Getuigenverhoor per videoconferentie

1 Is bewijsverkrijging via videoconferentie mogelijk hetzij met de deelname van een gerecht in de verzoekende lidstaat, hetzij rechtstreeks door een gerecht van die lidstaat? Zo ja, wat zijn dan de toepasselijke nationale procedures of wetten?

De rechter van het verzoekende gerecht moet conform het Portugese recht bewijs rechtstreeks verkrijgen van personen die per videoconferentie worden gehoord, zonder interventie van de rechter van het aangezochte gerecht. Deze regel is van toepassing in nationale procedures waarbij een handeling tot het verkrijgen van bewijs per videoconferentie wordt verricht. De procedure is ook van toepassing op grensoverschrijdende zaken in het kader waarvan het gerecht van een verzoekende lidstaat een verzoek indient tot uitvoering van een handeling tot bewijsverkrijging per videoconferentie op grond van artikel 19 van Verordening (EU) 2020/1783 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2020.

Het gerecht van de verzoekende lidstaat kan in het kader van een grensoverschrijdende zaak ook een verzoek indienen tot het uitvoeren van een handeling tot bewijsverkrijging per videoconferentie op grond van de artikelen 12, 13 en 14 van de bovengenoemde verordening.

Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste nationale procedureregels die van toepassing zijn op het verkrijgen van bewijs per videoconferentie van deskundigen, getuigen en partijen.

Deskundigen

Deskundigen van instituten, laboratoria of officiële diensten worden vanaf hun werkplek per videoconferentie gehoord (artikel 486, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering – Código de Processo Civil).

Getuigen

Getuigen die buiten het arrondissement wonen waar het gerecht is gevestigd, kunnen worden gehoord met behulp van technologische apparatuur waarmee visuele en geluidscommunicatie in real time mogelijk is, vanuit de lokalen van het gerecht of van een geregistreerde gemeente of parochie dan wel vanuit een ander openbaar gebouw in het gebied waar zij wonen (artikel 502 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

De getuige toont op de dag van het verhoor zijn identiteit aan bij de ambtenaar van het gerecht of van het gebouw waar de verklaring zal worden afgelegd. Vanaf dat moment wordt de handeling tot bewijsverkrijging, echter verricht door de rechter die de zaak behandelt en door de vertegenwoordigers van de partijen, met behulp van technologische apparatuur waarmee visuele en geluidscommunicatie in real time mogelijk is en zonder dat de rechter van de plaats waar de verklaring wordt afgelegd tussenbeide hoeft te komen.

Onverminderd de bepalingen van internationale of Europese rechtsinstrumenten worden getuigen die in het buitenland wonen, aldaar met behulp van technologische apparatuur waarmee visuele en geluidscommunicatie in real time mogelijk is, gehoord wanneer de noodzakelijke technologische middelen beschikbaar zijn op de plaats waar zij wonen.

In het geval van lopende zaken bij gerechten die zijn gevestigd in de grootstedelijke regio's Lissabon en Porto, vindt er geen bewijsverkrijging met behulp van technologische apparatuur waarmee visuele en geluidscommunicatie in real time mogelijk is, plaats indien de getuige in een van de twee respectieve grootstedelijke regio’s woont.

Indien het voor de getuige niet mogelijk of zeer moeilijk is ter zitting te verschijnen, kan de rechter, met instemming van de partijen, echter bepalen dat het verhoor zal plaatsvinden per telefoon of met behulp van een ander middel dat geschikt is voor directe communicatie tussen het gerecht en de betrokken persoon, teneinde de nodige opheldering te krijgen om de zaak goed te kunnen onderzoeken, voor zover de aard van de te bestuderen of te verduidelijken feiten verenigbaar is met die procedure (artikel 520 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Partijen

De in artikel 502 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering vastgestelde regels betreffende verklaringen die per videoconferentie worden afgelegd zijn van toepassing op partijen die buiten het arrondissement wonen, of in het geval van de autonome regio's, buiten het betreffende eiland (artikel 456 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

2 Gelden er beperkingen inzake het soort personen dat via videoconferentie kan worden verhoord – betreft het bijvoorbeeld enkel getuigen of kunnen ook andere personen zoals deskundigen of partijen op die manier worden verhoord?

Er zijn geen specifieke beperkingen vastgesteld. Volgens het Portugese recht kunnen getuigen, partijen en deskundigen per videoconferentie worden gehoord conform de bovenstaande wettelijke voorschriften.

3 Welke eventuele beperkingen gelden er inzake het soort bewijs dat via videoconferentie kan worden verkregen?

Zie het antwoord op de vorige vraag.

4 Gelden er beperkingen inzake de plaats waar de persoon via videoconferentie moet worden verhoord – d.w.z. moet dat een rechtbank zijn?

De algemene regel luidt dat het verhoor van een getuige per videoconferentie moet plaatsvinden bij het gerecht. Deskundigen van officiële diensten kunnen echter ook vanaf hun werkplek per videoconferentie worden gehoord. In uitzonderlijke gevallen, vastgesteld in artikel 520 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (genoemd in het antwoord op vraag 1), kan het gerecht een persoon per videoconferentie verhoren die zich op een andere locatie dan die van het gerecht bevindt.

5 Is het toegestaan verhoren per videoconferentie te registreren en zo ja, zijn de nodige voorzieningen beschikbaar?

Ja, videoconferentiezittingen worden altijd opgenomen met gebruikmaking van het bestaande geluidsopnamesysteem van de gerechten, zoals bepaald in artikel 155 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.

6 In welke taal moet het verhoor plaatsvinden: a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging?

Indien Portugal de aangezochte lidstaat is, varieert de taal van het verhoor afhankelijk van het volgende:

a) verzoeken ingediend op grond van de artikelen 12, 13 en 14 van Verordening (EU) 2020/1783 worden opgesteld in het Portugees. Indien een buitenlandse onderdaan gehoord moet worden die de Portugese taal niet begrijpt, heeft hij het recht zich uit te drukken in een andere taal. In dat geval moet het verzoekende gerecht het aangezochte gerecht daarvan op de hoogte stellen, zodat het laatstbedoelde een tolk kan oproepen voor het verhoor in het aangezochte gerecht;

b) verzoeken ingediend op grond van de artikelen 19, 20 en 21 van Verordening (EU) 2020/1783 worden opgesteld in een taal die is vastgesteld in het nationale recht van de lidstaat van het verzoekende gerecht. Wanneer personen moeten worden gehoord die geen Portugees spreken, kan het verzoekende gerecht overeenkomstig zijn nationale wetgeving een tolk oproepen die aanwezig zal zijn in het gebouw van het verzoekende gerecht. Het verzoekende gerecht kan naar eigen keuze het Portugese (aangezochte) gerecht verzoeken een tolk op te roepen om aanwezig te zijn in het gebouw van het aangezochte gerecht.

In de gevallen genoemd onder a) en b), waarbij de aanwezigheid van een tolk op het gerecht van de aangezochte lidstaat vereist is, verzoekt het aangezochte gerecht aan het gerecht van de verzoekende lidstaat om de vergoeding voor de tolk te betalen conform artikel 22, lid 2, van Verordening (EU) 2020/1783.

7 Wie moet er, in voorkomend geval, zorgen voor tolken en naar waar moeten deze zich begeven a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging?

Deze informatie is al gegeven in het antwoord op vraag 6.

8 Welke procedure is van toepassing op de regelingen voor het verhoor en om de te verhoren persoon op de hoogte te stellen van tijd en plaats a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 12, 13 en 14 van de verordening inzake bewijsverkrijging; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging? Hoeveel tijd op voorhand moet de persoon in beide gevallen worden opgeroepen voor het verhoor?

In het Portugese recht is de procedure met betrekking tot de organisatie van het verhoor en de oproeping van personen om voor het gerecht te verschijnen hoofdzakelijk geregeld in artikel 7, lid 3, artikel 172, leden 5 en 6, artikel 220, artikel 247, lid 2, artikel 251, lid 1, en de artikelen 417, 507, 508 en 603 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.

Over het algemeen is de griffie van het gerecht verantwoordelijk om op eigen initiatief getuigen, deskundigen, partijen en hun vertegenwoordigers te informeren dat zij in het kader van een gerechtelijke procedure op grond van een rechterlijk bevel worden opgeroepen te verschijnen. Met name wanneer een partij het verhoor van een getuige per videoconferentie vordert, is het de taak van de griffie om deze getuige op te roepen om te verschijnen.

De kennisgeving om getuigen, deskundigen en andere incidentele deelnemers (tolken, technisch adviseurs enzovoort) op te roepen om voor het gerecht te verschijnen, wordt per aangetekende brief verzonden, met vermelding van de datum, plaats en het doel van de verschijning. De kennisgeving wordt geacht te zijn verricht, zelfs als de geadresseerde weigert het poststuk in ontvangst te nemen. De bezorger van de postdienst moet de weigering schriftelijk vastleggen.

De oproeping van een partij om in het kader van een gerechtelijke procedure te verschijnen of een verklaring af te leggen, wordt ter kennisgeving per aangetekende brief verzonden, met vermelding van de datum, plaats en het doel van de verschijning. Indien de partij een advocaat heeft aangesteld of indien zij wordt vertegenwoordigd door zowel een advocaat als een procureur, wordt de kennisgeving ook aan laatstbedoelden gedaan.

De vertegenwoordigers van de partijen ontvangen de betekening op elektronische wijze overeenkomstig artikel 25 van ministerieel besluit (Portaria) nr. 280/2013 van 26 augustus 2013. Het computersysteem bevestigt de datum waarop de betekening is verricht.

In de wet is geen specifieke termijn vastgelegd die in acht moet worden genomen tussen de kennisgeving en de datum van het verhoor. In alle bovenbedoelde gevallen wordt de kennisgeving geacht te zijn verricht op de derde dag volgend op de registratie of de elektronische verzending van de kennisgeving. Is de derde dag geen werkdag, dan wordt de kennisgeving geacht te zijn verricht op de eerstvolgende werkdag. Deze termijn tot de zittingsdatum moet om praktische redenen in acht worden genomen, opdat kan worden aangenomen dat de kennisgeving op behoorlijke wijze is uitgevoerd.

In spoedgevallen kan de oproeping (of annulering van de oproeping) van getuigen, deskundigen, andere incidentele deelnemers, partijen of hun vertegenwoordigers, per telegram, telefoon of een ander analoog communicatiemiddel worden gedaan. Mededelingen die per telefoon zijn gedaan, worden vastgelegd in het zaakdossier en later op om het even welke wijze schriftelijk bevestigd.

Indien een persoon die is opgeroepen te verschijnen niet aanwezig is, moet hij de reden voor zijn afwezigheid op de zitting binnen een termijn van vijf dagen aantonen (te weten kalenderdagen; als de laatste dag geen werkdag is, wordt de termijn verlengd tot de eerstvolgende werkdag).

De Portugese wet voorziet in het geval van niet-verschijning in de hieronder vermelde dwangmaatregelen. Een getuige die niet verschijnt en die wel tijdig en op de voorgeschreven wijze is opgeroepen maar zijn afwezigheid niet binnen de wettelijke termijn heeft gerechtvaardigd, wordt veroordeeld tot het betalen van een boete. Bovendien kan de rechter in dat geval zijn hechtenis en voorgeleiding gelasten. Deze sancties zijn niet van toepassing indien de behandeling van de zaak wordt uitgesteld om een andere reden dan de afwezigheid van de getuige. Een deskundige of een andere incidentele deelnemer die niet verschijnt en die wel tijdig en op de voorgeschreven wijze is opgeroepen maar zijn afwezigheid niet binnen de wettelijke termijn heeft gerechtvaardigd, wordt veroordeeld tot het betalen van een boete. Een partij die niet verschijnt en die wel tijdig en op de voorgeschreven wijze is opgeroepen maar haar afwezigheid niet binnen de wettelijke termijn heeft gerechtvaardigd, wordt veroordeeld tot het betalen van een boete en haar niet-verschijning kan door het gerecht vrijelijk worden geïnterpreteerd voor bewijsdoeleinden. Indien het gerecht bovendien van oordeel is dat het onmogelijk is te voldoen aan de bewijslast als gevolg van de afwezigheid van de partij, kan het besluiten tot omkering van de bewijslast.

9 Welke kosten zijn van toepassing op het gebruik van videoconferenties en hoe moeten zij worden betaald?

Er worden geen kosten in rekening gebracht voor het gebruik van het videoconferentiesysteem.

10 Welke eventuele vereisten zijn er om ervoor te zorgen dat de persoon die door het verzoekende gerecht rechtstreeks wordt verhoord, ervan op de hoogte werd gesteld dat het verhoor gebeurt op vrijwillige basis?

Indien het Portugese gerecht de partij is die een verzoek heeft ingediend op grond van artikel 19 van Verordening (EU) 2020/1783 wordt de betrokken persoon per post opgeroepen om voor het gerecht van de andere (aangezochte) lidstaat te verschijnen, in voorkomend geval op een van de wijzen genoemd in het antwoord op vraag 8. De mogelijkheid om stukken ter kennisgeving per post te verzenden, is vastgesteld in artikel 14 van Verordening (EG) nr. 1393/2007 van 13 november 2007. De opgeroepen persoon wordt in de kennisgeving geïnformeerd dat hij op vrijwillige basis verschijnt.

Indien het Portugese gerecht de aangezochte partij is, roept het verzoekende gerecht de personen op en stelt het hen ervan in kennis dat zij op vrijwillige basis verschijnen.

Het verzoekende en het aangezochte gerecht kunnen onderling overeenkomen dat het gerecht van de aangezochte lidstaat zorg draagt voor de oproeping en het verstrekken van de informatie over het vrijwillige karakter van de verschijning. Dat gebeurt in de praktijk los van het feit of het Portugese gerecht de aangezochte of de verzoekende partij is.

11 Hoe moet de identiteit van de te verhoren persoon worden gecontroleerd?

De ambtenaar van het gerecht controleert op het geplande tijdstip voor de zitting of de te verhoren persoon aanwezig is en geeft dit door aan de rechter die het verhoor leidt of aan het verzoekende gerecht dat het verhoor rechtstreeks uitvoert.

Indien de handeling tot bewijsverkrijging door een Portugese rechter wordt verricht, worden, nadat de procedure is gestart en voorafgaand aan de getuigenis, de volgende stappen doorlopen: i) de persoon die de verklaring aflegt, een getuige of deskundige, legt de eed af bij de rechter; ii) de rechter stelt de voorvragen aan de persoon die de verklaring aflegt teneinde zijn identiteit te controleren.

Het is aan de rechter om de voorvragen te stellen teneinde de identiteit van de te verhoren persoon te kunnen vaststellen. De rechter vraagt naar zijn naam, beroep, woonplaats, burgerlijke staat en andere gegevens die hij nodig acht om de identiteit te kunnen vaststellen.

De rechter vraagt bovendien aan de te verhoren persoon of hij een verwant, vriend of vijand is van een van de partijen en of hij direct of indirect enig belang heeft in deze zaak, teneinde de geloofwaardigheid van zijn verklaring te kunnen beoordelen.

Wanneer de rechter tijdens het voorafgaande verhoor constateert dat een getuige onbekwaam is of dat de aanwezige persoon een andere is dan de opgeroepen persoon, geeft hij deze persoon geen toestemming om een verklaring af te leggen. Een getuige is onbekwaam wanneer hij, ondanks dat hij niet door een psychische aandoening wordt belemmerd, niet over de natuurlijke (lichamelijke of geestelijke) bekwaamheid beschikt om een verklaring af te leggen.

De rechter kan via het voorafgaande verhoor bovendien controleren of een van de onderstaande gevallen zich voordoet, waarbij de getuigen of partijen, conform het Portugese wetboek van burgerlijke rechtsvordering, kunnen weigeren een verklaring af te leggen.

De volgende personen kunnen conform artikel 497 van het Portugese wetboek van burgerlijke rechtsvordering weigeren te verschijnen (behalve in procedures die tot doel hebben de geboorte of het overlijden van een kind vast te stellen):

1. bloedverwanten in de opgaande lijn in zaken waarbij hun afstammelingen zijn betrokken, en adoptieouders in zaken waarbij hun geadopteerde kinderen zijn betrokken, en vice versa;
2. de schoonvader- of moeder in zaken waarbij hun schoonzoon of -dochter is betrokken, en vice versa;
3. echtgenoot of vroegere echtgenoot in zaken waarbij de andere echtgenoot of vroegere echtgenoot is betrokken;
4. de partner die samenwoont of heeft samengewoond op een vergelijkbare wijze als een gehuwd echtpaar met een van de procespartijen.

De rechter dient bovenbedoelde personen te informeren dat zij kunnen weigeren een verklaring af te leggen.

De getuigen die tot geheimhouding zijn verplicht uit hoofde van hun beroep, hun betrekking als openbaar ambtenaar of op grond van een staatsgeheim, kunnen zich verschonen van het afleggen van een verklaring als getuigen in zaken die binnen hun geheimhoudingsplicht valt. In dat geval controleert de rechter de rechtmatigheid van de reden van verschoning en indien hij dat nodig acht, ontslaat hij hen van hun geheimhoudingsplicht.

Partijen mogen alleen een verklaring afleggen met betrekking tot persoonlijke feiten. In een civiele procedure mag het bewijs van een partij niet steunen op strafbare of onrechtmatige feiten op grond waarvan de wederpartij verdachte is in een strafprocedure.

12 Welke vereisten inzake eedafneming zijn van toepassing en welke informatie moet het verzoekende gerecht verstrekken wanneer bij een rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens de artikelen 19, 20 en 21 van de verordening inzake bewijsverkrijging een eed is vereist?

Op grond van het Portugese recht geldt het volgende:

• de rechter wijst de te verhoren persoon voordat deze zijn verklaring aflegt, op het morele belang van de eed die hij zal afleggen, en op zijn plicht de waarheid te spreken en op de straffen die van toepassing zijn in het geval van een valse verklaring;
• de rechter vraagt de getuige vervolgens de volgende eed af te leggen: “Ik zweer de gehele waarheid en niets dan de waarheid te zullen zeggen” (Juro pela minha honra que hei-de dizer toda a verdade e só a verdade);
• de weigering om de eed af te leggen is gelijk aan de weigering om een verklaring af te leggen; in beide gevallen kan de weigering, indien ongegrond, worden gekwalificeerd als een belediging van het gerecht en als zodanig worden bestraft.

Wanneer een gerecht van een andere lidstaat directe bewijzen in Portugal wil verkrijgen per videoconferentie op grond van de artikelen 19, 20 en 21 van Verordening (EU) 2020/1783, moet het gerecht van de verzoekende lidstaat het Portugese (aangezochte) gerecht de volgende identiteitsgegevens verstrekken van de persoon die een verklaring zal afleggen: naam, beroep, woonplaats, burgerlijke staat en andere gegevens die nodig zijn voor het vaststellen van zijn identiteit; zijn hoedanigheid als verhoord persoon (partij, getuige, deskundige, technisch adviseur); de taal die hij spreekt en de noodzaak om al dan niet een tolk op te roepen voor het aangezochte gerecht.

Het Portugese (aangezochte) gerecht heeft deze gegevens nodig om enerzijds een tolk te kunnen oproepen, en anderzijds, om te kunnen controleren of de te verhoren persoon aanwezig zal zijn op het geplande tijdstip voor de videoconferentie.

Aangezien de Portugese rechter niet optreedt in de procedure, moet de eed per videoconferentie worden afgelegd bij de rechter van het gerecht van de verzoekende lidstaat. Dit geldt in voorkomend geval ook voor het voorbereidend verhoor, en voor de vragen omtrent de bekwaamheid, de weigering om een getuigenis af te leggen of de verschoning van getuigen, waarvoor de rechter van het verzoekende gerecht bevoegd is op grond van de procedureregels van de verzoekende lidstaat, conform artikel 19, lid 8, van Verordening (EU) 2020/1783.

13 Welke regelingen zijn er om ervoor te zorgen dat er een contactpersoon is op de plaats van de videoconferentie, met wie het verzoekende gerecht kan samenwerken alsook een persoon die op de dag van het verhoor de videoconferentievoorzieningen kan bedienen en eventuele technische problemen kan verhelpen?

Het verzoekende en het aangezochte gerecht (zodra het laatstbedoelde door de centrale autoriteit is aangewezen) moeten contact opnemen met elkaar voor het inplannen van de videoconferentie en de voorafgaande testsessie.

Het verdient om praktische redenen de voorkeur om deze testsessie uit te voeren voordat de getuige wordt opgeroepen. De datum van de testsessie moet dan ook zover van tevoren worden ingepland dat er voldoende tijd is om de getuige op te roepen.

Op de dag van de testsessie en op de dag van het verhoor per videoconferentie moet er op beide gerechten een IT-specialist, een telecommunicatiespecialist of een ambtenaar van het gerecht met de vereiste competenties aanwezig zijn.

In Portugal beschikt het instituut voor financieel management en voorzieningen van Justitie (Instituto de Gestão Financeira e Estruturas da Justiça - IGFEJ) over een team dat is gespecialiseerd in videoconferenties bij de gerechten.

De datum van de testsessie en de datum van het verhoor moeten om organisatorische redenen, indien mogelijk, ten minste drie dagen van tevoren aan het IGFEJ worden doorgegeven. Op die manier heeft het IGFEJ voldoende tijd om te controleren of is voldaan aan alle technische voorwaarden voor het tot stand brengen van de videoconferentie, om onmiddellijk op te treden in het geval van communicatieproblemen tussen de gerechten en om toezicht te houden op de testsessie.

Planning van een videoconferentie in een andere lidstaat op verzoek van een Portugees gerecht

Het Portugese (verzoekende) gerecht moet vooraf aan het IGFEJ vragen om te controleren of is voldaan aan alle technische voorwaarden voor het tot stand brengen van de videoconferentie, om onmiddellijk op te treden in het geval van communicatieproblemen tussen de gerechten en om toezicht te houden op de testsessie.

Het Portugese gerecht verzoekt het gerecht van de aangezochte lidstaat om ook een diensthoofd aan te wijzen dat verantwoordelijk is voor de videoconferentie en dat toezicht houdt bij de testsessie en eventueel technische hulp verleent in samenwerking met de Portugese technici.

Portugese gerechten doen als verzoekende partij over het algemeen een beroep op het Portugese contactpunt van het EJN-civiel (Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken), dat vervolgens rechtstreeks contact opneemt met het aangezochte gerecht voor het inplannen van de testsessie en de videoconferentie. Als er technische problemen worden gesignaleerd, neemt het contactpunt rechtstreeks contact op met de teams van de betrokken lidstaten die verantwoordelijk zijn voor de videoconferentie en verzoekt het hen informatie over verbindingen en technische gegevens of instellingen te verstrekken en informeert het de betrokken gerechten hierover. Het doel van deze werkwijze is om een eventuele taalbarrière uit de weg te ruimen zodat de videoconferentie succesvol kan verlopen.

Planning van een videoconferentie in een Portugees gerecht op verzoek van een andere lidstaat

In Portugal is het directoraat-generaal rechtsbedeling (Direcção-Geral da Administração da Justiça - DGAJ) de bevoegde centrale autoriteit voor het ontvangen en aanvaarden van door een andere lidstaat ingediende verzoeken op grond van artikel 19 van Verordening (EU) 2020/1783. Als het verzoek is aanvaard, geeft het DGAJ aan het gerecht van de verzoekende lidstaat door bij welk (aangezocht) Portugees gerecht de videoconferentie zal plaatsvinden. Nadat deze informatie is verstrekt, moeten het verzoekende en het aangezochte gerecht met elkaar afspreken op welke datum de testsessie en het verhoor per videoconferentie zal plaatsvinden.

Het DGAJ coördineert als centrale autoriteit het rechtstreekse contact tussen de verzoekende en aangezochte gerechten alsook het contact met het team van het IGFEJ dat bij de videoconferentie assisteert voor het oplossen van eventuele technische problemen. Het Portugese contactpunt van het EJN-civiel kan de contactgegevens eventueel ook op verzoek verstrekken.

De gerechten nemen rechtstreeks contact met elkaar op om de videoconferentiezaal te reserveren en om de werknemers aan te wijzen die verantwoordelijk zijn voor de technische verbindingen en de assistentie tijdens de videoconferentie in respectievelijk het verzoekende en het aangezochte gerecht. In Portugal is het gebruikelijk om een ambtenaar van het gerecht met de vereiste competenties aan te wijzen. Hij wordt bij voorkeur geassisteerd door een IT‑specialist van het Portugese gerecht.

Indien de videoconferentie via een internetverbinding verloopt, moet de verbinding verplicht vanuit Portugal tot stand worden gebracht. Het Portugese gerecht moet vooraf een verzoek indienen bij het IGFEJ voor het opzetten van een externe verbinding.

Indien voor de videoconferentie een ISDN-lijn wordt gebruikt, kan de verbinding met het Portugese gerecht ook vanuit het gerecht van een andere lidstaat tot stand worden gebracht.

De IT-specialist van het Portugese gerecht of van het IGFEJ kunnen de nodige ondersteuning bieden in het geval van technische problemen.

14 Wat indien er eventueel aanvullende informatie van het verzoekende gerecht is vereist?

Bij een verzoek om een videoconferentie moet het verzoekende gerecht in vak 12 van formulier L aangeven dat het wenst dat de bewijsverkrijging geschiedt met gebruikmaking van de in formulier N bedoelde communicatietechnologie; beide formulieren zijn opgenomen in een bijlage bij Verordening (EU) 2020/1783. In formulier N moet het volgende worden vermeld:

1. Technische gegevens van de videoconferentieapparatuur die door het verzoekende gerecht wordt gebruikt.

• Gebruikte standaard voor communicatie (bijvoorbeeld H.323, H.320)
• Videostandaard (bijvoorbeeld H.261, H.263 en H.264)
• Standaard voor audiocodering (bijvoorbeeld G.711a, G.711u, G.722, G.729)
• Eventueel de standaard voor het delen van inhoud (bijvoorbeeld H.239 of BFCP (SIP))
• Beveiliging: H.235 en de respectieve toegestane waarde
• Maximaal toegestane bandbreedte
• Stand-aloneapparaat, MCU of gateway
• Of de MCU of gateway is voorzien van IVR

2. Gegevens van de ISDN-verbinding en/of het openbaar netwerk van het gerecht.

Technische gegevens voor de videoconferentie:

Gebruikte standaard voor communicatie: H.323

Beveiliging: H.235 AES

Maximaal toegestane bandbreedte: 256kbps

3. Aanvraag voor het inplannen van de testsessie voorafgaand aan de handeling tot bewijsverkrijging per videoconferentie.

4. Naam en directe contactgegevens (telefoon, fax en e-mail) van de persoon die assistentie verleent bij de videoconferentie (ambtenaar van het gerecht bij voorkeur samen met een IT‑specialist of telecommunicatiespecialist die het gerecht ondersteuning biedt).

5. Als alternatief voor ISDN- of IP-verbindingen en om communicatiebeperkingen als gevolg van netwerk- en firewallinstellingen te ondervangen, kunnen met de in de gerechten geïnstalleerde apparatuur videoconferentieverbindingen tot stand worden gebracht via platforms als Webex, Zoom, Teams of Skype.

In dat geval moeten de aan de videoconferentie deelnemende gerechten het van tevoren eens worden over het te gebruiken platform, aangezien de ambtenaar van het gerecht in Portugal de plaatselijke IT-technicus zal moeten vragen de nodige software op de videoconferentieapparatuur te installeren.

In ieder geval moet er vooraf altijd een verbindingstest worden aangevraagd om na te gaan of er een technische interventie vereist is.

 

Links

Wetboek van burgerlijke rechtsvordering

Verordening (EU) 2020/1783 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2020

 

Opmerking

Het contactpunt van EJN-civiel, de rechtbanken of andere entiteiten en instanties zijn niet gebonden door de in dit informatieblad opgenomen gegevens. Ook de geldende wetteksten moeten worden geraadpleegd. Deze wetteksten worden regelmatig bijgewerkt en de interpretatie ervan in de jurisprudentie is voortdurend in ontwikkeling.