Asiakirjojen tiedoksianto – oikeudellisten asiakirjojen virallinen toimittaminen

1 Mitä lakitermi ”tiedoksianto” käytännössä tarkoittaa? Miksi asiakirjojen tiedoksiantoa varten on erityisiä sääntöjä?

Haastetiedoksiannolla (citação) tarkoitetaan sitä, että henkilölle (vastaajalle, vastapuolelle, osapuolelle, jota vastaan täytäntöönpanoa on haettu) annetaan tieto siitä, että häntä vastaan on pantu vireille asia tuomioistuimessa. Haastetiedoksiannolla kyseinen henkilö kutsutaan asiassa ensimmäisen kerran oikeuteen puolustamaan itseään. Sitä käytetään myös, kun oikeuteen kutsutaan ensimmäisen kerran joko kantajan tai vastaajan tueksi henkilö, joka ei ole ollut alun perin osallisena oikeudenkäynnissä mutta jolla on asiaan liittyvä etu (siviiliprosessilain (Código de Processo Civil) 219 §:n 1 momentti).

Muuta tiedoksiantoa (notificação) käytetään, kun henkilö kutsutaan saapumaan oikeuteen tai kun henkilölle annetaan tieto jostakin asiasta (siviiliprosessilain 219 §:n 2 momentti).

Tiedoksiantoa koskevista erityissäännöksistä säädetään siviiliprosessilain II kirjan I osaston II luvun II jaksossa. Näillä säännöksillä varmistetaan, että viesti todella tavoittaa vastaanottajan ja vastaanottajalle taataan puolustautumisoikeus, jos hän on oikeudenkäynnissä asianosaisena.

2 Mitkä asiakirjat on annettava todisteellisesti tiedoksi?

Haastetiedoksiannolla (citação) annetaan tiedoksi siviiliprosessilain 227 §:ssä tarkoitetut tiedot.

Muulla tiedoksiannolla (notificação) annetaan tiedoksi siviiliprosessilain 220 §:ssä tarkoitetut tiedot.

3 Kuka huolehtii asiakirjan tiedoksiannosta?

Meneillään olevissa oikeudenkäynneissä haastetiedoksiannon ja muun tiedoksiannon suorittaa yleensä haastemies, ulosottomies tai jommankumman asianosaisen laillinen edustaja tiedoksiantotavan mukaan (ks. vastaus kysymykseen 5).

4 Osoitetiedustelut

4.1 Jos tiedoksiannettavien asiakirjojen vastaanottaja ei enää asu ilmoitetussa osoitteessa, pyrkiikö vastaanottava viranomainen oma-aloitteisesti selvittämään vastaanottajan olinpaikan? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukainen ilmoitus

Kyllä. Portugalin lainsäädännön mukaan haastemiehellä on velvollisuus toteuttaa viran puolesta kaikki tarvittavat toimet tiedoksiannon suorittamiseksi (siviiliprosessilain 226 §:n 1 momentti).

Tarvittaessa haastemiesten on tutustuttava muissa valtionhallinnon yksiköissä sähköisesti saatavilla oleviin tietoihin ja selvitettävä, onko tiedoksiannon vastaanottajan osoite muuttunut ja mikä hänen nykyinen osoitteensa on (siviiliprosessilain 236 §:n 1 momentti).

Tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 2 kohdan c alakohtaa sovellettaessa toimintatapa vaihtelee vastaanottavan viranomaisen mukaan:

Toimivaltaisen alioikeuden yleisen toimivallan osasto (juízo de competência genérica) tai siviilioikeudellisia asioita käsittelevä paikallisosasto (juízo local cível), jos sellainen on: kun tiedoksiantopyynnössä ilmoitettu osoite ei pidä paikkaansa eikä asiakirjoja siksi voida antaa tiedoksi, vastaanottava viranomainen soveltaa kansallista lainsäädäntöä, jota noudatetaan samankaltaisissa valtionsisäisissä riita-asioissa (Portugalin siviiliprosessilain 226 §:ssä ja 236 §:ssä vahvistetut säännökset).

Ulosottoviranomaiset (toimistoasianajajien ja ulosottoviranomaisten liitto Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução, OSAE): tiedoksiannon vastaanottajan uusi osoite pyritään selvittämään pyytämällä tietoja kotipaikkarekistereistä tai muista tietokannoista, jos tällaisia rekistereitä tai tietokantoja on saatavilla.

4.2 Onko toisen jäsenvaltion oikeusviranomaisilla ja/tai oikeudenkäyntimenettelyn asianosaisilla mahdollisuus tutustua maanne rekistereihin tai palveluihin henkilön nykyisen osoitteen selvittämiseksi? Jos on, millaisia rekistereitä tai palveluja on olemassa ja mikä on noudatettava menettely? Minkä suuruinen maksu tästä veloitetaan?

Ei ole. Tällainen mahdollisuus on ainoastaan kansallisilla viranomaisilla ja yksiköillä.

4.3 Miten maanne viranomaiset avustavat muiden jäsenvaltioiden osoitetiedusteluissa tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan nojalla? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan mukainen ilmoitus

Tiedoksiantoasetuksen 7 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu nimetty viranomainen, jolle lähettävät viranomaiset voivat osoittaa pyyntöjä koskien tiedoksiannon vastaanottajan osoitteen selvittämistä, on seuraava:

Direção-Geral da Administração da Justiça (tuomioistuinvirasto)

Av. D. João II, No 1.08.01 D/E, Pisos 0, 9-14

PT - 1990-097 LISBOA

Puh.: (+351) 217 906 500 – (+351) 217 906 200/1

Faksi: (+351) 211 545 116 – (+351) 211 545 100

Sähköposti: correio@dgaj.mj.pt

Verkkosivusto: https://dgaj.justica.gov.pt/

5 Miten asiakirja yleensä annetaan tiedoksi? Onko käytettävissä vaihtoehtoisia menetelmiä (muita kuin jäljempänä kohdassa 7 tarkoitettu sijaistiedoksianto)?

Haastetiedoksiannon (citação) henkilökohtaiseen toimittamiseen sovelletaan siviiliprosessilain 225 §:ssä säädettyä käytännön menettelyä.

Haastetiedoksiannon toimittamiseen kuuluttamalla sovelletaan siviiliprosessilain 240 §:ssä säädettyä käytännön menettelyä.

Muu tiedoksianto (notificação) toimitetaan jollakin seuraavista tavoista:

• Jos asianosainen on nimennyt laillisen edustajan, sovelletaan siviiliprosessilain 247 §:ssä säädettyä tiedoksiantomenettelyä.
• Jos asianosainen ei ole nimennyt laillista edustajaa, sovelletaan siviiliprosessilain 249 §:ssä säädettyä tiedoksiantomenettelyä.
• Jos tiedoksianto on osoitettu kolmannelle osapuolelle, sovelletaan siviiliprosessilain 251 §:ssä säädettyä tiedoksiantomenettelyä.
• Jos tiedoksianto on osoitettu syyttäjänvirastolle, sovelletaan siviiliprosessilain 252 §:ssä säädettyä tiedoksiantomenettelyä.
• Tuomioistuimen päätöksiä koskeviin tiedoksiantoihin sovelletaan siviiliprosessilain 253 §:ssä säädettyä tiedoksiantomenettelyä.
• Oikeudenkäynnissä tehtäviin tiedoksiantoihin sovelletaan siviiliprosessilain 254 §:ssä säädettyä tiedoksiantomenettelyä.
• Laillisten edustajien välisiin tiedoksiantoihin sovelletaan siviiliprosessilain 255 §:ssä säädettyä tiedoksiantomenettelyä.
• Yksittäisiin tiedoksiantoihin sovelletaan siviiliprosessilain 256 §:ssä säädettyä tiedoksiantomenettelyä.

Portugalin lainsäädännössä ei säädetä muista vaihtoehtoisista menetelmistä kuin kohdassa 7 mainittu haastetiedoksianto ilmoitettuna ajankohtana.

6 Sallitaanko siviilioikeudellisissa menettelyissä asiakirjojen sähköinen tiedoksianto (oikeudenkäynti- ja muiden asiakirjojen tiedoksianto sähköisten etäviestimien, kuten sähköpostin, suojatun verkkosovelluksen, faksin, tekstiviestin tms. välityksellä)? Jos sallitaan, millaisissa menettelyissä tällaista tiedoksiantomenetelmää voidaan käyttää? Sovelletaanko tämän tiedoksiantomenetelmän käyttöön rajoituksia sen mukaan, millaiselle vastaanottajalle (esim. oikeusalan ammattilainen, oikeushenkilö, yritys tai muu elinkeinoelämän toimija) tiedoksianto on osoitettu?

Kyllä. Muun muassa seuraavat hoidetaan mieluiten sähköisesti tuomioistuimen tietojärjestelmän kautta:

• tiedoksiannot syyttäjänvirastolle (siviiliprosessilain 252 §:n 2 momentti)
• tiedoksiannot laillisille edustajille (siviiliprosessilain 248 §:n 1 momentti)
• tiedoksiannot toimistoasianajajille ja ulosottomiehille (tuomioistuinmenettelyjen sähköistä käsittelyä koskevan määräyksen 31 §:n 1 momentti).

Jos sähköinen tiedonsiirto ei ole mahdollista toimitettavana olevan oikeudenkäyntiasiakirjan koon vuoksi (tuomioistuinmenettelyjen sähköistä käsittelyä koskevan määräyksen 10 §:n 1 momentti), jos toimitettavat asiakirjat ovat olemassa ainoastaan paperilla (siviiliprosessilain 144 §:n 11 momentti), jos tapaus ei edellytä laillisen edustajan nimeämistä eikä asianosainen ole nimennyt tällaista (siviiliprosessilain 144 §:n 7 momentti) tai jos kyseessä on jokin muu perusteltu este (siviiliprosessilain 144 §:n 8 momentti),

• oikeudenkäyntiasiakirjat voidaan toimittaa tuomioistuimen kirjaamoon postitse tai faksilla (siviiliprosessilain 144 §:n 7 ja 8 momentti)
• oikeudenkäyntiasiakirjat voidaan antaa tiedoksi saantitodistusta vastaan postitse tai faksilla.

Näitä sääntöjä sovelletaan alioikeuksissa käsiteltävissä siviili- tai kauppaoikeudellisissa asioissa. Niitä sovelletaan joissakin tapauksissa myös notaarin edessä käsiteltävissä asioissa (esim. perintöasiat) tai väestörekisteritoimistoissa käsiteltävissä asioissa (esim. perheoikeudelliset asiat, joista on päästy sovintoon).

6.1 Mikä tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu sähköinen tiedoksiantotapa on saatavilla maassanne, kun tiedoksianto on suoritettava siellä suoraan henkilölle, jolla on tiedossa oleva osoite tiedoksiantoa varten toisessa jäsenvaltiossa?

Portugalin lainsäädäntö ei vielä mahdollista asiakirjojen sähköistä tiedoksiantoa silloin, kun tiedossa oleva osoite on toisessa jäsenvaltiossa.

6.2 Onko maanne asettanut tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja lisäehtoja, joiden mukaisesti se hyväksyy kyseisen asetuksen 19 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun sähköisen tiedoksiannon sähköpostitse? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 19 artiklan 2 kohdan mukainen ilmoitus

Portugalin kansallisessa lainsäädännössä ei säädetä asiakirjojen sähköisestä tiedoksiannosta sähköpostitse, paitsi kysymyksessä 6 tarkoitetuissa tapauksissa, joissa yleensä käytettyä tiedoksiantotapaa ei voida käyttää.

7 Sijaistiedoksianto

7.1 Salliiko maanne laki muiden tiedoksiantomenetelmien käyttämisen silloin, kun asiakirjoja ei ole voitu toimittaa vastaanottajalle (esim. ilmoitus kotiosoitteeseen tai haastemiehelle, postitiedoksianto tai kuulutustiedoksianto)?

Kyllä. Portugalin laissa säädetään myös haastetiedoksiannosta ilmoitettuna ajankohtana (ks. siviiliprosessilain 232 §).

7.2 Jos muita menetelmiä käytetään, milloin tiedoksiannon katsotaan tapahtuneen?

Postitse toimitettu haastetiedoksianto katsotaan suoritetuksi sinä päivänä, jona saantitodistus on allekirjoitettu (siviiliprosessilain 230 §).

Henkilökohtaisesti toimitettu haastetiedoksianto, kun sen on toimittanut ulosottomies, haastemies tai laillinen edustaja, katsotaan suoritetuksi sinä päivänä, jona tiedoksiantotodistus laaditaan (siviiliprosessilain 231 §:n 3 momentti).

Haastetiedoksianto kiinnittämällä haastetiedoksiantoa koskeva ilmoitus nähtäville katsotaan suoritetuksi ilmoitukseen merkittynä päivänä (siviiliprosessilain 232 §:n 4 momentti).

7.3 Jos yksi mahdollinen menetelmä on asiakirjojen jättäminen tiettyyn paikkaan (esim. postitoimistoon), miten asia saatetaan vastaanottajan tietoon?

Jos haastetiedoksianto tai muu tiedoksianto toimitetaan kirjattuna kirjeenä (joko saantitodistuskirjeenä tai ilman saantitodistusta), postilaatikkoon jätetään saapumisilmoitus, ellei postinjakaja tavoita ketään ilmoitetusta osoitteesta. Saapumisilmoituksessa vastaanottajalle kerrotaan, että kirje on jätetty postitoimipaikkaan, ja ilmoitetaan postitoimipaikan osoite, aukioloajat ja noutamisen määräaika (siviiliprosessilain 228 §).

7.4 Mitkä ovat seuraukset, jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjoja? Katsotaanko asiakirjat tosiasiallisesti tiedoksiannetuiksi, jos vastaanottajalla ei ollut laillista perustetta kieltäytyä niiden vastaanottamisesta?

Kun haastetiedoksianto suoritetaan postitse ja vastaanottajan voidaan osoittaa kieltäytyneen vastaanottamasta kirjettä tai allekirjoittamasta saantitodistusta, haastetiedoksiannon katsotaan tapahtuneen seuraavalla tavalla seuraavissa olosuhteissa:

• Postinjakajan laatima ilmoitus todistaa luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön edustajan tai työntekijän kieltäytyneen allekirjoittamasta saantitodistusta tai vastaanottamasta kirjettä (siviiliprosessilain 228 §:n 6 momentti ja 246 §:n 3 momentti).
• Jos asianosaisilla on oikeus sopia tiedoksianto-osoitteesta, noudatetaan siviiliprosessilain 229 §:n 3 ja 4 momentissa säädettyä menettelyä.

Kun haastetiedoksiannon toimittaa henkilökohtaisesti ulosottomies tai haastemies ja vastaanottajan voidaan osoittaa kieltäytyneen allekirjoittamasta vastaanottotodistusta tai vastaanottamasta kaksoiskappaletta, haastetiedoksiannon katsotaan tapahtuneen. Tällöin menetellään seuraavasti:

• Ulosottomies tai haastemies ilmoittaa vastaanottajalle, että kaksoiskappale on tämän saatavilla tuomioistuimen kirjaamossa, ja mainitsee tiedoksiantotodistuksessa tämän tiedon sekä sen, että vastaanottaja on kieltäytynyt vastaanottamasta tiedoksiantoa (siviiliprosessilain 231 §:n 4 momentti).
• Lisäksi kirjaamosta ilmoitetaan vastaanottajalle kirjatulla kirjeellä, että menettelyn vireillepanoasiakirjan kaksoiskappale liiteasiakirjoineen on tämän saatavilla kirjaamossa (siviiliprosessilain 231 §:n 5 momentti).

Haastetiedoksiannon ei katsota tapahtuneen ainoastaan siinä tapauksessa, että kieltäytyminen on perusteltua. Kieltäytyminen on perusteltua, jos vastaanottajaa ei tavoiteta siksi, ettei hän asu ilmoitetussa osoitteessa tai hänen toimipaikkansa ei ole siellä, tai jos kolmas osapuoli ilmoittaa, ettei pysty toimittamaan kirjettä.

8 Postitiedoksianto ulkomailta (tiedoksiantoasetuksen 18 artikla)

8.1 Jos posti toimittaa ulkomailta lähetetyn asiakirjan maassanne olevalle vastaanottajalle tilanteessa, jossa edellytetään saantitodistusta (tiedoksiantoasetuksen 18 artikla), toimittaako posti asiakirjan ainoastaan vastaanottajalle itselleen vai saako se postinjakelua koskevien kansallisten sääntöjen mukaan luovuttaa asiakirjan myös samassa osoitteessa asuvalle toiselle henkilölle?

Kun postitse saantitodistuskirjeenä toimitettu haastetiedoksianto tai muu tiedoksianto on peräisin ulkomailta, Portugalin posti voi toimittaa kirjeen ja asiakirjat vastaanottajalle tai samassa osoitteessa olevalle kolmannelle osapuolelle, joka ilmoittaa pystyvänsä luovuttamaan kirjeen vastaanottajalle.

8.2 Miten tiedoksiantoasetuksen 18 artiklan mukainen asiakirjojen tiedoksianto toisesta jäsenvaltiosta tapahtuu (mahdollisuuksien mukaan postinjakelua koskevia kansallisia sääntöjänne noudattaen, ks. edellinen kysymys), jos toimitusosoitteessa ei tavoiteta vastaanottajaa eikä ketään muutakaan valtuutettua henkilöä?

Ks. vastaus kysymykseen 7.3.

8.3 Varaako posti tietyn ajan asiakirjojen noutamista varten ennen kuin se palauttaa ne lähettäjälle sillä perusteella, että vastaanottajaa ei ole tavoitettu? Jos varaa, miten vastaanottajalle saadaan tieto siitä, että hänelle on saapunut kirje, joka on noudettavissa postista?

Vastaanottajalla on kahdeksan arkipäivää aikaa noutaa asiakirjat postitoimipaikasta. Vastaanottajalle ilmoitetaan saapumisilmoituksella tästä määräajasta sekä siitä, että asiakirjat voidaan noutaa postitoimipaikasta. Postinjakaja jättää ilmoituksen postilaatikkoon, jos osoitteesta ei tavoiteta ketään.

(Siviiliprosessilain 228 §.)

9 Laaditaanko tiedoksiannosta kirjallinen todistus?

Kyllä. Haastetiedoksiannon kohdalla saantitodistus, tiedoksiantotodistus ja tiedoksiantoilmoitus ovat kirjallisia todisteita tiedoksiannon suorittamisesta.

Muun tiedoksiannon kohdalla vastaanotosta tehty merkintä, kirjeestä tehty merkintä tai oikeudenkäynnissä laadittu pöytäkirja tai muu asiakirja ovat kirjallisia todisteita tiedoksiannon suorittamisesta.

Jos haastetiedoksianto tai muu tiedoksianto tapahtuu sähköisesti, tuomioistuimen tietojärjestelmä vahvistaa tiedoksiannon päiväyksen ja kellonajan (tuomioistuinmenettelyjen sähköistä käsittelyä koskevan määräyksen 13 §:n a kohta).

10 Mitä tapahtuu, jos asiakirjan vastaanottaja ei saa asiakirjaa tai jos tiedoksianto on tapahtunut säännösten vastaisesti (asiakirja on esimerkiksi toimitettu sivulliselle)? Voiko tiedoksianto silti olla pätevä (voidaanko säännösten rikkominen korjata) vai täytyykö asiakirja antaa uudelleen tiedoksi?

Haastetiedoksiannon laiminlyönti on niin merkittävä puute, että koko menettely on pätemätön menettelyn vireillepanoasiakirjaa lukuun ottamatta (siviiliprosessilain 187 §).

Haastetiedoksianto katsotaan laiminlyödyksi siviiliprosessilain 188 §:n 1 momentissa säädetyissä tapauksissa.

Tällainen laiminlyönti katsotaan korjatuksi vain, jos vastaaja tai syyttäjänvirasto (jos se on osapuoli) toteuttaa toimia oikeudenkäynnissä eikä tee välittömästi väitettä haastetiedoksiannon laiminlyönnistä (siviiliprosessilain 189 §).

Haastetiedoksianto on pätemätön myös, jos lainsäädännössä säädettyjä muodollisuuksia ei ole noudatettu (siviiliprosessilain 191 §).

Pätemättömyyttä koskevat yleiset säännöt vahvistetaan siviiliprosessilain 195 §:ssä.

11 Jos vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta asiakirjaa käytetyn kielen perusteella (tiedoksiantoasetuksen 12 artikla) ja tuomioistuin tai viranomainen, jonka käsiteltäväksi asia on saatettu, päättää tarkistettuaan, ettei kieltäytyminen ollut perusteltu, onko olemassa erityinen oikeussuojakeino kyseisen päätöksen riitauttamiseksi?

Kyllä. Vastaanottaja voi riitauttaa tuomioistuimen päätöksen tekemällä muutoksenhakupyynnön toimivaltaiseen ylioikeuteen (tribunal da relação).

12 Maksaako asiakirjan tiedoksianto ja jos maksaa, niin kuinka paljon? Onko tiedoksiantotapa erilainen silloin, kun asiakirja on annettava tiedoksi kansallisen lainsäädännön nojalla ja kun tiedoksiantopyyntö on lähtöisin toisesta jäsenvaltiosta? Ks. myös tiedoksiantoasetuksen 15 artiklassa tarkoitettu ilmoitus, joka koskee toisesta jäsenvaltiosta peräisin olevan asiakirjan tiedoksiantoa

Kyllä, tietyissä tapauksissa. Haastetiedoksiannosta ja muusta tiedoksiannosta veloitettavat maksut arvioidaan laskentayksikköinä (LY).

LY:n arvo vuonna 2024 oli 102 euroa.

Näin ollen

• ulosottomiehen suorittamasta henkilökohtaisesta tiedoksiannosta veloitetaan tiedoksiannon onnistuessa 0,5 LY ja epäonnistuessa 0,25 LY (29. elokuuta 2013 annettuun määräykseen nro 282/2013 liitetty taulukko VII ja saman säädöksen 50 §:n 1 momentti)
• haastemiehen henkilökohtaisesti tai kuuluttamalla toimittamasta tiedoksiannosta veloitetaan tiedoksiannon onnistuessa 0,5 LY. Epäonnistuneesta tiedoksiannosta ei veloiteta mitään (menettelykustannuksia koskevan asetuksen (Regulamento das Custas Processuais) 9 §:n 1 momentti).

Samoja maksuja sovelletaan myös silloin, kun tiedoksi annettava asiakirja on peräisin toisesta jäsenvaltiosta.

Sovellettava lainsäädäntö:

Siviiliprosessilaki

Tuomioistuinmenettelyjen sähköistä käsittelyä koskeva määräys

Menettelykustannuksia koskeva asetus

Määräys nro 282/2013, annettu 29. elokuuta 2013

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2020/1784, annettu 25 päivänä marraskuuta 2020

 

Huomautus:

Tällä tietosivulla esitetyt tiedot ovat yleisluonteisia. Ne eivät ole tyhjentäviä eivätkä sido Portugalin yhteysviranomaisia, siviili- ja kauppaoikeuden alan Euroopan oikeudellista verkostoa, tuomioistuimia tai muita tahoja. On tärkeää perehtyä asiassa sovellettavaan voimassa olevaan lainsäädäntöön.