Doręczanie pism sądowych

1 Co w praktyce oznacza termin prawny „doręczenie”? Dlaczego do „doręczenia” dokumentów mają zastosowanie szczególne zasady?

„Doręczenie” oznacza w praktyce, że pismo sądowe przesłano lub dostarczono adresatowi oraz że istnieją dowody potwierdzające odebranie pisma sądowego przez tę osobę lub spełnienie wymogów przewidzianych w ustawie o doręczaniu pism sądowych. Jedną z przyczyn uregulowania przez ustawodawcę doręczania pism sądowych jest fakt, że sąd ma obowiązek upewnić się, że pismo trafiło do osoby, do której jest adresowane.

2 Jakie dokumenty wymagają doręczenia drogą formalną?

Doręczenie pism sądowych jest wymagane, jeżeli zostało wyraźnie przewidziane lub jeżeli jest konieczne zgodnie z celem przepisu dotyczącego zawiadomienia. W przeciwnym razie doręczenia dokonuje się wyłącznie w przypadku, gdy wymagają tego okoliczności. Przykładem sytuacji, w której wymaga się doręczenia pism sądowych na podstawie przepisu szczegółowego, jest konieczność doręczenia pozwanemu wezwania do stawienia się przed sądem w sprawie cywilnej.

3 Kto odpowiada za doręczenie dokumentu?

Co do zasady za doręczenie pism sądowych odpowiada organ/sąd. W niektórych przypadkach organ/sąd może jednak zezwolić na doręczenie pism sądowych stronie, która wnosi o ich doręczenie (doręczenie przez stronę). Sąd udziela stronie takiego zezwolenia jedynie pod warunkiem, że takie doręczenie przez stronę nie jest niewłaściwe.

4 Ustalanie adresu

4.1 Czy krajowy organ, do którego zwrócono się z wnioskiem o doręczenie, z własnej inicjatywy próbuje ustalić miejsce pobytu adresata dokumentu, jeżeli wskazany adres jest nieprawidłowy? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Jednostka przyjmująca z urzędu ustala nowe dane adresowe adresata, jeżeli adresat nie zamieszkuje już pod adresem wskazanym w wezwaniu.

4.2 Czy zagraniczne organy sądowe lub strony postępowania sądowego mają dostęp do krajowych rejestrów lub usług umożliwiających ustalenie aktualnego adresu zamieszkania danej osoby? Jeśli tak, to jakie rejestry lub usługi są dostępne i jakich procedur należy przestrzegać? Ile wynoszą ewentualne opłaty?

Jeżeli adres osoby, której ma zostać doręczone pismo sądowe lub inny dokument, nie jest znany, pomocy w ustaleniu adresu osoby fizycznej udziela szwedzki Urząd Skarbowy, zaś w przypadku adresu przedsiębiorstwa – szwedzki Urząd Rejestracji Spółek. Uzyskanie dostępu do tych informacji nie wiąże się z żadną specjalną procedurą formalną.

Do Urzędu Skarbowego można zwrócić się o udzielenie informacji, dzwoniąc pod numer +46 771567567 lub klikając na link do zakładki Zadaj pytanie lub udziel odpowiedzi na stronie Urzędu, skąd nastąpi przekierowanie do formularza, za pomocą którego można przesłać zapytanie o adres. Zapytania można również wysyłać pocztą tradycyjną do szwedzkiego Urzędu Skarbowego na adres SE-205 30 Malmö, SZWECJA. Wysyłając zapytanie pocztą tradycyjną, można skorzystać z formularza B. Informacje z ewidencji ludności są zwolnione z opłat.

Do szwedzkiego Urzędu Rejestracji Spółek można zwrócić się o udzielenie informacji, dzwoniąc pod numer +46 771670670 lub wysyłając zapytanie na adres e-mail bolagsverket@bolagsverket.se. Zapytania można również wysyłać pocztą tradycyjną do szwedzkiego Urzędu Rejestracji Spółek na adres SE-851 81 Sundsvall, Szwecja. Wysyłając zapytanie pocztą elektroniczną lub tradycyjną, można skorzystać z formularza B. W tym przypadku mogą obowiązywać opłaty.

4.3 Jaki rodzaj pomocy w ustalaniu adresu na wniosek innych państw członkowskich zapewniają organy krajowe na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Zob. 4.2.

5 W jaki sposób dokument jest zwykle doręczany w praktyce? Czy istnieją alternatywne metody doręczenia (inne niż doręczenie zastępcze, o którym mowa w pkt 7 poniżej)?

Najczęstszą metodą doręczenia pisma sądowego jest jego przesłanie adresatowi pocztą (doręczenie zwykłe). Do przesyłki dołącza się potwierdzenie odbioru, które adresat powinien podpisać i odesłać.

Do alternatywnych metod doręczenia (poza doręczeniem zastępczym) należą doręczenie drogą telefoniczną, doręczenie uproszczone i doręczenie przez pracownika sądowego doręczającego pisma sądowe.

Doręczenie drogą telefoniczną polega na odczytaniu treści doręczanego pisma sądowego w trakcie rozmowy telefonicznej z osobą, której pismo ma zostać doręczone, a następnie wysłaniu jej pisma pocztą tradycyjną. W przypadku doręczenia pism drogą telefoniczną potwierdzenie odbioru nie jest wymagane. Pismo sądowe uznaje się za doręczone po odczytaniu jego treści.

Doręczenie uproszczone polega na wysłaniu pisma sądowego na ostatni znany adres adresata, a następnie na wysłaniu, kolejnego dnia roboczego, na ten sam adres zawiadomienia o wysłaniu pisma sądowego. W przypadku doręczenia uproszczonego potwierdzenie odbioru nie jest wymagane. Pisma sądowe uznaje się za doręczone po upływie 2 tygodni od dnia ich wysłania, pod warunkiem wysłania zawiadomienia we wskazany powyżej sposób. Doręczenie uproszczone można zastosować wyłącznie w przypadku, gdy adresat został pouczony o możliwości zastosowania doręczenia uproszczonego w danej sprawie lub kwestii. W praktyce oznacza to, że pismo sądowe doręcza się na przykład stronie postępowania wraz z potwierdzeniem odbioru wyłącznie jeden raz.

Szczególna metoda doręczania dokumentów osobom prawnym: w określonych okolicznościach pisma sądowe można doręczać osobom prawnym, przesyłając je na adres siedziby danego przedsiębiorstwa, a następnie, kolejnego dnia roboczego, wysyłając na ten sam adres zawiadomienie. Pisma sądowe uznaje się za doręczone po upływie 2 tygodni od dnia ich wysłania, pod warunkiem wysłania zawiadomienia we wskazany powyżej sposób.

Doręczenie przez pracownika sądowego polega na osobistym doręczeniu pism sądowych przez osobę należycie upoważnioną do dokonania takiego doręczenia, w tym pracownika sądowego lub funkcjonariusza szwedzkiej policji, pracownika szwedzkiej prokuratury, sądu, szwedzkiej Służby Komorniczej lub licencjonowanego doręczyciela.

6 Czy w postępowaniu cywilnym dozwolone jest elektroniczne doręczanie dokumentów (doręczanie dokumentów sądowych lub pozasądowych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, takich jak poczta elektroniczna, zabezpieczone aplikacje internetowe, faks, SMS itp.)? Jeśli tak, w odniesieniu do jakich rodzajów postępowań przewiduje się stosowanie tej metody? Czy istnieją ograniczenia w zakresie dostępności lub dostępu do tej metody doręczania dokumentów w zależności od tego, kto jest adresatem (osoba wykonująca zawód prawniczy, osoba prawna, spółka lub inny podmiot gospodarczy, itp.)?

6.1 Jaki rodzaj doręczenia drogą elektroniczną w rozumieniu art. 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów jest dostępny w tym państwie członkowskim, w przypadku gdy dokument ma być doręczony bezpośrednio osobie, która ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim?

W przypadku doręczenia zwykłego organ może przesłać dokumenty drogą elektroniczną osobie, która ma znany adres do doręczeń w innych państwie członkowskim, zgodnie z warunkami określonymi w art. 19 ust. 1 lit. b) rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów [zob. § 6a rozporządzenia (2008:808) zawierającego przepisy uzupełniające unijne rozporządzenie dotyczące doręczania dokumentów). Warunkiem umożliwiającym doręczenie dokumentów drogą elektroniczną jest zatem fakt, że doręczenie to nie jest niewłaściwe ze względu na okoliczności danej sprawy. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu skorzystanie z poczty elektronicznej byłoby niewłaściwe, należy wybrać inny sposób doręczenia.

6.2 Czy zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów określono dodatkowe warunki, na jakich będzie akceptowane doręczanie drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 lit. b) tego rozporządzenia? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 19 ust. 2 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów

Nie przewidziano żadnych dalszych warunków.

7 Doręczenie „zastępcze”

7.1 Czy przepisy krajowe dopuszczają stosowanie innych metod doręczenia w przypadkach, w których doręczenie dokumentów adresatowi nie było możliwe (np. zawiadomienie przesłane na adres domowy, do komornika sądowego, drogą pocztową lub przez wywieszenie obwieszczenia)?

W przypadku braku możliwości ustalenia adresu osoby, której należy doręczyć pisma sądowe, pisma te można doręczyć w jeden z wymienionych poniżej sposobów.

Doręczenie przez urzędnika sądowego w drodze „doręczenia zastępczego”: pismo sądowe doręcza się osobie innej niż adresat, np. pełnoletniemu członkowi gospodarstwa domowego adresata lub jego pracodawcy. Zawsze jednak wymagana jest zgoda odbiorcy zastępczego na przyjęcie pisma sądowego. Na adres adresata należy wysłać zawiadomienie o doręczeniu pisma sądowego zawierające również dane osoby odbierającej.

Doręczenie przez urzędnika sądowego w drodze „przymocowania”: pismo sądowe pozostawia się w miejscu zamieszkania adresata, np. w jego skrzynce na listy, lub w odpowiednim miejscu poza jego mieszkaniem, na przykład na drzwiach.

Doręczenie przez obwieszczenie: ten sposób doręczenia polega na udostępnieniu pisma sądowego w siedzibie organu/sądu, który wydał zarządzenie o jego doręczeniu, przy jednoczesnym ogłoszeniu tego faktu oraz zasadniczej treści pisma w szwedzkim dzienniku urzędowym (Post- och Inrikes Tidningar) oraz – w uzasadnionych przypadkach – w prasie lokalnej. Jednocześnie pismo sądowe wysyła się również na ostatni znany adres adresata.

7.2 Jeżeli stosowane są inne metody, w którym momencie dokumenty uznaje za doręczone?

Pisma sądowe doręczane przez urzędnika sądowego w drodze „doręczenia zastępczego” uznaje się za doręczone w momencie ich dostarczenia i wysłania zawiadomienia do adresata.

Pisma sądowe doręczane przez urzędnika sądowego w drodze „przymocowania” uznaje się za doręczone w momencie ich pozostawienia w sposób opisany powyżej w pytaniu 7.1.

Pisma sądowe doręczane w drodze obwieszczenia uznaje się za doręczone po upływie 2 tygodni od dnia wydania zarządzenia o ich doręczeniu w ten sposób, pod warunkiem ich obwieszczenia i podjęcia innych przewidzianych czynności w odpowiednim terminie (w ciągu 10 dni).

7.3 Jeżeli inna metoda doręczenia polega na złożeniu dokumentów w określonym miejscu (np. w urzędzie pocztowym), w jaki sposób informuje się adresata o tym, że dokumenty zostały złożone?

Jeżeli pismo sądowe jest obszerne lub z innych względów nieodpowiednie, aby wysłać je lub pozostawić adresatowi, organ doręczający może podjąć decyzję o złożeniu tego pisma w swojej siedzibie lub w dowolnym wybranym przez siebie miejscu na czas określony. O treści takiej decyzji należy poinformować adresata.

7.4 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia doręczanych dokumentów, jakie są tego konsekwencje? Czy dokumenty uważa się za skutecznie doręczone, jeśli odmowa nie była uzasadniona?

Jeżeli adresat odmówi przyjęcia pisma sądowego doręczanego przez pracownika sądowego, pismo mimo to uznaje się za doręczone, o ile doręczający pozostawi je w miejscu doręczenia.

8 Doręczenie drogą pocztową z zagranicy (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów)

8.1 Jeżeli poczta doręczy adresatowi w tym państwie członkowskim dokument wysłany z zagranicy w sytuacji, w której wymagane jest potwierdzenie odbioru (art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), czy dokument taki może zostać doręczony tylko adresatowi osobiście, czy też można go doręczyć, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, także innej osobie pod tym samym adresem?

Pisma sądowe doręczane pocztą tradycyjną można wysłać przesyłką poleconą. Wysłane pismo sądowe można odebrać w urzędzie pocztowym, pocztowym centrum obsługi interesantów lub wiejskiej placówce pocztowej. Wymagane jest złożenie podpisu przez wyznaczonego adresata lub jego przedstawiciela za okazaniem dowodu tożsamości. Klient korzystający z usługi pocztowej może również określić, że akceptowane jest wyłącznie doręczenie do rąk własnych adresata.

8.2 W jaki sposób można dokonać, zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi doręczania drogą pocztową, doręczenia dokumentów z zagranicy na podstawie art. 18 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów, jeżeli pod adresem, pod który należało doręczyć dokumenty, nie zastano ani adresata, ani żadnej innej osoby uprawnionej do odebrania przesyłki (o ile jest to możliwe na podstawie krajowych przepisów dotyczących doręczania drogą pocztową – zob. powyżej)?

Jeżeli nie można doręczyć pisma sądowego przesyłką poleconą, nie przewidziano innych sposobów jego doręczenia pocztą. W takim przypadku można rozważyć inne sposoby doręczenia, na przykład przez pracownika sądowego.

8.3 Czy urzędy pocztowe przewidują określony termin na odebranie dokumentów przed ich odesłaniem jako niedoręczone? Jeśli tak, w jaki sposób adresat jest informowany o tym, że w urzędzie pocztowym jest do odebrania adresowana do niego przesyłka?

Adresatów pisma sądowego wysłanego przesyłką poleconą informuje się w zawiadomieniu wysłanym na ich adres domowy, w wiadomości SMS lub w wiadomości e-mail. Pismo sądowe zwykle pozostaje w miejscu doręczenia przez 14 dni od daty doręczenia.

9 Czy przewiduje się pisemne potwierdzenie doręczenia dokumentu?

Zwykle na dowód doręczenia pisma sądowego osoba, której doręczono to pismo, podpisuje potwierdzenie odbioru, a w przypadku doręczenia pisma drogą telefoniczną, w drodze doręczenia zastępczego lub w drodze „przymocowania” właściwy organ/sąd sporządza stosowny dokument.

10 Co się dzieje, gdy z jakichkolwiek powodów adresat nie otrzyma dokumentu lub gdy doręczenie dokumentu nastąpi z naruszeniem przepisów prawa (np. dokument zostanie doręczony osobie trzeciej)? Czy pomimo to doręczenie dokumentu może być uznane za zgodne z prawem (np. czy naruszenie przepisów prawa może być usunięte), czy też musi nastąpić nowa próba doręczenia dokumentu?

Wszelkie dowody można przedstawić szwedzkim sądom, które poddają je ocenie. Jeżeli można udowodnić, że osoba zapoznała się z pismem sądowym, nie jest istotne, czy pismo to zostało prawidłowo doręczone. Błędy dotyczące formy same w sobie nie wiążą się zatem z koniecznością ponownego doręczenia pisma sądowego; decydującym czynnikiem jest raczej fakt, czy adresat otrzymał pismo.

Jeżeli natomiast można ustalić, że adresat pisma sądowego nie otrzymał tego pisma lub że nie przestrzegano przepisów w zakresie doręczania pism sądowych, orzeczenie wydane w danej sprawie można potencjalnie uchylić na mocy tzw. nadzwyczajnego środka zaskarżenia.

11 Jeżeli adresat odmawia przyjęcia dokumentu ze względu na język (art. 12 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów), a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie sądowe, w wyniku weryfikacji zdecyduje, że odmowa nie była uzasadniona, czy istnieje szczególny środek zaskarżenia tej decyzji?

Każdy, kto uważa, że pismo sądowe doręczono mu w niewłaściwy sposób, może zaskarżyć postanowienie w sprawie doręczenia w związku z prawomocnym orzeczeniem. Jeżeli sąd wyższej instancji uzna, że pismo sądowe doręczono w niewłaściwy sposób, można wznowić postępowanie w sądzie niższej instancji.

12 Czy muszę zapłacić za doręczenie dokumentu, a jeśli tak, to ile? Czy jest różnica między sytuacją, gdy dokument ma być doręczony zgodnie z prawem krajowym, a sytuacją, gdy wniosek o doręczenie pochodzi z innego państwa członkowskiego? Zob. też informacje przekazane zgodnie z art. 15 rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów z innego państwa członkowskiego

Jeżeli za doręczenie pism sądowych odpowiada organ państwowy, koszt takiego doręczenia pokrywa skarb państwa. Oznacza to na przykład, że powód w postępowaniu cywilnym nie ma obowiązku zwrotu kosztów doręczenia pozwanemu pisma wszczynającego postępowanie.

Osoby fizyczne lub strony wnoszące o doręczenie pisma osobie mają obowiązek pokrycia kosztów takiego doręczenia. Na przykład koszt doręczenia pisma sądowego przez pracownika szwedzkiej policji wynosi 1 000 koron szwedzkich.