Dokumentide kättetoimetamine: õigusdokumentide ametlik edastamine

1 Mida tähendab õigustermin „dokumentide kättetoimetamine“ praktikas? Miks on dokumentide kättetoimetamise kohta kehtestatud eraldi normid?

Põhimõtteliselt tähendab kättetoimetamine (betekening en kennisgeving) kohtutäituri (gerechtsdeurwaarder) tehtavat ametitoimingut. Kohtutäitur edastab kohtudokumendi (exploot) adressaadile, toimetades selle isiklikult tema kätte. Kättetoimetamisel koostab kohtutäitur kohapeal kirjaliku akti kohtudokumendi adressaadile kättetoimetamise kohta ja allkirjastab selle. Kättetoimetamine tähendab teatavakstegemist (kennisgeving). Näiteks teeb kohtutäitur teatavaks tehtud kohtuotsuse (vonnis) või kohtukutse (oproeping voor een gerecht).

Eraldi normid on välja töötatud dokumentide kättetoimetamiseks Euroopa Liidus, et hõlbustada liikmesriikide elanike vahelist suhtlust kõnealuses valdkonnas. Väljaspool Euroopa Liitu asuvatele isikutele kättetoimetamise suhtes kohaldatakse muid norme.

2 Millised dokumendid tuleb ametlikult kätte toimetada?

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2020/1784 (dokumentide kättetoimetamise määrus) on „kohtuvälised dokumendid“ määratletud kui ametiasutuse või ametniku koostatud või kinnitatud dokumendid ning muud dokumendid, mille vormikohane edastamine teises liikmesriigis elavale adressaadile on vajalik mõne tsiviil- või kaubandusõigusest tuleneva õiguse või nõude teostamiseks, tõendamiseks või tagamiseks. Kohtuväliste dokumentidena ei tuleks käsitada haldusasutuste poolt haldusmenetluse eesmärgil väljastatud dokumente. Vt dokumentide kättetoimetamise määruse põhjendus 9.

3 Kes vastutab dokumentide kättetoimetamise eest?

Dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 11 lõikes 1 on sätestatud: „Vastuvõttev asutus toimetab dokumendi ise kätte või korraldab selle kättetoimetamise kas adressaatliikmesriigi õiguse kohaselt või edastava asutuse nõutud konkreetsel viisil, kui selline viis ei ole vastuolus kõnealuse liikmesriigi õigusega.“

Madalmaades tegutsevad vastuvõtva asutusena kohtutäiturid. Vt ka rakendusakt.

4 Aadressipäringud

4.1 Kas liikmesriigi ametiasutus, kelle poole on pöördutud, püüab omal algatusel välja selgitada kättetoimetatavate dokumentide adressaadi asukohta, kui märgitud aadress on vale? Vt ka dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 7 lõike 2 punkti c kohane teade

Jah, kuna kohtutäitur teeb ametitoimingu, kontrollib ta aadressi alati eelnevalt isikuandmete andmebaasist (Basisregistratie personen (BRP)), isegi kui aadress on juba olemas. Seda kontrollitakse alati.

4.2 Kas välisriigi kohtuasutustel ja/või kohtumenetluse pooltel on võimalik kasutada liikmesriigi registreid või teenuseid, mis võimaldaksid välja selgitada isiku kehtiva aadressi? Kui jah, siis millised registrid või teenused on olemas ja milliseid menetlusi tuleks järgida? Kas ja kui palju tuleb selle eest tasuda?

Ei, välisriikide ametiasutused peavad võtma ühendust Madalmaade kohtutäituriga, kes selgitab aadressi välja või kontrollib seda. Selle teenuse eest tuleb maksta.

4.3 Millist abi annavad liikmesriigi ametiasutused teiste liikmesriikide aadressipäringutele vastamisel dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 7 lõike 1 kohaselt? Vt ka dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 7 lõike 1 kohane teade

See on uus säte. Varem otsisid kohtutäiturid isikuandmete andmebaasist aadresse alles pärast sametliku dokumendi saamist. See ei ole enam vajalik. Nüüd võib aadressi kontrollida ka enne ametliku dokumendi saatmist.

5 Kuidas dokumendid tavaliselt kätte toimetatakse? Kas on võimalik kasutada ka alternatiivseid viise (lisaks 7. punktis osutatud asenduskättetoimetamisele)?

Vt dokumentide kättetoimetamise määruse 2. jagu: muid dokumentide kättetoimetamise viise kirjeldatakse artiklites 16–20.

6 Kas tsiviilmenetluses lubatakse dokumentide elektroonilist kättetoimetamist (kohtu- või kohtuväliste dokumentide kättetoimetamine elektrooniliste sidevahendite, nagu e-post, internetipõhine turvaline rakendus, faks, tekstisõnum jne teel)? Kui jah, siis millist liiki menetluste puhul on see lubatud? Kas sellise dokumentide kättetoimetamise viisi kasutamise võimaluse/lubatavuse suhtes kehtivad sõltuvalt adressaadist (õigusvaldkonna esindaja, juriidiline isik, äriühing või muu ettevõtlussektori liige jne) piirangud?

Vt dokumentide kättetoimetamise määruse artikkel 19: see sõltub sellest, mida liikmesriik lubab. Nõutav on adressaadi sõnaselge nõusolek.

6.1 Milliseid elektroonilise kättetoimetamise viise dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 19 lõike 1 tähenduses liikmesriigis kasutatakse, kui dokumendid toimetatakse otse kätte isikule, kelle aadress teises liikmesriigis on teada?

Ainult teatavate arestimismääruste kättetoimetamine toimub elektrooniliselt. Teisel korral toimetatakse arestimismäärus kätte siiski füüsiliselt. Selle eelis seisneb selles, et kohtutäitur saab kohapeal anda täiendavaid selgitusi. See on kohtutäituri olulisemaid ülesandeid.

6.2 Kas see liikmesriik on kooskõlas dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 19 lõikega 2 täpsustanud lisatingimused, mille kohaselt ta aktsepteerib elektroonilist kättetoimetamist, millele on osutatud nimetatud määruse artikli 19 lõike 1 punktis b? Vt ka dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 19 lõike 2 kohane teade

Alates 1. jaanuarist 2021 on arestimismääruste elektrooniline kättetoimetamine nõutav juhul, kui isik, kelle suhtes arestimismäärus on välja antud, on kuninglikule kohtutäiturite kutseorganisatsioonile (Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders) teatanud, et ta eelistab sellist arestimisviisi. Vt tsiviilkohtumenetluse seadustiku (uus) artikli 475 lõige 3. Dokumendi elektrooniliseks kättetoimetamiseks peavad nii kohtutäitur kui ka isik, kelle suhtes arestimismäärus on välja antud, olema liitunud süsteemiga, mille kohtutäiturite võrgustiku sihtasutus (Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders) on kuningliku kohtutäiturite kutseorganisatsiooni nimel sel eesmärgil välja töötanud.

7 Asenduskättetoimetamine

7.1 Kas liikmesriigi õigusega on lubatud kasutada muid kättetoimetamise viise (nt teate saatmine kodusel aadressil, avalik teavitamine kohtutäituri, postiteenuse või avaliku teadaande kaudu) olukorras, kus dokumentide kättetoimetamine adressaadile on osutunud võimatuks?

Vt tsiviilkohtumenetluse seadustiku artiklid 46–63.

7.2 Kui kasutatakse muid viise, siis kuidas loetakse dokumendid kättetoimetatuks?

Kui kohtutäitur on kohtudokumendi allkirjastanud ja kohale toimetanud, koostab ta kohapeal ametliku kirjaliku akti, milles kirjeldatakse, kuidas ja kellele kohtudokument kätte toimetati. Seejärel annab ta dokumendi adressaadile vahetult üle või paneb selle ümbrikusse ja jätab postkasti.

7.3 Kui kättetoimetamise muu viis seisneb dokumentide teatavasse kohta (nt postkontorisse) hoiule andmises, siis kuidas sellest adressaadile teatatakse?

Dokumente ei jäeta postkontorisse. Kui tänav on üle ujutatud, postkast puudub või adressaat on nii agressiivne, et kohtutäitur ei saa ümbrikku isegi postkasti jätta, saadetakse dokumendid posti teel. Seejärel vormistab kohtutäitur kättetoimetamise kohta akti oma büroos, esitades aktis põhjused, miks dokumente ei olnud võimalik isiklikult kätte toimetada. Seejärel saadetakse dokumendid postiga kohtutäituri ümbrikus.

See on Madalmaade õigusnormide veider element, sest ilmselgelt on küsitav, kas postitöötajal õnnestub kättetoimetamine paremini kui kohtutäituril; samas juhul, kui adressaat on agressiivne, on kahtlemata lihtsam kiri postkasti jätta. See on küsitav ka muudel mainitud asjaoludel. Praeguse seisuga on aga õigusnormid sellised.

7.4 Millised tagajärjed on sellel, kui adressaat keeldub dokumente vastu võtmast? Kas dokumendid loetakse kättetoimetatuks, kui keeldumine ei olnud õiguspärane?

Seda hinnatakse menetluse käigus. Adressaat võib kättetoimetatavate dokumentide vastuvõtmisest keelduda üksnes dokumentide kättetoimetamise määruse artiklis 12 sätestatud alustel. Kohus on sedastanud, et vastuvõtval asutusel ei ole pädevust hinnata, kas keelenõuetega seotud keeldumine on põhjendatud. See on iseenesest loogiline ja mõistlik. Nimelt on vastuvõtval asutusel üsna keeruline hinnata, kas adressaat mõistab keelt, milles dokument on koostatud, või mõistab seda keelt piisavalt hästi. Dokumentide kättetoimetamise eest vastutaval asutusel ei pruugi olla võimalusi sellise hinnangu andmiseks. Pealegi kuulub selline hindamine sõltumatu kohtu pädevusse.

Kui valitud on vastuvõtva liikmesriigi keel, ei ole isikul õigust kättetoimetatavate dokumentide vastuvõtmisest keelduda. Kättetoimetatavate dokumentide vastuvõtmisest keeldumist saab heastada tõlke kättetoimetamisega adressaadile.

Lõpuks tuleb märkida, et dokumentide kättetoimetamise määrusel on vahetu õigusmõju selles mõttes, et täitmisele pööratav juriidiline dokument loetakse kättetoimetatuks alles siis, kui see on vastuvõtvas liikmesriigis nõuetekohaselt kätte toimetatud.

Kui dokumendi vastuvõtmisest keeldutakse kooskõlas dokumentide kättetoimetamise määrusega ja keeldumist ei heastata, siis ei loeta dokumenti kätte toimetatuks.

8 Välisriigist pärit dokumentide kättetoimetamine postiteenust kasutades (dokumentide kättetoimetamise määruse artikkel 18)

8.1 Kui postiteenistus toimetab liikmesriigis adressaadile kätte välisriigist pärit dokumendi olukorras, kus on tarvis kättesaamisteatist (dokumentide kättetoimetamise määruse artikkel 18), siis kas postiteenistus toimetab dokumendi kätte ainult otse adressaadile või tohib ta kooskõlas siseriiklike postiteenust käsitlevate normidega toimetada dokumendi kätte ka muule samal aadressil elavale isikule?

Kohaldatav on viimati nimetatu; dokument saadetakse tähtkirjaga. Seda ei kooskõlastata eelnevalt postiteenuse osutajaga. Dokumendid saadetakse sageli otse asutusele, millisel juhul neid ei saadeta tähtkirjaga.

8.2 Kuidas saab liikmesriigi postiteenust käsitlevate normide kohaselt toimetada kätte välisriigist pärit dokumente dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 18 kohaselt olukorras, kus kättetoimetamise aadressil ei ole kätte saadud adressaati ega ühtegi muud dokumente vastu võtma pädevat isikut (kui see on siseriiklike postiteenust käsitlevate normide kohaselt lubatud)?

Sellisel juhul dokument tagastatakse.

8.3 Kas postkontor võimaldab dokumentidele teatava aja jooksul järele tulla, enne kui dokumendid kättetoimetamise võimatuse tõttu tagasi saadetakse? Kui jah, siis kuidas teatatakse adressaadile, et ta peaks postkontorisse dokumentidele järele tulema?

Tähtkirjaga saadetud või postkontorisse jäetud dokumentide korral jätavad postitöötajad (Madalmaades) alati teate selle kohta, et dokument on toimetatud postkontorisse ja seda on võimalik sealt kätte saada.

9 Kas dokumentide kättetoimetamise kohta jääb kirjalik tõend?

Jah, vt dokumentide kättetoimetamise määruse artikkel 14.

10 Mis saab siis, kui adressaat ei saa mingil põhjusel dokumente kätte või kui kättetoimetamisel rikutakse seadust (nt kui dokumendid toimetatakse kätte kolmandale isikule)? Kas kättetoimetamine võib sellest hoolimata kehtida (nt kas seadusrikkumist saab heastada) või tuleb dokumendid uuesti kätte toimetada?

Kui asjaomane isik ei saa dokumenti kätte, ei loeta dokumenti kätte toimetatuks. Seejärel tuleb teha uus kättetoimetamiskatse.

11 Kui adressaat keeldub dokumentide vastuvõtmisest kasutatud keele tõttu (dokumentide kättetoimetamise määruse artikkel 12) ning kohus või asutus, kus toimub kohtumenetlus, otsustab pärast kontrollimist, et keeldumine ei olnud põhjendatud, siis kas on võimalik see otsus vaidlustada?

Ei, adressaat peab end samas menetluses kaitsma.

12 Kas dokumentide kättetoimetamise eest peab maksma? Kui jah, siis kui palju? Kas dokumentide kättetoimetamine siseriikliku õiguse alusel erineb olukorrast, kus dokumentide kättetoimetamise taotluse esitas teine liikmesriik? Vt ka dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 15 kohane teade, mis puudutab dokumentide kättetoimetamist teisest liikmesriigist

Jah, hind varieerub sõltuvalt liikmesriigist. Madalmaades on tasu praegu 65 eurot. Seda summat suurendatakse siiski rakendusaktiga. Näiteks Belgias on tasu suurus 165 eurot. Kui kättetoimetamine toimub dokumentide kättetoimetamise määruse alusel, on tasu suurus alati sama. Madalmaades reguleerib kättetoimetamist kohtutäiturite tasude määrus (Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders).