Servizz ta' dokumenti: trasmissjoni uffiċjali ta’ dokumenti legali

1 F’termini prattiċi xi jfisser it-terminu legali “notifika ta’ dokumenti”? Għaliex hemm regoli speċifiċi dwar in-“notifika ta’ dokumenti”?

In-notifika tfisser li l-persuna li tkun qed tiġi nnotifikata (id-destinatarju) tiġi avżata dwar dokumenti. Dan irid isir u jiġi ddokumentat skont regoli legali formali. In-notifika tagħmilha possibbli għad-destinatarju li jieħu nota ta’ ċerta informazzjoni. In-notifika għandha l-għan li tiżgura li d-destinatarju effettivament isir konxju mill-proċedimenti ġuridiċi jew, għall-inqas, li jkollu ċans li jsir konxju minnhom. In-notifika sservi wkoll bħala prova ta’ meta u kif id-dokument ġie kkonsenjat lil destinatarju.

Fi proċedimenti tal-qorti, id-dokumenti jiġu nnotifikati biex jiġi żgurat proċess korrett tal-liġi u proċedimenti legali ġusti. Huwa għalhekk li hemm regoli speċifiċi dwar in-notifika tad-dokumenti.

2 Liema dokumenti jeħtieġ li jkunu notifikati b’mod formali?

Id-dritt Ġermaniż ma jirregolax b’mod konklużiv liema dokumenti speċifiċi jridu jiġu nnotifikati formalment. In-notifika formali hija meħtieġa kull fejn dan ikun xieraq jew meħtieġ – pereżempju, meta d-drittijiet jiġu stabbiliti biss u l-iskadenzi jibdew jiddekorru biss meta ssir in-notifika. Sa ċertu punt, il-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili (Zivilprozessordnung, ZPO) jispeċifika d-dokumenti li għandhom jiġu nnotifikati. Id-dokumenti li jridu jiġu nnotifikati skont il-liġi huma, pereżempju, atti promoturi u deċiżjonijiet tal-qorti li ma jistgħux jiġu appellati.

3 Min hu responsabbli biex jinnotifika dokument?

Min huwa responsabbli għan-notifika jiddependi fuq jekk din tkunx notifika awtomatika skont l-Artikoli 166-190 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili, jew notifika wara t-talba tal-partijiet skont l-Artikoli 191-195 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.

In-notifika awtomatika hija n-norma. Fil-prinċipju, din titwettaq mir-reġistru tal-qorti fejn il-proċedimenti jkunu jinsabu pendenti, skont l-Artikolu 168(1) tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. Ir-reġistru jista’ jafda n-notifika lil operatur tal-posta jew lil membru tal-persunal ġudizzjarju, jew iwettaqha huwa stess.

In-notifika wara t-talba tal-partijiet isseħħ biss fejn dan ikun permess jew preskritt mil-liġi. Skont l-Artikolu 192 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili, normalment din titwettaq mill-uffiċjal ġudizzjarju. L-uffiċjal ġudizzjarju jiġi fdat bin-notifika jew direttament mill-parti jew indirettament permezz tar-reġistru tal-qorti tal-proċess. Min-naħa tiegħu, l-uffiċjal ġudizzjarju jista’ jafda lil operatur tal-posta bin-notifika skont l-Artikolu 194 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.

4 Ksib ta’ informazzjoni dwar l-indirizzi

4.1 L-awtorità li ssirilha t-talba f’dan l-Istat Membru tipprova tistabbilixxi fuq inizjattiva tagħha stess l-inħawi tad-destinatarju tad-dokumenti li għandhom jiġu notifikati jekk l-indirizz indikat ma jkunx korrett? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 7(2)(c) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti

B’mod ġenerali, awtorità Ġermaniża mitluba minn awtorità barranija biex tinnotifika dokumenti fil-Ġermanja tipprova tiddetermina l-indirizz attwali tad-destinatarju jekk issib li d-destinatarju ma jgħixx fl-indirizz mogħti fit-talba għan-notifika jew jekk l-indirizz mogħti fit-talba għan-notifika ma jkunx komplut jew ikun skorrett. Madankollu, l-awtorità Ġermaniża dan tagħmlu volontarjament u ma hija taħt ebda obbligu li tagħmel hekk.

4.2 L-awtoritajiet ġudizzjarji barranin u / jew il-partijiet fil-proċedimenti ġudizzjarji għandhom aċċess għar-reġistri jew servizzi f’dan l-Istat Membru li jippermettu li jinstab l-indirizz attwali tal-persuna? Jekk iva, x’reġistri jew servizzi jeżistu u x’inhi l-proċedura li trid tiġi segwita? Xi ħlas irid isir, jekk hemm?

Skont l-Artikolu 44 tal-Att Federali Ġermaniż dwar ir-Reġistrazzjoni (Bundesmeldegesetz, BMG), l-awtoritajiet pubbliċi barranin u individwi barranin privati jistgħu jiksbu estratt sempliċi mir-reġistru (einfache Melderegisterauskunft) dwar persuna partikolari mill-awtoritajiet tar-reġistrazzjoni Ġermaniżi mingħajr ma jagħtu ebda raġuni.

L-estratt sempliċi mir-reġistru jinkludi:

• il-kunjom,
• l-ismijiet, b’mod li jiġi indikat l-isem li normalment jintuża,
• il-lawrja dottorali,
• l-indirizzi attwali u
• jekk il-persuna tkun mietet, dikjarazzjoni f’dan is-sens.

It-talba trid tiġi indirizzata lill-awtorità tar-reġistrazzjoni kompetenti. Bħala regola, din tkun l-uffiċċju lokali tal-popolazzjoni (Bürgeramt) fil-muniċipalità jew fil-belt fejn ikun maħsub li tgħix il-persuna. Għadd dejjem akbar ta’ muniċipalitajiet qed joffru l-għażla li l-estratt mir-reġistru jinkiseb online.

Hemm tariffa għall-estratt mir-reġistru. L-ammont ivarja minn Land għal ieħor.

L-estratt mir-reġistru jista’ jinħareġ biss jekk il-persuna li qed tiġi mfittxija tista’ tiġi identifikata b’mod preċiż mid-dettalji pprovduti mill-awtorità rikjedenti. Mhuwiex possibbli li tintbagħat “lista ta’ riżultati” ta’ individwi possibbli. Barra minn hekk, il-persuna jew l-entità li titlob l-informazzjoni trid tiddikjara li ma tużax id-data għal skopijiet ta’ reklamar jew ta’ negozjar.

Estratt mir-reġistru ma għandux jinħareġ jekk ikun iddaħħal impediment ta’ divulgazzjoni fir-reġistru għall-persuna kkonċernata f’konformità mal-Artikolu 51 jew avviż ta’ nuqqas ta’ divulgazzjoni kondizzjonali f’konformità mal-Artikolu 52 tal-Att Federali Ġermaniż dwar ir-Reġistrazzjoni u jekk il-ksur tal-interessi protetti ma jistax jiġi eskluż.

Fil-kuntest ta’ attivitajiet li jaqgħu, kompletament jew parzjalment, fil-kamp ta’ applikazzjoni tad-dritt tal-Unjoni, data li tmur lil hinn minn dak il-kamp ta’ applikazzjoni tista’ tiġi trażmessa, skont l-Artikolu 35 tal-Att Federali Ġermaniż dwar ir-Reġistrazzjoni, lil awtoritajiet pubbliċi fi Stati Membri oħrajn tal-Unjoni Ewropea, lill-awtoritajiet pubbliċi fi stati kontraenti oħrajn tal-Ftehim dwar iż-Żona Ekonomika Ewropea, lil istituzzjonijiet u korpi tal-Unjoni Ewropea jew lill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika, sa fejn dan ikun meħtieġ biex jitwettqu l-kompiti tal-awtorità rikjedenti.

4.3 Liema tip ta’ assistenza mingħand Stati Membri oħra fir-rigward ta’ ksib ta’ informazzjoni dwar l-indirizzi jipprovdu l-awtoritajiet ta’ dan l-Istat Membru skont l-Artikolu 7(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 7(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti

Il-Ġermanja tipprovdi assistenza fl-inkjesti dwar indirizzi skont l-Artikolu 7(1)(c) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti billi tipprovdi informazzjoni dettaljata fuq il-portal Ewropew e-Ġustizzja dwar kif jistgħu jinstabu l-indirizzi ta’ persuni li għandhom jiġu nnotifikati fil-Ġermanja.

5 Fil-prattika, normalment kif jiġi notifikat id-dokument? Hemm metodi alternattivi li jistgħu jintużaw (apparti n-notifika alternattiva msemmija fil-punt 7 iktar ’l isfel)?

It-tip ta’ notifika l-iktar komuni hija n-notifika awtomatika. Din titwettaq ġeneralment minn operatur tal-posta. Skont l-Artikolu 176(2) tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili, ir-reġistru jagħmel talba għal notifika lill-operatur tal-posta u jgħaddi fiżikament id-dokument li jrid jiġi nnotifikat f’envelopp issiġillat flimkien ma’ referta li tkun lesta għall-użu. L-operatur tal-posta jwettaq in-notifika, jimla r-referta u jibgħatha minnufih lura lir-reġistru tal-qorti.

Id-dokument li jrid jiġi nnotifikat jingħata lid-destinatarju skont l-Artikolu 177 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. Dan jista’ jsir kullimkien, u ma huwiex marbut ma’ post speċifiku. Jekk id-destinatarju ma jkollux kapaċità proċedurali, id-dokumenti għandhom jiġu nnotifikati lit-tutur tad-destinatarju skont l-Artikolu 170(1), l-ewwel sentenza, tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.

Hemm diversi metodi alternattivi ta’ notifika. Skont l-Artikolu 171 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili, id-dokumenti jistgħu jiġu nnotifikati wkoll lir-rappreżentant awtorizzat tad-destinatarju. Fil-proċedimenti tal-qorti, id-dokumenti normalment jiġu nnotifikati b’konferma tar-riċevuta lir-rappreżentant legali tad-destinatarju skont l-Artikoli 172 u 174 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. Ir-rappreżentant legali jibgħat il-konferma tar-riċevuta lill-qorti.

Jekk iż-żewġ partijiet ikollhom rappreżentanti legali fil-proċedimenti tal-qorti, id-dokumenti jistgħu jiġu nnotifikati wkoll minn avukat lil avukat ieħor skont l-Artikolu 195 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. Dan japplika wkoll għal dokumenti li għandhom jiġu nnotifikati b’mod awtomatiku, sakemm il-kontroparti ma jkollhiex għalfejn tiġi informata b’ordni tal-qorti fl-istess ħin. Id-dokument irid jinkludi dikjarazzjoni li tistqarr li dan qed jiġi nnotifikat minn avukat għal ieħor. Għal darba oħra, hija l-konferma tar-riċevuta ffirmata u ddatata li tagħti prova tan-notifika.

6 Hija permessa n-notifika elettronika tad-dokumenti (notifika ta’ dokumenti ġudizzjarji jew extraġudizzjarji permezz ta’ mezzi ta’ komunikazzjoni elettroniċi mill-bogħod, bħall-email, applikazzjoni sikura bbażata fuq l-internet, faks, sms, eċċ.) fi proċedimenti ċivili? Jekk iva, għal liema tipi ta’ proċedimenti huwa previst dan il-metodu? Hemm restrizzjonijiet fir-rigward tad-disponibilità / l-aċċess għal dan il-metodu ta’ notifika ta’ dokumenti skont min ikun id-destinatarju (professjonist tal-liġi, persuna ġuridika, kumpanija jew attur ieħor fin-negozju, eċċ.)?

Fil-prinċipju, skont l-Artikoli 173 u 130a tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili, id-dokumenti elettroniċi jistgħu jiġu nnotifikati b’mod awtomatiku permezz ta’ mezzi siguri ta’ trażmissjoni (De-Mail, kaxxi postali elettroniċi speċifiċi, kont tal-utent tas-CSO) fil-proċedimenti ċivili kollha. L-avukati, in-nutara, l-uffiċjali ġudizzjarji, mill-1 ta’ Jannar 2023 il-konsulenti tat-taxxa u l-awtoritajiet tal-liġi pubblika, il-korpi u l-istituzzjonijiet, u mill-1 ta’ Jannar 2024 persuni oħra li jgawdu fiduċja partikolari minħabba l-professjoni tagħhom, iridu jistabbilixxu mezz ta’ trażmissjoni sigur għan-notifika elettronika tad-dokumenti. Partijiet oħrajn fil-proċedimenti jistgħu jiġu nnotifikati b’mod elettroniku biss jekk ikunu taw il-kunsens espliċitu tagħhom għat-trasferiment ta’ dokumenti elettroniċi għall-proċedimenti speċifiċi jew, fil-każ ta’ persuni ġuridiċi, ikunu taw il-kunsens tagħhom b’mod ġenerali.

Id-dokumenti jistgħu jiġu nnotifikati wkoll lill-avukati, lin-nutara, lill-uffiċjali ġudizzjarji, lill-konsulenti tat-taxxa, lil persuni oħra li jgawdu fiduċja partikolari minħabba l-professjoni tagħhom, lil awtoritajiet, korpi u istituzzjonijiet tal-liġi pubblika. Bħala prova tan-notifika bil-faks, il-konferma tar-riċevuta li tkun ġiet iffirmata u ddatata mid-destinatarju hija biżżejjed. Il-konferma tar-riċevuta tista’ tintbagħat lura lill-qorti fuq formola stampata minn qabel fuq karta, bil-faks jew bħala dokument elettroniku.

In-notifika bl-SMS mhijiex permessa.

In-notifika elettronika tad-dokumenti elettroniċi hija permessa għat-tipi kollha ta’ proċedimenti skont il-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.

6.1 Liema tipi ta’ notifika elettronika fis-sens tal-Artikolu 19(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti huma disponibbli f’dan l-Istat Membru fejn għandha ssir in-notifika direttament lil persuna, li jkollha indirizz magħruf għan-notifika fi Stat Membru ieħor?

In-notifika elettronika skont it-tifsira tal-Artikolu 19(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti bħalissa hija possibbli biss fil-forma deskritta fl-Artikolu 19(1)(a).

6.2 Dan l-Istat Membru f’konformità mal-Artikolu 19(2) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti speċifika l-kundizzjonijiet addizzjonali li bihom jaċċetta n-notifika elettronika permezz tal-email imsemmija fl-Artikolu 19(1)(b) ta’ dan ir-Regolament? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 19(2) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti

In-notifika elettronika skont it-tifsira tal-Artikolu 19(1)(b) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti għadha ma hijiex possibbli.

7 Notifika “alternattiva”

7.1 Il-liġi ta’ dan l-Istat Membru tippermetti metodi oħrajn ta’ notifika f’każijiet li fihom ma kienx possibbli li d-dokumenti jiġu notifikati lid-destinatarju (pereż. notifika fl-indirizz tad-dar, fl-uffiċċju tal-marixxall, bil-posta jew b’reklamar)?

7.2 Jekk jiġu applikati metodi oħrajn, id-dokumenti meta jitqiesu li ġew notifikati?

7.3 Jekk metodu ieħor ta’ notifika jkun id-depożitu tad-dokumenti f’post partikolari (pereż. fl-uffiċċju tal-posta), id-destinatarju kif jiġi infurmat b’dak id-depożitu?

It-tweġiba li ġejja tapplika għall-mistoqsijiet 7.1 – 7.3:

Jekk ma huwiex possibbli li d-dokumenti jiġu nnotifikati lid-destinatarju direttament, tista’ tiġi segwita minflok proċedura msejħa “notifika alternattiva”. In-notifika alternattiva tista’ tieħu l-forom li ġejjin:

a) Notifika alternattiva lil “destinatarju alternattiv” (l-Artikolu 178 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili):

Il-forma ewlenija tan-notifika alternattiva hija n-notifika lil destinatarju alternattiv skont l-Artikolu 178 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. Jekk id-destinatarju attwali ma jkunx jista’ jinstab fir-residenza tiegħu, fil-post tan-negozju tiegħu jew f’istituzzjoni kollettiva (bħal ħabs jew sptar) fejn jgħix, tista’ ssir notifika alternattiva, billi d-dokument jingħadda lil waħda mill-persuni segwenti:

• fir-residenza tad-destinatarju: membru familjari adult, persuna impjegata mill-familja jew adult li jgħix b’mod permanenti fid-dar tad-destinatarju,
• fil-post tan-negozju tad-destinatarju: persuna impjegata hemmhekk,
• f’istituzzjonijiet: il-kap tal-istituzzjoni jew rappreżentant debitament awtorizzat.

Madankollu, skont l-Artikolu 178(2) tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili, in-notifika alternattiva lill-persuni msemmija aktar ’il fuq ma hijiex permessa jekk il-persuna kkonċernata tkun involuta fit-tilwima ġuridika bħala kontroparti tal-persuna li trid tiġi nnotifikata bid-dokumenti. Fil-każ ta’ notifika alternattiva lil destinatarju alternattiv, id-dokument jitqies li ġie nnotifikat meta jingħadda lid-destinatarju alternattiv.

b) Notifika alternattiva permezz ta’ impostar fil-kaxxa postali skont l-Artikolu 180 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili:

Jekk in-notifika alternattiva lil destinatarju alternattiv fir-residenza jew fil-post tan-negozju tad-destinatarju ma tkunx possibbli, tista’ ssir notifika alternattiva permezz ta’ impostar fil-kaxxa postali skont l-Artikolu 180 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. F’dan il-każ, id-dokument irid jiġi impostat f’kaxxa postali li tappartjeni lir-residenza jew lill-post tan-negozju. Id-dokument jitqies li ġie nnotifikat meta jitqiegħed fil-kaxxa postali.

c) Notifika alternattiva permezz ta’ trażmissjoni tad-dokument skont l-Artikolu 181 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili:

Jekk ma jkunx possibbli li ssir notifika alternattiva fil-post tar-residenza tad-destinatarju jew li ssir notifika alternattiva permezz tal-impostar fil-kaxxa postali, in-notifika alternattiva tista’ issir billi d-dokument jiġi ddepożitat il-qorti skont l-Artikolu 181 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. Id-dokument jista’ jiġi ddepożitat fir-reġistru tal-qorti lokali (Amtsgericht) li jkollha ġuriżdizzjoni għall-post tan-notifika jew, jekk is-servizz postali jkun ġie fdat bin-notifika tad-dokument, f’post stabbilit mis-servizz postali fil-post tan-notifika jew fis-sit tal-qorti lokali. Notifika bil-miktub ta’ tali trażmissjoni trid tintbagħat lid-destinatarju bil-mod standard għall-konsenja ta’ ittri regolari. Jekk dan mhuwiex possibbli, in-notifika bil-miktub trid titwaħħal mal-bieb tar-residenza, tal-post tan-negozju jew tal-entità. Id-dokument jitqies li ġie nnotifikat meta tiġi pprovduta n-notifika bil-miktub.

7.4 Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jaċċetta n-notifika tad-dokumenti, xi jkunu l-konsegwenzi? Id-dokumenti jitqiesu bħala effetivament notifikati jekk ir-rifjut ma jkunx leġittimu?

Jekk id-destinatarju jinstab fir-residenza, fil-bini tan-negozju jew fl-istituzzjoni kollettiva iżda jirrifjuta li jaċċetta n-notifika tad-dokumenti, trid issir distinzjoni:

• Jekk ir-rifjut ikun ġġustifikat, il-proċedura tan-notifika trid tibda mill-ġdid mill-bidu nett. Eżempju ta’ rifjut ġustifikat ikun jekk l-indirizz kien żbaljat jew jekk id-destinatarju ma kienx ġie identifikat preċiżament.
• Jekk ir-rifjut ma jkunx ġustifikat, id-dokument irid jitħalla fir-residenza jew fil-post tan-negozju skont l-Artikolu 179 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.
• Jekk id-destinatarju ma jkollux residenza jew post tan-negozju, id-dokument irid jintbagħat lura lill-mittent. Jekk id-dokument li jkollu jiġi nnotifikat jiġi rrifjutat mingħajr ġustifikazzjoni, id-dokument xorta waħda jitqies li jkun ġie nnotifikat.

8 Notifika postali minn barra l-pajjiż (l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti)

8.1 Jekk is-servizz postali jwettaq il-konsenja ta’ dokument mibgħut minn barra lil destinatarju f’dan l-Istat Membru f’sitwazzjoni fejn ikun hemm bżonn konferma tar-riċevuta (l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti), is-servizz postali jwettaq il-konsenja lid-destinatarju stess biss jew jista’, skont ir-regoli nazzjonali tal-konsenja tal-posta, iwettaq il-konsenja tad-dokument lil persuna oħra fl-istess indirizz ukoll?

Skont il-ġurisprudenza tal-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja, fis-sentenza tagħha tat-2 ta’ Marzu 2017 fil-Kawża C-354/15 – Henderson, in-notifika bil-posta b’konferma tar-riċevuta ssir ukoll permezz ta’ konsenja lil parti terza, sakemm dan iseħħ fid-dar tad-destinatarju. Dan japplika biss għal adulti li jkunu fid-dar tad-destinatarju maħsub meta ssir in-notifika, irrispettivament minn jekk ikunux membri tal-familja li jgħixu fl-istess indirizz jew persuni impjegati mid-destinatarju. Skont l-Artikolu 18-003 Nru 4.1. tar-Regolamenti tal-Konvenzjoni Postali Universali, il-konferma tar-riċevuta tista’ tiġi ffirmata minn persuna li ma hijiex id-destinatarju, sakemm din il-persuna tkun awtorizzata taċċetta l-kunsinna skont ir-regolamenti tal-pajjiż tad-destinazzjoni.

8.2 Skont ir-regoli tal-konsenja tal-posta f’dan l-Istat Membru, kif tista’ ssir in-notifika ta’ dokumenti minn barra, skont l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti, jekk la d-destinatarju u lanqas xi ħaddieħor li jkun awtorizzat jirċievi n-notifika (jekk possibbli skont ir-regoli nazzjonali tal-konsenja tal-posta – ara aktar ’il fuq) ma jkun instab fl-indirizz tal-konsenja?

Skont l-Artikolu 19-104 Nru 5.3. tar-Regolamenti tal-Konvenzjoni Postali Universali, is-servizz postali jrid iżomm l-ittri lesti għall-ġbir jekk it-tentattiv ta’ notifika tad-dokumenti ma jirnexxix. Deutsche Post AG tikkonsenja biss l-ittri reġistrati lid-destinatarju jew lil xi ħadd li jkun ġie awtorizzat mid-destinatarju bil-miktub sabiex jaċċetta l-konsenja. Fis-sentenza tagħha tat-2 ta’ Marzu 2017, il-Kawża C-354/15 – Henderson, il-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja tiddikjara li notifika skont l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti titqies li tkun saret jekk il-konferma tar-riċevuta jew dokument ekwivalenti għaliha jkun imtela mid-destinatarju jew mid-destinatarju alternattiv. Jekk id-dokument mibgħut ma jinġabarx, għaldaqstant jitqies li n-notifika ma tkunx saret.

8.3 L-uffiċċju tal-posta jippermetti perjodu speċifiku għall-ġbir tad-dokumenti qabel ma d-dokumenti jintbagħtu lura għaliex ma jkunux ġew konsenjati? Jekk iva, kif jiġi infurmat id-destinatarju li għandu l-posta x’jiġbor mill-uffiċċju tal-posta?

Skont l-Artikolu 19-104 Nru 5.3. tar-Regolamenti tal-Konvenzjoni Postali Universali, il-perjodu ta’ żamma huwa ddefinit bir-regolamenti nazzjonali rispettivi. Madankollu, dan m’għandux ikun itwal minn xahar. F’każijiet eċċezzjonali limitati ħafna, il-perjodu jista’ jkun ta’ xahrejn. Deutsche post AG iżżomm il-posta għal ġimgħa min-notifika lid-destinatarju. L-aġent inkarigat mill-konsenja jħalli notifika fil-kaxxa postali tad-destinatarju bid-dettalji tal-fergħa minn fejn tista’ tinġabar il-posta u kemm se ddum disponibbli għall-ġbir.

9 Ikun hemm prova bil-miktub li d-dokument ikun ġie notifikat?

Hemm diversi tipi ta’ prova bil-miktub li d-dokument ġie nnotifikat. Bħala regola, sabiex jiġi pprovat li dokument ikun ġie nnotifikat, trid issir referta fuq il-formola stampata minn qabel prevista għal dan l-għan, u din għandha tiġi rritornata minnufih lir-reġistru tal-qorti skont l-Artikolu 182 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. Ir-referta jkun fiha d-dettalji kollha meħtieġa għall-prova tan-notifika, inkluż b’mod partikolari:

• l-identità tal-persuna li trid tiġi nnotifikata bid-dokument,
• l-identità tal-persuna li lilha jkun ġie kkonsenjat id-dokument,
• il-post, id-data u – b’digriet tal-qorti
• il-ħin tan-notifika,
• il-kunjom, l-ismijiet u l-firma tal-aġent tal-konsenja u, meta jkun applikabbli, id-dettalji tal-kumpanija mqabbda jew l-awtorità rikjesta.

Jekk id-dokumenti jkunu qed jiġu nnotifikati fuq talba tal-partijiet ikkonċernati, ir-referta trid tiġi kkonsenjata lill-parti li f’isimha d-dokumenti jkunu ġew innotifikati, skont l-Artikolu 193(4) tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.

Fuq talba, ir-reġistru tal-qorti jikkonferma l-ħin tan-notifika skont l-Artikolu 169(1) tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.

F’każijiet ta’ notifika alternattiva, ir-raġuni għal notifika alternattiva dejjem trid tiġi inkluża fir-referta. Fil-każ ta’ notifika alternattiva permezz ta’ depożitu tad-dokument, trid issir nota fir-referta sabiex jiġi indikat kif dan id-depożitu ġie kkomunikat bil-miktub. Jekk l-aċċettazzjoni tad-dokument tiġi rrifjutata mingħajr ġustifikazzjoni, trid issir nota fir-referta sabiex jiġi indikat min irrifjuta li jaċċettah u li l-ittra tħalliet fil-post tan-notifika jew intbagħtet lura lill-mittent.

F’ċerti każijiet, l-ebda referta ma hija meħtieġa:

• jekk dokument jiġi nnotifikat billi jiġi kkonsenjat fiżikament fil-bini uffiċjali tal-qorti, nota fuq id-dokument u fil-fajls li tindika li dan ġie nnotifikat u meta dan sar tikkostitwixxi prova tan-notifika skont l-Artikolu 174, it-tieni sentenza, tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.
• jekk dokument jiġi nnotifikat lil avukat, konferma tar-riċevuta mingħand l-avukat hija prova suffiċjenti tan-notifika skont l-Artikolu 175 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.
• jekk dokument jiġi nnotifikat permezz ta’ ittra rreġistrata b’konferma tar-riċevuta, il-konferma tar-riċevuta tkun prova suffiċjenti tan-notifika skont l-Artikolu 176(1), it-tieni sentenza, tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. L-istess japplika għal notifika b’ittra rreġistrata b’konferma tar-riċevuta barra mill-pajjiż (l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti u l-Artikolu 183(2), l-ewwel parti tat-tieni sentenza, u l-Artikolu 183(5), l-ewwel sentenza, tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.
• jekk dokument jiġi nnotifikat barra mill-pajjiż bl-għajnuna ta’ awtoritajiet barranin jew permezz ta’ missjonijiet diplomatiċi Ġermaniżi, ċertifikat mill-awtorità rikjesta jikkostitwixxi prova tan-notifika (l-Artikolu 16 tal-Att Konsulari (Konsulargesetz), l-Artikolu 183(5), it-tieni sentenza, tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili).
• jekk dokument jiġi nnotifikat b’mod elettroniku, fil-każ ta’ notifika lill-avukati, lin-nutara, lill-uffiċjali ġudizzjarji, lill-konsulenti tat-taxxa, lil persuni oħra li jgawdu fiduċja partikolari minħabba l-professjoni tagħhom, lill-awtoritajiet, il-korpi u l-istituzzjonijiet tal-liġi pubblika, huwa biżżejjed li tintbagħat lura il-konferma tar-riċevuta skont l-Artikolu 173(3) tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. Fil-każ ta’ notifika lil destinatarji oħrajn, ma hemm l-ebda prova bil-miktub. F’dawk il-każijiet, skont l-Artikolu 173(4) tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili, id-dokument elettroniku jitqies li ġie nnotifikat fit-tielet jum wara l-jum tar-riċevuta indikat fil-konferma tar-riċevuta awtomatika, sakemm id-destinatarju ma jagħtix prova li d-dokument ma ġiex riċevut jew li ġie riċevut aktar tard.

10 X’jiġri jekk xi ħaġa tmur ħażin u d-destinatarju tan-notifika ma jirċevix id-dokument jew jekk in-notifika ssir bi ksur tal-liġi (pereż. id-dokument jiġi notifikat lil terza persuna)? Minkejja dan, in-notifika tad-dokument tista’ titqies valida (pereż. hemm rimedju għall-ksur tal-liġi) jew trid issir notifika ġdida tad-dokument?

Jekk in-notifika ssir bi ksur tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili, fil-prinċipju din tkun invalida. Madankollu, tali difett fin-notifika jista’ jiġi rrimedjat skont l-Artikolu 189 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili jekk id-dokument ikun fil-fatt ġie riċevut mill-persuna li n-notifika kienet jew setgħet tiġi indirizzata lilha skont il-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili. F’dak il-każ, id-dokument jitqies li ġie nnotifikat fil-mument meta jiġi fil-fatt riċevut u d-difett fin-notifika jiġi rrimedjat.

Jekk la d-destinatarju u lanqas persuna oħra li lilha d-dokument kien jew seta’ jiġi indirizzat skont il-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili (eż. qarib adult tad-destinatarju) ma jirċievu d-dokument, l-ebda rimedju ma jkun possibbli. In-notifika tkun invalida u trid issir mill-ġdid mill-bidu nett.

11 Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jaċċetta dokument abbażi tal-lingwa użata (l-Artikolu 12 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti) u l-qorti jew l-awtorità invokata tal-proċedimenti ġudizzjarji tiddeċiedi, wara li twettaq verifika, li r-rifjut ma kienx ġustifikat, jeżisti xi rimedju legali speċifiku biex dik id-deċiżjoni tiġi kkontestata?

Le.

12 Hemm xi ħlas għan-notifika ta’ dokument, u jekk hemm, kemm hu l-ħlas? Hemm differenza bejn meta d-dokument għandu jiġi notifikat skont il-liġi domestika u meta t-talba ta’ notifika toriġina minn Stat Membru ieħor? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 15 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti, rigward in-notifika ta’ dokument minn Stat Membru ieħor

Fil-prinċipju, hemm tariffa għan-notifika ta’ dokumenti mill-qorti. Madankollu, fi proċedimenti tal-qorti domestika fejn it-tariffi tal-qorti huma bbażati fuq l-ammont inkwistjoni, it-tariffi tal-qorti jkopru l-ewwel għaxar darbiet li d-dokumenti jkunu ġew innotifikati. Għal notifika ulterjuri ta’ dokumenti u għan-notifika fi proċedimenti domestiċi oħrajn, titħallas tariffa ta’ darba ta’ EUR 3.50 kull darba li d-dokumenti jkunu ġew innotifikati b’referta, b’ittra reġistrata bil-konferma tar-riċevuta jew minn impjegat tal-ġudikatura. In-notifika elettronika tad-dokumenti mill-qorti hija mingħajr ħlas.

In-notifika fuq talba mingħand il-partijiet ikkonċernati issir mill-uffiċjal ġudizzjarju.
Sabiex jirranġa għan-notifika bil-konsenja tad-dokumenti lis-servizz postali, l-uffiċjal ġudizzjarju jitlob ħlas ta’ EUR 3.30. Barra minn dan, hemm tariffi għall-ispejjeż tal-kopji u tal-pustaġġ meħtieġa, kif ukoll għall-ispejjeż b’rata fissa. Jekk dokument ikun ġie fdat lill-uffiċjal ġudizzjarju għan-notifika u dan irid jiġi ċċertifikat, trid titħallas tariffa speċjali li tammonta għal tariffa ta’ darba fuq dokument. Din hija EUR 0.50 għal kull paġna għall-ewwel ħamsin paġna u EUR 0.15 għal kull paġna sussegwenti.
Jekk id-dokument jiġi nnotifikat personalment mill-uffiċjal ġudizzjarju, it-tariffa tkun ta’ EUR 11.00. F’dan il-każ, l-uffiċjal ġudizzjarju jrid jitħallas ukoll għall-ispejjeż tal-ivvjaġġar ta’ bejn EUR 3.25 u EUR 16.25, skont id-distanza sad-destinatarju.

Bħala regola, ma tintalab l-ebda tariffa għat-twettiq ta’ talbiet għal notifika minn Stati Membri oħrajn skont ir-Regolament (UE) 2020/1784, ħlief jekk in-notifika ssir minn uffiċjal ġudizzjarju. Jekk id-dokument jiġi nnotifikat mill-uffiċjal ġudizzjarju, it-tariffi jkunu l-istess bħal fit-talbiet għal notifika domestika. L-ispejjeż eżatti f’każijiet individwali huma stabbiliti fil-Liġi dwar l-aġenti ta’ eżekuzzjoni (Gerichtsvollzieherkostengesetz (GvKostG)), b’mod partikolari l-lista tal-ispejjeż tagħha (Kostenverzeichnis).