Notificación de documentos: transmisión oficial de documentos jurídicos

Países Bajos
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European Judicial Network
Red Judicial Europea (en materia civil y mercantil)

1 ¿Qué quiere decir en la práctica «notificación y traslado de documentos»? ¿Por qué hay normas específicas para la notificación y el traslado de documentos»?

Básicamente, la notificación o traslado de documentos (betekening en kennisgeving) se refiere al acto formal realizado por un agente judicial (gerechtsdeurwaarder). Éste entrega la cédula de emplazamiento (exploot) al destinatario «notificándola o trasladándola» en persona. Completa la cédula de emplazamiento in situ consignando por escrito el modo en que la ha entregado al destinatario, y firmándola. La notificación o traslado por un agente judicial coincide con la notificación (kennisgeving). El agente judicial notifica, por ejemplo, una sentencia (vonnis) o una citación judicial (oproeping voor een gerecht).

Las presentes normas específicas se han elaborado para la notificación y el traslado de documentos dentro de la Unión Europea, a fin de facilitar la comunicación en este ámbito entre los residentes de los Estados miembros. Otras normas se aplican a la notificación o traslado a personas que no se encuentran en la Unión Europea.

2 ¿Qué documentos deben ser notificados y trasladados de forma oficial?

El Reglamento (UE) 2020/1784 del Parlamento Europeo y del Consejo (el Reglamento sobre notificación y traslado de documentos) define «documentos extrajudiciales» como los documentos que han sido elaborados o certificados por una autoridad pública o funcionario, y otros documentos cuya transmisión formal a un destinatario que resida en otro Estado miembro sea necesaria a efectos de ejercer, probar o preservar un derecho o una acción civil o mercantil. Por los términos «documentos extrajudiciales» no deben entenderse los documentos expedidos por las autoridades administrativas a efectos de procedimientos administrativos. Véase el considerando 9 del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos.

3 ¿Quién es competente para la notificación y el traslado de un documento?

El artículo 11, apartado 1, del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos establece que: «[e]l organismo receptor procederá a efectuar o a hacer que se efectúe la notificación o el traslado del documento, bien de conformidad con el Derecho del Estado miembro requerido o bien según el modo particular solicitado por el organismo transmisor, siempre que este no sea incompatible con el Derecho de ese Estado miembro».

En los Países Bajos, los agentes judiciales actúan como el organismo receptor. Véase también el acto de ejecución.

4 Determinación de la dirección

4.1 ¿Trata la autoridad requerida de este Estado miembro, por iniciativa propia, de determinar el paradero del destinatario de los documentos que deban notificarse o trasladarse si la dirección indicada no es correcta? Véase también la notificación efectuada con arreglo al artículo 7, apartado 2, letra c), del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos.

Sí. Dado que el agente judicial lleva a cabo un acto oficial, consulta siempre previamente la Base de Datos de Registros Personales [Basisregistratie personen (BPR)], aunque ya figure una dirección en el registro. Siempre se verifica.

4.2 ¿Tienen las autoridades judiciales extranjeras y/o las partes de un proceso judicial acceso a los registros o servicios de este Estado miembro que permitan averiguar la dirección actual de una persona? En caso afirmativo, ¿qué registros o servicios existen y qué procedimiento se debe seguir? ¿Es necesario abonar una tasa para utilizarlos? Si es así, ¿a cuánto asciende dicha tasa?

No, las autoridades extranjeras deben ponerse en contacto con un agente judicial neerlandés, quien recuperará o comprobará la dirección. Se trata de un servicio de pago.

4.3 ¿Qué tipo de asistencia, con respecto a las solicitudes de ayuda de otros Estados miembros para determinar una dirección, proporcionan las autoridades de este Estado miembro con arreglo al artículo 7, apartado 1, del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos? Véase también la notificación efectuada con arreglo al artículo 7, apartado 1, del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos.

Esta es una disposición nueva. Anteriormente, los agentes judiciales extraían las direcciones de la Base de Datos de Registros Personales únicamente después de haber recibido un documento oficial. Ahora ya no es necesario. Las direcciones pueden verificarse antes de que se envíe un documento oficial.

5 ¿Cómo se realiza la notificación y el traslado de un documento en la práctica? ¿Se pueden utilizar métodos alternativos (aparte de la notificación y el traslado sustitutivos a los que se hace referencia a continuación en el apartado 7)?

Véase la sección 2 del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos: los artículos 16 a 20 describen el resto de los métodos de notificación y traslado de documentos.

6 ¿Están permitidos en los procedimientos civiles la notificación y el traslado electrónicos de documentos (notificación y traslado de documentos judiciales o extrajudiciales a través de medios electrónicos de telecomunicación como el correo electrónico, aplicaciones seguras a través de internet, fax, SMS, etc.)? Si es así, ¿en qué procedimientos está contemplado este método? ¿Está restringido este método de notificación y traslado de documentos en función del destinatario (profesional del Derecho, persona jurídica, sociedad u otro tipo de sujeto del ámbito mercantil, etc.)?

Véase el artículo 19 del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos: ello depende de lo que permita el Estado miembro. Se requiere el consentimiento expreso del destinatario.

6.1 ¿Qué tipo de notificación y traslado electrónicos, en el sentido del artículo 19, apartado 1, del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos, se puede usar en este Estado miembro cuando la notificación o el traslado deban efectuarse directamente a una persona que tenga dirección conocida en otro Estado miembro?

Únicamente la notificación de determinadas diligencias de embargo se efectúa digitalmente. Sin embargo, la segunda notificación de dichas diligencias de embargo se sigue efectuando en persona. La ventaja de esto es que el agente judicial puede dar más explicaciones en la dirección indicada. Esta es quizás la más importante de las tareas del agente judicial.

6.2 ¿Ha especificado este Estado miembro, de conformidad con el artículo 19, apartado 2, del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos, las condiciones adicionales en las que acepta la notificación o el traslado electrónicos por correo electrónico a que se refiere el artículo 19, apartado 1, letra b), de dicho Reglamento? Véase también la notificación efectuada con arreglo al artículo 19, apartado 2, del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos.

Desde el 1 de enero de 2021, se exige la notificación electrónica de las diligencias de embargo cuando la persona objeto de embargo indica al Real Colegio de Agentes Judiciales (Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders) que ha optado por este método. Véase el artículo 475, apartado 3, del (nuevo) Código Procesal Civil. Para poder efectuar la notificación o el traslado por vía electrónica, tanto el agente judicial como la persona objeto del embargo deben estar inscritos en el sistema desarrollado a tal efecto por la Fundación de la Red de Agentes Judiciales (Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders) en nombre del Real Colegio de Agentes Judiciales.

7 Notificación y traslado sustitutivos

7.1 ¿Permite el Derecho de este Estado miembro otros métodos de notificación y traslado en aquellos casos en los que no haya sido posible notificar y trasladar los documentos al destinatario (por ejemplo, notificación o traslado en su domicilio, al agente judicial, por correo postal o por medio de edictos)?

Véanse los artículos 46 a 63 del Código Procesal Civil.

7.2 En caso de que se apliquen otros métodos, ¿cuándo se considera que los documentos han sido notificados y trasladados?

Una vez que el agente judicial ha firmado y entregado la cédula de emplazamiento, completa la cédula o el informe oficial in situ, consignando por escrito el modo en que la ha entregado y a quién. A continuación entrega el documento al destinatario en mano o lo coloca en un sobre y lo deposita en el buzón.

7.3 Si uno de estos métodos de notificación y traslado es la consignación de los documentos en un lugar específico (por ejemplo, en una oficina de correos), ¿cómo se informa al destinatario acerca de esa consignación?

Los documentos no se dejan en una oficina de correos. Si la calle está inundada, si no hay buzón o si el destinatario es tan agresivo que el agente judicial ni siquiera puede dejar un sobre en el buzón, los documentos se envían por correo postal. En ese caso el agente judicial completa la cédula de emplazamiento en la oficina, exponiendo las razones por las que no fue posible entregarla en persona. A continuación, los documentos se envían por correo en un sobre del agente judicial.

Se trata de una característica peculiar de la legislación neerlandesa, ya que es claramente cuestionable que el empleado de correos tenga más éxito que un agente judicial, aunque, si el destinatario es agresivo, es indudablemente más fácil dejar una carta en el buzón. También es cuestionable en las demás circunstancias mencionadas. No obstante, es lo que la ley establece en dichas circunstancias.

7.4 ¿Qué ocurre si el destinatario se niega a aceptar la notificación o el traslado de los documentos? ¿Se considera que los documentos han sido notificados y trasladados correctamente si la negativa es ilegítima?

Esta cuestión se valorará en el proceso. El destinatario solo podrá rechazar la notificación o el traslado por los motivos recogidos en el artículo 12 del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos. El Tribunal de Justicia ya ha fallado que un organismo receptor no está facultado para evaluar si las denegaciones relacionadas con requisitos lingüísticos están justificadas. En sí, es también lógico y razonable.

Al fin y al cabo, a un organismo receptor le resulta bastante difícil valorar si un destinatario conoce la lengua en la que está escrito el documento o si la domina suficientemente. Podría ser que la autoridad encargada de la notificación y traslado de documentos no dispusiera necesariamente de los medios para realizar dicha valoración. Además, dicha valoración es competencia de un órgano jurisdiccional independiente.

Si se elige la lengua del Estado miembro receptor, no existirá el derecho a negarse y no podrá bloquearse una notificación. La negativa a aceptar la notificación o traslado puede subsanarse entregando una traducción al destinatario.

Por último, cabe señalar que el Reglamento sobre notificación y traslado de documentos tiene efecto directo en el sentido de que una orden ejecutiva solo se considera notificada o trasladada si ha sido notificada de forma válida en el Estado miembro receptor.

Si el documento se rechaza de conformidad con el Reglamento sobre notificación y traslado y dicho rechazo no se subsana, no se considerará efectuada la notificación.

8 Notificación o traslado por servicios postales desde el extranjero (artículo 18 del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos)

8.1 En caso de que el servicio postal entregue un documento enviado desde otro país a un destinatario en este Estado miembro y sea necesario un acuse de recibo (artículo 18 del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos), ¿debe entregar el servicio postal el documento exclusivamente al destinatario de forma personal o puede, de conformidad con la normativa nacional de envíos postales, entregar el documento también a otra persona en la misma dirección?

Esto último se aplica; el documento es simplemente correo certificado. Esto no se coordina previamente con el servicio postal. A menudo, los documentos se envían directamente a una agencia, en cuyo caso no se envían por correo certificado.

8.2 Según la normativa de envíos postales de este Estado miembro, ¿cómo se puede llevar a cabo la notificación y el traslado de documentos procedentes del extranjero, con arreglo al artículo 18 del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos, cuando no se haya localizado en la dirección de la entrega ni al destinatario ni a ninguna otra persona autorizada para recibir el envío (si esto es posible de acuerdo con la normativa nacional de envíos postales; véase más arriba)?

En este caso, se devolvería el documento.

8.3 ¿Fija la oficina de correos un plazo específico para la recogida de los documentos antes de devolverlos al remite como no entregados? En caso afirmativo, ¿cómo se informa al destinatario de que hay correo que debe recoger en la oficina de correos?

No, en el caso de documentos enviados por correo certificado o depositados en la oficina de correos, los empleados de correos (en los Países Bajos) siempre dejan un aviso de que el documento ha sido depositado en la oficina de correos y puede ser recogido.

9 ¿Queda prueba escrita de que se ha notificado o trasladado el documento?

Sí. Véase el artículo 14 del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos.

10 ¿Qué sucede si algo falla y el destinatario no recibe el documento o la notificación y el traslado se efectúan de forma contraria a la ley (por ejemplo, el documento se notifica o traslada a un tercero)? ¿Se pueden considerar válidos el traslado o la notificación a pesar de ello, es decir, es posible subsanar la irregularidad o se debe volver a intentar la notificación o el traslado?

Si el interesado no recibe el documento, la notificación o el traslado no se habrá efectuado. En ese caso, deberá realizarse otro intento de notificación o traslado.

11 Si el destinatario se niega a aceptar un documento por motivo de la lengua utilizada (artículo 12 del Reglamento de notificación o traslado de documentos) y el órgano jurisdiccional o la autoridad que conocen del asunto resuelven, previo examen, que la negativa no estaba justificada, ¿existe un recurso específico para impugnar dicha decisión?

No, el destinatario deberá defenderse en el mismo proceso.

12 ¿Hay que pagar por la notificación o el traslado de un documento? En caso afirmativo, ¿cuánto? ¿Existe alguna diferencia según si el documento debe notificarse o trasladarse en virtud del Derecho nacional o si la solicitud de notificación o traslado procede de otro Estado miembro? Véase también la notificación efectuada con arreglo al artículo 15 del Reglamento sobre notificación y traslado de documentos, sobre la notificación o el traslado de un documento procedente de otro Estado miembro.

Sí, el importe total varía en función del Estado miembro. En los Países Bajos se cobran actualmente 65 EUR. No obstante, este importe se incrementa en virtud del acto de ejecución. En Bélgica, por ejemplo, se cobran 165 EUR. Cuando la notificación o el traslado se efectúa con arreglo al Reglamento sobre notificación y traslado de documentos, el precio es siempre el mismo. En los Países Bajos, el traslado de documentos se rige por el Decreto sobre las tasas de los agentes judiciales (Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders).

Última actualización: 14/06/2023

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