonais ou qu’une traduction en polonais soit fournie. Cela s’applique en particulier à la situation visée à l’article 19, paragraphe 4, deuxième alinéa du règlement, c’est-à-dire lorsqu’une juridiction polonaise participe à l’exécution directe d’une mesure d’instruction.

7 Si la présence d’interprètes est nécessaire, qui est chargé de les fournir et où leur présence est-elle requise: a) lorsque l’audition est exécutée en application d’une demande présentée en vertu des articles 12 à 14 du règlement sur l’obtention des preuves; et b) en cas d’exécution directe d’un acte d’instruction en vertu des articles 19 à 21 du règlement sur l’obtention des preuves?

Dans le cas d’une audition réalisée en vertu des articles 12 à 14, un service d’interprétation est en principe fourni par la juridiction polonaise, en tant que juridiction requise. Les règles ne précisent pas à quel endroit doit se trouver l’interprète, à l’exception du cas où la personne qui a besoin d’un interprète est privée de liberté (voir le point 4 ci-dessus).

Dans le cas de l’exécution directe d’une mesure d’instruction en vertu des articles 19 à 21, le service d’interprétation est fourni par la juridiction requérante. Il appartient également à la juridiction requérante de décider à quel endroit devra se trouver l’interprète pendant l’audition. En vertu de l’article 19, paragraphe 4, du règlement 2020/1784, l’organisme central polonais peut imposer comme une condition que l’interprète se trouve à un endroit précis.

8 Quelle est la procédure à suivre pour l’organisation de l’audition ainsi que pour la notification de la date et du lieu de l’audition à la personne à entendre: a) lorsque l’audition est exécutée en application d’une demande présentée en vertu des articles 12 à 14 du règlement sur l’obtention des preuves; et b) en cas d’exécution directe d’un acte d’instruction en vertu des articles 19 à 21 du règlement sur l’obtention des preuves? Dans les deux cas, au moment de fixer la date de l’audition, quel délai faut-il prévoir pour que la personne à entendre puisse être informée suffisamment à l’avance?

a) Dans le cas d’une audition réalisée en vertu des articles 12 à 14, la juridiction polonaise, en tant que juridiction requise, notifie à la personne à entendre la date et le lieu de son audition par voie d'assignation conformément aux dispositions du code de procédure civile (en particulier ses articles 131 à 138), en pratique le plus souvent par courrier recommandé. La notification doit avoir lieu au plus tard sept jours avant la date prévue de l’audience. Exceptionnellement, ce délai peut être réduit à trois jours (article 149 du code de procédure civile). En pratique, cela signifie que la date de l’audition doit être fixée environ un mois à l’avance. La juridiction peut également notifier la personne d’une autre manière, qu’elle juge la plus opportune (par exemple, par téléphone ou par courrier électronique), si elle l’estime nécessaire pour accélérer l’examen de l’affaire. Pour qu’une citation soit considérée comme effective, il doit être incontestable qu’elle est parvenue au destinataire (article 149, paragraphe 1, du code de procédure civile). Si cette condition est remplie, la date de l’audition peut être fixée avec un préavis beaucoup plus court, voire de quelques jours.

b) En cas d’exécution directe d’une mesure d’instruction en vertu des articles 19 à 21, l’obligation de notifier la date et le lieu de l’audition incombe à la juridiction requérante, qui applique son propre droit à cet égard. Dans le cas où l’organisation de l’audition nécessite la coopération d’une juridiction polonaise (par exemple, pour assurer la participation de la juridiction à l’audition ou au moins pour fournir la salle et les installations nécessaires à la vidéoconférence), la juridiction requérante, en fixant la date de l’audition, doit tenir compte de la disponibilité des ressources en matériel et en personnel du côté polonais. Cette disponibilité varie considérablement et doit être déterminée au cas par cas.

9 Quels sont les frais liés à l’utilisation de la vidéoconférence, et quelles en sont les modalités de paiement?

En vertu des règles prévues à l’article 22 du règlement nº 2020/1784, les juridictions polonaises réclament le remboursement des frais qui y sont mentionnés ainsi qu’une avance pour les frais d’expertise. Les autres frais liés à l’utilisation de la vidéoconférence sont à la charge de la partie polonaise.

10 Le cas échéant, quelles conditions doivent être remplies pour garantir que la personne directement entendue par la juridiction requérante a été informée du fait que l’audition est organisée sur une base volontaire?

La juridiction requérante est tenue d’informer la personne à entendre que l’audition ne peut avoir lieu que sur une base volontaire, sans recours à des mesures coercitives. Dans le cas où une juridiction polonaise participe à l’exécution directe d’une mesure d’instruction, elle peut veiller à ce que l’audition se déroule sur une base volontaire (article 19, paragraphes 2 et 4, du règlement 2020/1784).

11 Quelle est la procédure qui permet de vérifier l’identité de la personne à entendre?

La juridiction vérifie l’identité de la personne en demandant que lui soit présenté un document confirmant l’identité ou l’identité et la nationalité. Il s’agit: pour un ressortissant polonais, de la carte d’identité ou du passeport; et pour un ressortissant étranger, d’un passeport, d’un document de voyage ou de tout autre document valide confirmant son identité ou son identité et sa nationalité. L’audition d’un témoin débute par des questions concernant sa personne et ses liens avec les parties.

12 Quelles sont les conditions applicables à la prestation de serment, et quelles informations la juridiction requérante doit-elle fournir lorsqu’une prestation de serment est requise dans le cadre de l’exécution directe d’un acte d’instruction en vertu des articles 19 à 21 du règlement sur l’obtention des preuves?

Aux fins d’une audition à réaliser sur la base des articles 19 à 21, lorsque la juridiction requérante informe l’autorité centrale polonaise de sa volonté d’entendre un témoin sous serment, l’autorité centrale peut exiger le texte du serment. Si ce texte se trouve en contradiction avec des principes fondamentaux du droit polonais, l’autorité centrale a le droit de ne pas accepter l’audition ou d’exiger que le serment presté soit celui utilisé en droit polonais.

13 Quelles sont les mesures prévues pour garantir qu’une personne de contact, avec laquelle la juridiction requérante pourra communiquer, est présente sur les lieux où doit se dérouler l’audition par vidéoconférence, et qu’une personne sera disponible le jour de l’audition pour faire fonctionner le matériel de vidéoconférence et résoudre les éventuels problèmes techniques?

Si la vidéoconférence a lieu dans les locaux de la juridiction polonaise, dans un établissement pénitentiaire polonais ou dans une maison d’arrêt polonaise, ces institutions prévoient un service technique en matière de vidéoconférence. Les coordonnées de cette personne sont communiquées à la juridiction requérante lors de la prise de dispositions techniques précédant la vidéoconférence.

14 Le cas échéant, quels renseignements supplémentaires la juridiction requérante doit-elle fournir?

Le droit polonais ne prévoit pas d’obligation de ce type. Si toutefois il se révèle nécessaire de fournir des renseignements supplémentaires (par exemple, dans le cadre des dispositions techniques prises avec la juridiction polonaise), ceux-ci doivent être communiqués en polonais, ou être accompagnés d’une traduction en polonais.