Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term “betekening en kennisgeving van stukken”? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de “betekening en kennisgeving van stukken”?

Betekening is de handeling waarbij aan een persoon (verweerder) wordt medegedeeld dat er een rechtsvordering tegen hem is ingesteld. Betekening wordt gebruikt om deze persoon voor de eerste maal op te roepen om bij de behandeling van de zaak te verschijnen zodat hij zich kan verweren. Betekening wordt ook gebruikt voor de eerste oproeping van een persoon die wel een belang heeft maar nog niet eerder betrokken was bij de zaak, zodat hij kan optreden hetzij aan de kant van de eiser hetzij aan de kant van de verweerder (artikel 219, lid 1, van het Portugese wetboek van burgerlijke rechtsvordering (Código de Processo Civil)).

De kennisgeving wordt gebruikt om iemand op te roepen voor het gerecht te verschijnen of om officieel mededeling te doen van een feit (artikel 219, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

In boek II, titel I, hoofdstuk II, afdeling II van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering zijn specifieke regels vastgelegd voor de wijze waarop de betekening en kennisgeving moeten worden verricht. Deze regels zorgen ervoor dat de mededelingen de geadresseerde ook daadwerkelijk bereiken en, indien de geadresseerde partij is bij de zaak, dat zijn recht op verdediging wordt gewaarborgd.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

De in artikel 227 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering vastgelegde gegevens worden ter betekening verzonden.

De in artikel 220 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering vastgelegde gegevens worden ter kennisgeving verzonden.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

In de regel kan de betekening of kennisgeving bij een lopende procedure worden verricht door een gerechtsdeurwaarder, uitvoeringsambtenaar of de vertegenwoordiger van een van de partijen, overeenkomstig de wijzen van betekening en kennisgeving die worden beschreven in het antwoord op vraag 5.

4 Het achterhalen van adressen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk bestemd is indien het aangegeven adres niet correct is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Ja. Overeenkomstig het nationaal recht zijn gerechtsdeurwaarders verplicht om ambtshalve al het nodige te doen om de betekening in persoon te kunnen verrichten (artikel 226, lid 1, wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Als zij de betekening niet kunnen verrichten, raadplegen zij alle gegevens die elektronisch beschikbaar zijn bij de andere overheidsdiensten om na te gaan of zich een adreswijziging heeft voorgedaan en om de huidige verblijfplaats te vinden van de persoon aan wie de betekening moet worden gedaan (artikel 236, lid 1, wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Voor de doeleinden van artikel 7, lid 2, punt c), wat betreft de ontvangende instantie:

de algemene afdeling (juízo de competência genérica) of in voorkomend geval de lokale burgerlijke afdeling (juízo local cível) van de bevoegde districtsrechtbank: ten behoeve van de betekening of kennisgeving van stukken, wanneer het adres in de aanvraag om betekening of kennisgeving niet correct is, is het interne recht voor vergelijkbare situaties in het kader van interne geschillen van toepassing, te weten de bepalingen dienaangaande in de artikelen 226 en 236 van het Portugese wetboek van burgerlijke rechtsvordering;

gerechtsdeurwaarders (OSAE): om het nieuwe adres te vinden van de persoon aan wie het stuk betekend of ter kennis gegeven moet worden, worden gegevens opgevraagd bij bevolkingsregisters en andere databanken, voor zover dergelijke registers en databanken bestaan.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet er, in voorkomend geval, worden betaald?

Nee. Alleen de nationale autoriteiten en instanties hebben deze mogelijkheid.

4.3 Welke vorm van bijstand verlenen de autoriteiten van deze lidstaat op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken bij het achterhalen van adressen op verzoek van andere lidstaten? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Voor de doeleinden van artikel 7, lid 1, punt a), is de aangewezen autoriteit waarbij verzendende instanties verzoeken kunnen indienen tot het achterhalen van het adres van de persoon aan wie betekening of kennisgeving moet worden gedaan:

Directoraat-generaal voor rechtsbedeling (Direcção-Geral da Administração da Justiça)

Av. D. João II, 1.08.01 D/E – Pisos 0, 9 a 14

1990-097 Lisboa, Portugal

Tel.: +351 217906500 – +351 217906200/1

Fax: +351 211545116 – +351 211545100

E-mail: correio@dgaj.mj.pt

Website: https://dgaj.justica.gov.pt/

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

In de praktijk moet de betekening in persoon worden verricht in overeenstemming met artikel 225 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.

In de praktijk moet de betekening door aanplakking worden verricht in overeenstemming met artikel 240 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.

In de praktijk kan de kennisgeving op een van de volgende wijzen worden verricht:

• kennisgevingen aan partijen die zich laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde, worden geregeld in artikel 247 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering;
• kennisgevingen aan partijen die zich niet laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde, worden geregeld in artikel 249 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering;
• kennisgevingen aan personen die een bijkomende rol spelen, worden geregeld in artikel 251 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering;
• kennisgevingen aan het openbaar ministerie worden geregeld in artikel 252 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering;
• kennisgevingen van rechterlijke beslissingen worden geregeld in artikel 253 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering;
• kennisgevingen die zijn geformaliseerd door een rechtshandeling, worden geregeld in artikel 254 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering;
• kennisgevingen tussen gevolmachtigden worden geregeld in artikel 255 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering;
• enige kennisgevingen worden geregeld in artikel 256 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.

Behalve de betekening op een bepaald tijdstip als bedoeld onder 7, bestaan binnen de interne rechtsorde geen alternatieve wijzen.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, sms enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor enz.)?

Ja. In de volgende gevallen heeft het bijvoorbeeld de voorkeur de volgende handelingen via elektronische weg te verrichten, via het eigen computersysteem van de rechtbanken:

• kennisgevingen aan het openbaar ministerie (artikel 252, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering);
• kennisgevingen aan gevolmachtigden (artikel 248, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering);
• kennisgevingen aan procureurs en uitvoeringsambtenaren (artikel 31, lid 1, van de ministeriële uitvoeringsverordening (Portaria) inzake de elektronische verwerking van rechtszaken).

Indien de omvang van het te versturen dossier zodanig is dat het niet elektronisch kan worden verstuurd (artikel 10, lid 1, van de elektronische verwerking van rechtszaken), of wanneer documenten alleen beschikbaar zijn op een papieren drager (artikel 144, lid 11, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering), of wanneer het voor de zaak niet nodig is dat de partij door een juridisch vertegenwoordiger wordt bijgestaan en de partij geen juridisch vertegenwoordiger heeft aangesteld (artikel 144, lid 7, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering), of indien er sprake is van een gegronde belemmering (artikel 144, lid 8, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering):

• kunnen processtukken worden gedeponeerd bij de griffie of per post of per fax worden verstuurd (artikel 144, leden 7 en 8, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering);
• kan kennisgeving van processtukken en documenten in persoon, per post of per fax geschieden.

Deze regels zijn van toepassing op gerechtelijke procedures in burgerlijke en handelszaken die aanhangig zijn bij de rechtbanken van eerste aanleg. Ze zijn ook van toepassing op bepaalde procedures die onder de bevoegdheid van de notarissen vallen (zoals bij erfenissen) of de griffiers van de burgerlijke stand (zoals bij familiezaken wanneer er een overeenkomst is).

6.1 Welke vormen van elektronische betekening of kennisgeving in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken zijn er in deze lidstaat beschikbaar waarbij de stukken rechtstreeks moeten worden betekend of ter kennis gegeven aan een persoon die een bekend adres voor betekening of kennisgeving in een andere lidstaat heeft?

Portugal kent tot op heden geen mogelijkheden voor elektronische betekening of kennisgeving op een bekend adres in een andere lidstaat.

6.2 Heeft deze lidstaat overeenkomstig artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken aanvullende voorwaarden gesteld waaronder hij elektronische betekening of kennisgeving via e-mail als bedoeld in artikel 19, lid 1, punt b), van die verordening zal aanvaarden? Zie ook de mededeling op grond van artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Portugal kent geen mogelijkheden voor betekening of kennisgeving via elektronische post, met uitzondering van de gevallen waarin sprake is van een beletsel als bedoeld bij vraag 6.

7 “Vervangende” betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Ja. In de Portugese wet is ook de betekening op een bepaald tijdstip vastgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 232 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

De betekening per post wordt geacht te zijn verricht op de dag waarop de ontvangstbevestiging is ondertekend (artikel 230 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

De betekening door persoonlijk contact met de uitvoeringsambtenaar of de gerechtsdeurwaarder en de betekening op verzoek van de juridisch vertegenwoordiger worden geacht te zijn verricht op de datum waarop het certificaat van betekening is opgesteld (artikel 231, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

De betekening door aanplakking van een bericht wordt geacht te zijn verricht op de datum die op het betreffende bericht staat vermeld (artikel 232, lid 4, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Bij betekening of kennisgeving per aangetekende brief, met of zonder ontvangstbevestiging, laat de postbezorger, indien niemand op het opgegeven adres aanwezig is, een bericht achter in de brievenbus. De geadresseerde wordt via dit bericht geïnformeerd dat de brief is gedeponeerd bij het postkantoor, met vermelding van het adres en de openingstijden van het kantoor en de termijn waarbinnen de brief moet worden afgehaald (artikel 228 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Indien de betekening per post geschiedt en de geadresseerde weigert de brief in ontvangst te nemen of de ontvangstbevestiging te ondertekenen, wordt de betekening als volgt geacht te zijn verricht:

• door een bericht, opgesteld door de postbezorger, waarin de weigering van de betrokkene, de vertegenwoordiger van de rechtspersoon of een werknemer daarvan om de ontvangstbevestiging te ondertekenen of de brief in ontvangst te nemen, schriftelijk wordt vastgelegd (artikel 228, lid 6, en artikel 246, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering);
• in de gevallen waarin het de partijen is toegestaan een afspraak te maken over de plaats van betekening, gelden de bepalingen van artikel 229, leden 3 en 4, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.

Indien de betekening door persoonlijk contact met de uitvoeringsambtenaar of de gerechtsdeurwaarder geschiedt en de geadresseerde weigert de ontvangstbevestiging te ondertekenen of de brief in ontvangst te nemen, wordt de betekening geacht te zijn verricht. In dat geval:

• informeert de uitvoeringsambtenaar of de gerechtsdeurwaarder de geadresseerde dat het afschrift tot zijn beschikking bij de griffie van de rechtbank ligt en noteert deze informatie op het certificaat van betekening, evenals de weigering van de geadresseerde om het stuk in ontvangst te nemen (artikel 231, lid 4, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering);
• bovendien informeert de griffie de geadresseerde per aangetekende brief opnieuw dat het afschrift van het inleidende verzoekschrift en de bijbehorende documenten tot zijn beschikking bij de griffie liggen (artikel 231, lid 5, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Wanneer de weigering wettig is, wordt de betekening niet geacht te hebben plaatsgevonden. De weigering is wettig, wanneer de geadresseerde niet is gevonden, omdat hij niet meer op het opgegeven adres woont of daar niet meer is gevestigd, of wanneer de derde persoon verklaart niet in staat te zijn de brief aan de geadresseerde te overhandigen.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken), levert de post het stuk dan uitsluitend af aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Indien vanuit het buitenland een brief ter betekening of kennisgeving per post, met ontvangstbevestiging, is verstuurd, mogen de Portugese postdiensten de brief en de documenten overhandigen aan de geadresseerde, of aan een derde persoon die aanwezig is op hetzelfde adres en die verklaart de documenten aan de geadresseerde te kunnen overhandigen.

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling – zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Zie het antwoord op vraag 7.3.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

De geadresseerde heeft acht werkdagen de tijd heeft om de documenten bij het postkantoor af te halen. De geadresseerde wordt geïnformeerd over deze termijn en over het feit dat de documenten bij het postkantoor kunnen worden afgehaald op vertoon van het bericht van bezorging dat de postdienst in de brievenbus van de geadresseerde achterlaat, wanneer hij op het moment van bezorging niet aanwezig is.

(Artikel 228 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

Ja, in geval van betekening levert de ontvangstbevestiging, het certificaat van betekening of het bericht van betekening het bewijs op dat de betekening daadwerkelijk is verricht.

In het geval van kennisgeving levert de vastlegging van de ontvangstbevestiging, de vastlegging van de aangetekende brief of de akte of het document dat gedurende de procedure is opgesteld, het schriftelijk bewijs op dat de kennisgeving is verricht.

In het geval waarbij de stukken op elektronische wijze (ter betekening of kennisgeving) worden verstuurd, wordt door het computersysteem van de rechtbanken de datum en het tijdstip van verzending bevestigd (artikel 13, punt a), van de ministeriële uitvoeringsverordening inzake de elektronische verwerking van rechtszaken).

10 Wat zijn de gevolgen als er iets misgaat en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Het gebrek van betekening is een grond voor nietigheid waarmee de gehele procedure, vanaf de indiening van het inleidende verzoekschrift, ongeldig wordt. Het verzoekschrift zelf is echter niet nietig (artikel 187 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Er is sprake van gebrek van betekening in de gevallen bedoeld in artikel 188, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering.

De nietigheid wordt alleen geacht te worden opgeheven, wanneer de verweerder of het openbaar ministerie (als die hoofdpartij is) optreedt in het proces zonder direct het gebrek van betekening aan te voeren (artikel 189 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

De betekening is eveneens nietig, wanneer niet aan de in de wet bepaalde formaliteiten is voldaan (artikel 191 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

De algemene regels inzake nietigheid van stukken zijn vastgelegd in artikel 195 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

11 Indien de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert een stuk te aanvaarden op grond van de daarin gebruikte taal (artikel 12 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken) en de rechter of autoriteit waarbij de juridische procedure aanhangig is gemaakt, na verificatie besluit dat de weigering onterecht was, is er dan een specifiek rechtsmiddel om beroep tegen die beslissing in te stellen?

Ja, degene aan wie een betekening of kennisgeving is gericht, kan tegen het vonnis in beroep gaan door hiertegen bij de bevoegde rechtbank beroep in te stellen.

12 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel? Maakt het verschil of het stuk krachtens het nationale recht moet worden betekend of ter kennis gegeven dan wel of het verzoek om betekening of kennisgeving uit een andere lidstaat afkomstig is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 15 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, betreffende de betekening of kennisgeving van een stuk dat uit een andere lidstaat afkomstig is

Ja, in sommige gevallen. De betekenings- en kennisgevingskosten worden berekend in RE (rekeneenheid).

In 2024 bedraagt de waarde van de RE 102 EUR.

Bijvoorbeeld:

• de betekening of kennisgeving van documenten door persoonlijk contact met een uitvoeringsambtenaar kost 0,5 RE wanneer deze succesvol is verricht, en 0,25 RE wanneer deze niet succesvol is verricht (tabel VII bij Ministeriële Uitvoeringsverordening nr. 282/2013 van 29 augustus 2013, onder verwijzing naar artikel 50, lid 1, ervan);
• de betekening of kennisgeving door persoonlijk contact of door aanplakking van een bericht, indien verricht door een gerechtsdeurwaarder, kost 0,5 RE wanneer deze succesvol is verricht, en kost niets wanneer deze niet succesvol is verricht (artikel 9, lid 1, van de proceskostenverordening).

Dezelfde procedure geldt als de rechtshandeling die moet worden uitgevoerd, afkomstig is uit een andere lidstaat.

Toepasselijke wetgeving:

Wetboek van burgerlijke rechtsvordering (Código de Processo Civil)

Elektronische verwerking van rechtszaken (Tramitação Eletrónica dos Processos Judiciais)

Proceskostenverordening (Regulamento das Custas Processuais)

Verordening nr. 282/2013 van 29 augustus 2013 (Portaria n.º 282/2013, de 29 de Agosto)

Verordening (EU) 2020/1784 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2020

 

Slotopmerking

De informatie op deze pagina is algemeen van aard en niet alomvattend. Zij is niet bindend voor het contactpunt, het Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken, de rechtbanken of enige andere ontvanger. Raadpleging van deze informatie kan niet in de plaats komen van het raadplegen van de toepasselijke wetgeving.