Assumere prove mediante videoconferenza

1 È possibile assumere prove tramite videoconferenza con la partecipazione di un'autorità giudiziaria dello Stato membro richiedente, o direttamente da parte di un'autorità giudiziaria dello Stato membro richiedente? In caso affermativo, quali sono le procedure o leggi nazionali applicabili?

Si può procedere in due modi.

Normativa:

• articolo 177 della Ley de Enjuiciamiento Civil - LEC (codice di procedura civile), conformemente alla legge 29/2015 del 30 luglio 2015 sulla cooperazione giuridica internazionale in materia civile;
• articolo 229 della Ley Orgánica del Poder Judicial - LOPJ (legge organica del potere giudiziario) per quanto attiene allo svolgimento delle videoconferenze. Il comma 3 di tale articolo permette che le dichiarazioni, gli interrogatori, la raccolta delle prove, il confronto dei testimoni, gli esami, le relazioni, la ratifica dei pareri degli esperti e i procedimenti possano essere realizzati tramite videoconferenza, alla presenza del giudice o dell'autorità giudiziaria (con la presenza o l'intervento, se del caso, delle parti, a condizione che siano assicurati il principio del contraddittorio e il diritto di difesa), in udienza pubblica salvo in casi eccezionali;
• regolamento n. 1/2018 sull'assistenza giudiziaria internazionale e le reti di cooperazione giudiziaria internazionale.

Casi in cui la Spagna richiede la cooperazione di un'autorità straniera

In tali casi la legge n. 29/2015 ha carattere accessorio in virtù del principio della supremazia del diritto dell'Unione europea, che assegna la priorità, in questa materia, all'applicazione delle norme dell'UE nonché dei trattati e degli accordi internazionali di cui la Spagna sia parte. Nell'ambito della cooperazione giuridica internazionale in materia civile, le autorità spagnole possono cooperare con le autorità straniere. Pur non essendo richiesta la reciprocità, il governo può, mediante regio decreto, stabilire che dette autorità non coopereranno con le autorità di uno Stato estero quando si sia stata ripetutamente negata la cooperazione o esista un divieto giuridico a fornirla da parte delle autorità di detto Stato.

Casi in cui gli organi giurisdizionali spagnoli possono stabilire comunicazioni giudiziarie dirette

Si dovrà rispettare in ogni caso la legislazione in vigore in ciascuno Stato. Per comunicazioni giudiziarie dirette si intendono le comunicazioni che avvengono tra organi giurisdizionali nazionali e stranieri senza alcuna intermediazione. Tali comunicazioni non interessano né compromettono l'indipendenza dell'autorità giudiziaria coinvolta o i diritti di difesa delle parti.

Le autorità giudiziarie spagnole respingeranno le richieste di cooperazione giuridica internazionale in materia civile, quando:

1. l'oggetto o la finalità della cooperazione richiesta sia contrario all'ordine pubblico;
2. il processo che ha determinato la richiesta di cooperazione rientra nella competenza esclusiva della giurisdizione spagnola;
3. il contenuto dell'atto da realizzare non corrisponde ai poteri propri dell'autorità giudiziaria spagnola richiesta. In tal caso, questa potrà inviare la richiesta all'autorità competente dandone comunicazione all'autorità richiedente;
4. la richiesta di cooperazione internazionale non soddisfa il contenuto e i requisiti minimi richiesti dalla legge 29/2015 per il relativo trattamento;
5. quando il governo stabilisca per regio decreto che le autorità spagnole non coopereranno con le autorità di uno Stato estero che abbia ripetutamente respinto le richieste di cooperazione o che vieti legittimamente l'offerta di cooperazione da parte delle autorità di tale Stato.

2 Vi sono restrizioni relative alla categoria di persone che possono essere sentite in videoconferenza? Ad esempio, possono essere interrogati solo testimoni o anche altre persone, quali esperti o parti in causa?

Non sono previste restrizioni riguardo al coinvolgimento di parti nella procedura o di chiunque altro intenda fornire prove, indipendentemente dal fatto che si tratti di testimoni o di consulenti tecnici. La valutazione dell'idoneità delle prove e delle informazioni fornite ai consulenti tecnici è a discrezione dell'autorità giudiziaria.

3 Quali sono le eventuali restrizioni sul tipo di prove che possono essere acquisite tramite videoconferenza?

Le restrizioni, che sono sempre eccezionali e devono essere disposte in virtù di una decisione motivata che tenga conto della proporzionalità della restrizione, interessano il caso in cui "l'assunzione diretta delle prove richiesta sia contraria a principi fondamentali della legge del suo Stato membro" (articolo 19, paragrafo 7, lettera c), del regolamento (UE) 2020/1783).

4 Esistono restrizioni circa il luogo in cui la persona dev'essere sentita in videoconferenza? Deve trattarsi di un tribunale?

Deve svolgersi nella sede dell'organo giurisdizionale in cui si svolge il procedimento e dinanzi al quale avviene l'assunzione delle prove in udienza pubblica o, in casi eccezionali, ristretta. Non esistono restrizioni relativamente al luogo ove si trova la persona che deve intervenire nel processo mediante videoconferenza "o altra tecnologia di comunicazione a distanza a condizione che tale tecnologia sia a disposizione dell'autorità giudiziaria e quest'ultima ritenga che l'uso di tale tecnologia sia appropriato nelle circostanze specifiche della fattispecie" (articolo 20, paragrafo 1, inciso finale, del regolamento (UE) 2020/1783). Il cancelliere dell'autorità giudiziaria dinanzi alla quale viene condotto il procedimento deve verificare, presso lo stesso tribunale, l'identità delle persone che partecipano alla videoconferenza in base all'esibizione precedente o contestuale di documenti ufficiali o mediante la conoscenza personale.

5 È consentito registrare le audizioni mediante videoconferenza? In caso affermativo, è disponibile l'apposita apparecchiatura?

Sì. La registrazione è peraltro obbligatoria, fatto salvo quanto disposto relativamente al quesito precedente (articolo 20, paragrafo 1, inciso finale, del regolamento (UE) 2020/1783).

In conformità all'articolo 147 del codice di procedura civile, gli atti orali, le udienze e le comparizioni dinanzi all'autorità giudiziaria devono essere registrati su un supporto idoneo a registrare e riprodurre suoni e immagini. In Spagna tutte le autorità giudiziarie sono dotate di apparecchiature audiovisive che consentono la registrazione dei processi e delle audizioni. Il supporto fisico viene archiviato in formato DVD sotto la custodia del cancelliere. È possibile inviarne copia alle parti, a loro carico.

6 In quale lingua dovrebbe essere effettuata l'audizione: a) in caso di richieste presentate ai sensi degli articoli da 12 a 14 del regolamento sull'assunzione delle prove; e b) in caso di assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove?

Nei casi in cui è coinvolta un'autorità giudiziaria spagnola, è fondamentale che il procedimento e i relativi documenti siano in spagnolo, sebbene possa essere accettata una delle altre lingue ufficiali di determinate regioni del paese (il galiziano, il catalano, il valenziano e il basco) laddove le persone sentite in videoconferenza conoscano queste lingue e desiderino utilizzarle.

7 A chi spetta la responsabilità di procurare gli interpreti, in caso di necessità e in quale luogo devono operare gli interpreti a) in caso di richieste presentate ai sensi degli articoli da 12 a 14 del regolamento sull'assunzione delle prove; e b) in caso di assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove?

In ambito civile, gli interpreti possono intervenire sia durante che dopo il procedimento (per quanto riguarda la documentazione relativa allo stesso). Se non sono forniti dalla parte che se ne avvale, sono ingaggiati dai servizi giudiziari, trasferiti ad alcune delle comunità autonome. In altri casi tali servizi sono offerti dal ministero della Giustizia. I costi di questi servizi spettano alla parte condannata alle spese, tenendo in considerazione i casi di diritto al gratuito patrocinio.

Per garantire l'effettiva natura contraddittoria del procedimento, l'interprete può essere ubicato sia nella sede dell'organo giurisdizionale, sia in quella dove si trova la persona che interverrà nell'udienza mediante videoconferenza.

In ogni caso, l'interprete dovrà prestare giuramento o promessa di dire la verità e che agirà con la maggiore obiettività possibile nello svolgimento della sua funzione.

L'articolo 22 del regolamento (UE) 2020/1783 stabilisce la possibilità che l'organo giurisdizionale richiesto possa chiedere il rimborso di tasse o spese, fra cui quelle relative all'interprete.

8 Quali procedure si applicano alle intese relative alle audizioni e all'obbligo di notificare alle persone da sentire la data e il luogo del procedimento a) in caso di richieste presentate ai sensi degli articoli da 12 a 14 del regolamento sull'assunzione delle prove; e b) in caso di assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove? In entrambi i casi, al momento di fissare la data dell'audizione, quanto tempo occorre prevedere affinché la persona da sentire possa essere informata con sufficiente anticipo?

La procedura interna prevista per l'interrogatorio (nei casi disciplinati dall'articolo 10 del regolamento) è quella di cui agli articoli 301 e seguenti del codice di procedura civile (con riferimento all'interrogatorio delle parti), all'articolo 360 e seguenti (con riferimento all'interrogatorio dei testimoni) e agli articoli 335 e seguenti (con riferimento all'elaborazione di relazioni e relativa presentazione per essere sottoposte a esame e a effettivo contraddittorio nel corso delle udienze pubbliche da parte dei consulenti tecnici).

9 Quali sono i costi collegati all'uso della videoconferenza e quali le modalità di pagamento?

In linea di principio, il ricorso alla videoconferenza è gratuito, salvo che una delle parti interessate non desideri ottenere una copia delle registrazioni, nel qual caso deve fornire un supporto elettronico o pagare l'importo corrispondente.

L'articolo 22 del regolamento (UE) 2020/1783 stabilisce la possibilità che l'organo giurisdizionale richiesto possa chiedere il rimborso di tasse o spese, fra cui quelle relative all'interprete.

10 Quali sono gli eventuali requisiti applicabili per garantire che la persona sentita direttamente dall'autorità giudiziaria richiedente sia a conoscenza del fatto che l'assunzione delle prove viene eseguita su base volontaria?

Ciò avviene sotto la direzione dell'autorità giudiziaria spagnola.

11 Quali procedure si applicano per verificare l'identità della persona da sentire?

Si veda la risposta alla domanda 4 di cui sopra.

Il cancelliere dell'autorità giudiziaria dinanzi alla quale viene condotto il procedimento deve verificare, presso lo stesso tribunale, l'identità delle persone che partecipano alla videoconferenza in base all'esibizione precedente o contestuale di documenti ufficiali o mediante la conoscenza personale.

12 Quali requisiti si applicano alla prestazione di giuramenti e quali informazioni deve fornire l'autorità giudiziaria richiedente quando è richiesto un giuramento durante l'assunzione diretta di prove ai sensi degli articoli da 19 a 21 del regolamento sull'assunzione delle prove?

È necessario distinguere tra i seguenti casi:

1. le parti non devono prestare giuramento o dichiarare di dire la verità durante l'interrogatorio, sebbene nella comunicazione per la verifica la parte interessata debba essere informata che nel caso di una mancata comparizione ingiustificata, l'autorità giudiziaria potrà considerare riconosciuti i fatti in cui tale parte sia intervenuta personalmente; considerare tali fatti come certi è del tutto dannoso per la parte;
2. i testimoni: prima di deporre ogni testimone è obbligato a prestare giuramento o promessa di dire la verità pena l'irrogazione di una sanzione stabilita per il reato di falsa testimonianza in un procedimento civile. Di questa sanzione lo informerà l'autorità giudiziaria laddove dimostrasse di ignorare questo principio. Nel caso in cui si tratti di testimoni di età minore alla responsabilità penale, non è richiesto il giuramento o la promessa di dire la verità.
3. i consulenti tecnici, nel presentare il loro parere, devono dichiarare sotto giuramento o promessa di dire la verità, di aver agito e, se del caso, che agiranno con la maggiore obiettività possibile, prendendo in considerazione sia quanto possa favorire una qualunque delle parti sia quello che potrebbe arrecarle danno; dichiarano inoltre di conoscere le sanzioni penali in cui potrebbero incorrere se non soddisfacessero il loro compito di periti. Questo giuramento o promessa viene reiterato durante l'udienza quando il parere viene presentato per il contraddittorio tra le parti e l'autorità giudiziaria.

13 Quali sono le disposizioni in vigore per garantire che nel luogo in cui si svolge la videoconferenza vi sia una persona da contattare a cui l'autorità giudiziaria richiedente possa rivolgersi il giorno dell'audizione per mettere in funzione le apparecchiature di videoconferenza e per risolvere eventuali problemi tecnici?

La predisposizione delle apparecchiature di comunicazione audiovisiva deve essere stata concordata in precedenza. La Secretaría del Decanato (ufficio di segreteria dei giudici più anziani) o il cancelliere fissano la data, l'ora e il luogo della videoconferenza, garantendo che sia presente un numero sufficiente di operatori affinché si possa procedere. Di solito si realizzano test per verificare in anticipo il corretto funzionamento dei collegamenti e delle apparecchiature.

14 Quali eventuali informazioni aggiuntive deve fornire l'autorità giudiziaria richiedente?

Tutte le informazioni considerate necessarie per ottimizzare l'assunzione delle prove, attraverso il ricorso ai formulari di cui all'allegato.