Dokumentide kättetoimetamine: õigusdokumentide ametlik edastamine

1 Mida tähendab õigustermin „dokumentide kättetoimetamine“ praktikas? Miks on dokumentide kättetoimetamise kohta kehtestatud eraldi normid?

Dokumentide kättetoimetamine tähendab dokumentide edastamist.

Dokumentide kättetoimetamist reguleerivate erinormidega määratakse kindlaks tingimused, mis on vajalikud kohtuväliste või kohtudokumentide usaldusväärseks esitamiseks ja mille kohaselt tuleb nii kohtumenetluses (kohtudokumendid) kui ka väljaspool kohtumenetlust (kohtuvälised dokumendid) märkida selgelt dokumendi kättetoimetamise aeg, koht, viis ja isik, kellele see kätte toimetati.

Hispaania konstitutsioonikohtu praktika kohaselt on dokumentide kättetoimetamine kohustuslik eeltingimus, ilma milleta teised põhiseaduslikud tagatised ei kehti (konstitutsioonikohtu 13. jaanuari 1993. aasta otsus STC 1/1993).

Kohtud peavad omalt poolt tagama dokumentide tõhusa kättetoimetamise; kui kohtuotsus tehakse üht poolt ära kuulamata, on tegemist kohtumenetluse võistlevuse põhimõtte rikkumisega, ning kui ilmneb, et kohtuotsus tehti tõepoolest üht poolt ära kuulamata, siis on kõnealune pool jäetud ilma võimalusest ennast nõuetekohaselt kaitsta (konstitutsioonikohtu 4. oktoobri 2010. aasta otsus STC 54/2010).

2 Millised dokumendid tuleb ametlikult kätte toimetada?

Vastavalt tsiviilkohtumenetluse seaduse (Ley de Enjuiciamiento Civil) artiklile 149 tuleb kohtumenetlustes tehtud menetlusotsused toimetada ametlikult kätte kohtuasutuste (oficinas judiciales), st kohtute ja dokumentide edastamise ühiskeskuste (Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación) kaudu.

Kohtudokumendid on:

1. teated, millega antakse teada otsusest või menetlustoimingust;
2. korraldused, millega nõutakse adressaadilt kohtusse ilmumist või tähtaja jooksul teatava toimingu tegemist;
3. kohtukutsed, millega nähakse ette koht, kuupäev ja kellaaeg, mil adressaat peab ilmuma kohtusse või tegema teatava toimingu;
4. ettekirjutused, millega kohustatakse adressaati seaduse alusel midagi tegema või millegi tegemisest hoiduma;
5. määrused, millega nõutakse tõendite või tõendusmaterjali väljastamist või selliste toimingute tegemist, mis kuuluvad registripidajate, notarite või kohtuametnike pädevusse;
6. märgukirjad, mille abil suheldakse kohtuväliste asutuste ja ametnikega.

Kõik dokumendid, mis kohus menetluse käigus pooltelt või kohtu nõudel kolmandatelt isikutelt või kohtu määratud ekspertidelt vastu võtab, tuleb ametlikult kätte toimetada.

Kohtuvälised dokumendid (näiteks notariaalaktid), nagu need on määratletud Euroopa Kohtu otsuses kohtuasjas Tecom Mican (C-223/14), toimetatakse samuti ametlikult kätte, isegi kui tegemist ei ole kohtumenetlusega, nagu Euroopa Kohus on otsustanud kohtuasjas Roda Golf (C-14/08).

Kokkuvõtlikult võib dokumendid, mida kohtuasutused kasutavad kohtumenetluse poolte ja kolmandate isikutega suhtlemisel, liigitada järgmiselt:

• suhtlemine menetluspooltega: teated, korraldused, kohtukutsed ja kohtumäärused;
• suhtlemine füüsiliste või juriidiliste isikutega, kes ei ole menetluspooled: kohtukutsed ja ettekirjutused;
• suhtlemine notarite, registripidajate ja kohtuametnikega: määrused;
• suhtlemine kohtuväliste asutustega ja muude ametnikega: märgukirjad.

3 Kes vastutab dokumentide kättetoimetamise eest?

Tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 152 kohaselt korraldab dokumentide kättetoimetamist iga kohtu juures töötav kohtusekretär (Letrado de la Administración de Justicia) (kuni 2015. aastani Secretario Judicial), kes vastutab kohtudokumentide kättetoimetamise nõuetekohase korraldamise eest.

Dokumendid toimetab kätte kohtutäitur või kättetoimetamist taotlenud isiku (kes kannab kättetoimetamise kulud) õigusesindaja.

Dokumendid loetakse õiguspäraselt kätte toimetatuks, kui kättetoimetamise kinnitus sisaldab piisavalt tõendeid, mis kinnitavad, et asjaomased dokumendid toimetati adressaadile isiklikult kätte või toimetati tema kodusele aadressile. Õigusesindaja peab kinnitama kättetoimetatavaid dokumente vastu võtva isiku isikusamasust ja staatust ning see tuleb registreerida, allkirjastades asjakohase dokumendi ja märkides sellele kättetoimetamise kuupäeva.

4 Aadressipäringud

Määruse kohaselt on liikmesriikide ülesanne otsustada, kas nad esitavad omal algatusel teabetaotlusi aadresside kohta. Hispaania puhul on teatatud, et aadressiuuringute läbiviimise eest vastutab kättetoimetamise pädevusega asutus, st kohtusekretär. Määruse artikli 7 lõike 2 punktiga c seotud deklaratsioonis on märgitud, et Hispaania kättetoimetamise pädevusega asutused võtavad omal algatusel meetmeid, et saada teavet aadresside kohta elukoharegistritest või muudest andmebaasidest juhul, kui kättetoimetamistaotluses märgitud aadress ei ole õige.

4.1 Kas liikmesriigi ametiasutus, kelle poole on pöördutud, püüab omal algatusel välja selgitada kättetoimetatavate dokumentide adressaadi asukohta, kui märgitud aadress on vale? Vt ka dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 7 lõike 2 punkti c kohane teade

Jah, vastavalt määruse (EL) 2020/1784 artikli 7 kohasele Hispaania deklaratsioonile vastutab aadressiuuringute läbiviimise eest – omal algatusel – kättetoimetamise pädevusega asutus (kohtusekretär). Vastavalt artikli 7 lõike 1 punktile a võivad edastavad asutused adresseerida taotlused selle isiku aadressi kindlaksmääramiseks, kellele tuleb dokument kätte toimetada, Hispaania määratud kättetoimetamise pädevusega asutusele.

4.2 Kas välisriigi kohtuasutustel ja/või kohtumenetluse pooltel on võimalik kasutada liikmesriigi registreid või teenuseid, mis võimaldaksid välja selgitada isiku kehtiva aadressi? Kui jah, siis millised registrid või teenused on olemas ja milliseid menetlusi tuleks järgida? Kas ja kui palju tuleb selle eest tasuda?

Hispaanias selline avalik register puudub. Hispaania kohtutel on siiski juurdepääs piiratud kasutusõigusega andmebaasidele (võrgustik Punto Neutro Judicial), kus Hispaania õigusasutused saavad põhjendatud vajaduse korral teha aadressiandmete ja varaga seotud päringuid. Seega, kui kohtuametnikule ei ole teada selle füüsilise või juriidilise isiku asukoht, kellele tuleb dokument kätte toimetada, peab ta tegema päringutaotluse selle otsimiseks andmebaasidest, millele kohtutel on juurdepääs.

Otsingu tegemiseks peab ametnik teadma asjaomase isiku Hispaania kodaniku isikutunnistuse andmeid või maksukohustuslase andmeid või Hispaanias elava välismaalase isikukoodi. Kui isikul puudub Hispaania isikut tõendav dokument, peab ametnik esitama lisaks ees- ja perekonnanimele lisaandmeid, nagu passi number, sünniaeg või kodakondsus, kuna nendeta ei pruugi otsing tulemusi anda. Päring on tasuta.

Pooled saavad aadressiandmeid ka muudest avalikest registritest. Juurdepääs neile registritele on tasuline ja tasu suurus sõltub soovitavast teabest.

4.3 Millist abi annavad liikmesriigi ametiasutused teiste liikmesriikide aadressipäringutele vastamisel dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 7 lõike 1 kohaselt? Vt ka dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 7 lõike 1 kohane teade

Kohtusekretär võtab omal algatusel meetmeid (ex officio), et saada teavet aadresside kohta elukoharegistritest (võrgustik Punto Neutro Judicial) või muudest andmebaasidest juhul, kui kättetoimetamistaotluses märgitud aadress ei ole õige.

Kui vormile on lisatud dokumentide kättetoimetamise taotlus vastavalt määrusele (EÜ) nr 2020/1784 ja aadressipäringust ilmneb, et Hispaania ametiasutusel puudub dokumentide kättetoimetamiseks territoriaalne pädevus, nagu on sätestatud nimetatud määruse artikli 10 lõikes 4, edastab ta taotluse pädevale vastuvõtvale asutusele ja teavitab edastavat asutust sellest standardvormi abil.

5 Kuidas dokumendid tavaliselt kätte toimetatakse? Kas on võimalik kasutada ka alternatiivseid viise (lisaks 7. punktis osutatud asenduskättetoimetamisele)?

Jah, kui on olemas alternatiivsed võimalused. Tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 152 kohaselt võidakse dokumendid toimetada kohtusekretäri juhendamisel kätte ühel järgmisel viisil:

1. Õigusesindaja (procurador) kaudu, kui tegemist on dokumentidega, mis on adresseeritud isikutele, keda ta menetluses esindab.
2. Posti või telegrammi teel, e-posti või muude elektrooniliste vahendite abil, mis võimaldavad usaldusväärselt kinnitada kättesaamist koos kuupäeva ja kellaajaga ning kättetoimetatud dokumentide sisu;
3. Toimetades teatavaks tehtava otsuse, kohtu või kohtusekretäri ettekirjutuse, kohtukutse või korralduse täpse koopia adressaadile isiklikult kätte.
4. Hispaania kohtuameti (Administración de Justicia) töötajate poolt kaugsidevahendite abil, kui tegemist on menetlustega, millega on seotud prokuratuur (Ministerio Fiscal), riigi õigusteenistus (Abogacía del Estado), Hispaania parlamendi ja seadusandlike assambleede õigusnõunikud (Letrados de las Cortes Generales y de las Asambleas Legislativas), sotsiaalkindlustusameti õigusteenistus (Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social) või muud autonoomsete piirkondade või kohalike omavalitsuste asutused, juhul kui adressaadil puudub õigusesindaja.

Dokumendid loetakse õiguspäraselt kätte toimetatuks, kui kättetoimetamise kinnitus sisaldab piisavalt tõendeid, et dokumendid toimetati asjaomase isiku kodusele aadressile või kinnitatud isiklikule e-posti aadressile või edastati elektrooniliste teadete portaali kaudu või adressaadi valitud muu kaugsidevahendi või elektroonilise vahendi abil.

6 Kas tsiviilmenetluses lubatakse dokumentide elektroonilist kättetoimetamist (kohtu- või kohtuväliste dokumentide kättetoimetamine elektrooniliste sidevahendite, nagu e-post, internetipõhine turvaline rakendus, faks, tekstisõnum jne teel)? Kui jah, siis millist liiki menetluste puhul on see lubatud? Kas sellise dokumentide kättetoimetamise viisi kasutamise võimaluse/lubatavuse suhtes kehtivad sõltuvalt adressaadist (õigusvaldkonna esindaja, juriidiline isik, äriühing või muu ettevõtlussektori liige jne) piirangud?

Elektroonilised kohtudokumendid võeti Hispaanias kasutusele 5. juuli 2011. aasta seaduse nr 18/2011 alusel, millega reguleeritakse info- ja sidetehnoloogia kasutamist kohtuametis. Tsiviilkohtumenetluse seadust muudeti 5. oktoobri 2015. aasta seadusega nr 42/2015, millega tehti alates 1. jaanuarist 2016 kõikidele kohtusüsteemi töötajatele kohustuslikuks kasutada menetlustega seotud dokumentide kättetoimetamiseks kaugsidesüsteeme. Need süsteemid toimivad LexNETi platvormil, mille kasutamist reguleerib justiitsministeeriumi territoriaalse pädevuse raames 27. novembri 2015. aasta kuninglik dekreet nr 1065/2015. Mitmed õigusemõistmise valdkonnas pädevad autonoomsed kogukonnad on omalt poolt välja töötanud samaväärsed elektroonilised teenusesüsteemid.

Selle rakendamiseks võivad huvitatud pooled ja üldsuse hulka kuuluvad isikud liituda eri territooriumide elektrooniliste kohtute (Sedes Judiciales Electrónicas) teavitamismenetlusega. (Suurimat territooriumi hõlmab justiitsministeeriumi elektrooniline kohus.)

Tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 273 kolmanda lõigu kohaselt peavad kõik kohtusüsteemi töötajad kasutama algatavate, mittealgatavate ja muude dokumentide esitamiseks kohtuametis kasutusele võetud kaugside- või elektroonilisi süsteeme viisil, millega tagatakse esitamise autentsus, usaldusväärne ja täielik kinnitus esitamise ja kättesaamise kohta ning esitamise ja kättesaamise kuupäev. Igal juhul peavad kohtuametiga suhtlemisel kasutama elektroonilisi vahendeid vähemalt järgmised isikud:

1. juriidilised isikud;
2. üksused, mis ei ole juriidilised isikud;
3. kutsetöötajad, kes töötavad kutsealal, mille puhul nõutakse kutseorganisatsioonis registreerumist igasugusteks formaalsusteks ja tegevusteks, millega nad oma kutsetegevust teostades koos kohtuametiga tegelevad;
4. notarid ja registripidajad;
5. huvitatud poole esindajad, kes peavad suhtlema kohtuametiga elektrooniliselt;
6. haldusasutuste ametnikud kõikide nende ametikohast tulenevate meetmete ja sammude puhul.

6.1 Milliseid elektroonilise kättetoimetamise viise dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 19 lõike 1 tähenduses liikmesriigis kasutatakse, kui dokumendid toimetatakse otse kätte isikule, kelle aadress teises liikmesriigis on teada?

Elektrooniline kättetoimetamine võib toimuda otse isikutele, kelle aadress on teada, tingimusel, et dokumendid saadetakse ja võetakse vastu nõuetekohast elektroonilise tähitud kättetoimetamise teenust kasutades ning et adressaat on andnud eelneva sõnaselge nõusoleku elektrooniliste vahendite kasutamiseks dokumentide kättetoimetamisel kohtumenetluse käigus. Täiendav tingimus on, et adressaat on eelnevalt andnud kohtule või asutusele sõnaselge nõusoleku kindlaksmääratud e-posti aadressile saadetud dokumentide kättetoimetamiseks vastava menetluse käigus ja et adressaat kinnitab dokumendi kättesaamist kättesaamistõendiga, mis sisaldab ka kättesaamise kuupäeva.

6.2 Kas see liikmesriik on kooskõlas dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 19 lõikega 2 täpsustanud lisatingimused, mille kohaselt ta aktsepteerib elektroonilist kättetoimetamist, millele on osutatud nimetatud määruse artikli 19 lõike 1 punktis b? Vt ka dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 19 lõike 2 kohane teade

Ei ole täpsustatud. Kui aga kostjad on juriidilised isikud, on Hispaania konstitutsioonikohus tunnistanud e-posti aadressi kasutamise esialgse kohtukutse kättetoimetamise vahendina ebasobivaks, kuna see tuleb vastavalt tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 155 lõikele 1 (nagu on märgitud konstitutsioonikohtu 11. novembri 2019. aasta otsuses STC 129/2019, milles korratakse teistes kohtuotsustes juba sätestatud kriteeriumi) toimetada adressaadi kodusele aadressile tähitud postiga kättesaamistõendiga: Konstitutsioonikohtu otsused TC 6/2019 ja 47/2019).

7 Asenduskättetoimetamine

7.1 Kas liikmesriigi õigusega on lubatud kasutada muid kättetoimetamise viise (nt teate saatmine kodusel aadressil, avalik teavitamine kohtutäituri, postiteenuse või avaliku teadaande kaudu) olukorras, kus dokumentide kättetoimetamine adressaadile on osutunud võimatuks? 7.2 Kui kasutatakse muid viise, siis kuidas loetakse dokumendid kättetoimetatuks?

Kui otsus või kohtukutse tuleb saata kättesaamise kinnitusega tähitud posti teel, vastuvõtuteatisega telegrammi teel või muul sarnasel viisil, mis võimaldab kättetoimetamise usaldusväärselt registreerida koos kättetoimetamise kuupäeva ja kättetoimetatud dokumendi sisuga, peab kohtusekretär märkima kohtuasja toimikusse andmed dokumendi väljasaatmise ja selle sisu kohta ning lisama vajaduse korral toimikusse kättesaamise kinnituse, kättesaamise registreerimise viisi või õigusesindaja kinnituse, et ta on dokumendi kätte toimetanud.

Dokumendi teadaande (või avaliku teadaande) vormis kättetoimetamiseks võib Hispaanias loa anda üksnes põhikohtuasjas otsuse tegemise eest vastutav kohus, juhul kui isikule, kellele tuleb dokumendid kätte toimetada, ei ole õnnestunud neid kätte toimetada tema asukoha otsimise käigus kindlaks tehtud aadressidel (tsiviilkohtumenetluse seaduse artikkel 164). Seetõttu ei saa kohtusekretär kui määruse (EÜ) nr 2020/1784 kohase kättetoimetamistaotluse vastuvõttev asutus anda luba (avaliku) teadaande vormis kättetoimetamiseks, kuna ta ei ole põhikohtuasja menetleja, vaid osutab üksnes õigusabi.

7.2 7.2 Kui kasutatakse muid viise, siis kuidas loetakse dokumendid kättetoimetatuks?

Dokumendid loetakse kättetoimetatuks, kui on täidetud konkreetse kättetoimetamisviisi kohta seaduses sätestatud nõuded.

Kättetoimetamisviisid peavad igal juhul võimaldama lisada kohtutoimikusse usaldusväärse kinnituse kättetoimetatud dokumendi kättesaamise kohta, kättetoimetamise kuupäeva ja kellaaja ning dokumendi sisu.

Kui otsus või kohtukutse tuleb saata kättesaamise kinnitusega tähitud posti teel, vastuvõtuteatisega telegrammi teel või muul sarnasel viisil, mis võimaldab kättetoimetamise usaldusväärselt registreerida koos kättetoimetamise kuupäeva ja kättetoimetatud dokumendi sisuga, peab kohtusekretär märkima kohtuasja toimikusse andmed dokumendi väljasaatmise ja selle sisu kohta ning lisama vajaduse korral toimikusse kättesaamise kinnituse, kättesaamise registreerimise viisi või õigusesindaja kinnituse, et ta on dokumendi kätte toimetanud (tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 160 lõige 1).

7.3 Kui kättetoimetamise muu viis seisneb dokumentide teatavasse kohta (nt postkontorisse) hoiule andmises, siis kuidas sellest adressaadile teatatakse?

Kui teadet või dokumenti ei ole võimalik posti teel kätte toimetada, jätab postiasutus adressaadile teatise, et talle on saadetud kiri või dokument, mille ta võib kindlaksmääratud postiasutusest ettenähtud tähtaja jooksul kätte saada.

Kättetoimetamist võivad üritada ka kohtuasutuse ametnikud. Sel juhul jäetakse adressaadi postkasti teade, et ta võib dokumendi ettenähtud tähtaja jooksul kohtust kätte saada.

Kui adressaat elab kohtu tööpiirkonnas ja kõnealused dokumendid ei ole kohtumenetluses isiku esindajale või isikule iseenda esindamiseks hädavajalikud, võidakse adressaadile mõnel esimeses lõigus viidatud viisil saata teade korralduse kohta, millega nõutakse tema ilmumist kohtusse kohtuotsuse väljakuulutamiseks või muuks menetlustoiminguks, ettekirjutuse väljastamiseks või menetlusdokumentide avalikustamiseks (tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 160 lõige 3).

Teates selgitatakse piisavalt üksikasjalikult, miks adressaadi kohtusse ilmumist nõutakse, märgitakse ära menetlus ja kohtuasi, millega seoses korraldus on tehtud, ning tehakse adressaadile teatavaks, et kui ta märgitud tähtaja jooksul mõjuva põhjuseta kohtusse ei ilmu, loetakse edastamine või avalikustamine toimunuks (tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 160 lõige 3).

7.4 Millised tagajärjed on sellel, kui adressaat keeldub dokumente vastu võtmast? Kas dokumendid loetakse kättetoimetatuks, kui keeldumine ei olnud õiguspärane?

Kui adressaat keeldub vastuvõtmisest mõjuva põhjuseta, loetakse dokumendid adressaadile kätte toimetatuks koos kõigi kättetoimetamise õiguslike tagajärgedega ning menetlustähtajad hakkavad kulgema vastuvõtmisest keeldumise päevale järgneval päeval (tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 161 lõige 2).

8 Välisriigist pärit dokumentide kättetoimetamine postiteenust kasutades (dokumentide kättetoimetamise määruse artikkel 18)

Määrus võimaldab kohtudokumentide kättetoimetamist otse postitalituse kaudu tähitud kirjaga koos kättesaamistõendiga või sellega samaväärse dokumendiga. Kui dokumendid saadetakse posti teel koos kättesaamistõendiga, tuleb lisada ka vorm.

8.1 Kui postiteenistus toimetab liikmesriigis adressaadile kätte välisriigist pärit dokumendi olukorras, kus on tarvis kättesaamisteatist (dokumentide kättetoimetamise määruse artikkel 18), siis kas postiteenistus toimetab dokumendi kätte ainult otse adressaadile või tohib ta kooskõlas siseriiklike postiteenust käsitlevate normidega toimetada dokumendi kätte ka muule samal aadressil elavale isikule?

Seaduse järgi tuleb postisaadetised olenevalt nende liigist kas adressaadile või tema volitatud esindajale kätte toimetada, hoiustada postkontori postkastis või panna elukoha postkasti. Loetakse, et isikul on adressaadi volitus postisaadetiste vastuvõtmiseks, juhul kui ta viibib adressaadi kodusel aadressil, saab tõendada enda isikut ning on võimeline võtma saadetise vastutavale hoiule, välja arvatud juhul, kui ta sellest sõnaselgelt keeldub (30. detsembri 2010. aasta seaduse nr 43/2010 (mis käsitleb universaalset postiteenust, kasutajate õigusi ja postiturgu) artikkel 24).

8.2 Kuidas saab liikmesriigi postiteenust käsitlevate normide kohaselt toimetada kätte välisriigist pärit dokumente dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 18 kohaselt olukorras, kus kättetoimetamise aadressil ei ole kätte saadud adressaati ega ühtegi muud dokumente vastu võtma pädevat isikut (kui see on siseriiklike postiteenust käsitlevate normide kohaselt lubatud)?

Seadusega tuleb kehtestada eeskirjad juhtudeks, kui postisaadetisi ei ole võimalik adressaadile kätte toimetada ja need tuleb saatjale tagastada. Need eeskirjad peavad hõlmama adressaadi aadressi ja saadetiste lähte- ja sihtkoha kindlaksmääramise, saadetiste saatja ärakuulamise või kohtusse kutsumise ning saadetiste ajutise hoiustamise, väljastamise ja hävitamise korda.

8.3 Kas postkontor võimaldab dokumentidele teatava aja jooksul järele tulla, enne kui dokumendid kättetoimetamise võimatuse tõttu tagasi saadetakse? Kui jah, siis kuidas teatatakse adressaadile, et ta peaks postkontorisse dokumentidele järele tulema?

Postitöötaja jätab adressaadile teate, et talle on kiri, mille võib kindlaksmääratud postiasutusest ettenähtud tähtaja jooksul kätte saada. Kui saadetisele ei ole ettenähtud tähtaja jooksul järele tuldud, tehakse sellekohane märge ja saadetis tagastatakse saatjale.

9 Kas dokumentide kättetoimetamise kohta jääb kirjalik tõend?

Eeldatakse, et määratud postiteenuse osutaja täidab haldus- ja kohtuorganite dokumentide edastamise, kättetoimetamise ja vastuvõtmisega seotud ülesandeid nii füüsiliselt kui ka kaugsidevahendite teel ausalt ja usaldusväärselt, sealhulgas juhul, kui vastuvõtmisest keeldutakse või kui kättetoimetamine ei ole võimalik.

Kohtuametniku poolt dokumentide isiklikult kättetoimetamine dokumenteeritakse kirjalikult ja kohtuametnik märgib ära ka kättetoimetamise tulemuse. Kui kättetoimetatavad dokumendid antakse üle adressaadile, sisaldab kättetoimetamise kinnitus adressaadi allkirja või viidet, et ta keeldus allkirjastamisest või vastuvõtmisest, koos märkega, et dokumendid loetakse talle kättetoimetatuks (vt küsimus 7.4; tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 161 lõige 3).

Tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 161 lõikes 3 on sätestatud, et kui aadress, kuhu püütakse dokumente kätte toimetada, on kohaliku omavalitsuse aadressiregistri, maksuameti andmete või muu ametliku registri või kutseorganisatsiooni avalike andmete kohaselt adressaadi kodune aadress või tegemist on adressaadile üüritud eluruumi või muu ruumiga, kuid adressaat ei viibi kohal, võib dokumendid suletud ümbrikus üle anda adressaadi kohalviibivale töötajale või temaga koos elavale üle 14-aastasele leibkonnaliikmele või olemasolu korral majahaldurile, kusjuures dokumentide kättetoimetaja peab vastuvõtjale selgitama, et ta on kohustatud andma otsuse või kohtukutse koopia üle isikule, kellele see on adresseeritud, või teavitama isikut selle olemasolust, kui adressaadi asukoht on talle teada, ning et vastuvõtja on igal juhul kohustatud hoidma adressaadiga seotud teavet konfidentsiaalsena.

Kui dokument on adresseeritud adressaadi alalisse töökohta, kuid adressaat ei viibi parajasti kohal, antakse see üle isikule, kes kinnitab, et ta tunneb adressaati, või dokumentide ja saadetiste vastuvõtmise eest vastutava üksuse, juhul kui selline üksus on olemas, ning kättetoimetaja peab vastuvõtjat teavitama viisil, mida on kirjeldatud eelmises lõigus.

Kättetoimetamise kinnituses märgitakse ära dokumendi adressaadi nimi, kuupäev ja kellaaeg, mil adressaati püüti leida, ent ta ei viibinud kodus, ning otsuse või kohtukutse koopia vastu võtnud isiku nimi ja seos adressaadiga, ning dokument loetakse sel viisil nõuetekohaselt kättetoimetatuks.

10 Mis saab siis, kui adressaat ei saa mingil põhjusel dokumente kätte või kui kättetoimetamisel rikutakse seadust (nt kui dokumendid toimetatakse kätte kolmandale isikule)? Kas kättetoimetamine võib sellest hoolimata kehtida (nt kas seadusrikkumist saab heastada) või tuleb dokumendid uuesti kätte toimetada?

Kui seaduses sätestatud tingimused ei ole täidetud, ei ole kättetoimetamine nõuetekohane, kuna asjaomase isiku kaitseõiguse teostamine võib olla takistatud (tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 266 punkt 1). Kui aga isik, keda on teavitatud, keda on kutsutud, kellele on esitatud kohtukutse või kellel on palutud kohtusse ilmuda, on rikkumisest hoolimata võtnud asja teadmiseks ja ei kuuluta kättetoimetamise protokolli tühiseks, kui ta esmakordselt kohtusse ilmub, loetakse see protokoll sellest ajast alates täielikult kehtivaks ja seadusega kooskõlas olevaks (tsiviilkohtumenetluse seaduse artikli 266 punkt 2).

Mis puudutab kättetoimetatava dokumendi keelt, siis vastavalt Euroopa Kohtu kohtupraktikale (kohtuasi C-354/15, Henderson), peab kõikidele teadetele olema lisatud tõlge kas sellises keeles, mida kostja mõistab, või taotluse saanud liikmesriigi ametlikus keeles või, kui selles liikmesriigis on mitu ametlikku keelt, siis selle koha ametlikus keeles või ühes ametlikest keeltest, kus kättetoimetamine toimub. Juhul kui kostjale ei ole üle antud määruse (EL) 2020/1784 vormina L sätestatud tüüpvormi, tuleb vastavalt kõnealusele määrusele anda huvitatud poolele nende teatistega seotud vea parandamiseks määruse I lisas sätestatud tüüpvorm (vorm L).

11 Kui adressaat keeldub dokumentide vastuvõtmisest kasutatud keele tõttu (dokumentide kättetoimetamise määruse artikkel 12) ning kohus või asutus, kus toimub kohtumenetlus, otsustab pärast kontrollimist, et keeldumine ei olnud põhjendatud, siis kas on võimalik see otsus vaidlustada?

Määruse (EL) 2020/1784 kohaselt on teabe kättetoimetamist adressaatidele veelgi täiendatud sellega, et nad võivad keelduda dokumendi vastuvõtmisest, kui see ei ole kirjutatud keeles, millest adressaat aru saab, või adressaadi asukoha liikmesriigi ametlikus keeles või kui selles liikmesriigis on mitu ametlikku keelt, siis koha, kus kättetoimetamine toimub, mis tahes ametlikus keeles, või kui sellele ei ole lisatud tõlget sellisesse keelde.

Kui adressaat dokumendi vastuvõtmisest keeldub, võib puuduse kõrvaldada dokumendi uue kättetoimetamisega koos tõlkega (artikli 12 lõige 5). Kui keeldumine ei ole põhjendatud seetõttu, et adressaat oskab keelt, milles dokument on koostatud, võib kohus, kelle poole on pöördutud, pärast dokumendi vastuvõtmisest keeldumise õiguse tegelikku kasutamist kontrollida, kas keeldumine oli põhjendatud, ja vajaduse korral kohaldada oma siseriikliku õiguse kohaseid tagajärgi (Euroopa Kohtu 28. aprilli 2016. aasta määrus, kohtuasi C-384/14, Alta Realitat).

12 Kas dokumentide kättetoimetamise eest peab maksma? Kui jah, siis kui palju? Kas dokumentide kättetoimetamine siseriikliku õiguse alusel erineb olukorrast, kus dokumentide kättetoimetamise taotluse esitas teine liikmesriik? Vt ka dokumentide kättetoimetamise määruse artikli 15 kohane teade, mis puudutab dokumentide kättetoimetamist teisest liikmesriigist

Kui kättetoimetaja on kohus, kohtuasutus või dokumentide edastamise ühiskeskus, kannab kättetoimetamiskulud asjaomane kohtuorgan ja kättetoimetamist taotlev isik ei pea lõivu maksma.