Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term “betekening en kennisgeving van stukken”? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de “betekening en kennisgeving van stukken”?

“Betekening en kennisgeving van stukken” betekent het overdragen van documenten.

In de specifieke regels betreffende de betekening en kennisgeving van stukken zijn de noodzakelijke voorwaarden vastgesteld om het overleggen van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken betrouwbaar te maken en daarom bepalen zij duidelijk het tijdstip en de wijze waarop, de plaats waar en de persoon aan wie het stuk werd overgelegd, zowel in het kader van een proces (gerechtelijke stukken) als daarbuiten (buitengerechtelijke stukken).

Opgemerkt zij dat uit hoofde van de jurisprudentie van het Spaans constitutioneel hof de betekening en kennisgeving van stukken een noodzakelijke voorafgaande waarborg vormt zonder welke andere constitutionele waarborgen geen werking kunnen hebben (beslissing STC 1/1993 van het constitutioneel hof van 13 januari 1993).

De gerechten moeten op hun beurt waarborgen dat stukken op effectieve wijze worden betekend of medegedeeld; indien een gerechtelijke beslissing wordt aangenomen terwijl een der partijen daarbij niet is gehoord, geldt dat als een inbreuk op het beginsel van hoor en wederhoor die ertoe zou leiden dat het recht van die partij om zich te verweren zou zijn geschonden, als wordt vastgesteld dat de beslissing inderdaad was aangenomen terwijl een der partijen daarin niet is gehoord (beslissing STC 54/2010 van het constitutioneel hof van 4 oktober 2010).

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Conform artikel 149 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (Ley de Enjuiciamiento Civil) moeten rechterlijke beslissingen gegeven in het kader van gerechtelijke procedures formeel betekend of medegedeeld worden door de gerechtelijke diensten (oficinas judiciales), d.w.z. rechtbanken en gemeenschappelijke ondersteunende diensten voor gerechtelijke mededelingen (Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación).

Bij de betekening en kennisgeving van stukken gaat het om:

1. kennisgevingen, wanneer deze een beslissing of procedure als voorwerp hebben;
2. oproepingsbrieven, waarmee de geadresseerde wordt opgeroepen om voor de rechtbank te verschijnen en binnen een bepaalde termijn te handelen;
3. dagvaardingen, waarmee de geadresseerde wordt opgeroepen om op een specifieke plaats en op een bepaalde datum en tijd voor de rechtbank te verschijnen en te handelen;
4. bevelen, waarbij de geadresseerde overeenkomstig het recht wordt bevolen iets te doen of te laten;
5. injuncties, waarbij griffiers en de houders van de verschillende registers, notarissen of functionarissen van de gerechtelijke diensten wordt bevolen certificaten of bewijzen af te geven en andere handelingen te verrichten waartoe zij bevoegd zijn;
6. ambtsberichten (oficios), voor de officiële communicatie met buitengerechtelijke autoriteiten en functionarissen.

Alle documenten die gedurende een procedure door de rechtbank worden toegelaten, moeten formeel worden betekend (ongeacht of deze door de partijen of derden op verzoek van de rechtbank zijn overgelegd, of zijn opgesteld door deskundigen die door de rechtbank zijn benoemd).

Ook van buitengerechtelijke stukken (zoals notariële akten) kan betekening of kennisgeving worden gedaan, overeenkomstig de definitie die is gegeven door het Hof van Justitie van de Europese Unie in de zaak C-223/14 (Tecom Mican SL en José Arias Domínguez), ook als deze betrekking hebben op een buitengerechtelijke procedure, zoals het Hof in zaak C-14/08 (Roda Golf & Beach Resort SL) heeft bevestigd.

Samenvattend kunnen de stukken die gerechtelijke instanties gebruiken om met de procespartijen en met derden te communiceren als volgt worden ingedeeld:

• communicatie met de procespartijen: kennisgevingen, oproepingsbrieven, dagvaardingen en bevelen;
• communicatie met natuurlijke personen of rechtspersonen die niet bij de procedure zijn betrokken: dagvaardingen en bevelen;
• communicatie met notarissen, griffiers en houders van de verschillende registers die voor de rechtbanken werken (funcionarios de la Administración de Justicia): injuncties;
• communicatie met buitengerechtelijke autoriteiten en andere functionarissen: ambtsberichten.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

Overeenkomstig artikel 152 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering vindt de betekening of kennisgeving van stukken plaats onder leiding van de griffier (Letrado de la Administración de Justicia) van elke rechtbank (die tot in 2015 Secretario Judicial werd genoemd). Hij is verantwoordelijk voor een goede organisatie van de dienst.

Stukken worden betekend door een gerechtsdeurwaarder of door de wettelijke vertegenwoordiger van de persoon die om de dienst verzoekt, die ook de kosten draagt.

Stukken worden geacht rechtsgeldig te zijn betekend wanneer uit het verslag van de gerechtsdeurwaarder afdoende blijkt dat de betreffende stukken op het huisadres van de geadresseerde persoonlijk zijn overgedragen of aldaar zijn bezorgd. Het is de verantwoordelijkheid van de wettelijke vertegenwoordiger de identiteit en status van de persoon die het betekende stuk in ontvangst neemt, te verifiëren en dit te bevestigen door hem of haar een afschrift van het stuk te laten ondertekenen met vermelding van de datum van betekening.

4 Het achterhalen van adressen

Overeenkomstig de verordening is het aan de lidstaten om te beslissen of zij op eigen initiatief verzoeken om informatie over adressen indienen. In het geval van Spanje is verklaard dat de voor kennisgeving bevoegde autoriteit, de griffier, belast is met het zoeken naar adressen, en in de verklaring betreffende artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening is aangegeven dat de voor kennisgeving bevoegde Spaanse autoriteiten op eigen initiatief maatregelen zullen nemen om informatie over adressen in het bevolkingsregister of andere databanken te krijgen, als het adres in de aanvraag om betekening of kennisgeving niet correct is.

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk bestemd is indien het aangegeven adres niet correct is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Ja, volgens de verklaring van Spanje betreffende artikel 7 van Verordening (EU) 2020/1784, is de voor kennisgeving bevoegde autoriteit (de griffier), de autoriteit die bevoegd is om - op eigen initiatief - een zoekopdracht naar een huisadres uit te voeren. Krachtens artikel 7, lid 1, punt a), kunnen de verzendende instanties verzoeken tot het achterhalen van het adres van de persoon aan wie betekening of kennisgeving moet worden gedaan, indienen bij de door Spanje voor kennisgeving aangewezen bevoegde autoriteit.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet er, in voorkomend geval, worden betaald?

Spanje beschikt niet over een dergelijk openbaar register. In Spanje beschikken de rechtbanken over gegevensbanken die beperkt toegankelijk zijn (“Punto Neutro Judicial”), en waar alleen de Spaanse justitiële autoriteiten met een gegronde reden gebruik van kunnen maken voor het zoeken naar adressen en eigendommen. Indien het adres van de geadresseerde van het te betekenen stuk, een natuurlijk persoon of rechtspersoon, onbekend is, moet de autoriteit een aanvraag indienen om een zoekopdracht te kunnen uitvoeren in de gegevensbanken van de rechtbanken.

Om deze zoekopdracht te kunnen uitvoeren, heeft de autoriteit de gegevens van het nationale identiteitsbewijs, het Spaanse fiscale identificatienummer of het identificatienummer voor in Spanje verblijvende buitenlanders nodig. Indien de gezochte persoon niet over een dergelijk Spaans identiteitsbewijs beschikt, moet de autoriteit naast de naam en voornaam, aanvullende informatie verstrekken, zoals het paspoortnummer, de geboortedatum of de nationaliteit van de geadresseerde. Zonder deze gegevens levert de zoekopdracht mogelijk geen resultaten op. Er is geen vergoeding verschuldigd.

Bovendien kunnen de partijen ook gebruikmaken van andere openbare registers om het adres te achterhalen. Voor toegang tot deze registers moet wel een vergoeding worden betaald, waarvan de hoogte afhangt van de gegevens die worden gezocht.

4.3 Welke vorm van bijstand verlenen de autoriteiten van deze lidstaat op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken bij het achterhalen van adressen op verzoek van andere lidstaten? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

De griffier is bevoegd om op eigen initiatief (ambtshalve) maatregelen te nemen om informatie over adressen in het bevolkingsregister (“Punto Neutro Judicial”) of andere databanken te krijgen, als het adres in de aanvraag om betekening of kennisgeving niet correct is.

Indien het formulier vergezeld gaat van een aanvraag voor betekening of kennisgeving van een stuk, overeenkomstig Verordening (EG) nr. 2020/1784, en uit de resultaten van de zoekopdracht naar het huisadres blijkt dat de ontvangende instantie territoriaal niet bevoegd is, stuurt zij het stuk door naar een ontvangende instantie die wel territoriaal bevoegd is en stelt zij de verzendende instantie daarvan in kennis door middel van het modelformulier zoals bepaald in artikel 10, lid 4, van de verordening.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

Ja, wanneer er alternatieve middelen beschikbaar zijn. Overeenkomstig artikel 152 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering kan de betekening of kennisgeving van stukken, onder leiding van de griffier op de volgende manieren plaatsvinden:

1. via een wettelijke vertegenwoordiger (procurador), indien het stukken betreft die zijn bestemd voor personen die door die vertegenwoordiger in de procedure worden vertegenwoordigd;
2. per post, telegram, e-mail of via een ander elektronisch middel waarmee in de processtukken onweerlegbaar bewijs kan worden vastgelegd van de ontvangst, datum, tijd en inhoud van de mededeling;
3. door overhandiging in persoon aan de geadresseerde van een volledige kopie van de beslissing die aan hem moet worden betekend, het bevel dat door de rechtbank of griffier tot hem is gericht, het exploot van de dagvaarding of van de oproepingsbrief;
4. in ieder geval, aan personeel van de Spaanse justitie (Administración de Justicia), met gebruikmaking van middelen op afstand, in zaken waarbij het openbaar ministerie (Ministerio Fiscal), het kantoor van de advocaat-generaal van de staat (Abogacía del Estado), advocaten bij het Spaanse parlement (Letrados de las Cortes Generales y de las Asambleas Legislativas) en bij de wetgevende vergaderingen, de juridische dienst van de sociale verzekeringsinstelling (Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social) of andere overheidsinstellingen van de autonome gemeenschappen of lokale gemeenschappen zijn betrokken, indien de geadresseerde geen wettelijke vertegenwoordiger heeft aangesteld.

De stukken worden geacht rechtsgeldig te zijn betekend indien in het dossier voldoende bewijs is opgenomen dat het stuk de geadresseerde heeft bereikt op zijn huisadres, via het daartoe opgegeven e-mailadres, via het systeem voor elektronische betekening of via een ander door de geadresseerde gekozen elektronisch middel of middel op afstand.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, sms enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor enz.)?

In Spanje is een procedure aan de gang ter invoering van het elektronisch gerechtelijk dossier op grond van wet nr. 18/2011 van 5 juli 2011 houdende de regeling van de informatie- en communicatietechnologie in de rechtbanken. Het wetboek van burgerlijke rechtsvordering werd gewijzigd bij wet nr. 42/2015 van 5 oktober 2015, als gevolg waarvan alle beroepsbeoefenaars in de justitiële sector sinds 1 januari 2016 verplicht zijn om beveiligde elektronische systemen te gebruiken waarmee processtukken op afstand betekend kunnen worden. Die systemen hebben zich ontwikkeld tot het LexNET-platform, waarvan het gebruik wordt geregeld bij koninklijk besluit nr. 1065/2015 van 27 november 2015 binnen de territoriale bevoegdheid van het ministerie van Justitie. Verscheidene autonome gemeenschappen die bevoegd zijn op het gebied van justitie hebben soortgelijke systemen voor elektronische kennisgeving ingevoerd.

In de praktijk kunnen belanghebbende partijen en burgers in het algemeen zich inschrijven voor kennisgevingsprocedures in de elektronische gerechtelijke procedures van de verschillende rechtsgebieden (de Sede Judicial Electrónica van het ministerie van Justitie bestrijkt het grootste rechtsgebied).

Krachtens artikel 273, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering moeten alle beroepsbeoefenaren in de justitiële sector de in de rechtbanken geldende systemen op afstand of elektronische systemen gebruiken om stukken in te dienen (gedinginleidende of andere stukken) op een manier die de authenticiteit van de indiening waarborgt en ervoor zorgt dat de indiening en ontvangst van die stukken betrouwbaar en volledig worden geregistreerd, samen met de datum van de indiening en ontvangst. In elk geval moeten minstens de volgende entiteiten elektronische middelen gebruiken wanneer zij met de rechtbanken communiceren:

1. rechtspersonen;
2. verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid;
3. beroepsbeoefenaren die werken op gebieden die registratie bij een beroepsorganisatie vereisen voor formaliteiten en handelingen die zij ten aanzien van rechtbanken stellen in de uitoefening van hun beroepsactiviteiten;
4. notarissen en griffiers;
5. vertegenwoordigers van een belanghebbende die op elektronische wijze contact moet hebben met de rechtbanken;
6. openbare ambtenaren voor alle acties en maatregelen die zij nemen op basis van hun functie.

6.1 Welke vormen van elektronische betekening of kennisgeving in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken zijn er in deze lidstaat beschikbaar waarbij de stukken rechtstreeks moeten worden betekend of ter kennis gegeven aan een persoon die een bekend adres voor betekening of kennisgeving in een andere lidstaat heeft?

Elektronische betekening of kennisgeving mag rechtstreeks plaatsvinden bij een persoon wiens adres bekend is, mits de stukken worden verzonden en ontvangen met behulp van elektronische diensten voor aangetekende bezorging en de geadresseerde vooraf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor het gebruik van elektronische middelen voor de betekening of kennisgeving van stukken tijdens gerechtelijke procedures, en mits de geadresseerde aan het gerecht of de gerechtelijke instantie vooraf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor het gebruik van e-mails die worden verzonden naar een e-mailadres dat is gekozen voor de betekening of kennisgeving van stukken in dit stadium van de procedure, en de geadresseerde de ontvangst van het stuk bevestigt met een ontvangstbevestiging waarin de datum van ontvangst is vermeld.

6.2 Heeft deze lidstaat overeenkomstig artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken aanvullende voorwaarden gesteld waaronder hij elektronische betekening of kennisgeving via e-mail als bedoeld in artikel 19, lid 1, punt b), van die verordening zal aanvaarden? Zie ook de mededeling op grond van artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Niet gespecificeerd. Het Spaans Grondwettelijk Hof heeft echter, in het geval van verweerders die rechtspersonen zijn, geoordeeld dat het gebruik van het als communicatiemiddel opgegeven elektronisch adres voor de eerste betekening ongeschikt is, aangezien deze moet gebeuren door middel van aangetekende post met ontvangstbevestiging op het adres van de geadresseerde, overeenkomstig artikel 155, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering (zoals in het arrest in de zaak STC 129/2019 van 11 november 2019, waarin het criterium werd bevestigd dat reeds in andere arresten (TC 6/2019 en 47/2019) werd beschreven.

7 “Vervangende” betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Indien een kopie van de beslissing of het exploot per aangetekende post of telegram met ontvangstbevestiging moet worden verstuurd, of op elke andere vergelijkbare wijze waarbij onweerlegbaar bewijs kan worden vastgelegd van de ontvangst van de betekening, de ontvangstdatum en de inhoud van het document, maakt de griffier in het zaakdossier aantekening van de verzending en van de inhoud van de zending en voegt hij, zo nodig, de ontvangstbevestiging of het middel waarmee de ontvangst is geregistreerd of de documenten overgelegd door de wettelijke vertegenwoordiger waaruit blijkt dat de betekening is verricht, bij.

In Spanje mag betekening via bekendmaking (op het officiële publicatiebord) alleen plaatsvinden op bevel van de rechtbank die uitspraak doet in de hoofdzaak, nadat tevergeefs is geprobeerd de betekening te verrichten aan de adressen die bij de zoekopdracht naar het adres van de geadresseerde van het te betekenen stuk naar voren zijn gekomen (artikel 164 van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering). Hieruit volgt dat de Spaanse griffier, als ontvangende instantie van de aanvraag om betekening op grond van Verordening (EU) nr. 2020/1784, derhalve niet zelf kan besluiten om over te gaan tot betekening via bekendmaking (op het officiële publicatiebord), aangezien hij zelf geen kennis neemt van de hoofdzaak maar slechts rechtshulp biedt.

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

Betekening of kennisgeving van mededelingen wordt geacht te zijn verricht, indien voor elke bestaande wijze van betekening is voldaan aan de wettelijk vastgestelde voorwaarden.

In alle gevallen moet gebruik worden gemaakt van middelen waarmee in de processtukken onweerlegbaar bewijs kan worden vastgelegd van de ontvangst, datum, tijd en inhoud van de mededeling.

Indien een kopie van de beslissing of het exploot per aangetekende post of telegram met ontvangstbevestiging moet worden verstuurd, of op elke andere vergelijkbare wijze waarbij onweerlegbaar bewijs kan worden vastgelegd van de ontvangst van de betekening, de ontvangstdatum en de inhoud van het document, maakt de griffier in het zaakdossier aantekening van de verzending en van de inhoud van de zending en voegt hij, zo nodig, de ontvangstbevestiging of het middel waarmee de ontvangst is geregistreerd of de documenten overgelegd door de wettelijke vertegenwoordiger waaruit blijkt dat de betekening is verricht, bij (artikel 160, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Indien de postdienst de betekening niet kan verrichten of het document niet kan overhandigen, wordt een bericht achtergelaten waarin staat dat er een brief of document voor de geadresseerde is, met vermelding van de termijn waarbinnen hij het stuk bij het genoemde postkantoor kan afhalen.

Indien ambtenaren van de gerechtelijke dienst tevergeefs hebben getracht het document te betekenen, wordt een bericht in de brievenbus van de geadresseerde achtergelaten, waarin staat vermeld binnen welke termijn hij het document bij de rechtbank kan afhalen.

Indien de geadresseerde binnen het ressort van de rechtbank woont en het geen stuk betreft dat van belang is voor de verschijning, de vertegenwoordiging door een raadsman of de persoonlijke interventie, kan een oproepingsbrief naar hem worden gestuurd met behulp van elk van de middelen genoemd in de eerste alinea, om ervoor te zorgen dat de geadresseerde zich bij de rechtbank meldt om de betekening, het bevel of een ander document in ontvangst te nemen (artikel 160, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

In het exploot wordt vermeld waarom de geadresseerde moet verschijnen en worden de procedure en zaak in kwestie omschreven. Daartoe wordt informatie gegeven over de procedure en de zaak in kwestie en wordt tevens vermeld dat indien hij verzuimt zich, zonder geldige reden, binnen de vastgestelde termijn te melden, de betekening of kennisgeving wordt geacht te zijn verricht (artikel 160, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Indien de geadresseerde zonder geldige reden weigert de betekening in ontvangst te nemen, worden de stukken geacht aan hem te zijn betekend, als gevolg waarvan de mededeling dezelfde rechtsgevolgen heeft als wanneer de betekening met succes zou zijn verricht. De verschillende proceduretermijnen (artikel 161, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering) beginnen de dag na de weigering te lopen.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

De verordening staat de rechtstreekse kennisgeving van gerechtelijke stukken door de postdiensten toe, bij aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze. In geval van afgifte per post met ontvangstbevestiging moet echter ook het formulier worden bijgevoegd.

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken), levert de post het stuk dan uitsluitend af aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Poststukken moeten volgens de wet, afhankelijk van het soort stuk, aan de geadresseerde of aan de door hem gemachtigde persoon worden overhandigd of in de postbussen of brievenbussen bij de woning worden gedeponeerd. Iedere persoon die zich in de woning van de geadresseerde bevindt, zijn identiteit aantoont en de zending in ontvangst neemt, wordt geacht door de geadresseerde te zijn gemachtigd voor de inontvangstneming van postzendingen aan zijn huisadres, tenzij hij daartegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt (artikel 24 van wet nr. 43/2010 van 30 december 2010 inzake de universele postdienst, rechten van gebruikers en de postmarkt).

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling – zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Krachtens de wet zijn regels vastgesteld voor de situaties waarin het niet mogelijk is de postzending aan de geadresseerde te overhandigen of naar de afzender te retourneren, ongeacht de reden. Deze regels hebben betrekking op de procedure voor het achterhalen van het adres, de herkomst en bestemming van de stukken, het verhoor of de dagvaarding van de afzenders, evenals de termijnen die gelden voor het tijdelijk bewaren, opvragen en vernietigen van zendingen.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

De bezorger van de postdienst laat een bericht achter aan de geadresseerde waarin staat dat er een poststuk voor hem is binnengekomen dat hij binnen de opgegeven termijn bij het genoemde postkantoor kan afhalen. Indien de geadresseerde de zending niet binnen de vastgestelde termijn afhaalt, wordt daarvan aantekening gemaakt en wordt het stuk teruggestuurd naar de afzender.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

Aangenomen wordt dat de medewerker van de aangestelde postdienst betrouwbaar is en eerlijk handelt bij de bezorging, overhandiging en ontvangst van stukken afkomstig van administratieve of rechterlijke organen, evenals bij de gevallen waarin de ontvangst wordt geweigerd of de betekening niet kan worden verricht, ongeacht of dat met fysieke middelen dan wel middelen op afstand geschiedt.

In geval van betekening in persoon door rechtbankpersoneel maakt de ambtenaar daarvan proces-verbaal op, waarin hij het resultaat van de betekening vermeldt. Indien betekening aan de geadresseerde kan worden verricht, wordt zijn handtekening in het proces-verbaal van betekening opgenomen of wordt melding gemaakt van zijn weigering om de bevestiging te ondertekenen en van de mededeling die aan geadresseerde is gedaan dat de betekening geacht wordt te zijn verricht (zie vraag 7.4; artikel 161, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Indien overeenkomstig artikel 161, lid 3, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering de plaats waar de mededeling moet worden betekend, volgens het gemeenteregister, het belastingregister of een ander officieel register of publicaties van beroepsorganisaties, de woning van de geadresseerde is, of zijn verblijfplaats of de ruimte die hij huurt, en de geadresseerde niet aanwezig is, dan mag het stuk ook in een gesloten envelop worden overhandigd aan een werknemer, gezinslid of huisgenoot van de geadresseerde die ouder is dan veertien jaar en ter plaatse aanwezig is. Het stuk kan in voorkomend geval ook worden overhandigd aan de conciërge van het gebouw. De persoon die het stuk in ontvangst neemt, wordt ervan in kennis gesteld dat hij verplicht is de kopie van de beslissing of het exploot aan de geadresseerde te overhandigen of hem te informeren over het bestaan van het stuk, als hij weet waar die geadresseerde zich bevindt, en wordt in elk geval op de hoogte gebracht van de verantwoordelijkheid die hij heeft ten aanzien van de bescherming van de gegevens van de geadresseerde.

Indien de mededeling moet worden betekend op de plaats waar de geadresseerde doorgaans werkt, wordt het stuk bij zijn afwezigheid betekend aan een persoon die verklaart de geadresseerde te kennen, of, indien er een afdeling is die documenten of voorwerpen in ontvangst neemt, aan het hoofd van die afdeling, in welk geval de aandacht van de ontvanger moet worden gevestigd op de in de vorige alinea vermelde punten.

De naam van de geadresseerde van het stuk en de datum en het tijdstip waarop de geadresseerde thuis werd opgezocht maar daar niet werd aangetroffen, worden in het proces-verbaal van betekening vermeld, evenals de naam van de persoon die de kopie van de beslissing of het exploot in ontvangst neemt en diens relatie tot de geadresseerde, met dien verstande dat elk document dat op deze wijze is betekend, volledige werking heeft.

10 Wat zijn de gevolgen als er iets misgaat en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Stukken die niet zijn betekend overeenkomstig het recht, zijn nietig, aangezien dit kan leiden tot een schending van het recht van verdediging van de betrokkene (artikel 266, lid 1, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering). Wanneer echter de persoon die de kennisgeving, dagvaarding, betekening of ingebrekestelling heeft ontvangen, ondanks de onregelmatigheid kennis heeft gekregen van de zaak en de nietigheid van de communicatie niet opwerpt bij zijn eerste verschijning voor de rechter, dan heeft deze communicatie dezelfde gevolgen als wanneer zij zou hebben plaatsgevonden overeenkomstig de wet (artikel 266, lid 2, van het wetboek van burgerlijke rechtsvordering).

Wat de taal van de communicatie betreft, moet volgens de jurisprudentie van het HvJEU in de zaak C-354/15 Henderson, wanneer kennisgevingen vergezeld gaan van een vertaling hetzij in een taal die de verweerder begrijpt, hetzij in de officiële taal van de aangezochte lidstaat, of, indien er verscheidene officiële talen in de aangezochte lidstaat zijn, in de officiële taal of een van de officiële talen van de plaats waar de betekening of kennisgeving moet worden verricht, het ontbreken van het modelformulier L van de genoemde verordening, overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EU) 2020/1784 worden geregulariseerd door de belanghebbende partij het modelformulier (L) van bijlage I bij die verordening af te geven.

11 Indien de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert een stuk te aanvaarden op grond van de daarin gebruikte taal (artikel 12 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken) en de rechter of autoriteit waarbij de juridische procedure aanhangig is gemaakt, na verificatie besluit dat de weigering onterecht was, is er dan een specifiek rechtsmiddel om beroep tegen die beslissing in te stellen?

Zoals in Verordening (EU) nr. 2020/1784 wordt de informatievoorziening aan de geadresseerden ook hier versterkt, voor wat betreft het punt inzake de mogelijkheid het in ontvangst nemen van een stuk te weigeren als het niet gesteld is in, of vergezeld gaat van, een vertaling in een taal die de geadresseerde begrijpt, in de officiële taal van de aangezochte lidstaat of, indien er verschillende officiële talen in de aangezochte lidstaat zijn, in een van de officiële talen van de plaats waar de betekening of kennisgeving moet worden verricht.

Wanneer de geadresseerde het stuk weigert, kan dit worden ondervangen door een nieuwe kennisgeving van het stuk, vergezeld van een vertaling ervan (artikel 12, lid 5). Indien de weigering ongegrond is omdat de geadresseerde de taal waarin het stuk is gesteld machtig is, kan het behandelende gerecht, nadat de geadresseerde daadwerkelijk gebruik heeft gemaakt van zijn recht het in ontvangst nemen van het stuk te weigeren, zich buigen over de vraag of deze weigering gegrond is en eventueel de rechtsgevolgen toepassen waarin zijn nationale recht voorziet (uitspraak van het Hof van 28 april 2016 in de zaak C-384/14, Alta Realitat).

12 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel? Maakt het verschil of het stuk krachtens het nationale recht moet worden betekend of ter kennis gegeven dan wel of het verzoek om betekening of kennisgeving uit een andere lidstaat afkomstig is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 15 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, betreffende de betekening of kennisgeving van een stuk dat uit een andere lidstaat afkomstig is

Indien de betekening of kennisgeving van een stuk wordt verricht door een rechtbank, gerechtelijke dienst of een gemeenschappelijke ondersteunende dienst voor procedurezaken, komen de kosten van de betekening voor rekening van het gerechtelijk orgaan en is de verzoekende partij geen vergoeding verschuldigd.