Bevisupptagning genom videokonferens

1 Kan bevis tas upp via videokonferens antingen under medverkan av en domstol i den ansökande medlemsstaten eller direkt av en domstol i den medlemsstaten? Vilka nationella förfaranden eller lagar gäller i så fall?

I Polen får bevis tas upp genom videokonferens i enlighet med artiklarna 12–14 och artiklarna 19–21 i förordning (EU) nr 2020/1783 av den 25 november 2020 om samarbete mellan medlemsstaternas domstolar i fråga om bevisupptagning i mål och ärenden av civil eller kommersiell natur. Bestämmelser om videokonferenser finns i civilprocesslagen, närmare bestämt i artiklarna 151.2 och 235.2, och i justitieministerns förordning av den 24 februari 2010 om teknisk utrustning och tekniska hjälpmedel för att genomföra bevisupptagning på distans vid civilrättsliga förfaranden.

Särskilda regler för genomförandet av distansmöten, inbegripet bevisupptagning genom videokonferens, föreskrivs i artikel 15zzs.1 i lagen av den 2 mars 2020 om särskilda åtgärder för att förebygga och bekämpa covid-19, andra smittsamma sjukdomar och därmed sammanhängande krissituationer. Dessa regler gäller så länge som det föreligger risk för epidemi eller då undantagstillstånd på grund av epidemi har utlysts till följd av covid-19, och inom ett år efter det att det sista av dessa två tillstånd har hävts. Eftersom tillståndet om risk för epidemi gäller på Republiken Polens territorium till och med den 31 mars 2023 och det är möjligt att förlänga det ytterligare väntas dessa särskilda regler gälla åtminstone till och med den 31 mars 2024.

Under den period som avses i föregående stycke får domstolen endast göra undantag från regeln att hålla offentliga förhandlingar via videokonferens om det är nödvändigt att pröva målet fysiskt eller genom en offentlig förhandling och om förhandlingarna i domstolsbyggnaden inte i onödan äventyrar hälsan för dem som deltar.

2 Finns det några begränsningar för vilka personer som kan höras via videokonferens? Är det exempelvis bara vittnen eller kan andra, t.ex. sakkunniga eller parter, också höras på detta sätt?

I polsk lagstiftning finns inga begränsningar av denna typ, utan såväl sakkunniga, parter som vittnen kan höras via videokonferens.

3 Vilka restriktioner, om några, gäller för den typ av bevis som kan tas upp via videokonferens?

I polsk lagstiftning finns inga särskilda begränsningar för vilka typer av bevisning som kan tas upp via videokonferens, utan endast ett krav på att bevisningens karaktär inte utgör något hinder mot detta (artikel 235.2 i civilprocesslagen). I praktiken kan det visa sig omöjligt eller mycket svårt att ta upp viss bevisning via videokonferens (t.ex. bevisning som ska kontrolleras visuellt). Den slutliga bedömningen överlåts till domstolen.

4 Finns det några begränsningar för var personen i fråga ska höras via videokonferens – dvs. måste det vara i en domstol?

Om förhöret hålls via videokonferens måste den person som hörs och andra parter i förfarandet som inte befinner sig i rättssalen infinna sig i en annan domstols lokaler eller, om de är frihetsberövade, i fängelset eller häktet. Om det rör sig om en frihetsberövad person ska en företrädare för fängelse- eller häktningsanläggningen, personens eventuella ombud och en eventuell tolk också delta i förfarandet.

Som ett undantag behöver videokonferensdeltagarna inte infinna sig i en domstolsbyggnad då det föreligger risk för epidemi eller då undantagstillstånd på grund av epidemi har utlysts till följd av covid-19 (se punkt 1 ovan). Undantaget fortsätter att gälla i ett år efter det att dessa situationer upphört att vara för handen. Det räcker att mötesdeltagaren har den tekniska utrustning som krävs för att kunna delta i distansmötet utanför domstolsbyggnaden. I annat fall bör deltagaren senast fem dagar före det planerade mötesdatumet lämna in en begäran om att få delta i ett distansmöte i domstolsbyggnaden. Domstolen förbjuder inspelning av ljud om sammanträdet eller en del av det hålls inom stängda dörrar eller om det bestrids av rättssäkerhetsskäl (artikel 9.1 i civilprocesslagen).

5 Är det tillåtet att spela in förhör via videokonferens och finns det i så fall utrustning för detta?

Mötesprotokollet upprättas i regel antingen med hjälp av ljud- eller bild- och ljudinspelningsutrustning. I detta fall spelas även förhör via videokonferens in av domstolen på eget initiativ. Om endast ett skriftligt mötesprotokoll upprättas (t.ex. om lämplig utrustning saknas i domstolslokalen) spelas mötet dock inte in, utan förs till protokollet – inbegripet om det hålls via videokonferens. I detta fall är det dock möjligt för en part att spela in mötet med hjälp av en anordning för ljudinspelning (t.ex. en mobiltelefon med diktafonfunktion). Domstolens samtycke krävs inte – parten är endast skyldig att underrätta domstolen om sin avsikt att spela in ljudet.

6 På vilket språk ska förhöret hållas a) när framställningar görs enligt artiklarna 12–14 i förordningen om bevisupptagning och b) vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning?

a) Vid en personlig intervju enligt artiklarna 12–14 är regeln att intervjun ska hållas på polska. Enligt polsk lagstiftning är det inte möjligt att hålla förhör inför en polsk domstol på ett annat språk än polska.

b) Vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 ska den ansökande domstolen fastställa på vilket språk förhöret ska hållas. I enlighet med artikel 19.4 i förordning (EU) nr 2020/1784 får Polens centrala organ dock uppställa villkoret att förhöret ska hållas på polska eller att en översättning till polska ska tillhandahållas. Detta gäller särskilt den situation som avses i artikel 19.4 andra stycket i förordningen, dvs. när en polsk domstol deltar i den direkta bevisupptagningen.

7 Vem ansvarar för att vid behov skaffa fram tolkar och var ska de uppehålla sig a) när framställningar görs enligt artiklarna 12–14 i förordningen om bevisupptagning och b) vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning?

Vid förhör enligt artiklarna 12–14 erbjuds tolk av den polska domstolen i egenskap av anmodad domstol. I reglerna anges inte var tolken ska infinna sig, utom när den person som begär tolk är frihetsberövad (se punkt 4 ovan).

Vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen ska den ansökande domstolen tillhandahålla en tolk. Den ansökande domstolen beslutar också var tolken ska infinna sig under förhöret. Enligt artikel 19.4 i förordning (EU) nr 2020/1784 får Polens centrala organ uppställa villkoret att tolken ska infinna sig på en viss plats.

8 Vilket förfarande gäller för anordnandet av förhöret och meddelande av tid och plats till den person som ska höras a) när framställningar görs enligt artiklarna 12–14 i förordningen om bevisupptagning och b) vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning? Hur lång tid ska medges i båda dessa fall när datum för förhöret bestäms för att ge personen i fråga tillräcklig framförhållning?

a) Vid ett muntligt hörande i enlighet med artiklarna 12–14 underrättar den polska domstolen, i egenskap av anmodad domstol, den person som ska höras om tid och plats för förhöret genom att skicka en kallelse i enlighet med polsk lag (särskilt artiklarna 131–138 i civilprocesslagen). Detta sker oftast genom rekommenderat brev. Kallelsen ska skickas senast en vecka före det planerade förhörsdatumet. I undantagsfall kan denna tidsfrist förkortas till tre dagar (artikel 149 i civilprocesslagen). I praktiken innebär detta att förhörsdatumet måste fastställas ungefär en månad i förväg. Domstolen kan också informera personen på ett annat sätt som den finner lämpligast (t.ex. per telefon eller e-post) och om den anser det nödvändigt för att påskynda handläggningen av målet. För att kallelsen ska anses ha fått verkan måste det vara säkert att den har kommit till mottagarens kännedom (artikel 149.1 i civilprocesslagen). Om detta villkor är uppfyllt kan tidsfristen för förhöret fastställas med mycket kortare varsel, till och med några dagar i förväg.

b) Vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 åligger skyldigheten att meddela datum och plats för förhöret den ansökande domstolen, som tillämpar sin egen lagstiftning i detta avseende. Om anordnandet av förhöret kräver samarbete med en polsk domstol (t.ex. för att se till att domstolen deltar i förhöret eller bistår med de lokaler och anläggningar som videokonferensen kräver), måste den ansökande domstolen ta hänsyn till tillgången på utrustning och personal på den polska sidan när den fastställer datum för förhöret. Tillgången varierar avsevärt och kräver en bedömning från fall till fall.

9 Vilka är kostnaderna vid användande av videokonferens och hur ska de betalas?

I enlighet med bestämmelserna i artikel 22 i förordning nr 2020/1784 begär de polska domstolarna ersättning för de kostnader som specificeras i artikeln och begär en förskottsbetalning för sakkunnigutlåtandet. Polen står för övriga kostnader som uppstår vid videokonferenser.

10 Vilka bestämmelser, om några, gäller för att säkra att den person som ska höras direkt av den ansökande domstolen har informerats om att bevisupptagningen ska ske på frivillig grund?

Den ansökande domstolen måste informera personen som ska höras om att förhöret endast kan äga rum på frivillig grund, utan att tvångsåtgärder används. Om en polsk domstol deltar i den direkta bevisupptagningen kan den kräva en försäkran om att förhöret äger rum på frivillig grund (artikel 19.2 och 19.4 i förordning 2020/1784).

11 Vad finns det för förfarande för att kontrollera identiteten på den person som ska höras?

Domstolen kontrollerar personens identitet med hjälp av en handling som bekräftar personens identitet, eller identitet och nationalitet. Om det rör sig om en polsk medborgare är handlingen ett id-kort eller pass. Om det rör sig om en utländsk medborgare är det ett pass, en resehandling eller någon annan giltig handling som styrker personens identitet, eller identitet och nationalitet. Förhöret av ett vittne inleds också med frågor om vittnets personuppgifter och relation till partnerna.

12 Vilka bestämmelser gäller för avläggande av ed, och vilka uppgifter behövs från den ansökande domstolen när edgång krävs vid direkt bevisupptagning enligt artiklarna 19–21 i förordningen om bevisupptagning?

När hörandet sker i enlighet med artiklarna 19–21 och den ansökande domstolen underrättar Polens centrala organ om sin avsikt att ta upp bevis genom hörande av ett vittne under ed kan det centrala organet kräva att få se texten till eden. Om innehållet i eden strider mot grundläggande principer i polsk lagstiftning har det centrala organet rätt att inte ge sitt samtycke till förhöret eller att kräva att texten till den ed som anges i polsk lagstiftning ska användas.

13 Vilka åtgärder har vidtagits för att se till att det finns en kontaktperson på platsen för videokonferensen för samordning med den ansökande domstolen och en person som på dagen för förhöret finns tillgänglig för att sköta videokonferensutrustningen och hantera eventuella tekniska problem?

Om videokonferenser äger rum i lokaler som tillhör en polsk domstol, ett polskt fängelse eller ett polskt häkte tillhandahåller dessa institutioner specialiserade videokonferenstjänster. Kontaktuppgifterna till den ansvariga personen meddelas den ansökande domstolen som en del av de tekniska arrangemangen före videokonferensen.

14 Vilka ytterligare uppgifter, om några, krävs från den ansökande domstolen?

I princip krävs inga ytterligare uppgifter enligt den polska lagstiftningen. Om ytterligare uppgifter ändå krävs (till exempel i fråga om tekniska arrangemang med den polska domstolen) måste dessa uppgifter lämnas på polska eller åtföljas av en översättning till polska.