Επίδοση ή κοινοποίηση εγγράφων: επίσημη διαβίβαση νομικών εγγράφων

1 Τι σημαίνει στην πράξη ο νομικός όρος «επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων»; Γιατί υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες για την «επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων»;

Σε γενικές γραμμές, η επίδοση ή κοινοποίηση (betekening en kennisgeving) αναφέρεται στην τυπική πράξη που διενεργείται από δικαστικό επιμελητή (gerechtsdeurwaarder). Ο δικαστικός επιμελητής παραδίδει το προς επίδοση έγγραφο (exploot) στον παραλήπτη, με αυτοπρόσωπη επίδοση. Το έγγραφο συμπληρώνεται με αναφορά του τρόπου παράδοσής του στον παραλήπτη, σε γραπτή έκθεση που συντάσσεται επί τόπου και υπογράφεται. Η επίδοση συμπίπτει, φυσικά, με την κοινοποίηση (kennisgeving). Ο δικαστικός επιμελητής επιδίδει, για παράδειγμα, απόφαση (vonnis) ή κλήση σε δικαστήριο (oproeping voor een gerecht).

Οι ειδικοί αυτοί κανόνες έχουν εκπονηθεί για την επίδοση ή κοινοποίηση εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, προκειμένου να διευκολυνθεί η επικοινωνία μεταξύ των κατοίκων των κρατών μελών στον τομέα αυτόν. Εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης ενδέχεται να ισχύουν άλλοι κανόνες για την επίδοση ή κοινοποίηση.

2 Ποιες πράξεις πρέπει να επιδίδονται ή να κοινοποιούνται επισήμως;

Ο κανονισμός (ΕΕ) 2020/1784 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (κανονισμός για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων) ορίζει τις «εξώδικες πράξεις» ως πράξεις που έχουν συνταχτεί ή επικυρωθεί από δημόσια αρχή ή δημόσιο λειτουργό, και άλλες πράξεις των οποίων η επίσημη διαβίβαση προς παραλήπτη που κατοικεί σε άλλο κράτος μέλος είναι απαραίτητη για την άσκηση, την απόδειξη ή την προστασία δικαιώματος ή αξίωσης σε αστικές ή εμπορικές υποθέσεις. Ο όρος «εξώδικες πράξεις» δεν θα πρέπει να θεωρείται ότι περιλαμβάνει πράξεις τις οποίες εκδίδουν διοικητικές αρχές για τους σκοπούς διοικητικών διαδικασιών. Βλ. αιτιολογική σκέψη 9 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων.

3 Ποιος είναι υπεύθυνος για την επίδοση ή την κοινοποίηση πράξης;

Το άρθρο 11 παράγραφος 1 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων ορίζει τα εξής: «Η υπηρεσία παραλαβής επιδίδει ή κοινοποιεί την πράξη ή μεριμνά προς τούτο σύμφωνα είτε με το δίκαιο του κράτους μέλους παραλαβής, είτε με την ειδική μέθοδο που ζήτησε η υπηρεσία διαβίβασης, εφόσον αυτή δεν αντιβαίνει στο δίκαιο του εν λόγω κράτους μέλους.».

Στις Κάτω Χώρες οι δικαστικοί επιμελητές ενεργούν ως υπηρεσία παραλαβής. Βλ. επίσης την εκτελεστική πράξη.

4 Εντοπισμός διευθύνσεων

4.1 Προσπαθεί η αρχή στην οποία απευθύνεται η αίτηση στο εν λόγω κράτος μέλος με δική της πρωτοβουλία να εντοπίσει τον παραλήπτη των πράξεων που πρέπει να επιδοθούν ή να κοινοποιηθούν, εάν η αναγραφόμενη διεύθυνση δεν είναι ορθή; Βλ. επίσης γνωστοποίηση βάσει του άρθρου 7 παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων.

Ναι, δεδομένου ότι ο δικαστικός επιμελητής διενεργεί επίσημη πράξη, συμβουλεύεται πάντα εκ των προτέρων τη βάση δεδομένων του μητρώου φυσικών προσώπων [Basisregistratie personen (BRP)], ακόμη και αν η διεύθυνση υπάρχει ήδη στο μητρώο. Γίνεται πάντα επαλήθευση της διεύθυνσης.

4.2 Έχουν οι αλλοδαπές δικαστικές αρχές και/ή οι διάδικοι πρόσβαση σε μητρώα ή υπηρεσίες σε αυτό το κράτος μέλος που επιτρέπουν τη διαπίστωση της τρέχουσας διεύθυνσης ενός προσώπου; Εάν ναι, ποια μητρώα ή υπηρεσίες υπάρχουν και ποια διαδικασία ακολουθείται; Ποιο είναι το ύψος των καταβλητέων τελών, εφόσον προβλέπονται;

Όχι, οι αλλοδαπές αρχές πρέπει να επικοινωνήσουν με Ολλανδό δικαστικό επιμελητή, ο οποίος είτε θα αναζητήσει είτε θα επαληθεύσει τη διεύθυνση. Προβλέπεται τέλος για αυτή την υπηρεσία.

4.3 Τι είδους συνδρομή για τον εντοπισμό διευθύνσεων από άλλα κράτη μέλη παρέχουν οι αρχές του εν λόγω κράτους μέλους βάσει του άρθρου 7 παράγραφος 1 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων; Βλ. επίσης γνωστοποίηση βάσει του άρθρου 7 παράγραφος 1 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων.

Αυτή είναι μια νέα διάταξη. Στο παρελθόν, οι δικαστικοί επιμελητές αναζητούσαν διευθύνσεις στη βάση δεδομένων του μητρώου φυσικών προσώπων μόνον εάν είχαν πρώτα λάβει επίσημο έγγραφο. Αυτό δεν είναι απαραίτητο πλέον. Οι διευθύνσεις μπορούν πλέον να ελεγχθούν και πριν από την αποστολή επίσημου εγγράφου.

5 Ποια είναι στην πράξη η συνήθης μέθοδος επίδοσης ή κοινοποίησης πράξης; Υπάρχουν εναλλακτικές μέθοδοι που μπορούν να χρησιμοποιηθούν (εκτός από την υποκατάστατη επίδοση ή κοινοποίηση που προβλέπεται κατωτέρω στο σημείο 7);

Βλ. τμήμα 2 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων: τα άρθρα 16 έως 20 περιγράφουν τους άλλους τρόπους επίδοσης ή κοινοποίησης πράξεων.

6 Επιτρέπεται η ηλεκτρονική επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων (επίδοση ή κοινοποίηση δικαστικών ή εξωδίκων πράξεων με μέσα εξ αποστάσεως ηλεκτρονικής επικοινωνίας, όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ασφαλής εφαρμογή που βασίζεται στο διαδίκτυο, φαξ, SMS κλπ.) σε αστικές διαδικασίες; Εάν ναι, για ποιους τύπους διαδικασιών προβλέπεται η μέθοδος αυτή; Υπάρχουν περιορισμοί όσον αφορά τη διαθεσιμότητα/πρόσβαση σε αυτή τη μέθοδο επίδοσης ή κοινοποίησης πράξεων ανάλογα με το ποιος είναι ο παραλήπτης (επαγγελματίας του νομικού κλάδου, νομικό πρόσωπο, εταιρεία ή άλλος επιχειρηματικός φορέας κλπ.);

Βλ. άρθρο 19 του κανονισμού για την επίδοση και κοινοποίηση πράξεων: αυτό εξαρτάται από το τι επιτρέπει το κράτος μέλος. Απαιτείται η ρητή συγκατάθεση του παραλήπτη.

6.1 Ποιο είδος ηλεκτρονικής επίδοσης ή κοινοποίησης κατά την έννοια του άρθρου 19 παράγραφος 1 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων είναι διαθέσιμο στο εν λόγω κράτος μέλος όταν η επίδοση ή κοινοποίηση πρέπει να πραγματοποιηθεί απευθείας σε πρόσωπο το οποίο έχει γνωστή διεύθυνση επίδοσης ή κοινοποίησης σε άλλο κράτος μέλος;

Μόνο η επίδοση ορισμένων διαταγών κατάσχεσης πραγματοποιείται ψηφιακά. Ωστόσο, η δεύτερη επίδοση ή κοινοποίηση των διαταγών κατάσχεσης πραγματοποιείται με φυσική παρουσία. Αυτό έχει το πλεονέκτημα ότι ο δικαστικός επιμελητής μπορεί στη συνέχεια να δώσει περαιτέρω εξηγήσεις έξω από την οικία του παραλήπτη. Αυτό είναι ίσως το σημαντικότερο καθήκον του δικαστικού επιμελητή.

6.2 Έχει το εν λόγω κράτος μέλος, σύμφωνα με το άρθρο 19 παράγραφος 2 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων, καθορίσει πρόσθετες προϋποθέσεις υπό τις οποίες θα δέχεται την ηλεκτρονική επίδοση ή κοινοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως προβλέπεται στο άρθρο 19 παράγραφος 1 στοιχείο β) του εν λόγω κανονισμού; Βλ. επίσης γνωστοποίηση βάσει του άρθρου 19 παράγραφος 2 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων.

Από την 1η Ιανουαρίου 2021, ηλεκτρονική επίδοση διαταγών κατάσχεσης απαιτείται όταν ο επισπεύδων υποδεικνύει στη Βασιλική Επαγγελματική Οργάνωση Δικαστικών Επιμελητών (Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders) ότι έχει επιλέξει αυτόν τον τρόπο κατάσχεσης. Βλ. το άρθρο 475 παράγραφος 3 του (νέου) κώδικα πολιτικής δικονομίας. Για να είναι δυνατή η ηλεκτρονική επίδοση ή κοινοποίηση, τόσο ο δικαστικός επιμελητής όσο και οι επισπεύδοντες πρέπει να έχουν καταχωριστεί στο σύστημα που έχει αναπτυχθεί για τον σκοπό αυτόν από το Ίδρυμα του Δικτύου Δικαστικών Επιμελητών (Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders) για λογαριασμό της Βασιλικής Επαγγελματικής Οργάνωσης Δικαστικών Επιμελητών.

7 «Υποκατάστατη» επίδοση

7.1 Επιτρέπει η νομοθεσία του εν λόγω κράτους μέλους άλλες μεθόδους επίδοσης ή κοινοποίησης σε περιπτώσεις στις οποίες δεν κατέστη δυνατή η επίδοση ή κοινοποίηση των πράξεων στον παραλήπτη (π.χ. κοινοποίηση στη διεύθυνση κατοικίας, στο γραφείο δικαστικού επιμελητή, μέσω ταχυδρομείου ή με ανάρτηση δημόσιας ανακοίνωσης);

Βλ. άρθρα 46 έως 63 του κώδικα πολιτικής δικονομίας.

7.2 Εάν χρησιμοποιούνται άλλες μέθοδοι, πότε θεωρείται ότι οι πράξεις έχουν επιδοθεί ή κοινοποιηθεί;

Μόλις ο δικαστικός επιμελητής υπογράψει και παραδώσει το προς επίδοση έγγραφο. Ο δικαστικός επιμελητής συμπληρώνει επί τόπου το προς επίδοση έγγραφο ή την επίσημη έκθεση, καταγράφοντας τον τρόπο με τον οποίο αυτό παραδόθηκε και σε ποιον. Στη συνέχεια, είτε παραδίδει το έγγραφο στον παραλήπτη ιδιοχείρως είτε το τοποθετεί σε φάκελο και το αφήνει στο γραμματοκιβώτιο.

7.3 Αν μια άλλη μέθοδος επίδοσης ή κοινοποίησης συνίσταται στην κατάθεση των πράξεων σε συγκεκριμένο τόπο (π.χ. σε ταχυδρομικό γραφείο) πώς ενημερώνεται ο παραλήπτης για την εν λόγω κατάθεση;

Τα έγγραφα δεν κατατίθενται σε ταχυδρομικό γραφείο. Εάν ο δρόμος πλημμυρίσει, εάν δεν υπάρχει γραμματοκιβώτιο ή ο παραλήπτης είναι τόσο επιθετικός που ο δικαστικός επιμελητής δεν είναι καν σε θέση να αφήσει τον φάκελο στο γραμματοκιβώτιο, τα έγγραφα αποστέλλονται ταχυδρομικώς. Στη συνέχεια, ο δικαστικός επιμελητής συμπληρώνει το προς επίδοση έγγραφο, αναφέροντας τους λόγους για τους οποίους δεν ήταν δυνατή η αυτοπρόσωπη επίδοση ή κοινοποίηση. Στη συνέχεια, τα έγγραφα αποστέλλονται ταχυδρομικώς σε φάκελο του δικαστικού επιμελητή.

Πρόκειται για ένα παράδοξο χαρακτηριστικό της ολλανδικής νομοθεσίας, διότι είναι σαφώς αμφίβολο αν ο ταχυδρομικός υπάλληλος θα καταφέρει να επιδώσει ή να κοινοποιήσει το έγγραφο, ωστόσο όταν ο παραλήπτης είναι επιθετικός, είναι αναμφίβολα πιο εύκολο η επιστολή να τοποθετηθεί στο γραμματοκιβώτιο. Στις άλλες περιπτώσεις που αναφέρθηκαν, είναι επίσης αμφίβολο, ωστόσο αυτή είναι η διαδικασία που προβλέπει ο νόμος.

7.4 Ποιες είναι οι συνέπειες, εάν ο παραλήπτης αρνείται να δεχθεί την επίδοση ή την κοινοποίηση των πράξεων; Οι πράξεις λογίζονται ως επιδοθείσες ή κοινοποιηθείσες, αν η άρνηση δεν ήταν νόμιμη;

Το ζήτημα αυτό εξετάζεται στο πλαίσιο της διαδικασίας. Ο παραλήπτης μπορεί να αρνηθεί την επίδοση ή κοινοποίηση μόνο για τους λόγους που αναφέρονται στο άρθρο 12 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων. Το Δικαστήριο έχει ήδη αποφανθεί ότι η υπηρεσία παραλαβής δεν έχει την εξουσία να εκτιμά αν δικαιολογείται άρνηση παραλαβής για λόγους που σχετίζονται με γλωσσικές απαιτήσεις. Αυτό είναι εύλογο.

Πράγματι, είναι αρκετά δύσκολο για την υπηρεσία παραλαβής να εκτιμήσει αν ο παραλήπτης διαθέτει (επαρκή) γνώση της γλώσσας στην οποία έχει συνταχθεί η πράξη. Η αρχή που είναι αρμόδια για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων ενδέχεται να μη διαθέτει κατ’ ανάγκη τα μέσα για να προβεί σε μια τέτοια εκτίμηση. Επιπλέον, η εκτίμηση αυτή εναπόκειται σε ανεξάρτητο δικαστήριο.

Εάν επιλεγεί η γλώσσα του κράτους μέλους υποδοχής, δεν υπάρχει δικαίωμα άρνησης και η επίδοση ή κοινοποίηση δεν μπορεί να εμποδιστεί. Η άρνηση μπορεί να θεραπευθεί με την επίδοση μετάφρασης στον παραλήπτη.

Τέλος, θα πρέπει να σημειωθεί ότι ο κανονισμός για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων έχει άμεσο αποτέλεσμα, υπό την έννοια ότι εκτελεστός τίτλος θεωρείται ότι έχει επιδοθεί ή κοινοποιηθεί μόνο εάν έχει επιδοθεί ή κοινοποιηθεί νομίμως στο κράτος μέλος παραλαβής.

Σε περίπτωση άρνησης παραλαβής πράξης σύμφωνα με τον κανονισμό για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων, εάν η άρνηση δεν θεραπευθεί, δεν υφίσταται επίδοση ή κοινοποίηση.

8 Επίδοση ή κοινοποίηση ταχυδρομικώς από το εξωτερικό (άρθρο 18 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων)

8.1 Εάν η ταχυδρομική υπηρεσία παραδίδει πράξη που έχει αποσταλεί από το εξωτερικό σε παραλήπτη σε αυτό το κράτος μέλος, σε περίπτωση όπου απαιτείται απόδειξη παραλαβής (άρθρο 18 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων), παραδίδει η ταχυδρομική υπηρεσία την πράξη μόνο στον παραλήπτη αυτοπροσώπως ή μπορεί επίσης, σύμφωνα με τους εθνικούς κανόνες ταχυδρομικής παράδοσης, να παραδώσει την πράξη και σε άλλο πρόσωπο στην ίδια διεύθυνση;

Το δεύτερο ισχύει· πρόκειται απλώς για συστημένη επιστολή. Δεν υπάρχει προηγούμενη συνεννόηση με την ταχυδρομική υπηρεσία. Σε πολλές περιπτώσεις οι πράξεις αποστέλλονται στις αρχές απευθείας και όχι με συστημένη επιστολή.

8.2 Σύμφωνα με τους κανόνες ταχυδρομικής παράδοσης σε αυτό το κράτος μέλος, πώς μπορεί να πραγματοποιηθεί η επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων από το εξωτερικό, βάσει του άρθρου 18 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων, εάν ούτε ο παραλήπτης ούτε οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο εξουσιοδοτημένο για την παραλαβή (εάν επιτρέπεται βάσει των εθνικών κανόνων ταχυδρομικής παράδοσης — βλ. παραπάνω) δεν βρίσκεται στη διεύθυνση όπου πρέπει να γίνει η παράδοση;

Σε αυτή την περίπτωση, το έγγραφο επιστρέφεται.

8.3 Προβλέπει το ταχυδρομικό κατάστημα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για την παραλαβή των πράξεων πριν τις επιστρέψει στον αποστολέα ως ανεπίδοτες; Εάν ναι, πώς ενημερώνεται ο παραλήπτης ότι υπάρχει αλληλογραφία για αυτόν προς παραλαβή από το ταχυδρομικό κατάστημα;

Όχι. Στην περίπτωση εγγράφων που αποστέλλονται με συστημένη επιστολή ή κατατίθενται στο ταχυδρομείο, οι ταχυδρομικοί υπάλληλοι (στις Κάτω Χώρες) αφήνουν πάντοτε ειδοποίηση ότι το έγγραφο έχει παραδοθεί στο ταχυδρομείο και μπορεί να παραληφθεί.

9 Υπάρχει έγγραφη απόδειξη της επίδοσης ή κοινοποίησης της πράξης;

Ναι, βλ. άρθρο 14 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων.

10 Τι συμβαίνει αν για κάποιον λόγο ο παραλήπτης δεν παραλάβει την πράξη ή η επίδοση ή κοινοποίηση γίνει κατά παράβαση του νόμου (π.χ. η επίδοση ή η κοινοποίηση έγινε προς κάποιον τρίτο); Μπορεί η επίδοση ή η κοινοποίηση της πράξης να είναι παρά ταύτα έγκυρη (π.χ. μπορεί να θεραπευθεί παράβαση των διατάξεων του νόμου) ή πρέπει να επιχειρηθεί νέα επίδοση ή κοινοποίηση;

Εάν ο ενδιαφερόμενος δεν παραλάβει την πράξη, δεν πραγματοποιείται επίδοση ή κοινοποίηση. Πρέπει να γίνει δεύτερη απόπειρα επίδοσης ή κοινοποίησης.

11 Εάν ο παραλήπτης αρνηθεί να παραλάβει πράξη με βάση τη γλώσσα σύνταξής της (άρθρο 12 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων) και το δικαστήριο ή η αρχή που έχει επιληφθεί της ένδικης διαδικασίας αποφανθεί ότι η άρνηση αυτή δεν ήταν δικαιολογημένη, υφίσταται ειδικό ένδικο μέσο για την προσβολή της εν λόγω απόφασης;

Όχι, ο παραλήπτης θα πρέπει να αμυνθεί στην ίδια διαδικασία.

12 Πρέπει να πληρώσω για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξης και, αν ναι, πόσο; Υπάρχει διαφορά όταν η πράξη πρέπει να επιδοθεί ή να κοινοποιηθεί σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο και όταν η αίτηση επίδοσης ή κοινοποίησης προέρχεται από άλλο κράτος μέλος; Βλ. επίσης γνωστοποίηση βάσει του άρθρου 15 του κανονισμού για την επίδοση ή κοινοποίηση πράξεων, σχετικά με την επίδοση ή κοινοποίηση πράξης από άλλο κράτος μέλος.

Ναι, το ποσό ποικίλλει ανάλογα με το κράτος μέλος. Στις Κάτω Χώρες ανέρχεται επί του παρόντος στα 65 EUR. Ωστόσο, το ποσό αυτό αυξάνεται βάσει της εκτελεστικής πράξης. Στο Βέλγιο, για παράδειγμα, ανέρχεται σε 165 EUR. Όταν η επίδοση ή κοινοποίηση πραγματοποιείται σύμφωνα με τον κανονισμό για την επίδοση ή κοινοποίηση εγγράφων, το ποσό είναι πάντα το ίδιο. Στις Κάτω Χώρες, η επίδοση ή κοινοποίηση διέπεται από το διάταγμα για τις αμοιβές των δικαστικών επιμελητών (Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders).