Obținerea de probe prin videoconferință

1 Este posibilă obținerea de probe prin videoconferință fie cu participarea unei instanțe din statul membru solicitant, fie direct de către o instanță din acel stat membru? Dacă da, care sunt procedurile naționale relevante sau normele legislative care se aplică?

În Polonia, probele pot fi obținute prin videoconferință, în conformitate cu articolele 12-14 și articolele 19-21 din Regulamentul (CE) 2020/1783 din 25 noiembrie 2020 privind cooperarea între instanțele statelor membre în domeniul obținerii de probe în materie civilă sau comercială (obținerea de probe) (reformare). Desfășurarea videoconferințelor este reglementată de Codul de procedură civilă (denumit în continuare „CPC”), și anume articolul 151 alineatul (2) și articolul 235 alineatul (2) din CPC, precum și de Regulamentul ministrului justiției din 24 februarie 2010 privind echipamentele tehnice și resursele care permit obținerea de probe la distanță în cadrul procedurilor civile.

Normele specifice pentru desfășurarea ședințelor la distanță, inclusiv obținerea de probe prin videoconferință, sunt prevăzute la articolul 15zzs alineatul (1) din Legea din 2 martie 2020 privind modalitățile speciale de prevenire și combatere a COVID-19, a altor boli transmisibile și a situațiilor de criză conexe. Acestea se aplică pe durata stării de alertă epidemică sau a stării de epidemie declarate din cauza COVID-19, precum și pe o perioadă de un an de la ridicarea ultimei dintre cele două stări. Întrucât starea de alertă epidemică este încă în vigoare pe teritoriul Republicii Polone până la 31 martie 2023 și este posibilă prelungirea acesteia, se prevede că aceste norme speciale se vor aplica cel puțin până la 31 martie 2024.

În perioada menționată la alineatul anterior, desfășurarea prin videoconferință a ședințelor publice ale instanței este o regulă de la care se poate deroga numai în cazul în care este necesar să se judece cauza în persoană sau în cadrul unei audieri publice, iar desfășurarea ședințelor de judecată în clădirea instanței nu pune în pericol în mod nejustificat sănătatea persoanelor care asistă la acestea.

2 Există restricții în ceea ce privește tipul de persoană care poate fi audiată prin videoconferință – de exemplu, această metodă este valabilă numai pentru martori sau și pentru alte persoane cum ar fi experții sau părțile?

Legislația poloneză nu impune astfel de restricții: experții, părțile și martorii pot fi audiați prin videoconferință.

3 Ce restricții se impun, dacă este cazul, asupra tipului de probe care pot fi obținute prin videoconferință?

Legislația poloneză nu prevede norme restrictive speciale în ceea ce privește tipul de probe care pot fi obținute prin videoconferință, ci impune numai ca mijloacele de probă să nu facă acest lucru imposibil [articolul 235 alineatul (2) din CPC]. Într-adevăr, în practică, obținerea anumitor probe prin videoconferință (de exemplu, probele obținute prin inspecție vizuală) se poate dovedi imposibilă sau deosebit de dificilă. Aprecierea finală este lăsată la latitudinea instanței.

4 Există restricții cu privire la locul unde trebuie audiată persoana prin videoconferință – cu alte cuvinte, aceasta trebuie audiată în instanță?

În cazul în care audierea are loc prin videoconferință, persoana audiată și alte părți la procedură, care nu se află în sala de judecată, trebuie să fie prezente în incinta unei alte instanțe sau, dacă sunt private de libertate, în penitenciar sau într-un centru de detenție preventivă. În cazul unei persoane private de libertate, la procedură participă, de asemenea, un reprezentant al administrației penitenciarului sau al centrului de detenție preventivă, reprezentantul persoanei, dacă este cazul, și un interpret, dacă este cazul.

În mod excepțional, în timpul stării de alertă epidemică sau al stării de epidemie de COVID­19 și pe o perioadă de un an de la ridicarea ultimei dintre cele două stări (a se vedea punctul 1 de mai sus), participanții la videoconferințe nu au obligația să se afle într-o clădire a instanței. Este suficient ca participantul să dispună de facilități tehnice pentru a participa la ședință de la distanță, în afara clădirii instanței. În caz contrar, participantul ar trebui să depună, cu cel puțin cinci zile înainte de data programată a ședinței, o cerere de participare la o ședință la distanță în clădirea instanței. Instanța interzice înregistrarea sunetului în cazul în care ședința sau o parte a acesteia se desfășoară în camera de consiliu sau este contestată din motive legate de respectarea garanțiilor procedurale [articolul 9 alineatul (1) din Codul de procedură civilă].

5 Este permisă înregistrarea audierilor din cadrul videoconferințelor și, dacă da, este disponibilă această facilitate?

Ca regulă generală, procesele-verbale ale unei ședințe sunt întocmite fie cu ajutorul unui echipament de înregistrare audio, fie cu ajutorul unui echipament de înregistrare a imaginii și a sunetului. În acest caz, audierea prin videoconferință este, de asemenea, înregistrată din oficiu de către instanță. Cu toate acestea, în cazul în care procesul-verbal al unei ședințe este redactat numai în scris (de exemplu, în absența unor facilități adecvate în sala de judecată), procedurile ședinței, inclusiv cele care au loc prin videoconferință, nu sunt înregistrate și sunt consemnate în procesul-verbal. Totuși, în acest caz, este posibil ca o parte să înregistreze ședința utilizând un dispozitiv de înregistrare a sunetului (de exemplu, un telefon mobil cu funcție de dictafon). Consimțământul instanței nu este necesar, partea fiind obligată doar să informeze instanța cu privire la intenția sa de a înregistra sunetul.

6 În ce limbă trebuie să se desfășoare audierea: (a) în cazul în care cererile sunt întocmite în temeiul articolelor 12-14 din Regulamentul privind obținerea de probe și (b) în cazul în care probele se obțin direct în temeiul articolelor 19-21 din Regulamentul privind obținerea de probe?

(a) În cazul unei audieri individuale în temeiul articolelor 12-14, regula este că audierea se desfășoară în limba polonă. Legislația poloneză nu prevede posibilitatea de a desfășura ședințe de judecată în fața unei instanțe poloneze într-o altă limbă decât limba polonă.

(b) În cazul obținerii de probe în mod direct în temeiul articolelor 19-21, instanța solicitantă stabilește limba în care se desfășoară audierea. Totuși, în conformitate cu articolul 19 alineatul (4) din Regulamentul 2020/1783, organismul central polonez poate impune condiția ca audierea să aibă loc în limba polonă sau ca o traducere în limba polonă să fie furnizată. Acest lucru este valabil, în special, în situația menționată la articolul 19 alineatul (4) paragraful al 2­lea din regulament, și anume în cazul în care o instanță poloneză este implicată în obținerea de probe în mod direct.

7 Dacă este necesară prezența interpreților, cine este responsabil pentru asigurarea acestora și unde ar trebui să se afle aceștia (a) în cazul în care cererile sunt întocmite în temeiul articolelor 12-14 din Regulamentul privind obținerea de probe și (b) în cazul în care probele se obțin direct în temeiul articolelor 19-21 din Regulamentul privind obținerea de probe?

În cazul unei audieri în conformitate cu articolele 12-14, instanța poloneză, în calitate de instanță solicitată, pune la dispoziție un interpret. Normele nu specifică locul unde ar trebui să se afle interpretul, cu excepția cazului în care persoana care solicită un interpret este privată de libertate (a se vedea punctul 4 de mai sus).

În cazul în care probele se obțin direct în temeiul articolelor 19-21 din regulament, instanța solicitantă pune la dispoziție un interpret. De asemenea, instanța solicitantă decide locul în care trebuie să se afle interpretul în timpul audierii. În temeiul articolului 19 alineatul (4) din Regulamentul 2020/1783, organismul central polonez poate impune condiția ca interpretul să se afle într-un anumit loc.

8 Ce procedură se aplică pentru organizarea audierii și pentru comunicarea datei și locului acesteia persoanei care urmează a fi audiată (a) în cazul în care cererile sunt întocmite în temeiul articolelor 12-14 din Regulamentul privind obținerea de probe și (b) în cazul în care probele se obțin direct în temeiul articolelor 19-21 din Regulamentul privind obținerea de probe? Pentru ambele opțiuni, ce interval de timp ar trebui alocat în momentul stabilirii datei audierii pentru ca persoana respectivă să poată fi notificată în timp util?

(a) În cazul unei audieri în conformitate cu articolele 12-14, instanța poloneză, în calitate de instanță solicitată, notifică persoanei care urmează să fie audiată data și locul audierii prin comunicarea citației în conformitate cu legislația poloneză (în special articolele 131-138 din Codul de procedură civilă), în practică, cel mai adesea prin scrisoare recomandată. Notificarea trebuie făcută cu cel puțin șapte zile înainte de data prevăzută pentru ședință. În mod excepțional, acest termen poate fi redus la 3 zile (articolul 149 din Codul de procedură civilă). În practică, aceasta înseamnă că data audierii trebuie stabilită cu aproximativ o lună înainte. De asemenea, instanța poate informa persoana prin alte mijloace pe care le consideră ca fiind cele mai potrivite (de exemplu, prin telefon sau e-mail), dacă acest lucru este considerat necesar pentru a accelera judecarea cauzei. Pentru ca citația să fie considerată comunicată, trebuie să existe certitudinea că aceasta a fost adusă la cunoștința destinatarului [articolul 149 alineatul (1) din Codul de procedură civilă]. Dacă această condiție este îndeplinită, termenul pentru audiere poate fi stabilit cu un preaviz mult mai scurt, chiar și cu câteva zile înainte.

(b) În cazul obținerii de probe în mod direct în temeiul articolelor 19-21, obligația de a comunica data și locul audierii revine instanței solicitante, care aplică propria lege în această privință. În cazul în care organizarea audierii va necesita cooperarea cu o instanță poloneză (de exemplu, pentru a asigura participarea instanței la audiere sau chiar pentru a pune la dispoziție spațiile și facilitățile necesare pentru videoconferință), instanța solicitantă trebuie să țină seama de disponibilitatea echipamentelor și a personalului părții poloneze atunci când stabilește data audierii. Această disponibilitate variază considerabil și necesită o determinare de la caz la caz.

9 Care sunt costurile utilizării de videoconferințe și cum ar trebui plătite acestea?

În conformitate cu normele prevăzute la articolul 22 din Regulamentul 2020/1783, instanțele poloneze solicită rambursarea cheltuielilor menționate în acesta, precum și un avans în raport cu cheltuielile privind raportul de expertiză. Polonia suportă orice alte cheltuieli legate de utilizarea videoconferinței.

10 Ce condiții, dacă acestea există, trebuie să se aplice pentru a se asigura că persoana audiată direct de instanța solicitantă a fost informată cu privire la faptul că audierea va avea loc în mod voluntar?

Instanța solicitantă este obligată să informeze persoana care urmează să fie audiată că audierea poate avea loc numai în mod voluntar, fără a se recurge la măsuri coercitive. În cazul în care o instanță poloneză este implicată în obținerea de probe în mod direct, aceasta poate pretinde asigurarea că audierea are loc în mod voluntar [articolul 19 alineatul (2) și articolul 19 alineatul (4) din Regulamentul 2020/1783].

11 Ce procedură există pentru verificarea identității persoanei care urmează a fi audiată?

Instanța verifică identitatea unei persoane pe baza unui document care confirmă identitatea sau identitatea și cetățenia acesteia. Și anume: pentru un resortisant polonez, o carte de identitate sau un pașaport; pentru un străin, un pașaport, un document de călătorie sau un alt document valabil care să ateste identitatea sau identitatea și cetățenia acestuia. Audierea unui martor începe, de asemenea, cu întrebări referitoare la persoana sa și la relația sa cu părțile.

12 Care sunt cerințele aplicabile în cazul prestării de jurământ și ce informații sunt necesare de la instanța solicitantă în cazul în care este necesară prestarea unui jurământ în timpul obținerii de probe în mod direct în temeiul articolelor 19-21 din Regulamentul privind obținerea de probe?

Pentru audierile efectuate în temeiul articolelor 19-21, în cazul în care instanța solicitantă informează organismul central polonez cu privire la intenția sa de a obține probe de la un martor sub jurământ, autoritatea centrală poate solicita textul jurământului. În cazul în care jurământul contravine principiilor de bază ale legislației poloneze, organismul central are dreptul de a refuza să aprobe audierea sau de a solicita să fie utilizat textul jurământului prevăzut în legislația poloneză.

13 Ce măsuri sunt prevăzute pentru a se asigura că o persoană de contact este prezentă la locul unde se organizează videoconferința cu care instanța solicitantă să poată comunica și pentru a se asigura că o persoană este disponibilă în ziua audierii pentru punerea în funcțiune a echipamentelor de videoconferință și remedierea oricărei probleme tehnice?

În cazul în care videoconferința are loc în incinta unei instanțe poloneze, a unui penitenciar polonez sau a unui centru polonez de detenție preventivă, aceste instituții furnizează servicii specializate de videoconferință. Datele de contact ale persoanei responsabile sunt comunicate instanței solicitante ca parte a măsurilor tehnice care precedă videoconferința.

14 Ce informații suplimentare sunt necesare, dacă este cazul, din partea instanței solicitante?

În general, nu sunt necesare astfel de informații suplimentare în temeiul legislației poloneze. În cazul în care sunt totuși necesare informații suplimentare (de exemplu, cu privire la măsurile tehnice asigurate de instanța poloneză), aceste informații trebuie redactate în limba polonă sau însoțite de o traducere în limba polonă.