Servizz ta' dokumenti: trasmissjoni uffiċjali ta’ dokumenti legali

Polonja
Il-kontenut ipprovdut minn
European Judicial Network
Network Ġudizzjarju Ewropew (f'materji ċivili u kummerċjali)

1 F’termini prattiċi xi jfisser it-terminu legali “notifika ta’ dokumenti”? Għaliex hemm regoli speċifiċi dwar in-“notifika ta’ dokumenti”?

In-“notifika ta’ dokumenti” tfisser li persuni speċifiċi jingħataw aċċess għal korrispondenza intiża għalihom skont il-liġi proċedurali ċivili.

L-eżerċizzju tad-drittijiet proċedurali tal-partijiet (id-dritt għal seduta pubblika, id-dritt għad-difiża, id-dritt li jiġu ppreżentati provi b’appoġġ għas-sottomissjonijiet, u d-dritt għall-informazzjoni), il-validità tal-proċedimenti f’aspetti oħra, il-kalkolu korrett tat-termini u, b’konsegwenza ta’ dan, il-validità tas-sentenza maħruġa kollha jiddependu fuq id-dokumenti li jiġu nnotifikati f’konformità mal-liġi.

In-notifika tad-dokumenti hija primarjament regolata mill-Kapitolu 2 (l-Artikoli 131 sa 147) tal-Kodiċi ta’ Proċedura Ċivili tas-17 ta’ Novembru 1964 (“KPĊ”) u minn atti ta’ implimentazzjoni:

  • Ir-Regolament tal-Ministeru għall-Ġustizzja tat-18 ta’ Ġunju 2019 – Ir-Regoli tal-Proċedura għall-Qrati Ordinarji (ir-“Regoli tal-Proċedura”);
  • Ir-Regolament tal-Ministeru għall-Ġustizzja tas-6 ta’ Mejju 2020 dwar il-proċedura dettaljata u l-metodu għan-notifika ta’ dokumenti ġudizzjarji fi proċedimenti ċivili (ir-“Regolament”).

In-notifika li ssir bil-posta ordinarja (il-punt 8 hawn taħt) hija rregolata wkoll mill-Att dwar il-Posta tat-23 ta’ Novembru 2012 u mir-regoli dwar il-forniment ta’ servizzi postali maħruġa minn operaturi postali individwali. L-operatur magħżul – attwalment Poczta Polska S.A. – huwa l-operatur postali li huwa obbligat jipprovdi servizzi postali universali (u ma jistax jirrifjuta li jikkonkludi ftehim għall-konsenja ta’ ittri rreġistrati).

2 Liema dokumenti jeħtieġ li jkunu notifikati b’mod formali?

Id-dokumenti ġudizzjarji u l-atti proċedurali kollha li n-notifika tagħhom tipproduċi effetti legali jridu jiġu nnotifikati formalment.

Id-dokumenti ġudizzjarji (dokumenti mibgħuta minn qorti lill-partijiet u persuni oħra involuti fi proċedimenti tal-qorti) jinkludu: notifiki, ċitazzjonijiet, avviżi ta’ drittijiet u obbligi, kopji ta’ deċiżjonijiet (sentenzi, deċiżjonijiet, mandati ta’ ħlas) jew digrieti, kopji tas-sentenzi bid-dikjarazzjoni tar-raġunijiet.

L-atti proċedurali jinkludu atti promoturi (eż. rikorsi) u dokumenti ppreżentati matul il-proċedimenti mill-partijiet u minn kwalunkwe entità oħra awtorizzata tipparteċipa fi proċedimenti ċivili (eż. prosekutur pubbliku, l-Ombudsman għad-Drittijiet taċ-Ċittadini, l-Ombudsman għad-Drittijiet tat-Tfal), li jindikaw il-proposti jew is-sottomissjonijiet tagħhom.

3 Min hu responsabbli biex jinnotifika dokument?

Fil-Polonja, id-dokumenti jiġu nnotifikati formalment, li jfisser li kważi d-dokumenti kollha fi proċedimenti ġudizzjarji jiġu nnotifikati ex officio mill-qorti. Għalhekk, meta tippreżenta att proċedurali, il-parti hija meħtieġa tippreżentah lill-qorti, flimkien mal-għadd xieraq ta’ kopji għall-fini ta’ notifika lill-persuni involuti fil-kawża (l-Artikolu 128(1) tal-KPĊ). L-eċċezzjonijiet jinkludu prinċipalment in-notifika tal-ewwel dokument fil-kawża lill-intimat u l-iskambju ta’ dokumenti bejn rappreżentanti professjonali (ara hawn taħt).

Jekk, minkejja li jkun irċieva żewġ noti ta’ tentattiv ta’ konsenja, intimat jonqos milli jiġbor rikors jew att proċedurali ieħor li jinvolvi l-ħtieġa li l-intimat jiddefendi d-drittijiet tiegħu, u jekk ma tapplika l-ebda dispożizzjoni speċifika dwar in-notifika effettiva, u jekk l-ebda dokument fil-kawża ma jkun ġie nnotifikat lill-intimat qabel, il-qorti tibgħat kopja tad-dokument lir-rikorrent li jobbliga lil dan tal-aħħar jiżgura li d-dokument jiġi nnotifikat lill-intimat minn uffiċjal ġudizzjarju. L-uffiċjal ġudizzjarju, fuq talba tar-rikorrent, jinnotifika d-dokument personalment b’konferma tar-riċevuta u b’indikazzjoni tad-data, jew jikkonkludi li d-destinatarju ma jirrisjedix fl-indirizz indikat. Għal tariffa addizzjonali (PLN 40), l-uffiċjal ġudizzjarju jipproċedi wkoll biex jistabbilixxi l-indirizz tal-intimat. Jekk fi żmien xahrejn ir-rikorrent jonqos milli jipprovdi lill-qorti bi prova tan-notifika ta’ dokument lill-intimat minn uffiċjal ġudizzjarju, jew jonqos milli jindika l-indirizz attwali tal-intimat jew milli jipprovdi prova li l-intimat jirrisjedi fl-indirizz iddikjarat fir-rikors, il-qorti tista’ tissospendi l-proċedimenti u ttemm dawn il-proċedimenti wara 3 xhur mis-sospensjoni (l-Artikolu 139[1] tal-KPĊ, l-Artikolu 177(1)(6) tal-KPĊ l-Artikolu 182(1)(1) tal-KPĊ, l-Artikoli 3a-3b tal-Att dwar l-Uffiċjali Ġudizzjarji tat-22 ta’ Marzu 2018).

Waqt li l-kawża tkun pendenti, l-avukati, l-aġenti tal-privattivi u l-Avukat Ġenerali għar-Repubblika tal-Polonja huma obbligati li jinnotifikaw direttament lil xulxin kopji oħra tal-atti proċedurali, inklużi annessi. Dan ta’ hawn fuq ma japplikax għas-sottomissjoni ta’ kontrotalbiet, appelli, appelli fil-kassazzjoni, ilmenti, rikorsi biex sentenza fil-kontumaċja tiġi miċħuda, oġġezzjonijiet għal ordni ta’ ħlas, ilmenti kontra ordni ta’ ħlas, proposti biex jiġu żgurati talbiet, rikorsi għar-reviżjoni ta’ sentenza, appelli biex sentenza finali tiġi ddikjarata illeċita, u lmenti kontra deċiżjonijiet ta’ skrivani tal-qorti, li għandhom jiġu ppreżentati lill-qorti b’kopji għall-kontroparti. Dan ta’ hawn fuq lanqas ma japplika għad-dokumenti sottomessi permezz ta’ sistema tal-ICT (l-Artikolu 132(1)-1[2] tal-KPĊ).

F’ċerti kundizzjonijiet, in-notifika elettronika hija aċċettabbli, kif deskritt fil-punt 6 hawn taħt.

4 Ksib ta’ informazzjoni dwar l-indirizzi

4.1 L-awtorità li ssirilha t-talba f’dan l-Istat Membru tipprova tistabbilixxi fuq inizjattiva tagħha stess l-inħawi tad-destinatarju tad-dokumenti li għandhom jiġu notifikati jekk l-indirizz indikat ma jkunx korrett? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 7(2)(c) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti

Meta taċċetta talba għall-eżekuzzjoni, il-qorti ma tagħmilx is-sejbiet tagħha stess dwar il-post ta’ residenza jew il-kwartieri ġenerali tad-destinatarju, minbarra li tirrettifika żbalji ovvji fl-indirizz. Madankollu, meta r-rikorrent ikun talab notifika skont il-liġi tal-Istat Membru rikjest, u l-liġi Pollakka tippermetti li n-notifika titqies effettiva meta ssir f’indirizz żvelat f’rekords jew f’reġistri speċifiċi (ara l-punt 5 hawn taħt), il-qorti tista’ tkun mistennija tivverifika d-data skont tali rekords jew reġistri. Jekk il-qorti tistabbilixxi, kif deskritt hawn fuq, indirizz differenti minn dak innotifikat mir-rikorrent, hija għandha terġa’ tipprova tagħmel in-notifika. Il-qorti tista’ tivverifika wkoll jekk tafx bl-indirizz ex officio (eż. b’rabta ma’ kawża oħra pendenti quddiem il-qorti) u tipprova tinnotifika d-dokument f’dak l-indirizz.

4.2 L-awtoritajiet ġudizzjarji barranin u / jew il-partijiet fil-proċedimenti ġudizzjarji għandhom aċċess għar-reġistri jew servizzi f’dan l-Istat Membru li jippermettu li jinstab l-indirizz attwali tal-persuna? Jekk iva, x’reġistri jew servizzi jeżistu u x’inhi l-proċedura li trid tiġi segwita? Xi ħlas irid isir, jekk hemm?

Is-Sistema Elettronika tar-Reġistru tal-Popolazzjoni Pollakka (“PESEL”) fiha, fost affarijiet oħra, informazzjoni dwar l-indirizzi reġistrati ta’ persuni fiżiċi. L-awtoritajiet ġudizzjarji barranin ma jistgħux jaċċessaw ir-reġistru direttament. Qorti barranija tista’ titlob lill-qorti Pollakka biex tikkumpila xhieda sabiex tistabbilixxi l-indirizz ta’ persuna fiżika skont ftehim bilaterali jew il-Konvenzjoni dwar il-Kumpilazzjoni ta’ Xhieda Barra mill-Pajjiż f’Materji Ċivili jew Kummerċjali ffirmata f’The Hague fit-18 ta’ Marzu 1970. Il-qorti Pollakka mbagħad titlob informazzjoni mir-reġistru tal-PESEL jew mir-reġistru tal-popolazzjoni tal-muniċipalità rilevanti, jew possibbilment tieħu azzjonijiet meħtieġa oħrajn.

Parti fi proċedimenti tal-qorti barra mill-pajjiż tista’ tippreżenta talba għal aċċess għad-data fir-reġistru tal-PESEL jew f’reġistru tal-popolazzjoni lil kwalunkwe amministrazzjoni muniċipali fil-Polonja. Talba bħal din trid issir bil-miktub fuq formola (disponibbli fuq is-siti web tal-amministrazzjonijiet muniċipali). Parti trid turi l-eżistenza ta’ interess ġuridiku u tipprovdi provi li d-dritt ta’ aċċess jikkonċerna persuna speċifika. Titħallas tariffa ta’ PLN 31 fil-kont bankarju tal-muniċipalità li lilha tkun saret it-talba. Madankollu, ta’ min jinnota li l-liġi Pollakka ma tassumix li l-indirizz ta’ persuna fiżika indikat fir-reġistru tal-PESEL jew f’reġistru tal-popolazzjoni huwa l-indirizz tar-residenza attwali tal-persuna.

L-indirizzi tan-negozju tal-persuni fiżiċi li jkollhom xi negozju huma miżmuma fir-Reġistru Kummerċjali Ċentrali (CEIDG), u jistgħu jinkisbu online mingħajr ħlas. Il-magna tat-tiftix bil-Pollakk u bl-Ingliż hija disponibbli fuq: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx

Indirizzi ta’ imprendituri oħra (kumpaniji kummerċjali, kooperattivi, intrapriżi tal-Istat, korpi tar-riċerka u l-iżvilupp, intrapriżi barranin u l-fergħat tagħhom, kif ukoll intrapriżi mutwi) u assoċjazzjonijiet, organizzazzjonijiet soċjali u professjonali oħrajn u fondazzjonijiet u istituzzjonijiet tal-kura tas-saħħa huma disponibbli fir-Reġistru tal-Qorti Nazzjonali u huma aċċessibbli mingħajr ħlas online. Il-magna tat-tiftix bil-Pollakk hija disponibbli fuq: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/

4.3 Liema tip ta’ assistenza mingħand Stati Membri oħra fir-rigward ta’ ksib ta’ informazzjoni dwar l-indirizzi jipprovdu l-awtoritajiet ta’ dan l-Istat Membru skont l-Artikolu 7(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 7(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti

Skont l-Artikolu 7(1)(c) tar-Regolament dwar in-notifika ta’ dokumenti, il-Polonja tipprovdi informazzjoni dettaljata, permezz tal-portal Ewropew tal-Ġustizzja elettronika, dwar kif jistgħu jinstabu l-indirizzi ta’ persuni li lilhom għandu jiġi nnotifikat dokument.

5 Fil-prattika, normalment kif jiġi notifikat id-dokument? Hemm metodi alternattivi li jistgħu jintużaw (apparti n-notifika alternattiva msemmija fil-punt 7 iktar ’l isfel)?

Il-qorti tinnotifika dokumenti permezz tal-operatur postali, persuni impjegati mill-qrati, jew is-servizz ta’ konsenja tal-qorti. Il-qorti tista’ tinnotifika wkoll dokumenti permezz tal-uffiċjal ġudizzjarju skont l-Att dwar l-Uffiċjali Ġudizzjarji tat-22 ta’ Marzu 2018 (l-Artikolu 131 tal-KPĊ, l-Artikolu 96 tar-Regoli tal-Proċedura). F’dawn il-każijiet, l-uffiċjal ġudizzjarju jinnotifika d-dokument personalment lid-destinatarju b’konferma tar-riċevuta u b’nota dwar id-data, jew jikkonkludi li d-destinatarju ma jirrisjedix fl-indirizz indikat. Fil-prattika, in-notifika normalment issir mill-operatur postali (Poczta Polska S.A.) permezz ta’ posta rreġistrata b’konferma tal-wasla.

Jekk il-korrispondenza tkun indirizzata lil persuni fiżiċi, id-dokumenti jiġu nnotifikati lilhom personalment, jiġifieri jingħatawlhom f’idejhom, jew jekk ma jkollhomx kapaċità ġuridika, lir-rappreżentant legali tagħhom (l-Artikolu 133(1) tal-KPĊ).

Il-qrati jinnotifikaw dokumenti lis-suldati permezz tal-Pulizija Militari, lill-uffiċjali tal-Pulizija u l-uffiċjali tas-Servizz tal-Ħabsijiet – permezz tal-awtoritajiet superviżorji immedjati tagħhom, u lill-persuni taħt arrest – permezz tal-bord maniġerjali tal-faċilità (l-Artikolu 137 tal-KPĊ).

Id-dokumenti maħsuba għal persuni ġuridiċi u organizzazzjonijiet mingħajr personalità ġuridika jiġu nnotifikati lill-korp awtorizzat sabiex jirrappreżentahom fil-qorti jew jingħataw lill-impjegati awtorizzati li jirċievu dokumenti. Jekk ikun inħatar rappreżentant legali għall-finijiet ta’ litigazzjoni jew persuna awtorizzata li tirċievi dokumenti ġudizzjarji, id-dokumenti jiġu nnotifikati lil dawn il-persuni (l-Artikolu 133(2) tal-KPĊ).

Atti proċedurali jew deċiżjonijiet għall-imprendituri mdaħħla fir-Reġistru Kummerċjali Ċentrali (CEIDG) jiġu nnotifikati fl-indirizz għan-notifika pprovdut fir-Reġistru, sakemm l-imprenditur ma jkunx indika indirizz differenti għan-notifika (l-Artikolu 133(2)[1] tal-KPĊ).

Atti proċedurali jew deċiżjonijiet għall-imprendituri mdaħħla f’reġistru tal-qorti jiġu nnotifikati fl-indirizz mogħti fir-reġistru, sakemm l-imprenditur ma jkunx indika indirizz differenti għan-notifika. Jekk l-aktar indirizz riċenti mogħti jkun tħassar għaliex ikun inkonsistenti mas-sitwazzjoni fattwali u ma tkun saret l-ebda talba għad-dħul ta’ indirizz ġdid li jista’ jingħata, l-indirizz imħassar jitqies bħala indirizz disponibbli fir-reġistru (l-Artikolu 133(2)[2] tal-KPĊ).

Atti proċedurali jew deċiżjonijiet għal persuni li jirrappreżentaw entità mdaħħla fir-Reġistru tal-Qorti Nazzjonali, likwidaturi, rappreżentanti, membri ta’ korpi jew persuni awtorizzati li jaħtru l-bord maniġerjali jiġu nnotifikati fl-indirizz għan-notifika indikat fir-Reġistru tal-Qorti Nazzjonali (l-Artikolu 133(2)[3] tal-KPĊ).

Jekk ikun inħatar rappreżentant legali għall-finijiet ta’ litigazzjoni jew persuna awtorizzata li tirċievi dokumenti ġudizzjarji, id-dokumenti ġudizzjarji jiġu nnotifikati lil dawn il-persuni. Madankollu, id-dokumenti li jħarrku parti biex tidher personalment jiġu nnotifikati biss direttament lil dik il-parti, bl-eċċezzjoni ta’ partijiet li ma jkollhomx post ta’ residenza jew residenza abitwali jew uffiċċju rreġistrat fil-Polonja jew fi Stat Membru ieħor tal-UE (l-Artikolu 133(3) tal-KPĊ, l-Artikolu 1135[5](1) tal-KPĊ).

In-notifika ssir fil-post tar-residenza, fil-post tax-xogħol jew kull fejn jinstab id-destinatarju.

Fuq talba ta’ parti, id-dokumenti jistgħu jiġu nnotifikati lil indirizz tal-kaxxa postali nnotifikat minn dik il-parti. F’każijiet bħal dawn, id-dokumenti mibgħuta permezz tal-operatur postali jiġu ddepożitati fl-uffiċċju postali tal-operatur, b’avviż għal dak il-għan jitħalla fil-kaxxa tal-ittri tad-destinatarju (l-Artikolu 135 tal-KPĊ).

Reġistratur tal-qorti jista’ jagħti dokument lid-destinatarju direttament fir-reġistru tal-qorti, jekk id-destinatarju jkun preżenti fil-qorti u jagħti prova tal-identità tiegħu (l-Artikolu 132(2) tal-KPĊ). Barra minn hekk, jekk dokument li għandu jiġi nnotifikat ikun ġie ppreżentat quddiem il-qorti fi żmien li jagħmilha impossibbli li jiġi nnotifikat qabel id-data ta’ sessjoni jew ta’ seduta, il-qorti tinnotifika d-dokument lid-destinatarju fis-sessjoni jew fis-seduta (l-Artikolu 99 tar-Regoli tal-Proċedura).

L-ittri jistgħu jiġu nnotifikati b’mod elettroniku biss fil-każijiet u bil-mod indikati fil-punt 6.1. hawn taħt.

B’eċċezzjoni, fil-każ biss ta’ ċitazzjoni għal seduta, il-qorti tista’, minflok ma tinnotifika tali ċitazzjoni bil-miktub, tinnotifikaha lill-partijiet, lix-xhieda, lill-periti jew lil persuni oħrajn b’mezzi oħrajn, li tqis l-aktar xierqa, jekk tqis li dan ikun meħtieġ biex jitħaffef l-eżami tal-każ. Din it-taħrika (eż. bil-posta elettronika jew bit-telefown) tipproduċi effetti legali jekk ma jkun hemm l-ebda dubju li tkun waslet għand id-destinatarji mill-inqas ġimgħa, u f’każijiet urġenti 3 ijiem, qabel is-sessjoni (l-Artikolu 149[1] tal-KPĊ u l-Artikolu 149(2) tal-KPĊ).

6 Hija permessa n-notifika elettronika tad-dokumenti (notifika ta’ dokumenti ġudizzjarji jew extraġudizzjarji permezz ta’ mezzi ta’ komunikazzjoni elettroniċi mill-bogħod, bħall-email, applikazzjoni sikura bbażata fuq l-internet, faks, sms, eċċ.) fi proċedimenti ċivili? Jekk iva, għal liema tipi ta’ proċedimenti huwa previst dan il-metodu? Hemm restrizzjonijiet fir-rigward tad-disponibilità / l-aċċess għal dan il-metodu ta’ notifika ta’ dokumenti skont min ikun id-destinatarju (professjonist tal-liġi, persuna ġuridika, kumpanija jew attur ieħor fin-negozju, eċċ.)?

6.1 Liema tipi ta’ notifika elettronika fis-sens tal-Artikolu 19(1) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti huma disponibbli f’dan l-Istat Membru fejn għandha ssir in-notifika direttament lil persuna, li jkollha indirizz magħruf għan-notifika fi Stat Membru ieħor?

Il-qorti tinnotifika d-dokumenti b’mod elettroniku, jiġifieri permezz ta’ sistema tal-ICT, biss jekk id-destinatarju jkun ippreżenta dokument permezz tas-sistema jew ikun għażel li jissottometti dokumenti b’dan il-mod (id-destinatarju jista’ jirrevoka l-għażla). Din il-forma ta’ notifika tista’ tintgħażel ukoll minn destinatarju residenti fi Stat Membru ieħor. Jekk dokument jiġi nnotifikat b’mod elettroniku, dan jitqies li jkun ġie nnotifikat fil-ħin indikat fil-konferma elettronika tar-riċevuta. Fin-nuqqas ta’ tali konferma, in-notifika titqies effettiva 14-il jum wara li d-dokument ikun ittella’ fis-sistema tal-ICT. Id-dokumenti li għandhom jiġu nnotifikati ma jintbagħtux fl-indirizzi tal-posta elettronika, iżda minflok jitħalla avviż fil-kaxxa postali tad-destinatarju li jkun ittella’ messaġġ fis-sistema tal-ICT (l-Artikolu 131[1] tal-KPĊ).

Regoli speċifiċi japplikaw għan-notifika ta’ dokumenti ġudizzjarji lill-avukati, lill-aġenti tal-privattivi jew lill-Avukat Ġenerali għar-Repubblika tal-Polonja matul l-istat ta’ emerġenza epidemika jew l-istat ta’ epidemija ddikjarat minħabba l-COVID-19 u fi żmien sena mit-tneħħija tal-aħħar wieħed minnhom. Matul tali perjodu, jekk is-sistema tal-ICT li tappoġġa l-proċedimenti tal-qorti ma tkunx disponibbli, il-qorti tinnotifika dokumenti ġudizzjarji lil tali partijiet billi ttella’ l-kontenut tagħhom fis-sistema tal-ICT użata biex tagħmel dawn id-dokumenti disponibbli (portal ta’ informazzjoni). Dan ma japplikax għal dokumenti li jkunu jridu jiġu nnotifikati flimkien ma’ kopji tal-atti proċedurali tal-partijiet jew ta’ dokumenti oħra li ma jkunux joriġinaw mill-qorti. Id-data tan-notifika hija d-data meta d-destinatarju jkun sar jaf bid-dokument imtella’ fil-portal tal-informazzjoni. Jekk id-destinatarju jonqos milli jagħmel dan, id-dokument jitqies innotifikat malli jgħaddu 14-il jum mid-data ta’ tali tlugħ. In-notifika ta’ dokument permezz tal-portal ta’ informazzjoni tipproduċi l-effetti proċedurali definiti fil-KPĊ fir-rigward tan-notifika ta’ dokumenti ġudizzjarji. Il-qorti tista’ tagħżel li ma tinnotifikax dokument permezz tal-portal tal-informazzjoni jekk dan ikun impossibbli minħabba n-natura tad-dokument (l-Artikolu 15zzs[9] tal-Att tat-2 ta’ Marzu 2020 dwar arranġamenti speċjali għall-prevenzjoni, il-ġlieda kontra u l-kontroll tal-COVID-19, mard ieħor li jittieħed u sitwazzjonijiet ta’ emerġenza relatati). L-istat ta’ emerġenza epidemika se jibqa’ fis-seħħ fil-Polonja sat-30 ta’ Ġunju 2023.

L-avukati, l-aġenti tal-privattivi u l-Avukat Ġenerali għar-Repubblika tal-Polonja jinnotifikaw direttament lil xulxin (ara l-punt 3 hawn fuq) biss b’mezzi elettroniċi, jekk jippreżentaw dikjarazzjonijiet unanimi għal dan il-għan lill-qorti u jinnotifikaw lill-qorti bid-dettalji ta’ kuntatt li għandhom jintużaw għal dan il-għan, b’mod partikolari, indirizz tal-posta elettronika jew numru tal-faks. Tali dikjarazzjonijiet huma irrevokabbli u kwalunkwe ftehim ta’ kundizzjoni jew terminu huwa meqjus bħala noneżistenti. Fuq talba unanima tal-partijiet jew meta jkun iġġustifikat mod ieħor, il-qorti tordna li tali mezzi ta’ notifika jiġu rrinunzjati. L-obbligu ta’ notifika elettronika reċiproka ma japplikax għal dokumenti li jridu jiġu ppreżentati lill-qorti b’kopji għall-kontroparti, kif imsemmi fil-punt 3 hawn fuq.

6.2 Dan l-Istat Membru f’konformità mal-Artikolu 19(2) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti speċifika l-kundizzjonijiet addizzjonali li bihom jaċċetta n-notifika elettronika permezz tal-email imsemmija fl-Artikolu 19(1)(b) ta’ dan ir-Regolament? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 19(2) tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti

Ma tapplika l-ebda kundizzjoni addizzjonali.

7 Notifika “alternattiva”

7.1 Il-liġi ta’ dan l-Istat Membru tippermetti metodi oħrajn ta’ notifika f’każijiet li fihom ma kienx possibbli li d-dokumenti jiġu notifikati lid-destinatarju (pereż. notifika fl-indirizz tad-dar, fl-uffiċċju tal-marixxall, bil-posta jew b’reklamar)?

Jekk id-destinatarju ma jkunx id-dar, il-persuna li tkun qed tinnotifika d-dokument tista’ tagħti d-dokument ġudizzjarju lil membru adult tal-unità domestika jew, jekk ebda adult ma jkun preżenti, lill-maniġment tal-proprjetà, lill-persuna li tieħu ħsieb il-proprjetà jew lill-uffiċjal eżekuttiv tal-parroċċa ċivili jekk dawn il-persuni ma jkunux il-partijiet opposti fil-kawża u jkunu aċċettaw li jagħtu d-dokument lid-destinatarju. Madankollu, il-qorti tista’ tipprekludi jew tillimita l-possibbiltà li d-dokumenti jiġu nnotifikati lil persuni oħra. Fuq l-oġġett impustat tinkiteb nota. Jekk destinatarju li jkun innotifika l-post tax-xogħol tiegħu bħala l-indirizz għan-notifika ma jinstabx minn dak li jagħmel in-notifika fuq il-post tax-xogħol, id-dokument jista’ jiġi nnotifikat lil persuna awtorizzata li tirċievi dokumenti (l-Artikolu 138 tal-KPĊ, l-Artikolu 3 tar-Regolament).

Jekk ma jkunx jista’ jiġi nnotifikat, dokument mibgħut permezz ta’ operatur postali jiġi ddepożitat fl-uffiċċju postali ta’ dak l-operatur, u, jekk jiġi nnotifikat b’mezzi oħra, fl-amministrazzjoni muniċipali rilevanti, filwaqt li jitħalla avviż dwar dan fuq il-bieb jew fil-kaxxa tal-ittri tad-destinatarju li jiddikjara fejn u meta jkun tħalla d-dokument u li dan għandu jinġabar fi żmien 7 ijiem mid-data tan-notifika. Jekk it-terminu jiskadi mingħajr ebda effett, il-proċedura ta’ notifika tiġi ripetuta (l-Artikolu 139(1) tal-KPĊ). Fil-każ ta’ persuni fiżiċi, dokument iddepożitat f’uffiċċju postali jista’ jinġabar mid-destinatarju personalment, mir-rappreżentant legali tiegħu jew minn rappreżentant postali, u fil-każ ta’ entitajiet oħra, anke minn persuna awtorizzata li tirrappreżenta lill-entità jew minn impjegat awtorizzat (l-Artikolu 8 tar-Regolament). Id-dokument jitqies li ġie nnotifikat malli jiskadi t-terminu għall-ġbir tiegħu.

In-notifika tista’ tiġi preżunta li hija effettiva wkoll jekk kien impossibbli li ssir minħabba n-nuqqas tal-parti li tikkonforma mal-obbligi tagħha:

  • jekk dokument ma jkunx jista’ jiġi nnotifikat lil parti soġġetta għad-dħul f’reġistru tal-qorti minħabba li bidla fl-indirizz tal-parti ma tkunx ġiet żvelata fir-reġistru, id-dokument jiġi mehmuż mal-proċess tal-kawża bl-effett tan-notifika, sakemm il-qorti ma tkunx taf l-indirizz il-ġdid (l-Artikolu 139(3) tal-KPĊ);
  • id-dokumenti għal persuni li jirrappreżentaw entità mdaħħla fir-Reġistru tal-Qorti Nazzjonali, il-likwidaturi, ir-rappreżentanti, il-membri ta’ korpi jew persuni awtorizzati biex jaħtru l-bord ta’ ġestjoni, jekk ma jkunux jistgħu jiġu kkonsenjati bil-mod ordinarju minħabba nuqqas ta’ notifika ta’ bidla fl-indirizz għan-notifika, jiġu mehmuża mal-proċess tal-kawża bl-effett ta’ notifika, sakemm ma jkunx hemm indirizz ieħor għan-notifika jew għall-post ta’ residenza u dan ikun magħruf mill-qorti (l-Artikolu 139(3)[1] tal-KPĊ);
  • jekk id-destinatarju (jew parti jew ir-rappreżentant tal-parti) ikun irriloka mill-indirizz attwali u ma jkunx innotifika lill-qorti dwar il-post il-ġdid ta’ residenza (minkejja li jkun ingħata struzzjonijiet mill-qorti dwar l-obbligu li jagħmel dan), id-dokument ġudizzjarju jinthemeż mal-proċess tal-kawża bl-effett ta’ notifika, ħlief meta l-indirizz il-ġdid ikun magħruf mill-qorti (l-Artikolu 136 tal-KPĊ).

F’każijiet oħrajn fejn il-post fejn tinsab il-parti ma jkunx magħruf:

  • jekk id-dokument li għandu jiġi nnotifikat ikun jinvolvi l-ħtieġa li parti tiddefendi d-drittijiet tal-parti, in-notifika tista’ – sakemm tali parti, ir-rappreżentant jew il-plenipotenzjarju tagħha jippreżentaw ruħhom – issir biss lill-kuratur ad litem maħtur mill-qorti fuq talba tal-persuna kkonċernata (eż. ir-rikorrent) li jkun ipprovda provi prima facie li l-post fejn ikun jinsab id-destinatarju ma jkunx magħruf. Il-ħatra ta’ kuratur ad litem tiġi mħabbra pubblikament fil-bini tal-qorti u fil-bini tal-amministrazzjoni muniċipali, u - f’każijiet aktar importanti - anke fl-istampa, jekk ikun meħtieġ. In-notifika ssir effettiva ladarba d-dokument jiġi kkonsenjat lill-kuratur ad litem, għalkemm il-qorti tista’ tagħmel l-effettività tan-notifika soġġetta għall-iskadenza ta’ perjodu speċifiku mill-mument meta jintwera l-avviż fil-bini tal-qorti (l-Artikolu 143 tal-KPĊ).
  • jekk id-dokument li jkollu jiġi nnotifikat ma jkunx jinvolvi l-ħtieġa li parti tiddefendi d-drittijiet tal-parti, id-dokument jiġi nnotifikat lill-parti billi jintwera fil-bini tal-qorti (l-Artikolu 145 tal-KPĊ).

7.2 Jekk jiġu applikati metodi oħrajn, id-dokumenti meta jitqiesu li ġew notifikati?

Fil-każ ta’ notifika lil membru adult tal-unità domestika, lill-maniġment tal-proprjetà, lill-persuna li tieħu ħsieb il-proprjetà jew lill-uffiċjal eżekuttiv tal-parroċċa ċivili jew persuna fuq il-post tax-xogħol, id-dokument jitqies li ġie nnotifikat meta jingħata lil tali persuna.

Jekk id-dokument jiġi ddepożitat f’uffiċċju postali u ma jinġabarx minn persuna awtorizzata, jitqies li ġie nnotifikat mal-iskadenza tal-aħħar jum tat-terminu għall-ġbir (jiġifieri mal-iskadenza ta’ ġimgħa mit-tieni nota ta’ tentattiv ta’ konsenja), sakemm id-dokument ma jkunx indirizzat lil intimat li ma jkunx ġie nnotifikat qabel b’xi dokument ieħor fil-kawża, kif imsemmi fil-punt 3 hawn fuq.

Jekk in-notifika ssir lill-kuratur ad litem maħtur għal parti li l-post fejn hija tinsab ma jkunx magħruf, id-dokument jitqies li ġie nnotifikat meta jingħata lill-kuratur ad litem jew malli jiskadi t-terminu mill-wiri tal-avviż, kif stabbilit mill-qorti, skont liema jseħħ l-aħħar.

Jekk in-notifika ssir permezz tal-wiri ta’ avviż fil-bini tal-qorti, id-dokument jitqies li ġie nnotifikat xahar wara d-data tal-wiri.

7.3 Jekk metodu ieħor ta’ notifika jkun id-depożitu tad-dokumenti f’post partikolari (pereż. fl-uffiċċju tal-posta), id-destinatarju kif jiġi infurmat b’dak id-depożitu?

Dan isir permezz ta’ avviż li jitħalla mal-bieb tad-destinatarju jew fil-kaxxa tal-ittri tiegħu. L-avviż jindika, fost l-oħrajn, li jekk l-oġġett postali ma jinġabarx minkejja żewġ notifiki, dan jiġi rritornat lill-qorti mittenti u l-oġġett postali jitqies li ġie nnotifikat fl-aħħar jum meta jkun jista’ jinġabar, u li n-notifika tista’ twassal għall-bidu ta’ termini proċedurali (l-Artikolu 6 tar-Regolament).

7.4 Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jaċċetta n-notifika tad-dokumenti, xi jkunu l-konsegwenzi? Id-dokumenti jitqiesu bħala effetivament notifikati jekk ir-rifjut ma jkunx leġittimu?

Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jaċċetta n-notifika ta’ dokument, id-dokument jitqies li ġie nnotifikat ma’ dan ir-rifjut (l-Artikolu 139(2) tal-KPĊ).

Eċċezzjoni waħda hija meta qorti jew awtorità oħra ta’ Stat barrani titlob lill-qorti biex tinnotifika dokument ġudizzjarju lil persuna li tkun qed tgħix fil-Polonja mingħajr ma tehmeż traduzzjoni Pollakka tad-dokument. Tali dokument jiġi nnotifikat lid-destinatarju jekk huwa jagħżel li jaċċettah. Destinatarju li jirrifjuta li jaċċetta dokument jiġi avżat dwar l-effetti legali negattivi possibbli barra mill-pajjiż (l-Artikolu 1135[1](2) tal-KPĊ).

8 Notifika postali minn barra l-pajjiż (l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti)

8.1 Jekk is-servizz postali jwettaq il-konsenja ta’ dokument mibgħut minn barra lil destinatarju f’dan l-Istat Membru f’sitwazzjoni fejn ikun hemm bżonn konferma tar-riċevuta (l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti), is-servizz postali jwettaq il-konsenja lid-destinatarju stess biss jew jista’, skont ir-regoli nazzjonali tal-konsenja tal-posta, iwettaq il-konsenja tad-dokument lil persuna oħra fl-istess indirizz ukoll?

Id-dokumenti nnotifikati fuq dik il-bażi mill-operatur postali jiġu nnotifikati bħala ittri ordinarji, aktar milli bħala korrispondenza ġudizzjarja (ara l-aħħar paragrafu tal-punt 1 hawn fuq). Minbarra d-destinatarju, tali ittra tista’ tiġi nnotifikata b’mod effettiv ukoll:

  • lir-rappreżentant statutorju jew lill-plenipotenzjarju tad-destinatarju awtorizzat bi prokura mogħtija skont dispożizzjonijiet ġenerali jew permezz ta’ awtorizzazzjoni postali;
  • lil adult li jirrisjedi flimkien mad-destinatarju, dment li d-destinatarju ma jkunx ta struzzjonijiet differenti lill-uffiċċju postali;
  • lil persuna awtorizzata li tirċievi oġġetti postali fis-sede ta’ awtorità pubblika jekk l-oġġett postali jkun indirizzat lill-awtorità pubblika kkonċernata;
  • lil persuna awtorizzata li tirċievi oġġetti postali f’entitajiet li huma persuni ġuridiċi jew unitajiet organizzattivi mingħajr personalità ġuridika jekk l-oġġett postali jkun indirizzat lil:

(a) il-persuna ġuridika kkonċernata jew unità organizzattiva mingħajr personalità ġuridika,

(b) persuna fiżika li ma hijiex membru tal-bord maniġerjali jew impjegat tal-persuna ġuridika jew tal-unità organizzattiva mingħajr personalità ġuridika kkonċernata u li tkun preżenti fiha;

  • lill-kap ta’ unità organizzattiva jew persuna fiżika li tkun awtorizzata minn dak il-kap jekk l-oġġett postali jkun indirizzat lil persuna fiżika preżenti f’unità fejn huwa diffiċli ħafna jew impossibbli li oġġett postali jitwassal lid-destinatarju minħabba n-natura ta’ dik l-unità jew prassi ġeneralment aċċettata (l-Artikolu 37 tal-Att dwar il-Posta).

8.2 Skont ir-regoli tal-konsenja tal-posta f’dan l-Istat Membru, kif tista’ ssir in-notifika ta’ dokumenti minn barra, skont l-Artikolu 18 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti, jekk la d-destinatarju u lanqas xi ħaddieħor li jkun awtorizzat jirċievi n-notifika (jekk possibbli skont ir-regoli nazzjonali tal-konsenja tal-posta – ara aktar ’il fuq) ma jkun instab fl-indirizz tal-konsenja?

Fil-każ ta’ servizzi postali universali, l-operatur postali:

  • iħalli fil-kaxxa postali tad-destinatarju (jew, fin-nuqqas ta’ dan, b’mezzi legali oħra) avviż ta’ tentattiv ta’ konsenja maħruġ fuq il-formola xierqa, flimkien ma’ informazzjoni dwar it-terminu għall-ġbir u l-indirizz tal-uffiċċju postali fejn ikun iddepożitat l-oġġett postali,
  • jinforma lid-destinatarju b’mezzi elettroniċi (SMS jew posta elettronika) dwar il-possibbiltà li jiġbru, filwaqt li jindika n-numru tal-oġġett postali, it-terminu għall-ġbir u l-indirizz tal-uffiċċju postali fejn ikun iddepożitat, jekk id-destinatarju jkun talab lill-uffiċċju postali biex jinnotifikah b’mezzi elettroniċi.

L-oġġett postali jista’ jinġabar mill-uffiċċju postali mid-destinatarju jew minn persuna awtorizzata oħra kif imsemmi fil-punt 8.1 hawn fuq (inkluż adult li jirrisjedi flimkien mad-destinatarju, jekk ikun ippreżenta dikjarazzjoni bil-miktub ta’ koabitazzjoni lill-uffiċċju postali). Jekk l-oġġett postali ma jinġabarx fi żmien 7 ijiem, il-proċedura ta’ notifika tiġi ripetuta. Jekk id-destinatarju jew persuna awtorizzata oħra ma tiġborx l-oġġett postali fi żmien 14-il jum mill-jum ta’ wara dak li fih ikun tħalla l-ewwel avviż, l-oġġett postali jiġi rritornat lill-mittent (l-Artikolu 37 tal-Att dwar il-Posta, l-Artikolu 24 u l-Artikolu 26 tar-Regoli dwar il-forniment ta’ servizzi universali, kif mehmuża mar-Riżoluzzjoni Nru 227/2022 tal-Bord tat-Tmexxija ta’ Poczta Polska S.A.).

8.3 L-uffiċċju tal-posta jippermetti perjodu speċifiku għall-ġbir tad-dokumenti qabel ma d-dokumenti jintbagħtu lura għaliex ma jkunux ġew konsenjati? Jekk iva, kif jiġi infurmat id-destinatarju li għandu l-posta x’jiġbor mill-uffiċċju tal-posta?

Ara l-punt 8.2 iktar ’il fuq.

9 Ikun hemm prova bil-miktub li d-dokument ikun ġie notifikat?

In-notifika ta’ dokument tiġi kkonfermata mir-riċevitur bil-miktub jew fis-sistema tal-ICT tal-operatur postali jew permezz ta’ dokument meħud mis-sistema tal-ICT. Ir-riċevitur ta’ dokument jikkonferma l-wasla u d-data tagħha bil-firma tiegħu. Jekk ir-riċevitur ma jkunx jista’ jew ma jkunx irid jagħmel dan, min jagħmel in-notifika stess jieħu nota tad-data tan-notifika u r-raġunijiet għaliex ma tkun ġiet ipprovduta l-ebda firma. L-uffiċjal li jagħmel in-notifika jindika fuq ir-riferta l-mod kif id-dokument ikun ġie nnotifikat, jikteb id-data tan-notifika fuq id-dokument innotifikat, u jiffirmaha (l-Artikolu 142 tal-KPĊ).

10 X’jiġri jekk xi ħaġa tmur ħażin u d-destinatarju tan-notifika ma jirċevix id-dokument jew jekk in-notifika ssir bi ksur tal-liġi (pereż. id-dokument jiġi notifikat lil terza persuna)? Minkejja dan, in-notifika tad-dokument tista’ titqies valida (pereż. hemm rimedju għall-ksur tal-liġi) jew trid issir notifika ġdida tad-dokument?

In-nuqqas ta’ konformità mad-dispożizzjonijiet dwar in-notifika jrendi n-notifika ineffettiva u jirrikjedi li tiġi ripetuta. Madankollu, notifika difettuża titqies effettiva meta d-destinatarju effettivament jirċievi l-oġġett postali.

Jekk in-notifika difettuża tkun impediet lil parti milli tiddefendi d-drittijiet tagħha, il-parti tista’ titlob li d-deċiżjoni tiġi miċħuda fi proċedimenti ta’ appell, u meta tagħmel dan tista’ tinvoka l-invalidità tal-proċedimenti (l-Artikolu 379(5) tal-KPĊ).

Minkejja l-għeluq finali tal-proċedimenti, jekk parti ma tkunx tħalliet tieħu azzjoni minħabba notifika difettuża, il-parti tista’, fi żmien 3 xhur minn meta tiġi nnotifikata bid-deċiżjoni finali, tippreżenta rikors għar-reviżjoni ta’ sentenza (l-Artikoli 401 u 407 tal-KPĊ).

11 Jekk id-destinatarju jirrifjuta li jaċċetta dokument abbażi tal-lingwa użata (l-Artikolu 12 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti) u l-qorti jew l-awtorità invokata tal-proċedimenti ġudizzjarji tiddeċiedi, wara li twettaq verifika, li r-rifjut ma kienx ġustifikat, jeżisti xi rimedju legali speċifiku biex dik id-deċiżjoni tiġi kkontestata?

Tali deċiżjoni ma tistax tiġi kkontestata separatament. Din tista’ tiġi appellata biss flimkien mad-deċiżjoni li tagħlaq il-proċedimenti.

12 Hemm xi ħlas għan-notifika ta’ dokument, u jekk hemm, kemm hu l-ħlas? Hemm differenza bejn meta d-dokument għandu jiġi notifikat skont il-liġi domestika u meta t-talba ta’ notifika toriġina minn Stat Membru ieħor? Ara wkoll in-notifika taħt l-Artikolu 15 tar-Regolament dwar in-Notifika ta’ Dokumenti, rigward in-notifika ta’ dokument minn Stat Membru ieħor

Fil-proċedimenti quddiem qorti Pollakka, in-notifika ta’ dokument mill-qorti mingħajr l-involviment ta’ uffiċjal ġudizzjarju hija mingħajr ħlas. It-tariffa għan-notifika ta’ dokument minn uffiċjal ġudizzjarju hija ta’ PLN 60 għal kull indirizz ta’ konsenja, irrispettivament min-numru ta’ destinatarji tad-dokument residenti hemmhekk u min-numru ta’ tentattivi ta’ notifika.

Jekk dokument minn Stat Membru ieħor jiġi nnotifikat fil-Polonja skont ir-Regolament dwar in-notifika ta’ dokumenti, ir-rikorrent ma jħallas l-ebda spiża, inklużi l-ispejjeż tan-notifika minn uffiċjal ġudizzjarju, jekk il-qorti li tkun l-aġenzija riċeventi tagħżel li d-dokument jiġi nnotifikat b’dan il-mod (ara l-ewwel paragrafu tal-punt 5 iktar ’il fuq).

L-aħħar aġġornament: 30/11/2023

Il-verzjoni bil-lingwa nazzjonali ta’ din il-paġna tinżamm mill-punt ta’ kuntatt tan-NĠE rispettiv. It-traduzzjonijiet saru mis-servizz tal-Kummissjoni Ewropea. Jista' jkun hemm xi tibdil imdaħħal fl-oriġinal mill-awtorità nazzjonali kompetenti li jkun għadu ma jidhirx fit-traduzzjonijiet. La l-NĠE u lanqas il-Kummissjoni Ewropea ma jaċċettaw ebda responsabbiltà fir-rigward ta' kwalunkwe informazzjoni jew dejta li tinsab jew li hemm referenza għaliha f'dan id-dokument. Jekk jogħġbok irreferi għall-avviż legali sabiex tiċċekkja r-regoli dwar id-drittijiet tal-awtur għall-Istati Membri responsabbli minn din il-paġna.