Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

Polen
Inhoud aangereikt door
European Judicial Network
Europees justitieel netwerk (in burgerlijke en handelszaken)

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term “betekening en kennisgeving van stukken”? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de “betekening en kennisgeving van stukken”?

Betekening of kennisgeving van stukken wil zeggen dat een persoon in kennis wordt gesteld van een document dat specifiek op hem betrekking heeft op een wijze die in het burgerlijk procesrecht is vastgesteld.

De uitoefening van de procedurele rechten van partijen (het recht op een openbare hoorzitting, het recht om te worden gehoord, het recht om bewijsmateriaal voor te leggen ter ondersteuning van middelen en het recht op informatie), de geldigheid van procedures op andere gebieden, de correcte berekening van termijnen en bijgevolg de geldigheid van de gegeven beslissing worden allemaal gewaarborgd door een betekening en kennisgeving van stukken in overeenstemming met de wet.

De betekening of kennisgeving van stukken wordt hoofdzakelijk geregeld door hoofdstuk 2 (artikelen 131-147) van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van 17 november 1964 (hierna “WvRV” genoemd) en door uitvoeringshandelingen:

  • Besluit van de minister van Justitie van 18 juni 2019 – Reglement voor de procesvoering van gewone rechtbanken (hierna “Reglement” genoemd);
  • Besluit van de minister van Justitie van 6 mei 2020 tot vaststelling van regels voor de betekening of kennisgeving van stukken in burgerlijke zaken (hierna “Besluit” genoemd).

De betekening of kennisgeving via gewone post (punt 8 hieronder) is aanvullend geregeld in de postwet van 23 november 2012 en in de door individuele postbedrijven uitgevaardigde regels inzake de levering van postdiensten. Het aangewezen bedrijf — momenteel Poczta Polska S.A. — is het postbedrijf dat verplicht is universele postdiensten te leveren (en de afsluiting van een overeenkomst voor de levering van aangetekende documenten niet kan weigeren).

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Alle gerechtelijke stukken en processtukken waarvan de betekening of kennisgeving rechtsgevolgen met zich meebrengt, moeten formeel worden betekend.

Gerechtelijke stukken (documenten die door een rechtbank aan de partijen of aan andere bij de procedure betrokken personen worden verzonden) zijn onder andere: kennisgevingen, dagvaardingen, informatie over voorschriften, kopieën van beslissingen (uitspraken, besluiten, betalingsbevelen) of bevelen, kopieën van uitspraken met uiteenzetting van de gronden.

Processtukken zijn onder andere documenten die een procedure inleiden (bv. verzoekschriften) en documenten die tijdens een procedure worden ingediend door de partijen en door andere entiteiten die gemachtigd zijn om deel te nemen aan burgerlijke procedures (bv. een openbaar aanklager, de ombudsman voor burgerrechten, de ombudsman voor de rechten van het kind), waarin hun moties of middelen worden vermeld.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

In Polen worden stukken in de regel op formele wijze overhandigd, dat wil zeggen dat de betekening van bijna alle stukken in gerechtelijke procedures ambtshalve door de rechtbank wordt uitgevoerd. Daarom moet de partij bij indiening van een processtuk deze aan de rechter bezorgen, samen met het juiste aantal exemplaren voor de betekening of kennisgeving aan de bij de zaak betrokken personen (artikel 128, lid 1, WvRV). Tot de uitzonderingen behoren voornamelijk de betekening of kennisgeving aan de verweerder van het eerste stuk in de zaak en de uitwisseling van stukken tussen erkende gemachtigden (zie hieronder).

Indien een verweerder, ondanks de ontvangst van twee berichten inzake poging tot levering, nalaat een verzoekschrift of ander processtuk in ontvangst te nemen waardoor de verweerder zijn/haar rechten moet verdedigen, en indien er geen specifieke bepalingen inzake een effectieve betekening of kennisgeving van toepassing zijn, en indien nog geen enkel stuk in de zaak eerder aan de verweerder is betekend of ter kennis gebracht, zendt de rechtbank een afschrift van het stuk aan de eiser, waardoor deze laatste verplicht wordt het stuk door een gerechtsdeurwaarder aan de verweerder te laten betekenen. De gerechtsdeurwaarder betekent het stuk op verzoek van de eiser persoonlijk met ontvangstbevestiging en met vermelding van de datum, of concludeert dat de geadresseerde niet op het opgegeven adres verblijft. Tegen een extra vergoeding (40 PLN) gaat de gerechtsdeurwaarder ook over tot de vaststelling van het adres van de verweerder. Indien de eiser de rechtbank niet binnen twee maanden een bewijs van betekening of kennisgeving van een stuk aan de verweerder door een gerechtsdeurwaarder kan verstrekken, of verzuimt het huidige adres van de verweerder te vermelden of het bewijs te leveren dat de verweerder op het in het verzoekschrift vermelde adres verblijft, kan de rechtbank de procedure schorsen en deze na drie maanden volgend op de schorsing beëindigen (artikel 139[1], WvRV, artikel 177, lid 1, punt 6, WvRV, artikel 182, lid 1, punt 1, WvRV, artikelen 3 bis en 3 ter van de wet op de gerechtsdeurwaarders van 22 maart 2018).

Zolang de zaak aanhangig is, zijn raadslieden, advocaten, octrooigemachtigden en de raadsman van de Republiek Polen verplicht om aan elkaar rechtstreeks afschriften van processtukken, met inbegrip van bijlagen, te betekenen. Het voorgaande is niet van toepassing op de indiening van reconventionele vorderingen, beroepen, cassatieberoepen, klachten, verzoeken tot vernietiging van een bij verstek gewezen arrest, bezwaren tegen een betalingsbevel, klachten tegen een betalingsbevel, verzoeken tot zekerheid van vorderingen, verzoeken tot herziening van een uitspraak, beroepen tot nietigverklaring van een eindarrest en klachten tegen beslissingen van griffiers, die samen met afschriften ten behoeve van de tegenpartij bij de rechter moeten worden ingediend. Het bovenstaande is evenmin van toepassing op stukken die via een ICT-systeem worden ingediend (artikel 132, lid 1, paragraaf 1[2], WvRV).

Onder bepaalde voorwaarden is elektronische betekening of kennisgeving toegestaan, zoals beschreven in punt 6 hieronder.

4 Het achterhalen van adressen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk bestemd is indien het aangegeven adres niet correct is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Bij aanvaarding van een verzoek om tenuitvoerlegging doet de rechtbank geen eigen vaststellingen met betrekking tot de verblijfplaats of de zetel van de geadresseerde, afgezien van het corrigeren van kennelijke onjuistheden in het adres. Wanneer de verzoeker echter overeenkomstig het recht van de aangezochte lidstaat om betekening of kennisgeving heeft verzocht en het Poolse recht toestaat dat betekening of kennisgeving als effectief wordt beschouwd wanneer deze plaatsvindt op een adres dat in specifieke documenten of registers is bekendgemaakt (zie punt 5 hieronder), kan van de rechter worden verwacht dat hij de gegevens aan die documenten of registers toetst. Indien de rechter, zoals hierboven beschreven, een ander adres vaststelt dan het adres waarvan de verzoeker kennis heeft gegeven, moet hij een nieuwe poging tot betekening of kennisgeving doen. De rechter kan ook nagaan of het adres bij hen ambtshalve bekend is (bv. in verband met een andere zaak die bij de rechtbank aanhangig is) en het stuk op een dergelijk adres trachten te betekenen.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet er, in voorkomend geval, worden betaald?

Het Poolse elektronische systeem van het bevolkingsregister (“PESEL”) bevat onder meer informatie over geregistreerde adressen van natuurlijke personen. Buitenlandse gerechtelijke autoriteiten hebben geen directe toegang tot het register. Een buitenlandse rechtbank kan de Poolse rechtbank verzoeken een handeling te verrichten om bewijs te verkrijgen teneinde het adres van een natuurlijke persoon vast te stellen op grond van een bilaterale overeenkomst of het Verdrag inzake de verkrijging van bewijs in het buitenland in burgerlijke en in handelszaken, ondertekend te Den Haag op 18 maart 1970. De Poolse rechtbank zal dan de nodige informatie opvragen bij het PESEL-register of het bevolkingsregister van de betrokken gemeente, of zal eventueel andere noodzakelijke maatregelen nemen.

Een partij in een gerechtelijke procedure in het buitenland kan bij een gemeentebestuur in Polen een verzoek indienen om toegang te krijgen tot gegevens in het PESEL-register of in een bevolkingsregister. Een dergelijk verzoek moet schriftelijk gebeuren via een formulier (beschikbaar op de websites van het gemeentebestuur). Een partij moet het bestaan van een rechtmatig belang aantonen en het nodige bewijs leveren dat het recht van toegang op een specifieke persoon betrekking heeft. Een vergoeding van 31 PLN wordt overgemaakt op de bankrekening van de gemeente waar het verzoek is ingediend. Er moet echter worden opgemerkt dat het Poolse recht er niet van uitgaat dat het adres van een natuurlijke persoon zoals vermeld in het PESEL-register of in een bevolkingsregister ook het werkelijke woonadres van die persoon is.

De kantooradressen van natuurlijke personen die bedrijven leiden, worden opgeslagen in het centrale ondernemingsregister (CEIDG) en kunnen gratis online worden opgevraagd. De zoekmachine in het Pools en het Engels is beschikbaar op: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx

Adressen van andere ondernemers (commerciële ondernemingen, coöperaties, staatsbedrijven, instellingen voor onderzoek en ontwikkeling, buitenlandse ondernemingen en hun filialen, onderlinge waarborgmaatschappijen) en verenigingen, andere sociale en beroepsorganisaties, stichtingen en zorginstellingen zijn beschikbaar in het nationale rechtbankregister en zijn gratis online toegankelijk. De zoekmachine in het Pools is beschikbaar op: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/

4.3 Welke vorm van bijstand verlenen de autoriteiten van deze lidstaat op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken bij het achterhalen van adressen op verzoek van andere lidstaten? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Overeenkomstig artikel 7, lid 1, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken verstrekt Polen via het Europese e-justitieportaal gedetailleerde informatie over hoe u de adressen kunt vinden van personen aan wie een stuk moet worden betekend of ter kennis gebracht.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

De rechtbank betekent stukken via het postbedrijf, werknemers van de rechtbanken of de gerechtelijke bezorgingsdienst. De rechtbank kan ook stukken betekenen via een gerechtsdeurwaarder overeenkomstig de wet op de gerechtsdeurwaarders van 22 maart 2018 (artikel 131, WvRV, artikel 96 van het Reglement). In dergelijke gevallen brengt de gerechtsdeurwaarder het stuk persoonlijk ter kennis van de geadresseerde met ontvangstbevestiging en met vermelding van de datum, of concludeert hij dat de geadresseerde niet op het opgegeven adres verblijft. In de praktijk gebeurt de betekening gewoonlijk door het postbedrijf (Poczta Polska S.A.) per aangetekende verzending met ontvangstbevestiging.

Indien correspondentie aan natuurlijke personen is gericht, worden de stukken persoonlijk aan hen betekend of ter kennis gebracht, d.w.z. overhandigd aan hen of, indien zij niet bekwaam zijn, aan hun wettelijke vertegenwoordiger (artikel 133, lid 1, WvRV).

Rechtbanken betekenen stukken aan soldaten via de militaire politie, aan politieambtenaren en personeel in het gevangeniswezen via hun onmiddellijke toezichthoudende autoriteiten, en aan personen in hechtenis via het leidinggevend orgaan van de inrichting (artikel 137, WvRV).

Stukken bestemd voor een rechtspersoon of een organisatie zonder rechtspersoonlijkheid worden betekend of ter kennis gebracht aan het orgaan dat bevoegd is om deze persoon of organisatie in rechte te vertegenwoordigen, of in persoon aan een werknemer die is bevoegd stukken in ontvangst te nemen. Indien een procesgemachtigde of een persoon gemachtigd om gerechtelijke stukken in ontvangst te nemen is aangewezen, worden stukken aan deze personen betekend of ter kennis gebracht (artikel 133, lid 2, WvRV).

Processtukken of rechterlijke beslissingen voor ondernemers die in het centrale ondernemingsregister (CEIDG) zijn ingeschreven, worden betekend op het in het register vermelde adres voor betekening of kennisgeving, tenzij de ondernemer een ander adres voor betekening heeft opgegeven (artikel 133, lid 2[1], WvRV).

Processtukken of rechterlijke beslissingen voor ondernemers die in een rechtbankregister zijn ingeschreven, worden betekend op het in het register vermelde adres, tenzij de ondernemer een ander adres voor betekening heeft opgegeven. Indien het meest recentelijk meegedeelde adres is geschrapt omdat het niet in overeenstemming is met de feitelijke situatie en er geen verzoek is ingediend om een nieuw adres in te voeren dat voor bekendmaking in aanmerking komt, wordt het geschrapte adres beschouwd als een adres dat in het register beschikbaar is gesteld (artikel 133, lid 2[2], WvRV).

Processtukken of rechterlijke beslissingen voor personen die een in het nationale rechtbankregister ingeschreven entiteit vertegenwoordigen, vereffenaars, gevolmachtigden, leden van organen of personen die gemachtigd zijn om de raad van bestuur aan te stellen, worden betekend op de in het nationale rechtbankregister vermelde adres voor betekening (artikel 133, lid 2[3], WvRV).

Indien een procesgemachtigde of een persoon gemachtigd om gerechtelijke stukken in ontvangst te nemen is aangewezen, worden gerechtelijke stukken aan deze personen betekend of ter kennis gebracht. Stukken waarmee een partij wordt gedagvaard om persoonlijk te verschijnen, worden echter alleen rechtstreeks aan die partij betekend, met uitzondering van partijen die geen verblijfplaats, gewone woonplaats of statutaire zetel in Polen of een andere EU-lidstaat hebben (artikel 133, lid 3, WvRV, artikel 1135[5], lid 1, WvRV).

De betekening of kennisgeving gebeurt op de verblijfplaats, op de werkplek of op de plaats waar de geadresseerde zich bevindt.

Op verzoek van een partij kunnen stukken worden betekend op een door die partij opgegeven postbusadres. In dergelijke gevallen worden de via het postbedrijf verzonden stukken bij het postkantoor van dat postbedrijf gedeponeerd, met een bericht in de brievenbus van de geadresseerde (artikel 135, WvRV).

Een griffier kan een stuk rechtstreeks ter griffie van de rechtbank overhandigen aan degene voor wie het stuk is bestemd, indien de geadresseerde in de rechtbank aanwezig is en diens identiteit aantoont (artikel 132, lid 2, WvRV). Indien een te betekenen of ter kennis te brengen stuk bij de rechtbank is ingediend op een tijdstip dat de betekening of kennisgeving ervan vóór de datum van een zitting of hoorzitting onmogelijk maakt, zal de rechtbank het stuk ter zitting of hoorzitting aan de geadresseerde betekenen (artikel 99 van het Reglement).

Brieven mogen alleen elektronisch worden betekend of ter kennis gebracht in de gevallen en op de wijze zoals vermeld in punt 6.1 hieronder.

Bij wijze van uitzondering kan de rechter, uitsluitend in geval van een dagvaarding voor een hoorzitting, de dagvaarding in plaats van schriftelijk op een andere wijze, die hij het meest geschikt acht, aan de partijen, getuigen, getuigen-deskundigen of andere personen betekenen indien hij zulks noodzakelijk acht om de behandeling van de zaak te bespoedigen. Dergelijke dagvaardingen (bv. per e-mail of telefoon) hebben rechtsgevolgen indien er geen twijfel over bestaat dat zij de geadresseerden ten minste een week en in dringende gevallen drie dagen vóór de zitting hebben bereikt (artikel 149[1], WvRV en artikel 149, lid 2, WvRV).

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, sms enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor enz.)?

6.1 Welke vormen van elektronische betekening of kennisgeving in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken zijn er in deze lidstaat beschikbaar waarbij de stukken rechtstreeks moeten worden betekend of ter kennis gegeven aan een persoon die een bekend adres voor betekening of kennisgeving in een andere lidstaat heeft?

De rechtbank betekent stukken alleen langs elektronische weg, d.w.z. via een ICT-systeem, indien de geadresseerde een stuk via het systeem heeft ingediend of ervoor heeft gekozen om op die manier in te dienen (de geadresseerde kan de keuze intrekken). Ook een geadresseerde die in een andere lidstaat verblijft, kan voor deze vorm van betekening of kennisgeving kiezen. Elektronische betekening of kennisgeving wordt geacht te zijn verricht op het tijdstip dat staat vermeld op de elektronische ontvangstbevestiging. Indien deze bevestiging ontbreekt, wordt de betekening of kennisgeving effectief geacht na 14 dagen, te rekenen vanaf de datum dat het stuk in het ICT-systeem is geüpload. Stukken mogen niet per e-mail worden betekend of ter kennis gebracht, maar een bericht met de mededeling dat een document in het ICT-systeem is geüpload mag wel naar de mailbox van de geadresseerde worden gestuurd (artikel 131[1], WvRV).

Er gelden specifieke regels voor de betekening en kennisgeving van gerechtelijke stukken aan raadslieden, advocaten, octrooigemachtigden en de raadsman van de Republiek Polen tijdens de epidemische noodtoestand of de epidemische toestand die is uitgeroepen als gevolg van COVID-19 en binnen een jaar na de opheffing van de laatste ervan. Indien het ICT-systeem dat de gerechtelijke procedure ondersteunt, gedurende een dergelijke periode niet beschikbaar is, laat de rechtbank gerechtelijke stukken aan die partijen toekomen door de inhoud ervan te uploaden naar het ICT-systeem dat voor het beschikbaar stellen van dergelijke documenten wordt gebruikt (informatieportaal). Dit geldt niet voor stukken die samen met afschriften van de processtukken van de partijen of andere stukken die niet van de rechtbank afkomstig zijn, moeten worden betekend of ter kennis worden gebracht. De datum van betekening of kennisgeving is de datum waarop de geadresseerde kennis heeft genomen van het naar het informatieportaal geüploade document. Indien de geadresseerde dit niet doet, wordt het stuk geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht na 14 dagen, te rekenen vanaf de datum van het uploaden. De betekening of kennisgeving van een stuk via het informatieportaal heeft de procedurele gevolgen die in het WvRV zijn omschreven met betrekking tot de betekening of kennisgeving van gerechtelijke stukken. De rechtbank kan ervoor kiezen een stuk niet via het informatieportaal te betekenen indien dit vanwege de aard van het document onmogelijk is (artikel 15zzs[9] van de wet van 2 maart 2020 houdende bijzondere regelingen ter preventie, bestrijding en beheersing van COVID-19, andere overdraagbare ziekten en daarmee verband houdende noodsituaties). Tot en met 30 juni 2023 zal in Polen een epidemische noodtoestand van kracht zijn.

Raadslieden, advocaten, octrooigemachtigden en de raadsman van de Republiek Polen betekenen elkaar rechtstreeks (zie punt 3 hierboven) alleen langs elektronische weg, indien zij daartoe bij de rechtbank unanieme verklaringen indienen en de rechtbank in kennis stellen van de contactgegevens die voor dit doel moeten worden gebruikt, met name een e-mailadres of een faxnummer. Dergelijke verklaringen zijn onherroepelijk en alle bepalingen betreffende een voorwaarde of tijdslimiet worden als niet-bestaand beschouwd. Op unaniem verzoek van de partijen of wanneer dit anderszins is gerechtvaardigd, gelast de rechter afstand te doen van deze manier van betekening of kennisgeving. De verplichting tot wederzijdse elektronische betekening of kennisgeving geldt niet voor stukken die aan de rechtbank moeten worden overgelegd met kopieën voor de tegenpartij, zoals vermeld in punt 3 hierboven.

6.2 Heeft deze lidstaat overeenkomstig artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken aanvullende voorwaarden gesteld waaronder hij elektronische betekening of kennisgeving via e-mail als bedoeld in artikel 19, lid 1, punt b), van die verordening zal aanvaarden? Zie ook de mededeling op grond van artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Er zijn geen aanvullende voorwaarden van toepassing.

7 “Vervangende” betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Indien de geadresseerde niet thuis is, kan het gerechtelijk stuk worden betekend of ter kennis gebracht aan een meerderjarige huisgenoot of, indien geen meerderjarige huisgenoot aanwezig is, aan de beheerder van de eigendom, de conciërge of de uitvoerend functionaris van de gemeente, voor zover deze persoon geen wederpartij is in de zaak en ermee heeft ingestemd het stuk aan de geadresseerde te overhandigen. De rechtbank kan echter de mogelijkheid uitsluiten of beperken om stukken aan andere personen te betekenen of ter kennis te brengen. Op de postzending wordt een aantekening in die zin gemaakt. Indien een geadresseerde die zijn werkplek als adres voor betekening heeft opgegeven, niet door de persoon die de betekening uitvoert op de werkplek wordt gevonden, kan het stuk worden betekend aan een persoon die gemachtigd is om stukken in ontvangst te nemen (artikel 138, WvRV, artikel 3 van het Besluit).

Indien de betekening of kennisgeving niet mogelijk is, wordt een via een postbedrijf verzonden stuk bij het postkantoor van dat bedrijf gedeponeerd en, indien het op een andere wijze wordt betekend, bij het bevoegde gemeentebestuur; in dergelijk geval wordt een bericht aan de voordeur of in de brievenbus van de geadresseerde achtergelaten waarin de plaats en het tijdstip van bezorging van het stuk worden vermeld, alsook dat het binnen zeven dagen na de datum van het bericht moet worden afgehaald. Als de termijn zonder enige reactie verstrijkt, wordt de kennisgevingsprocedure herhaald (artikel 139, lid 1, WvRV). Een bij een postkantoor gedeponeerd document voor betekening aan een natuurlijke persoon kan door de geadresseerde persoonlijk, door diens wettelijke vertegenwoordiger of via een postmachtiging worden afgehaald; in het geval van andere entiteiten kan het document ook worden afgehaald door een persoon die gemachtigd is om de entiteit te vertegenwoordigen of door een gemachtigde werknemer (artikel 8 van het Besluit). Het stuk wordt geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht bij het verstrijken van de termijn voor afhaling ervan.

De betekening of kennisgeving kan ook effectief worden geacht indien zij onmogelijk is geweest doordat de partij haar verplichtingen niet is nagekomen:

  • indien een stuk niet kan worden betekend of ter kennis gebracht aan een partij met registratieplicht omdat een wijziging van het adres van de partij niet in het register is bekendgemaakt, wordt het stuk als zijnde betekend bij het procesdossier gevoegd, tenzij het nieuwe adres bij de rechtbank bekend is (artikel 139, lid 3, WvRV);
  • indien stukken voor personen die een in het nationale rechtbankregister ingeschreven entiteit vertegenwoordigen, vereffenaars, gevolmachtigden, leden van organen of personen die gemachtigd zijn om de raad van bestuur aan te stellen, niet op de normale wijze kunnen worden bezorgd omdat een wijziging van het adres voor betekening niet is meegedeeld, worden deze als zijnde betekend bij het procesdossier gevoegd, tenzij bij de rechtbank een ander adres voor betekening of een andere verblijfplaats en ander adres bekend zijn (artikel 139, lid 3[1], WvRV);
  • indien de geadresseerde (een partij of de vertegenwoordiger van de partij) van het huidige adres is verhuisd en de rechtbank niet van de nieuwe verblijfplaats op de hoogte heeft gebracht (hoewel de rechtbank de verplichting daartoe heeft meegedeeld), wordt het gerechtelijk stuk als zijnde betekend bij het procesdossier gevoegd, tenzij het nieuwe adres bij de rechtbank bekend is (artikel 136, WvRV).

In andere situaties waarbij de verblijfplaats van de partij onbekend is:

  • indien het te betekenen of ter kennis te brengen stuk invloed heeft op de verdediging van de rechten van een partij, kan de betekening of kennisgeving — totdat deze partij, haar vertegenwoordiger of gevolmachtigde zich kenbaar maakt — alleen worden gedaan aan de voogd ad litem die door de rechtbank is aangewezen op verzoek van de betrokkene (bv. de eiser) die voorlopig bewijsmateriaal heeft bezorgd dat de verblijfplaats van de geadresseerde niet bekend is. De aanstelling van een voogd ad litem wordt publiekelijk in het gerechtsgebouw en in de gebouwen van het gemeentebestuur bekendgemaakt, en — in gevallen van groter belang — ook in de pers, indien nodig. De betekening of kennisgeving wordt van kracht zodra het stuk aan de voogd ad litem is bezorgd, met dien verstande dat de rechtbank de effectiviteit van de betekening of kennisgeving afhankelijk kan stellen van het verstrijken van een bepaalde termijn vanaf het moment waarop het bericht in het gerechtsgebouw wordt bekendgemaakt (artikel 143, WvRV);
  • indien het te betekenen of ter kennis te brengen stuk geen invloed heeft op de verdediging van de rechten van een partij, wordt het stuk aan de partij betekend door het bekend te maken in het gerechtsgebouw (artikel 145, WvRV).

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

In geval van betekening aan een meerderjarige huisgenoot, de beheerder van de eigendom, de conciërge, de uitvoerend functionaris van de gemeente of een persoon op de werkplek wordt het document geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht wanneer het aan een dergelijke persoon wordt overhandigd.

Indien het stuk bij een postkantoor wordt gedeponeerd en niet door een daartoe gemachtigde persoon wordt afgehaald, wordt het geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht bij het verstrijken van de laatste dag van de termijn voor afhaling (d.w.z. bij het verstrijken van een week na het tweede bericht inzake poging tot levering), tenzij het stuk is gericht tot een verweerder aan wie nog geen ander stuk in de zaak eerder is betekend of ter kennis is gebracht, zoals vermeld in punt 3 hierboven.

Indien betekening gebeurt aan de voogd ad litem die is aangewezen voor een partij waarvan de verblijfplaats onbekend is, wordt het stuk geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht wanneer het aan de voogd ad litem wordt overhandigd of bij het verstrijken van de termijn vanaf de bekendmaking van het bericht in het gerechtsgebouw, zoals bepaald door de rechtbank, naargelang welke datum het laatst valt.

Indien de betekening of kennisgeving geschiedt door middel van bekendmaking van een bericht in het gerechtsgebouw, wordt het stuk geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht een maand na de datum van bekendmaking.

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Dit gebeurt door middel van een bericht aan de voordeur of in de brievenbus van de geadresseerde. In het bericht wordt onder meer vermeld dat, indien de postzending ondanks een dubbele kennisgeving niet wordt afgehaald, zij naar de verzendende rechtbank wordt teruggezonden en dat de postzending wordt geacht te zijn betekend op de laatste dag van de termijn voor afhaling, alsook dat de betekening of kennisgeving procedurele tijdslimieten kan doen ingaan (artikel 6 van het Besluit).

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Indien de geadresseerde weigert het te betekenen stuk in ontvangst te nemen, wordt betekening of kennisgeving geacht te zijn verricht bij deze weigering (artikel 139, lid 2, WvRV).

Een uitzondering hierop is wanneer een rechtbank of andere autoriteit van een buitenlandse staat de rechtbank verzoekt om een gerechtelijk stuk aan een in Polen wonende persoon te betekenen of ter kennis te brengen zonder een Poolse vertaling van het stuk bij te voegen. Een dergelijk stuk wordt aan de geadresseerde betekend of ter kennis gebracht indien deze ervoor kiest het in ontvangst te nemen. Een geadresseerde die weigert een stuk in ontvangst te nemen, wordt gewaarschuwd voor de mogelijke nadelige rechtsgevolgen in het buitenland (artikel 1135[1], lid 2, WvRV).

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken), levert de post het stuk dan uitsluitend af aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Stukken die op grond van dat artikel door het postbedrijf worden betekend, worden betekend of ter kennis gebracht als gewone brieven in plaats van als gerechtelijke correspondentie (zie punt 1, laatste alinea hierboven). Naast betekening aan de geadresseerde kan een dergelijke brief ook effectief worden betekend of ter kennis gebracht:

  • aan de wettelijke vertegenwoordiger of gevolmachtigde van de geadresseerde die gemachtigd is op grond van een krachtens algemene bepalingen verleende volmacht of door middel van een postmachtiging;
  • aan een meerderjarige huisgenoot van de geadresseerde, op voorwaarde dat deze laatste het postkantoor geen andersluidende instructie heeft gegeven;
  • aan een persoon die gemachtigd is postzendingen in ontvangst te nemen op de zetel van een overheidsinstantie, indien de postzending aan de betrokken overheidsinstantie is gericht;
  • aan een persoon die gemachtigd is postzendingen in ontvangst te nemen bij entiteiten die rechtspersonen of organisatorische eenheden zonder rechtspersoonlijkheid zijn, indien de postzending gericht is aan:

a) de betrokken rechtspersoon of een organisatorische eenheid zonder rechtspersoonlijkheid,

b) een natuurlijke persoon die geen lid is van de raad van bestuur of een werknemer van de betrokken rechtspersoon of organisatorische eenheid zonder rechtspersoonlijkheid en die er aanwezig is;

  • aan het hoofd van een organisatorische eenheid of een door dat hoofd gemachtigde natuurlijke persoon indien de postzending gericht is aan een natuurlijke persoon die aanwezig is in een eenheid waar het vanwege de aard van die eenheid zeer moeilijk of onmogelijk is om een postzending aan de geadresseerde af te leveren of waar dit een algemeen aanvaard gebruik is (artikel 37 van de postwet).

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling – zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

In het geval van universele postdiensten dient het postbedrijf:

  • in de brievenbus van de geadresseerde (of, bij gebreke daarvan, via andere wettige middelen) een op het juiste formulier vermeld bericht inzake poging tot levering achter te laten, samen met informatie over de termijn voor afhaling en het adres van het postkantoor waar de postzending wordt gedeponeerd;
  • de geadresseerde langs elektronische weg (sms of e-mail) in kennis te stellen van de mogelijkheid om de zending af te halen, met vermelding van het nummer van de postzending, de termijn voor afhaling en het adres van het postkantoor waar de postzending wordt gedeponeerd, indien de geadresseerde het postkantoor heeft verzocht hem of haar langs elektronische weg in kennis te stellen.

De postzending kan bij het postkantoor worden afgehaald door de geadresseerde of een andere gemachtigde persoon als bedoeld in punt 8.1 hierboven (met inbegrip van een meerderjarige huisgenoot van de geadresseerde, indien deze bij het postkantoor een schriftelijke verklaring van samenwoning heeft ingediend). Indien de postzending niet binnen zeven dagen wordt afgehaald, wordt de kennisgevingsprocedure herhaald. Indien de geadresseerde of een andere gemachtigde persoon de postzending niet afhaalt binnen 14 dagen na de dag volgend op die waarop het eerste bericht werd achtergelaten, wordt de postzending naar de afzender teruggestuurd (artikel 37 van de postwet, artikelen 24 en 26 van de regels inzake het aanbieden van universele diensten, zoals gehecht aan Besluit nr. 227/2022 van de raad van bestuur van Poczta Polska S.A.).

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

Zie punt 8.2 hierboven.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

De betekening of kennisgeving van een document wordt door de ontvanger schriftelijk of in het ICT-systeem van het postbedrijf of via een document opgehaald uit het ICT-systeem bevestigd. De ontvanger van een document bevestigt de ontvangst en de datum daarvan met diens handtekening. Indien de ontvanger dit niet kan of wil doen, vermeldt de persoon die de betekening of kennisgeving verricht zelf de datum van betekening en de redenen waarom de handtekening ontbreekt. De persoon die de betekening of kennisgeving verricht, geeft op de ontvangstbevestiging de wijze van betekening of kennisgeving aan, vermeldt de ontvangstdatum op het betekende stuk en ondertekent het (artikel 142, WvRV).

10 Wat zijn de gevolgen als er iets misgaat en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Niet-naleving van de bepalingen inzake betekening of kennisgeving maakt de betekening of kennisgeving ineffectief en vereist dat deze wordt herhaald. Een gebrekkige betekening of kennisgeving wordt echter geacht effectief te zijn vanaf de daadwerkelijke ontvangst van de postzending door de geadresseerde.

Indien een partij wegens gebrekkige betekening of kennisgeving haar rechten niet heeft kunnen verdedigen, kan die partij in het kader van een beroepsprocedure om vernietiging van de rechterlijke beslissing verzoeken en kan zij zich daarbij beroepen op de nietigheid van de procedure (artikel 379, lid 5, WvRV).

Niettegenstaande de definitieve beëindiging van de procedure kan de partij, indien zij wegens gebrekkige betekening of kennisgeving geen actie heeft kunnen ondernemen, binnen drie maanden nadat zij van de definitieve beslissing in kennis is gesteld, een verzoek tot herziening van een uitspraak indienen (artikelen 401 en 407, WvRV).

11 Indien de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert een stuk te aanvaarden op grond van de daarin gebruikte taal (artikel 12 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken) en de rechter of autoriteit waarbij de juridische procedure aanhangig is gemaakt, na verificatie besluit dat de weigering onterecht was, is er dan een specifiek rechtsmiddel om beroep tegen die beslissing in te stellen?

Een dergelijk besluit kan niet afzonderlijk worden betwist. Daartegen kan alleen beroep worden ingesteld samen met de beslissing ter beëindiging van de procedure.

12 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel? Maakt het verschil of het stuk krachtens het nationale recht moet worden betekend of ter kennis gegeven dan wel of het verzoek om betekening of kennisgeving uit een andere lidstaat afkomstig is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 15 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, betreffende de betekening of kennisgeving van een stuk dat uit een andere lidstaat afkomstig is

In een procedure bij een Poolse rechtbank is de betekening of kennisgeving van een stuk door de rechtbank zonder tussenkomst van een gerechtsdeurwaarder kosteloos. De vergoeding voor de betekening of kennisgeving van een stuk door een gerechtsdeurwaarder bedraagt 60 PLN per afleveradres, ongeacht het aantal geadresseerden van het stuk dat er verblijft en het aantal pogingen tot betekening of kennisgeving.

Indien een stuk van een andere lidstaat in Polen wordt betekend of ter kennis gebracht op grond van de verordening inzake de betekening of kennisgeving van stukken, dient de verzoeker geen kosten te betalen, met inbegrip van de kosten van betekening of kennisgeving door een gerechtsdeurwaarder, indien de rechtbank die de ontvangende instantie is ervoor kiest om het document op die manier te betekenen of ter kennis te brengen (zie punt 5, eerste alinea hierboven).

Laatste update: 30/11/2023

De verschillende taalversies van deze pagina worden bijgehouden door de betrokken EJN-contactpunten. De informatie wordt vertaald door de diensten van de Europese Commissie. Eventuele aanpassingen zijn daarom mogelijk nog niet verwerkt in de vertalingen. Het EJN en de Commissie aanvaarden geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor informatie of gegevens in dit document of waarnaar in dit document wordt verwezen. Zie de juridische mededeling voor auteursrechtelijke bepalingen van de lidstaat die verantwoordelijk is voor deze pagina.