Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä lakitermi ”tiedoksianto” käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Asiakirjojen tiedoksianto tarkoittaa, että tietylle henkilölle osoitetut asiakirjat toimitetaan hänelle siviiliprosessilaissa vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.

Asianosaisten menettelyllisten oikeuksien (oikeus julkiseen oikeudenkäyntiin, oikeus puolustukseen, oikeus esittää todisteita lausuntojen tueksi ja oikeus saada tietoja) toteutuminen, menettelyjen laillisuus muilta osin, määräaikojen asianmukainen laskeminen ja sitä kautta annetun tuomion pätevyys edellyttävät kaikki, että asiakirjojen tiedoksianto tapahtuu lain mukaisesti.

Asiakirjojen tiedoksiantoon sovelletaan ensisijaisesti 17. marraskuuta 1964 annetun Puolan siviiliprosessilain (Kodeks postępowania cywilnego), jäljempänä ’siviiliprosessilaki’, 2 lukua (131–147 §) sekä seuraavia täytäntöönpanosäädöksiä:

• yleisten tuomioistuinten työjärjestyksestä 18. kesäkuuta 2019 annettu oikeusministerin asetus, jäljempänä ’työjärjestys’
• oikeudenkäyntiasiakirjojen tiedoksiantamisessa noudatettavista yksityiskohtaisista menettelyistä ja menetelmistä siviilioikeudellisissa oikeudenkäynneissä 6. toukokuuta 2020 annettu oikeusministerin asetus, jäljempänä ’asetus’.

Tavanomaisen postin kautta tapahtuvaan tiedoksiantoon (jäljempänä kohta 8) sovelletaan lisäksi 23. marraskuuta 2012 annettua postilakia ja yksittäisten postitoiminnan harjoittajien postipalvelujen tarjoamista koskevia sääntöjä. Nimetty toimija – tällä hetkellä Poczta Polska S.A. – on postitoiminnan harjoittaja, joka on velvoitettu tarjoamaan yleisiä postipalveluita (eikä voi kieltäytyä tekemästä sopimusta kirjattujen kirjeiden toimittamisesta).

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Kaikki oikeudenkäyntiasiakirjat, joiden tiedoksiannolla on oikeusvaikutuksia, on annettava tiedoksi todisteellisesti.

Oikeudenkäyntiasiakirjoja (tuomioistuinten asianosaisille ja muille oikeudenkäyntiin osallistuville henkilöille lähettämiä asiakirjoja) ovat esimerkiksi seuraavat: tiedoksiannot, haasteet, ilmoitukset oikeuksista ja velvollisuuksista sekä jäljennökset tuomioistuimen ratkaisuista (tuomioista, päätöksistä, maksumääräyksistä) ja erilaisista määräyksistä sekä tuomioista perusteluineen.

Oikeudenkäyntiasiakirjoja ovat myös asiakirjat, joilla menettely käynnistetään (esimerkiksi kannekirjelmät) ja asiakirjat, jotka asianosaiset ja muut siviilioikeudellisiin menettelyihin osallistuvat tahot (esimerkiksi valtakunnansyyttäjä, oikeusasiamies ja lapsiasiavaltuutettu) toimittavat menettelyn aikana ja joista käy ilmi heidän hakemuksensa tai lausuntonsa.

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

Puolassa asiakirjat annetaan tiedoksi todisteellisesti, eli tuomioistuin antaa lähes kaikki oikeudenkäyntiasiakirjat tiedoksi viran puolesta. Kun asianosainen toimittaa oikeudenkäyntiasiakirjan tuomioistuimelle, mukana on toimitettava asianmukainen määrä jäljennöksiä, jotta tuomioistuin voi antaa asiakirjan tiedoksi asianosaisille henkilöille (siviiliprosessilain 128 §:n 1 momentti). Poikkeuksia ovat lähinnä asiaa koskevan ensimmäisen asiakirjan tiedoksianto vastaajalle ja asiakirjojen vaihto osapuolten edustajina toimivien oikeusalan ammattilaisten välillä (ks. jäljempänä).

Jos vastaaja ei kaksi toimitusyritysilmoitusta saatuaan ole noutanut kannekirjelmää tai muuta asiakirjaa, joka edellyttää häneltä hänen oikeuksiensa puolustamista, ja jos asiassa ei sovelleta erityissäännöksiä pätevästä tiedoksiannosta ja jos vastaajalle ei tätä ennen ole annettu tiedoksi mitään tätä asiaa koskevaa asiakirjaa, tuomioistuin lähettää jäljennöksen asiakirjasta kantajalle ja velvoittaa tämän antamaan asiakirjan tiedoksi vastaajalle haastemiehen välityksellä. Haastemies antaa kantajan pyynnöstä asiakirjan henkilökohtaisesti tiedoksi vastaanottotodistusta ja päiväysmerkintää vastaan tai toteaa, että vastaanottaja ei asu ilmoitetussa osoitteessa. Lisämaksusta (40 Puolan zlotya) haastemies selvittää vastaajan osoitteen. Jos kantaja ei kahden kuukauden kuluessa toimita tuomioistuimelle todistetta siitä, että haastemies on antanut asiakirjan tiedoksi vastaajalle, tai ei ilmoita vastaajan nykyistä osoitetta tai todista, että vastaaja asuu kannekirjelmässä mainitussa osoitteessa, tuomioistuin voi keskeyttää menettelyn ja päättää sen kolmen kuukauden kuluttua keskeyttämisestä (siviiliprosessilain 139 §:n 1 momentti, 177 §:n 1 momentin 6 kohta ja 182 §:n 1 momentin 1 kohta sekä lainvalvontaviranomaisista 22. maaliskuuta 2018 annetun lain 3 a ja 3 b §).

Asian vireillä ollessa asianajajat, oikeudelliset neuvonantajat, patenttiasiamiehet ja Puolan tasavallan valtakunnansyyttäjänvirasto (Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej) ovat velvollisia antamaan toisilleen suoraan tiedoksi oikeudenkäyntiasiakirjojen jäljennökset, mukaan lukien liitteet. Edellä mainittua ei sovelleta vastakanteiden, muutoksenhakujen, kassaatiovalitusten, valitusten, takaisinsaantihakemusten, maksumääräystä koskevien vastalauseiden tai valitusten, saatavien turvaamista koskevien hakemusten, tuomionpurkuhakemusten, lainvoimaisen tuomion lainvastaiseksi toteamista koskevien valitusten eikä tuomioistuimen sihteerien päätöksiä koskevien valitusten esittämiseen, vaan ne on toimitettava tuomioistuimelle yhdessä vastapuolelle tarkoitettujen jäljennösten kanssa. Edellä mainittua ei sovelleta myöskään tietojärjestelmän kautta toimitettuihin asiakirjoihin (siviiliprosessilain 132 §:n 1–1 ² momentti).

Sähköisesti suoritettu tiedoksianto on tietyin edellytyksin hyväksyttävä jäljempänä kohdassa 6 kuvatulla tavalla.

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu ilmoitetussa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukainen ilmoitus

Hyväksyessään tiedoksiantopyynnön tuomioistuin ei pyri itse selvittämään vastaanottajan asuinpaikkaa tai päätoimipaikkaa, lukuun ottamatta ilmeisten osoitevirheiden korjaamista. Jos hakija on kuitenkin pyytänyt tiedoksiantoa pyynnön vastaanottaneen jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti ja Puolan lainsäädännön mukaan tiedoksianto voidaan katsoa päteväksi, kun se tehdään tiettyihin rekistereihin tai tietokantoihin merkittyyn osoitteeseen (ks. jäljempänä kohta 5), tuomioistuimen voidaan olettaa tarkistavan tiedot tällaisista rekistereistä tai tietokannoista. Jos tuomioistuin selvittää edellä kuvatulla tavalla muun kuin hakijan ilmoittaman osoitteen, sen olisi yritettävä tiedoksiantoa uudelleen. Tuomioistuin voi myös tarkistaa, onko osoite sen tiedossa viran puolesta (esimerkiksi sen käsiteltävänä olevan toisen asian yhteydessä), ja yrittää antaa asiakirjan tiedoksi näin saatuun osoitteeseen.

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla ja/tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Puolan sähköinen väestötietojärjestelmä (PESEL) sisältää tietoja muun muassa luonnollisten henkilöiden rekisteröidyistä osoitteista. Ulkomaiset oikeusviranomaiset eivät voi käyttää rekisteriä suoraan. Ulkomainen tuomioistuin voi pyytää Puolan tuomioistuinta ottamaan vastaan todisteita selvittääkseen luonnollisen henkilön osoitteen kahdenvälisen sopimuksen tai Haagissa 18. maaliskuuta 1970 allekirjoitetun todisteiden vastaanottamista ulkomailla siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa koskevan yleissopimuksen nojalla. Tämän jälkeen Puolan tuomioistuin pyytää tietoja PESEL-rekisteristä tai asianomaisen kunnan väestörekisteristä tai ryhtyy mahdollisesti muihin tarvittaviin toimiin.

Tuomioistuinmenettelyn ulkomainen osapuoli voi esittää mille tahansa kunnallishallinnolle Puolassa pyynnön saada tutustua PESEL-rekisterissä tai väestörekisterissä oleviin tietoihin. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti lomakkeella (saatavilla kunnallishallinnon verkkosivuilla). Osapuolen on osoitettava, että asia koskee hänen oikeudellista etuaan, ja esitettävä todisteet siitä, että tiedonsaantioikeus koskee tiettyä henkilöä. Maksu, 31 Puolan zlotya, maksetaan sen kunnan pankkitilille, jolle pyyntö on esitetty. On kuitenkin huomattava, että Puolan lainsäädäntö ei perustu oletukseen, että PESEL- tai väestörekisteriin merkitty luonnollisen henkilön osoite olisi henkilön todellinen asuinosoite.

Liiketoimintaa harjoittavien luonnollisten henkilöiden yritysosoitteet on tallennettu keskuskaupparekisteriin (CEIDG), ja ne ovat maksutta haettavissa verkosta. Puolan- ja englanninkielinen hakukone on saatavilla osoitteessa https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx.

Muiden yrittäjien (liikeyritykset, osuuskunnat, valtionyhtiöt, tutkimuslaitokset, ulkomaiset yritykset ja niiden sivuliikkeet sekä keskinäiset vakuutusyhtiöt) ja yhdistysten, muiden yhteiskunnallisten ja ammatillisten organisaatioiden, säätiöiden ja terveydenhuoltolaitosten osoitteet ovat saatavilla kansallisessa tuomioistuinrekisterissä (Krajowy Rejestr Sądowy) ja käytettävissä maksutta verkossa. Puolankielinen hakukone on saatavilla osoitteessa https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/.

4.3 Miten maanne viranomaiset avustavat muiden jäsenvaltioiden osoitetiedusteluissa tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan nojalla? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan mukainen ilmoitus

Asiakirjojen tiedoksiannosta annetun asetuksen 7 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti Puola antaa Euroopan oikeusportaalin välityksellä yksityiskohtaiset tiedot siitä, kuinka selvittää tiedoksiantojen vastaanottajien osoitteet.

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 7 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Tuomioistuin antaa asiakirjat tiedoksi postitoiminnan harjoittajan, tuomioistuinten palveluksessa olevien henkilöiden tai tuomioistuimen jakelupalvelun välityksellä. Tuomioistuin voi antaa asiakirjat tiedoksi myös haastemiehen välityksellä lainvalvontaviranomaisista 22. maaliskuuta 2018 annetun lain mukaisesti (siviiliprosessilain 131 §, työjärjestyksen 96 §). Tällöin haastemies antaa asiakirjan henkilökohtaisesti tiedoksi vastaanottajalle vastaanottotodistusta ja päiväysmerkintää vastaan tai toteaa, että vastaanottaja ei asu ilmoitetussa osoitteessa. Käytännössä tiedoksiannon suorittaa yleensä postitoiminnan harjoittaja (Poczta Polska S.A.) kirjattuna kirjeenä ja vastaanottokuittausta vastaan.

Jos lähetys on osoitettu luonnollisille henkilöille, asiakirjat annetaan tiedoksi eli luovutetaan heille henkilökohtaisesti, tai jos he eivät ole oikeustoimikelpoisia, heidän lailliselle edustajalleen (siviiliprosessilain 133 §:n 1 momentti).

Tuomioistuimet antavat sotilaita koskevat asiakirjat tiedoksi sotilaspoliisin (Żandarmeria Wojskowa) kautta, poliiseja ja vankilavirkailijoita koskevat asiakirjat näiden välittömien esimiesten kautta ja pidätettyjä henkilöitä koskevat asiakirjat kyseisen laitoksen hallinnon kautta (siviiliprosessilain 137 §).

Oikeushenkilöille ja yhteisöille, jotka eivät ole oikeushenkilöitä, tarkoitetut asiakirjat annetaan tiedoksi elimelle, jolla on valtuudet edustaa niitä tuomioistuimessa, tai luovutetaan työntekijöille, joilla on valtuudet vastaanottaa asiakirjoja. Jos oikeudenkäyntiä varten on nimetty laillinen edustaja tai henkilö, jolla on oikeus vastaanottaa oikeudenkäyntiasiakirjoja, asiakirjat annetaan tiedoksi näille henkilöille (siviiliprosessilain 133 §:n 2 momentti).

Keskuskaupparekisteriin (CEIDG) merkittyjä yrittäjiä koskevat kannekirjelmät ja ratkaisut annetaan tiedoksi rekisteriin merkittyyn tiedoksianto-osoitteeseen, ellei yrittäjä ole ilmoittanut muuta tiedoksianto-osoitetta (siviiliprosessilain 133 §:n 2¹ momentti).

Kansalliseen tuomioistuinrekisteriin merkittyjä yrittäjiä koskevat kannekirjelmät ja ratkaisut annetaan tiedoksi rekisterissä ilmoitettuun osoitteeseen, ellei yrittäjä ole ilmoittanut muuta tiedoksianto-osoitetta. Jos viimeksi ilmoitettu osoite on poistettu, koska se ei vastaa tosiasiallista tilannetta, eikä uuden osoitteen ilmoittamista koskevaa pyyntöä ole esitetty, poistettua osoitetta pidetään rekisteriin asetettuna osoitteena (siviiliprosessilain 133 §:n 2² momentti).

Kansalliseen tuomioistuinrekisteriin merkittyä yhteisöä edustavia henkilöitä, selvittäjiä, asiamiehiä, elinten jäseniä tai henkilöitä, joilla on valtuudet nimittää hallintoneuvosto, koskevat kannekirjelmät ja ratkaisut annetaan tiedoksi kansallisessa tuomioistuinrekisterissä ilmoitettuun tiedoksianto-osoitteeseen (siviiliprosessilain 133 §:n 2³ momentti).

Jos oikeudenkäyntiä varten on nimetty laillinen edustaja tai henkilö, jolla on oikeus vastaanottaa oikeudenkäyntiasiakirjoja, asiakirjat annetaan tiedoksi tälle henkilölle. Asiakirjat, joissa osapuoli kutsutaan henkilökohtaisesti paikalle, annetaan kuitenkin tiedoksi ainoastaan suoraan kyseiselle osapuolelle, lukuun ottamatta osapuolia, joilla ei ole asuinpaikkaa, vakinaista asuinpaikkaa tai rekisteröityä toimipaikkaa Puolassa tai jossakin muussa EU:n jäsenvaltiossa (siviiliprosessilain 133 §:n 3 momentti ja 1135⁵ §:n 1 momentti).

Tiedoksianto tapahtuu asuinpaikassa, työpaikalla tai missä hyvänsä paikassa, josta vastaanottaja tavoitetaan.

Asianosaisen pyynnöstä asiakirjat voidaan antaa tiedoksi tämän ilmoittamaan postilokero-osoitteeseen. Tällaisissa tapauksissa postitoiminnan harjoittajan välityksellä lähetetyt asiakirjat talletetaan postitoiminnan harjoittajan postitoimipaikkaan ja tätä koskeva ilmoitus toimitetaan vastaanottajan postilaatikkoon (siviiliprosessilain 135 §).

Tuomioistuimen kirjaaja voi toimittaa asiakirjan vastaanottajalle suoraan tuomioistuimen kirjaamoon, jos vastaanottaja on läsnä tuomioistuimessa ja todistaa henkilöllisyytensä (siviiliprosessilain 132 §:n 2 momentti). Lisäksi jos tiedoksiannettava asiakirja on toimitettu tuomioistuimelle sellaisena ajankohtana, että sitä ei voida antaa tiedoksi ennen istunto- tai käsittelypäivää, tuomioistuin antaa asiakirjan tiedoksi vastaanottajalle istunnossa tai käsittelyssä (työjärjestyksen 99 §).

Kirjeet voidaan antaa tiedoksi sähköisesti ainoastaan jäljempänä kohdassa 6.1 mainituissa tapauksissa ja siinä esitetyllä tavalla.

Ainoastaan silloin, kun on kyse kutsusta suulliseen käsittelyyn, tuomioistuin voi kirjallisen tiedoksiannon sijasta poikkeuksellisesti antaa kutsun muulla tavoin tiedoksi asianosaisille, todistajille, asiantuntijatodistajille tai muille henkilöille, jos se katsoo, että tämä on tarkoituksenmukaisinta asian käsittelyn nopeuttamiseksi. Tällaisilla kutsuilla (esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse) on oikeusvaikutuksia, jos ei ole epäilystäkään siitä, että ne ovat saapuneet vastaanottajille vähintään viikko tai kiireellisissä tapauksissa vähintään kolme päivää ennen istuntoa (siviiliprosessilain 149¹ § ja 149 §:n 2 momentti).

6 Sallitaanko siviilioikeudellisissa menettelyissä asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä)? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

6.1 Mikä tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu sähköinen tiedoksiantotapa on saatavilla maassanne, kun tiedoksianto on suoritettava siellä suoraan henkilölle, jolla on tiedossa oleva osoite tiedoksiantoa varten toisessa jäsenvaltiossa?

Tuomioistuin antaa asiakirjat tiedoksi sähköisesti eli tietojärjestelmän kautta vain, jos vastaanottaja on toimittanut asiakirjan kyseisen järjestelmän kautta tai valinnut asiakirjalle tämän toimitustavan (vastaanottaja voi peruuttaa valinnan). Tämän tiedoksiantotavan voi valita myös toisessa jäsenvaltiossa asuva vastaanottaja. Jos asiakirja annetaan tiedoksi sähköisesti, se katsotaan tiedoksiannetuksi sähköisessä vastaanottotodistuksessa ilmoitettuna ajankohtana. Jos vastaanottotodistusta ei ole, tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen 14 päivän kuluttua asiakirjan lataamisesta tietojärjestelmään. Tiedoksiannettavia asiakirjoja ei lähetetä sähköpostiosoitteisiin, vaan vastaanottajan postilaatikkoon toimitetaan ilmoitus tietojärjestelmään ladatusta viestistä (siviiliprosessilain 131¹ §).

Oikeudenkäyntiasiakirjojen tiedoksiantoon asianajajille, oikeudellisille neuvonantajille, patenttiasiamiehille ja Puolan tasavallan valtakunnansyyttäjänvirastoon sovelletaan erityisiä sääntöjä covid-19:n aiheuttamaan epidemiauhkaan tai epidemiaan liittyvän hätätilan aikana ja vuoden ajan sen jälkeen, kun viimeinen niistä on julistettu päättyneeksi. Jos tuomioistuinmenettelyjä tukeva tieto- ja viestintätekniikkajärjestelmä ei ole käytettävissä tällaisena aikana, tuomioistuin antaa kyseisiä osapuolia koskevat oikeudenkäyntiasiakirjat tiedoksi lataamalla niiden sisällön tieto- ja viestintätekniikkajärjestelmään, jota käytetään tällaisten asiakirjojen asettamiseen saataville (tietoportaali). Tämä ei koske asiakirjoja, jotka annetaan tiedoksi yhdessä asianosaisten kirjelmien jäljennösten tai muiden sellaisten asiakirjojen kanssa, jotka eivät ole peräisin tuomioistuimesta. Tiedoksiantopäivä on päivä, jona vastaanottaja on tutustunut tietoportaaliin ladattuun asiakirjaan. Jos vastaanottaja ei tee niin, asiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi 14 päivän kuluttua lataamisesta. Asiakirjan tiedoksianto tietoportaalin kautta tuottaa siviiliprosessilaissa määritellyt oikeudenkäyntiasiakirjojen tiedoksiantoon liittyvät menettelylliset vaikutukset. Tuomioistuin voi päättää olla antamatta asiakirjaa tiedoksi tietoportaalin kautta, jos se on asiakirjan luonteen vuoksi mahdotonta (covid-19:n, muiden tartuntatautien ja niihin liittyvien hätätilanteiden ehkäisemiseksi, torjumiseksi ja valvomiseksi tehtävistä erityisjärjestelyistä 2. maaliskuuta 2020 annetun lain 15zzs9 §). Epidemiaan liittyvä hätätila on voimassa Puolassa 30. kesäkuuta 2023 saakka.

Asianajajat, oikeudelliset neuvonantajat, patenttiasiamiehet ja Puolan tasavallan valtakunnansyyttäjänvirasto antavat asiakirjoja toisilleen suoraan tiedoksi (ks. kohta 3 edellä) ainoastaan sähköisesti, jos he antavat asiasta yksimielisen lausunnon tuomioistuimelle ja ilmoittavat sille tähän tarkoitukseen käytettävät yhteystiedot, erityisesti sähköpostiosoitteen tai faksinumeron. Tällaiset lausunnot ovat peruuttamattomia, ja kaikki ehtoja tai määräaikoja koskevat määräykset katsotaan mitättömiksi. Asianosaisten yksimielisestä pyynnöstä tai muutoin perustelluissa tapauksissa tuomioistuin määrää, että tällaisesta tiedoksiannosta luovutaan. Keskinäistä sähköistä tiedoksiantoa koskevaa velvoitetta ei sovelleta asiakirjoihin, jotka on toimitettava tuomioistuimelle yhdessä vastapuolelle tarkoitettujen jäljennösten kanssa, kuten edellä kohdassa 3 mainitaan.

6.2 Onko maanne asettanut tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja lisäehtoja, joiden mukaisesti se hyväksyy kyseisen asetuksen 19 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun sähköisen tiedoksiannon sähköpostitse? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 2 kohdan mukainen ilmoitus

Lisäehtoja ei sovelleta.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto)?

Ellei vastaanottaja ole kotona, tiedoksiantaja voi luovuttaa oikeudenkäyntiasiakirjan samaan talouteen kuuluvalle täysi-ikäiselle henkilölle tai, jos tällaista henkilöä ei ole paikalla, kiinteistön hallinnasta vastaavalle, isännöitsijälle tai kunnallisen hallintoelimen edustajalle edellyttäen, etteivät nämä henkilöt ole vastapuolena asiassa ja että nämä suostuvat toimittamaan asiakirjan vastaanottajalle. Tuomioistuin voi kuitenkin sulkea pois tai rajoittaa mahdollisuutta antaa asiakirjoja tiedoksi muille henkilöille. Tästä tehdään merkintä postilähetykseen. Jos tiedoksiantaja ei tavoita työpaikalta sellaista vastaanottajaa, joka on ilmoittanut tiedoksianto-osoitteekseen työpaikkansa, asiakirja voidaan antaa tiedoksi henkilölle, jolla on oikeus vastaanottaa asiakirjoja (siviiliprosessilain 138 §, asetuksen 3 §).

Jos tiedoksiantoa ei voida suorittaa, postitoiminnan harjoittajan välityksellä lähetetty asiakirja talletetaan postitoiminnan harjoittajan postitoimipaikkaan tai – jos tiedoksianto tehdään muulla tavoin – asianomaiseen kunnallishallintoon, ja vastaanottajan ovelle tai postilaatikkoon toimitetaan asiaa koskeva ilmoitus, jossa ilmoitetaan, mihin ja milloin asiakirja on toimitettu ja että se olisi noudettava seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen tekemisestä. Jos määräaika kuluu umpeen tuloksetta, ilmoitusmenettely toistetaan (siviiliprosessilain 139 §:n 1 momentti). Kun on kyse luonnollisista henkilöistä, vastaanottaja voi noutaa postitoimipaikkaan talletetun asiakirjan henkilökohtaisesti, laillisen edustajansa välityksellä tai valtuuttamalla toisen henkilön noutamaan sen valtakirjaa vastaan. Muiden yhteisöjen osalta myös yhteisön edustamiseen valtuutettu henkilö tai valtuutettu työntekijä voi noutaa asiakirjan (asetuksen 8 §). Asiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi sen noutamiselle asetetun määräajan kuluttua umpeen.

Tiedoksiannon voidaan katsoa tapahtuneen pätevästi myös silloin, kun se on ollut mahdotonta sen vuoksi, että osapuoli ei ole noudattanut velvollisuuksiaan:

• jos asiakirjaa ei voida antaa tiedoksi tuomioistuinrekisteriin merkitylle asianosaiselle, koska asianosaisen osoitteenmuutosta ei ole ilmoitettu rekisteriin, asiakirja liitetään tiedoksiantoa koskevaan asiakirja-aineistoon ja katsotaan tiedoksiannetuksi, paitsi jos uusi osoite on tuomioistuimen tiedossa (siviiliprosessilain 139 §:n 3 momentti)
• jos kansalliseen tuomioistuinrekisteriin merkittyä yhteisöä edustavia henkilöitä, selvittäjiä, asiamiehiä, elinten jäseniä tai henkilöitä, joilla on valtuudet nimittää hallintoneuvosto, koskevia asiakirjoja ei voida toimittaa tavanomaisella tavalla tiedoksianto-osoitteen muuttumisesta ilmoittamatta jättämisen vuoksi, ne liitetään tiedoksiantoa koskevaan asiakirja-aineistoon ja katsotaan tiedoksiannetuiksi, paitsi jos tuomioistuimen tiedossa on muu tiedoksianto-osoite tai asuinpaikka ja osoite (siviiliprosessilain 139 §:n 3¹ momentti)
• jos vastaanottaja (osapuoli tai tämän edustaja) on muuttanut pois nykyisestä osoitteesta eikä ole ilmoittanut uutta asuinpaikkaansa tuomioistuimelle (vaikka tuomioistuin on ilmoittanut ilmoitusvelvollisuudesta), oikeudenkäyntiasiakirja liitetään tiedoksiantoa koskevaan asiakirja-aineistoon ja katsotaan tiedoksiannetuksi, paitsi jos uusi osoite on tuomioistuimen tiedossa (siviiliprosessilain 136 §).

Muissa tapauksissa, joissa osapuolen olinpaikka on tuntematon:

• Jos tiedoksiannettava asiakirja edellyttää osapuolelta tämän oikeuksien puolustamista, tiedoksianto voidaan – kunnes kyseinen osapuoli, tämän edustaja tai täysivaltainen edustaja ilmoittautuu – toimittaa ainoastaan tuomioistuimen osapuolen (esimerkiksi kantajan) pyynnöstä nimeämälle edunvalvojalle silloin, kun pyynnön esittänyt osapuoli on esittänyt alustavan näytön siitä, että vastaanottajan olinpaikka ei ole tiedossa. Edunvalvojan nimeämisestä ilmoitetaan julkisesti tuomioistuinrakennuksessa ja kunnallishallinnon tiloissa, merkittävissä tapauksissa tarvittaessa myös sanomalehdessä. Tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen pätevästi, kun asiakirja on toimitettu edunvalvojalle. Tuomioistuin voi kuitenkin asettaa tiedoksiannon pätevyyden ehdoksi tietyn määräajan kulumisen siitä, kun ilmoitus on asetettu nähtäville tuomioistuinrakennuksessa (siviiliprosessilain 143 §).
• Jos tiedoksiannettava asiakirja ei edellytä asianosaiselta tämän oikeuksien puolustamista, asiakirja annetaan tiedoksi asianosaiselle asettamalla se nähtäville tuomioistuinrakennuksessa (siviiliprosessilain 145 §).

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Kun asiakirja annetaan tiedoksi samaan talouteen kuuluvalle täysi-ikäiselle henkilölle, kiinteistön hallinnoinnista vastaavalle, isännöitsijälle, kunnallisen hallintoelimen edustajalle tai työpaikalla olevalle henkilölle, se katsotaan tiedoksiannetuksi, kun se luovutetaan tällaiselle henkilölle.

Jos asiakirja talletetaan postitoimipaikkaan eikä valtuutettu henkilö nouda sitä, se katsotaan tiedoksiannetuksi noutoajan viimeisen päivän päätteeksi (eli viikon kuluttua toisesta toimitusyrityksestä), paitsi jos asiakirja on osoitettu vastaajalle, jolle ei ole aiemmin annettu tiedoksi mitään muuta asiakirjaa asiassa, kuten edellä kohdassa 3 mainitaan.

Jos asianosaisen olinpaikka on tuntematon ja tiedoksianto suoritetaan asianosaisen nimetylle edunvalvojalle, asiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi, kun se luovutetaan edunvalvojalle tai kun tuomioistuimen asettama ilmoituksen nähtävillepanoa koskeva määräaika on kulunut umpeen, sen mukaan, kumpi ajankohta on myöhäisempi.

Jos tiedoksianto tehdään asettamalla ilmoitus nähtäville tuomioistuinrakennuksessa, asiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi kuukauden kuluttua nähtävillepanosta.

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postitoimistoon), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Tämä tapahtuu vastaanottajan ovelle tai postilaatikkoon toimitettavalla ilmoituksella. Ilmoituksessa ilmoitetaan muun muassa, että jos toistuvista ilmoituksista huolimatta postilähetystä ei noudeta, se palautetaan lähettävälle tuomioistuimelle, että postilähetys katsotaan tiedoksiannetuksi viimeisenä mahdollisena noutopäivänä ja että tiedoksianto voi käynnistää oikeudenkäynnissä noudatettavia määräaikoja (asetuksen 6 §).

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta tiedoksiantoa, asiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi kieltäytymishetkellä (siviiliprosessilain 139 §:n 2 momentti).

Poikkeuksena on tilanne, jossa ulkomainen tuomioistuin tai muu ulkomainen viranomainen pyytää tuomioistuinta antamaan tiedoksi oikeudenkäyntiasiakirjan Puolassa asuvalle henkilölle liittämättä siihen puolankielistä käännöstä. Tällainen asiakirja katsotaan tiedoksiannetuksi vastaanottajalle, jos hän ottaa sen vastaan. Jos vastaanottaja kieltäytyy ottamasta asiakirjaa vastaan, häntä varoitetaan mahdollisista kielteisistä oikeusvaikutuksista ulkomailla (siviiliprosessilain 1135¹ §:n 2 momentti).

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 18 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 18 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Postitoiminnan harjoittajan tällä perusteella toimittamat asiakirjat toimitetaan tavallisina kirjeinä eikä oikeudellisina kirjeinä (ks. edellä kohdan 1 viimeinen alakohta). Tällainen kirje voidaan katsoa pätevästi tiedoksiannetuksi myös, kun se annetaan tiedoksi

• vastaanottajan lailliselle edustajalle tai täysivaltaiselle edustajalle, joka on valtuutettu yleisten säännösten nojalla annetulla valtakirjalla tai postin valtakirjalla
• vastaanottajan kanssa samassa taloudessa asuvalle täysi-ikäiselle henkilölle, ellei vastaanottaja ole antanut postitoimipaikalle päinvastaista määräystä
• viranomaisen toimipaikassa postilähetysten vastaanottamiseen valtuutetulle henkilölle, jos postilähetys on osoitettu kyseiselle viranomaiselle
• yrityksissä, jotka ovat oikeushenkilöitä, tai organisaatioyksiköissä, jotka eivät ole oikeushenkilöitä, postilähetysten vastaanottamiseen valtuutetulle henkilölle, jos postilähetys on osoitettu

a) kyseiselle oikeushenkilölle tai organisaatioyksikölle, joka ei ole oikeushenkilö

b) luonnolliselle henkilölle, joka ei ole kyseisen oikeushenkilön tai organisaatioyksikön hallintoneuvoston jäsen tai työntekijä mutta joka on paikalla yrityksessä

• organisaatioyksikön päällikölle tai kyseisen päällikön valtuuttamalle luonnolliselle henkilölle, jos postilähetys on osoitettu yksikössä paikalla olevalle luonnolliselle henkilölle, mikäli postilähetyksen toimittaminen vastaanottajalle on erittäin hankalaa tai mahdotonta kyseisen yksikön luonteen tai yleisesti hyväksytyn tavan vuoksi (postilain 37 §).

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 18 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Yleisten postipalvelujen osalta postitoiminnan harjoittaja

• toimittaa vastaanottajan postilaatikkoon (tai mikäli se ei ole mahdollista, muulla laillisella tavalla) asianmukaiselle lomakkeelle laaditun ilmoituksen toimitusyrityksestä sekä tiedot noutamisen määräajasta ja sen postitoimiston osoitteen, johon postilähetys on talletettu
• ilmoittaa vastaanottajalle sähköisesti (tekstiviestillä tai sähköpostilla) mahdollisuudesta noutaa postilähetys ja ilmoittaa lähetyksen numeron, noutamisen määräajan ja sen postitoimipaikan osoitteen, johon lähetys on talletettu, jos vastaanottaja on pyytänyt postitoimipaikkaa ilmoittamaan siitä hänelle sähköisesti.

Vastaanottaja tai muu edellä kohdassa 8.1 tarkoitettu valtuutettu henkilö (mukaan lukien samassa taloudessa vastaanottajan kanssa asuva täysi-ikäinen henkilö, jos hän on toimittanut kirjallisen yhteisasumisilmoituksen postitoimipaikkaan) voi noutaa postilähetyksen postitoimipaikasta. Jos postilähetystä ei noudeta seitsemän päivän kuluessa, lähetetään uusi ilmoitus. Jos vastaanottaja tai muu valtuutettu henkilö ei nouda postilähetystä 14 päivän kuluessa siitä päivästä, jona ensimmäinen ilmoitus toimitettiin, postilähetys palautetaan lähettäjälle (postilain 37 §, Poczta Polska S.A:n hallintoneuvoston päätöslauselman 227/2022 liitteenä olevien yleispalvelujen tarjoamista koskevien sääntöjen 24 § ja 26 §).

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Ks. edellä kohta 8.2.

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Vastaanottaja kuittaa asiakirjan tiedoksiannon kirjallisesti tai postitoiminnan harjoittajan tietojärjestelmässä tai tietojärjestelmästä haetulla asiakirjalla. Asiakirjan vastaanottaja vahvistaa kuittauksen ja sen päiväyksen allekirjoituksellaan. Jos vastaanottaja ei voi tai ei halua tehdä niin, tiedoksiantaja ilmoittaa tiedoksiantopäivän ja syyt, miksi allekirjoitusta ei ole annettu. Tiedoksiantaja ilmoittaa vastaanottoilmoituksessa, miten asiakirja on annettu tiedoksi, merkitsee ilmoitukseen tiedoksiantopäivän ja allekirjoittaa ilmoituksen (siviiliprosessilain 142 §).

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Jos tiedoksiantoa koskevia säännöksiä ei noudateta, tiedoksianto ei ole pätevä ja se on uusittava. Virheellinen tiedoksianto katsotaan kuitenkin päteväksi, kun vastaanottaja on vastaanottanut postilähetyksen.

Jos virheellinen tiedoksianto on estänyt osapuolta puolustamasta oikeuksiaan, osapuoli voi vaatia tuomion kumoamista muutoksenhakumenettelyssä ja vedota tällöin menettelyn pätemättömyyteen (siviiliprosessilain 379 §:n 5 momentti).

Jos osapuoli on menettelyn lopullisesta päättämisestä huolimatta estynyt ryhtymästä toimenpiteisiin virheellisen tiedoksiannon vuoksi, osapuoli voi kolmen kuukauden kuluessa lopullisen tuomion tiedoksiantamisesta tehdä tuomion purkamista koskevan hakemuksen (siviiliprosessilain 401 ja 407 §).

11 Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjaa käytetyn kielen perusteella (tiedoksiantoasetuksen 12 artikla) ja tuomioistuin tai viranomainen, jonka käsiteltäväksi asia on saatettu, päättää tarkistettuaan, ettei kieltäytyminen ollut perusteltu, onko olemassa erityinen oikeussuojakeino kyseisen päätöksen riitauttamiseksi?

Tällaista päätöstä ei voida riitauttaa erikseen. Siihen voidaan hakea muutosta vain yhdessä menettelyn päättämistä koskevan päätöksen kanssa.

12 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon? Onko tiedoksiantotapa erilainen silloin, kun asiakirja on annettava tiedoksi kansallisen lainsäädännön nojalla ja kun tiedoksiantopyyntö on lähtöisin toisesta jäsenvaltiosta? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 15 artiklassa tarkoitettu ilmoitus, joka koskee toisesta jäsenvaltiosta peräisin olevan asiakirjan tiedoksiantoa

Puolalaisessa tuomioistuimessa käydyssä menettelyssä asiakirjan tiedoksianto tuomioistuimen toimesta ilman haastemiestä on maksuton. Haastemiehen suorittamasta asiakirjan tiedoksiannosta perittävä maksu on 60 Puolan zlotya toimitusosoitetta kohden riippumatta siellä asuvien asiakirjojen vastaanottajien määrästä ja tiedoksiantoyritysten määrästä.

Jos toisesta jäsenvaltiosta peräisin oleva asiakirja annetaan tiedoksi Puolassa asiakirjojen tiedoksiannosta annetun asetuksen nojalla, hakijalle ei aiheudu kuluja esimerkiksi haastemiehen suorittamasta tiedoksiannosta, jos vastaanottava tuomioistuin päättää, että asiakirja annetaan tiedoksi tällä tavoin (ks. edellä kohdan 5 ensimmäinen alakohta).