Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?

„Doręczanie dokumentów” oznacza ich przekazywanie.

Celem przepisów szczególnych regulujących tę kwestię jest określenie niezbędnych warunków zapewniających wiarygodność przekazywania dokumentów sądowych lub pozasądowych, tak aby można było zyskać pewność co do czasu, miejsca i sposobu przekazania, a także osoby, której dokumenty mają zostać przekazane, zarówno w odniesieniu do postępowania sądowego (dokumenty sądowe), jak i w zakresie wykraczającym poza takie postępowanie (dokumenty pozasądowe).

Należy zauważyć, że zgodnie z orzecznictwem hiszpańskiego Trybunału Konstytucyjnego doręczenie dokumentów stanowi niezbędną gwarancję wstępną, bez której inne gwarancje konstytucyjne nie mogą stać się skuteczne (wyrok Trybunału Konstytucyjnego nr 1/1993 z dnia 13 stycznia 1993 r.).

Ze swojej strony sądy muszą zagwarantować skuteczne doręczenie dokumentów. Orzeczenie sądowe wydane bez wysłuchania jednej ze stron stanowiłoby naruszenie zasady kontradyktoryjności i prowadziłoby do pozbawienia tej strony odpowiedniego środka ochrony prawnej, gdyby ustalono, że orzeczenie faktycznie wydano bez wysłuchania jednej ze stron (wyrok Trybunału Konstytucyjnego nr 54/2010 z dnia 4 października 2010 r.).

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Zgodnie z art. 149 ustawy o postępowaniu cywilnym (Ley de Enjuiciamiento Civil) postanowienia wydane w toku postępowania sądowego muszą być doręczone drogą urzędową przez biura sądowe (oficinas judiciales), tj. przez sądy i wspólne służby ds. procesowych (Servicios Comunes Procesales de Actos de Comunicación).

Pisma sądowe obejmują:

1. notificaciones – zawiadomienia, których celem jest zawiadomienie o orzeczeniu lub postępowaniu;
2. emplazamientos – zarządzenia, w których sąd wzywa adresata do stawiennictwa i dokonania określonej czynności we wskazanym terminie;
3. citaciones – wezwania do stawiennictwa w określonym miejscu, terminie i o określonej godzinie oraz do dokonania określonej czynności;
4. requerimientos – nakazy lub zakazy, w których sąd wzywa adresata, zgodnie z prawem, do podjęcia jakiegoś działania lub do powstrzymania się od podejmowania jakiegoś działania;
5. mandamientos – nakazy wymagające wydania zaświadczeń lub dowodów lub dokonania dowolnej innej czynności, która leży w zakresie kompetencji urzędników rejestrowych (registradores), notariuszy lub urzędników sądowych;
6. oficios – komunikaty do celów komunikacji z organami pozasądowymi i urzędnikami.

Drogą urzędową musi zostać doręczony każdy dokument dopuszczony przez sąd w toku postępowania – przekazany przez strony postępowania bądź osoby trzecie na żądanie sądu lub sporządzony przez biegłych powołanych przez sąd.

Dokumenty pozasądowe (np. akty notarialne) – w oparciu o definicję Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-223/14 (Tecom Mican) – są także przekazywane w drodze doręczenia, nawet w przypadku gdy są to dokumenty wydane poza postępowaniem sądowym, co potwierdził Trybunał Sprawiedliwości w wyroku wydanym w sprawie C-14/08 (Roda Golf).

Podsumowując, dokumenty, które organy sądowe wykorzystują do komunikowania się ze stronami postępowania i stronami trzecimi można podzielić jak następuje:

• komunikacja ze stronami postępowania: zawiadomienia, zarządzenia, wezwania do stawiennictwa i nakazy lub zakazy (requerimientos);
• komunikacja z osobami fizycznymi lub prawnymi niebędącymi stronami postępowania: wezwania do stawiennictwa i nakazy lub zakazy (requerimientos);
• komunikacja z notariuszami, urzędnikami rejestrowymi i urzędnikami sądowymi: nakazy (mandamientos);
• komunikacja z organami pozasądowymi i innymi urzędnikami: komunikaty.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Zgodnie z art. 152 ustawy o postępowaniu cywilnym doręczanie pism odbywa się pod nadzorem sekretarza sądowego (Letrado de la Administración de Justicia, do 2015 r. zwanego Secretario Judicial), działającego przy każdym sądzie. Sekretarz odpowiada za właściwą organizację procesu doręczenia.

Pisma doręcza pracownik sądowy doręczający pisma procesowe (funcionario del Cuerpo de Auxilio Judicial) lub pełnomocnik osoby zlecającej doręczenie, na koszt tej osoby.

Pismo uznaje się za doręczone zgodnie z prawem, jeżeli rejestr doręczeń zawiera stosowne dowody świadczące o jego przekazaniu wskazanej osobie do rąk własnych lub o jego doręczeniu na adres domowy adresata. Pełnomocnik odpowiada za potwierdzenie tożsamości i statusu osoby, która odbiera doręczane pismo. Doręczenie należy potwierdzić własnoręcznym podpisem na kopii pisma, ze wskazaniem daty doręczenia.

4 Ustalanie adresu

Zgodnie z rozporządzeniem to państwa członkowskie decydują, czy z własnej inicjatywy wystąpią z wnioskiem o udzielenie informacji o adresach. Hiszpania zadeklarowała, że organ właściwy do doręczeń, tj. sekretarz sądowy, będzie odpowiedzialny za ustalanie adresów. W oświadczeniu odnoszącym się do art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia stwierdzono, że hiszpańskie organy właściwe do doręczeń podejmą z własnej inicjatywy działania w celu uzyskania informacji o adresach z rejestrów mieszkańców lub innych baz danych, w przypadku gdy adres wskazany we wniosku o doręczenie nie jest prawidłowy.

4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Tak, zgodnie z oświadczeniem Hiszpanii złożonym na podstawie art. 7 rozporządzenia (UE) 2020/1784 organ właściwy do doręczeń (sekretarz sądowy) będzie – z własnej inicjatywy – odpowiedzialny za ustalanie adresów. Zgodnie z wymogiem zawartym w art. 7 ust. 1 lit. a), jednostki przekazujące mogą się zwracać z wnioskami o ustalenie adresu osoby, której należy doręczyć dokument, do organu wyznaczonego przez Hiszpanię jako organ właściwy do doręczeń.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?

Hiszpania nie prowadzi żadnego publicznego rejestru tego rodzaju. Sądy hiszpańskie mają jednak do dyspozycji szereg baz danych o ograniczonym dostępie (sieć Punto Neutro Judicial), z których w uzasadnionych przypadkach mogą korzystać hiszpańskie organy wymiaru sprawiedliwości w celu ustalenia adresu osoby i miejsca położenia majątku. W związku z powyższym, jeżeli organ sądowy nie zna adresu osoby fizycznej lub prawnej, której należy doręczyć pismo, musi zwrócić się o wyszukanie danych w bazach, do których sądy mają dostęp.

Do wyszukiwania niezbędny jest dokument tożsamości lub numer identyfikacji podatkowej osoby, której dotyczy zapytanie, lub jej numer identyfikacyjny, w przypadku gdy jest ona cudzoziemcem zamieszkującym w Hiszpanii. Jeżeli dana osoba nie posiada hiszpańskiego dokumentu tożsamości, należy podać inne dane oprócz imienia i nazwiska danej osoby, np. numer jej paszportu, datę urodzenia lub obywatelstwo, ponieważ bez tych danych wyszukiwanie może nie przynieść żadnych rezultatów. Za wyszukiwanie nie pobiera się żadnych opłat.

Ponadto strony mogą korzystać z innych publicznych rejestrów, aby uzyskać dane adresowe. Dostęp do tych rejestrów podlega opłacie, która będzie się różnić w zależności od wyszukiwanych informacji.

4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Jeżeli adres wskazany we wniosku o doręczenie nie jest prawidłowy, sekretarz sądowy jest z własnej inicjatywy (z urzędu) odpowiedzialny za podjęcie działań w celu uzyskania informacji o adresach z rejestrów miejsca zamieszkania (sieci Punto Neutro Judicial) lub innych baz danych.

Jeżeli do tego formularza dołączony jest wniosek o doręczenie dokumentów zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2020/1784, a z dochodzenia w sprawie ustalenia adresu wynika, że organy hiszpańskie nie są właściwe miejscowo do doręczenia tych dokumentów zgodnie z art. 10 ust. 4 rozporządzenia, należy przekazać wniosek właściwej jednostce przyjmującej i powiadomić jednostkę przekazującą za pomocą standardowego formularza.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?

Tak, jeżeli dostępne są metody alternatywne. Zgodnie z art. 152 ustawy o postępowaniu cywilnym doręczanie pism odbywa się pod nadzorem sekretarza sądowego (Letrado de la Administración de Justicia). Doręczenia można dokonać na jeden z poniższych sposobów:

1. za pośrednictwem pełnomocnika (procurador), jeżeli pisma są zaadresowane do osób reprezentowanych w postępowaniu przez tego pełnomocnika;
2. pocztą, telegramem, e-mailem lub inną drogą elektroniczną, która zapewnia wiarygodne potwierdzenie przyjęcia, terminu i godziny przyjęcia oraz treści dostarczanych pism;
3. poprzez doręczenie do rąk własnych adresata odpisu zupełnego orzeczenia, które ma zostać mu doręczone, nakazu/zakazu wydanego przez sąd lub sekretarza sądowego, wezwania do stawiennictwa lub zarządzenia;
4. w każdym przypadku przez pracowników hiszpańskiej służby sądowej (Administración de Justicia), z zastosowaniem zdalnych środków komunikacji, w sprawach z udziałem prokuratury (Ministerio Fiscal), Państwowej Służby Prawnej (Abogacía del Estado), radców prawnych zatrudnionych w parlamencie hiszpańskim i zgromadzeniach ustawodawczych (Letrados de las Cortes Generales y de las Asambleas Legislativas) lub z udziałem służb prawnych Departamentu Zabezpieczenia Społecznego (Servicio Jurídico de la Administración de la Seguridad Social), innych departamentów rządowych wspólnot autonomicznych lub samorządów terytorialnych, gdy adresat nie wyznaczył pełnomocnika.

Pismo uznaje się za doręczone zgodnie z prawem, jeżeli rejestr doręczeń zawiera stosowne dowody świadczące o jego doręczeniu wskazanej osobie na jej adres domowy, adres e-mail zatwierdzony do tego celu, za pośrednictwem portalu powiadomień elektronicznych lub dowolnych zdalnych lub elektronicznych środków komunikacji wybranych przez adresata.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

Elektroniczne akta sądowe wprowadzono w Hiszpanii na podstawie ustawy nr 18/2011 z dnia 5 lipca 2011 r. regulującej wykorzystanie technologii informacyjno-telekomunikacyjnych przez służby sądowe. Ustawę o postępowaniu cywilnym zmieniono ustawą nr 42/2015 z dnia 5 października 2015 r. W wyniku tej zmiany od 1 stycznia 2016 r. przy doręczaniu pism dotyczących postępowania cywilnego wszyscy przedstawiciele zawodów prawniczych działający w dziedzinie wymiaru sprawiedliwości mają obowiązek korzystania z bezpiecznych elektronicznych systemów doręczeń. Systemy te przekształcono w platformę LexNET, której funkcjonowanie reguluje dekret królewski nr 1065/2015 z dnia 27 listopada 2015 r., w zakresie właściwości terytorialnej hiszpańskiego Ministerstwa Sprawiedliwości. Autonomiczne wspólnoty posiadające kompetencje w dziedzinie wymiaru sprawiedliwości także opracowały własne, równoważne systemy usług elektronicznych.

Aby z nich skorzystać, zainteresowane strony i ogół społeczeństwa mogą zapisać się na otrzymywanie powiadomień z sądów elektronicznych (Sedes Judiciales Electrónicas) różnych terytoriów. (Największy obszar obejmuje elektroniczny sąd Ministerstwa Sprawiedliwości).

Zgodnie z art. 273 ust. 3 ustawy o postępowaniu cywilnym wszyscy pracownicy wymiaru sprawiedliwości mają obowiązek korzystania ze zdalnych lub elektronicznych systemów dostępnych w ramach sądów elektronicznych na potrzeby przekazywania pozwów, innych pism procesowych oraz innych dokumentów w sposób gwarantujący autentyczność przekazania oraz zapewniający wiarygodny i kompletny zapis przekazania i odbioru takich dokumentów, a także datę tych zdarzeń. Z elektronicznych środków komunikowania się ze służbą sądową muszą w każdym przypadku korzystać przynajmniej następujące podmioty:

1. osoby prawne;
2. jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;
3. osoby prowadzące działalność zawodową wymagającą członkostwa w organizacji branżowej w odniesieniu do wszelkich formalności i czynności prowadzonych z udziałem służby sądowej w ramach wykonywania zawodu;
4. notariusze i urzędnicy rejestrowi;
5. przedstawiciele stron postępowania, które są zobowiązane komunikować się z służbą sądową drogą elektroniczną;
6. urzędnicy administracji publicznej w odniesieniu do czynności służbowych.

6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?

Doręczenia elektronicznego można dokonywać bezpośrednio osobom o znanym adresie, pod warunkiem że dokumenty przesyła się i odbiera z wykorzystaniem kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a adresat udzielił uprzednio wyraźnej zgody na wykorzystywanie środków elektronicznych do celów doręczania dokumentów w toku postępowania sądowego. Ponadto wymagane jest, aby adresat udzielił uprzednio sądowi lub organowi wyraźnej zgody na przesyłanie wiadomości e-mail na konkretny adres poczty elektronicznej do celów doręczania dokumentów w toku tego postępowania oraz aby adresat potwierdził odbiór dokumentu potwierdzeniem odbioru wskazującym datę odbioru.

6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Hiszpania nie określiła żadnych dodatkowych warunków. Hiszpański Trybunał Konstytucyjny wskazał jednak, że w sytuacji gdy oskarżonym jest osoba prawna, pierwotnego wezwania nie doręcza się na adres e-mail, ponieważ należy je doręczyć na adres zamieszkania adresata listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, zgodnie z art. 155 ust. 1 ustawy o postępowaniu cywilnym (jak stwierdzono w wyroku Trybunału Konstytucyjnego STC 129/2019 z dnia 11 listopada 2019 r., powtarzającym kryterium już określone w innych wyrokach: wyroki Trybunału Konstytucyjnego TC 6/2019 i 47/2019).

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?

W przypadku gdy odpis orzeczenia lub wezwania musi zostać wysłany listem poleconym lub telegramem za potwierdzeniem odbioru lub w dowolny inny podobny sposób umożliwiający umieszczenie w aktach odpowiedniego potwierdzenia doręczenia pisma ze wskazaniem daty doręczenia i treści doręczonego dokumentu, sekretarz sądowy musi dołączyć do akt sprawy oświadczenie, w którym przedstawi szczegółowe informacje na temat wysłania pisma i jego treści oraz, w stosownych przypadkach, dołączyć potwierdzenie odbioru lub wskazać, za pomocą jakich środków zarejestrowano odbiór pisma, lub dołączyć dokumentację przedstawioną przez pełnomocnika na dowód dokonania doręczenia.

Doręczenia przez (publiczne) obwieszczenie może dokonać w Hiszpanii wyłącznie organ sądowy właściwy do rozstrzygnięcia sprawy w postępowaniu głównym, pod warunkiem że nie udało się doręczyć pisma jego adresatowi pod adresem wyszukanym w bazie danych (art. 164 ustawy o postępowaniu cywilnym). W konsekwencji sekretarz sądowy, działający w charakterze jednostki przyjmującej do celów doręczenia, zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2020/1784, nie może dokonać doręczenia w drodze (publicznego) obwieszczenia, ponieważ jego rolą nie jest rozstrzygnięcie sprawy w postępowaniu głównym, a wyłącznie zapewnienie pomocy sądowej.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Pismo uznaje się za doręczone, jeżeli spełniono wymogi określone w prawie w odniesieniu do każdego sposobu doręczenia.

Stosowane sposoby doręczeń umożliwiają w każdym przypadku dołączenie do akt wiarygodnego potwierdzenia odebrania doręczanego pisma wraz ze wskazaniem terminu i godziny jego odebrania oraz treści takiego pisma.

W przypadku gdy odpis orzeczenia lub wezwania musi zostać wysłany listem poleconym lub telegramem za potwierdzeniem odbioru lub w dowolny inny podobny sposób umożliwiający umieszczenie w aktach odpowiedniego potwierdzenia doręczenia pisma ze wskazaniem daty doręczenia i treści doręczonego dokumentu, sekretarz sądowy musi dołączyć do akt sprawy oświadczenie, w którym przedstawi szczegółowe informacje na temat wysłania pisma i jego treści oraz, w stosownych przypadkach, dołączyć potwierdzenie odbioru lub wskazać, za pomocą jakich środków zarejestrowano odbiór pisma, lub dołączyć dokumentację przedstawioną przez pełnomocnika na dowód dokonania doręczenia (art. 160 ust. 1 ustawy o postępowaniu cywilnym).

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Jeżeli zawiadomienia lub pisma nie można dostarczyć pocztą, listonosz zostawia awizo w celu powiadomienia adresata o tym, że wysłano do niego przesyłkę lub pismo, które można odebrać w określonym terminie w wyznaczonej placówce pocztowej.

Próbę doręczenia mogą także podjąć urzędnicy z biura sądowego. Jeżeli pismo nie zostanie doręczone, wówczas w skrzynce pocztowej adresata urzędnicy zostawiają zawiadomienie określające termin, w którym należy odebrać pismo z sądu.

Jeżeli adresat zamieszkuje w okręgu sądowym, w którym znajduje się siedziba sądu, a pismo nie ma zasadniczego znaczenia dla osobistego uczestnictwa lub uczestnictwa pełnomocnika w postępowaniu sądowym, wówczas za pomocą dowolnego ze sposobów wymienionych w pierwszym akapicie można przesłać adresatowi zarządzenie, w którym wzywa się adresata do stawienia się w sądzie w celu przekazania zawiadomienia, nakazu/zakazu lub pism procesowych (art. 160 ust. 3 ustawy o postępowaniu cywilnym).

Zawiadomienie takie zawiera szczegółowe wyjaśnienie, dlaczego adresat jest obowiązany do stawiennictwa, szczegółowe informacje na temat postępowania i sprawy oraz ostrzeżenie, że w przypadku niestawiennictwa we wskazanym terminie bez uzasadnionej przyczyny pismo zostanie uznane za doręczone skutecznie (art. 160 ust. 3 ustawy o postępowaniu cywilnym).

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma bez uzasadnionego powodu, pismo uznaje się za doręczone i wywołuje takie same skutki prawne, jak gdyby zostało faktycznie doręczone, co należy w rozumieć w ten sposób, że różne terminy procesowe rozpoczynają swój bieg od dnia następującego po odmowie przyjęcia (art. 161 ust. 2 ustawy o postępowaniu cywilnym).

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

Zgodnie z rozporządzeniem doręczenia dokumentów sądowych można dokonywać bezpośrednio drogą pocztową – listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub równoważną przesyłką. W przypadku dokumentów wysyłanych pocztą za potwierdzeniem odbioru konieczne jest jednak również załączenie formularza.

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Zgodnie z prawem przesyłkę pocztową, w zależności od jej rodzaju, należy doręczyć adresatowi lub osobie przez niego upoważnionej bądź złożyć ją w skrytce pocztowej albo w skrzynce pocztowej w budynku zamieszkiwanym przez adresata. Za upoważnioną do odbioru przesyłek pocztowych skierowanych do adresata uznaje się każdą osobę przebywającą pod jego adresem domowym, pod warunkiem że osoba ta jest w stanie potwierdzić swoją tożsamość i przyjąć odpowiedzialność za doręczane przesyłki, chyba że wyraźnie się temu sprzeciwia (art. 24 ustawy nr 43/2010 z dnia 30 grudnia 2010 r. o powszechnej usłudze pocztowej, prawach użytkowników i rynku pocztowym).

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Zgodnie z prawem przepisy wykonawcze regulują sytuacje, w których z jakiejkolwiek przyczyny nie można doręczyć przesyłki adresatowi ani zwrócić jej nadawcy. Regulacje te obejmują przepisy dotyczące ustalania adresu adresata, pochodzenia i przeznaczenia przesyłek, przesłuchiwania lub wzywania do sądu nadawców przesyłek oraz tymczasowego składowania, wydawania i niszczenia przesyłek.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Pracownik poczty zostawia awizo informujące adresata o przesyłce listowej, którą należy odebrać we wskazanej placówce w określonym terminie. Nieodebranie przesyłki w określonym terminie odnotowuje się, a przesyłkę odsyła się do nadawcy.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Zakłada się, że wyznaczony operator usług pocztowych będzie postępował uczciwie i rzetelnie przy dystrybucji, doręczaniu i odbieraniu pism od organów administracyjnych i sądowych lub przy doręczaniu takich pism, nawet w przypadku odmowy przyjęcia lub niemożności wykonania usługi, czy to za pomocą środków fizycznych, czy zdalnych.

Doręczenie do rąk własnych przez pracownika sądu dokumentuje się w pisemnym rejestrze, w którym urzędnik sądowy odnotowuje wynik czynności doręczenia. Jeżeli możliwe jest doręczenie pisma do rąk własnych adresata, w rejestrze doręczeń znajdzie się podpis adresata lub informacja o odmowie podpisania odbioru wraz z adnotacją, że dokument uznaje się za doręczony (zob. pytanie 7.4; art. 161 ust. 3 ustawy o postępowaniu cywilnym).

Zgodnie z art. 161 ust. 3 ustawy o postępowaniu cywilnym, jeżeli adres, pod którym podejmuje się próbę doręczenia, jest adresem domowym adresata na podstawie rejestru mieszkańców wspólnoty, rejestru podatkowego lub innego rodzaju rejestru urzędowego lub publikacji stowarzyszeń zawodowych lub jeśli jest to miejsce zamieszkania lub lokal wynajmowany przez pozwanego, a adresata nie zastanie się pod tym adresem, pismo można doręczyć w zaklejonej kopercie dowolnemu pracownikowi lub członkowi rodziny lub współlokatorowi w wieku powyżej 14 lat, który jest obecny pod tym adresem. Pismo można przekazać ewentualnie dozorcy budynku, przy czym w każdym z tych przypadków pracownik sądowy doręczający pisma sądowe musi poinformować odbierającego o obowiązku przekazania odpisu orzeczenia lub wezwania adresatowi lub poinformowania go o istnieniu takiego odpisu lub wezwania, jeśli miejsce pobytu adresata jest odbierającemu znane.

Jeżeli dokument jest zaadresowany do zwykłego miejsca pracy adresata, w przypadku jego nieobecności doręcza się go osobie, która oświadczy, że zna adresata, lub też, jeśli w miejscu tym istnieje dział odpowiedzialny za odbieranie pism lub przesyłek, osobie kierującej tym działem. W takim przypadku pracownik sądowy doręczający pisma sądowe musi poinformować odbierającego o kwestiach wspomnianych w poprzednim akapicie.

Na potwierdzeniu należy odnotować nazwisko adresata pisma oraz datę i godzinę próby doręczenia pisma nieobecnemu adresatowi wraz z nazwiskiem osoby, która odebrała odpis orzeczenia lub wezwanie i związek pomiędzy taką osobą i adresatem; doręczenie dokonane w ten sposób uznaje się za w pełni skuteczne.

10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Doręczenie dokonane niezgodnie z prawem jest bezskuteczne, ponieważ dana osoba może zostać pozbawiona odpowiedniego środka ochrony prawnej (art. 266 ust. 1 ustawy o postępowaniu cywilnym). Jeżeli jednak osoba poinformowana, zawiadomiona, wezwana lub wezwana do stawienia się w sądzie dowiedziała się o sprawie pomimo tego, że doręczenia dokonano niezgodnie z prawem, i osoba ta nie stwierdza nieważności protokołu doręczenia w chwili pierwszego stawiennictwa przed sądem, od tego momentu protokół uznaje się za w pełni skuteczny i sporządzony zgodnie z prawem (art. 266 pkt 2 ustawy o postępowaniu cywilnym).

Jeżeli chodzi o język doręczanego dokumentu, zgodnie z wyrokiem TSUE w sprawie C-354/15, Henderson, do wszystkich dokumentów sądowych należy dołączać tłumaczenie na język, który jest zrozumiały dla pozwanego, bądź na język urzędowy państwa członkowskiego, do którego przekazywany jest dokument, bądź – jeśli w tym państwie członkowskim funkcjonuje kilka języków urzędowych – na język urzędowy lub jeden z języków urzędowych miejsca, w którym ma nastąpić doręczenie. W takich przypadkach, jeżeli pozwanemu nie doręczono standardowego formularza L, o którym mowa w rozporządzeniu (UE) 2020/1784, aby takie doręczenie można było uznać za zrealizowane zgodnie z rozporządzeniem, należy doręczyć zainteresowanej stronie standardowy formularz L znajdujący się w załączniku I do tego rozporządzenia.

11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?

Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2020/1784 dodatkowym zabezpieczeniem w przypadku doręczania dokumentów jest możliwość odmowy przyjęcia dokumentu przez adresata, jeżeli dokument nie został sporządzony w języku, który adresat rozumie, języku urzędowym państwa członkowskiego, do którego adresowane są dokumenty, lub jeżeli w tym państwie członkowskim jest kilka języków urzędowych – w którymkolwiek z języków urzędowych miejsca, w którym ma nastąpić doręczenie, lub nie dołączono do niego tłumaczenia na taki język.

Jeżeli adresat odmówi przyjęcia dokumentu, czynność doręczenia można zrealizować poprzez ponowne doręczenie dokumentu wraz z jego tłumaczeniem (art. 12 ust. 5). Jeżeli odmowa przyjęcia nie jest uzasadniona, ponieważ adresat zna język, w którym sporządzono dokument, po skutecznym skorzystaniu przez adresata z prawa do odmowy przyjęcia dokumentu sąd rozpoznający sprawę może zbadać zasadność tej odmowy i, w stosownych przypadkach, zastosować skutki przewidziane w prawie krajowym (postanowienie Trybunału Sprawiedliwości z dnia 28 kwietnia 2016 r. w sprawie C-384/14, Alta Realitat).

12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego

W przypadku pism doręczanych przez sąd, biuro sądowe lub wspólne służby ds. procesowych, koszt doręczenia ponosi dany organ sądowy, bez jakichkolwiek opłat po stronie wnioskodawcy.