Betekening of kennisgeving van stukken: officiële indiening van documenten

1 Wat is de praktische betekenis van de juridische term “betekening en kennisgeving van stukken”? Waarom bestaat er een specifieke regeling voor de “betekening en kennisgeving van stukken”?

In de praktijk houdt “betekening of kennisgeving van stukken” in dat een document wordt verstuurd of overhandigd aan de geadresseerde en dat er bewijs is dat hij dit document heeft ontvangen, of dat de wettelijke voorschriften voor betekening en kennisgeving zijn nageleefd. Een van de redenen voor het bestaan van regels voor de betekening en kennisgeving van stukken, is dat de rechter er zeker van moet kunnen zijn dat het betrokken stuk de geadresseerde bereikt.

2 Welke stukken behoeven formele betekening of kennisgeving?

Een stuk moet worden betekend of ter kennis gebracht als dat uitdrukkelijk is voorgeschreven of noodzakelijk is uit hoofde van een bepaling inzake betekening of kennisgeving. In andere gevallen moet er alleen gebruik van worden gemaakt als de omstandigheden dat vereisen. In de wet is bijvoorbeeld uitdrukkelijk bepaald dat kennisgeving of betekening vereist is wanneer er in het kader van een burgerlijke zaak een inleidend verzoekschrift aan de verweerder moet worden gestuurd.

3 Wie is verantwoordelijk voor de betekening of kennisgeving van een stuk?

Over het algemeen ziet de administratieve autoriteit/de rechtbank erop toe dat het stuk wordt betekend of ter kennis gebracht. Het kan echter ook voorkomen dat de autoriteit/rechtbank een partij die daarom verzoekt, toestemming verleent om voor de betekening of kennisgeving van het stuk te zorgen (betekening of kennisgeving door een partij). Voorwaarde daarbij is wel dat het stuk geschikt is voor betekening of kennisgeving.

4 Het achterhalen van adressen

4.1 Gaat de aangezochte autoriteit van deze lidstaat op eigen initiatief na welke de verblijfplaats is van de persoon voor wie het stuk bestemd is indien het aangegeven adres niet correct is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 2, punt c), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

De ontvangende instantie zoekt ambtshalve naar nieuwe adresgegevens van de geadresseerde van de te betekenen stukken indien hij niet meer op het adres woont dat in het verzoekschrift staat vermeld.

4.2 Hebben buitenlandse gerechtelijke autoriteiten en/of partijen bij rechtsgedingen toegang tot registers of diensten in deze lidstaat waarmee zij het actuele adres van de betrokken persoon kunnen vaststellen? Zo ja, over welke registers of diensten gaat het en welke procedures moeten worden gevolgd? Welke vergoeding moet er, in voorkomend geval, worden betaald?

Indien het adres van de geadresseerde van een gerechtelijk of ander stuk niet bekend is, kan het in het geval van een natuurlijk persoon worden nagetrokken bij de Zweedse belastingdienst en in het geval van een rechtspersoon bij het Zweeds registratiebureau voor ondernemingen. Er bestaat geen bijzondere formele procedure om toegang te krijgen tot deze gegevens.

Om informatie op te vragen bij de Zweedse belastingdienst, belt u naar +46 771567567 of klikt u op onderstaande link Een vraag stellen of een antwoord geven. Via deze link komt u op de website van de Zweedse belastingdienst, waar u de adresgegevens kunt opvragen door een formulier in te vullen. U kunt uw verzoek ook per post toesturen naar het volgende adres: Zweedse belastingdienst, SE-205 30 Malmö, ZWEDEN. Gebruik in dat geval formulier B. Er zijn geen kosten verbonden aan het opzoeken van informatie in het bevolkingsregister.

U kunt informatie opvragen bij het Zweeds registratiebureau voor ondernemingen door te bellen naar +46 771670670 of een e-mail te sturen naar bolagsverket@bolagsverket.se. U kunt uw verzoek ook per post toesturen naar het volgende adres: Zweeds registratiebureau voor ondernemingen, E-851 81 Sundsvall, ZWEDEN. Om uw verzoek per post of e-mail te verzenden, kunt u gebruikmaken van formulier B. Daaraan kunnen kosten zijn verbonden.

4.3 Welke vorm van bijstand verlenen de autoriteiten van deze lidstaat op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken bij het achterhalen van adressen op verzoek van andere lidstaten? Zie ook de mededeling op grond van artikel 7, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Zie punt 4.2.

5 Hoe verloopt de betekening of kennisgeving van een stuk in de praktijk? Kunnen er alternatieve methoden worden gebruikt (andere dan de vervangende betekening of kennisgeving als bedoeld in punt 7)?

De meest gebruikelijke wijze van betekening of kennisgeving is dat het stuk per post naar de geadresseerde wordt gestuurd (gewone betekening). Bij het poststuk is een ontvangstbevestiging gevoegd, die de geadresseerde moet ondertekenen en terugsturen.

Andere wijzen van betekening of kennisgeving van een document (naast vervangende betekening of kennisgeving) zijn bijvoorbeeld de telefonische betekening of kennisgeving, de vereenvoudigde betekening of kennisgeving en de betekening of kennisgeving door een ministerieel ambtenaar.

Telefonische betekening of kennisgeving: de inhoud van het aan de betrokken persoon te betekenen of ter kennis te brengen stuk wordt hem via de telefoon voorgelezen, voordat het stuk hem per post wordt toegezonden. Er is geen ontvangstbevestiging vereist in het geval van telefonische betekening of kennisgeving van het stuk. Het stuk wordt geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht nadat de inhoud volledig is voorgelezen.

Vereenvoudigde betekening of kennisgeving: het stuk wordt per post naar de geadresseerde verzonden op het laatst bekende adres, en op de eerstvolgende werkdag wordt naar hetzelfde adres een bericht gestuurd waarin staat dat het stuk is verzonden. In het geval van vereenvoudigde betekening of kennisgeving is geen ontvangstbevestiging vereist. Twee weken na verzending wordt het stuk geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht, mits het bericht van verzending volgens de voorschriften is verstuurd. Vereenvoudigde betekening of kennisgeving kan alleen worden gebruikt als de geadresseerde ervan in kennis is gesteld dat deze vorm van betekening of kennisgeving in het onderhavige geval is toegestaan. In de praktijk betekent dat bijvoorbeeld dat documenten slechts één keer ter betekening of kennisgeving met ontvangstbevestiging aan een procespartij hoeven te worden verzonden.

Speciale betekening of kennisgeving aan rechtspersonen: in bepaalde situaties kan een stuk ter betekening of kennisgeving aan een rechtspersoon worden verzonden naar het officiële adres van de onderneming. Vervolgens wordt op de eerstvolgende werkdag naar hetzelfde adres een bericht gestuurd waarin staat dat het stuk is verzonden. Twee weken na verzending wordt het stuk geacht te zijn betekend of ter kennis gebracht, mits het bericht van verzending volgens de voorschriften is verstuurd.

Betekening of kennisgeving door een ministerieel ambtenaar: een stuk wordt persoonlijk ter kennis gebracht of betekend door een daartoe gemachtigde persoon of instantie, bijvoorbeeld een ministerieel ambtenaar of een functionaris van de Zweedse politie, een lid van het Zweedse openbaar ministerie, een rechtbank, een ambtenaar van de gerechtsdeurwaardersinstantie of een erkend deurwaarderskantoor.

6 Is elektronische betekening of kennisgeving van stukken (betekening of kennisgeving van gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken door middel van elektronische communicatiemiddelen op afstand, zoals e-mail, beveiligde toepassingen op het internet, fax, sms enz.) toegestaan in civiele procedures? Zo ja, in welke soorten procedures kan deze methode worden gebruikt? Zijn er beperkingen met betrekking tot de beschikbaarheid/toegankelijkheid van deze methode van betekening of kennisgeving van stukken die afhankelijk zijn van de persoon voor wie het stuk is bestemd (beoefenaar van een juridisch beroep, rechtspersoon, vennootschap of andere economische actor enz.)?

6.1 Welke vormen van elektronische betekening of kennisgeving in de zin van artikel 19, lid 1, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken zijn er in deze lidstaat beschikbaar waarbij de stukken rechtstreeks moeten worden betekend of ter kennis gegeven aan een persoon die een bekend adres voor betekening of kennisgeving in een andere lidstaat heeft?

In het geval van gewone betekening of kennisgeving kan een instantie een stuk elektronisch toezenden aan een persoon met een daarvoor bekend adres in een andere lidstaat, overeenkomstig de voorwaarden van artikel 19, lid 1, punt b), van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken [zie afdeling 6a van de beschikking (2008:808) met aanvullende bepalingen bij de desbetreffende EU-verordening]. Zo is een van de voorwaarden voor elektronische betekening of kennisgeving van stukken dat het gebruik ervan in het kader van het betrokken geval passend is. Als het gebruik van e-mail om de een of andere reden niet passend is, moet worden gekozen voor een andere methode.

6.2 Heeft deze lidstaat overeenkomstig artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken aanvullende voorwaarden gesteld waaronder hij elektronische betekening of kennisgeving via e-mail als bedoeld in artikel 19, lid 1, punt b), van die verordening zal aanvaarden? Zie ook de mededeling op grond van artikel 19, lid 2, van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken

Er zijn geen andere voorwaarden bepaald.

7 “Vervangende” betekening of kennisgeving

7.1 Voorziet het recht van deze lidstaat in andere mogelijke methoden van betekening of kennisgeving in gevallen waarin betekening of kennisgeving aan de persoon voor wie het stuk is bestemd, niet mogelijk is (bv. kennisgeving aan het adres, aan het kantoor van een deurwaarder, per post of door aanplakking)?

Als degene aan wie het stuk moet worden betekend of ter kennis gebracht, niet persoonlijk kan worden bereikt, zijn de hieronder vermelde methoden van betekening of kennisgeving van toepassing.

Betekening of kennisgeving “bij plaatsvervanging” door een ministeriële ambtenaar: het stuk wordt aan iemand anders dan de geadresseerde van de betekening of kennisgeving overhandigd, bijvoorbeeld een meerderjarig lid van het huishouden van de geadresseerde of de werkgever van de geadresseerde. De “plaatsvervangende” geadresseerde moet echter altijd instemmen met de inontvangstneming van het stuk. Er moet een bericht worden gestuurd naar de geadresseerde van de betekening of kennisgeving om hem te laten weten dat betekening of kennisgeving aldus is verricht en wie het stuk in ontvangst heeft genomen.

Betekening door een ministerieel ambtenaar via “aanplakking”: het stuk wordt op het woonadres van de geadresseerde van de betekening of kennisgeving achtergelaten, bijvoorbeeld in de brievenbus of op een geschikte plek buiten de woning, zoals de deur.

Betekening via openbare bekendmaking: het stuk wordt ter beschikking gesteld bij de autoriteit/rechtbank die tot betekening of kennisgeving ervan heeft beslist, waarvan ook kennis wordt gegeven in het Zweedse Staatsblad (Post- och Inrikes Tidningar) en, indien van toepassing, in een plaatselijke krant. De betekening of kennisgeving vindt ook per post plaats op het laatst bekende adres van de geadresseerde.

7.2 Indien andere methoden worden toegepast: wanneer wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht te hebben plaatsgevonden?

De betekening of kennisgeving “bij plaatsvervanging” door een ministeriële ambtenaar wordt geacht te hebben plaatsgevonden nadat het stuk is bezorgd en daarover een bericht naar de geadresseerde is gestuurd.

De betekening of kennisgeving door een ministeriële ambtenaar via aanplakking wordt geacht te hebben plaatsgevonden nadat het stuk is bezorgd overeenkomstig de hiervoor onder 7.1 beschreven wijzen.

Twee weken nadat is besloten het stuk via aanplakking te betekenen, wordt deze betekening geacht te hebben plaatsgevonden, mits de aanplakking heeft plaatsgevonden en de andere voorgeschreven maatregelen tijdig zijn genomen (binnen een termijn van tien dagen).

7.3 Indien een andere methode van betekening of kennisgeving inhoudt dat de stukken op een bepaalde plaats worden neergelegd (bv. op een postkantoor): hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, daarvan op de hoogte gebracht?

Indien een stuk te groot is of indien het niet passend is om het stuk aan de geadresseerde van de kennisgeving of betekening te versturen of bij hem achter te laten, kan de autoriteit besluiten het stuk een bepaalde termijn beschikbaar te houden bij haarzelf of op een andere door haar gekozen locatie. De autoriteit moet dan een bericht aan de geadresseerde sturen om hem te informeren over de strekking van die beslissing.

7.4 Wat zijn de gevolgen wanneer de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, de betekening of kennisgeving weigert? Wordt de betekening of kennisgeving van de stukken geacht effectief te hebben plaatsgevonden wanneer de weigering niet rechtmatig was?

Als de geadresseerde het door een ministerieel ambtenaar aan hem betekende of ter kennis gebrachte stuk weigert, wordt betekening of kennisgeving echter geacht te zijn verricht indien het stuk ter plaatste is achtergelaten.

8 Betekening of kennisgeving per post vanuit het buitenland (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken)

8.1 Indien de post een stuk moet afgeven dat in het buitenland is verzonden aan een persoon in deze lidstaat en waarvoor een ontvangstbevestiging is vereist (artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken), levert de post het stuk dan uitsluitend af aan de persoon zelf voor wie het stuk is bestemd, of mag hij op grond van de nationale voorschriften inzake postbestelling het stuk ook aan een andere persoon afleveren op hetzelfde adres?

Het per post betekende of ter kennis gebrachte stuk kan aangetekend worden verzonden. Het stuk wordt beschikbaar gehouden op het postkantoor, in een bedrijfspostcentrum of bij een medewerker van een postkantoor in een plattelandsgebied. Het stuk wordt overhandigd nadat de geadresseerde zelf of zijn vertegenwoordiger een identiteitsbewijs heeft getoond en voor ontvangst heeft getekend. De gebruiker van de postdienst kan ook aangeven dat alleen hijzelf het stuk mag afhalen.

8.2 Hoe kan de betekening of kennisgeving van stukken uit het buitenland in de zin van artikel 18 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken krachtens de voorschriften inzake postbestelling van deze lidstaat, plaatsvinden wanneer noch de persoon voor wie het stuk is bestemd, noch een andere persoon (indien mogelijk volgens de nationale voorschriften inzake postbestelling – zie hierboven) op het afleveringsadres werd bereikt?

Indien het stuk niet per aangetekend schrijven kan worden betekend of ter kennis gebracht, zijn er geen andere mogelijkheden om het stuk per post te sturen. In dat geval moeten andere wijzen van betekening of kennisgeving worden overwogen, bijvoorbeeld door een ministerieel ambtenaar.

8.3 Is er in een specifieke termijn voorzien voor afhaling van de stukken op het postkantoor alvorens de stukken als niet-afgeleverd worden teruggezonden? Zo ja, hoe wordt de persoon voor wie de stukken zijn bestemd, op de hoogte gebracht van het feit dat hij of zij post kan afhalen op het postkantoor?

De geadresseerde van een per aangetekend schrijven verzonden stuk wordt over die zending geïnformeerd via een bericht dat naar zijn woonadres wordt gestuurd, of via sms of e-mail. In beginsel wordt het stuk gedurende 14 dagen vanaf de datum van afgifte op het distributiepunt bewaard.

9 Is er een schriftelijk bewijs dat de betekening of kennisgeving heeft plaatsgevonden?

In de regel is er een door de geadresseerde ondertekende ontvangstbevestiging of een door de betrokken autoriteit/rechtbank opgesteld document waaruit blijkt dat de betekening of kennisgeving telefonisch, bij plaatsvervanging of via aanplakking heeft plaatsgevonden.

10 Wat zijn de gevolgen als er iets misgaat en de persoon voor wie het stuk is bestemd, het stuk niet ontvangt of indien de betekening of kennisgeving onrechtmatig plaatsvindt (bv. omdat de betekening of kennisgeving aan een derde werd verricht)? Kan de betekening of kennisgeving toch geldig zijn (bv. kan een onrechtmatigheid ongedaan worden gemaakt) of moet deze worden overgedaan?

Ieder bewijs kan ter beoordeling aan de Zweedse rechter worden voorgelegd. Als kan worden aangetoond dat iemand kennis heeft genomen van een stuk, is het niet relevant of de betekening of kennisgeving op de voorgeschreven wijzen is verlopen. Een vormfout brengt dus niet automatisch met zich mee dat betekening of kennisgeving opnieuw vereist is; het gaat erom, dat het stuk de geadresseerde bereikt.

Als echter kan worden vastgesteld dat de geadresseerde het stuk niet heeft ontvangen of de voorschriften voor betekening of kennisgeving niet zijn nageleefd, zou een vonnis via buitengewone rechtsmiddelen nietig kunnen worden verklaard.

11 Indien de persoon voor wie het stuk is bestemd, weigert een stuk te aanvaarden op grond van de daarin gebruikte taal (artikel 12 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken) en de rechter of autoriteit waarbij de juridische procedure aanhangig is gemaakt, na verificatie besluit dat de weigering onterecht was, is er dan een specifiek rechtsmiddel om beroep tegen die beslissing in te stellen?

Wie meent dat een stuk ten onrechte aan hem is betekend of ter kennis gebracht, kan in het kader van de definitieve beslissing beroep instellen tegen de beslissing over de betekening of kennisgeving. Als de hogere rechtbank concludeert dat het stuk inderdaad onregelmatig is betekend of ter kennis is gebracht, kan de procedure voor de lagere rechtbank worden heropend.

12 Moet er voor de betekening of kennisgeving worden betaald, en zo ja, hoeveel? Maakt het verschil of het stuk krachtens het nationale recht moet worden betekend of ter kennis gegeven dan wel of het verzoek om betekening of kennisgeving uit een andere lidstaat afkomstig is? Zie ook de mededeling op grond van artikel 15 van de verordening inzake de betekening en de kennisgeving van stukken, betreffende de betekening of kennisgeving van een stuk dat uit een andere lidstaat afkomstig is

Als de betekening of kennisgeving valt onder de bevoegdheid van een autoriteit, worden de kosten gedragen door de staat. Dat betekent bijvoorbeeld dat in een burgerlijk zaak de kosten van de betekening van een inleidend verzoekschrift aan de verweerder niet door de eiser aan de rechtbank hoeven te worden terugbetaald.

Een natuurlijke persoon of een particuliere partij die een stuk zelf aan iemand wil betekenen of ter kennis brengen, betaalt de daarmee samenhangende kosten echter wel zelf. Zo zijn de kosten voor het inschakelen van een Zweedse politiefunctionaris als ministerieel ambtenaar 1 000 SEK.