Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?

Doręczenie pism sądowych oznacza ich dostarczenie osobie prawnej lub fizycznej. Tryb doręczania pism sądowych jest szczegółowo uregulowany w kodeksie organizacji i postępowania cywilnego (rozdział 12 Zbioru praw Malty).

W prawie krajowym określono szczególne zasady doręczania pism sądowych, aby stworzyć standardową procedurę ich doręczania i zagwarantować, że wszystkie zainteresowane strony otrzymają dokumenty sądowe dotyczące ich samych lub ich powództwa. Ponadto dzięki wspomnianym zasadom sąd i strony zyskują pewność, że pisma sądowe dotarły do adresata.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Wszystkie pisma złożone w sądzie należy doręczyć drogą formalną. Dotyczy to pism procesowych, ustaleń sądowych, pozwów, wezwań do stawienia się przed sądem, apelacji/zażaleń, odpowiedzi na pozew, postanowień o ustanowieniu zabezpieczenia i tytułów wykonawczych oraz postanowień wydawanych przez sądy.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Po złożeniu pisma w sądzie odpowiedzialność za jego doręczenie ponoszą sąd i urzędnicy sądowi. Strona składająca pismo w sądzie wskazuje osobę, której pismo ma zostać doręczone, oraz adres doręczenia. Jeżeli pismo kieruje się do więcej niż jednego adresata, strona je składająca musi zadbać o sporządzenie wystarczającej liczby egzemplarzy, aby można było je doręczyć wszystkim adresatom.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Nie.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?

Tak, są dostępne odpowiednie rejestry/usługi.

Adres siedziby osoby prawnej można ustalić w rejestrze dostępnym online na stronie internetowej maltańskiego rejestru działalności gospodarczej: https://registry.mbr.mt/ROC/companySearch.do?action=companyDetails&_=1576703936233.

System internetowy umożliwia dostęp do rejestru każdej osobie fizycznej pragnącej uzyskać informacje o przedsiębiorstwach, fundacjach i stowarzyszeniach. Rejestr zawiera m. in. informacje bezpłatne, przeznaczone do użytku ogólnego (informacje o charakterze publicznym). Są to między innymi nazwy i numery rejestracyjne przedsiębiorstw, adresy ich siedzib statutowych, daty założenia itp. Każdy może wyszukać przedsiębiorstwo po jego numerze rejestracyjnym albo po nazwie lub jej części.

Jeżeli chodzi o ustalenie adresu osoby fizycznej, każdy ma swobodny dostęp do spisu wyborców za pośrednictwem komputerów w sądach na Malcie. Dostęp do najbardziej aktualnego spisu wyborców można uzyskać tutaj: https://electoral.gov.mt/Register/Enquiry. Aby znaleźć informacje w spisie, należy jednak znać miejscowość i ulicę.

4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Organy tego państwa członkowskiego zapewniają pomoc, o której mowa w art. 7 ust. 1 lit. c).

Adres siedziby osoby prawnej można ustalić w rejestrze dostępnym online na stronie internetowej maltańskiego rejestru działalności gospodarczej:

https://registry.mbr.mt/ROC/companySearch.do?action=companyDetails&_=1576703936233

System internetowy umożliwia dostęp do rejestru każdej osobie fizycznej pragnącej uzyskać informacje o przedsiębiorstwach, fundacjach i stowarzyszeniach. Rejestr zawiera m. in. informacje bezpłatne, przeznaczone do użytku ogólnego (informacje o charakterze publicznym). Są to między innymi nazwy i numery rejestracyjne przedsiębiorstw, adresy ich siedzib statutowych, daty założenia itp. Każdy może wyszukać przedsiębiorstwo po jego numerze rejestracyjnym albo po nazwie lub jej części.

Jeżeli chodzi o adresy osób fizycznych, zagraniczna jednostka przekazująca może przesłać do maltańskiej jednostki przyjmującej wniosek o ustalenie adresu do celów doręczenia na adres e-mail: info@stateadvocate.mt.

Wniosek taki powinien zawierać numer identyfikacyjny oraz imię i nazwisko osoby, której należy dostarczyć pismo sądowe.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?

Pisma sądowe, które nie dotyczą postępowania przed sądem, doręcza się przesyłką poleconą, do której załącza się „różową kartę zwrotną” zawierającą podpis odbierającego albo informacje o tym, że pismo nie zostało odebrane ani dostarczone w inny sposób, którą to kartę przekazują następnie do sądu urzędnicy sądowi. „Różową kartę zwrotną” załącza się do oryginału danego pisma (na przykład wysyła się ją razem z pismem sądowym). Inne pisma składane na potrzeby postępowania sądowego doręcza właściwy urzędnik sądowy.

Jednostka przyjmująca zapewnia doręczenie pisma poprzez załączenie go do pisma przewodniego składanego w sekretariacie Pierwszej Izby Sądu Cywilnego w przypadku pism, które mają zostać doręczone na wyspie Malcie, lub w sekretariacie Sądu Pokoju dla Gozo w funkcji sądu wyżej instancji w przypadku pism, które mają zostać doręczone na wyspach Gozo i Comino. Właściwy urzędnik sądowy osobiście doręcza adresatowi te pisma wraz z pismem przewodnim. Zgodnie z art. 187 kodeksu organizacji i postępowania cywilnego pisma sądowe można dostarczać w następujący sposób:

a) poprzez dostarczenie odpisu pisma sądowego adresatowi, członkowi rodziny lub gospodarstwa domowego adresata, osobie zatrudnianej przez adresata, jego pełnomocnikowi procesowemu lub osobie upoważnionej przez adresata do odbierania poczty, jeżeli taka osoba przebywa w miejscu zamieszkania, prowadzenia działalności lub pracy adresata lub pod jego adresem korespondencyjnym, przy czym przekazanie odpisu osobie, która nie ukończyła czternastego roku życia, lub osobie, która z uwagi na zaburzenia psychiczne nie jest w stanie potwierdzić faktu doręczenia, jest niezgodne z prawem. Osobę uznaje się za zdolną do potwierdzenia faktu doręczenia, o ile nie zostanie przedstawiony dowód przeciwny; w przypadku niewniesienia sprzeciwu w związku z nieprawidłowym doręczeniem z powodu wystąpienia którejkolwiek z powyższych przesłanek, uznaje się, że pismo faktycznie dotarło do osoby, której należało je doręczyć;

b) do osób przebywających na pokładach statków handlowych lub do członków załogi nieposiadających miejsca zamieszkania na Malcie, doręczenie można przeprowadzić w postaci dostarczenia odpisu kapitanowi statku lub osobie działającej w jego imieniu;

c) do podmiotów posiadających odrębną osobowość prawną, pisma sądowe doręcza się przez przekazanie odpisu pisma: (i) pełnomocnikowi lub pełnomocnikowi procesowemu, sekretarzowi lub pracownikowi tego podmiotu przebywającym w jego siedzibie statutowej, głównej jednostce organizacyjnej, miejscu prowadzenia działalności lub pod jego adresem korespondencyjnym lub (ii) dowolnej z tych osób w sposób opisany w lit. a).

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Pism sądowych w postępowaniu cywilnym nie można doręczać drogą elektroniczną.

6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?

Maltańskie prawo krajowe nie zezwala na doręczanie pism sądowych drogą elektroniczną.

6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Nie.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?

Nie. Metodę doręczania pism sądowych wyczerpująco wyjaśniono w pkt 5 powyżej.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Nie dotyczy.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Nie dotyczy.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?

Zgodnie z maltańskim prawem, jeżeli adresat pisma procesowego odmówi jego osobistego przyjęcia od pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe, sąd może – na wniosek zainteresowanej strony i po wysłuchaniu pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe oraz po uwzględnieniu wszystkich okoliczności sprawy – wydać zarządzenie, że doręczenie należy uznać za dokonane w dniu i o godzinie, w której adresat odmówił przyjęcia pisma, przy czym takie zarządzenie uznaje się za dowód doręczenia do wszystkich celów przewidzianych prawem.

Ponadto każdy, kto umyślnie unika doręczenia, utrudnia doręczenie lub odmawia przyjęcia dowolnego pisma lub orzeczenia sądu lub wykonania nakazu lub zarządzenia właściwego urzędnika sądowego, dopuszcza się obrazy sądu i podlega, jeżeli zostanie uznany za winnego, karze a) upomnienia, b) wydalenia z sali rozpraw, c) pozbawienia wolności na okres dwudziestu czterech godzin w budynku, w którym obraduje sąd, lub d) grzywny.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Maltański operator świadczący usługi pocztowe doręcza przesyłkę dowolnej zastanej pod danym adresem osobie fizycznej, która wyrazi gotowość przyjęcia przesyłki, pod warunkiem że osoba ta nie cierpi na zaburzenia psychiczne i nie jest małoletnia. Przyjmuje się, że osoba fizyczna zastana pod danym adresem, która przyjęła przesyłkę, została do tego upoważniona przez adresata. Jeżeli adresat nie upoważnił danej osoby do przyjęcia przesyłki, nie powinna ona jej przyjmować, a jeżeli już to zrobi – ponosi odpowiedzialność za jej przekazanie adresatowi. W momencie doręczenia odbierający podpisuje potwierdzenie odbioru. Procedura ta jest zgodna z art. 33 rozporządzeń (ogólnych) dotyczących usług pocztowych z 2005 r.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Jeżeli pod wskazanym adresem nie uda się zastać osoby gotowej przyjąć przesyłkę poleconą za potwierdzeniem odbioru, zostawia się zawiadomienie informujące adresata o próbie doręczenia przesyłki. W takim przypadku adresat może odebrać przesyłkę w najbliższej placówce pocztowej. Jeżeli przesyłka nie zostanie odebrana, operator świadczący usługi pocztowe przesyła adresatowi – wedle własnego uznania – zawiadomienie powtórne, w którym informuje go o tym, że przesyłka wciąż oczekuje na odbiór. Co do zasady zawiadomienie powtórne przesyła się po upływie pięciu dni w przypadku krajowych przesyłek poleconych i po upływie 10 dni w przypadku zagranicznych przesyłek poleconych. Jeżeli taka przesyłka pozostanie nieodebrana po upływie powyższych terminów, wówczas – po kolejnych pięciu dniach – przesyłkę odsyła się nadawcy z adnotacją „nie odebrano”. Jeżeli adresat lub osoba upoważniona przez adresata odmówi przyjęcia przesyłki, odsyła się ją nadawcy z adnotacją „odmowa przyjęcia”.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Jeżeli pod wskazanym adresem nie zastano żadnej osoby gotowej odebrać przesyłkę, zostawia się pod tym adresem zawiadomienie informujące adresata o próbie doręczenia przesyłki wraz z pouczeniem o możliwości jej odebrania w najbliższej placówce pocztowej. Jeżeli przesyłka nie zostanie odebrana, operator świadczący usługi pocztowe przesyła adresatowi – wedle własnego uznania – zawiadomienie powtórne, w którym informuje go o tym, że przesyłka wciąż oczekuje na odbiór. Co do zasady zawiadomienie powtórne przesyła się po upływie pięciu dni w przypadku krajowych przesyłek poleconych i po upływie 10 dni w przypadku zagranicznych przesyłek poleconych. Jeżeli taka przesyłka pozostanie nieodebrana po upływie powyższych terminów, wówczas – po kolejnych pięciu dniach – przesyłkę odsyła się nadawcy z adnotacją „nie odebrano”. Adresat lub upoważniona przez niego osoba mogą odebrać przesyłkę z placówki pocztowej wyłącznie za okazaniem zawiadomienia oraz dokumentu tożsamości (paszportu lub dowodu osobistego) adresata.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Jednostka przyjmująca wystawia poświadczenie doręczenia lub niedoręczenia na podstawie informacji wskazanej przez urzędnika sądowego, jak określono poniżej.

Do oryginałów pism doręczanych przesyłką poleconą dołącza się „różową kartę zwrotną”. Po ich zwróceniu sądowi oryginały pism stempluje się czarnym lub czerwonym tuszem. Czarny tusz oznacza, że pismo skutecznie doręczono – w takim przypadku wskazuje się również osobę, której doręczono pismo. Jeżeli próba doręczenia pisma zakończyła się niepowodzeniem, pismo stempluje się czerwonym tuszem – w takim przypadku wskazuje się również powód niedoręczenia pisma.

Pisma doręczane przez właściwego urzędnika sądowego (court marshal) stempluje się czarnym tuszem, jeżeli próba doręczenia zakończyła się powodzeniem, albo czerwonym tuszem, jeżeli próba doręczenia zakończyła się niepowodzeniem, po czym właściwy urzędnik sądowy odpowiedzialny za doręczenie składa na nich swój podpis.

10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Jeżeli adresat nie otrzyma pism, ale zostaną mu one skutecznie doręczone poprzez pozostawienie ich kopii pod wskazanym adresem, w miejscu jego zamieszkania lub pracy, doręczenie uznaje się za skuteczne i ważne. Jeżeli pisma te odbierze osoba trzecia, może je ona zwrócić, jeżeli przedłoży stosowne zwrotne pismo sądowe w odpowiedzi na nadane pismo sądowe, którym doręczono przedmiotowe pisma. W zwrotnym piśmie sądowym osoba trzecia musi wyjaśnić, dlaczego nie jest właściwym adresatem. W przypadku uznania tego wyjaśnienia za uzasadnione, doręczenie uznaje się za nieskuteczne. Doręczenie dokonane z naruszeniem prawa można zakwestionować na drodze sądowej. Jeżeli pomimo nieskutecznego doręczenia strona, której należało doręczyć pismo, wniesie odpowiedź do sądu lub stawi się przed sądem, doręczenie uznaje się za skuteczne.

11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?

Nie.

12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego

W Zbiorze praw Malty przewidziano stałą opłatę w wysokości 50 euro za każde doręczenie dokumentu na Malcie. Opłatę należy uiścić przed doręczeniem, przelewem na rachunek bankowy Biura Adwokata Generalnego (State Advocate):

Nazwa banku: Central Bank of Malta

Nazwa rachunku: The Office of the State Advocate - Service of documents/Legal fees

Numer rachunku: 40127EUR-CMG5-000-Y

IBAN: MT24MALT011000040127EURCMG5000Y

Kod SWIFT: MALTMTMT.

Wysokość opłaty za doręczenie dokumentów zgodnie z prawem krajowym jest inna niż za doręczenie dokumentów z innego państwa członkowskiego, które należy doręczyć w Malcie. W tym drugim przypadku pisma składa się w sądzie za opłatą. Opłata różni się w zależności od pisma składanego w sądzie. Należy także uiścić opłatę sądową i pokryć inne koszty związane z wydrukiem pism. Opłata za doręczenie na Malcie dokumentów z innych państw członkowskich wynosi 50 euro.