Getuigenverhoor per videoconferentie

1 Is bewijsverkrijging via videoconferentie mogelijk hetzij met de deelname van een gerecht in de verzoekende lidstaat, hetzij rechtstreeks door een gerecht van die lidstaat? Zo ja, wat zijn dan de toepasselijke nationale procedures of wetten?

In Polen mag bewijs per videoconferentie worden verkregen, zowel op grond van de artikelen 12 tot en met 14 als krachtens de artikelen 19 tot en met 21 van Verordening (EG) nr. 2020/1783 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2020 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken (bewijsverkrijging) (herschikking). Het gebruik van videoconferentie is geregeld in het Poolse wetboek van burgerlijke rechtsvordering (Kodeks postępowania cywilnego; hierna “wetboek van burgerlijke rechtsvordering” genoemd), met name artikel 151, lid 2, en artikel 235, lid 2, en in de regeling van de minister van Justitie van 24 februari 2010 betreffende technische apparatuur en middelen waarmee bewijsverkrijging in het kader van een civiele procedure op afstand kan worden verricht (rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 lutego 2010 r. w sprawie urządzeń i środków technicznych umożliwiających przeprowadzenie dowodu na odległość w postępowaniu cywilnym).

Er zijn speciale regels voor hoorzittingen op afstand, waaronder met betrekking tot bewijsverkrijging per videoconferentie, opgenomen in artikel 15zzs, lid 1, van de wet van 2 maart 2020 betreffende de preventie en bestrijding van COVID-19, andere infectieziekten en de daardoor veroorzaakte noodsituaties (ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Die regels blijven van kracht zolang er sprake is van een epidemie of verklaard epidemiologisch risico wegens COVID-19, en gedurende één jaar nadat het laatste van deze twee elementen is opgeheven. Gegeven het feit dat er voor het Poolse grondgebied per 31 maart 2023 nog altijd een epidemiologisch risico is, en dat verdere verlenging mogelijk is, is de verwachting dat de speciale regels in elk geval tot en met 31 maart 2024 van kracht zullen blijven.

Tijdens de in de vorige alinea genoemde periode is het houden van openbare zittingen per videoconferentie een regel waarvan alleen kan worden afgeweken als het noodzakelijk is de zaak te behandelen in een procedure of een openbare zitting en als de uitvoering daarvan in het gebouw van het gerecht niet gepaard gaat met een onnodig risico voor de gezondheid van de deelnemers.

2 Gelden er beperkingen inzake het soort personen dat via videoconferentie kan worden verhoord – betreft het bijvoorbeeld enkel getuigen of kunnen ook andere personen zoals deskundigen of partijen op die manier worden verhoord?

Het Poolse recht kent dat soort beperkingen niet. Deskundigen, partijen en getuigen kunnen allemaal per videoconferentie worden verhoord.

3 Welke eventuele beperkingen gelden er inzake het soort bewijs dat via videoconferentie kan worden verkregen?

Het Poolse recht kent geen beperkingen ten aanzien van het soort bewijs dat per videoconferentie kan worden geleverd: de enige vereiste is dat de aard van het bewijs zich er niet tegen verzet (artikel 235, lid 2, wetboek van burgerlijke rechtsvordering) In de praktijk kan het voor bepaald bewijsmateriaal (bv. door middel van visuele inspectie verkregen bewijs) niet of nauwelijks mogelijk blijken dat via videoconferentie te leveren. De rechter zal daar uiteindelijk over moeten oordelen.

4 Gelden er beperkingen inzake de plaats waar de persoon via videoconferentie moet worden verhoord – d.w.z. moet dat een rechtbank zijn?

Als de hoorzitting per videoconferentie plaatsvindt, moeten de verhoorde persoon en de andere deelnemers aan de procedure die niet in de rechtszaal aanwezig zijn, zich in het gebouw van een andere rechtbank bevinden of, als zij een vrijheidsstraf uitzitten, in een strafinrichting of een huis van arrest. In het geval van een persoon die een vrijheidsstraf uitzit, wordt aan de procedurele activiteiten ook deelgenomen door een vertegenwoordiger van het bestuur van de strafinrichting of het huis van arrest, de vertegenwoordiger van de betrokkene, indien aangewezen, en de tolk, indien toegewezen.

Bij uitzondering is het, zolang er sprake is van een epidemie of epidemiologisch risico wegens COVID-19, en gedurende één jaar nadat het laatste van deze twee elementen is opgeheven (zie punt 1 hierboven), niet vereist dat de deelnemers aan de videoconferentie in het gebouw van het gerecht aanwezig zijn. De deelnemers hoeven alleen over de technische apparatuur te beschikken die nodig is om buiten het gebouw van het gerecht op afstand aan de zitting deel te nemen. Als dat niet het geval is, moeten zij ten minste vijf dagen voor de geplande datum van de zitting verzoeken om in het gebouw van het gerecht op afstand aan de zitting te mogen deelnemen. Geluidsregistratie zal door het gerecht worden verboden als de zitting of een deel ervan met gesloten deuren plaatsvindt of als registratie het correcte verloop van de procedure belemmert (artikel 9, lid 1, wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

5 Is het toegestaan verhoren per videoconferentie te registreren en zo ja, zijn de nodige voorzieningen beschikbaar?

Gewoonlijk wordt voor het proces-verbaal van de zitting gebruikgemaakt van een toestel voor het opnemen van geluid of van beeld en geluid. In dat geval wordt de zitting per videoconferentie ook ambtshalve door het gerecht geregistreerd. Wanneer het proces-verbaal van de zitting echter alleen schriftelijk wordt opgemaakt (bv. omdat er geen geschikte apparatuur in de rechtszaal aanwezig is), worden de handelingen, waaronder die per videoconferentie, niet geregistreerd en geeft het proces-verbaal de inhoud van die handelingen weer. In dat geval kan een partij het verloop van de zitting echter wel registreren met een toestel voor het opnemen van geluid (bv. een mobiele telefoon met opnamemogelijkheid). Daarvoor is geen toestemming van het gerecht nodig; het gerecht moet alleen in kennis worden gesteld van het voornemen een geluidsregistratie te maken.

6 In welke taal moet het verhoor plaatsvinden: a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging?

a) Een verhoor dat wordt uitgevoerd op grond van de artikelen 12 tot en met 14, verloopt in de regel in het Pools. Het Poolse recht kent niet de mogelijkheid een zitting voor een Pools gerecht te houden in een andere dan de Poolse taal.

b) In het geval van een verzoek om bewijsverkrijging overeenkomstig de artikelen 19 tot en met 21, bepaalt het verzoekende gerecht in welke taal het verhoor wordt gehouden. Het Poolse centrale orgaan kan echter uit hoofde van artikel 19, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2020/1783 verlangen dat de zitting in het Pools wordt gehouden of dat er wordt gezorgd voor een Poolse vertaling. Dat geldt met name voor de situatie bedoeld in artikel 19, lid 4, tweede alinea, van de verordening, namelijk wanneer een Pools gerecht deelneemt aan de rechtstreekse bewijsverkrijging.

7 Wie moet er, in voorkomend geval, zorgen voor tolken en naar waar moeten deze zich begeven a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging?

Ingeval het verhoor wordt uitgevoerd op grond van de artikelen 12 tot en met 14, wordt in principe tolkondersteuning ter beschikking gesteld door het Poolse gerecht, in zijn hoedanigheid van aangezocht gerecht. In de regels is niet bepaald waar de tolk zich moet bevinden, behalve wanneer de persoon die een tolk nodig heeft, een vrijheidsstraf uitzit (zie punt 4 hierboven).

In geval van rechtstreekse bewijsverkrijging uit hoofde van de artikelen 19 tot en met 21 wordt de tolkondersteuning verzorgd door het verzoekende gerecht. Het is tevens aan het verzoekende gerecht te beslissen waar de tolk zich tijdens de zitting moet bevinden. Op grond van artikel 19, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2020/1783 kan het Poolse centrale orgaan als voorwaarde stellen dat de tolk zich op een specifieke plaats bevindt.

8 Welke procedure is van toepassing op de regelingen voor het verhoor en om de te verhoren persoon op de hoogte te stellen van tijd en plaats a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging? Hoeveel tijd op voorhand moet de persoon in beide gevallen worden opgeroepen voor het verhoor?

a) In het geval van een zitting in de zin van de artikelen 12 tot en met 14 stelt het Poolse gerecht als aangezocht gerecht de te verhoren persoon in kennis van de datum en plaats van de zitting door middel van een dagvaarding overeenkomstig het bepaalde in het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (met name de artikelen 131 tot en met 138), in de praktijk veelal per aangetekende post. Kennisgeving moet uiterlijk zeven dagen voor de geplande datum van de zitting plaatsvinden. Bij uitzondering kan die termijn worden verkort tot drie dagen (artikel 149 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering). In de praktijk houdt dat in dat de datum van de zitting ongeveer een maand vooraf moet worden vastgesteld. Als het gerecht dat nodig vindt om de behandeling van de zaak te bespoedigen, kan hij de te horen persoon ook op andere wijze in kennis stellen (bv. per telefoon of e-mail). Een oproeping kan pas als rechtsgeldig worden beschouwd als er geen twijfel over bestaat dat zij de geadresseerde heeft bereikt (artikel 149, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering). Als aan die voorwaarde wordt voldaan, kan oproeping op veel kortere termijn plaatsvinden, zelfs een paar dagen vooraf.

b) In geval van rechtstreekse bewijsverkrijging in de zin van de artikelen 19 tot en met 21 berust de verplichting tot kennisgeving van de datum en de plaats van de zitting bij het verzoekende gerecht, dat daarbij zijn eigen recht toepast. Als een Pools gerecht moet meewerken aan de organisatie van de zitting (bv. om ervoor te zorgen dat het gerecht aan de zitting deelneemt of in elk geval om de zaal en de faciliteiten voor videoconferenties ter beschikking te stellen), moet het verzoekende gerecht bij het vaststellen van de datum voor de zitting rekening houden met de beschikbaarheid van materiële en personele middelen aan Poolse zijde. Die beschikbaarheid varieert aanmerkelijk en moet van geval tot geval worden nagegaan.

9 Welke kosten zijn van toepassing op het gebruik van videoconferenties en hoe moeten zij worden betaald?

Overeenkomstig artikel 22 van Verordening (EG) nr. 2020/1783 vordert het Poolse gerecht terugbetaling van de daarin genoemde kosten, evenals een voorschot voor de kosten van het deskundigenonderzoek. De overige kosten in verband met het gebruik van de videoconferentie worden gedragen door de Poolse partij.

10 Welke eventuele vereisten zijn er om ervoor te zorgen dat de persoon die door het verzoekende gerecht rechtstreeks wordt verhoord, ervan op de hoogte werd gesteld dat het verhoor gebeurt op vrijwillige basis?

Het verzoekende gerecht moet de te horen persoon ervan in kennis stellen dat het verhoor slechts mag plaatsvinden op vrijwillige basis en zonder gebruikmaking van dwangmaatregelen. Een Pools gerecht dat deelneemt aan de rechtstreekse bewijsverkrijging kan erop toezien dat het verhoor op vrijwillige basis plaatsvindt (artikel 19, leden 2 en 4, van Verordening (EG) nr. 2020/1783).

11 Hoe moet de identiteit van de te verhoren persoon worden gecontroleerd?

Het gerecht controleert de identiteit door aan de betrokkene te vragen een document over te leggen waaruit zijn of haar identiteit of identiteit en nationaliteit blijkt. Dit zijn: voor een Poolse onderdaan, een identiteitskaart of paspoort; en voor een onderdaan van een derde land, een paspoort, reisdocument of ander geldig document waaruit zijn of haar identiteit of identiteit en nationaliteit blijkt. Het verhoor van een getuige begint met vragen over zijn of haar persoon en zijn of haar verhouding tot de partijen.

12 Welke vereisten inzake eedafneming zijn van toepassing en welke informatie moet het verzoekende gerecht verstrekken wanneer bij een rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging een eed is vereist?

Voor verhoren op grond van de artikelen 19 tot en met 21 geldt dat, als het verzoekende gerecht de Poolse centrale autoriteit ervan in kennis stelt een getuige onder ede te willen verhoren, de centrale autoriteit de tekst van de eed kan opvragen. Indien de tekst in strijd is met fundamentele beginselen van het Poolse recht, heeft de centrale autoriteit het recht om het verhoor af te wijzen of te eisen dat de eed uit het Poolse recht wordt gebruikt.

13 Welke regelingen zijn er om ervoor te zorgen dat er een contactpersoon is op de plaats van de videoconferentie, met wie het verzoekende gerecht kan samenwerken alsook een persoon die op de dag van het verhoor de videoconferentievoorzieningen kan bedienen en eventuele technische problemen kan verhelpen?

Als de videoconferentie plaatsvindt in het gebouw van het Poolse gerecht, in een Poolse strafinrichting of in een Pools huis van arrest, zorgt de desbetreffende instelling ervoor dat iemand technische ondersteuning biedt voor de videoconferentie. De contactgegevens van de betrokken persoon worden aan het verzoekende gerecht verstrekt tijdens de technische voorbereidingen van de videoconferentie.

14 Wat indien er eventueel aanvullende informatie van het verzoekende gerecht is vereist?

Volgens het Poolse recht is er geen aanvullende informatie vereist. Als het echter noodzakelijk blijkt te zijn aanvullende informatie te verstrekken (bv. in het kader van de technische voorbereidingen die samen met het Poolse gerecht worden getroffen), moet deze in het Pools worden verstrekt of vergezeld gaan van een vertaling in het Pools.