Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?

W portugalskim systemie prawnym funkcjonują pojęcia doręczenia (citação) i  (notificação). Doręczenie to czynność służąca poinformowaniu osoby (oskarżonego, pozwanego, osoby, przeciwko której przeprowadza się egzekucję) o wytoczeniu przeciwko niej powództwa. Za pomocą doręczenia wzywa się taką osobę po raz pierwszy do stawienia się w sądzie, aby umożliwić jej obronę. Doręczenie wykorzystuje się również do wezwania do pierwszego stawienia się w sądzie osoby mającej interes prawny w sprawie, która początkowo nie brała udziału w postępowaniu, w celu przyłączenia się do sprawy po stronie powoda lub pozwanego (art. 219 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego (Código de Processo Civil)).

Zawiadomienie (notificação) służy wezwaniu osoby do stawienia się w sądzie lub poinformowaniu jej o okoliczności faktycznej (art. 219 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego).

Szczególne zasady dotyczące doręczeń i zawiadomień ustanowiono w księdze II tytuł I rozdział II sekcja II kodeksu postępowania cywilnego. Przepisy te przyjęto, aby zagwarantować faktyczne przekazanie pisma adresatowi oraz – jeżeli adresat jest stroną postępowania – zapewnić mu możliwość skorzystania z prawa do obrony.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Doręczenie obejmuje informacje wymienione w art. 227 kodeksu postępowania cywilnego.

Zawiadomienie obejmuje informacje wymienione w art. 220 kodeksu postępowania cywilnego.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

W ramach toczących się postępowań pisma sądowe i zawiadomienia doręczają co do zasady urzędnicy sądowi, komornicy sądowi lub pełnomocnik procesowy jednej ze stron w zależności od formy zawiadomienia/doręczenia, o których mowa w odpowiedzi na pytanie 5.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Tak. Zgodnie z prawem portugalskim urzędnicy sądowi są obowiązani do podjęcia z urzędu wszelkich kroków niezbędnych do doręczenia zawiadomienia danej osobie (art. 226 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego).

Jeżeli urzędnik sądowy nie jest w stanie doręczyć zawiadomienia, zapoznaje się z informacjami udostępnianymi drogą elektroniczną przez inne organy administracji rządowej, aby sprawdzić, czy nastąpiła zmiana miejsca zamieszkania osoby, której należy doręczyć pismo sądowe, i ustalić aktualny adres tej osoby (art. 236 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego).

Do celów art. 7 ust. 2 lit. c) w przypadku poszczególnych jednostek przyjmujących sytuacja przedstawia się następująco:

– wydział właściwości ogólnej (juízo de competência genérica) lub lokalny wydział cywilny (juízo local cível), o ile taki istnieje, sądu okręgowego właściwego w danej sprawie: do celów doręczenia dokumentów, w przypadku gdy adres wskazany we wniosku o doręczenie nie jest prawidłowy, jednostka przyjmująca stosuje prawo krajowe mające zastosowanie w podobnych sprawach w przypadku sporów krajowych, tj. odpowiednie przepisy art. 226 i 236 portugalskiego kodeksu postępowania cywilnego;

– komornicy [Stowarzyszenie Doradców Prawnych i Komorników (Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução – OSAE)]: aby ustalić nowy adres osoby, której ma zostać doręczony dokument, występuje się z wnioskami do rejestrów mieszkańców lub innych baz danych, jeżeli takie rejestry lub bazy danych funkcjonują.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?

Nie. Z takiej możliwości mogą skorzystać wyłącznie organy i podmioty krajowe.

4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Do celów art. 7 ust. 1 lit. a) wyznaczonym organem, do którego jednostki przekazujące mogą się zwracać z wnioskami o ustalenie adresu osoby, której ma zostać doręczony dokument, jest:

Direção-Geral da Administração da Justiça (Dyrekcja Generalna ds. Wymiaru Sprawiedliwości)

Av. D. João II, No 1.08.01 D/E, Pisos 0, 9-14

PT - 1990-097 LISBOA

Tel.: (+351) 217 906 500 – (+351) 217 906 200/1

Faks: (+351) 211 545 116 – (+351) 211 545 100

E-mail: correio@dgaj.mj.pt

Strona internetowa: https://dgaj.justica.gov.pt/.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?

W praktyce procedurę doręczenia właściwego pisma określono w art. 225 kodeksu postępowania cywilnego.

W praktyce procedurę doręczenia właściwego pisma dokumentu przez obwieszczenie określono w art. 240 kodeksu postępowania cywilnego.

W praktyce zawiadomienia dokonuje się w następujący sposób:

• procedurę zawiadamiania stron, które wyznaczyły pełnomocnika procesowego, określono w art. 247 kodeksu postępowania cywilnego;
• procedurę zawiadamiania stron, które nie wyznaczyły pełnomocnika procesowego, określono w art. 249 kodeksu postępowania cywilnego;
• procedurę zawiadamiania osób trzecich określono w art. 251 kodeksu postępowania cywilnego;
• procedurę zawiadamiania prokuratury określono w art. 252 kodeksu postępowania cywilnego;
• procedurę zawiadamiania o orzeczeniach sądu określono w art. 253 kodeksu postępowania cywilnego;
• procedurę doręczania zawiadomień przewidzianych w dokumencie sądowym określono w art. 254 kodeksu postępowania cywilnego;
• procedurę doręczania zawiadomień między pełnomocnikami procesowymi określono w art. 255 kodeksu postępowania cywilnego;
• procedurę doręczania indywidualnych zawiadomień określono w art. 256 kodeksu postępowania cywilnego.

Poza doręczaniem pism w wyznaczonym terminie, o którym mowa w pkt 7 poniżej, w portugalskim prawie krajowym nie przewidziano żadnej innej alternatywnej metody doręczenia.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Tak. Na przykład następujące czynności najlepiej jest przeprowadzać drogą elektronicznej transmisji danych za pośrednictwem sądowego komputerowego systemu informacyjnego:

• zawiadomienia kierowane do prokuratury (art. 252 ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego);
• do pełnomocników (art. 248 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego);
• do doradców prawnych i komorników (art. 31 ust. 1 ministerialnego rozporządzenia wykonawczego (Portaria) w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych).

Jeżeli rozmiar pisma procesowego, które ma zostać przedłożone, nie pozwala na zastosowanie elektronicznej transmisji danych (art. 10 ust. 1 ministerialnego rozporządzenia wykonawczego w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych) lub jeżeli pisma sądowe, które mają zostać przesłane, istnieją wyłącznie w postaci fizycznej (art. 144 ust. 11 kodeksu postępowania cywilnego), lub w przypadku gdy w danej sprawie ustanowienie pełnomocnika procesowego nie jest konieczne i strona nie ustanowiła takiego pełnomocnika (art. 144 ust. 7 kodeksu postępowania cywilnego), lub w przypadku wystąpienia innej uzasadnionej przyczyny (art. 144 ust. 8 kodeksu postępowania cywilnego):

• pisma procesowe można złożyć w sekretariacie sądu, przesłać pocztą tradycyjną lub faksem (art. 144 ust. 7 i 8 kodeksu postępowania cywilnego);
• zawiadomienie o pismach procesowych może zostać doręczone za potwierdzeniem odbioru, pocztą tradycyjną lub faksem.

Zasady te obowiązują w postępowaniach sądowych w sprawie cywilnej lub handlowej rozpoznawanych przed sądami pierwszej instancji. W niektórych przypadkach stosuje się je również w postępowaniach przed notariuszami (np. w postępowaniach spadkowych) lub w postępowaniach przed urzędnikami stanu cywilnego (np. w sprawie rodzinnej, jeżeli zawarto ugodę).

6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?

W prawie portugalskim nie przewidziano jeszcze możliwości doręczania pism/zawiadomień drogą elektroniczną na znany adres w innym państwie członkowskim.

6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

W portugalskim prawie krajowym nie przewidziano możliwości doręczania pism/zawiadomień pocztą elektroniczną, z wyjątkiem przypadków utrudnień, o których mowa w pytaniu 6.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?

Tak. W prawie portugalskim przewidziano również doręczanie pism sądowych w wyznaczonym terminie, jak określono w art. 232 kodeksu postępowania cywilnego.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Doręczenie drogą pocztową uznaje się za dokonane w dniu przedstawienia podpisanego potwierdzenia odbioru (art. 230 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenie właściwe przez komorników sądowych, urzędników sądowych i pełnomocników procesowych uznaje się za dokonane w dniu sporządzenia pokwitowania odbioru (art. 231 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenie przez obwieszczenie uznaje się za dokonane w dniu podanym w takim obwieszczeniu (art. 232 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego).

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

W przypadku doręczenia lub zawiadomienia za pomocą przesyłki poleconej – za potwierdzeniem odbioru lub bez potwierdzenia odbioru – jeśli listonosz nie zastanie nikogo pod wskazanym adresem, zostawia awizo w skrzynce na listy. Awizo zawiera informacje o tym, że przesyłkę złożono w placówce pocztowej, wraz z podaniem adresu i godzin otwarcia takiej placówki oraz terminu na odebranie przesyłki (art. 228 kodeksu postępowania cywilnego).

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?

Jeżeli doręczenie odbywa się pocztą tradycyjną i istnieją dowody potwierdzające, że adresat odmówił przyjęcia przesyłki lub podpisania potwierdzenia odbioru, doręczenie uznaje się za skuteczne po podjęciu następujących czynności i w następujących okolicznościach:

• po sporządzeniu przez listonosza notatki poświadczającej odmowę podpisania potwierdzenia odbioru lub przyjęcia przesyłki przez osobę fizyczną bądź przedstawiciela lub pracownika osoby prawnej (art. 228 ust. 6 i art. 246 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego);
• jeżeli strony mają możliwość wskazania adresu do doręczeń, stosuje się procedurę określoną w art. 229 ust. 3 i 4 kodeksu postępowania cywilnego.

Jeżeli pisma sądowe zostały doręczone w drodze doręczenia właściwego przez komornika sądowego lub urzędnika sądowego i istnieją dowody potwierdzające, że adresat odmówił podpisania poświadczenia doręczenia lub przyjęcia odpisów pism sądowych, doręczenie uznaje się za skuteczne. W takim przypadku:

• komornik sądowy lub urzędnik sądowy informuje osobę, której należało doręczyć pisma sądowe, że odpisy tych pism są dostępne w sekretariacie sądu, oraz zamieszcza adnotację o przekazaniu tej informacji i o odmowie przyjęcia pism sądowych przez osobę, której należało je doręczyć, w poświadczeniu doręczenia (art. 231 ust. 4 kodeksu postępowania cywilnego);
• ponadto sekretariat sądu ponownie zawiadamia osobę, której należało doręczyć pisma sądowe, za pomocą przesyłki poleconej, że odpis pozwu i towarzyszących mu pism są do odebrania w sekretariacie sądu (art. 231 ust. 5 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenie pism sądowych uznaje się za nieskuteczne wyłącznie w przypadku, gdy odmowa ich przyjęcia jest uzasadniona. Odmowę przyjęcia pism sądowych uznaje się za uzasadnioną, jeżeli osoby, której należało doręczyć pisma sądowe, nie można odnaleźć, ponieważ nie zamieszkuje ona pod wskazanym adresem lub nie posiada siedziby pod tym adresem, lub jeżeli osoba trzecia oświadczy, że nie jest w stanie doręczyć przesyłki.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Jeżeli pisma sądowe lub zawiadomienie, które mają zostać doręczone pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru, wysłano z państwa trzeciego, portugalskie służby pocztowe mogą doręczyć przesyłkę i pisma sądowe adresatowi albo osobie trzeciej przebywającej pod tym samym adresem, która oświadczy, że jest w stanie przekazać przesyłkę adresatowi.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Zob. odpowiedź na pytanie 7.3.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Adresat ma osiem dni na odebranie pism sądowych z placówki pocztowej. Adresat zostaje pouczony o tym terminie oraz o możliwości odbioru pism sądowych w placówce pocztowej za pośrednictwem awiza, które listonosz zawsze zostawia w jego skrzynce na listy, ilekroć nie zastanie nikogo w mieszkaniu (art. 228 kodeksu postępowania cywilnego).

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Tak, w przypadku doręczenia potwierdzenie odbioru, poświadczenie doręczenia lub zawiadomienie o doręczeniu stanowią pisemny dowód potwierdzający dokonanie doręczenia.

Jeżeli chodzi o zawiadomienie, zarejestrowanie potwierdzenia, zarejestrowanie pisma lub akt lub sporządzenie protokołu w trakcie postępowania stanowią pisemny dowód potwierdzający dokonanie zawiadomienia.

W przypadku doręczenia lub zawiadomienia za pośrednictwem elektronicznej transmisji danych sądowy komputerowy system informacyjny potwierdza datę i godzinę wysłania (art. 13 lit. a) ministerialnego rozporządzenia wykonawczego w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych).

10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Niedoręczenie stanowi poważne uchybienie skutkujące unieważnieniem całego postępowania, począwszy od wniesienia pozwu, którego jednak nie dotyka nieważność (art. 187 kodeksu postępowania cywilnego).

Uznaje się, że niedoręczenie zachodzi w przypadkach określonych w art. 188 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego.

Uznaje się, że nieważność doręczenia zostanie naprawiona wyłącznie wówczas, gdy pozwany lub prokuratura (jeśli to ona jest stroną procesową) dokonają czynności w toku postępowania bez wniesienia sprzeciwu wobec niedoręczenia pism sądowych (art. 189 kodeksu postępowania cywilnego).

Doręczenie uznaje się za nieważne także wówczas, gdy nie zachowano warunków formalnych określonych w ustawie (art. 191 kodeksu postępowania cywilnego).

Ogólne zasady dotyczące nieważności pism sądowych określono w art. 195 kodeksu postępowania cywilnego.

11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?

Tak, adresat może wnieść środek zaskarżenia od orzeczenia sądu do właściwego sądu apelacyjnego (Tribunal da Relação).

12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego

Tak, w niektórych przypadkach. Koszt doręczenia i zawiadomienia szacuje się w jednostkach rozliczeniowych.

Wartość jednej jednostki rozliczeniowej w 2024 r. wynosiła 102 euro.

Odpowiednio:

• koszt doręczenia i zawiadomienia właściwego przez komornika sądowego wynosi 0,5 jednostki rozliczeniowej w przypadku skutecznego doręczenia i 0,25 jednostki rozliczeniowej w przypadku nieskutecznego doręczenia (tabela VII stanowiąca załącznik do ministerialnego rozporządzenia wykonawczego nr 282/2013 z dnia 29 sierpnia 2013 r. w związku z art. 50 ust. 1 tego samego aktu prawnego);
• koszt doręczenia i zawiadomienia właściwego oraz doręczenia i zawiadomienia przez obwieszczenie dokonanego przez urzędnika sądowego wynosi 0,5 jednostki rozliczeniowej w przypadku skutecznego doręczenia lub zawiadomienia i 0 jednostek rozliczeniowych w przypadku nieskutecznego doręczenia lub zawiadomienia (art. 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kosztów postępowania (Regulamento das Custas Processuais)).

Nie ma różnicy, jeśli pismo, które ma być doręczone, pochodzi z innego państwa członkowskiego.

Obowiązujące ustawodawstwo:

Kodeks postępowania cywilnego

Ministerialne rozporządzenie wykonawcze w sprawie prowadzenia postępowań sądowych przy użyciu środków elektronicznych

Rozporządzenie w sprawie kosztów postępowania

Ministerialne rozporządzenie wykonawcze nr 282/2013 z dnia 29 sierpnia 2013 r.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1784 z dnia 25 listopada 2020 r.

 

Uwaga końcowa:

Informacje zawarte na tej stronie mają charakter ogólny i nie są wyczerpujące. Nie są również wiążące dla punktu kontaktowego, europejskiej sieci sądowej w sprawach cywilnych i handlowych, sądów ani żadnych innych podmiotów i nie mogą zastąpić zapoznania się z obowiązującymi przepisami.