Forkyndelser: officiel overrækkelse af juridiske dokumenter

1 Hvad betyder det retlige begreb "forkyndelse" i praksis? Hvorfor findes der særlige regler for forkyndelse af dokumenter?

Ved "forkyndelse af dokumenter" gives bestemte personer adgang til korrespondance stilet til dem i overensstemmelse med civilretsplejeloven.

Parternes udøvelse af deres processuelle rettigheder (retten til offentlig høring, retten til forsvar, retten til at fremlægge beviser til støtte for deres anbringender og retten til information), retfærdig rettergang i andre henseender, korrekt beregning af tidsfrister og som følge heraf den afsagte doms gyldighed afhænger af dokumenternes forkyndelse i overensstemmelse med loven.

Forkyndelse af dokumenter er hovedsagelig reguleret i kapitel 2 (artikel 131-147) i den polske civilretsplejelov af 17. november 1964 ("loven") og gennemførelsesretsakter:

• justitsministerens bekendtgørelse af 18. juni 2019 – de almindelige domstoles procesreglement ("procesreglementet")
• justitsministerens bekendtgørelse af 6. maj 2020 om den nærmere procedure og metode for forkyndelse af retslige dokumenter i civile sager ("bekendtgørelsen").

Forkyndelse med almindelig post (punkt 8 nedenfor) reguleres desuden af postloven af 23. november 2012 og af reglerne om postbefordring udstedt af individuelle postvirksomheder. Den udpegede virksomhed – p.t. Poczta Polska S.A. – er den postvirksomhed, der er forpligtet til at varetage postbefordringspligten (og ikke kan nægte at indgå en aftale om omdeling af anbefalede breve).

2 Hvilke dokumenter skal forkyndes for at få retsvirkning over for modtageren?

Alle retslige dokumenter og processkrifter, hvis forkyndelse har retsvirkninger, skal forkyndes formelt.

Retslige dokumenter (dokumenter fremsendt af en ret til parterne og andre personer involveret i en retssag) omfatter: meddelelser, stævninger, meddelelser om rettigheder og forpligtelser, kopier af retsafgørelser (domme, afgørelser, betalingspåkrav) eller kendelser, kopier af domme med angivelse af præmisser.

Processkrifter omfatter dokumenter, der indleder en sag (f.eks. andragender), og dokumenter, der indgives under sagen af parterne og af andre enheder, der er bemyndiget til at deltage i civile sager (f.eks. en offentlig anklager, ombudsmanden for borgerrettigheder, ombudsmanden for børns rettigheder) med angivelse af deres forslag eller anbringender.

3 Hvem sørger for forkyndelse af dokumenter?

I Polen skal alle dokumenter forkyndes formelt, hvilket betyder, at næsten alle dokumenter i retssager forkyndes ex officio af retten. Ved indgivelsen af et processkrift er parten derfor forpligtet til at forelægge det for retten sammen med det passende antal kopier med henblik på forkyndelse for de personer, der er involveret i sagen (lovens artikel 128, stk. 1). Undtagelserne omfatter hovedsagelig forkyndelse af det første dokument i sagen for sagsøgte og udveksling af dokumenter mellem professionelle repræsentanter (se nedenfor).

Hvis en sagsøgt trods to meddelelser om forsøgt levering undlader at afhente et andragende eller et andet processkrift, der gør det nødvendigt for sagsøgte at forsvare sine rettigheder, og hvis der ikke gælder særlige bestemmelser om effektiv forkyndelse, og hvis der ikke tidligere er blevet forkyndt et dokument for sagsøgte i sagen, sender retten en kopi af dokumentet til sagsøger, som forpligtes til at lade dokumentet forkynde for sagsøgte af en foged. Fogeden forkynder på sagsøgerens anmodning dokumentet personligt med kvittering for modtagelsen og med angivelse af datoen eller konkluderer, at adressaten ikke har bopæl på den angivne adresse. For et tillægsgebyr (40 PLN) finder fogeden endvidere frem til sagsøgtes adresse. Hvis sagsøger ikke inden for to måneder fremlægger bevis for retten for, at en foged har forkyndt et dokument for sagsøgte, eller undlader at angive sagsøgtes nuværende adresse eller fremlægge bevis for, at sagsøgte er bosiddende på den adresse, der er angivet i andragendet, kan retten udsætte sagen og indstille den efter tre måneder fra udsættelsestidspunktet (lovens artikel 139, stk. 1, lovens artikel 177, stk. 1, nr. 6, lovens artikel 182, stk. 1, nr. 1, og artikel 3a-3b i lov om fogeder af 22. marts 2018).

Mens sagen verserer, er advokater, edsvorne advokater, patentagenter og chefjuristen for Republikken Polen forpligtede til at forkynde kopier af processkrifter, herunder bilag, direkte for hinanden. Ovenstående gælder ikke for fremsættelsen af modkrav, appeller, kassationsappeller, klager, påstande om ophævelse af en udeblivelsesdom, indsigelser mod et betalingspåbud, klager over et betalingspåkrav, anmodninger om sikring af krav, anmodninger om genoptagelse af en dom, appeller til prøvelse af en endelig dom, der skal erklæres ulovlig, og klager over afgørelser truffet af justitssekretærer, som skal forelægges retten med kopi til modparten. Ovenstående gælder heller ikke for dokumenter, der indgives via et IKT-system (lovens artikel 132, stk. 1, nr. 1, afsnit 2).

Under visse omstændigheder kan elektronisk forkyndelse accepteres som beskrevet i punkt 6 nedenfor.

4 Adresseforespørgsler

4.1 Forsøger den anmodede myndighed i denne medlemsstat af egen drift at finde frem til adressaten for de dokumenter, der skal forkyndes, hvis den angivne adresse ikke er korrekt? Se også meddelelse i henhold til artikel 7, stk. 2, litra c), i forordningen om forkyndelse af dokumenter.

Når retten accepterer en anmodning om fuldbyrdelse, foretager den ikke sine egne konstateringer vedrørende adressatens bopæl eller hovedsæde, bortset fra at rette åbenlyse fejl i adressen. Hvis sagsøgeren har anmodet om forkyndelse i overensstemmelse med lovgivningen i den anmodede medlemsstat, og forkyndelsen i henhold til polsk ret anses for sket, når forkyndelsen sker på en adresse, der er offentliggjort i specifikke fortegnelser eller registre (se punkt 5 nedenfor), kan retten dog forventes at kontrollere oplysningerne i disse fortegnelser eller registre. Hvis retten som beskrevet ovenfor finder frem til en anden adresse end den, der er meddelt af sagsøgeren, bør den foretage forkyndelsen igen. Retten kan også kontrollere, om adressen er kendt ex officio (f.eks. i forbindelse med en anden sag, der verserer for retten), og forsøge at forkynde dokumentet på denne adresse.

4.2 Har udenlandske retslige myndigheder og/eller parter i retssager adgang til registre eller tjenester i medlemsstaten, der gør det muligt at finde frem til personens aktuelle adresse? Hvis ja, hvilke registre eller tjenester findes, og hvilken fremgangsmåde skal følges? Hvilke gebyrer skal i givet fald betales?

Det polske elektroniske folkeregistersystem ("PESEL") indeholder bl.a. oplysninger om fysiske personers registrerede adresser. Udenlandske retslige myndigheder har ikke direkte adgang til registret. En udenlandsk ret kan anmode den polske ret om bevisoptagelse med henblik på at fastslå en fysisk persons adresse i henhold til en bilateral aftale eller Haagerkonventionen om bevisoptagelse i udlandet i sager om civile eller kommercielle spørgsmål af 18. marts 1970. Den polske ret vil derefter anmode om oplysninger fra PESEL-registret eller folkeregistret for den relevante kommune eller eventuelt træffe andre nødvendige foranstaltninger.

En part i en retssag i udlandet kan indgive en anmodning om adgang til data i PESEL-registret eller i et folkeregister for enhver kommunal forvaltning i Polen. En sådan anmodning skal fremsættes skriftligt på en formular (der er tilgængelig på den kommunale forvaltnings websider). En part skal godtgøre, at der foreligger en retlig interesse, og fremlægge bevis for, at retten til aktindsigt vedrører en bestemt person. Der indbetales et gebyr på 31 PLN på den kommunes bankkonto, som anmodningen er indgivet til. Det skal imidlertid bemærkes, at det i henhold til polsk ret ikke kan antages, at adressen på en fysisk person, der er angivet i PESEL-registret eller et folkeregister, er personens faktiske bopælsadresse.

Forretningsadresserne på fysiske personer, der driver virksomheder, lagres i det centrale virksomhedsregister (CEIDG) og kan tilgås gratis online. Søgemaskinen på polsk og engelsk findes på: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx

Adresserne på andre erhvervsdrivende (kommercielle selskaber, kooperativer, statsejede virksomheder, FoU-organer, udenlandske virksomheder og deres filialer samt gensidige selskaber) samt foreninger, andre sociale og faglige organisationer, fonde og sundhedsinstitutioner findes i det nationale retsregister og er gratis tilgængelige online. Søgemaskinen på polsk findes på: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/

4.3 Hvilken form for bistand i forbindelse med adresseforespørgsler fra andre medlemsstater yder myndighederne i denne medlemsstat i henhold til artikel 7, stk. 1, i forordningen om forkyndelse af dokumenter? Se også meddelelse i henhold til artikel 7, stk. 1, litra c), i forordningen om forkyndelse af dokumenter.

I henhold til artikel 7, stk. 1, litra c), i forordningen om forkyndelse af dokumenter giver Polen via den europæiske e-justiceportal detaljerede oplysninger om, hvordan adresserne på de personer, som et dokument skal forkyndes for, kan findes.

5 Hvordan finder en forkyndelse sædvanligvis sted i praksis? Er der alternative metoder, som kan anvendes (bortset fra subsidiær forkyndelse som omhandlet i punkt 7 nedenfor)?

Retten forkynder dokumenter ved hjælp af postvirksomheden, personer, der er ansat ved domstolene, eller rettens budtjeneste. Retten kan også forkynde dokumenter ved en foged i henhold til loven om fogeder af 22. marts 2018 (lovens artikel 131, afsnit 96 i procesreglementet). Fogeden forkynder i disse tilfælde dokumentet personligt for adressaten med kvittering for modtagelsen og med angivelse af datoen eller konkluderer, at adressaten ikke har bopæl på den angivne adresse. I praksis foretages forkyndelsen normalt af postvirksomheden (Poczta Polska S.A.) ved anbefalet brev med modtagelsesbevis.

Hvis korrespondancen stiles til fysiske personer, forkyndes dokumenterne for dem personligt, dvs. overrækkes til den pågældende, eller – hvis denne ikke har rets- og handleevne – til dennes retlige repræsentant (lovens artikel 133, stk. 1).

Domstolene forkynder dokumenter for soldater ved hjælp af militærpolitiet, for politibetjente og fængselsbetjente ved hjælp af deres umiddelbare kontrolmyndigheder og for personer i forvaring ved hjælp af institutionens bestyrelse (lovens artikel 137).

Dokumenter stilet til juridiske personer og organisationer uden status som juridiske personer forkyndes for disses rettergangsfuldmægtige eller overrækkes til medarbejdere, der er bemyndiget til at modtage dokumenter. Hvis der er udpeget en retlig repræsentant med henblik på retssager eller en person bemyndiget til at modtage retslige dokumenter, forkyndes dokumenterne for disse personer (lovens artikel 133, stk. 2).

Processkrifter eller retsafgørelser stilet til erhvervsdrivende, der er optaget i det centrale virksomhedsregister (CEIDG), forkyndes på den forkyndelsesadresse, der er angivet i registret, medmindre den erhvervsdrivende har angivet en anden forkyndelsesadresse (lovens artikel 133, stk. 2, nr. 1).

Processkrifter eller retsafgørelser stilet til erhvervsdrivende, der er optaget i retsregistret, forkyndes på den adresse, der er oplyst i registret, medmindre den erhvervsdrivende har angivet en anden forkyndelsesadresse. Hvis den senest oplyste adresse er blevet slettet, fordi den ikke stemmer overens med den faktiske situation, og der ikke er fremsat anmodning om registrering af en ny adresse til offentliggørelse, anses den slettede adresse for at være en adresse som opført i registret (lovens artikel 133, stk. 2, nr. 2).

Processkrifter eller retsafgørelser stilet til personer, der repræsenterer en enhed, der er opført i det nationale retsregister, likvidatorer, stedfortrædere, medlemmer af organer eller personer, der er bemyndiget til at udpege bestyrelsen, forkyndes på den forkyndelsesadresse, der er angivet i det nationale retsregister (lovens artikel 133, stk. 2, nr. 3).

Hvis der er udpeget en retlig repræsentant med henblik på retssager eller en person, der er bemyndiget til at modtage retslige dokumenter, forkyndes de retslige dokumenter for disse personer. Dokumenter, hvori en part indkaldes til personligt at give møde, forkyndes imidlertid kun direkte for den pågældende part, med undtagelse af parter, der ikke har bopæl, sædvanligt opholdssted eller vedtægtsmæssigt hjemsted i Polen eller en anden EU-medlemsstat (lovens artikel 133, stk. 3, og artikel 1135, stk. 5, nr. 1).

Forkyndelsen sker på bopælen, på arbejdspladsen eller på det sted, hvor adressaten forefindes.

På en parts anmodning kan dokumenter forkyndes på en postboksadresse angivet af den pågældende part. I sådanne tilfælde deponeres dokumenter, der sendes ved hjælp af postvirksomheden, på virksomhedens postkontor, og der efterlades en meddelelse herom i adressatens postkasse (lovens artikel 135).

En justitssekretær kan aflevere et dokument til adressaten direkte på justitskontoret, hvis adressaten er til stede ved retten og dokumenterer sin identitet (lovens artikel 132, stk. 2). Hvis et dokument, der skal forkyndes, er blevet indleveret til retten på et tidspunkt, der gør det umuligt at forkynde det inden datoen for et møde eller et retsmøde, forkynder retten desuden dokumentet for adressaten under mødet eller retsmødet (afsnit 99 i procesreglementet).

Breve kan kun forkyndes elektronisk i de tilfælde og på den måde, der er angivet i punkt 6.1 nedenfor.

Retten kan undtagelsesvis og udelukkende i tilfælde af indkaldelser til et retsmøde i stedet for at forkynde indkaldelsen skriftligt forkynde dem for parter, vidner, sagkyndige eller andre personer på anden vis, som retten finder mest hensigtsmæssig, hvis den finder det nødvendigt for at fremskynde behandlingen af sagen. En sådan indkaldelse (f.eks. pr. e-mail eller telefon) har retsvirkninger, hvis der ikke er tvivl om, at den er nået frem til adressaterne mindst en uge og i hastetilfælde tre dage forud for mødet (lovens artikel 149, stk. 1, og lovens artikel 149, stk. 2).

6 Er elektronisk forkyndelse af dokumenter (forkyndelse af retslige og udenretslige dokumenter ved hjælp af elektronisk kommunikation, som f.eks. e-mail, internetbaseret sikker applikation, fax, sms etc.) tilladt i civile retssager? I bekræftende fald, i hvilken type sager kan denne metode anvendes? Gælder der begrænsninger med hensyn til tilgængeligheden af/adgang til denne metode til forkyndelse af dokumenter, afhængig af hvem adressaten er (advokat, juridisk person, virksomhed eller andre, såsom erhvervsdrivende)?

6.1 Hvilken form for elektronisk forkyndelse som omhandlet i artikel 19, stk. 1, i forordningen om forkyndelse af dokumenter er tilgængelig i denne medlemsstat, hvor forkyndelsen skal ske direkte for en person, der har en kendt adresse i en anden medlemsstat?

Retten forkynder udelukkende dokumenter elektronisk, dvs. ved hjælp af et IKT-system, hvis adressaten har indgivet et dokument via systemet eller har valgt en sådan indgivelse (adressaten kan trække dette valg tilbage). Denne forkyndelsesform kan også vælges af en adressat, der er bosiddende i en anden medlemsstat. Hvis et dokument forkyndes elektronisk, betragtes det som forkyndt på det tidspunkt, der er angivet i det elektroniske modtagelsesbevis. Hvis der ikke foreligger et sådant bevis, anses forkyndelsen for at være sket 14 dage efter registreringen af dokumentet i IKT-systemet. Dokumenter, der skal forkyndes, sendes ikke til e-mailadresser, men der sendes derimod en meddelelse om, at der er uploadet et dokument i IKT-systemet, til adressatens indbakke (lovens artikel 131, stk. 1).

Der gælder særlige regler for forkyndelse af retslige dokumenter for advokater, edsvorne advokater, patentagenter eller chefjuristen for Republikken Polen under den epidemiske undtagelsestilstand eller epidemi, der er erklæret på grund af covid-19, og frem til et år efter ophævelse af den sidste af disse. Hvis det IKT-system, der understøtter retssagen, i en sådan periode ikke er tilgængeligt, forkynder retten retslige dokumenter for sådanne parter ved at uploade deres indhold i det IKT-system, der anvendes til at stille sådanne dokumenter til rådighed (informationsportalen). Dette gælder ikke for dokumenter, der skal forkyndes sammen med kopier af parternes processkrifter eller andre dokumenter, der ikke hidrører fra retten. Forkyndelsesdatoen er den dato, hvor adressaten har fået kendskab til det dokument, der er blevet uploadet i informationsportalen. Hvis adressaten undlader at gøre dette, anses dokumentet for forkyndt ved udløbet af en frist på 14 dage fra uploaddatoen. Forkyndelsen af et dokument via informationsportalen har de processuelle virkninger, der er defineret i loven for så vidt angår forkyndelse af retslige dokumenter. Retten kan vælge ikke at forkynde et dokument via informationsportalen, hvis dette er umuligt på grund af dokumentets art (artikel 15zzs, stk. 9, i lov af 2. marts 2020 om særlige ordninger til forebyggelse, bekæmpelse af og kontrol med covid-19, andre overførbare sygdomme og relaterede nødsituationer). Der gælder en epidemisk undtagelsestilstand i Polen frem til den 30. juni 2023.

Advokater, edsvorne advokater, patentagenter og chefjuristen for Republikken Polen forkynder kun direkte for hinanden (jf. punkt 3 ovenfor) ad elektronisk vej, hvis de alle giver samtykke hertil til retten og meddeler retten de kontaktoplysninger, der skal anvendes til dette formål, navnlig en e-mailadresse eller et faxnummer. Dette samtykke er uigenkaldeligt, og alle bestemmelser om en betingelse eller en frist anses for at være ikke-eksisterende. Efter enslydende anmodninger fra parterne, eller når det på anden måde er berettiget, træffer retten afgørelse om, at sådanne forkyndelsesmidler skal undlades. Forpligtelsen til gensidig elektronisk forkyndelse gælder ikke for dokumenter, der bør indgives til retten med kopier til modparten, jf. punkt 3 ovenfor.

6.2 Har denne medlemsstat i overensstemmelse med artikel 19, stk. 2, i forordningen om forkyndelse af dokumenter fastsat yderligere betingelser for, hvornår den vil acceptere elektronisk forkyndelse via e-mail som omhandlet i artikel 19, stk. 1, litra b), i nævnte forordning? Se også meddelelse i henhold til artikel 19, stk. 2, litra c), i forordningen om forkyndelse af dokumenter.

Der gælder ingen yderligere betingelser.

7 "Subidiær" forkyndelse

7.1 Er der efter lovgivningen i medlemsstaten mulighed for at anvende andre former for forkyndelse i tilfælde, hvor det ikke har været muligt at forkynde dokumenter til adressaten (f.eks. meddelelse efterladt på den pågældendes adresse, meddelelse til fogedretten, postforkyndelse eller mærkatmeddelelse)?

Er adressaten ikke hjemme, overrækker den, der forestår forkyndelsen, det retslige dokument til et voksent medlem af husstanden eller, hvis en sådan person ikke er til stede, til adressatens ejendomsadministrator, vicevært eller kommunale administration, såfremt disse ikke er modparter i sagen og indvilger i at overbringe dokumentet til adressaten. Retten kan dog udelukke eller begrænse muligheden for, at dokumenter forkyndes for andre personer. Der efterlades en bemærkning herom på postforsendelsen. Hvis en adressat, der har oplyst sin arbejdsplads som forkyndelsesadresse, ikke forefindes af den, der forestår forkyndelsen, på arbejdspladsen, kan dokumentet forkyndes for en person, der er bemyndiget til at modtage dokumenter (lovens artikel 138 og afsnit 3 i bekendtgørelsen).

Hvis det ikke er muligt at forkynde et dokument, der sendes ved hjælp af en postvirksomhed, vil det blive deponeret på denne virksomheds postkontor og – ved forkyndelse på anden vis – hos den pågældende kommunale forvaltning, idet der efterlades en meddelelse herom på adressatens dør eller i postkassen med angivelse af, hvor og hvornår dokumentet blev efterladt, og at det bør afhentes senest syv dage efter meddelelsesdatoen. Afhentes dokumentet ikke inden fristens udløb, gentages underretningsproceduren (lovens artikel 139, stk. 1). Hvis der er tale om fysiske personer, kan et dokument, der er deponeret på et postkontor, afhentes af adressaten personligt, af dennes retlige repræsentant eller af en postfuldmægtig og, for så vidt angår andre enheder, også af en person, der er bemyndiget til at repræsentere enheden, eller af en bemyndiget ansat (afsnit 8 i bekendtgørelsen). Dokumentet anses for forkyndt ved udløbet af fristen for dokumentets afhentning.

Det kan ligeledes anses for forkyndt, hvis forkyndelse har været umulig på grund af den pågældende parts manglende opfyldelse af sine forpligtelser:

• Hvis et dokument ikke kan forkyndes for en part, der er underlagt krav om registrering i retsregistret, fordi der ikke er registreret en adresseændring, henlægges dokumentet i sagens akter og betragtes som forkyndt, medmindre den nye adresse er retten bekendt (lovens artikel 139, stk. 3).
• Hvis dokumenter stilet til personer, der repræsenterer en enhed, der er opført i det nationale retsregister, likvidatorer, fuldmægtige, medlemmer af organer eller personer, der er bemyndiget til at udpege bestyrelsen, ikke kan leveres på normal vis på grund af manglende meddelelse om ændring af forkyndelsesadressen, henlægges disse i sagens akter og betragtes som forkyndte, medmindre en anden forkyndelsesadresse eller en anden bopæl og adresse er retten bekendt (lovens artikel 139, stk. 3, nr. 1).
• Hvis adressaten (enten en part eller partens repræsentant) er fraflyttet den aktuelle adresse og ikke har underrettet retten om den nye bopæl (på trods af rettens anvisninger om forpligtelsen hertil), vil det retslige dokument blive henlagt i sagens akter og betragtet som forkyndt, medmindre den nye adresse er retten bekendt (lovens artikel 136).

I andre tilfælde, hvor den pågældende parts opholdssted er ukendt:

• Hvis det dokument, der skal forkyndes, indebærer, at en part skal forsvare sine rettigheder, må forkyndelse – indtil den pågældende part, dennes repræsentant eller befuldmægtigede giver sig til kende – kun ske for den af retten udpegede procesværge efter anmodning fra den pågældende person (f.eks. sagsøger), som har fremlagt umiddelbare beviser for, at adressatens opholdssted ikke er kendt. Udpegelsen af en procesværge bekendtgøres offentligt i retsbygningen og i den kommunale forvaltnings lokaler og – i vigtige anliggender – også i pressen, hvis det er nødvendigt. Forkyndelsen får virkning, når dokumentet er leveret til procesværgen, bortset fra at retten kan gøre forkyndelsens virkning betinget af, at en bestemt periode er gået fra det tidspunkt, hvor meddelelsen blev slået op i retsbygningen (lovens artikel 143).
• Hvis det dokument, der skal forkyndes, ikke indebærer, at den pågældende part skal forsvare sine rettigheder, forkyndes det for parten ved opslag i retsbygningen (lovens artikel 145).

7.2 Hvis andre metoder anvendes, hvornår anses dokumenterne da for at være blevet forkyndt?

Hvis der er tale om forkyndelse for et voksent medlem af husstanden, ejendomsadministrationen, viceværten eller den kommunale administration eller en person på arbejdspladsen, anses dokumentet for forkyndt, når det er blevet overdraget til en sådan person.

Hvis dokumentet deponeres på et postkontor og ikke afhentes af en bemyndiget person, anses det for forkyndt ved udløbet af den sidste dag i fristen for afhentning (dvs. ved udløbet af en uge efter den anden meddelelse om forsøgt levering), medmindre dokumentet er stilet til en sagsøgt, der ikke tidligere har fået forkyndt et andet dokument i sagen, jf. punkt 3 ovenfor.

Hvis dokumentet forkyndes for procesværgen som udpeget af en part, hvis opholdssted er ukendt, anses dokumentet for at være forkyndt, når det er blevet overdraget til procesværgen eller ved udløbet af fristen efter opslag af meddelelsen som fastsat af retten, alt efter hvad der indtræffer senest.

Hvis forkyndelsen sker ved opslag af en meddelelse i retsbygningen, anses dokumentet for at være forkyndt en måned efter opslagsdatoen.

7.3 Hvis en anden form for forkyndelse består i deponering af dokumenterne på et bestemt sted (f.eks. på et postkontor), hvordan får adressaten så meddelelse om deponeringen?

Der anbringes en meddelelse på adressatens dør eller i dennes postkasse. Det anføres bl.a. i meddelelsen, at hvis en postforsendelse ikke afhentes, selv om adressaten har fået meddelelse herom to gange, returneres denne til den ret, der har fremsendt den. I så fald anses postforsendelsen for at være forkyndt på den dato, hvor fristen for adressatens afhentning af dokumentet udløber. Forkyndelsen af dokumenter kan bevirke iværksættelsen af procesfrister (afsnit 6 i bekendtgørelsen).

7.4 Hvis adressaten afviser at modtage dokumenterne, hvilken retsvirkning har det så? Anses dokumenterne for at være forskriftsmæssigt forkyndt, hvis afvisningen ikke var berettiget?

Hvis adressaten afviser at modtage forkyndelsen af et dokument, betragtes dokumentet som forkyndt ved denne afvisning (lovens artikel 139, stk. 2).

Der gælder en undtagelse, når en domstol eller en anden myndighed i udlandet anmoder retten om at forkynde et retsligt dokument for en person, der er bosiddende i Polen, uden at vedlægge en polsk oversættelse af dokumentet. Et sådant dokument forkyndes for adressaten, hvis han eller hun vælger at modtage det. En adressat, der afviser at modtage et dokument, advares om de mulige negative retsvirkninger i udlandet (lovens artikel 1135, stk. 1, nr. 2).

8 Postforkyndelse fra udlandet (artikel 18 i forordningen om forkyndelse af dokumenter)

8.1 Hvis postvæsenet leverer et dokument sendt fra udlandet til en adressat i medlemsstaten i en situation, hvor bekræftelse af modtagelsen er påkrævet (artikel 18 forordningen om forkyndelse af dokumenter), afleverer postvæsenet så kun dokumentet til adressaten selv, eller kan det i overensstemmelse med de nationale regler om postudbringning også aflevere dokumentet til en anden person, der befinder sig på samme adresse?

Dokumenter, der forkyndes på dette grundlag af postvirksomheden, forkyndes som almindelige breve og ikke som retslige dokumenter (jf. sidste afsnit af ovenstående punkt 1). Et sådant brev kan anses som forkyndt for adressaten, men også:

• for adressatens retlige repræsentant eller befuldmægtigede i henhold til en generel fuldmagt eller en bemyndigelse til at modtage postforsendelser
• for en voksen, der bor sammen med adressaten, hvis adressaten ikke har instrueret postkontoret i noget andet
• for en person, der er bemyndiget til at modtage postforsendelser på en offentlig myndigheds kontor, hvis postforsendelsen er adresseret til den pågældende offentlige myndighed
• for en person, der er bemyndiget til at modtage postforsendelser i enheder, der er juridiske personer, eller organisatoriske enheder uden status som juridisk person, hvis postforsendelsen er adresseret til:

a) den juridiske person eller en organisatorisk enhed uden status som juridisk person

b) en fysisk person, som ikke er medlem af bestyrelsen eller ansat hos den juridiske person eller organisatoriske enhed uden status som juridisk person, og som er til stede i den pågældende enhed

• for lederen af en organisatorisk enhed eller en fysisk person bemyndiget af lederen, hvis postforsendelsen er adresseret til en fysisk person, som er til stede i en enhed, hvor det er meget vanskeligt eller umuligt at levere forsendelsen til adressaten på grund af den pågældende enheds karakter eller almindelig praksis (artikel 37 i postloven).

8.2 Hvordan kan forkyndelse af dokumenter fra udlandet i medfør af artikel 18 i forordningen om forkyndelse af dokumenter finde sted, hvis hverken adressaten eller nogen anden person, der er bemyndiget til at modtage dokumenterne (hvis der efter de nationale regler om postudbringning er mulighed herfor — se ovenfor) er antruffet på adressen?

For så vidt angår posttjenester, der er omfattet af befordringspligten, gælder følgende:

• Postvirksomheden afleverer en passende meddelelse om forsøgt levering i adressatens postkasse (eller på anden lovlig vis, hvis dette ikke er muligt) sammen med oplysninger om tidsfristen for afhentning af den pågældende forsendelse og adressen på det postkontor, hvor den vil blive deponeret.
• Postvirksomheden underretter adressaten elektronisk (SMS eller e-mail) om muligheden for at afhente forsendelsen med angivelse af postforsendelsesnummeret, tidsfristen for afhentning og adressen på det postkontor, hvor den vil blive deponeret, hvis adressaten har anmodet postkontoret om at underrette vedkommende elektronisk.

Postforsendelsen kan afhentes på postkontoret af adressaten eller en anden bemyndiget person som omhandlet i punkt 8.1 ovenfor (herunder en voksen, der bor sammen med adressaten, hvis vedkommende har indgivet en skriftlig erklæring om samliv til postkontoret). Afhentes postforsendelsen ikke inden for syv dage, gentages underretningsproceduren. Hvis adressaten eller en anden bemyndiget person ikke afhenter postforsendelsen senest 14 dage efter den dag, hvor den første meddelelse blev afleveret, returneres postforsendelsen til afsenderen (postlovens artikel 37 og afsnit 24 og 26 i reglerne om varetagelse af befordringspligten, der er knyttet som bilag til Poczta Polskas bestyrelses resolution nr. 227/2022).

8.3 Accepterer postvæsenet en bestemt frist for afhentning af dokumenterne, før de sender dokumenterne tilbage til afsenderen? Hvis ja, hvordan underrettes adressaten om, at der ligger post til afhentning på postkontoret?

Se punkt 8.2 ovenfor.

9 Er der noget skriftligt bevis for, at dokumentet er forkyndt?

Modtageren bekræfter forkyndelsen af et dokument skriftligt eller i postvirksomhedens IKT-system eller ved hjælp af et dokument, der er hentet fra IKT-systemet. Modtageren bekræfter ved sin underskrift, at dokumentet er modtaget den pågældende dato. Hvis den pågældende ikke kan eller ønsker at gøre dette, anfører den, der forestår forkyndelsen, selv forkyndelsesdatoen og grunden til den manglende underskrift. Den, der forestår forkyndelsen, anfører forkyndelsesmåden på modtagelsesbeviset sammen med forkyndelsesdatoen og underskriver det (lovens artikel 142).

10 Hvad sker der, hvis noget går galt, og adressaten ikke modtager dokumentet, eller forkyndelsen sker i strid med reglerne (f.eks. hvis dokumentet forkyndes for tredjemand)? Kan forkyndelsen af dokumentet alligevel være gyldig (dvs. kan den manglende iagttagelse af reglerne afhjælpes), eller skal dokumentet forkyndes på ny?

Manglende overholdelse af bestemmelserne om forkyndelse betyder, at forkyndelsen ikke har virkning og dermed skal gentages. En mangelfuld forkyndelse anses imidlertid for at have virkning, når adressaten faktisk har modtaget postforsendelsen.

Hvis en mangelfuld forkyndelse har forhindret en part i at forsvare sine rettigheder, kan parten kræve, at retsafgørelsen ophæves under en appelsag, og i den forbindelse kan parten påberåbe sig, at sagen er ugyldig (lovens artikel 379, stk. 5).

Uanset den endelige afslutning af sagen kan parten, hvis en part har været forhindret i at handle på grund af mangelfuld forkyndelse, inden for en frist på tre måneder fra forkyndelsen af den endelige retsafgørelse indgive en begæring om genoptagelse af en dom (lovens artikel 401 og 407).

11 Hvis adressaten nægter at modtage et dokument under henvisning til det anvendte sprog (artikel 12 i forordningen om forkyndelse af dokumenter), og den ret eller myndighed, der behandler sagen, når frem til at afgørelsen om, at nægtelsen ikke var berettiget, er der da et særligt retsmiddel til brug for anfægtelse af denne afgørelse?

En sådan afgørelse kan ikke anfægtes særskilt. Den kan kun appelleres sammen med den retsafgørelse, hvorved sagen afsluttes.

12 Skal der betales for forkyndelse af et dokument og i givet fald, hvor meget? Er der en forskel på, om dokumentet skal forkyndes i henhold til national ret, eller det skal ske efter anmodning fra en anden medlemsstat? Se også meddelelse i henhold til artikel 15 i forordningen om forkyndelse af dokumenter vedrørende forkyndelse af et dokument fra en anden medlemsstat

I sager ved en polsk ret er rettens forkyndelse af et dokument uden medvirken af en foged gratis. Gebyret for forkyndelse af et dokument ved foged er 60 PLN pr. leveringsadresse, uanset antallet af adressater, der er bosiddende på adressen, og antallet af forkyndelsesforsøg.

Hvis et dokument fra en anden medlemsstat forkyndes i Polen i henhold til forordningen om forkyndelse af dokumenter, afholder sagsøgeren ingen omkostninger, herunder forkyndelsesgebyret til fogeden, hvis den ret, der er den modtagende instans, vælger, at dokumentet skal forkyndes på denne måde (jf. punkt 5, første afsnit, ovenfor).