Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term “betekening en kennisgeving van stukken”? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de “betekening en kennisgeving van stukken”?

Betekening van stukken betekent de overhandiging van gerechtelijke stukken aan een rechtspersoon of een natuurlijke persoon. De wijze van betekening wordt specifiek geregeld door het wetboek van organisatie en burgerlijke rechtsvordering (hoofdstuk 12 van de Wetten van Malta (Laws of Malta)).

In de nationale wetgeving zijn specifieke voorschriften voor de betekening van stukken opgenomen om een standaardprocedure vast te stellen voor de wijze waarop stukken moeten worden betekend, en om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen de juridische stukken ontvangen die op hen of op hun gerechtelijke actie betrekking hebben. Voorts zorgen deze voorschriften voor de rechtbank en de betrokken partijen voor zekerheid, namelijk dat stukken de geadresseerde hebben bereikt.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Alle bij de rechtbank ingediende stukken moeten formeel worden betekend. Daarbij gaat het om gerechtelijke brieven, protesten, beroepschriften, procesinleidende stukken, verzoeken tot voorziening, replieken, conservatoire en tenuitvoerleggingsmaatregelen en beslissingen van de rechtbanken.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

De gerechtsdeurwaarders en de rechtbank waar een stuk is ingediend, zijn verantwoordelijk voor de betekening ervan. De partij die het stuk bij een rechtbank indient, moet de naam en het adres opgeven van de persoon aan wie het stuk moet worden betekend. Als er meerdere geadresseerden zijn, moet de partij die het stuk indient, ervoor zorgen dat er voldoende kopieën voor alle geadresseerden zijn.

4 Het achterhalen van adressen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk bestemd is indien het aangegeven adres niet correct is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Nee.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet er, in voorkomend geval, worden betaald?

Ja, dergelijke registers bestaan.

Het officiële adres van een rechtspersoon kan in het onlineregister op de website van het handelsregister van Malta worden geraadpleegd op het volgende adres:

https://registry.mbr.mt/ROC/companySearch.do?action=companyDetails&_=1576703936233

Het onlinesysteem kan worden geraadpleegd door iedere natuurlijke persoon die op zoek is naar gegevens over bedrijven, stichtingen en verenigingen. De informatie in het register is gratis en bestemd voor algemeen gebruik (openbare gegevens). Het register bevat met name de handelsnamen en het inschrijvingsnummer, het vestigingsadres, de datum van oprichting enz. Iedereen kan naar een bedrijf zoeken met behulp van het inschrijvingsnummer, de naam of een deel van de naam.

Om het adres van een natuurlijke persoon te vinden, kan gebruik worden gemaakt van het gratis kiesregister dat voor het algemene publiek toegankelijk is via de computers van de Maltese rechtbanken. Het meest recente kiesregister is voor iedereen toegankelijk op de volgende website: https://electoral.gov.mt/Register/Enquiry. Om in het register te kunnen zoeken, moet de plaats- en straatnaam bekend zijn.

4.3 Welke vorm van bijstand verlenen de autoriteiten van deze lidstaat op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken bij het achterhalen van adressen op verzoek van andere lidstaten? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

De bijstand die de autoriteiten van de lidstaat verlenen, is geregeld in artikel 7, lid 1, punt c).

Het officiële adres van een rechtspersoon kan in het onlineregister op de website van het handelsregister van Malta worden geraadpleegd op het volgende adres:

https://registry.mbr.mt/ROC/companySearch.do?action=companyDetails&_=1576703936233

Het onlinesysteem kan worden geraadpleegd door iedere natuurlijke persoon die op zoek is naar gegevens over bedrijven, stichtingen en verenigingen. De informatie in het register is gratis en bestemd voor algemeen gebruik (openbare gegevens). Het register bevat met name de handelsnamen en het inschrijvingsnummer, het vestigingsadres, de datum van oprichting enz. Iedereen kan naar een bedrijf zoeken met behulp van het inschrijvingsnummer, de naam of een deel van de naam.

Voor adressen van natuurlijke personen kan de buitenlandse verzendende instantie een verzoek om bijstand bij het achterhalen van het adres voor de betekening aan de Maltese ontvangende instantie zenden naar het volgende e-mailadres: info@stateadvocate.mt

Het is van belang dat in dit verzoek het identificatienummer, de naam en de achternaam is opgenomen van de persoon aan wie de betekening moet worden gericht.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

Juridische stukken die geen deel uitmaken van een gerechtelijke procedure worden per aangetekende post bezorgd. De gerechtsdeurwaarder overhandigt aan de rechtbank het originele stuk (bijvoorbeeld de officiële brief) waaraan een roze kaart is gehecht. Op deze kaart staat de handtekening van de geadresseerde of de vermelding dat het stuk niet is afgehaald of ontvangen. Andere stukken die in het kader van gerechtelijke procedures worden ingediend, worden door de gerechtsdeurwaarder betekend.

De ontvangende instantie zorgt ervoor dat het stuk wordt betekend door het te hechten aan een gerechtelijke brief die wordt ingediend bij de griffie van de civiele rechtbank (Civil Court), eerste kamer, wanneer het stuk moet worden betekend op het eiland Malta, en bij de griffie van de vrederechtbank (Court of Magistrates (Gozo)) wanneer het stuk moet worden betekend op het eiland Gozo of Comino. Deze stukken worden door de gerechtsdeurwaarder samen met de gerechtelijke brief aan de geadresseerde betekend. Ingevolge artikel 187 van het wetboek van organisatie en burgerlijke rechtsvordering moeten stukken op de volgende manier worden betekend:

a) de betekening vindt plaats door de overhandiging van een afschrift van het stuk aan de persoon aan wie het moet worden betekend of door een afschrift achter te laten op het woon-, bedrijfs- of werkadres van die persoon of op het postadres bij een lid van zijn of haar familie of huishouden of bij een werknemer, de advocaat of bij een persoon die gemachtigd is zijn of haar post te ontvangen. Het is volgens de wet echter niet toegestaan om het afschrift achter te laten bij een persoon die jonger is dan veertien jaar, of een persoon die vanwege een psychische aandoening onbekwaam is om de betekening te bevestigen. Een persoon wordt geacht bekwaam te zijn om de betekening te bevestigen tenzij het tegendeel is bewezen. Bovendien kan er geen bezwaar worden gemaakt tegen een onjuiste betekening, als wordt aangetoond dat het afschrift de persoon aan wie het moest worden betekend, daadwerkelijk heeft bereikt;

b) in het geval van opvarenden van koopvaardijschepen, of bemanningsleden die geen wettelijke verblijfplaats hebben in Malta, kan de betekening plaatsvinden door een afschrift te overhandigen aan de kapitein van het schip of iemand die bevoegd is om namens de kapitein op te treden;

c) in het geval van een orgaan met een onderscheiden rechtspersoonlijkheid vindt de betekening plaats door het achterlaten van een afschrift van het stuk: i) op de statutaire zetel, het hoofdkantoor, de plaats waar de bedrijfsactiviteiten plaatsvinden of het postadres van het betreffende orgaan, bij een persoon die gemachtigd is om de persoon in rechte te vertegenwoordigen, de bedrijfssecretaris of een werknemer van het orgaan; of ii) bij een van bovengenoemde personen op de wijze zoals genoemd in punt a).

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, sms enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor enz.)?

In civielrechtelijke procedures kunnen stukken niet elektronisch worden betekend.

6.1 Welke vormen van elektronische betekening of kennisgeving in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken zijn er in deze lidstaat beschikbaar waarbij de stukken rechtstreeks moeten worden betekend of ter kennis gegeven aan een persoon die een bekend adres voor betekening of kennisgeving in een andere lidstaat heeft?

Volgens het nationale recht van Malta is elektronische betekening van stukken niet toegestaan.

6.2 Heeft deze lidstaat overeenkomstig artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken aanvullende voorwaarden gesteld waaronder hij elektronische betekening of kennisgeving via e-mail als bedoeld in artikel 19, lid 1, punt b), van die verordening zal aanvaarden? Zie ook de mededeling op grond van artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Nee.

7 “Vervangende” betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Nee. De wijze van betekening staat uitgebreid omschreven onder vraag 5 hierboven.

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

Niet van toepassing.

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Niet van toepassing.

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Wanneer een persoon aan wie een stuk is geadresseerd, weigert dit persoonlijk in ontvangst te nemen van een uitvoerend functionaris van de rechtbank, moet de rechtbank volgens het Maltese recht, op verzoek van de belanghebbende partij en na de rechtbankfunctionaris te hebben gehoord en alle omstandigheden van de gebeurtenis te hebben afgewogen, in een beschikking verklaren dat de betekening wordt geacht te hebben plaatsgevonden op de dag en het tijdstip van de weigering. Deze beschikking wordt geacht voor alle wettelijke doeleinden het bewijs van de betekening te vormen.

Bovendien maakt een persoon die doelbewust de betekening van een gerechtelijk stuk of bevel of de uitvoering van een gerechtelijk bevel door een gerechtsdeurwaarder vermijdt, belemmert of weigert, zich schuldig aan minachting van de rechtbank en kan hij of zij bij veroordeling a) een berisping, b) verwijdering uit de rechtbank, c) tot 24 uur detentie in het gebouw waarin de rechtbank zitting heeft, of d) een boete opgelegd krijgen.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken), levert de post het stuk dan uitsluitend af aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

De Maltese postdienst bezorgt post aan elke persoon die wordt aangetroffen op het adres en bereid is de post te aan te nemen, mits deze persoon gezond van geest en volwassen is. Verondersteld wordt dat de persoon die op het vermelde adres de post aanneemt, daartoe is gemachtigd door de geadresseerde. Als deze persoon niet daartoe gemachtigd is, moet hij of zij de post niet aannemen. Wanneer hij of zij dat wel doet, neemt hij of zij de verantwoordelijkheid op zich om de post door te geven aan de geadresseerde. De ontvanger tekent voor ontvangst. Deze procedure is in overeenstemming met artikel 33 van (algemeen) reglement van de postdiensten van 2005 (Postal Services (General) Regulations 2005).

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling – zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Als er niemand beschikbaar is om de post in ontvangst te nemen en er voor ontvangst moet worden getekend, wordt een bericht achtergelaten op het adres in kwestie waarin de geadresseerde wordt geïnformeerd over de bezorgpoging. De post kan dan worden afgehaald bij het dichtstbijzijnde postkantoor. Als de post niet wordt afgehaald, is het aan de uitvoerder van de postdienst om te bepalen of er een laatste herinnering naar de geadresseerde wordt gestuurd waarin wordt medegedeeld dat de post nog niet is afgehaald. Over het algemeen gebeurt dit na vijf dagen voor binnenlandse aangetekende post en na tien dagen voor buitenlandse aangetekende post. Als de post na deze termijn niet is afgehaald, wordt de post na nog eens vijf dagen retour gezonden aan de afzender als “niet afgehaald”. Als de post door de geadresseerde of zijn of haar vertegenwoordiger wordt geweigerd, wordt deze direct retour gezonden aan de afzender als “geweigerd”.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

Als er op het adres in kwestie niemand beschikbaar is om de post in ontvangst te nemen, wordt er op het adres een bericht achtergelaten. Daarin wordt de geadresseerde geïnformeerd over de bezorgpoging en dat de post kan worden afgehaald bij het dichtstbijzijnde postkantoor. Als de post niet wordt afgehaald, is het aan de uitvoerder van de postdienst om te bepalen of er een laatste herinnering naar de geadresseerde wordt gestuurd waarin wordt medegedeeld dat de post nog niet is afgehaald. Over het algemeen gebeurt dit na vijf dagen voor binnenlandse aangetekende post en na tien dagen voor buitenlandse aangetekende post. Als de post na deze termijn niet is afgehaald, wordt de post na nog eens vijf dagen retour gezonden aan de afzender als “niet afgehaald”. Postzendingen die worden afgehaald op het postkantoor, worden aan de geadresseerde of een gemachtigd vertegenwoordiger overhandigd na overlegging van de herinnering en een identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart) van de geadresseerde.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

Er wordt een verklaring van betekening of niet-betekening afgegeven door de ontvangende instantie op basis van de informatie van de gerechtsdeurwaarder, zoals hierboven vermeld.

Aan de originele stukken die per aangetekende post worden betekend, wordt een roze kaart gehecht. Bij retournering aan de rechtbank wordt op de originele stukken een zwarte of rode stempel gezet. De zwarte stempel wordt gebruikt om aan te geven dat de betekening heeft plaatsgevonden, met vermelding van de persoon aan wie het stuk is overhandigd. Als het stuk niet is betekend, wordt een rode stempel gezet met vermelding van de reden.

De gerechtsdeurwaarder zet een zwarte stempel als het stuk is betekend of een rode stempel als het stuk niet is betekend. De gerechtsdeurwaarder die met de betekening was belast, plaatst ook zijn handtekening op het stuk.

10 Wat zijn de gevolgen als er iets misgaat en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Als de geadresseerde de stukken niet ontvangt, maar de stukken op geldige wijze zijn betekend door een afschrift achter te laten op het adres in kwestie of op het woon- of werkadres van de geadresseerde, wordt de betekening geacht geldig te zijn verricht. Als een derde de stukken ontvangt, kan hij of zij deze terugsturen samen met een gerechtelijke brief in antwoord op de gerechtelijke brief die aan hem of haar is bezorgd en waarmee de stukken aan hem of haar zijn betekend. De derde moet in deze gerechtelijke brief aangeven waarom hij of zij niet de geadresseerde is van die beslissing. Bij een geldig geachte reden, wordt de betekening als niet gelukt beschouwd. Een onrechtmatig verrichte betekening kan worden betwist door het instellen van een rechtsvordering. Als een betekening niet geldig is verricht, maar de partij aan wie een stuk moest worden betekend een repliek indient bij de rechtbank of in de rechtbank verschijnt, wordt de betekening geacht geldig te zijn.

11 Indien de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert een stuk te aanvaarden op grond van de daarin gebruikte taal (artikel 12 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken) en de rechter of autoriteit waarbij de juridische procedure aanhangig is gemaakt, na verificatie besluit dat de weigering onterecht was, is er dan een specifiek rechtsmiddel om beroep tegen die beslissing in te stellen?

Nee.

12 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel? Maakt het verschil of het stuk krachtens het nationale recht moet worden betekend of ter kennis gegeven dan wel of het verzoek om betekening of kennisgeving uit een andere lidstaat afkomstig is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 15 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, betreffende de betekening of kennisgeving van een stuk dat uit een andere lidstaat afkomstig is

Voor het betekenen van stukken in Malta moet volgens het Maltese recht een vaste vergoeding van 50 EUR worden betaald. Deze vergoeding moet vooraf worden betaald via een overschrijving naar de bankrekening van het bureau van de procureur-generaal, waarvan de gegevens als volgt luiden:

Naam van de bank: Central Bank of Malta (Centrale Bank van Malta)

Naam begunstigde: The Office of the State Advocate – Service of documents/Legal fees

Rekeningnummer: 40127EUR-CMG5-000-Y

IBAN: MT24MALT011000040127EURCMG5000Y

SWIFT-code: MALTMTMT

Voor de betekening van stukken volgens het nationaal recht geldt een andere vergoeding dan voor stukken uit een andere lidstaat die in Malta moeten worden betekend. Stukken die in Malta moeten worden betekend, moeten bij de rechtbank worden ingediend en daarvoor worden kosten berekend. De hoogte van de kosten hangt af van het stuk dat bij de rechtbank is ingediend. Bovendien worden griffie- en printkosten in rekening gebracht. Voor elk verzoek om betekening van stukken afkomstig van een andere lidstaat in Malta moet volgens het Maltese recht een vaste vergoeding van 50 EUR worden betaald.