Doręczanie pism sądowych

Polska
Autor treści:
European Judicial Network
Europejska sieć sądowa (w sprawach cywilnych i handlowych)

1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?

Doręczenie polega na zgodnym z przepisami prawa o postępowaniu cywilnym umożliwieniu określonej osobie zapoznania się z treścią przeznaczonej dla niej korespondencji.

Od prawidłowości doręczenia zależy realizacja praw procesowych stron (prawo do jawnego rozpatrzenia sprawy, prawo do obrony, prawo do przedstawienia dowodów na poparcie swoich twierdzeń, prawo do informacji) a także spełnienie innych przesłanek ważności postępowania, prawidłowe obliczanie terminów, a w konsekwencji – prawomocność wydanego orzeczenia.

Przepisy o doręczeniach zawarte są przede wszystkim w Rozdziale 2 (artykuły 131-147) ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (dalej: kpc), a także w aktach wykonawczych:

• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (dalej: „Regulamin");

• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (dalej: „Rozporządzenie”).

W przypadku doręczeń dokonywanych w drodze zwykłej przesyłki listowej (punkt 8 poniżej) regulacja znajduje się również w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, oraz w regulaminach świadczenia usług pocztowych wydawanych przez poszczególnych operatorów pocztowych. Operatorem pocztowym, który ma obowiązek świadczyć powszechne usługi pocztowe (i nie może odmówić zawarcia umowy o doręczenie przesyłki listowej poleconej), jest operator wyznaczony, którym obecnie jest Poczta Polska S.A.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Doręczenia drogą formalną wymagają wszystkie pisma sądowe i pisma procesowe, których doręczenie wywołuje skutki prawne.

Pisma sądowe są to pisma wysyłane przez sąd do stron i innych osób związanych z postępowaniem sądowym, na przykład: zawiadomienie, wezwanie, pouczenie, odpis orzeczenia (wyroku, postanowienia, nakazu zapłaty) lub zarządzenia, odpis orzeczenia z uzasadnieniem.

Pisma procesowe to pisma inicjujące postępowanie (np. pozew) oraz pisma składane w toku postępowania przez strony i inne uprawnione podmioty postępowania cywilnego (np. prokuratora, Rzecznika Praw Obywatelskich, Rzecznika Praw Dziecka), zawierające ich wnioski lub oświadczenia.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

W Polsce obowiązuje zasada oficjalności doręczeń, która oznacza, że niemal wszystkie doręczenia w postępowaniu sądowym dokonywane są z urzędu przez sąd. Dlatego też podmiot składający pismo procesowe obowiązany jest złożyć je w sądzie wraz z odpowiednią liczbą odpisów, dla doręczenia uczestniczącym w sprawie osobom (art. 128 §1 kpc). Wyjątki dotyczą przede wszystkim doręczenia pozwanemu pierwszego pisma w sprawie oraz wymiany pism między profesjonalnymi pełnomocnikami, o czym niżej.

W przypadku, gdy pozwany, mimo dwukrotnego awizowania przesyłki nie odebrał pozwu lub innego pisma procesowego wywołującego po stronie pozwanego potrzebę podjęcia obrony jego praw, i nie mają zastosowania przepisy szczególne przewidujące skutek doręczenia, a zarazem nie doręczono mu wcześniej żadnego pisma w sprawie, sąd przesyła odpis tego pisma powodowi zobowiązując go do doręczenia pisma pozwanemu za pośrednictwem komornika sądowego. Komornik na zlecenie powoda doręczy pismo osobiście za potwierdzeniem odbioru i oznaczeniem daty, albo stwierdzi, że adresat pod danym adresem nie zamieszkuje. Za dodatkowym wynagrodzeniem (40 PLN) podejmie się również ustalenia adresu pozwanego. Jeżeli powód w terminie dwóch miesięcy nie złoży sądowi dowodu doręczenia pozwanemu pisma przez komornika, ani nie wskaże aktualnego adresu pozwanego, ani też nie przedłoży dowodu, że pozwany zamieszkuje pod adresem wskazanym w pozwie – sąd może zawiesić postępowanie w sprawie, a po upływie trzech miesięcy od zawieszenia umorzyć postępowanie (art. 139[1] kpc, art. 177 §1 pkt 6 kpc, art. 182 §1 pkt 1 kpc, art. 3a-3b ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych).

W toku sprawy adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej mają obowiązek doręczać sobie nawzajem bezpośrednio odpisy pism procesowych z załącznikami. Nie dotyczy to wniesienia pozwu wzajemnego, apelacji, skargi kasacyjnej, zażalenia, sprzeciwu od wyroku zaocznego, sprzeciwu od nakazu zapłaty, zarzutów od nakazu zapłaty, wniosku o zabezpieczenie powództwa, skargi o wznowienie postępowania, skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia i skargi na orzeczenia referendarza sądowego, które należy złożyć w sądzie z odpisami dla strony przeciwnej. Nie dotyczy do również pism wnoszonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 132 §1-1[2] kpc).

Pod pewnymi warunkami dopuszczalne jest doręczenie elektroniczne, o czym w punkcie 6 poniżej.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów.

Sąd przyjmujący wniosek do wykonania co do zasady nie czyni własnych ustaleń co do miejsca zamieszkania lub siedziby adresata, z wyjątkiem usunięcia oczywistych omyłek w adresie. Jednakże w sytuacji, gdy wnioskodawca wniósł o dokonanie doręczenia zgodnie z prawem wezwanego państwa członkowskiego, a polskie prawo pozwala uznać za skuteczne doręczenie na adres widniejący w określonej ewidencji lub rejestrze (zob. punkt 5 poniżej), należy się spodziewać, że sąd sprawdzi dane w tej ewidencji lub rejestrze. Jeśli sąd w powyższy sposób ustali inny adres niż wskazany przez wnioskodawcę, powinien podjąć ponowną próbę doręczenia. Sąd może również sprawdzić, czy adres nie jest mu znany z urzędu (np. z innej sprawy prowadzonej równolegle przed tym sądem) i podjąć próbę doręczenia na ten adres

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?

W Polsce funkcjonuje rejestr Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (dalej: rejestr PESEL), zawierający między innymi informacje o adresie zameldowania osoby fizycznej. Zagraniczne organy sądowe nie mają bezpośredniego dostępu do tego rejestru. Sąd zagraniczny może wystąpić do sądu polskiego z wnioskiem o przeprowadzenie dowodu prowadzącego do ustalenia adresu osoby fizycznej na podstawie umowy dwustronnej lub Konwencji o przeprowadzaniu dowodów za granicą w sprawach cywilnych lub handlowych sporządzonej w Hadze dnia 18 marca 1970 r. Wówczas sąd polski występuje o informację do rejestru PESEL albo rejestru mieszkańców właściwej gminy, ewentualnie podejmuje inne niezbędne czynności.

Strona postępowania sądowego za granicą może złożyć wniosek o dostęp do danych zgromadzonych w rejestrze PESEL oraz rejestrze mieszkańców do dowolnego urzędu gminy w Polsce. Wniosek składa się na piśmie, na formularzu (są one dostępne na stronach internetowych urzędów gmin). Strona musi wykazać istnienie interesu prawnego oraz udokumentować, że uprawnienie to odnosi się do konkretnej osoby. Opłata od wniosku wynosi 31 PLN i wpłaca się ją na rachunek bankowy gminy, do której złożono wniosek. Należy jednak pamiętać, że polskie prawo nie przewiduje domniemania, jakoby adres osoby fizycznej wskazany w rejestrze PESEL lub rejestrze mieszkańców był jej rzeczywistym adresem zamieszkania.

Adresy wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorców będących osobami fizycznymi gromadzone są w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej i dostępne nieodpłatnie w Internecie. Wyszukiwarka w języku polskim i angielskim znajduje się pod adresem: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx

Adresy pozostałych przedsiębiorców (spółek prawa handlowego, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, jednostek badawczo-rozwojowych, zagranicznych przedsiębiorstw oraz ich oddziałów, a także towarzystw ubezpieczeń wzajemnych) oraz stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, Zakładów Opieki Zdrowotnej są ujawnione w rejestrze prowadzonym przez Krajowy Rejestr Sądowy i dostępne nieodpłatnie w Internecie. Wyszukiwarka w języku polskim znajduje się pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/

4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów.

Stosownie do art. 7 ust. 1 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, Polska dostarcza szczegółowych informacji, za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość”, na temat sposobów znalezienia adresów osób, którym ma zostać doręczony dokument.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?

Sąd dokonuje doręczeń przez operatora pocztowego, osoby zatrudnione w sądzie, lub sądową służbę doręczeniową. Sąd może również dokonywać doręczeń za pośrednictwem komornika w sposób określony w ustawie z 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (art. 131 kpc, §96 Regulaminu). W tym ostatnim wypadku komornik sądowy osobiście doręcza adresatowi pisma za potwierdzeniem odbioru i oznaczeniem daty, albo stwierdza, że adresat pod danym adresem nie zamieszkuje. W praktyce co do zasady doręczenia są dokonywane za pośrednictwem operatora pocztowego (Poczta Polska S.A.) listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru.

Jeżeli adresatem jest osoba fizyczna, doręczenia dokonuje się jej osobiście, tj. bezpośrednio do jej rąk, a gdy nie ma zdolności procesowej – jej przedstawicielowi ustawowemu (art. 133 § 1 kpc).

Sąd doręcza pisma żołnierzom przez Żandarmerię Wojskową, funkcjonariuszom Policji i Służby Więziennej przez ich organy bezpośrednio przełożone a osobom pozbawionym wolności – przez zarząd odpowiedniego zakładu (art. 137 kpc ).

Pisma dla osoby prawnej, jak również dla organizacji, która nie ma osobowości prawnej, doręcza się organowi uprawnionemu do reprezentowania ich przed sądem lub do rąk pracownika upoważnionego do odbioru pism. Jeżeli ustanowiono pełnomocnika procesowego lub osobę upoważnioną do odbioru pism sądowych doręczenia dokonuje się tym osobom (art. 133 § 2 kpc).

Pisma procesowe lub orzeczenia dla przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej doręcza się na adres do doręczeń udostępniony w tej ewidencji, chyba że przedsiębiorca wskazał inny adres do doręczeń (art. 133 § § 2[1] kpc).

Pisma procesowe lub orzeczenia dla przedsiębiorcy wpisanego do rejestru sądowego doręcza się na adres udostępniony w tym rejestrze, chyba że przedsiębiorca wskazał inny adres do doręczeń. Jeżeli ostatni udostępniony adres został wykreślony jako niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy i nie zgłoszono wniosku o wpis nowego adresu, który podlegałby udostępnieniu, adres wykreślony jest uważany za adres udostępniony w rejestrze (art. 133 § 2[2] kpc).

Pisma procesowe lub orzeczenia dla osób reprezentujących podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu doręcza się na adres do doręczeń wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 133 § 2[3] kpc).

Jeżeli ustanowiono pełnomocnika procesowego lub osobę upoważnioną do odbioru pism sądowych, pisma sądowe doręcza się tym osobom. Jednakże pismo wzywające stronę do osobistego stawiennictwa doręcza się tylko bezpośrednio tej stronie, z wyjątkiem strony, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, (art. 133 § 3 kpc, art. 11355 §1 kpc).

Doręczenia dokonuje się w mieszkaniu, w miejscu pracy lub tam, gdzie się adresata zastanie.

Na wniosek strony doręczenie może być dokonane na wskazany przez nią adres skrytki pocztowej. Wówczas pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego składa się w placówce pocztowej tego operatora, umieszczając zawiadomienie o tym w skrytce pocztowej adresata (art. 135 kpc).

Sekretarz sądowy może wręczyć pismo adresatowi bezpośrednio w sekretariacie sądu, jeżeli adresat jest obecny w sądzie i wykaże swoją tożsamość (art. 132 § 2 kpc). Poza tym, jeżeli pismo podlegające doręczeniu zostało złożone w czasie uniemożliwiającym doręczenie przed terminem posiedzenia lub rozprawy, pismo to sąd doręcza adresatowi pismo się na posiedzeniu lub rozprawie (§99 Regulaminu).

Pisma mogą być doręczane drogą elektroniczną jedynie w wypadkach i w sposób, o których mowa w punkcie 6.1. poniżej.

W drodze wyjątku, tylko gdy chodzi o wezwanie do stawiennictwa na posiedzenie, sąd może zamiast doręczać wezwanie na piśmie kierować je do stron, świadków, biegłych lub innych osób w inny sposób, który uzna za najbardziej celowy, jeżeli uzna to za niezbędne do przyspieszenia rozpoznania sprawy. Wezwanie dokonane w ten sposób (np. pocztą elektroniczną lub telefonicznie) wywołuje skutki prawne jeżeli jest niewątpliwe, że doszło ono do wiadomości adresata co najmniej na tydzień, a w wypadkach pilnych na trzy dni przed posiedzeniem (art. 149[1] kpc i art. 149 § 2 kpc).

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?

Sąd dokonuje doręczeń elektronicznych tzn. za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tylko jeżeli adresat wniósł pismo za pośrednictwem tego systemu albo dokonał wyboru wnoszenia pism za jego pośrednictwem (wybór ten adresat może odwołać). Wyboru tej formy doręczenia może dokonać również adresat, który ma miejsce zamieszkania w innym państwie członkowskim. W przypadku doręczenia elektronicznego pismo uznaje się za doręczone w chwili wskazanej w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji, a przy braku takiego potwierdzenia doręczenie uznaje się za skuteczne z upływem 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym. Nie przesyła się doręczanych pism na adres poczty e-mail, ale w skrzynce odbiorczej poczty e-mail adresata umieszcza się zawiadomienie o umieszczeniu wiadomości w systemie teleinformatycznym (art. 131[1] kpc).

Szczególne zasady dotyczą doręczania pism sądowych adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania tego z nich, który obowiązywał jako ostatni. W tym okresie, w braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, sąd doręcza pisma sądowe takim podmiotom poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny). Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu. Datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym. Doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego wywołuje skutki procesowe określone w kpc właściwe dla doręczenia pisma sądowego. Sąd może odstąpić od doręczenia pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, jeżeli doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma (art. 15zzs[9] ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Stan zagrożenia epidemicznego w Polsce obowiązuje do 30 czerwca 2023 r.

Pisma procesowe z załącznikami adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej doręczają sobie nawzajem bezpośrednio (zob. pkt 3 powyżej) wyłącznie w postaci elektronicznej, jeżeli złożą sądowi zgodne oświadczenia odpowiedniej treści i podadzą do wiadomości sądu używane do tego dane kontaktowe, w szczególności adres poczty elektronicznej lub numer faksu. Oświadczenia nie podlegają odwołaniu, a zastrzeżenia warunku lub terminu uważa się za nieistniejące. Na zgodny wniosek stron lub w innych uzasadnionych przypadkach sąd zarządza odstąpienie od takiego sposobu doręczania. Obowiązek wzajemnego doręczenia elektronicznego nie dotyczy pism, które należy złożyć w sądzie z odpisami dla strony przeciwnej, jak wskazano w pkt. 3 powyżej.

6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów.

Nie określono dodatkowych warunków.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?

Jeżeli doręczający nie zastanie adresata w mieszkaniu, może doręczyć pismo sądowe dorosłemu domownikowi, a gdyby go nie było - administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi, jeżeli osoby te nie są przeciwnikami adresata w sprawie i podjęły się oddania mu pisma. Sąd może jednak wyłączyć lub ograniczyć możliwość doręczenia pisma innym osobom, co odnotowuje się na przesyłce. Adresatowi, który wskazał jako adres do doręczeń adres miejsca pracy, a którego doręczający nie zastanie w miejscu pracy, można doręczyć pismo osobie upoważnionej do odbioru pism (art. 138 kpc, §3 Rozporządzenia).

W razie niemożności doręczenia pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego składa się w placówce pocztowej tego operatora, a doręczane w inny sposób – w urzędzie właściwej gminy, umieszczając zawiadomienie o tym w drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej ze wskazaniem gdzie i kiedy pismo pozostawiono, oraz pouczeniem, że należy je odebrać w terminie siedmiu dni od dnia umieszczenia zawiadomienia. W przypadku bezskutecznego upływu tego terminu, czynność zawiadomienia (awizowania) powtarza się (art. 139 § 1 kpc). Pismo złożone w placówce pocztowej może zostać odebrane, w przypadku osób fizycznych, przez adresata osobiście, jego przedstawiciela ustawowego lub przez pełnomocnika pocztowego, a w przypadku innych podmiotów, również przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu lub przez upoważnionego pracownika (§8 Rozporządzenia). Pismo uznaje się za doręczone z upływem terminu do jego odbioru.

Skutek doręczenia może również nastąpić wówczas, gdy doręczenie było niemożliwe z powodu niedopełnienia obowiązków przez stronę:

  • jeżeli stronie podlegającej wpisowi do rejestru sądowego nie można doręczyć pisma ze względu na nieujawnienie w tym rejestrze zmiany adresu, pismo to pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że nowy adres jest sądowi znany (art. 139 § 3 kpc);
  • pisma dla osób reprezentujących podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu, w razie niemożności doręczenia ich w zwykły sposób z uwagi na niezgłoszenie oświadczenia o zmianie adresu do doręczeń, pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres do doręczeń lub miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane (art. 139§ 3[1] kpc);
  • jeżeli adresat (będący stroną lub jej przedstawicielem) wyprowadził się spod dotychczasowego adresu i nie zawiadomił sądu o zmianie miejsca zamieszkania (mimo pouczenia go przez sąd o takim obowiązku), pismo sądowe pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba, że nowy adres jest sądowi znany (art. 136 kpc).

W innych przypadkach, gdy miejsce pobytu strony nie jest znane:

  • jeżeli ma być doręczone pismo wywołujące potrzebę podjęcia obrony jej praw, doręczenie może do chwili zgłoszenia się strony albo jej przedstawiciela lub pełnomocnika nastąpić tylko do rąk kuratora ustanowionego przez sąd na wniosek osoby zainteresowanej (np. powoda), która uprawdopodobniła, że miejsce pobytu adresata nie jest znane. O ustanowieniu kuratora ogłasza się publicznie w budynku sądowym i lokalu organu gminy, w sprawach zaś większej wagi, gdy jest to potrzebne, także w prasie. Doręczenie staje się skuteczne z chwilą doręczenia pisma kuratorowi, jednak sąd może jednak uzależnić skuteczność doręczenia od upływu oznaczonego terminu od chwili wywieszenia obwieszczenia w budynku sądowym. (art. 143 k.p.c.).
  • jeżeli ma być doręczone pismo, które nie wywołuje potrzeby podjęcia obrony jej praw, pismo doręcza się stronie poprzez wywieszenie w budynku sądowym (art. 145 k.p.c.).

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

W przypadku doręczenia dorosłemu domownikowi, administracji domu, dozorcy domu, sołtysowi lub osobie w miejscu pracy pismo uważa się za doręczone w momencie przekazania go takiej osobie.

W przypadku złożenia pisma w placówce pocztowej i nieodebrania go przez uprawnioną osobę pismo uznaje się za doręczone z upływem ostatniego dnia, w którym możliwy był jego odbiór (to jest z upływem tygodnia od drugiego awizowania) – chyba, że adresatem jest pozwany, a nie doręczono mu wcześniej żadnego innego pisma w sprawie, o czym w pkt. 3 powyżej.

W przypadku doręczenia kuratorowi ustanowionemu dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane, pismo uważa się za doręczone w momencie przekazania go kuratorowi lub z upływem oznaczonego przez sąd terminu od wywieszenia obwieszczenia, cokolwiek nastąpi później.

W przypadku doręczenia poprzez wywieszenie w budynku sądu pismo uważa się za doręczone z upływem miesiąca od dnia wywieszenia.

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Następuje to poprzez zawiadomienie umieszczone w drzwiach mieszkania adresata lub w skrzynce pocztowej. Zawiadomienie to zawiera m.in. pouczenie o tym, że w razie nieodebrania przesyłki pomimo dwukrotnego zawiadomienia, zwraca się ją do sądu wysyłającego i uznaje się, że doręczenie przesyłki nastąpiło w ostatnim dniu przewidzianym do jej odbioru, zaś doręczenie może powodować rozpoczęcie biegu terminów procesowych (§ 6 Rozporządzenia).

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane z chwilą odmowy (art. 139 §2 kpc).

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy sąd lub inny organ państwa obcego zwróci się do sądu o doręczenie pisma sądowego osobie przebywającej w Rzeczypospolitej Polskiej, nie dołączając tłumaczenia tego pisma na język polski. Takie pismo doręcza się odbiorcy, o ile zechce je przyjąć. Odbiorcę, który odmawia przyjęcia pisma, poucza się o możliwości wystąpienia w związku z tym niekorzystnych skutków prawnych za granicą (art. 11351 § 2 kpc).

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Doręczenia dokonywanie na wskazanej podstawie dokonywane są przez operatora pocztowego jak doręczenia zwykłych przesyłek listowych, a nie przesyłek sądowych (zob. ostatni akapit punktu 1 powyżej). Przesyłka taka może – poza adresatem – być skutecznie doręczona także:

  • przedstawicielowi ustawowemu adresata lub pełnomocnikowi adresata upoważnionemu na podstawie pełnomocnictwa udzielonego na zasadach ogólnych lub na podstawie pełnomocnictwa pocztowego,
  • osobie pełnoletniej zamieszkałej razem z adresatem, jeżeli adresat nie złożył w placówce pocztowej przeciwnego zastrzeżenia;
  • osobie uprawnionej do odbioru przesyłek pocztowych w urzędzie organu władzy publicznej, jeżeli adresatem przesyłki jest dany organ władzy publicznej;
  • osobie uprawnionej do odbioru przesyłek pocztowych w podmiotach będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, jeżeli adresatem przesyłki jest:

a)     dana osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,

b)     niebędąca członkiem organu zarządzającego albo pracownikiem danej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej osoba fizyczna w niej przebywająca;

  • kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie fizycznej przez niego upoważnionej, jeżeli adresatem przesyłki pocztowej jest osoba fizyczna przebywająca w jednostce, w której ze względu na charakter tej jednostki lub powszechnie uznawany zwyczaj doręczenie przesyłki adresatowi jest znacznie utrudnione lub niemożliwe (art. 37 ustawy: prawo pocztowe).

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

W przypadku powszechnych usług pocztowych operator pocztowy:

  • pozostawia w skrzynce oddawczej adresata lub jeśli nie jest to możliwe w inny sposób nie naruszający przepisów prawa, sporządzone na odpowiednim formularzu, zawiadomienie o próbie jej doręczenia wraz z informacją o terminie odbioru i adresie placówki oddawczej, w której przesyłka jest przechowywana,
  • informuje adresata w formie elektronicznej (SMS albo e-mail) o możliwości jej odbioru wskazując numer przesyłki, termin jej odbioru oraz adres placówki oddawczej, w której jest ona przechowywana, jeżeli adresat złożył w placówce oddawczej żądanie, o otrzymywaniu zawiadomień w formie elektronicznej.

Przesyłkę z placówki pocztowej może odebrać adresat lub inna osoba uprawniona, o której mowa w pkt. 8.1 powyżej (w tym osoba pełnoletnia zamieszkująca wspólnie z adresatem, jeśli złoży w placówce pocztowej pisemne oświadczenie o wspólnym zamieszkiwaniu). W przypadku nieodebrania przesyłki w terminie 7 dni, czynność zawiadomienia powtarza się. W przypadku gdy adresat lub inna osoba uprawniona nie zgłosi się po odbiór przesyłki w terminie 14 dni licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego zawiadomienia, następuje zwrot przesyłki do nadawcy (art. 37 ustawy: prawo pocztowe, §24 i §26 Regulaminu świadczenia usług powszechnych, stanowiącego załącznik do uchwały nr 227/2022 Zarządu Poczty Polskiej S.A.).

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Zobacz pkt 8.2. powyżej.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Doręczenie pisma jest potwierdzane pisemnie przez odbiorcę albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego operatora pocztowego albo dokumentem uzyskanym z systemu teleinformatycznego. W przypadku potwierdzenia pisemnego odbiorca potwierdza odbiór i jego datę własnoręcznym podpisem. Jeżeli tego nie może lub nie chce uczynić, doręczający sam oznacza datę doręczenia oraz przyczyny braku podpisu. Doręczający stwierdza na potwierdzeniu odbioru sposób doręczenia, a na doręczonym piśmie zaznacza dzień doręczenia i opatruje to stwierdzenie swoim podpisem (art. 142 kpc).

10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Naruszenie przepisów o doręczeniach powoduje, że doręczenie nie jest skuteczne i należy je powtórzyć. Doręczenie wadliwe staje się jednak skuteczne w stosunku do adresata z chwilą faktycznego otrzymania przez niego doręczanej przesyłki.

Jeśli strona z uwagi na wadliwe doręczenie była pozbawiona możliwości obrony swych praw, może domagać się uchylenia zapadłego orzeczenia w postępowaniu odwoławczym, powołując się na nieważność postępowania (art. 379 pkt 5 kpc).

Mimo prawomocnego zakończenia postępowania, jeśli strona z uwagi na wadliwe doręczenie pozbawiona była możliwości działania, może w terminie trzymiesięcznym od dnia, dowiedziała się o orzeczeniu kończącym postępowanie wnieść skargę o wznowienie postępowania (art. 401 i art. 407 kpc).

11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?

Taka decyzja nie podlega odrębnemu zaskarżeniu. Może ona zostać zaskarżona tylko łącznie z orzeczeniem kończącym postępowanie.

12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego.

W postępowaniu przed sądem polskim doręczenie przesyłki przez sąd bez pośrednictwa komornika jest nieodpłatne. Opłata za doręczenie pisma przez komornika wynosi 60 złotych w stosunku do jednego adresu doręczenia, niezależnie od liczby adresatów pisma tam zamieszkałych i liczby podjętych prób doręczenia.

W przypadku doręczenia na terytorium Polski dokumentu z innego państwa członkowskiego w trybie rozporządzenia o doręczaniu dokumentów, wnioskodawca nie ponosi jakichkolwiek kosztów, również kosztów doręczenia za pośrednictwem komornika, jeżeli sąd będący jednostka przyjmującą zdecyduje się na wybór tego trybu (zob. punkt 5 akapit pierwszy powyżej).

Ostatnia aktualizacja: 06/10/2023

Za wersję tej strony w języku danego kraju odpowiada właściwy punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Sądowej (EJN). Tłumaczenie zostało wykonane przez służby Komisji Europejskiej. Jeżeli właściwy organ krajowy wprowadził jakieś zmiany w wersji oryginalnej, mogły one jeszcze nie zostać uwzględnione w tłumaczeniu. ESS ani Komisja Europejska nie ponoszą odpowiedzialności za wszelkie informacje, dane lub odniesienia zawarte w tym dokumencie. Informacje na temat przepisów dotyczących praw autorskich, które obowiązują w państwie członkowskim odpowiedzialnym za niniejszą stronę, znajdują się w informacji prawnej.