Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä lakitermi ”tiedoksianto” käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Tiedoksiannolla (betekening en kennisgeving) tarkoitetaan haastemiehen (gerechtsdeurwaarder) suorittamaa virallista toimitusta. Haastemies toimittaa haasteasiakirjan toiselle osapuolelle henkilökohtaisesti. Lopuksi haastemies kirjaa asiakirjan toimittamisen toiselle osapuolelle paikan päällä ja allekirjoittaa sen. Toimittaminen (betekening) tapahtuu siis samanaikaisesti tiedoksiannon (kennisgeving) kanssa. Haastemiehen tiedoksiantamia asiakirjoja ovat esimerkiksi annetut tuomiot tai haasteet tuomioistuimeen.

Tämä järjestelmä on kehitetty Euroopan unionin sisällä tapahtuvia tiedoksiantoja varten. Sillä pyritään helpottamaan oikeusalan viestintää eri jäsenvaltioiden asukkaiden välillä. Euroopan unionin ulkopuolella tapahtuviin tiedoksiantoihin sovelletaan eri sääntöjä.

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Asetuksessa (EU) 2020/1784 termillä ”muut kuin oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat” tarkoitetaan viranomaisen tai virkamiehen laatimia tai varmentamia asiakirjoja sekä muita asiakirjoja, joiden virallinen lähettäminen toisessa jäsenvaltiossa asuvalle vastaanottajalle on tarpeen siviili- tai kauppaoikeudellisen oikeuden tai vaatimuksen toteuttamiseksi, toteen näyttämiseksi tai turvaamiseksi. Termiin ”muut kuin oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat” ei pitäisi sisällyttää hallintoviranomaisten hallinnollisia menettelyjä varten antamia asiakirjoja. Ks. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2020/1784 (tiedoksiantoasetus) johdanto-osan 9 kappale.

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

Tiedoksiantoasetuksen 11 artiklan 1 kohta: ”1. Vastaanottavan viranomaisen on toimitettava asiakirjan tiedoksianto itse tai huolehdittava sen toimittamisesta joko vastaanottavan jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti tai noudattaen lähettävän viranomaisen pyytämää erityistä menettelyä, jollei kyseinen menettely ole vastaanottavan jäsenvaltion lainsäädännön vastaista.”

Alankomaissa vastaanottavat viranomaiset ovat haastemiehiä, ks. myös täytäntöönpanosäädös.

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu ilmoitetussa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukainen ilmoitus

Kyllä, haastemiehen on virkaansa hoitaessaan aina ensin konsultoitava väestörekisteriä (Basisregistratie personen, BRP), vaikka osoite olisi jo rekisterissä. Tiedot on aina varmistettava.

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla ja/tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Ei, ulkomaalaisten viranomaisten on otettava yhteyttä Alankomaissa toimivaan haastemieheen, joka puolestaan hakee tai tarkistaa osoitteen. Tästä menettelystä peritään maksu.

4.3 Miten maanne viranomaiset avustavat muiden jäsenvaltioiden osoitetiedusteluissa tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan nojalla? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan mukainen ilmoitus

Tämä on uusi säännös. Aiemmin haastemies haki osoitteen väestörekisteristä vasta saatuaan virallisen asiakirjan. Nyt sitä ei enää tarvita. Nykyisin osoite voidaan vahvistaa ennen virallisen asiakirjan lähettämistä.

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 7 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Ks. tiedoksiantoasetuksen 2 jakso, jonka 16–20 artiklassa kuvataan asiakirjojen muut lähetys- ja tiedoksiantotavat.

6 Sallitaanko siviilioikeudellisissa menettelyissä asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä)? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Ks. tiedoksiantoasetuksen 19 artikla. Tämä riippuu siitä, mitä jäsenvaltio sallii. Lisäksi vastaanottajan on annettava nimenomainen suostumuksensa.

6.1 Mikä tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu sähköinen tiedoksiantotapa on saatavilla maassanne, kun tiedoksianto on suoritettava siellä suoraan henkilölle, jolla on tiedossa oleva osoite tiedoksiantoa varten toisessa jäsenvaltiossa?

Vain tietyt kolmansien osapuolten ulosmittaukset hoidetaan digitaalisesti. Ulosmittauksen suorittamisesta ilmoitetaan velkojalle kuitenkin edelleen fyysisesti. Tässä on etuna se, että haastemies voi antaa lisäselvityksiä paikan päällä. Tämä saattaa jopa olla haastemiehen tärkein tehtävä.

6.2 Onko maanne asettanut tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja lisäehtoja, joiden mukaisesti se hyväksyy kyseisen asetuksen 19 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun sähköisen tiedoksiannon sähköpostitse? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 2 kohdan mukainen ilmoitus

Tammikuusta 2021 alkaen ulosmittausmääräykset on pitänyt toimittaa sähköisesti, jos kolmas osapuoli on ilmoittanut haastemiesten kuninkaalliseen ammattijärjestöön (Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders, KBvG) valitsevansa tämän ulosmittausmenetelmän, ks. (uuden) siviiliprosessilain 475 §:n 3 momentti. Ulosmittauspäätösten sähköistä toimittamista varten sekä haastemiehen että kolmansien osapuolten on oltava järjestelmässä, jonka haastemiesten verkkosäätiö (Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders, SNG) on kehittänyt KBvG:tä varten.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto)?

Ks. siviiliprosessilain 46–63 §.

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Kun ulosottomies on allekirjoittanut ja toimittanut haasteasiakirjan. Hän viimeistelee haasteasiakirjan tai selvityksen paikan päällä kirjaamalla, miten toimitus on suoritettu ja kenelle. Tämän jälkeen hän joko antaa haasteasiakirjan kyseiselle henkilölle tai panee sen kirjekuoreen ja jättää postilaatikkoon.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postitoimistoon), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Asiakirjoja ei jätetä postitoimistoon. Jos esimerkiksi katu tulvii, postilaatikkoa ei ole tai velallinen on niin aggressiivinen, ettei haastemies pysty jättämään kirjettä postilaatikkoon, asiakirjat lähetetään postitse. Haastemies viimeistelee haasteasiakirjan toimistossaan ja kirjaa syyn siihen, miksi asiakirjan henkilökohtainen toimitus on mahdotonta. Tämän jälkeen asiakirjat lähetetään postitse haastemiehen kirjekuoressa.

Tämä on erikoinen piirre Alankomaiden lainsäädännössä, koska on tietenkin epävarmaa, saapuuko posti perille. Jos kyseessä on aggressiivinen velallinen, kirje on kuitenkin parasta jättää postilaatikkoon. Menetelmä on muissakin tapauksissa kyseenalainen, mutta laki velvoittaa toimimaan näin.

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Tämä arvioidaan prosessin aikana. Toinen osapuoli voi kieltäytyä ainoastaan tiedoksiantoasetuksen 12 artiklassa mainituista syistä. Unionin tuomioistuin on aiemmin todennut, että vastaanottavalla viranomaisella ei ole toimivaltaa arvioida, onko kieltäytyminen kielivaatimusten perusteella oikeutettu. Se on sinällään loogista ja järkevää. Vastaanottavan viranomaisen on kuitenkin suhteellisen vaikea arvioida, onko vastaanottajalla (riittävä) asiakirjan laatimiskielen taito. Asiakirjojen tiedoksiannosta vastaavalla viranomaisella ei välttämättä ole valmiuksia suorittaa tällaista arviointia. Kyseinen arviointi kuuluukin riippumattomalle tuomioistuimelle.

Kieltäytymiselle ei ole perustetta, jos asiakirja on laadittu vastaanottavan jäsenvaltion kielellä, jolloin tiedoksiantoa ei voi estää. Ratkaisuna tiedoksiannosta kieltäytymiseen vastaanottajalle voidaan lähettää käännös.

Lopuksi on todettava, että tiedoksiantoasetuksella on se välitön vaikutus, että täytäntöönpanoasiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi vasta, kun se on annettu pätevästi tiedoksi vastaanottavassa jäsenvaltiossa.

Jos tiedoksiannosta on kieltäydytty tiedoksiantoasetuksen mukaisella tavalla eikä kieltäytymiseen ole löydetty ratkaisua, tiedoksiantoa ei katsota suoritetuksi.

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 18 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 18 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Jälkimmäinen vaihtoehto. Kyseessä on yksinkertaisesti kirjattu kirje. Asiasta ei kuitenkaan sovita etukäteen postin kanssa. Asiakirjat lähetetään usein suoraan viranomaiselle, jolloin ei käytetä kirjattua kirjettä.

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 18 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Tällaisessa tapauksessa asiakirja palautetaan lähettäjälle.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Ei varaa. Jos kyseessä on kirjattu kirje tai jättäminen postitoimistoon, postinjakelija (Alankomaissa) jättää aina ilmoituksen siitä, että asiakirja on toimitettu postitoimistoon ja on noudettavissa sieltä.

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Kyllä, ks. tiedoksiantoasetuksen 14 artikla.

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Jos vastaanottaja ei saa asiakirjaa haltuunsa, sitä ei katsota tiedoksiannetuksi. Tiedoksiantoa on yritettävä uudelleen.

11 Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjaa käytetyn kielen perusteella (tiedoksiantoasetuksen 12 artikla) ja tuomioistuin tai viranomainen, jonka käsiteltäväksi asia on saatettu, päättää tarkistettuaan, ettei kieltäytyminen ollut perusteltu, onko olemassa erityinen oikeussuojakeino kyseisen päätöksen riitauttamiseksi?

Ei, vastaajan on puolustettava itseään samassa asiaa koskevassa menettelyssä.

12 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon? Onko tiedoksiantotapa erilainen silloin, kun asiakirja on annettava tiedoksi kansallisen lainsäädännön nojalla ja kun tiedoksiantopyyntö on lähtöisin toisesta jäsenvaltiosta? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 15 artiklassa tarkoitettu ilmoitus, joka koskee toisesta jäsenvaltiosta peräisin olevan asiakirjan tiedoksiantoa

Kyllä. Hinta vaihtelee jäsenvaltion mukaan. Alankomaissa tästä veloitetaan 65,00 euroa, mutta hintaa korotetaan täytäntöönpanosäädöksen perusteella. Esimerkiksi Belgiassa veloitetaan 165,00 euroa. Jos tiedoksianto tapahtuu tiedoksiantoasetuksen perusteella, hinta on aina sama. Alankomaissa tiedoksiantojen hinnoista säädetään ulosottomaksuja koskevassa päätöksessä (Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders).