Assumere prove mediante videoconferenza

Polonia
Contenuto fornito da
European Judicial Network
Rete giudiziaria europea (in materia civile e commerciale)

1 È possibile assumere prove tramite videoconferenza con la partecipazione di un'autorità giudiziaria dello Stato membro richiedente, o direttamente da parte di un'autorità giudiziaria dello Stato membro richiedente? In caso affermativo, quali sono le procedure o leggi nazionali applicabili?

In Polonia, le prove possono essere acquisite tramite videoconferenza, ai sensi degli articoli da 12 a 14 e degli articoli da 19 a 21 del regolamento (CE) n. 2020/1783 del 25 novembre 2020, relativo alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell'assunzione delle prove in materia civile o commerciale (assunzione delle prove) (rifusione). La videoconferenza è disciplinata dal codice di procedura civile (di seguito: CPC), in particolare dagli articoli 151, secondo comma, e 235, secondo comma, del CPC e dal regolamento del ministro della Giustizia del 24 febbraio 2010 relativo alle attrezzature e risorse tecniche che consentono l'assunzione delle prove a distanza nell'ambito di procedimenti civili.

Norme specifiche per lo svolgimento di riunioni a distanza, compresa l'assunzione di prove in videoconferenza, sono previste dall'articolo 15zzs, comma 1, della legge del 2 marzo 2020 sulle disposizioni speciali per la prevenzione e la lotta alla COVID-19, altre malattie trasmissibili e situazioni di crisi correlate. Tali disposizioni si applicano per la durata dello stato di minaccia epidemica o dello stato di epidemia dichiarato a causa della COVID-19 ed entro un anno dalla revoca dell'ultimo. Poiché lo stato di minaccia di epidemia è attualmente ancora in vigore sul territorio della Repubblica di Polonia fino al 31 marzo 2023 ed è possibile estenderlo ulteriormente, si prevede che queste norme speciali si applichino almeno fino al 31 marzo 2024.

Durante il periodo di cui al paragrafo precedente, lo svolgimento di audizioni pubbliche del tribunale in videoconferenza è una norma a cui si può derogare solo se è necessario ascoltare il caso di persona o in un'audizione pubblica e se lo svolgimento delle audizioni nell'edificio del tribunale non mette indebitamente a rischio la salute delle persone che vi assistono.

2 Vi sono restrizioni relative alla categoria di persone che possono essere sentite in videoconferenza? Ad esempio, possono essere interrogati solo testimoni o anche altre persone, quali esperti o parti in causa?

La legge polacca non impone alcuna limitazione di questo genere: periti, parti e testimoni possono essere esaminati tramite videoconferenza.

3 Quali sono le eventuali restrizioni sul tipo di prove che possono essere acquisite tramite videoconferenza?

La legge polacca non prevede norme specifiche sui limiti del tipo di prova che può essere assunta in videoconferenza, ma si limita a richiedere che la natura della prova non ne impedisca l'assunzione (articolo 235, secondo comma, CPC). In effetti, nella pratica, l'assunzione di alcune prove in videoconferenza (ad esempio, le prove di ispezione visiva) può rivelarsi impossibile o significativamente difficile. La valutazione finale è lasciata al tribunale.

4 Esistono restrizioni circa il luogo in cui la persona dev'essere sentita in videoconferenza? Deve trattarsi di un tribunale?

Se l'audizione si svolge in videoconferenza, la persona interrogata e le altre parti del procedimento che non si trovano in aula devono essere presenti nei locali di un altro tribunale o, se sono privati della libertà, in un carcere o in una struttura di custodia cautelare. Nel caso di una persona privata della libertà, devono partecipare al procedimento anche un rappresentante dell'amministrazione del carcere o della struttura di custodia cautelare, l'eventuale rappresentante della persona e un eventuale interprete.

Eccezionalmente, durante lo stato di minaccia epidemica da COVID-19 o lo stato di epidemia ed entro un anno dalla revoca dell'ultimo (si veda il punto 1), i partecipanti alla videoconferenza non sono tenuti a trovarsi in un edificio del tribunale. È sufficiente che il partecipante all'incontro disponga delle strutture tecniche per partecipare all'incontro a distanza al di fuori dell'edificio del tribunale. In caso contrario, il partecipante deve presentare, almeno 5 giorni prima della data prevista per la riunione, una richiesta per partecipare a una riunione a distanza nell'edificio del tribunale. Il tribunale vieta la registrazione del suono se la seduta o parte di essa si svolge a porte chiuse o se viene contestata per motivi di diritto a un processo giusto (articolo 9, comma 1, del codice di procedura civile).

5 È consentito registrare le audizioni mediante videoconferenza? In caso affermativo, è disponibile l'apposita apparecchiatura?

Di norma, il verbale di una riunione viene redatto utilizzando un apparecchio di registrazione del suono o delle immagini e del suono. In questo caso, anche l'audizione in videoconferenza viene registrata d'ufficio dal tribunale. Tuttavia, quando il verbale di una riunione viene redatto solo per iscritto (ad esempio, in mancanza di strutture adeguate nell'aula del tribunale), lo svolgimento della seduta, compresa quella in videoconferenza, non viene registrato e lo svolgimento viene riportato nel verbale. In questo caso, tuttavia, è possibile per una parte registrare lo svolgimento della riunione utilizzando un dispositivo di registrazione del suono (ad esempio un telefono cellulare con funzione di dittafono). Non è necessario il consenso del tribunale, la parte è solo tenuta a informare il tribunale della sua intenzione di registrare il suono.

6 In quale lingua dovrebbe essere effettuata l'audizione: a) in caso di richieste presentate ai sensi degli articoli da 12 a 14 del regolamento sull'assunzione delle prove; e b) in caso di assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove?

(a) Nel caso di un colloquio personale ai sensi degli articoli 12 e 14, la regola è che il colloquio si svolga in polacco. La legge polacca non prevede la possibilità di condurre le audizioni davanti a un tribunale polacco in una lingua diversa dal polacco.

(b) In caso di assunzione diretta delle prove ai sensi degli articoli 19 e 21, l'autorità giudiziaria richiedente determina la lingua in cui si svolge l'audizione. Tuttavia, ai sensi dell'articolo 19, paragrafo 4, del regolamento n. 2020/1784, l'organo centrale polacco può imporre che l'audizione si svolga in polacco o che sia fornita una traduzione in polacco. Ciò si applica in particolare alla situazione di cui all'articolo 19, paragrafo 4, punto 2, del regolamento, ossia quando un tribunale polacco è coinvolto nell'assunzione diretta delle prove.

7 A chi spetta la responsabilità di procurare gli interpreti, in caso di necessità e in quale luogo devono operare gli interpreti a) in caso di richieste presentate ai sensi degli articoli da 12 a 14 del regolamento sull'assunzione delle prove; e b) in caso di assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove?

Nel caso di un'audizione in conformità degli articoli da 12 a 14, l'interprete è fornito dall'autorità giudiziaria polacca in qualità di autorità giudiziaria richiesta. Le norme non specificano dove debba trovarsi l'interprete, tranne nel caso in cui la persona che ne ha bisogno sia privata della libertà (si veda il punto 4).

In caso di assunzione diretta delle prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento, l'autorità giudiziaria richiedente fornisce l'interprete. L'autorità giudiziaria richiedente decide anche dove si troverà l'interprete al momento dell'audizione. Ai sensi dell'articolo 19, paragrafo 4, del regolamento n. 2020/1784, l'organo centrale polacco può imporre la condizione che l'interprete si trovi in un luogo specifico.

8 Quali procedure si applicano alle intese relative alle audizioni e all'obbligo di notificare alle persone da sentire la data e il luogo del procedimento a) in caso di richieste presentate ai sensi degli articoli da 12 a 14 del regolamento sull'assunzione delle prove; e b) in caso di assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove? In entrambi i casi, al momento di fissare la data dell'audizione, quanto tempo occorre prevedere affinché la persona da sentire possa essere informata con sufficiente anticipo?

(a) Nel caso di un'audizione orale ai sensi degli articoli da 12 a 14, il tribunale polacco, in qualità di tribunale richiesto, notifica alla persona da ascoltare la data e il luogo dell'audizione notificando la citazione in conformità con la legge polacca (in particolare gli articoli da 131 a 138 del codice di procedura civile), in pratica il più delle volte tramite raccomandata. La notifica deve essere effettuata non più tardi di 7 giorni prima della data prevista per l'incontro. In via eccezionale, questo termine può essere ridotto a 3 giorni (articolo 149 del codice di procedura civile). In pratica, ciò significa che la data dell'audizione deve essere fissata con circa un mese di anticipo. Il tribunale può anche informare la persona con qualsiasi altro mezzo che ritenga opportuno (ad esempio telefono o posta elettronica), se lo ritiene necessario per accelerare la trattazione della causa. Affinché le notificazioni siano considerate efficaci, deve essere certo che esse siano state portate a conoscenza del destinatario (articolo 149, comma 1 del codice di procedura civile). Se questa condizione è soddisfatta, il termine per l'audizione può essere fissato con un preavviso molto più breve, anche di pochi giorni.

(b) In caso di assunzione diretta delle prove ai sensi degli articoli da 19 a 21, l'obbligo di comunicare la data e il luogo dell'audizione spetta all'autorità giudiziaria richiedente, che applica la propria legge in materia. Nel caso in cui l'organizzazione dell'audizione richieda la cooperazione con un tribunale polacco (ad esempio per garantire la partecipazione del tribunale all'audizione o anche per mettere a disposizione i locali e le strutture necessarie per la videoconferenza), l'autorità giudiziaria richiedente deve tenere conto della disponibilità di attrezzature e personale da parte polacca nel fissare la data dell'audizione. Tale disponibilità varia notevolmente e richiede una determinazione caso per caso.

9 Quali sono i costi collegati all'uso della videoconferenza e quali le modalità di pagamento?

In conformità alle norme stabilite dall'articolo 22 del regolamento 2020/1784, gli organi giurisdizionali polacchi chiedono il rimborso dei costi ivi indicati e un anticipo sui costi della perizia. Gli altri costi relativi all'uso della videoconferenza sono a carico della Polonia.

10 Quali sono gli eventuali requisiti applicabili per garantire che la persona sentita direttamente dall'autorità giudiziaria richiedente sia a conoscenza del fatto che l'assunzione delle prove viene eseguita su base volontaria?

L'autorità giudiziaria richiedente è tenuta a informare la persona da ascoltare che l'audizione può avvenire soltanto su base volontaria, senza il ricorso a misure coercitive. Quando un tribunale polacco è coinvolto nell'assunzione diretta di prove, può richiedere la garanzia che l'audizione si svolga su base volontaria (articolo 19, paragrafi 2 e 4, del regolamento n. 2020/1784).

11 Quali procedure si applicano per verificare l'identità della persona da sentire?

L'autorità giudiziaria verifica l'identità di una persona sulla base di un documento che ne attesti l'identità o l'identità e la cittadinanza. Ossia, nel caso di un cittadino polacco, sarà una carta d'identità o un passaporto, mentre nel caso di un cittadino straniero un passaporto, un documento di viaggio o altro documento valido che ne attesti l'identità o l'identità e la cittadinanza. L'audizione di un testimone inizia inoltre con domande relative alla sua persona e al suo rapporto con le parti.

12 Quali requisiti si applicano alla prestazione di giuramenti e quali informazioni deve fornire l'autorità giudiziaria richiedente quando è richiesto un giuramento durante l'assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove?

Per le audizioni ai sensi degli articoli da 19 a 21, qualora l'autorità giudiziaria richiedente informi l'organo centrale polacco della propria intenzione di assumere delle prove da un testimone sotto giuramento, l'organo centrale può richiedere il testo del giuramento. Se il giuramento è in conflitto con i principi fondamentali della legge polacca, l'organo centrale ha il diritto di rifiutare di acconsentire all'audizione oppure di richiedere che si utilizzi il testo del giuramento sancito della legge polacca.

13 Quali sono le disposizioni in vigore per garantire che nel luogo in cui si svolge la videoconferenza vi sia una persona da contattare a cui l'autorità giudiziaria richiedente possa rivolgersi il giorno dell'audizione per mettere in funzione le apparecchiature di videoconferenza e per risolvere eventuali problemi tecnici?

Se la videoconferenza ha luogo nei locali di un tribunale polacco, di un carcere polacco o di una struttura polacca per la custodia cautelare, queste istituzioni forniscono servizi di videoconferenza specializzati. I recapiti della persona responsabile sono comunicati al tribunale richiedente nell'ambito degli accordi tecnici che precedono la videoconferenza.

14 Quali eventuali informazioni aggiuntive deve fornire l'autorità giudiziaria richiedente?

In generale, tali ulteriori informazioni non sono richieste ai sensi della legge polacca. Se tuttavia sono necessarie ulteriori informazioni (ad esempio riguardo agli accordi tecnici con il tribunale polacco), queste devono essere redatte in polacco o accompagnate da una traduzione in polacco.

Ultimo aggiornamento: 27/09/2023

La versione di questa pagina nella lingua nazionale è affidata al rispettivo punto di contatto della Rete giudiziaria europea (RGE). Le traduzioni sono effettuate a cura della Commissione europea. È possibile che eventuali modifiche introdotte nell'originale dallo Stato membro non siano state ancora riportate nelle traduzioni. La Commissione europea e l'RGE declinano ogni responsabilità per quanto riguarda le informazioni o i dati contenuti nel presente documento. Per le norme sul diritto d'autore dello Stato membro responsabile di questa pagina, si veda l'avviso legale.