Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?

Doręczanie pism sądowych jest jedną z czynności procesowych dokonywanych przez sądy w toku postępowania sądowego. Sąd doręcza stronom postępowania, innym uczestnikom postępowania i pozostałym osobom różne pisma sądowe związane z postępowaniem (np. pozwy, wezwania, odpisy wyroków itp.).

Ze względu na pewność prawa i w celu ochrony stron postępowania doręczenie wywołuje poważne skutki procesowe. Na przykład wyłącznie wyrok, który został należycie doręczony, może stać się prawomocny, a zatem wywoływać wiążące skutki w stosunkach prawnych, których dotyczy.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Wszystkie pisma, których doręczenie wywołuje skutki prawne, należy doręczyć drogą formalną. Potrzeba doręczenia drogą formalną wynika z faktu, że sąd musi mieć dowód na to, iż konkretne pismo sądowe doręczono, a doręczeniu można przypisać wymagane skutki prawne w danym postępowaniu sądowym.

Zgodnie z ustawą nr 99/1963 – kodeks postępowania cywilnego pisma sądowe doręcza się w drodze doręczenia do rąk własnych (doręczenia właściwego) albo „tradycyjną” przesyłką pocztową, w zależności od charakteru pisma sądowego. Doręczenie właściwe stosuje się w odniesieniu do tych pism, w przypadku których wymaga tego prawo (np. doręczenie pozwu pozwanemu lub wyroku stronom postępowania), lub jeżeli tak zarządzi sąd. Doręczenie „tradycyjną” przesyłką pocztową stosuje się w przypadku wszystkich pozostałych pism sądowych.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Organami zapewniającymi doręczenie pism sądowych są sądy, które dokonują tej czynności za pośrednictwem organów doręczających (tj. pracowników sądu doręczających pisma sądowe, organów straży sądowej, komorników sądowych i operatorów usług pocztowych, a także – po spełnieniu określonych warunków i w przypadku określonych adresatów – organów służb więziennych, placówek wychowawczych lub opiekuńczych, ośrodków detencyjnych, regionalnych dowództw wojskowych, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych lub Ministerstwa Sprawiedliwości).

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Jeżeli wniosek zawiera adres adresata, na który nie udało się doręczyć pism sądowych, sąd sięga do odpowiedniego systemu informacyjnego w celu ustalenia adresu stałego zamieszkania w przypadku osoby fizycznej, miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną oraz adresu siedziby statutowej lub adresu jednostki organizacyjnej wpisanej do odpowiedniego rejestru w przypadku osoby prawnej.

Sąd sprawdza również, czy adresat ma skrzynkę elektroniczną (datová schránka) zarejestrowaną w Republice Czeskiej; jeżeli adresat ma zarejestrowaną skrzynkę elektroniczną, sąd doręcza pisma sądowe wyłącznie do tej skrzynki za pośrednictwem publicznej sieci danych. Obowiązek założenia takiej skrzynki elektronicznej mają wyłącznie osoby prawne oraz (od 1 stycznia 2023 r.) – również przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi. W przypadku osób fizycznych, które nie prowadzą działalności, jest to fakultatywne.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?

Informacje na temat aktualnego miejsca pobytu osób fizycznych na terytorium Republiki Czeskiej można uzyskać przede wszystkim z systemu informacyjnego ewidencji ludności Republiki Czeskiej. Dostęp do tego systemu mają wszystkie sądy w Republice Czeskiej. Mogą one uzyskać wyciągi z niego, o ile spełnione są warunki określone w § 8 ustawy nr 133/2000 o ewidencji ludności i osobistych numerach identyfikacyjnych (ustawa o ewidencji ludności) oraz warunki określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) i w ustawie nr 110/2019 o przetwarzaniu danych osobowych. W przypadku wniosków z zagranicy dane osobowe z systemu informacyjnego udostępnia się na wniosek obywatela innego państwa lub ambasady innego państwa wyłącznie wówczas, gdy taką możliwość przewidziano w umowie międzynarodowej, której stroną jest Republika Czeska (§ 8 ust. 9 ustawy o ewidencji ludności). Sądy w Republice Czeskiej mają również dostęp do systemu informacji na temat cudzoziemców prowadzonego zgodnie z ustawą nr 326/1999 o pobycie cudzoziemców na terytorium Republiki Czeskiej.

Informacje na temat osób prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które zamieszkują/mają siedzibę lub prowadzą działalność na terytorium Republiki Czeskiej i które wystąpią o wpisanie do rejestru, przechowuje się w rejestrze publicznym zgodnie z ustawą nr 304/2013 o publicznych rejestrach osób prawnych i fizycznych. Rejestr publiczny jest ogólnodostępnym wykazem, do którego wpisuje się informacje przewidziane prawem w odniesieniu do osób prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą; rejestr ten obejmuje też akta dotyczące danego podmiotu. Rejestr jest dostępny zarówno dla Czechów, jak i dla cudzoziemców. Każdy może mieć do niego wgląd i uzyskać z niego odpisy lub wyciągi. Rejestr publiczny jest prowadzony w formie elektronicznej, tak więc dostęp do niego można uzyskać zdalnie, pod adresem:

https://www.czso.cz/csu/res/business_register.

Informacje zawarte na tej stronie internetowej są dostępne nieodpłatnie. Opłata za sporządzenie odpisu, duplikatu lub kopii całej strony lub części strony dokumentu znajdującego się w zbiorze (w tym wyciągu z czeskiego rejestru handlowego) wynosi 50 koron czeskich bez poświadczenia za zgodność z oryginałem oraz 70 koron czeskich z takim poświadczeniem.

4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Art. 7 ust. 1 lit. a): wskazanie wyznaczonych organów, do których jednostki przekazujące mogą się zwracać z wnioskami o ustalenie adresu osoby, której ma zostać doręczony dokument; Republika Czeska zgłosiła następujące wyznaczone organy:

sąd powiatowy (okresný súd) (w Pradze: obvodní soud, w Brnie: Městský soud), w którego okręgu znajduje się ostatni znany adres osoby, której ma zostać doręczone pismo, jeżeli taka informacja jest dostępna, lub, w stosownych przypadkach, sąd powiatowy, w którego okręgu przebywa osoba, której ma zostać doręczone pismo, zgodnie z dostępnymi informacjami.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?

Zgodnie z czeskim prawem sąd doręcza pisma sądowe sporządzone na piśmie podczas rozprawy lub w trakcie przeprowadzania innej czynności sądowej. Jeżeli sąd nie skorzysta z tego sposobu doręczenia, doręcza pismo sądowe adresatowi za pośrednictwem publicznej sieci danych do jego skrzynki elektronicznej. Jeżeli pisma sądowego nie można doręczyć za pośrednictwem publicznej sieci danych, sąd doręcza je, na wniosek adresata, na inny adres lub na adres elektroniczny.

Jeżeli pisma sądowego nie można doręczyć z wykorzystaniem tych sposobów, sąd zarządza doręczenie pisma sądowego za pośrednictwem organów zajmujących się doręczaniem (aby uzyskać więcej informacji, zob. pkt 3) lub za pośrednictwem strony postępowania bądź jej pełnomocnika do doręczeń (§§ 45, 46c, 47 i 48 kodeksu postępowania cywilnego).

Z zastrzeżeniem spełnienia warunków wyraźnie wskazanych w przepisach prawa sąd może również doręczyć pismo sądowe, wywieszając je na oficjalnej tablicy ogłoszeń sądu (§ 50l kodeksu postępowania cywilnego).

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Elektroniczne doręczenie pism sądowych może oznaczać ich doręczenie za pomocą publicznej sieci danych do skrzynki elektronicznej.

Jeżeli ten sposób doręczenia nie jest możliwy, sąd – na wniosek adresata – może doręczyć pismo sądowe na adres elektroniczny podany przez adresata, pod warunkiem że adresat zwrócił się do sądu o doręczenie pisma sądowego w ten sposób lub wyraził zgodę na ten sposób doręczenia i pod warunkiem że wyznaczył akredytowanego dostawcę usług certyfikacyjnych, który wydał certyfikat kwalifikowany i prowadzi rejestr takich certyfikatów lub który przedstawił ważny certyfikat kwalifikowany. W przypadku doręczenia tym sposobem sąd zwraca się do adresata, aby przedstawił sądowi potwierdzenie doręczenia w ciągu trzech dni od daty wysłania pism sądowych. Potwierdzenia dokonuje się za pomocą wiadomości elektronicznej opatrzonej uwierzytelnionym podpisem elektronicznym adresata. Jeżeli pismo sądowe wysłane na adres elektroniczny wróci do sądu z adnotacją, że doręczenie jest niemożliwe, lub jeżeli adresat nie potwierdzi odbioru pisma sądowego w ciągu trzech dni od dnia, w którym pismo zostało wysłane, doręczenie jest bezskuteczne.

Prawo nie przewiduje żadnych innych sposobów doręczenia pism sądowych drogą elektroniczną.

6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?

Doręczenie na adres elektroniczny (za pośrednictwem poczty elektronicznej), które można zakwalifikować do lit. b).

6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Potwierdzenie odbioru pism doręczonych pocztą elektroniczną musi być opatrzone podpisem elektronicznym opartym na kwalifikowanego certyfikacie podpisu elektronicznego lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?

W odniesieniu do tego pytania zob. również informacje podane w pkt 5 powyżej.

W kodeksie postępowania cywilnego rozróżnia się dwa tryby doręczenia: doręczenie właściwe (do rąk własnych) i doręczenie pozostałych pism sądowych.

Jeżeli doręczane są pisma sądowe, które wymagają doręczenia właściwego zgodnie z prawem lub zarządzeniem sądu, a organ doręczający nie jest w stanie dotrzeć do adresata, pismo sądowe składa się w placówce pocztowej lub w sądzie, a adresatowi zostawia się stosowne pisemne zawiadomienie wraz z pouczeniem, że pismo należy odebrać (zob. pkt 7.2 poniżej).

Jeżeli doręczane są pisma sądowe, w przypadku których doręczenie właściwe nie jest wymagane (tak zwane doręczenie pozostałych pism sądowych), umieszcza się je w skrzynce pocztowej adresata, jeżeli nie można do niego dotrzeć, a pismo sądowe uznaje się za doręczone w momencie umieszczenia go w takiej skrzynce. Jeżeli pisma sądowego nie można umieścić w skrzynce pocztowej, sąd dokonuje doręczenia poprzez wywieszenie go na oficjalnej tablicy ogłoszeń sądu (§ 50 kodeksu postępowania cywilnego).

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Pisma sądowe, które wymagają doręczenia właściwego, uznaje się za doręczone dziesiątego dnia od dnia, w którym pismo przygotowano do odbioru (tj. od dnia, w którym złożono je w placówce pocztowej lub w sądzie albo w którym na oficjalnej tablicy ogłoszeń sądu wywieszono zawiadomienie o konieczności odbioru pisma sądowego, jeżeli nie można pozostawić takiego zawiadomienia w miejscu doręczenia). Pismo sądowe uznaje się za doręczone, nawet jeżeli adresat nie wie, że takie pismo zostało złożone w placówce pocztowej/sądzie. Jeżeli dziesięciodniowy termin upłynie bezskutecznie, organ doręczający umieszcza pismo sądowe w skrzynce pocztowej adresata, a w razie braku takiej skrzynki zwraca pismo do sądu, który je wysłał, i na oficjalnej tablicy ogłoszeń sądu wywiesza stosowne zawiadomienie. W przypadku niektórych pism sądowych (w szczególności nakazu zapłaty z weksla, nakazu zapłaty i europejskiego nakazu zapłaty) tzw. doręczenie zastępcze jest wykluczone z mocy prawa lub na mocy zarządzenia sądu – po upływie dziesięciodniowego terminu pisma sądowe zwraca się do sądu, który je wysłał, bez uznania ich za doręczone (§ 49 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego).

Pisma sądowe doręczane za pośrednictwem publicznej sieci danych uznaje się za doręczone właściwie. Pismo sądowe doręczane do skrzynki elektronicznej uznaje się za doręczone w momencie gdy osoba, która ze względu na zakres swoich uprawnień jest upoważniona do uzyskania dostępu do pisma, zaloguje się na skrzynkę elektroniczną. Jeżeli osoba taka nie zaloguje się na skrzynkę elektroniczną w ciągu 10 dni od dnia, w którym pismo sądowe dostarczono do skrzynki elektronicznej, pismo uznaje się za doręczone dziesiątego dnia; nie będzie tak wówczas, gdy w przypadku takiego pisma doręczenie zastępcze jest wykluczone (§ 17 ust. 3 i 4 ustawy nr 300/2008 o czynnościach elektronicznych i autoryzowanej konwersji dokumentów).

Pozostałe pisma sądowe (w przypadku których doręczenie właściwe nie jest wymagane) uznaje się za doręczone w dniu, w którym umieszczono je w skrzynce pocztowej, lub w przypadku doręczenia przez wywieszenie na oficjalnej tablicy ogłoszeń sądu – dziesiątego dnia po wywieszeniu.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Adresata informuje się o złożeniu pisma sądowego w placówce pocztowej w drodze pisemnego zawiadomienia wraz z pouczeniem, że pismo należy odebrać, które to zawiadomienie podmiot doręczający pozostawia adresatowi we właściwy sposób (zazwyczaj pozostawiając je w skrzynce pocztowej). Jeżeli zawiadomienia nie można zostawić w miejscu, w którym podjęto próbę doręczenia pisma sądowego, podmiot doręczający zwraca pismo do sądu, który je wysłał, a ten umieszcza zawiadomienie o konieczności odbioru pisma na swojej oficjalnej tablicy ogłoszeń.

Zawiadomienie musi zawierać informacje określone w ustawie (§ 50h kodeksu postępowania cywilnego), w szczególności wskazanie sądu, doręczanego pisma sądowego, adresata i jego adresu, podmiotu doręczającego oraz imię i nazwisko doręczającego, a także jego podpis. Jeżeli nie wykluczono doręczenia zastępczego, zawiadomienie musi również zawierać ostrzeżenie o skutkach prawnych nieodebrania pisma sądowego. Ponadto w zawiadomieniu określa się, u kogo, gdzie i kiedy można odebrać pismo sądowe, oraz datę, do której należy je odebrać, jak również godziny, w jakich można to zrobić.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?

Odmowę przyjęcia doręczanych pism sądowych uregulowano w § 50c kodeksu postępowania cywilnego, który stanowi, że jeżeli adresat lub odbierający odmówi przyjęcia doręczanego pisma sądowego, pismo uznaje się za doręczone w dniu, w którym odmówiono jego przyjęcia. Adresata należy poinformować o skutkach prawnych odmowy. Zgodnie z czeskim prawem taką samą fikcję prawną doręczenia stosuje się, jeżeli adresat odmawia okazania dowodu tożsamości lub podjęcia współpracy niezbędnej do należytego doręczenia pisma sądowego. W takim przypadku pismo sądowe uznaje się za doręczone w dniu, w którym odmówiono okazania dowodu tożsamości lub podjęcia współpracy. Zgodnie z czeskim prawem nie sprawdza się, czy odmowa była uzasadniona, czy też nie – fikcja prawna doręczenia powstaje automatycznie w momencie odmowy przyjęcia pisma sądowego.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

W przypadku doręczania pism sądowych z zagranicy poczta czeska postępuje w podobny sposób jak przy doręczaniu pism sądowych na terytorium kraju. Oznacza to, że o ile na kopercie lub potwierdzeniu odbioru nie wskazano wyraźnie, że daną przesyłkę można doręczyć wyłącznie do rąk własnych adresata, można ją doręczyć nie tylko adresatowi, lecz również jego pełnomocnikowi, przedstawicielowi ustawowemu lub pełnomocnikowi jego przedstawiciela ustawowego po spełnieniu takich samych warunków, jakie obowiązują w przypadku adresata (tj. musi on okazać dokument tożsamości i potwierdzić odbiór pisma sądowego, składając podpis).

Co więcej, zgodnie z regulaminem usług pocztowych przesyłkę pocztową mogą odebrać wymienione poniżej osoby w miejscu wskazanym jako adres pocztowy:

1. jeżeli przesyłka pocztowa jest zaadresowana do osoby fizycznej:

• osoba fizyczna w wieku powyżej 15 lat znajdująca się w mieszkaniu, biurze, placówce lub innym pomieszczeniu opatrzonym imieniem i nazwiskiem adresata lub nazwiskiem identycznym z nazwiskiem adresata, która potwierdzi odbiór przesyłki podpisem;

2. jeżeli przesyłka pocztowa jest zaadresowana do osoby prawnej:

• osoba fizyczna, która udowodni, że jest osobą uprawnioną do odbioru, i potwierdzi odbiór przesyłki swoim podpisem;
• osoba fizyczna w wieku powyżej 15 lat znajdująca się w biurze, placówce lub innym pomieszczeniu opatrzonym nazwą adresata, która wylegitymuje się dokumentem potwierdzającym jej imię i nazwisko i potwierdzi odbiór przesyłki podpisem.

Jeżeli pisma sądowego nie uda się przekazać żadnej z wymienionych osób, urząd pocztowy może je przekazać odpowiedniej osobie fizycznej w wieku powyżej 15 lat, w szczególności sąsiadowi adresata, który zgodzi się przekazać przesyłkę adresatowi i potwierdzi odbiór przesyłki swoim podpisem.

Możliwość ta jest wykluczona, jeżeli:

1. adresat złożył w czeskiej placówce pocztowej oświadczenie, że nie zgadza się na taką metodę doręczenia;
2. adresat złożył w czeskiej placówce pocztowej oświadczenie, że poczta czeska może doręczać przesyłki pocztowe wyłącznie jemu;
3. zadeklarowana cena przekracza 10 000 koron czeskich (art. 25 ust. 6 regulaminu usług pocztowych).

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Jeżeli pismo sądowe doręcza się zgodnie z art. 18 rozporządzenia (tj. drogą pocztową, a nie za pośrednictwem jednostki przyjmującej) i przesyłki pocztowej nie udaje się doręczyć, wówczas składa się ją w placówce pocztowej, a adresatowi zostawia się zawiadomienie w jego domowej skrzynce pocztowej wraz z pouczeniem, że należy odebrać przesyłkę w wyznaczonym terminie we wskazanym urzędzie pocztowym. Jeżeli adresat nie odbierze przesyłki w wyznaczonym terminie, przesyłkę zwraca się do nadawcy z adnotacją, że doręczenie jest niemożliwe.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

W przypadku doręczenia właściwego za pośrednictwem usług pocztowych innego państwa w rozumieniu art. 18 rozporządzenia adresat może odebrać przesyłkę w ciągu 15 dni od dnia, w którym przesyłka została przygotowana do odbioru. Adresata informuje się o złożeniu przesyłki w placówce pocztowej za pomocą pisemnego zawiadomienia wraz z pouczeniem, że przesyłkę należy odebrać, które organ doręczający zostawia w domowej skrzynce pocztowej adresata.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Gdy sąd doręcza pismo sądowe w trakcie rozprawy lub innej czynności sądowej, z której sporządza się protokół, fakt ten zaznacza się w protokole. Poza innymi szczegółowymi elementami (§ 40 ust. 6 kodeksu postępowania cywilnego) w protokole należy wskazać charakter danego pisma sądowego. Protokół musi podpisać osoba, która doręcza pismo, oraz odbierający.

W odniesieniu do doręczenia za pośrednictwem publicznej sieci danych do skrzynki elektronicznej zob. pkt 7.2 powyżej.

Jeżeli pismo sądowe doręcza się za pośrednictwem publicznej sieci danych na adres elektroniczny, doręczenie poświadcza wiadomość elektroniczna od adresata podpisana jego zaawansowanym podpisem elektronicznym, którego złożenie potwierdza odbiór pisma sądowego.

Jeżeli sąd doręcza pismo w trakcie czynności, z której nie sporządza się protokołu sądowego, lub za pośrednictwem organu doręczającego, na potwierdzeniu odbioru zaznacza się rodzaj pisma sądowego. Potwierdzenie odbioru jest dokumentem urzędowym. O ile nie zostanie wykazane, że jest inaczej, dane podane na potwierdzeniu odbioru uznaje się ze prawidłowe.

Potwierdzenie odbioru musi zawierać:

1. oznaczenie sądu, który zarządził doręczenie pisma sądowego;
2. oznaczenie podmiotu doręczającego;
3. oznaczenie doręczanego pisma sądowego;
4. wskazanie adresata i adresu, na który należy doręczyć pismo sądowe;
5. oświadczenie podmiotu doręczającego wskazujące datę, w której nie udało się doręczyć pisma adresatowi, datę, w której przekazano pismo adresatowi lub odbierającemu, datę, w której przygotowano pismo do odbioru, lub datę, w której odmówiono przyjęcia pisma lub w której odmówiono podjęcia współpracy niezbędnej do należytego doręczenia pisma;
6. godzinę i minutę doręczenia, jeżeli potwierdzenie zawiera wzmiankę: „dokładny czas doręczenia”;
7. imię i nazwisko doręczającego, jego podpis oraz oficjalną pieczęć podmiotu doręczającego;
8. imię i nazwisko (jeżeli taka informacja jest znana organowi doręczającemu) osoby, która odebrała pismo sądowe lub która odmówiła jego przyjęcia, lub która odmówiła podjęcia współpracy niezbędnej do należytego doręczenia pisma, a jeżeli pismo w imieniu adresata odebrała inna osoba – informację na temat stosunków łączących tę osobę z adresatem oraz podpis tej osoby;
9. informację na temat tego, czy wykluczone jest umieszczenie pisma sądowego w skrzynce pocztowej.

Jeżeli dokument złożono w placówce pocztowej, potwierdzenie odbioru musi również zawierać informacje na temat tego, czy adresatowi pozostawiono zawiadomienie wraz z pouczeniem, że należy odebrać pismo sądowe.

Jeżeli adresat lub odbierający odbiera pismo sądowe złożone w placówce pocztowej, potwierdzenie odbioru musi również zawierać:

1. imię i nazwisko osoby, która wydała pismo sądowe, jej podpis oraz oficjalną pieczęć podmiotu doręczającego;
2. oświadczenie podmiotu doręczającego wskazujące datę, w której odebrano pismo sądowe;
3. godzinę i minutę doręczenia, jeżeli wymagane jest wskazanie „dokładnego czasu doręczenia”;
4. imię i nazwisko osoby, która odebrała pismo sądowe złożone w placówce pocztowej, oraz jej podpis.

Jeżeli adresat lub odbierający odmawia przyjęcia pisma sądowego lub jeżeli nie podejmie współpracy niezbędnej do należytego doręczenia pisma sądowego, potwierdzenie odbioru musi również zawierać informacje dotyczące tego, czy osobę tę pouczono, ustnie lub pisemnie, o skutkach prawnych odmowy przyjęcia pisma sądowego lub niepodjęcia współpracy oraz czy i w jaki sposób uzasadniono odmowę przyjęcia pisma sądowego, a także informacje na temat charakteru braku współpracy.

Jeżeli pismo sądowe jest doręczane „tradycyjnym sposobem” i nie uda się go doręczyć adresatowi ani odbierającemu, potwierdzenie odbioru musi również zawierać:

1. oświadczenie podmiotu doręczającego wskazujące datę, w której pismo sądowe umieszczono w domowej skrzynce pocztowej lub innej skrzynce pocztowej, z której korzysta adresat;
2. godzinę i minutę doręczenia, jeżeli wymagane jest wskazanie „dokładnego czasu doręczenia”;
3. imię i nazwisko doręczającego, jego podpis oraz oficjalną pieczęć podmiotu doręczającego.

Jeżeli odbierający nie jest w stanie potwierdzić odbioru pisma sądowego za pomocą podpisu, odpowiednia osoba fizyczna inna niż doręczający musi potwierdzić doręczenie pisma sądowego odbierającemu poprzez złożenie podpisu na potwierdzeniu odbioru.

10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Zgodnie z prawem Republiki Czeskiej nie ma możliwości usunięcia wady prawnej doręczenia. Jeżeli przy doręczeniu określonego pisma sądowego naruszono procedurę ustawową, dokument musi zostać doręczony ponownie.

Ponieważ w prawie Republiki Czeskiej dopuszcza się „doręczenie zastępcze” i związaną z nim fikcję prawną doręczenia, zachodzi możliwość wystąpienia bezskutecznego doręczenia w przypadkach, w których adresat nie był w stanie zapoznać się z pismem sądowym ze względu na obiektywną przeszkodę.

Bezskuteczne doręczenie stwierdza właściwy sąd wyłącznie na wniosek strony, która była adresatem danego pisma sądowego (z wyjątkiem postępowania nieprocesowego, kiedy to sąd może również z urzędu zbadać skuteczność doręczenia). Wniosek należy złożyć w ciągu 15 dni od dnia, w którym adresat zapoznał się z doręczanym pismem sądowym lub w którym mógł się z nim zapoznać. Sąd stwierdza bezskuteczność doręczenia wyłącznie wówczas, gdy adresat nie był w stanie zapoznać się z pismem sądowym z uzasadnionej przyczyny. W związku z tym strona musi zawrzeć w swoim wniosku dowody potwierdzające, że wniosek został złożony w terminie (we wspomnianym powyżej 15-dniowym terminie), oraz musi wykazać, że wniosek jest uzasadniony. Uzasadnione przyczyny obejmują chorobę, pobyt w szpitalu itp., tj. powody związane z obiektywną przeszkodą uniemożliwiającą stronie zapoznanie się z pismem sądowym. Doręczenia nie można uznać za bezskuteczne, jeżeli adresat umyślnie unikał odebrania pisma sądowego lub jeżeli nie zamieszkuje na stałe pod adresem wskazanym jako adres do doręczeń (strony mają obowiązek wskazać adres do doręczeń, pod którym faktycznie zamieszkują).

11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?

Decyzję stwierdzającą, że odmowa była nieuzasadniona, można zaskarżyć.

12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego

Doręczanie pism sądowych w Republice Czeskiej jest usługą nieodpłatną. Co do zasady koszty doręczenia pokrywa sąd doręczający pismo sądowe.