Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?

Zasadniczo doręczenie (betekening en kennisgeving) oznacza czynność urzędową dokonaną przez urzędnika sądowego (gerechtsdeurwaarder), który doręcza pismo sądowe (exploot) do rąk własnych adresata. Na miejscu urzędnik sądowy sporządza pisemną adnotację do pisma o sposobie jego doręczenia do adresata i podpisuje ją. Doręczenie jest oczywiście zbieżne z zawiadomieniem (kennisgeving). Urzędnik sądowy doręcza na przykład zawiadomienie o wydanym wyroku (vonnis) lub wezwaniu do stawienia się przed sądem (oproeping voor een gerecht).

Opisane szczególne zasady opracowano na potrzeby doręczeń w Unii Europejskiej, aby ułatwić komunikację w tej dziedzinie między obywatelami państw członkowskich. Inne zasady obowiązują w przypadku doręczeń do osób spoza Unii Europejskiej.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Do celów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1784 (rozporządzenie dotyczące doręczania dokumentów) pod pojęciem „dokumenty pozasądowe” należy rozumieć dokumenty sporządzone lub poświadczone przez organ publiczny lub urzędnika państwowego oraz inne dokumenty, których formalne przekazanie adresatowi mającemu miejsce zamieszkania lub siedzibę w innym państwie członkowskim jest niezbędne do celów dochodzenia, udowodnienia lub ochrony prawa lub roszczenia wynikających z prawa cywilnego lub handlowego. Pod pojęciem „dokumenty pozasądowe” nie należy rozumieć dokumentów wydawanych przez organy administracyjne do celów postępowania administracyjnego. Zob. motyw 8 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Art. 11 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów stanowi, że: „[j]ednostka przyjmująca doręcza dokument samodzielnie lub zleca jego doręczenie, zgodnie z prawem wezwanego państwa członkowskiego albo w szczególny sposób wskazany przez jednostkę przekazującą, o ile jest on zgodny z prawem tego państwa członkowskiego”.

W Niderlandach funkcję jednostki przyjmującej pełnią urzędnicy sądowi. Zob. również akt wykonawczy.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Tak, ponieważ urzędnik sądowy dokonuje czynności urzędowej, zawsze najpierw przeprowadza wyszukiwanie w ewidencji ludności (Basisregistratie personen, BRP), nawet jeśli adres figuruje już w rejestrze. Adres jest zawsze weryfikowany.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?

Nie, organy zagraniczne mają obowiązek skontaktowania się z niderlandzkim urzędnikiem sądowym, który wyszukuje lub weryfikuje dany adres. Usługa ta jest odpłatna.

4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Jest to nowy przepis. Wcześniej urzędnicy sądowi nie wyszukiwali adresów w ewidencji ludności do czasu otrzymania dokumentu urzędowego. Nie jest to już konieczne. Obecnie weryfikacja adresów może mieć miejsce przed wysłaniem dokumentu urzędowego.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?

Zob. sekcja 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów. W art. 16–20 opisano pozostałe sposoby doręczania dokumentów.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Zob. art. 19 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów: zależy to od rozwiązań dopuszczanych przez państwo członkowskie. Wymagana jest wyraźna zgoda adresata.

6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?

Wyłącznie niektóre nakazy zajęcia doręczane są cyfrowo. Dodatkowo jednak takie nakazy nadal doręcza się fizycznie, ponieważ dzięki temu urzędnik sądowy może udzielić dodatkowych wyjaśnień w miejscu doręczenia. Jest to prawdopodobnie najważniejsze zadanie, jakie ma do wykonania urzędnik sądowy.

6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Od 1 stycznia 2021 r. elektroniczne doręczenie nakazu zajęcia jest obowiązkowe, jeżeli osoba trzecia, wobec której dokonano zajęcia, poinformuje Królewską Organizację Zawodową Urzędników Sądowych (Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders) o wyborze takiego sposobu poinformowana o zajęciu. Zob. art. 475 ust. 3 kodeksu postępowania cywilnego (nowy). Aby doręczenie elektroniczne było możliwe, zarówno urzędnik sądowy, jak i osoba trzecia, wobec której dokonano zajęcia, muszą być połączeni z systemem utworzonym w tym celu przez Fundację Sieci Urzędników Sądowych (Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders) w imieniu Królewskiej Organizacji Zawodowej Urzędników Sądowych.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?

Zob. art. 46–63 kodeksu postępowania cywilnego.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

W momencie podpisania i doręczenia pisma sądowego przez urzędnika sądowego. Na miejscu urzędnik sporządza adnotację do pisma sądowego lub urzędowe sprawozdanie, wskazując w jaki sposób i komu doręcza pismo. Następnie przekazuje dokument adresatowi do rąk własnych albo umieszcza je w kopercie i zostawia w skrzynce na listy.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Nie pozostawia się dokumentów w urzędzie pocztowym. Jeżeli ulica jest zalana wodą, nie ma skrzynki na listy lub adresat zachowuje się tak agresywnie, że urzędnik sądowy nie jest nawet w stanie pozostawić koperty w skrzynce na listy, dokumenty wysyła się pocztą tradycyjną. Urzędnik sądowy sporządza adnotację do pisma w kancelarii, podając powody, które uniemożliwiły osobiste doręczenie. Następnie dokumenty wysyła się pocztą tradycyjną w kopercie urzędnika sądowego.

Jest to osobliwe rozwiązanie stosowane w ustawodawstwie niderlandzkim, ponieważ oczywiście wątpliwe jest, czy pracownik poczty jest skuteczniejszy w doręczaniu od urzędnika sądowego. Niemniej w przypadku agresywnego adresata bezsprzecznie łatwiej mu będzie zostawić przesyłkę w skrzynce na listy. Rozwiązanie to jest wątpliwe również w pozostałych wymienionych okolicznościach, tak jednak stanowią przepisy w takich przypadkach.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?

Ocena tej sytuacji następuje w toku postępowania. Adresat może odmówić przyjęcia doręczanych dokumentów wyłącznie z powodów określonych w art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów. Zgodnie z wcześniejszym orzeczeniem Trybunału jednostka przyjmująca nie jest uprawniona do oceny, czy odmowy ze względu na wymogi językowe są uzasadnione. Jest to również logiczne i zasadne, gdyż wynika z faktu, że jednostce przyjmującej bardzo trudno jest ocenić, czy adresat zna język, w którym sporządzono dokument, lub czy zna ten język wystarczająco biegle. Organ odpowiedzialny za doręczanie dokumentów może nie dysponować środkami pozwalającymi na dokonanie takiej oceny. Ponadto ocena taka należy do niezależnego sądu.

Jeżeli wybrano język przyjmującego państwa członkowskiego, prawo do odmowy nie przysługuje i nie można uniemożliwić doręczenia. W przypadku odmowy przyjęcia doręczanych dokumentów możliwa jest konwalidacja doręczenia w drodze doręczenia adresatowi ich tłumaczenia.

Należy również zauważyć, że rozporządzenie dotyczące doręczania dokumentów ma bezpośredni skutek, ponieważ tytuł egzekucyjny uznaje się za doręczony wyłącznie wówczas, gdy został skutecznie doręczony w przyjmującym państwie członkowskim.

W przypadku odmowy przyjęcia doręczanego dokumentu zgodnie z przepisami rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów i braku konwalidacji doręczenia doręczenie jest nieskuteczne.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Stosuje się tę drugą możliwość: dokument wysyła się przesyłką poleconą. Działania tego nie koordynuje się uprzednio z podmiotem świadczącym usługi pocztowe. Dokumenty często wysyła się bezpośrednio do organu i wówczas nie korzysta się z przesyłek poleconych.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

W takim przypadku dokonuje się zwrotu dokumentu.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Nie. W przypadku wysłania dokumentów przesyłką poleconą lub pozostawienia ich w urzędzie pocztowym pracownicy poczty (na terenie Niderlandów) zawsze zostawiają zawiadomienie o dostarczeniu dokumentu do urzędu pocztowego, w którym można ten dokument odebrać.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Tak, zob. art. 14 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów.

10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Jeżeli zainteresowana osoba nie otrzyma dokumentu, doręczenie jest nieskuteczne. W takim przypadku należy podjąć kolejną próbę doręczenia.

11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?

Nie, adresat ma obowiązek własnej obrony w toku tego postępowania.

12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego

Tak, opłata różni się w zależności od państwa członkowskiego. W Niderlandach wynosi ona obecnie 65 euro. Jej wysokość wzrośnie jednak zgodnie z przepisami aktu wykonawczego. Na przykład w Belgii pobiera się opłatę w wysokości 165 euro. Jeżeli doręczenia dokonuje się na podstawie rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, wysokość opłaty jest zawsze taka sama. W Niderlandach kwestię doręczeń regulują przepisy dekretu o honorariach urzędników sądowych (Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders).