Notificarea sau comunicarea documentelor: transmiterea oficială a documentelor

1 Ce înseamnă conceptul juridic de „notificare sau comunicare a actelor judiciare” în termeni practici? De ce există norme specifice privind „notificarea sau comunicarea actelor judiciare”?

În esență, notificarea sau comunicarea actelor (betekening en kennisgeving) se referă la documentul oficial transmis de un executor judecătoresc (gerechtsdeurwaarder). Acesta înmânează în persoană titlul executoriu (exploot) destinatarului. Executorul judecătoresc finalizează titlu executoriu printr-o consemnare scrisă, la fața locului, a modului în care a transmis titlul respectiv destinatarului și prin semnarea acesteia. Notificarea coincide în mod natural cu comunicarea (kennisgeving). Executorul judecătoresc notifică o hotărâre (vonnis) pronunțată sau o citație în instanță (oproepingvoor een gerecht), de exemplu.

Aceste norme specifice au fost elaborate în scopul notificării sau comunicării în Uniunea Europeană, pentru a facilita comunicarea în acest domeniu între rezidenții statelor membre. Pentru notificarea sau comunicarea către persoane din afara Uniunii Europene se aplică alte norme.

2 Care acte judiciare trebuie notificate sau comunicate în mod oficial?

Regulamentul (UE) 2020/1784 al Parlamentului European și al Consiliului (Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor) definește „actele extrajudiciare” ca fiind „[...] actele care au fost întocmite sau legalizate de o autoritate publică sau de un funcționar public și alte acte a căror transmitere formală către destinatarul lor care locuiește într-un alt stat membru este necesară pentru exercitarea, dovada sau garantarea unui drept sau a unei pretenții juridice în materie civilă sau comercială. Noțiunea de «acte extrajudiciare» nu ar trebui să fie interpretată ca incluzând actele emise de autorități administrative în vederea unor proceduri administrative.” A se vedea considerentul (9) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor.

3 Cine este responsabil de notificarea sau comunicarea unui act judiciar?

Articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor prevede următoarele: „Agenția de primire notifică sau comunică actul ori dispune notificarea sau comunicarea actului, fie în conformitate cu dreptul statului membru de destinație, fie în modalitatea specială solicitată de agenția de transmitere, dacă o astfel de modalitate nu este incompatibilă cu dreptul statului membru în cauză.”

În Țările de Jos, executorii judecătorești acționează în calitate de agenție de primire. A se vedea, de asemenea, actul de punere în aplicare.

4 Informații legate de adresa destinatarului

4.1 Autoritatea solicitată din acest stat membru încearcă, din proprie inițiativă, să determine locul în care se găsește destinatarul actelor judiciare care trebuie notificate sau comunicate? A se vedea, de asemenea, notificarea în temeiul articolului 7 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor

Da, întrucât executorul judecătoresc notifică un act oficial, acesta consultă întotdeauna în prealabil Registrul de Evidență a Persoanelor [Basisregistratie personen (BRP)], chiar dacă există deja o adresă în registru. Acest lucru este întotdeauna verificat.

4.2 În acest stat membru, autoritățile judiciare străine și/sau părțile la procedurile judiciare au acces la registre sau servicii care să le permită să afle adresa actuală a persoanei în cauză? Dacă da, ce registre sau servicii sunt disponibile și ce procedură trebuie urmată? Ce taxă, dacă este cazul, trebuie plătită?

Nu, autoritățile străine trebuie să contacteze un executor judecătoresc din Țările de Jos, care va găsi sau verifica adresa. Pentru acest serviciu se percepe o taxă.

4.3 Ce tip de asistență pentru informațiile legate de adresa destinatarului din alte state membre oferă autoritățile acestui stat membru în temeiul articolului 7 alineatul (1) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor? A se vedea, de asemenea, notificarea în temeiul articolului 7 alineatul (1) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor

Aceasta este o dispoziție nouă. În trecut, executorii judecătorești nu verificau adresele în Registrul de Evidență a Persoanelor decât după primirea unui document oficial. Acest lucru nu mai este necesar. Adresele pot fi acum verificate înainte de trimiterea unui document oficial.

5 În practică, care este modalitatea obișnuită de notificare sau comunicare a actului judiciar? Există metode alternative la care se poate recurge (altele decât notificările sau comunicările indirecte menționate la punctul 7 de mai jos)?

A se vedea secțiunea 2 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor: la articolele 16-20 sunt descrise celelalte metode de notificare sau comunicare a actelor.

6 Este permisă, în cadrul unei proceduri civile, notificarea sau comunicarea pe cale electronică a actelor (notificarea sau comunicarea actelor judiciare sau extrajudiciare prin mijloace de comunicare electronică la distanță, de exemplu, prin e-mail, prin aplicații internet securizate, prin fax, prin SMS etc.)? Dacă da, pentru ce categorii de proceduri este prevăzută această metodă? Există restricții în ceea ce privește disponibilitatea/accesul la această metodă de notificare sau comunicare a actelor judiciare în funcție de destinatar (practician în domeniul dreptului, persoană juridică, societate comercială sau un alt actor economic etc.)?

A se vedea articolul 19 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor: acest lucru depinde de ceea ce permite statul membru. Este necesar consimțământul expres al destinatarului.

6.1 Ce tip de notificare sau comunicare pe cale electronică în sensul articolului 19 alineatul (1) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor este disponibilă în acest stat membru în care notificarea sau comunicarea trebuie efectuată direct către o persoană a cărei adresă cunoscută pentru notificare sau comunicare se află într-un alt stat membru?

Numai notificarea sau comunicarea anumitor ordine de poprire se efectuează pe cale digitală. Cu toate acestea, a doua notificare a unor astfel de ordine de poprire este efectuată în continuare fizic. Acest avantaj constă în faptul că executorul judecătoresc poate oferi explicații suplimentare atunci când înmânează notificarea sau comunicarea. Aceasta este probabil cea mai importantă sarcină a executorului judecătoresc.

6.2 A specificat acest stat membru, în conformitate cu articolul 19 alineatul (2) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor, condiții suplimentare în care va accepta notificarea sau comunicarea electronică prin e-mail menționată la articolul 19 alineatul (1) litera (b) din regulamentul respectiv? A se vedea, de asemenea, notificarea în temeiul articolului 19 alineatul (2) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor

Începând cu 1 ianuarie 2021, notificarea sau comunicarea pe cale electronică a ordinelor de poprire este necesară în cazul în care persoana împotriva căreia s-a dispus poprirea informează Organizația profesională regală a executorilor judecătorești din Țările de Jos (Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders) că a optat pentru acest mod de transmitere a ordinului de poprire. A se vedea articolul 475 alineatul (3) din Codul de procedură civilă (nou). Pentru a putea efectua notificarea sau comunicarea pe cale electronică, atât executorul judecătoresc, cât și persoanele care fac obiectul unei popriri trebuie să fie afiliați la sistemul dezvoltat în acest scop de Fundația Rețelei Executorilor Judecătorești (Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders) în numele Organizației profesionale regale a executorilor judecătorești.

7 Notificări sau comunicări „indirecte”

7.1 Permite legislația acestui stat membru utilizarea altor metode de notificare sau comunicare în cazul în care nu a fost posibilă notificarea sau comunicarea actelor către destinatar (de exemplu, notificarea la adresa personală, la executorul judecătoresc, prin intermediul serviciilor de curierat sau prin afișare)?

A se vedea articolele 46-63 din Codul de procedură civilă.

7.2 În cazul în care se aplică alte metode, în ce moment se consideră că au fost notificate sau comunicate actele?

De îndată ce executorul judecătoresc a semnat și înmânat actul. Executorul judecătoresc completează titlul executoriu sau raportul oficial la fața locului, menționând modul în care l-a livrat și cui anume. Apoi, acesta fie îi înmânează personal documentul destinatarului, fie pune documentul într-un plic și îl lasă în cutia poștală.

7.3 În cazul în care o altă metodă de notificare sau comunicare este depunerea actelor judiciare într-un anumit loc (de exemplu, la un oficiu poștal), cum este informat destinatarul cu privire la faptul că actele au fost depuse în acest mod?

Documentele nu sunt lăsate la un oficiu poștal. În cazul în care a avut loc o inundație pe strada destinatarului, nu există cutie poștală sau destinatarul este atât de agresiv încât executorul judecătoresc nu poate nici măcar să lase un plic în cutia poștală, documentele sunt trimise prin poștă. Executorul judecătoresc completează apoi titlul executoriu la birou, precizând motivele pentru care nu a fost posibil să îl notifice sau comunice în persoană. Documentele sunt apoi trimise prin poștă, într-un plic al unui executor judecătoresc.

Aceasta este o caracteristică neobișnuită a legislației Țărilor de Jos, deoarece, firește, este îndoielnic că un lucrător poștal va reuși să depună plicul, chiar dacă, în cazul în care destinatarul este agresiv, îi va fi mai ușor să lase plicul în cutia poștală. Acest lucru este valabil și pentru celelalte situații menționate, însă acestea sunt prevederile legale.

7.4 În cazul în care destinatarul refuză să accepte notificarea sau comunicarea actelor, care sunt consecințele? Se consideră că actele au fost efectiv notificate sau comunicate dacă refuzul nu era legitim?

Acest aspect va fi evaluat în cadrul procedurii. Destinatarul poate refuza notificarea sau comunicarea numai din motivele prevăzute la articolul 12 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor. Curtea a statuat deja că o agenție de primire nu are competența de a evalua dacă refuzurile legate de cerințele lingvistice sunt justificate. În sine, acest lucru este, de asemenea, logic și rezonabil.

Astfel, este destul de dificil pentru o agenție de primire să evalueze dacă destinatarul cunoaște limba în care este redactat documentul sau dacă acesta stăpânește suficient limba respectivă. Este posibil ca o autoritate responsabilă cu notificarea sau comunicarea actelor să nu dispună neapărat de mijloacele necesare pentru efectuarea unei astfel de evaluări. În plus, evaluarea respectivă ține de competența unei instanțe independente.

În cazul în care se alege limba statului membru de primire, nu există niciun drept de refuz, iar notificarea sau comunicarea nu poate fi blocată. Refuzul notificării sau comunicării poate fi remediat prin notificarea sau comunicarea unei traduceri destinatarului.

În cele din urmă, ar trebui remarcat faptul că Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor are efect direct, în sensul că un titlu executoriu este considerat notificat sau comunicat numai atunci când a fost notificat sau comunicat în mod valabil în statul membru de primire.

În cazul în care documentul este refuzat în conformitate cu Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor și notificarea sau comunicarea actului refuzat nu este remediată, notificarea sau comunicarea nu a fost efectuată.

8 Servicii de curierat din străinătate (articolul 18 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor)

8.1 În cazul în care serviciul de curierat livrează un act trimis din străinătate către un destinatar din acest stat membru, într-o situație în care este necesară o confirmare de primire (articolul 18 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor), serviciul de curierat livrează actul doar destinatarului în persoană sau poate, în conformitate cu normele naționale în materie de livrări poștale, să livreze actul și unei alte persoane de la aceeași adresă?

În acest caz se aplică ultima opțiune; documentul este pur și simplu trimis prin scrisoare recomandată. Acest lucru nu este coordonat în prealabil cu serviciul poștal. Documentele sunt adesea trimise direct unei agenții, caz în care nu sunt trimise prin scrisoare recomandată.

8.2 În conformitate cu normele în materie de livrări poștale din acest stat membru, cum se poate efectua notificarea sau comunicarea actelor din străinătate, în conformitate cu articolul 18 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor, dacă la adresa de livrare nu a fost găsit nici destinatarul, nici o altă persoană abilitată să primească livrarea (dacă este posibil, în temeiul normelor naționale în materie de livrări poștale – a se vedea mai sus)?

În acest caz, documentul va fi returnat.

8.3 Oficiul poștal prevede o anumită perioadă de timp pentru ridicarea actelor înainte de a le trimite înapoi cu mențiunea nelivrat? În cazul unui răspuns afirmativ, în ce mod este informat destinatarul că are corespondență de ridicat de la oficiul poștal?

Nu. În cazul în care documentele au fost trimise prin scrisoare recomandată sau au fost lăsate la oficiul poștal, lucrătorii poștali (din Țările de Jos) depun întotdeauna o notificare potrivit căreia documentul a fost livrat la oficiul poștal și poate fi ridicat.

9 Există vreo dovadă scrisă din care să reiasă că actul judiciar a fost comunicat sau notificat?

Da, a se vedea articolul 14 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor.

10 Ce se întâmplă în situația în care destinatarul nu primește actul sau în situația în care notificarea sau comunicarea este efectuată cu încălcarea legii (de exemplu, actul este notificat sau comunicat unei persoane terțe)? În aceste condiții se poate totuși considera valabilă notificarea sau comunicarea actului (de exemplu, se pot remedia încălcările legii) sau trebuie să se facă un nou demers de notificare sau comunicare a actului?

Dacă persoana în cauză nu primește documentul, notificarea nu a fost efectuată. În acest caz, trebuie întreprinsă o nouă încercare de efectuare a notificării sau comunicării.

11 În cazul în care destinatarul refuză să accepte un act din cauza limbii utilizate (articolul 12 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor), iar instanța sau autoritatea sesizată în cauză decide, în urma verificării, că refuzul nu a fost justificat, există o cale de atac specifică pentru a contesta decizia respectivă?

Nu, destinatarul va trebui să se apere în cadrul aceleiași proceduri.

12 Trebuie să se plătească pentru notificarea sau comunicarea unui act și, dacă da, care este suma? Există o diferență între situația în care actul urmează să fie notificat sau comunicat în temeiul dreptului intern și situația în care cererea de notificare sau de comunicare provine dintr-un alt stat membru? A se vedea, de asemenea, notificarea în temeiul articolului 15 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor referitoare la notificarea sau comunicarea unui act dintr-un alt stat membru

Da, prețul variază în funcție de statul membru. Țările de Jos percep în prezent suma de 65 EUR. Cu toate acestea, această sumă este majorată în temeiul actului de punere în aplicare. În Belgia, de exemplu, se percepe suma de 165 EUR. În cazul în care notificarea sau comunicarea se efectuează în temeiul Regulamentului privind notificarea sau comunicarea actelor, prețul este întotdeauna același. În Țările de Jos, notificarea sau comunicarea este reglementată de Hotărârea privind onorariile executorilor judecătorești (Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders)