Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?

Doręczenie oznacza zawiadomienie osoby, której doręcza się pisma (adresata), o tych pismach. Pisma należy doręczyć i udokumentować tę czynność w formie przewidzianej w przepisach. Zawiadomienie oznacza umożliwienie adresatowi zapoznania się z określonymi informacjami. Celem doręczenia jest zapewnienie, aby adresat faktycznie dowiedział się o postępowaniu lub przynajmniej aby miał możliwość dowiedzenia się o takim postępowaniu. Doręczenie stanowi także dowód na to, kiedy i w jaki sposób pismo przekazano adresatowi.

W postępowaniu sądowym pisma doręcza się w celu zapewnienia należytego przebiegu procesu i uczciwego postępowania sądowego. Z tego względu obowiązują przepisy szczególne dotyczące doręczania pism.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

W prawie niemieckim nie wskazano jednoznacznie, które konkretne pisma należy doręczać drogą formalną. Doręczenie drogą formalną jest wymagane, ilekroć jest to właściwe lub konieczne – na przykład jeżeli prawa powstają lub terminy zaczynają biec dopiero wraz z przekazaniem zawiadomienia. W kodeksie postępowania cywilnego (Zivilprozessordnung, ZPO) w pewnym zakresie wskazano, które pisma należy doręczać. Pisma, które należy doręczać z mocy prawa, obejmują na przykład pisma wszczynające postępowanie sądowe oraz orzeczenia sądu, od których można wnieść środek zaskarżenia.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

O tym, kto jest odpowiedzialny za doręczenie, decyduje fakt, czy jest to doręczenie z urzędu na podstawie §§ 166–190 kodeksu postępowania cywilnego, czy doręczenie na wniosek stron na podstawie §§ 191–195 kodeksu postępowania cywilnego.

Przyjęte jest doręczenie z urzędu. Co do zasady dokonuje go sekretariat sądu, przed którym toczy się postępowanie, zgodnie z § 168 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego. Sekretariat może zlecić doręczenie operatorowi pocztowemu lub pracownikowi sądu bądź doręczyć pismo samodzielnie.

Doręczenie na wniosek stron ma miejsce wyłącznie wówczas, gdy jest dozwolone lub przewidziane przez prawo. Zgodnie z § 192 kodeksu postępowania cywilnego doręczenia dokonuje zazwyczaj komornik. Wykonanie usługi doręczenia zleca komornikowi bezpośrednio strona, lub pośrednio – sekretariat sądu, przed którym toczy się postępowanie. Z kolei komornik może zlecić doręczenie operatorowi pocztowemu zgodnie z § 194 kodeksu postępowania cywilnego.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Organ niemiecki, do którego organ zagraniczny zwraca się o doręczenie pism w Niemczech, co do zasady dąży do ustalenia aktualnego adresu adresata, jeśli ustali, że adresat nie mieszka pod adresem podanym we wniosku o doręczenie, lub jeśli adres podany we wniosku o doręczenie jest niepełny lub nieprawidłowy. Organ niemiecki podejmuje jednak takie czynności dobrowolnie i nie jest zobowiązany do ich podjęcia.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?

Zgodnie z § 44 ustawy federalnej o ewidencji ludności (Bundesmeldegesetz, BMG) zagraniczne organy publiczne i zagraniczne osoby fizyczne mogą uzyskać od niemieckich organów ds. ewidencji ludności zwykły wyciąg z ewidencji (einfache Melderegisterauskunft) dotyczący konkretnej osoby bez podawania przyczyn.

Zwykły wyciąg z ewidencji obejmuje:

• nazwisko,
• imiona ze wskazaniem zwykle używanego imienia,
• stopień naukowy doktora,
• aktualne adresy oraz
• jeżeli dana osoba nie żyje – informację o tym fakcie.

Wniosek należy skierować do właściwego organu ds. ewidencji. Co do zasady będzie to lokalny urząd spraw obywatelskich (Bürgeramt) w gminie lub mieście, w których uznaje się, że dana osoba zamieszkuje. Coraz więcej gmin oferuje możliwość uzyskania wyciągu z ewidencji za pośrednictwem internetu.

Uzyskanie wyciągu podlega opłacie. Wysokość takiej opłaty różni się w poszczególnych krajach związkowych.

Wyciąg z ewidencji może zostać wydany wyłącznie wówczas, gdy osobę, o której dane się zwrócono, można dokładnie zidentyfikować na podstawie danych przedstawionych przez organ występujący z wnioskiem. Nie jest możliwe wysłanie listy potencjalnych osób, których informacje mogłyby dotyczyć. Ponadto osoba lub podmiot, które ubiegają się o informacje, muszą oświadczyć, że nie wykorzystają uzyskanych danych w celach marketingowych ani w celu handlu adresami.

Wyciągu z ewidencji nie można wydać, jeżeli wprowadzono do niej adnotację o zakazie ujawniania danych tej osoby zgodnie z § 51 lub warunkowym obowiązku zachowania poufności zgodnie z § 52 niemieckiej federalnej ustawy o ewidencji ludności oraz jeżeli nie można wykluczyć naruszenia chronionych prawem interesów.

Jeżeli chodzi o czynności, które w całości lub częściowo wchodzą w zakres stosowania prawa Unii, dane wykraczające poza ten zakres można przekazywać zgodnie z § 35 niemieckiej federalnej ustawy o ewidencji ludności organom publicznym w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, organom publicznym w innych umawiających się państwach Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, instytucjom i organom Unii Europejskiej lub instytucjom i organom Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej w zakresie niezbędnym do wypełniania obowiązków przez organ ubiegający się o dane.

4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Niemcy zapewniają pomoc w ustalaniu adresu, o której mowa w art. 7 ust. 1 lit. c) rozporządzenia w sprawie doręczania dokumentów, dostarczając szczegółowe informacje, za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość”, na temat sposobów znalezienia adresów osób, którym ma zostać doręczony dokument.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?

Najczęstszym sposobem doręczenia jest doręczenie z urzędu. Dokonuje się go zazwyczaj za pośrednictwem operatora pocztowego. Zgodnie z § 176 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego sekretariat sądu zleca operatorowi pocztowemu doręczenie oraz fizycznie przekazuje pismo sądowe do doręczenia w zapieczętowanej kopercie wraz z gotowym do wypełnienia formularzem pokwitowania odbioru. Operator pocztowy wykonuje usługę, wypełnia formularz pokwitowania odbioru i bezzwłocznie odsyła go do sekretariatu sądu.

Pismo, które ma zostać doręczone, przekazuje się adresatowi zgodnie z § 177 kodeksu postępowania cywilnego. Doręczenie może się odbyć w dowolnym miejscu i nie jest ograniczone do określonej lokalizacji. Zgodnie z § 170 ust. 1 zdanie pierwsze kodeksu postępowania cywilnego jeśli adresat nie ma zdolności sądowej, pisma należy doręczyć jego przedstawicielowi ustawowemu.

Przewidziano kilka alternatywnych sposobów doręczenia. Zgodnie z § 171 kodeksu postępowania cywilnego pisma można doręczać także upoważnionemu przedstawicielowi adresata. Zgodnie z §§ 172 i 174 kodeksu postępowania cywilnego w postępowaniu sądowym pisma doręcza się zazwyczaj pełnomocnikowi procesowemu adresata za potwierdzeniem odbioru. Pełnomocnik procesowy wysyła do sądu potwierdzenie odbioru.

Zgodnie z § 195 kodeksu postępowania cywilnego jeżeli w postępowaniu sądowym obie strony mają pełnomocników procesowych, pełnomocnicy ci mogą również doręczać pisma sobie nawzajem. Ma to również zastosowanie do tych pism sądowych, które doręcza się z urzędu, pod warunkiem że strony przeciwnej nie trzeba jednocześnie poinformować o orzeczeniu sądu. Pismo takie musi zawierać oświadczenie zawierające informację o doręczeniu przez jednego adwokata drugiemu. Także w tym przypadku dowodem doręczenia jest potwierdzenie odbioru.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Co do zasady zgodnie z §§ 173 i 130a kodeksu postępowania cywilnego dokumenty elektroniczne we wszystkich postępowaniach cywilnych można doręczać elektronicznie za pomocą bezpiecznych środków przekazu (De-Mail, specjalne elektroniczne skrzynki odbiorcze, konto użytkownika zgodnie z ustawą o administracji elektronicznej – OZG). Adwokaci, notariusze, komornicy, od 1 stycznia 2023 r. – doradcy podatkowi i organy, podmioty i instytucje prawa publicznego oraz od 1 stycznia 2024 r. – inne osoby wykonujące zawód zaufania publicznego mają obowiązek założenia bezpiecznego kanału przesyłania na potrzeby elektronicznego doręczania pism. Innym stronom postępowania można doręczać pisma drogą elektroniczną wyłącznie wówczas, gdy strony te udzieliły wyraźnej zgody na przesyłanie im dokumentów elektronicznych w danym postępowaniu lub, w przypadku osób prawnych, gdy udzieliły one ogólnej zgody na taki tryb doręczenia.

Pisma sądowe można również doręczać faksem adwokatom, notariuszom, komornikom, doradcom podatkowym oraz innym osobom, które wykonują zawód zaufania publicznego, a także organom, podmiotom i instytucjom prawa publicznego. Jako dowód doręczenia faksem wystarcza potwierdzenie odbioru, które adresat podpisał i opatrzył datą. Potwierdzenie odbioru można zwrócić do sądu na wcześniej wydrukowanym formularzu papierowym, faksem lub jako dokument elektroniczny.

Nie dopuszcza się doręczenia przez SMS.

Elektroniczne doręczanie dokumentów elektronicznych jest dozwolone we wszystkich rodzajach postępowań na gruncie kodeksu postępowania cywilnego.

6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?

Doręczenie drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie doręczania dokumentów jest obecnie możliwe wyłącznie w formie określonej w art. 19 ust. 1 lit. a).

6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Doręczenie drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 lit. b) rozporządzenia w sprawie doręczania dokumentów nie jest jeszcze możliwe.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Odpowiedź na pytania 7.1–7.3 brzmi następująco:

jeżeli nie ma możliwości doręczenia pism sądowych bezpośrednio adresatowi, można zastosować procedurę zwaną „doręczeniem zastępczym”. Doręczenie zastępcze może przyjąć następujące formy:

a) doręczenie zastępcze „adresatowi zastępczemu” (§ 178 kodeksu postępowania cywilnego): główną formą doręczenia zastępczego jest doręczenie adresatowi zastępczemu zgodnie z § 178 kodeksu postępowania cywilnego. Jeżeli faktycznego adresata nie można zastać w jego miejscu zamieszkania, miejscu prowadzenia działalności lub placówce (na przykład w zakładzie karnym lub w szpitalu), w której przebywa, można dokonać doręczenia zastępczego polegającego na przekazaniu pisma jednej z następujących osób:

• w miejscu zamieszkania adresata: dorosłemu członkowi rodziny, osobie zatrudnionej przez rodzinę lub dorosłemu współlokatorowi, który na stałe zamieszkuje w miejscu zamieszkania adresata;
• w miejscu prowadzenia działalności adresata: osobie tam zatrudnionej;
• w placówkach: kierownikowi takiej placówki lub należycie upoważnionemu przedstawicielowi.

Zgodnie z § 178 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego doręczenie zastępcze osobom wskazanym powyżej nie jest jednak dozwolone, jeżeli dana osoba uczestniczy w sporze prawnym jako strona przeciwna osoby, której należy doręczyć pisma sądowe. W przypadku doręczenia zastępczego adresatowi zastępczemu pismo uznaje się za doręczone w chwili przekazania go adresatowi zastępczemu;

b) doręczenie zastępcze poprzez umieszczenie w skrzynce pocztowej zgodnie z § 180 kodeksu postępowania cywilnego: jeżeli nie jest możliwe doręczenie zastępcze adresatowi zastępczemu w miejscu zamieszkania lub miejsca prowadzenia działalności adresata, można dokonać doręczenia zastępczego poprzez umieszczenie w skrzynce pocztowej zgodnie z § 180 kodeksu postępowania cywilnego. W tym przypadku pismo sądowe należy umieścić w skrzynce pocztowej przynależącej do miejsca zamieszkania lub miejsca prowadzenia działalności. Pismo uznaje się za doręczone w chwili umieszczenia go w skrzynce pocztowej;

c) doręczenie zastępcze poprzez złożenie pisma w placówce pocztowej lub w sądzie zgodnie z § 181 kodeksu postępowania cywilnego: jeżeli pism sądowych nie można doręczyć w drodze doręczenia zastępczego w miejscu zamieszkania ani w drodze doręczenia zastępczego poprzez umieszczenie w skrzynce pocztowej, doręczenia zastępczego można dokonać poprzez złożenie pisma sądowego w sądzie zgodnie z § 181 kodeksu postępowania cywilnego. Pismo sądowe można złożyć w sekretariacie sądu rejonowego (Amtsgericht) właściwego ze względu na miejsce doręczenia albo, jeżeli doręczenie pisma sądowego zlecono poczcie, w placówce pocztowej wskazanej przez pocztę jako miejsce doręczenia lub w siedzibie sądu rejonowego. Pisemne zawiadomienie o złożeniu pisma w placówce pocztowej lub w sądzie należy przekazać adresatowi w sposób typowy dla doręczania zwykłych listów. Jeżeli nie jest to możliwe, pisemne zawiadomienie należy umieścić na drzwiach w miejscu zamieszkania, miejscu prowadzenia działalności lub placówce. Pismo uznaje się za doręczone w chwili przekazania pisemnego zawiadomienia.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?

Jeżeli adresata zastano w miejscu zamieszkania, miejscu prowadzenia działalności lub placówce, ale odmawia on przyjęcia pism sądowych, należy wprowadzić następujące rozróżnienie:

• jeżeli odmowa jest uzasadniona, procedura doręczenia musi rozpocząć się od nowa. Przykładem uzasadnionej odmowy byłaby sytuacja, w której adres okazałby się nieprawidłowy lub w której adresat nie zostałby dokładnie wskazany;
• jeżeli odmowa nie jest uzasadniona, zgodnie z § 179 kodeksu postępowania cywilnego pismo sądowe należy pozostawić w miejscu zamieszkania lub miejscu prowadzenia działalności. Jeżeli adresat nie ma miejsca zamieszkania ani miejsca prowadzenia działalności, pismo sądowe należy zwrócić do nadawcy. Jeżeli odmówiono przyjęcia doręczanego pisma sądowego bez podania uzasadnienia, pismo sądowe mimo to uznaje się za doręczone.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Jeżeli chodzi o orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości, zgodnie z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości z dnia 2 marca 2017 r. w sprawie C-354/15 – Henderson doręczenia za potwierdzeniem odbioru za pośrednictwem poczty można dokonać także poprzez przekazanie pisma osobie trzeciej, pod warunkiem że odbywa się to w miejscu zamieszkania adresata. Ma to zastosowanie wyłącznie do osób dorosłych, które przebywają w miejscu zamieszkania adresata w chwili doręczenia, niezależnie od tego, czy są to członkowie rodziny mieszkający pod tym samym adresem czy też osoby zatrudnione przez adresata. Zgodnie z art. 18-003 ust. 4.1 postanowień uzupełniających do Światowej Konwencji Pocztowej potwierdzenie odbioru może podpisać inna osoba niż adresat, pod warunkiem że ta osoba jest upoważniona do odbioru przesyłki na mocy przepisów państwa przeznaczenia.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Zgodnie z art. 19-104 ust. 5.3 postanowień uzupełniających do Światowej Konwencji Pocztowej dostawca usług pocztowych musi przechowywać korespondencję w sposób umożliwiający jej odbiór, jeżeli próba doręczenia pism sądowych się nie powiodła. Deutsche Post AG doręcza list polecony wyłącznie adresatowi do rąk własnych lub osobie upoważnionej przez adresata na piśmie do odbioru przesyłki. W wyroku z dnia 2 marca 2017 r. w sprawie C-354/15 – Henderson Trybunał Sprawiedliwości orzekł, że doręczenie, o którym mowa w art. 18 rozporządzenia w sprawie doręczania dokumentów, można uznać za dokonane wyłącznie wówczas, gdy adresat lub adresat zastępczy podpisał potwierdzenie odbioru lub jego ekwiwalent. W przypadku braku odbioru wysłanego pisma uznaje się, że doręczenie nie nastąpiło.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Zgodnie z art. 19-104 ust. 5.3 postanowień uzupełniających do Światowej Konwencji Pocztowej okres przechowywania pism sądowych określa się w odpowiednich przepisach krajowych. Termin ten nie powinien być jednak dłuższy niż jeden miesiąc. W nielicznych wyjątkowych sytuacjach okres ten może wynosić do dwóch miesięcy. Deutsche Post AG przechowuje przesyłkę przez tydzień od dnia zawiadomienia adresata. Organ doręczający pozostawia zawiadomienie w skrzynce pocztowej adresata wraz z informacjami na temat oddziału, w którym można odebrać przesyłkę, i okresu, przez jaki odbiór będzie możliwy.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Przewidziano różne rodzaje pisemnych dowodów doręczenia pisma sądowego. Co do zasady, aby udowodnić, że pismo sądowe doręczono, należy wypełnić pokwitowanie odbioru na wcześniej wydrukowanym w tym celu formularzu i bezzwłocznie przekazać je do sekretariatu sądu zgodnie z § 182 kodeksu postępowania cywilnego. Pokwitowanie odbioru zawiera wszystkie informacje szczegółowe niezbędne do potwierdzenia doręczenia, w tym w szczególności:

• oznaczenie osoby, której należy doręczyć pismo,
• oznaczenie osoby, której przekazano pismo,
• miejsce, datę i – na żądanie sądu – czas doręczenia,
• nazwisko, imiona i podpis doręczającego oraz, w stosownych przypadkach, dane przedsiębiorstwa, któremu zlecono doręczenie, lub dane organu, do którego zwrócono się o doręczenie.

Jeżeli pisma sądowe doręcza się na wniosek zainteresowanych stron, pokwitowanie odbioru należy doręczyć stronie, w imieniu której doręczono pisma, zgodnie z § 193 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego.

Sekretariat sądu na wniosek potwierdza czas doręczenia zgodnie z § 169 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego.

W przypadku doręczenia zastępczego na pokwitowaniu odbioru zawsze należy wskazać przyczynę doręczenia zastępczego. W przypadku doręczenia zastępczego poprzez złożenie pisma sądowego w placówce pocztowej lub w sądzie na pokwitowaniu odbioru należy odnotować, w jaki sposób pisemnie poinformowano adresata o takim fakcie. Jeżeli adresat odmówił przyjęcia pisma sądowego bez uzasadnienia, na pokwitowaniu odbioru należy odnotować, kto odmówił przyjęcia pisma sądowego i że pismo pozostawiono w miejscu doręczenia lub zwrócono nadawcy.

W niektórych przypadkach pokwitowanie odbioru nie jest wymagane:

• w przypadku fizycznego doręczenia pisma sądowego do siedziby sądu adnotacja na tym piśmie i w aktach sprawy, że pismo to doręczono, wraz ze wskazaniem terminu doręczenia, stanowi wystarczający dowód doręczenia zgodnie z § 174 zdanie drugie kodeksu postępowania cywilnego;
• w przypadku doręczenia pisma adwokatowi potwierdzenie odbioru przez adwokata jest wystarczającym dowodem doręczenia zgodnie z § 175 kodeksu postępowania cywilnego;
• w przypadku doręczenia pisma listem poleconym za potwierdzeniem odbioru potwierdzenie odbioru jest wystarczającym dowodem doręczenia zgodnie z § 176 ust. 1 zdanie drugie kodeksu postępowania cywilnego. Tę samą zasadę stosuje się do doręczenia listem poleconym za potwierdzeniem odbioru za granicą (art. 18 rozporządzenia w sprawie doręczania dokumentów oraz § 183 ust. 2 pierwsza część zdania drugiego i § 183 ust. 5 zdanie pierwsze kodeksu postępowania cywilnego;
• w przypadku doręczenia pisma sądowego za granicę przy wsparciu organów zagranicznych lub za pośrednictwem niemieckich misji dyplomatycznych dowodem doręczenia jest zaświadczenie wystawione przez organ, do którego zwrócono się o doręczenie (§ 16 ustawy konsularnej – Konsulargesetz, § 183 ust. 5 zdanie drugie kodeksu postępowania cywilnego);
• w przypadku doręczenia pisma sądowego drogą elektroniczną adwokatom, notariuszom, komornikom, doradcom podatkowym, innym osobom wykonującym zawód zaufania publicznego, organom, podmiotom i instytucjom prawa publicznego wystarczające jest odesłanie potwierdzenia odbioru zgodnie z § 173 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego. W przypadku doręczenia innym adresatom nie sporządza się pisemnego dowodu. W tych przypadkach, zgodnie z § 173 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego, dokument elektroniczny uznaje się za doręczony trzeciego dnia po dniu odbioru wskazanym w automatycznym potwierdzeniu odbioru, chyba że adresat udowodni, że nie otrzymał tego dokumentu lub że otrzymał go później.

10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Doręczenie dokonane z naruszeniem kodeksu postępowania cywilnego jest co do zasady nieważne. Zgodnie z § 189 kodeksu postępowania cywilnego można jednak dokonać konwalidacji takiego uchybienia w doręczeniu, jeżeli pismo faktycznie otrzymała osoba, do której było lub mogło być ono adresowane zgodnie z kodeksem postępowania cywilnego. W takim przypadku pismo uznaje się za doręczone w chwili, w której zostało ono faktycznie otrzymane, a uchybienie w doręczeniu zostaje konwalidowane.

Jeżeli ani adresat, ani inna osoba, do której pismo było lub mogło być adresowane zgodnie z kodeksem postępowania cywilnego (np. dorosła osoba bliska adresata), nie otrzymali pisma, konwalidacja nie jest możliwa. Doręczenie jest nieważne i należy je ponownie przeprowadzić.

11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?

Nie.

12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego

Co do zasady usługa doręczania pism przez sąd jest odpłatna. W krajowych postępowaniach sądowych, w których opłaty sądowe zależą od wartości przedmiotu sporu, opłaty sądowe pokrywają jednak pierwsze dziesięć doręczeń pism. Za kolejne doręczenia pism oraz za doręczenia w innych postępowaniach krajowych pobiera się opłatę ryczałtową w wysokości 3,50 euro za każdym razem, gdy pisma są doręczane za pokwitowaniem odbioru, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub przez pracownika sądu. Elektroniczne doręczanie pism przez sąd jest nieodpłatne.

Doręczenia na wniosek zainteresowanych stron dokonuje komornik.
Za zorganizowanie doręczenia przez przekazanie pism sądowych poczcie komornik pobiera opłatę w wysokości 3,30 euro. Oprócz tego obowiązują opłaty z tytułu pokrycia kosztów niezbędnych kserokopii i opłaty pocztowej, jak również kosztów ryczałtowych. Jeżeli doręczenie pisma sądowego powierzono komornikowi i doręczenie to należy poświadczyć, uiszcza się specjalną opłatę równą opłacie ryczałtowej za sporządzenie pisma sądowego. Opłata wynosi 0,50 euro za stronę za pierwsze pięćdziesiąt stron i 0,15 euro za każdą kolejną stronę.
Jeżeli komornik doręcza pismo sądowe osobiście, opłata wynosi 11,00 euro. W takim przypadku pokrywa się również koszty dojazdu komornika w kwocie od 3,25 euro do 16,25 euro w zależności od odległości od adresata.

Co do zasady nie pobiera się opłat za realizację wniosków o doręczenie od innych państw członkowskich zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2020/1784, chyba że doręczenia dokonuje komornik. Jeżeli pismo doręcza komornik, opłaty są takie same jak w przypadku wniosków o doręczenie krajowe. Dokładne opłaty należne w poszczególnych sprawach określono w ustawie o komornikach sądowych (Gerichtsvollzieherkostengesetz, GvKostG), w szczególności w zawartym w niej wykazie opłat (Kostenverzeichnis).