Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term “betekening en kennisgeving van stukken”? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de “betekening en kennisgeving van stukken”?

Betekening is de in wettelijk voorgeschreven vorm uit te voeren en vast te leggen bekendmaking van een document aan de geadresseerde, d.w.z. de persoon waaraan een document moet worden betekend. Onder bekendmaking wordt verstaan het verschaffen van de mogelijkheid aan een persoon tot kennisneming van documenten die voor hem zijn bestemd. De betekening moet ervoor zorgen dat de geadresseerde daadwerkelijk kennis neemt van een document, of moet tenminste de mogelijkheid tot kennisneming ervan garanderen. Bovendien dient de betekening als bewijs voor het moment en de wijze waarop een document aan een geadresseerde is overhandigd.

In gerechtelijke procedures is de betekening bedoeld om het recht van hoor en wederhoor en een eerlijk proces te garanderen. Daarom bestaan er speciale procedures voor de betekening van documenten.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Welke documenten formeel moeten worden betekend, is niet uitputtend in de Duitse wet geregeld. Formele betekening is altijd nodig wanneer dat doelmatig of vereist is, bijvoorbeeld omdat pas door de feitelijke kennisgeving rechten ontstaan of termijnen ingaan. In het Duitse wetboek van burgerlijke rechtsvordering (Zivilprozessordnung, ZPO) wordt ten dele een beschrijving gegeven van de te betekenen documenten. Zo is het wettelijk verplicht om in gerechtelijke procedures of bij rechterlijke beslissingen waartegen in beroep kan worden gegaan, gedinginleidende stukken te betekenen.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

Verschillende personen kunnen een document betekenen, afhankelijk van of er sprake is van een ambtshalve betekening, geregeld in de artikelen 166 tot en met 190 ZPO, of een betekening op vordering van de partijen, geregeld in de artikelen 191 tot en met 195 ZPO.

De ambtshalve betekening komt het meest voor. Overeenkomstig artikel 168, lid 1, ZPO vindt deze betekening in beginsel plaats door de griffie van de rechtbank die een gerechtelijke procedure behandelt. De griffie kan de betekening uit handen geven aan een postdienst of een justitiemedewerker of kan de betekening zelf uitvoeren.

Een betekening op vordering van de partijen kan alleen plaatsvinden in wettelijk erkende en voorgeschreven gevallen. Overeenkomstig artikel 192 ZPO gebeurt dit in beginsel door de gerechtsdeurwaarder. Deze krijgt zijn opdracht hetzij rechtstreeks van de partijen, hetzij indirect via de griffie van de rechtbank waar de zaak aanhangig is. Overeenkomstig artikel 194 ZPO kan de gerechtsdeurwaarder de betekening uit handen geven aan een postdienst.

4 Het achterhalen van adressen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk bestemd is indien het aangegeven adres niet correct is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Elke Duitse autoriteit die door een buitenlandse autoriteit wordt verzocht in Duitsland een document te betekenen, spant zich over het algemeen in om het huidige adres van de geadresseerde te achterhalen, indien de geadresseerde niet woonachtig is op het adres in de aanvraag om betekening of indien het hierin vermelde adres onvolledig of verkeerd is. De Duitse autoriteit verricht deze dienst echter op vrijwillige basis en heeft daartoe geen verplichting.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet er, in voorkomend geval, worden betaald?

Buitenlandse overheidsinstanties en particulieren mogen op grond van artikel 44 van de federale burgerregistratiewet (Bundesmeldegesetz) bepaalde gegevens van een persoon opvragen bij de Duitse registratieautoriteiten zonder hiervoor de reden te hoeven opgeven. Deze gegevens worden verstrekt door middel van een eenvoudig uittreksel uit het bevolkingsregister.

Het eenvoudig uittreksel uit het bevolkingsregister bevat de volgende gegevens:

• de naam;
• de voornamen, met vermelding van de roepnaam;
• een academische titel;
• de huidige adressen, en
• eventueel een vermelding wanneer de persoon is overleden.

De aanvraag moet worden ingediend bij de bevoegde registratieautoriteit. Over het algemeen is dat het gemeentehuis of het stadskantoor in de veronderstelde woonplaats van de persoon in kwestie. Steeds meer gemeenten bieden de mogelijkheid om informatie via internet op te vragen.

Voor het uittreksel uit het bevolkingsregister is een vergoeding verschuldigd. De hoogte van de vergoeding verschilt per deelstaat.

Het uittreksel uit het bevolkingsregister kan alleen worden afgegeven indien de verzoekende instantie voldoende gegevens verstrekt waarmee de identiteit van de gezochte persoon nauwkeurig kan worden vastgesteld. Het is dus niet mogelijk een overzicht met zoekresultaten te sturen. Bovendien moet de persoon of instantie die om de informatie verzoekt, verklaren dat hij/zij de gegevens niet zal gebruiken voor reclame of voor de verkoop van adressenbestanden.

Een uittreksel uit het bevolkingsregister mag niet worden afgegeven indien de verstrekking van gegevens van de betrokken persoon is geblokkeerd overeenkomstig artikel 51 van de federale burgerregistratiewet of een kennisgeving van voorwaardelijke niet-bekendmaking is gedaan overeenkomstig artikel 52 van die wet, en indien inbreuk op beschermde belangen niet kan worden uitgesloten.

In geval van activiteiten die deels of geheel onder de werkingssfeer van het EU-recht vallen, mogen fundamentele gegevens die buiten die sfeer vallen, krachtens artikel 35 van de burgerregistratiewet worden doorgegeven aan overheidsinstanties in andere lidstaten van de Europese Unie, overheidsinstanties in andere landen die partij zijn bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, instellingen en organen van de Europese Unie of de instellingen en organen van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, voor zover de verzoeker deze gegevens nodig heeft voor het vervullen van zijn taken.

4.3 Welke vorm van bijstand verlenen de autoriteiten van deze lidstaat op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken bij het achterhalen van adressen op verzoek van andere lidstaten? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Overeenkomstig artikel 7, lid 1, punt c), van Verordening (EU) 2020/1784 inzake de betekening en de kennisgeving van stukken stelt Duitsland op het Europese e-justitieportaal uitvoerige informatie ter beschikking over de wijze waarop in Duitsland adressen van geadresseerden kunnen worden opgezocht.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

De ambtshalve betekening is de meest voorkomende wijze van betekening. Deze wordt gewoonlijk door een postdienst uitgevoerd. Overeenkomstig artikel 176, lid 2, ZPO geeft de griffie de postdienst opdracht tot betekening en overhandigt het te betekenen document in een verzegelde envelop en met een voorgedrukt formulier voor exploot. De postdienst vult na de betekening het exploot in en stuurt dit onverwijld naar de griffie van de rechtbank terug.

De overhandiging van het te betekenen document is geregeld in artikel 177 ZPO en kan overal plaatsvinden, dat wil zeggen op een niet nader omschreven plaats. Indien de geadresseerde niet de mogelijkheid heeft om in rechte op te treden, moet de betekening, overeenkomstig artikel 170, lid 1, eerste volzin, ZPO, worden gericht aan diens wettelijk vertegenwoordiger,

Er bestaan enkele alternatieve wijzen van betekening. Overeenkomstig artikel 171 ZPO kan de betekening ook worden gedaan aan een gevolmachtigde vertegenwoordiger van de geadresseerde. In een gerechtelijke procedure wordt het document normaal tegen ontvangstbevestiging betekend aan de advocaat die de geadresseerde vertegenwoordigt, overeenkomstig de artikelen 172 en 174 ZPO. De advocaat stuurt de ontvangstbevestiging naar de rechtbank.

Indien beide partijen in een gerechtelijke procedure door een advocaat worden vertegenwoordigd, kan ook de ene advocaat aan de andere advocaat betekenen, overeenkomstig artikel 195 ZPO. Dit geldt ook voor documenten die ambtshalve moeten worden betekend, als er niet tegelijkertijd ook een gerechtelijke beslissing aan de wederpartij moet worden meegedeeld. In het document zelf moet worden verklaard dat de betekening door de ene advocaat aan de andere wordt verricht. Ook hier geldt dat de ontvangstbevestiging geldt als bewijs van de betekening.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, sms enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor enz.)?

Overeenkomstig de artikelen 173 en 130a ZPO kunnen elektronische documenten in beginsel in alle civiele procedures op elektronische wijze worden betekend via een beveiligd transmissiekanaal [beveiligde elektronische post (De-Mail), speciale e-mailboxen, gebruikersaccount overeenkomstig de wet inzake online toegang (Onlinezugangsgesetz)]. Sinds 1 januari 2023 zijn advocaten, notarissen, deurwaarders en belastingadviseurs, evenals overheidsinstanties, ‑organen of ‑instellingen, en, vanaf 1 januari 2024, andere personen die gelet op de aard van hun beroep worden geacht uiterst betrouwbaar te zijn, verplicht een beveiligd transmissiekanaal open te stellen voor elektronisch betekende documenten. Elektronische betekening aan andere procespartijen is alleen mogelijk indien zij uitdrukkelijk hebben ingestemd met de betekening van elektronische documenten voor de procedure in kwestie of, in het geval van rechtspersonen, in het algemeen.

Betekening aan advocaten, notarissen, deurwaarders, belastingadviseurs, andere personen die gelet op de aard van hun beroep worden geacht uiterst betrouwbaar te zijn, en overheidsinstanties, ‑organen of ‑instellingen mag tevens per fax worden verricht. De ontvangstbevestiging voorzien van datum en handtekening van de geadresseerde geldt als voldoende bewijs van de betekening per fax. De ontvangstbevestiging kan op papier, per fax of als elektronisch document naar de rechtbank worden teruggestuurd.

Betekening per sms is niet toegestaan.

De betekening van elektronische documenten is toegestaan voor alle in de ZPO vastgelegde procedures.

6.1 Welke vormen van elektronische betekening of kennisgeving in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken zijn er in deze lidstaat beschikbaar waarbij de stukken rechtstreeks moeten worden betekend of ter kennis gegeven aan een persoon die een bekend adres voor betekening of kennisgeving in een andere lidstaat heeft?

Elektronische betekening in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken is momenteel alleen mogelijk in de vorm die is vastgelegd in artikel 19, lid 1, punt a).

6.2 Heeft deze lidstaat overeenkomstig artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken aanvullende voorwaarden gesteld waaronder hij elektronische betekening of kennisgeving via e-mail als bedoeld in artikel 19, lid 1, punt b), van die verordening zal aanvaarden? Zie ook de mededeling op grond van artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Elektronische betekening in de zin van artikel 19, lid 1, punt b), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken is momenteel nog niet mogelijk.

7 “Vervangende” betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Hieronder volgt een gecombineerd antwoord op de vragen 7.1 tot en met 7.3.

Wanneer een rechtstreekse betekening aan de geadresseerde niet mogelijk is, is een zogenaamde “vervangende” betekening mogelijk. Een vervangende betekening kan op de volgende manieren plaatsvinden:

a) Vervangende betekening aan een “plaatsvervangende geadresseerde” (artikel 178 ZPO)

De belangrijkste vervangende betekeningswijze is betekening aan een plaatsvervangende geadresseerde in de zin van artikel 178 ZPO. Wanneer de persoon aan wie de betekening moet worden verricht, niet wordt aangetroffen in zijn woning, de bedrijfsruimten of de gemeenschappelijke instelling (bv. een penitentiaire inrichting of ziekenhuis) waar hij woont, kan een vervangende betekening worden gedaan aan een van de volgende personen:

• in het woonhuis van de geadresseerde: aan een volwassen familielid, een huisbediende van de familie of een volwassen permanente medebewoner;
• in de bedrijfsruimten van de geadresseerde: aan een daar in dienst zijnde persoon;
• in gemeenschappelijke instellingen: aan de leidinggevende of een daartoe gemachtigde vertegenwoordiger.

Overeenkomstig artikel 178, lid 2, ZPO is een vervangende betekening aan de genoemde personen niet toegestaan, indien zij als wederpartij van de geadresseerde bij de procedure zijn betrokken. In het geval van een vervangende betekening aan een plaatsvervangende geadresseerde, wordt de betekening geacht te zijn verricht nadat het document aan de plaatsvervangende geadresseerde is overhandigd.

b) Vervangende betekening door deponering in de brievenbus overeenkomstig artikel 180 ZPO

Indien een vervangende betekening aan een plaatsvervangende geadresseerde in de woning of de bedrijfsruimten van de geadresseerde onuitvoerbaar is gebleken, kan deze geschieden door deponering in de brievenbus, overeenkomstig artikel 180 ZPO. Het document moet hiertoe worden gedeponeerd in de brievenbus behorend bij de woning of de bedrijfsruimten van de geadresseerde. De betekening wordt geacht te zijn verricht nadat het document in de brievenbus is gedeponeerd.

c) Vervangende betekening door neerlegging overeenkomstig artikel 181 ZPO

Wanneer vervangende betekening niet mogelijk is in de instelling waar de geadresseerde woont en evenmin door het deponeren in de brievenbus, kan vervangende betekening plaatsvinden door neerlegging van het te betekenen document overeenkomstig artikel 181 ZPO. Deze neerlegging is mogelijk hetzij bij de griffie van het kantongerecht (Amtsgericht) van het district waarin de plaats van betekening is gelegen, hetzij — wanneer een postdienst met de uitvoering van de betekening is belast — op een door de postdienst bepaald afhaalpunt in de gemeente van betekening of in de gemeente waar de rechtbank is gezeteld. Er moet een schriftelijke mededeling van de neerlegging aan de geadresseerde worden gedaan op een wijze die bij normale brieven gebruikelijk is. Indien dit niet mogelijk is, moet de mededeling aan de deur van de woning, de bedrijfsruimte of de instelling worden bevestigd. De betekening wordt geacht te zijn verricht na achterlating van de mededeling van de neerlegging.

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Ingeval de geadresseerde wordt aangetroffen in zijn woning, de bedrijfsruimten of de gemeenschappelijke instelling waar hij woont, maar weigert het document in ontvangst te nemen, zijn er de volgende mogelijkheden:

indien de weigering gerechtvaardigd is, moet opnieuw betekening worden gedaan. Een weigering is bijvoorbeeld gerechtvaardigd bij een onjuist adres of een onnauwkeurige aanduiding van de geadresseerde;

indien de weigering niet gerechtvaardigd is, moet het document in de woning of de bedrijfsruimte worden achtergelaten, overeenkomstig artikel 179 ZPO. Indien de geadresseerde geen woonhuis of bedrijfsruimten heeft, moet het document aan de afzender worden teruggestuurd. Indien de inontvangstneming ten onrechte is geweigerd, wordt de betekening niettemin geacht te zijn verricht.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken), levert de post het stuk dan uitsluitend af aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Volgens de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie (arrest van 2 maart 2017 in zaak C‑354/15 – Henderson) vindt betekening per post, met ontvangstbevestiging, van stukken ook plaats middels doorgifte aan een derde zolang zij plaatsvindt bij de woning van de geadresseerde. Dit is enkel van toepassing indien het volwassen personen betreft die zich in de woning van de beoogde ontvanger bevinden, wanneer de betekening plaatsvindt, ongeacht of zij familieleden zijn die op hetzelfde adres wonen of personen die bij betrokkene in dienst zijn. Overeenkomstig artikel 18‑003, lid 4, punt 1, van het Algemeen Postverdrag mag de ontvangstbevestiging ook worden ondertekend door een andere persoon die op grond van de nationale bepalingen bevoegd is het poststuk in ontvangst te nemen.

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling – zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Overeenkomstig artikel 19‑104, lid 5, punt 3, van het Algemeen Postverdrag moet de postdienst een poststuk dat niet kon worden bezorgd bewaren. Deutsche Post AG overhandigt een aangetekend poststuk alleen aan de geadresseerde in persoon of aan een persoon die door de geadresseerde schriftelijk is gemachtigd. In zijn arrest van 2 maart 2017 in zaak C‑354/15 – Henderson stelt het Hof van Justitie van de Europese Unie dat een betekening of kennisgeving krachtens artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken enkel als verricht kan worden beschouwd als de ontvangstbevestiging of een equivalent daarvan is geschied door de geadresseerde of een plaatsvervangend geadresseerde. Als het verzonden document niet wordt afgehaald, wordt de betekening derhalve verondersteld niet te hebben plaatsgevonden.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

Overeenkomstig artikel 19‑104, lid 5, punt 3, van het Algemeen Postverdrag wordt de bewaartermijn vastgesteld in de nationale regelgeving. De termijn mag echter niet langer zijn dan een maand. In zeer uitzonderlijke gevallen mag de termijn maximaal twee maanden zijn. Nadat een bericht aan de geadresseerde is achtergelaten, bewaart Deutsche Post AG het poststuk gedurende een week. De postmedewerker laat een bericht achter in de brievenbus van de geadresseerde waarin staat vermeld waar en wanneer het poststuk kan worden afgehaald.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

Er bestaan verschillende berichten van betekening van het document. Als bewijs van betekening moet door middel van een voorbedrukt formulier, overeenkomstig artikel 182 ZPO, een exploot worden opgesteld en onmiddellijk aan de griffie van de rechtbank worden teruggestuurd. Dit exploot bevat alle gegevens die nodig zijn om te kunnen aantonen dat de betekening is verricht, in het bijzonder:

• de persoon aan wie moet worden betekend;
• de persoon aan wie het document is overhandigd;
• de plaats, de datum, en op bevel van de rechtbank ook het tijdstip van de betekening;
• de voor- en achternaam en handtekening van de betekenaar, en eventueel de met de uitvoering belaste onderneming of ontvangende instantie.

Wanneer betekening op verzoek van de partijen gebeurt, moet het exploot worden overhandigd, overeenkomstig artikel 193, lid 4, ZPO, aan de partij op verzoek van wie de betekening is verricht.

Overeenkomstig artikel 169, lid 1, ZPO bevestigt de griffie op verzoek het moment waarop de betekening heeft plaatsgevonden.

In geval van een vervangende betekening moet de reden voor de vervangende betekening altijd in het exploot worden vermeld. Indien de vervangende betekening is verricht door neerlegging, moet in het exploot worden vermeld op welke wijze de schriftelijke mededeling van die neerlegging is overhandigd. Indien de ontvangst van het document ten onrechte is geweigerd, moet in het exploot worden vermeld wie de ontvangst heeft geweigerd en of het poststuk op de plaats van betekening is achtergelaten of naar de afzender is teruggestuurd.

In bepaalde gevallen is geen exploot als bewijs vereist:

• in geval van betekening door overhandiging aan de griffie van de rechtbank geldt de vermelding in het dossier en op het document dat de betekening is verricht en wanneer, als bewijs van betekening, overeenkomstig artikel 174, tweede zin, ZPO;
• bij betekening aan een advocaat volstaat een ontvangstbevestiging van de advocaat als bewijs, overeenkomstig artikel 175 ZPO;
• in geval van betekening door middel van een aangetekende brief met ontvangstbevestiging, volstaat de ontvangstbevestiging als bewijs, overeenkomstig artikel 176, lid 1, tweede zin, ZPO. Dit geldt ook wanneer een betekening in het buitenland wordt verricht per aangetekende brief met ontvangstbevestiging (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken en artikel 183, lid 2, tweede zin, eerste zinshelft, en lid 5, eerste zin, ZPO);
• bij betekening in het buitenland met hulp van de buitenlandse autoriteiten of van de Duitse consulaire vertegenwoordiging geldt een verklaring van de betrokken autoriteit als bewijs van betekening [artikel 16 van de wet op de consulaire werkzaamheden (Konsulargesetz), artikel 183, lid 5, tweede zin, ZPO];
• indien een betekening elektronisch heeft plaatsgevonden, kan worden volstaan met het versturen van een ontvangstbevestiging, overeenkomstig artikel 173, lid 3, ZPO, in geval van betekening aan advocaten, notarissen, deurwaarders, belastingadviseurs, andere personen die gelet op de aard van hun beroep worden geacht uiterst betrouwbaar te zijn, en overheidsinstanties, ‑organen of ‑instellingen. Voor betekening aan andere geadresseerden geldt geen schriftelijk bewijs. In dat geval wordt overeenkomstig artikel 173, lid 4, ZPO het elektronische document geacht te zijn betekend op de derde dag volgend op de ontvangstdatum die op de automatische ontvangstbevestiging staat, tenzij de geadresseerde aantoont geen of te laat toegang tot het elektronische document te hebben gehad.

10 Wat zijn de gevolgen als er iets misgaat en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Een betekening die in strijd met de in de ZPO voorgeschreven vorm heeft plaatsgehad, is in beginsel nietig. Overeenkomstig artikel 189 ZPO kan de foute betekening in een dergelijk geval worden hersteld als het document daadwerkelijk is overhandigd aan de persoon aan wie het overeenkomstig de ZPO was geadresseerd of kon worden geadresseerd. In dat geval wordt het document geacht te zijn betekend op het moment van de daadwerkelijke ontvangst ervan. De fout met betrekking tot de betekening is op deze wijze hersteld.

In het geval dat noch de geadresseerde, noch een andere persoon aan wie de betekening kon worden verricht overeenkomstig de ZPO (bv. een volwassen familielid van de geadresseerde), het document ontvangt, is herstel niet meer mogelijk. De betekening is nietig en moet opnieuw worden verricht.

11 Indien de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert een stuk te aanvaarden op grond van de daarin gebruikte taal (artikel 12 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken) en de rechter of autoriteit waarbij de juridische procedure aanhangig is gemaakt, na verificatie besluit dat de weigering onterecht was, is er dan een specifiek rechtsmiddel om beroep tegen die beslissing in te stellen?

Nee.

12 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel? Maakt het verschil of het stuk krachtens het nationale recht moet worden betekend of ter kennis gegeven dan wel of het verzoek om betekening of kennisgeving uit een andere lidstaat afkomstig is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 15 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, betreffende de betekening of kennisgeving van een stuk dat uit een andere lidstaat afkomstig is

Er zijn in beginsel kosten aan de betekening van een document door de rechtbank verbonden. Bij Duitse gerechtelijke procedures waarbij de kosten afhankelijk zijn van de waarde van de zaak, zijn de eerste tien betekeningen doorgaans inbegrepen in de proceskosten. Voor aanvullende betekeningen en betekeningen verricht in het kader van andere Duitse procedures wordt een vast bedrag in rekening gebracht van 3,50 EUR per betekening met exploot, per aangetekende brief met ontvangstbevestiging of door een medewerker van de rechtbank. Voor elektronische betekeningen door de rechtbank worden geen kosten berekend.

Een betekening op verzoek van de partijen gebeurt door de gerechtsdeurwaarder.

Voor de betekening door afgifte bij de post ontvangt de gerechtsdeurwaarder een vergoeding van 3,30 EUR. Hierbij moeten de kosten voor fotokopieën en verzendkosten, alsook vaste kosten nog worden opgeteld. Wanneer een document dat aan de gerechtsdeurwaarder ter betekening is overhandigd, moet worden gewaarmerkt, wordt een apart vast bedrag aan administratiekosten in rekening gebracht. De kosten voor de eerste vijftig bladzijden bedragen 0,50 EUR per bladzijde, en voor elke volgende bladzijde 0,15 EUR.

Wordt het document door de gerechtsdeurwaarder in persoon betekend, dan bedraagt het tarief 11,00 EUR. In dat geval brengt de gerechtsdeurwaarder bovendien reiskosten in rekening, variërend van 3,25 EUR tot 16,25 EUR, afhankelijk van de af te leggen afstand.

In de regel worden voor de uitvoering van verzoeken om betekening van andere lidstaten uit hoofde van Verordening (EU) 2020/1784 geen kosten gerekend, tenzij de betekening door een gerechtsdeurwaarder plaatsvindt. Indien de betekening door een gerechtsdeurwaarder wordt verricht, gelden hiervoor dezelfde kosten als voor verzoeken om betekening. De precieze kosten in elk afzonderlijk geval volgen uit de wet inzake gerechtsdeurwaarderskosten (Gerichtsvollzieherkostengesetz), in het bijzonder de daarin vastgestelde tarieven.