Notifiche: trasmissione ufficiale degli atti giuridici

1 Che cosa significa, in concreto, l'espressione "notificazione e comunicazione degli atti"? Perché vi sono delle procedure specifiche per la notificazione e la comunicazione degli atti?

Fondamentalmente per betekening en kennisgeving (notificazione o comunicazione) si intende l'atto formale compiuto da un gerechtsdeurwaarder (ufficiale giudiziario). Gli ufficiali giudiziari consegnano l'exploot (atto) al destinatario, notificandolo o comunicandolo personalmente. Essi compilano l'atto annotando per iscritto, direttamente sul posto, le modalità di consegna dell'atto al destinatario e apponendo la propria firma. La notificazione o comunicazione coincide, di fatto, con la kennisgeving (notificazione). L'ufficiale giudiziario notifica, ad esempio, una vonnis (sentenza) o una oproeping voor een gerecht (citazione in giudizio).

Queste norme specifiche sono state sviluppate per la notificazione o comunicazione all'interno dell'Unione europea al fine di agevolare la comunicazione in questo ambito tra i residenti degli Stati membri. La notificazione o comunicazione a persone al di fuori dell'Unione europea è soggetta ad altre norme.

2 Quali atti devono essere ufficialmente comunicati o notificati?

Il regolamento (UE) 2020/1784 del Parlamento europeo e del Consiglio ("regolamento relativo alla notificazione e alla comunicazione degli atti") definisce gli "atti extragiudiziali" come "documenti redatti o certificati da un'autorità pubblica o da un pubblico ufficiale, e altri atti la cui formale trasmissione a un destinatario residente in un altro Stato membro è necessaria per l'esercizio, la prova o la tutela di un diritto o di una pretesa giuridica in materia civile o commerciale". La definizione di "atti extragiudiziali" non dovrebbe essere intesa nel senso che include gli atti rilasciati dalle autorità amministrative ai fini dei procedimenti amministrativi. Si veda il considerando 9 del regolamento relativo alla notificazione e alla comunicazione degli atti.

3 A chi compete la notificazione o la comunicazione di un atto?

L'articolo 11, paragrafo 1, del regolamento relativo alla notificazione e la comunicazione degli atti stabilisce che: "l'organo ricevente procede o fa procedere alla notificazione o alla comunicazione dell'atto secondo la legge dello Stato membro richiesto, oppure secondo una modalità particolare richiesta dall'organo mittente, purché tale modalità sia compatibile con la legge di quello Stato membro".

Nei Paesi Bassi l'ufficiale giudiziario opera come organo ricevente. Si veda anche l'atto di esecuzione.

4 Indirizzo

4.1 L'autorità richiesta di questo Stato membro cerca, di propria iniziativa, di stabilire il luogo dove si trova il destinatario dell'atto da notificare o comunicare qualora l'indirizzo indicato non sia corretto? Cfr. anche notifica a norma dell'articolo 7, paragrafo 2, lettera c), del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti

Sì. L'ufficiale giudiziario compie un atto ufficiale, pertanto consulta sempre preventivamente il registro della popolazione neerlandese (Basisregistratie personen - BRP), anche se il registro contiene già un indirizzo. Questo dato viene sempre verificato.

4.2 Le autorità giudiziarie straniere e/o le parti di un procedimento giudiziario possono, in questo Stato membro, accedere a registri o servizi che permettano di stabilire l'indirizzo attuale della persona in questione? In caso affermativo, quali sono i registri o i servizi esistenti e quale procedura va seguita? Se del caso, qual è il corrispettivo da pagare?

No, le autorità straniere devono contattare un ufficiale giudiziario neerlandese, il quale provvederà a rintracciare o verificare l'indirizzo. Questo servizio è a pagamento.

4.3 Quale tipo di assistenza forniscono le autorità di tale Stato membro nel reperimento di recapiti proveniente da altri Stati membri, a norma dell'articolo 7, paragrafo 1, del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti? Cfr. anche notifica a norma dell'articolo 7, paragrafo 1, del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti

Si tratta di una nuova disposizione. In precedenza gli ufficiali giudiziari consultavano il registro della popolazione neerlandese per rintracciare gli indirizzi solo dopo aver ricevuto un atto ufficiale. Ciò non è più necessario. Gli indirizzi possono ora essere verificati prima dell'invio di un atto ufficiale.

5 Come è eseguita la notificazione o la comunicazione di un atto? Possono essere utilizzate modalità alternative (diverse dalla notificazione sostitutiva di cui al punto 7)?

Si veda il considerando 2 del regolamento relativo alla notificazione e alla comunicazione degli atti; gli articoli da 16 a 20 descrivono le altre modalità di notificazione o comunicazione degli atti.

6 Nei procedimenti civili è autorizzata la notificazione o la comunicazione elettronica degli atti (notificazione o comunicazione degli atti giudiziari o extragiudiziali mediante mezzi di comunicazione elettronica a distanza, quali e-mail, applicazioni internet protette, fax, sms, ecc.) ? In caso affermativo, per quali tipi di procedimenti è previsto tale metodo? Vi sono restrizioni alla disponibilità/accessibilità di questo metodo a seconda del destinatario dell'atto (professionista del diritto, persona giuridica, società o altro soggetto commerciale, ecc.)?

Si veda l'articolo 19 del regolamento relativo alla notificazione e alla comunicazione degli atti: dipende da ciò che è consentito nello Stato membro. È necessario il consenso esplicito del destinatario.

6.1 Quale tipo di notifica elettronica ai sensi dell'articolo 19, paragrafo 1, del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti sono disponibili nello Stato membro in cui la notifica va eseguita direttamente alla persona che dispone di un indirizzo conosciuto ai fini della notifica in un altro Stato membro?

Solo la notificazione o comunicazione di alcune ordinanze di sequestro conservativo avviene per via digitale. Tuttavia la seconda notificazione o comunicazione di tali ordinanze viene ancora effettuata di persona. Il vantaggio è che l'ufficiale giudiziario può fornire ulteriori chiarimenti direttamente sul posto. Questo è forse il compito più importante dell'ufficiale giudiziario.

6.2 A norma dell'articolo 19, paragrafo 2, del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti, questo Stato membro ha precisato ulteriori condizioni alle quali accetta la notifica elettronica effettuata per posta elettronica di cui all'articolo 19, paragrafo 1, lettera b), del predetto regolamento? Cfr. anche notifica a norma dell'articolo 19, paragrafo 2, del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti

A partire dal 1° gennaio 2021 la notificazione o comunicazione elettronica delle ordinanze di sequestro conservativo è richiesta quando il debitore comunica alla Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (Organizzazione professionale regia degli ufficiali giudiziari) di aver optato per questa modalità di sequestro. Cfr. l'articolo 475, terzo comma, del codice di procedura civile (nuovo). Affinché la notificazione o comunicazione possa essere effettuata per via elettronica, sia l'ufficiale giudiziario che i debitori devono essere affiliati al sistema sviluppato a tale scopo dalla Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders (Fondazione Rete degli ufficiali giudiziari) per conto dell'Organizzazione professionale regia degli ufficiali giudiziari.

7 Notificazione sostitutiva

7.1 La legge di questo Stato membro ammette altre modalità di notificazione o comunicazione qualora non sia stato possibile notificare o comunicare l'atto al destinatario (ad esempio notificazione o comunicazione all'indirizzo di abitazione, presso l'ufficio dell'ufficiale giudiziario, a mezzo posta o mediante affissione di manifesti)?

Cfr. gli articoli da 46 a 63 del codice di procedura civile.

7.2 Qualora si ricorra a tali modalità, quand'è che l'atto si considera notificato o comunicato?

Dopo che l'ufficiale giudiziario ha firmato e consegnato l'atto. Gli ufficiali giudiziari compilano l'atto o il verbale ufficiale sul posto, annotando per iscritto le modalità di consegna dell'atto e il nome della persona alla quale lo hanno consegnato. Dopodiché consegnano l'atto direttamente al destinatario o lo inseriscono in una busta e lo lasciano nella cassetta delle lettere.

7.3 Se la notificazione o la comunicazione è effettuata mediante deposito dell'atto in un luogo specifico (ad esempio, presso l'ufficio postale), come ne è informato il destinatario?

Gli atti non sono depositati presso un ufficio postale. Se la strada è allagata, non vi è alcuna cassetta delle lettere o il destinatario ha un comportamento talmente aggressivo che l'ufficiale giudiziario non è nemmeno in grado di lasciare una busta nella cassetta delle lettere, gli atti vengono inviati per posta. In tal caso l'ufficiale giudiziario compila l'atto presso l'ufficio, indicando i motivi per i quali non è stato possibile notificarlo o comunicarlo di persona. Gli atti vengono quindi inviati per posta in una busta dell'ufficiale giudiziario.

Si tratta di una disposizione peculiare della legislazione neerlandese, poiché è chiaramente discutibile se un impiegato postale sia in grado di portare a termine l'incarico meglio di un ufficiale giudiziario, anche se, in caso di comportamento aggressivo del destinatario, è senza dubbio più semplice lasciare una busta nella cassetta delle lettere. Ciò è discutibile anche nelle altre circostanze menzionate. Tuttavia questo è ciò che la legge prevede in tali circostanze.

7.4 Cosa succede se il destinatario rifiuta di accettare la notificazione o la comunicazione dell'atto? Se il rifiuto è illegittimo l'atto si considera validamente notificato o comunicato?

Questo aspetto sarà valutato nell'ambito del procedimento. Il destinatario può rifiutare di ricevere l'atto solo per i motivi di cui all'articolo 12 del regolamento relativo alla notificazione e alla comunicazione degli atti. L'organo giurisdizionale ha già stabilito che un organo ricevente non ha il potere di valutare se i rifiuti relativi ai requisiti linguistici siano giustificati, il che è, di per sé, logico e ragionevole.

Del resto è piuttosto difficile per un organo ricevente valutare se il destinatario conosce la lingua in cui è redatto l'atto o se ha una buona padronanza della lingua in questione. L'autorità incaricata della notificazione o comunicazione degli atti non dispone necessariamente dei mezzi adeguati per effettuare tale valutazione. Inoltre tale valutazione è di competenza di un organo giurisdizionale indipendente.

Se viene scelta la lingua dello Stato membro ricevente, il diritto di rifiuto non sussiste e la notificazione o comunicazione non può essere fermata. È possibile ovviare al rifiuto di notificazione o comunicazione dell'atto attraverso la notificazione o comunicazione al destinatario di una traduzione dello stesso.

Infine si fa presente che il regolamento relativo alla notificazione e alla comunicazione degli atti ha efficacia diretta, in quanto un titolo esecutivo si considera notificato o comunicato solo se validamente notificato o comunicato nello Stato membro ricevente.

Qualora l'atto sia rifiutato ai sensi del regolamento relativo alla notificazione e alla comunicazione degli atti e non si provveda ad ovviare a tale rifiuto, la notificazione o comunicazione non è considerata effettuata.

8 Notificazione o comunicazione a mezzo posta di atti provenienti dall'estero (articolo 18 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti)

8.1 Se il servizio postale deve consegnare un atto inviato dall'estero a un destinatario che si trova in questo Stato membro ed è richiesta la ricevuta di ritorno (articolo 18 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti), il servizio postale è tenuto a consegnare l'atto solo al destinatario in persona o può, nel rispetto delle norme nazionali sulla consegna postale, consegnarlo anche a una persona diversa che si trova al medesimo indirizzo?

Vale l'ultima opzione citata; l'atto è semplicemente una lettera raccomandata. Non si tratta di una decisione concordata preventivamente con l'ufficio postale. Spesso gli atti vengono inviati direttamente a un'agenzia e, in tal caso, non sono inviati a mezzo raccomandata.

8.2 In base alle norme sulla consegna postale di questo Stato membro, come può essere effettuata la notificazione o la comunicazione di un atto proveniente dall'estero, ai sensi dell'articolo 18 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti, se né il destinatario né qualsiasi altra persona autorizzata a ricevere la consegna (se ammessa dalle norme nazionali sulla consegna postale - v. sopra) viene trovato all'indirizzo di consegna?

In questo caso l'atto viene restituito al mittente.

8.3 L'ufficio postale prevede un determinato periodo di tempo per il ritiro dell'atto prima di rinviarlo come non consegnato? In caso affermativo, come viene informato il destinatario del fatto che ha un atto da ritirare presso l'ufficio postale?

No. Nel caso degli atti inviati per posta raccomandata o depositati presso l'ufficio postale, gli impiegati postali (nei Paesi Bassi) lasciano sempre un avviso che informa il destinatario che l'atto è stato consegnato all'ufficio postale e può essere ritirato.

9 Esiste una prova scritta che l'atto è stato notificato o comunicato?

Sì, si veda l'articolo 14 del regolamento relativo alla notificazione e alla comunicazione degli atti.

10 Cosa succede se si verificano problemi e il destinatario non riceve l'atto, o se la comunicazione o la notificazione sono state fatte in violazione di quanto prescrive la legge (ad esempio, l'atto è notificato o comunicato a terzi)? La notificazione o la comunicazione è comunque valida (in altri termini, si può porre rimedio alla violazione della legge), o si deve procedere a una nuova notificazione o comunicazione dell'atto?

Se l'interessato non riceve l'atto, la notificazione o comunicazione non è considerata effettuata. Occorre effettuare un altro tentativo di notificazione o comunicazione dell'atto.

11 Se il destinatario rifiuta di accettare un atto in base alla lingua usata (articolo 12 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti) e l'organo giurisdizionale che tratta il procedimento decide, previa verifica, che il rifiuto non era giustificato, esiste una via di ricorso specifica avverso tale decisione?

No, il destinatario dovrà difendersi nell'ambito dello stesso procedimento.

12 Occorre pagare per ottenere la notificazione o comunicazione di un atto? In caso affermativo, quanto? Vi è una differenza fra il luogo ove l'atto deve essere notificato conformemente alla legge nazionale e il luogo in un altro Stato membro dal quale proviene la richiesta di notifica? Cfr. anche notifica a norma dell'articolo 15 del regolamento sulla notificazione o comunicazione degli atti, relativamente alla notifica di un atto un altro Stato membro

Sì, la tariffa varia a seconda dello Stato membro. Nei Paesi Bassi l'importo attuale è di 65 EUR. Tuttavia l'atto di esecuzione prevede un aumento di tale importo. In Belgio, ad esempio, la tariffa è di 165 EUR. Nei casi in cui la notificazione o comunicazione è effettuata ai sensi del regolamento relativo alla notificazione e alla comunicazione degli atti, la tariffa applicata è sempre la stessa. Nei Paesi Bassi la notificazione o comunicazione degli atti è disciplinata dal Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders (decreto sui compensi degli ufficiali giudiziari).