Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

Nederland
Inhoud aangereikt door
European Judicial Network
Europees justitieel netwerk (in burgerlijke en handelszaken)

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term “betekening en kennisgeving van stukken”? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de “betekening en kennisgeving van stukken”?

Kort gezegd wordt onder betekening verstaan de formele handeling door de gerechtsdeurwaarder. Hij ‘laat’ het exploot bij de wederpartij, door ter plaatse het exploot te ‘betekenen’. Hij completeert het exploot door ter plaatse te relateren hoe hij het exploot bij de wederpartij achterlaat en het exploot te ondertekenen. Met die betekening valt de kennisgeving vanzelfsprekend samen. De deurwaarder geeft kennis van bijvoorbeeld een vonnis dat is uitgesproken of van een oproeping voor een gerecht.

De specifieke regeling is ontwikkeld voor betekening en kennisgeving binnen de Europese Unie. Juist om communicatie op dit gebied tussen ingezetenen van lidstaten te vergemakkelijken. Voor betekening aan personen buiten de Europese Unie gelden andere regelingen.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Voor de toepassing van deze verordening moet de term “buitengerechtelijke stukken” geacht worden zowel door een overheidsinstantie of ambtenaar opgestelde of gewaarmerkte stukken te omvatten als andere stukken waarvan de formele toezending aan een geadresseerde in een andere lidstaat noodzakelijk is met het oog op het uitoefenen, bewijzen of waarborgen van een recht of vordering in het burgerlijke of handelsrecht. De term “buitengerechtelijke stukken” mag niet worden geacht stukken te omvatten die bestuurlijke instanties hebben afgegeven ten behoeve van

administratieve procedures. Zie (9) considerans verordening: VERORDENING (EU) 2020/1784 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

Artikel 11 lid 1: 1. De ontvangende instantie zorgt voor de betekening of kennisgeving van het stuk, hetzij overeenkomstig het recht van de aangezochte lidstaat, hetzij in een specifieke, door de verzendende instantie gewenste vorm, mits die met het recht van de aangezochte lidstaat verenigbaar is.

In Nederland zijn dit de gerechtsdeurwaarders, zie daarvoor ook de Uitvoeringswet.

4 Het achterhalen van adressen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk bestemd is indien het aangegeven adres niet correct is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken.

Ja, de gerechtsdeurwaarder verricht een ambtshandeling en zal op voorhand dus altijd eerst de BRP raadplegen. Óók als er dus al een adres in het register staat. Dit wordt altijd geverifieerd.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet er, in voorkomend geval, worden betaald?

Nee, buitenlandse instanties benaderen de Nederlandse gerechtsdeurwaarder die op zijn beurt het adres zal achterhalen of verifiëren. Voor de raadpleging wordt een vergoeding gevraagd.

4.3 Welke vorm van bijstand verlenen de autoriteiten van deze lidstaat op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken bij het achterhalen van adressen op verzoek van andere lidstaten? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken.

Deze bepaling is nieuw; voorheen achterhaalde de gerechtsdeurwaarder het adres in de BRP enkel na de ontvangst van een ambtelijk stuk. Dat hoeft nu niet meer. Het adres kan nu geverifieerd worden voordat het ambtelijke stuk wordt toegezonden.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

Zie afdeling 2 de verordening, de artikelen 16 tot en met 20 beschrijven de alternatieve vormen van betekening of kennisgeving.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, sms enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor enz.)?

Zie artikel 19, dat is afhankelijk van hetgeen de lidstaat toestaat en de nadrukkelijke toestemming van de gerekwireerde.

6.1 Welke vormen van elektronische betekening of kennisgeving in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken zijn er in deze lidstaat beschikbaar waarbij de stukken rechtstreeks moeten worden betekend of ter kennis gegeven aan een persoon die een bekend adres voor betekening of kennisgeving in een andere lidstaat heeft?

Enkel het leggen van bepaalde derdenbeslagen gebeurt digitaal. De overbetekening daarvan vindt echter nog altijd fysiek plaats. Dat is ook wenselijk, omdat de gerechtsdeurwaarder dan aan de deur extra uitleg kan geven. Een belangrijke, zo niet de belangrijkste, taak van de gerechtsdeurwaarder.

6.2 Heeft deze lidstaat overeenkomstig artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken aanvullende voorwaarden gesteld waaronder hij elektronische betekening of kennisgeving via e-mail als bedoeld in artikel 19, lid 1, punt b), van die verordening zal aanvaarden? Zie ook de mededeling op grond van artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken.

Per 1 januari 2021 is het elektronisch leggen van derdenbeslag verplicht indien een derde-beslagene bij de KBvG heeft aangegeven te kiezen voor deze wijze van beslaglegging, zie artikel 475 lid 3 Rv. (nieuw). Om elektronisch beslag te kunnen leggen, moeten zowel de gerechtsdeurwaarder als de derde-beslagenen zijn aangesloten bij het systeem dat hiervoor in opdracht van de KBvG is ontwikkeld door de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders (SNG).

7 “Vervangende” betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Zie artikelen 46 t/m 63 Wetboek van Burgerlijke rechtsvordering.

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

Zodra de gerechtsdeurwaarder het exploot heeft getekend en achtergelaten. Hij zal ter plaatse het exploot of proces-verbaal completeren, door te relateren hoe en aan wie hij het exploot laat. Vervolgens laat hij het exploot bij die persoon achter of stopt hij het bijvoorbeeld in een envelop en laat het dan achter in de brievenbus.

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

De stukken worden niet achtergelaten op een postkantoor. In het geval een straat is overstroomd, er geen brievenbus is of een debiteur bijvoorbeeld zo agressief is dat zelfs het achterlaten van de envelop in de brievenbus door de deurwaarder niet mogelijk is, dan worden de stukken letterlijk per post verstuurd. De deurwaarder completeert het exploot dan op kantoor, door te relateren van welke feitelijke onmogelijkheid sprake is. De stukken worden vervolgens in een deurwaardersenvelop letterlijk met de post verstuurd.

Dit is een vreemde eend in onze wetgeving, omdat het natuurlijk maar de vraag is of het de postbode dan wel lukt; al zal die bij een agressieve debiteur gemakkelijker de brief in de brievenbus kunnen achterlaten. Voor de overige gevallen is dat de vraag, maar dit is letterlijk hoe het wettelijk is geregeld.

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Dat zal worden beoordeeld in de procedure. De wederpartij mag slechts weigeren op de gronden zoals vermeld in artikel 12 van de Vo. Het Hof oordeelde eerder overigens dat de ontvangende instantie géén enkele bevoegdheid toekomt om te beoordelen of de weigering ivm de taalvoorschriften terecht is. Op zich is dat ook een logische en redelijke verhouding. Het is immers tamelijk lastig voor de ontvangende instantie om te beoordelen of de geadresseerde de taal waarin het stuk is gesteld (voldoende) machtig is. Het ligt niet voor de hand dat een instantie die zorg draagt voor betekening van stukken uitgerust is om een dergelijke beoordeling te doen. Bovendien komt dat oordeel aan de onafhankelijke rechter toe.

Als gekozen wordt voor de taal van de ontvangende lidstaat is er geen weigeringsbevoegdheid dus wordt de weg ook niet afgesneden. Na de weigering kan er worden geregulariseerd door alsnog een vertaling toe te zenden.

Tenslotte zij vermeld dat de EU BetVo directe werking heeft in die zin dat een executoriale titel pas als betekend geldt op het moment dat het in de ontvangende lidstaat rechtsgeldig is betekend.

Als er conform de EU BetVo is geweigerd en er heeft géén regularisatie plaatsgevonden dan is er niet betekend.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken), levert de post het stuk dan uitsluitend af aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Het laatste, het is simpelweg een aangetekende verzending. Het is niet zo dat daar vooraf met de postdienst over wordt afgestemd. Veelal worden stukken verzonden aan een instantie én rechtstreeks, dat laatste gebeurt dan zonder aangetekende verzending.

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling – zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Dan zal het stuk retour worden gezonden.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

Nee. Bij aangetekende verzending of achterlating op het postkantoor, zal de postbode (in Nederland) altijd een kennisgeving achterlaten dat het stuk op het postkantoor is bezorgd en kan worden afgehaald.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

Ja, zie artikel 14.

10 Wat zijn de gevolgen als er iets misgaat en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Als het stuk diegene niet bereikt, dan is het niet betekend. Er moet dan opnieuw worden betekend.

11 Indien de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert een stuk te aanvaarden op grond van de daarin gebruikte taal (artikel 12 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken) en de rechter of autoriteit waarbij de juridische procedure aanhangig is gemaakt, na verificatie besluit dat de weigering onterecht was, is er dan een specifiek rechtsmiddel om beroep tegen die beslissing in te stellen?

Nee, de gerekwireerde zal zich in diezelfde procedure moeten verweren.

12 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel? Maakt het verschil of het stuk krachtens het nationale recht moet worden betekend of ter kennis gegeven dan wel of het verzoek om betekening of kennisgeving uit een andere lidstaat afkomstig is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 15 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, betreffende de betekening of kennisgeving van een stuk dat uit een andere lidstaat afkomstig is

Ja, dit verschilt per lidstaat. Nederland rekent hier nu € 65,00 voor, maar dat bedrag wordt opgehoogd in de Uitvoeringswet. In België bijvoorbeeld wordt € 165,00 gerekend. Het maakt uit of er op grond van de Vo wordt betekend, dan is het tarief immers altijd hetzelfde. Terwijl voor de Nederlandse betekeningen het Btag geldt.

Laatste update: 23/01/2023

De verschillende taalversies van deze pagina worden bijgehouden door de betrokken EJN-contactpunten. De informatie wordt vertaald door de diensten van de Europese Commissie. Eventuele aanpassingen zijn daarom mogelijk nog niet verwerkt in de vertalingen. Het EJN en de Commissie aanvaarden geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor informatie of gegevens in dit document of waarnaar in dit document wordt verwezen. Zie de juridische mededeling voor auteursrechtelijke bepalingen van de lidstaat die verantwoordelijk is voor deze pagina.