Servizz ta' dokumenti: trasmissjoni uffiċjali ta’ dokumenti legali

1 F’termini prattiċi xi jfisser it-terminu legali “notifika ta’ dokumenti”? Għaliex hemm regoli speċifiċi dwar in-“notifika ta’ dokumenti”?

Bażikament, in-notifika (betekening en kennisgeving) tirreferi għall-att formali mwettaq minn uffiċjal ġudizzjarju (gerechtsdeurwaarder). Dan jikkonsenja ċ-ċitazzjoni (exploot) lid-destinatarju billi “jinnotifikaha” personalment. Huwa jimla ċ-ċitazzjoni billi jagħmel referta, dak il-ħin fuq il-post, ta’ kif ikun wassalha lid-destinatarju u billi jiffirmaha. In-notifika tikkoinċidi b’mod naturali mal-avviż (kennisgeving). L-uffiċjal ġudizzjarju jinnotifika, pereżempju, sentenza (vonnis) mogħtija jew taħrika minn qorti (oproeping voor een gerecht).

Dawn ir-regoli speċifiċi ġew żviluppati għan-notifika fl-Unjoni Ewropea, biex tiġi ffaċilitata l-komunikazzjoni f’dan il-qasam bejn ir-residenti tal-Istati Membri. Għan-notifika lil persuni barra mill-Unjoni Ewropea japplikaw regoli oħra.

2 Liema dokumenti jeħtieġ li jkunu notifikati b’mod formali?

Ir-Regolament (UE) 2020/1784 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (ir-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti) jiddefinixxi d-“dokumenti ekstraġudizzjarji” bħala “dokumenti li ġew imfassla jew iċċertifikati minn awtorità pubblika jew minn uffiċjal pubbliku, u dokumenti oħrajn li t-trażmissjoni formali tagħhom lil destinatarju li jirrisjedi fi Stat Membru ieħor tkun meħtieġa għall-finijiet tal-eżerċizzju, il-prova jew is-salvagwardja ta’ dritt jew pretensjoni fil-liġi ċivili jew kummerċjali”. It-terminu “dokumenti ekstraġudizzjarji” ma għandux jinftiehem li jinkludi dokumenti maħruġa mill-awtoritajiet amministrattivi għall-finijiet ta’ proċedimenti amministrattivi. Ara l-premessa 9 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti.

3 Min hu responsabbli biex jinnotifika dokument?

L-Artikolu 11(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti jipprevedi: “L-aġenzija riċeventi għandha tinnotifika d-dokument hi stess jew tqabbad lil min jinnotifikah f’konformità mal-liġi tal-Istat Membru indirizzat jew permezz ta’ metodu partikolari mitlub mill-aġenzija mittenti, ħlief jekk dak il-metodu ma jkunx kompatibbli mal-liġi ta’ dak l-Istat Membru.”

Fin-Netherlands, l-uffiċjali ġudizzjarji jaġixxu bħala l-aġenzija riċeventi. Ara wkoll l-Att ta’ Implimentazzjoni.

4 Ksib ta’ informazzjoni dwar l-indirizzi

4.1 L-awtorità li ssirilha t-talba f’dan l-Istat Membru tipprova tistabbilixxi fuq inizjattiva tagħha stess l-inħawi tad-destinatarju tad-dokumenti li għandhom jiġu notifikati jekk l-indirizz indikat ma jkunx korrett? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 7(2)(c) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti

Iva, peress li l-uffiċjal ġudizzjarju qed iwettaq att uffiċjali, dejjem jikkonsulta l-Bażi tad-Data tar-Rekords Personali (Basisregistratie personen (BRP)) minn qabel, anki jekk diġà jkun hemm indirizz fir-reġistru. Dan dejjem jiġi vverifikat.

4.2 L-awtoritajiet ġudizzjarji barranin u / jew il-partijiet fil-proċedimenti ġudizzjarji għandhom aċċess għar-reġistri jew servizzi f’dan l-Istat Membru li jippermettu li jinstab l-indirizz attwali tal-persuna? Jekk iva, x’reġistri jew servizzi jeżistu u x’inhi l-proċedura li trid tiġi segwita? Xi ħlas irid isir, jekk hemm?

Le, l-awtoritajiet barranin iridu jikkuntattjaw lil uffiċjal ġudizzjarju Netherlandiż, li jikseb jew jivverifika l-indirizz. Dan is-servizz huwa bi ħlas.

4.3 Liema tip ta’ assistenza mingħand Stati Membri oħra fir-rigward ta’ ksib ta’ informazzjoni dwar l-indirizzi jipprovdu l-awtoritajiet ta’ dan l-Istat Membru skont l-Artikolu 7(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 7(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti

Din hija dispożizzjoni ġdida. Qabel, l-uffiċjali ġudizzjarji ma kinux jiksbu l-indirizzi mill-Bażi tad-Data tar-Rekords Personali qabel ma jkunu rċevew dokument uffiċjali. Dan ma għadux meħtieġ. Issa l-indirizzi jistgħu jiġu vverifikati qabel ma jintbagħat dokument uffiċjali.

5 Fil-prattika, normalment kif jiġi notifikat id-dokument? Hemm metodi alternattivi li jistgħu jintużaw (apparti n-notifika alternattiva msemmija fil-punt 7 iktar ’l isfel)?

Ara t-Taqsima 2 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti: l-Artikoli 16 sa 20 jiddeskrivu l-metodi l-oħra ta’ notifika tad-dokumenti.

6 Hija permessa n-notifika elettronika tad-dokumenti (notifika ta’ dokumenti ġudizzjarji jew extraġudizzjarji permezz ta’ mezzi ta’ komunikazzjoni elettroniċi mill-bogħod, bħall-email, applikazzjoni sikura bbażata fuq l-internet, faks, sms, eċċ.) fi proċedimenti ċivili? Jekk iva, għal liema tipi ta’ proċedimenti huwa previst dan il-metodu? Hemm restrizzjonijiet fir-rigward tad-disponibilità / l-aċċess għal dan il-metodu ta’ notifika ta’ dokumenti skont min ikun id-destinatarju (professjonist tal-liġi, persuna ġuridika, kumpanija jew attur ieħor fin-negozju, eċċ.)?

Ara l-Artikolu 19 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti: dan jiddependi fuq dak li jippermetti l-Istat Membru. Huwa meħtieġ il-kunsens espliċitu tad-destinatarju.

6.1 Liema tipi ta’ notifika elettronika fis-sens tal-Artikolu 19(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti huma disponibbli f’dan l-Istat Membru fejn għandha ssir in-notifika direttament lil persuna, li jkollha indirizz magħruf għan-notifika fi Stat Membru ieħor?

In-notifika ta’ ċerti ordnijiet ta’ sekwestru biss issir b’mod diġitali. Madankollu, it-tieni notifika ta’ tali ordnijiet ta’ sekwestru xorta waħda ssir fiżikament. Il-vantaġġ ta’ dan huwa li l-uffiċjal ġudizzjarju mbagħad jista’ jagħti aktar spjegazzjonijiet mal-bieb. Dan x’aktarx huwa l-aktar kompitu importanti tal-uffiċjal ġudizzjarju.

6.2 Dan l-Istat Membru f’konformità mal-Artikolu 19(2) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti speċifika l-kundizzjonijiet addizzjonali li bihom jaċċetta n-notifika elettronika permezz tal-email imsemmija fl-Artikolu 19(1)(b) ta’ dan ir-Regolament? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 19(2) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti

Mill-1 ta’ Jannar 2021, hija meħtieġa n-notifika elettronika ta’ ordnijiet ta’ sekwestru meta s-sekwestrat jindika lill-Organizzazzjoni Professjonali Rjali tal-Uffiċjali Ġudizzjarji (Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders) li għażel dan il-metodu ta’ sekwestru. Ara l-Artikolu 475(3) tal-Kodiċi ta’ Proċedura Ċivili (il-ġdid). Sabiex ikunu jistgħu jwettqu n-notifika b’mod elettroniku, kemm l-uffiċjal ġudizzjarju kif ukoll l-persuni suġġetti għas-sekwestru jridu jkunu affiljati mas-sistema żviluppata għal dan il-għan mill-Fondazzjoni tan-Network tal-Uffiċjali Ġudizzjarji (Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders) f’isem l-Organizzazzjoni Professjonali Rjali tal-Uffiċjali Ġudizzjarji.

7 Notifika “alternattiva”

7.1 Il-liġi ta’ dan l-Istat Membru tippermetti metodi oħrajn ta’ notifika f’każijiet li fihom ma kienx possibbli li d-dokumenti jiġu notifikati lid-destinatarju (pereż. notifika fl-indirizz tad-dar, fl-uffiċċju tal-marixxall, bil-posta jew b’reklamar)?

Ara l-Artikolu 46 sa 63 tal-Kodiċi tal-Proċedura Ċivili.

7.2 Jekk jiġu applikati metodi oħrajn, id-dokumenti meta jitqiesu li ġew notifikati?

Ladarba l-uffiċjal ġudizzjarju jkun iffirma u jkun ikkonsenja ċ-ċitazzjoni. Huwa jimla ċ-ċitazzjoni jew ir-referta fuq il-post, filwaqt li jżomm nota bil-miktub ta’ kif ikun ikkonsenjaha u lil min. Imbagħad, jew jikkonsenja d-dokument f’idejn id-destinatarju jew ipoġġih f’envelopp u jħallih fil-kaxxa tal-ittri.

7.3 Jekk metodu ieħor ta’ notifika jkun id-depożitu tad-dokumenti f’post partikolari (pereż. fl-uffiċċju tal-posta), id-destinatarju kif jiġi infurmat b’dak id-depożitu?

Id-dokumenti ma jitħallewx f’uffiċċju postali. Jekk it-triq tkun mgħarrqa, ma jkun hemm l-ebda kaxxa tal-ittri jew id-destinatarju jkun tant aggressiv li l-uffiċjal ġudizzjarju lanqas biss ikun jista’ jħalli envelopp fil-kaxxa tal-ittri, id-dokumenti jintbagħtu bil-posta. L-uffiċjal ġudizzjarju mbagħad jimla ċ-ċitazzjoni fl-uffiċċju, billi jiddeskrivi r-raġunijiet għaliex ma setax jinnotifikaha personalment. Id-dokumenti mbagħad jintbagħtu bil-posta f’envelopp tal-uffiċjal ġudizzjarju.

Din hija karatteristika stramba tal-leġiżlazzjoni Netherlandiża, minħabba li huwa ferm dubjuż kemm pustier se jirnexxielu aħjar minn uffiċjal ġudizzjarju, għalkemm meta d-destinatarju jkun aggressiv bla dubju huwa aktar faċli li ittra titħalla fil-kaxxa tal-ittri. Dan huwa wkoll dubjuż fiċ-ċirkostanzi l-oħra msemmija. Madankollu, dan huwa dak li l-liġi tipprovdi f’ċirkostanzi bħal dawn.

7.4 Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jaċċetta n-notifika tad-dokumenti, xi jkunu l-konsegwenzi? Id-dokumenti jitqiesu bħala effetivament notifikati jekk ir-rifjut ma jkunx leġittimu?

Dan jiġi vvalutat fil-proċedimenti. Id-destinatarju jista’ jirrifjuta n-notifika biss għar-raġunijiet stabbiliti fl-Artikolu 12 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti. Il-Qorti preċedentement iddeċidiet li aġenzija riċeventi ma għandhiex is-setgħa li tivvaluta jekk ir-rifjuti relatati mar-rekwiżiti lingwistiċi humiex ġustifikati. Fih innifsu, dan huwa wkoll loġiku u raġonevoli.

Wara kollox, huwa pjuttost diffiċli għal aġenzija riċeventi li tivvaluta jekk destinatarju jafx il-lingwa li biha inkiteb id-dokument jew jekk huwiex kompetenti biżżejjed f’dik il-lingwa. Awtorità responsabbli għan-notifika ta’ dokumenti mhux neċessarjament ikollha l-mezzi biex tagħmel tali valutazzjoni. Barra minn hekk, dik il-valutazzjoni hija materja għal qorti indipendenti.

Jekk tintgħażel il-lingwa tal-Istat Membru riċeventi, ma hemm l-ebda dritt ta’ rifjut, u n-notifika ma tistax tiġi mblukkata. Ir-rifjut tan-notifika jista’ jiġi rrimedjat billi tiġi nnotifikata traduzzjoni lid-destinatarju.

Fl-aħħar nett, ta’ min jinnota li r-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti għandu effett dirett fis-sens li ordni eżekutorja titqies li ġiet innotifikata biss meta tkun ġiet innotifikata b’mod validu fl-Istat Membru riċeventi.

Jekk id-dokument jiġi miċħud f'konformità mar-Regolament dwar in-notifika tad-dokumenti u r-rifjut ma jiġix irrimedjat, in-notifika ma tkunx saret.

8 Notifika postali minn barra l-pajjiż (l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti)

8.1 Jekk is-servizz postali jwettaq il-konsenja ta’ dokument mibgħut minn barra lil destinatarju f’dan l-Istat Membru f’sitwazzjoni fejn ikun hemm bżonn konferma tar-riċevuta (l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti), is-servizz postali jwettaq il-konsenja lid-destinatarju stess biss jew jista’, skont ir-regoli nazzjonali tal-konsenja tal-posta, iwettaq il-konsenja tad-dokument lil persuna oħra fl-istess indirizz ukoll?

Dan tal-aħħar japplika; id-dokument huwa sempliċiment posta rreġistrata. Dan ma jkunx ikkoordinat minn qabel mas-servizz postali. Id-dokumenti spiss jintbagħtu direttament lil aġenzija, f’liema każ ma jintbagħtux bil-posta rreġistrata.

8.2 Skont ir-regoli tal-konsenja tal-posta f’dan l-Istat Membru, kif tista’ ssir in-notifika ta’ dokumenti minn barra, skont l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti, jekk la d-destinatarju u lanqas xi ħaddieħor li jkun awtorizzat jirċievi n-notifika (jekk possibbli skont ir-regoli nazzjonali tal-konsenja tal-posta – ara aktar ’il fuq) ma jkun instab fl-indirizz tal-konsenja?

F’dan il-każ, id-dokument jintbagħat lura.

8.3 L-uffiċċju tal-posta jippermetti perjodu speċifiku għall-ġbir tad-dokumenti qabel ma d-dokumenti jintbagħtu lura għaliex ma jkunux ġew konsenjati? Jekk iva, kif jiġi infurmat id-destinatarju li għandu l-posta x’jiġbor mill-uffiċċju tal-posta?

Le. Fil-każ ta’ dokumenti mibgħuta bil-posta reġistrata jew li jitħallew fl-uffiċċju postali, il-ħaddiema tal-posta (fin-Netherlands) dejjem iħallu nota li d-dokument ikun ġie kkonsenjat lill-uffiċċju postali u jista’ jinġabar.

9 Ikun hemm prova bil-miktub li d-dokument ikun ġie notifikat?

Iva, ara l-Artikolu 14 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti.

10 X’jiġri jekk xi ħaġa tmur ħażin u d-destinatarju tan-notifika ma jirċevix id-dokument jew jekk in-notifika ssir bi ksur tal-liġi (pereż. id-dokument jiġi notifikat lil terza persuna)? Minkejja dan, in-notifika tad-dokument tista’ titqies valida (pereż. hemm rimedju għall-ksur tal-liġi) jew trid issir notifika ġdida tad-dokument?

Jekk il-persuna kkonċernata ma tirċevix id-dokument, in-notifika ma tkunx saret. Imbagħad irid isir tentattiv ieħor ta’ notifika.

11 Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jaċċetta dokument abbażi tal-lingwa użata (l-Artikolu 12 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti) u l-qorti jew l-awtorità invokata tal-proċedimenti ġudizzjarji tiddeċiedi, wara li twettaq verifika, li r-rifjut ma kienx ġustifikat, jeżisti xi rimedju legali speċifiku biex dik id-deċiżjoni tiġi kkontestata?

Le, id-destinatarju jkollu jiddefendi lilu nnifsu fl-istess proċedimenti.

12 Hemm xi ħlas għan-notifika ta’ dokument, u jekk hemm, kemm hu l-ħlas? Hemm differenza bejn meta d-dokument għandu jiġi notifikat skont il-liġi domestika u meta t-talba ta’ notifika toriġina minn Stat Membru ieħor? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 15 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti, rigward in-notifika ta’ dokument minn Stat Membru ieħor

Iva, il-prezz ivarja skont l-Istat Membru. It-tariffa fin-Netherlands bħalissa hija ta’ EUR 65. Madankollu, dan l-ammont jiżdied skont l-Att ta’ Implimentazzjoni. Fil-Belġju, pereżempju, it-tariffa hija ta’ EUR 165. Meta n-notifika ssir skont ir-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti, il-prezz dejjem ikun l-istess. Fin-Netherlands, in-notifika hija rregolata mill-Ordni dwar it-Tariffi tal-Uffiċjali Ġudizzjarji (Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders)