Notificarea sau comunicarea documentelor: transmiterea oficială a documentelor

1 Ce înseamnă conceptul juridic de „notificare sau comunicare a actelor judiciare” în termeni practici? De ce există norme specifice privind „notificarea sau comunicarea actelor judiciare”?

„Notificarea sau comunicarea actelor” înseamnă acordarea de acces anumitor persoane la corespondența care le este adresată în conformitate cu dreptul procesual civil.

Exercitarea drepturilor procedurale ale părților (dreptul la audiere publică, dreptul la apărare, dreptul de a prezenta probe în sprijinul declarațiilor și dreptul la informare), validitatea procedurilor în alte privințe, calcularea corectă a termenelor și, în consecință, validitatea hotărârii pronunțate – toate acestea depind de notificarea sau comunicarea actelor în conformitate cu legea.

Notificarea sau comunicarea actelor este reglementată în principal de capitolul 2 (articolele 131-147) din Codul de procedură civilă din 17 noiembrie 1964 („CPC”), precum și de actele de punere în aplicare:

• Regulamentul Ministrului Justiției din 18 iunie 2019 – Regulamentul de procedură al instanțelor de drept comun („Regulamentul de procedură”);
• Regulamentul Ministrului Justiției din 6 mai 2020 privind procedura detaliată și metoda de notificare sau comunicare a actelor judiciare în acțiunile civile („regulamentul”).

Notificarea sau comunicarea prin corespondență obișnuită (punctul 8 de mai jos) este reglementată, de asemenea, de Legea din 23 noiembrie 2012 privind serviciile poștale și de normele privind furnizarea serviciilor poștale emise de furnizorii individuali de servicii poștale. Furnizorul desemnat – în prezent Poczta Polska S.A. – este furnizorul de servicii poștale care este obligat să furnizeze servicii poștale universale (și nu poate refuza să încheie un contract pentru livrarea de scrisori recomandate).

2 Care acte judiciare trebuie notificate sau comunicate în mod oficial?

Toate actele judiciare și memoriile a căror notificare sau comunicare produce efecte juridice trebuie notificate sau comunicate în mod formal.

Printre actele judiciare (documentele trimise de către o instanță părților și altor persoane implicate în proceduri judiciare) se numără: notificări, citații, înștiințări privind drepturi și obligații, copii ale hotărârilor judecătorești (hotărâri, decizii, ordonanțe de plată) sau ale ordonanțelor, copii ale hotărârilor judecătorești însoțite de motivare.

Printre actele de procedură se numără actele de demarare a unor proceduri (de exemplu, petiții) și actele depuse în cursul procedurilor de către părți și de către orice alte entități autorizate să ia parte la acțiuni civile (de exemplu, un procuror, Ombudsmanul pentru drepturile cetățenilor, Ombudsmanul pentru drepturile copiilor), prin care acestea precizează cererile sau observațiile lor.

3 Cine este responsabil de notificarea sau comunicarea unui act judiciar?

În Polonia, actele sunt notificate sau comunicate oficial, ceea ce înseamnă că aproape toate actele din cadrul procedurilor judiciare sunt notificate sau comunicate ex officio de către instanță. Prin urmare, atunci când depune un memoriu, partea este obligată să îl prezinte instanței, împreună cu numărul corespunzător de copii în scopul notificării sau comunicării către persoanele implicate în cauză [articolul 128 alineatul (1) din CPC]. Excepțiile includ în principal notificarea sau comunicarea primului act în cauză către pârât și schimbul de documente între reprezentanții autorizați (a se vedea mai jos).

În cazul în care, în pofida faptului că a primit două înștiințări de încercare de livrare, pârâtul nu ridică o petiție sau un alt memoriu care presupune necesitatea ca pârâtul să își apere drepturile, dacă nu se aplică dispoziții specifice privind notificarea sau comunicarea efectivă și dacă pârâtului nu i-a fost notificat sau comunicat niciun act în cauza respectivă, instanța va trimite reclamantului o copie a actului, obligându-l pe acesta din urmă să apeleze la un executor judecătoresc pentru a notifica sau comunica actul către pârât. La cererea reclamantului, executorul judecătoresc va notifica sau comunica actul personal, cu confirmare de primire și cu precizarea datei sau concluzionează că destinatarul nu locuiește la adresa indicată. În schimbul unei taxe suplimentare (40 PLN), executorul judecătoresc va proceda, de asemenea, la stabilirea adresei pârâtului. În cazul în care, în termen de două luni, reclamantul nu furnizează instanței dovada notificării sau comunicării unui act către pârât de către un executor judecătoresc sau nu indică adresa actuală a pârâtului sau nu furnizează dovada că pârâtul locuiește la adresa indicată în petiție, instanța poate suspenda acțiunea și o poate întrerupe după trei luni de la suspendare [articolul 139[1] din CPC, articolul 177 alineatul (1) punctul 6 din CPC, articolul 182 alineatul (1) punctul 1 din CPC, articolele 3a-3b din Legea executorilor judecătorești din 22 martie 2018].

În timp ce cauza este pendinte, procurorii, avocații, agenții de brevetare și procurorul general al Republicii Polone au obligația de a-și notifica sau comunica reciproc, în mod direct, copii ale memoriilor, inclusiv ale anexelor. Prevederile menționate anterior nu se aplică în ceea ce privește formularea de cereri reconvenționale, recursuri, recursuri în anulare, plângeri, cereri de anulare a unei hotărâri pronunțate în lipsă, opoziții la o somație de plată, contestații la o somație de plată, cereri de recuperare a creanțelor, cereri de revizuire a unei hotărâri judecătorești, căi de atac pentru constatarea nelegalității unei hotărâri definitive și contestații la deciziile grefierilor, care trebuie prezentate instanței, împreună cu copii pentru partea adversă. Cele de mai sus nu se aplică nici actelor transmise prin intermediul unui sistem de tehnologia informației și comunicațiilor [articolul 132 alineatul (1)-1[2] din CPC].

În anumite condiții, se acceptă notificarea sau comunicarea prin mijloace electronice, astfel cum se descrie la punctul 6 de mai jos.

4 Informații legate de adresa destinatarului

4.1 Autoritatea solicitată din acest stat membru încearcă, din proprie inițiativă, să determine locul în care se găsește destinatarul actelor judiciare care trebuie notificate sau comunicate? A se vedea, de asemenea, notificarea în temeiul articolului 7 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor

Atunci când admite o cerere de executare, instanța nu face propriile cercetări cu privire la domiciliul sau sediul destinatarului, cu excepția rectificării erorilor evidente din adresă. Totuși, în cazul în care reclamantul a solicitat notificarea sau comunicarea în conformitate cu legislația statului membru solicitat, iar legislația poloneză permite ca notificarea sau comunicarea să fie considerată efectivă atunci când este efectuată la o adresă indicată în evidențe sau registre specifice (a se vedea punctul 5 de mai jos), este de așteptat ca instanța să verifice datele în evidențele sau registrele respective. În cazul în care instanța identifică, astfel cum s-a descris mai sus, o altă adresă decât cea notificată de reclamant, aceasta ar trebui să încerce din nou să transmită notificarea sau comunicarea. De asemenea, instanța poate verifica dacă adresa este cunoscută ex officio (de exemplu, în legătură cu o altă cauză pendinte în fața instanței) și poate încerca să notifice sau să comunice actul la adresa respectivă.

4.2 În acest stat membru, autoritățile judiciare străine și/sau părțile la procedurile judiciare au acces la registre sau servicii care să le permită să afle adresa actuală a persoanei în cauză? Dacă da, ce registre sau servicii sunt disponibile și ce procedură trebuie urmată? Ce taxă, dacă este cazul, trebuie plătită?

Sistemul electronic al registrului de evidență a populației din Polonia (denumit în continuare „PESEL”) conține, printre altele, informații cu privire la adresele înregistrate ale persoanelor fizice. Autoritățile judiciare străine nu pot accesa registrul în mod direct. O instanță străină poate solicita instanței poloneze să obțină probe pentru a stabili adresa unei persoane fizice în temeiul unui acord bilateral sau al Convenției privind obținerea de probe în străinătate în materie civilă sau comercială, semnată la Haga la 18 martie 1970. Instanța poloneză va solicita apoi informații din registrul PESEL sau din registrul de evidență a populației al municipalității relevante sau va lua, eventual, alte măsuri necesare.

O parte la o procedură judiciară din străinătate poate depune, la orice administrație municipală din Polonia, o cerere de acces la datele din registrul PESEL sau din registrul de evidență a populației. O astfel de cerere trebuie formulată în scris, pe un formular (disponibil pe site-urile administrațiilor municipale). Partea respectivă trebuie să demonstreze existența unui interes legitim și să furnizeze dovezi că dreptul de acces privește o anumită persoană. Se achită o taxă de 31 PLN în contul bancar al municipalității căreia i-a fost adresată cererea. Totuși, trebuie remarcat faptul că legislația poloneză nu presupune că adresa unei persoane fizice indicată în registrul PESEL sau în registrul de evidență a populației este adresa de reședință efectivă a persoanei.

Adresele profesionale ale persoanelor fizice care desfășoară activități comerciale sunt păstrate în Registrul central al comerțului (CEIDG) și pot fi obținute online în mod gratuit. Motorul de căutare în limbile polonă și engleză este disponibil la adresa: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx

Adresele altor antreprenori (societăți comerciale, cooperative, întreprinderi de stat, organisme din domeniul cercetării și dezvoltării, întreprinderi străine și sucursalele acestora, precum și societăți mutuale) și ale asociațiilor, altor organizații sociale și profesionale, fundații și instituții sanitare sunt disponibile în Registrul judiciar național și sunt accesibile gratuit online. Motorul de căutare în limba polonă este disponibil la adresa: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/

4.3 Ce tip de asistență pentru informațiile legate de adresa destinatarului din alte state membre oferă autoritățile acestui stat membru în temeiul articolului 7 alineatul (1) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor? A se vedea, de asemenea, notificarea în temeiul articolului 7 alineatul (1) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor

În temeiul articolului 7 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor, Polonia furnizează – prin intermediul portalului european e-justiție – informații detaliate cu privire la modul de identificare a adreselor persoanelor cărora trebuie să li se notifice sau comunice un act.

5 În practică, care este modalitatea obișnuită de notificare sau comunicare a actului judiciar? Există metode alternative la care se poate recurge (altele decât notificările sau comunicările indirecte menționate la punctul 7 de mai jos)?

Instanța notifică sau comunică acte prin intermediul furnizorului de servicii poștale, al persoanelor angajate de instanțe sau al serviciului de curierat judiciar. De asemenea, instanța poate notifica sau comunica acte prin intermediul unui executor judecătoresc în conformitate cu Legea privind executorii judecătorești din 22 martie 2018 (articolul 131 din CPC, articolul 96 din Regulamentul de procedură). În astfel de cazuri, executorul judecătoresc notifică sau comunică destinatarului actul personal, cu confirmare de primire și cu precizarea datei sau concluzionează că destinatarul nu locuiește la adresa indicată. În practică, notificarea sau comunicarea se efectuează de obicei de către furnizorul de servicii poștale (Poczta Polska S.A.), prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire.

În cazul în care corespondența este adresată unor persoane fizice, actele sunt notificate sau comunicate acestora personal, și anume le sunt înmânate acestora sau, în cazul în care acestea nu dispun de capacitate juridică, se înmânează reprezentantului lor legal [articolul 133 alineatul (1) din CPC].

Instanțele notifică sau comunică actele soldaților prin intermediul poliției militare, agenților din cadrul poliției și al administrației penitenciarelor – prin intermediul autorităților de supraveghere ale acestora, iar persoanelor reținute – prin intermediul consiliului de administrație al unității (articolul 137 din CPC).

Actele destinate persoanelor juridice și organizațiilor fără personalitate juridică sunt notificate sau comunicate organismului autorizat să le reprezinte în instanță sau sunt înmânate personalului autorizat să primească documente. În cazul în care a fost desemnat un reprezentant legal în caz de litigii sau o persoană autorizată să primească acte judiciare, notificarea sau comunicarea actelor se efectuează către persoanele respective [articolul 133 alineatul (2) din CPC].

Memoriile sau hotărârile judecătorești care îi vizează pe antreprenorii înscriși în Registrul central al comerțului (CEIDG) sunt notificate sau comunicate la domiciliul ales prevăzut în registru, cu excepția cazului în care antreprenorul a indicat un alt domiciliu ales [articolul 133 alineatul (2) punctul 1 din CPC].

Memoriile sau hotărârile judecătorești care îi vizează pe antreprenorii înscriși într-un registru judiciar sunt notificate sau comunicate la adresa prevăzută în registru, cu excepția cazului în care antreprenorul a indicat un alt domiciliu ales. În cazul în care cea mai recentă adresă comunicată a fost eliminată deoarece nu corespunde situației de fapt și nu a fost formulată nicio cerere de înscriere a unei noi adrese care să poată fi făcută publică, adresa eliminată este considerată o adresă publicată în registru [articolul 133 alineatul (2) punctul 2 din CPC].

Memoriile sau hotărârile judecătorești adresate persoanelor care reprezintă o entitate înscrisă în Registrul judiciar național, lichidatorilor, mandatarilor, membrilor organismelor sau persoanele autorizate să numească consiliul de administrație sunt notificate sau comunicate la domiciliul ales indicat în Registrul judiciar național [articolul 133 alineatul (2) punctul 3 din CPC].

În cazul în care a fost desemnat un reprezentant legal în caz de litigii sau o persoană autorizată să primească acte judiciare, notificarea sau comunicarea actelor judiciare se efectuează către persoanele respective. Totuși, actele prin care o parte este citată pentru a se înfățișa în persoană sunt notificate sau comunicate direct părții respective, cu excepția părților care nu au domiciliul, reședința obișnuită sau sediul social în Polonia sau în alt stat membru al UE [articolul 133 alineatul (3) din CPC, articolul 1135 alineatul (5) punctul 1 din CPC].

Notificarea sau comunicarea se efectuează la domiciliu, la locul de muncă sau oriunde se găsește destinatarul.

La cererea unei părți, actele pot fi notificate sau comunicate la o căsuță poștală, a cărei adresă este comunicată de către partea respectivă. În astfel de cazuri, actele trimise prin intermediul furnizorului de servicii poștale sunt depuse la oficiul poștal al furnizorului respectiv, iar o înștiințare în acest sens este lăsată în cutia poștală a destinatarului (articolul 135 din CPC).

Un grefier poate înmâna un act destinatarului direct la grefa instanței, în cazul în care destinatarul este prezent în instanță și își dovedește identitatea [articolul 132 alineatul (2) din CPC]. În plus, în cazul în care un act care trebuie notificat sau comunicat a fost depus la instanță la o dată care face imposibilă notificarea sau comunicarea acestuia înainte de data unei ședințe de judecată sau a unei audieri, instanța va notifica sau comunica actul destinatarului în cadrul ședinței de judecată sau al audierii (articolul 99 din Regulamentul de procedură).

Scrisorile pot fi notificate sau comunicate pe cale electronică numai în cazurile și în modurile indicate la punctul 6.1 de mai jos.

În mod excepțional, numai în cazul citării la o ședință de judecată, instanța poate notifica sau comunica citația părților, martorilor, experților sau altor persoane prin alte mijloace decât în scris, mijloace pe care le consideră cele mai adecvate, în cazul în care consideră că acest lucru este necesar pentru accelerarea judecării cauzei. O astfel de citație (de exemplu, prin poșta electronică sau prin telefon) produce efecte juridice dacă nu există nicio îndoială că aceasta a ajuns la destinatari cu cel puțin o săptămână și, în cazuri urgente, cu trei zile înainte de ședință [articolul 149 alineatul (1) din CPC și articolul 149 alineatul (2) din CPC].

6 Este permisă, în cadrul unei proceduri civile, notificarea sau comunicarea pe cale electronică a actelor (notificarea sau comunicarea actelor judiciare sau extrajudiciare prin mijloace de comunicare electronică la distanță, de exemplu, prin e-mail, prin aplicații internet securizate, prin fax, prin SMS etc.)? Dacă da, pentru ce categorii de proceduri este prevăzută această metodă? Există restricții în ceea ce privește disponibilitatea/accesul la această metodă de notificare sau comunicare a actelor judiciare în funcție de destinatar (practician în domeniul dreptului, persoană juridică, societate comercială sau un alt actor economic etc.)?

6.1 Ce tip de notificare sau comunicare pe cale electronică în sensul articolului 19 alineatul (1) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor este disponibilă în acest stat membru în care notificarea sau comunicarea trebuie efectuată direct către o persoană a cărei adresă cunoscută pentru notificare sau comunicare se află într-un alt stat membru?

Instanța notifică sau comunică acte pe cale electronică, și anume prin intermediul unui sistem de tehnologia informației și comunicațiilor, numai în cazul în care destinatarul a depus un document prin intermediul sistemului sau a ales să depună documente în acest mod (destinatarul poate revoca alegerea). Această formă de notificare sau comunicare poate fi, de asemenea, aleasă de un destinatar rezident într-un alt stat membru. În cazul în care un act este notificat sau comunicat pe cale electronică, acesta este considerat notificat sau comunicat la data și ora indicate în confirmarea de primire electronică. În lipsa unei astfel de confirmări, notificarea sau comunicarea se consideră efectuată la 14 zile după data la care actul a fost încărcat în sistemul de tehnologia informației și comunicațiilor. Actele care trebuie notificate sau comunicate nu sunt trimise la adresele de e-mail, ci se lasă, în schimb, o înștiințare în căsuța poștală a destinatarului că există un mesaj nou în sistemul de tehnologia informației și comunicațiilor [articolul 131 alineatul (1) din CPC].

Se aplică norme specifice pentru notificarea sau comunicarea actelor judiciare procurorilor, avocaților, agenților de brevetare sau procurorului general al Republicii Polone, în timpul stării de urgență epidemică sau al stării de epidemie declarate din cauza COVID-19 și timp de un an de la ridicarea ultimei dintre aceste stări. În această perioadă, în cazul în care sistemul de tehnologia informației și comunicațiilor care sprijină procedurile judiciare nu este disponibil, instanța notifică sau comunică acte judiciare acestor părți prin încărcarea conținutului acestora în sistemul de tehnologia informației și comunicațiilor utilizat pentru punerea la dispoziție a unor astfel de documente (portalul de informații). Acest lucru nu se aplică actelor care trebuie notificate sau comunicate împreună cu copii ale memoriilor părților sau ale altor documente care nu provin de la instanță. Data notificării sau comunicării este data la care destinatarul a luat cunoștință de documentul încărcat pe portalul de informații. În cazul în care destinatarul nu face acest lucru, actul este considerat notificat sau comunicat după expirarea termenului de 14 zile de la data încărcării. Notificarea sau comunicarea unui act prin intermediul portalului de informații produce efectele procedurale definite în CPC, în ceea ce privește notificarea sau comunicarea actelor judiciare. Instanța poate alege să nu notifice sau comunice un act prin intermediul portalului de informații dacă acest lucru nu este posibil din cauza naturii documentului [articolul 15zzs alineatul (9) din Legea din 2 martie 2020 privind măsurile speciale pentru prevenirea, combaterea și controlul COVID-19, al altor boli transmisibile și al situațiilor de urgență conexe]. În Polonia, starea de urgență epidemică va fi în vigoare până la 30 iunie 2023.

Procurorii, avocații, agenții de brevetare și procurorul general al Republicii Polone își notifică sau comunică actele reciproc, în mod direct (a se vedea punctul 3 de mai sus), numai prin mijloace electronice, dacă depun la instanță declarații unanime în acest sens, și comunică instanței datele de contact care trebuie utilizate în acest scop, în special o adresă de e-mail sau un număr de fax. Aceste declarații sunt irevocabile și se consideră că nu conțin nicio prevedere referitoare la vreo condiție sau vreun termen. La cererea unanimă a părților sau atunci când acest lucru este justificat în alt mod, instanța va dispune renunțarea la astfel de mijloace de notificare sau comunicare. Obligația notificării sau comunicării electronice reciproce nu se aplică actelor care ar trebui prezentate instanței împreună cu copii pentru partea adversă, astfel cum se menționează la punctul 3 de mai sus.

6.2 A specificat acest stat membru, în conformitate cu articolul 19 alineatul (2) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor, condiții suplimentare în care va accepta notificarea sau comunicarea electronică prin e-mail menționată la articolul 19 alineatul (1) litera (b) din regulamentul respectiv? A se vedea, de asemenea, notificarea în temeiul articolului 19 alineatul (2) din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor

Nu se aplică nicio condiție suplimentară.

7 Notificări sau comunicări „indirecte”

7.1 Permite legislația acestui stat membru utilizarea altor metode de notificare sau comunicare în cazul în care nu a fost posibilă notificarea sau comunicarea actelor către destinatar (de exemplu, notificarea la adresa personală, la executorul judecătoresc, prin intermediul serviciilor de curierat sau prin afișare)?

În cazul în care destinatarul nu se află la domiciliul său, persoana care efectuează notificarea sau comunicarea poate preda actul judiciar unui membru adult al gospodăriei sau, dacă nu este prezentă nicio astfel de persoană, actul se transmite administrației proprietății, îngrijitorului sau conducătorului comunității, în cazul în care persoanele respective nu sunt părți cu interese adverse în cauză și și-au luat angajamentul de a înmâna documentul destinatarului. Totuși, instanța poate exclude sau limita posibilitatea ca actele să fie notificate sau comunicate altor persoane. O notă în acest sens se face pe trimiterea poștală. În cazul în care un destinatar, care a indicat locul său de muncă ca adresă de notificare sau comunicare, nu este găsit la locul de muncă de către persoana care efectuează notificarea sau comunicarea, actul poate fi notificat sau comunicat unei persoane autorizate să primească acte (articolul 138 din CPC, articolul 3 din regulament).

În cazul în care un act trimis prin intermediul unui furnizor de servicii poștale nu poate fi notificat sau comunicat, acesta va fi depus la oficiul poștal al furnizorului respectiv, iar dacă este notificat sau comunicat prin alte mijloace, la administrația municipală competentă, lăsând o înștiințare în acest sens pe ușa destinatarului sau în cutia sa poștală, în care se menționează locul și data la care a fost lăsat actul și faptul că acesta trebuie ridicat în termen de șapte zile de la data notificării. În cazul în care termenul expiră fără niciun efect, procedura de notificare va fi repetată [articolul 139 alineatul (1) din CPC]. În cazul persoanelor fizice, un act depus la un oficiu poștal poate fi ridicat personal de către destinatar, de către reprezentantul legal al acestuia sau de către un mandatar poștal, iar în cazul altor entități, de asemenea de către o persoană autorizată să reprezinte entitatea sau de către un angajat autorizat (articolul 8 din regulament). Actul este considerat notificat sau comunicat la expirarea termenului de ridicare a acestuia.

Notificarea sau comunicarea poate fi considerată efectivă și în cazul în care nu a fost posibilă din cauza nerespectării de către parte a obligațiilor sale:

• în cazul în care un act nu poate fi notificat sau comunicat unei părți care face obiectul înscrierii într-un registru judiciar, deoarece schimbarea de adresă a părții nu a fost publicată în registru, actul este anexat la dosarul cauzei cu efect de notificare sau comunicare, cu excepția cazului în care noua adresă este cunoscută de instanță [articolul 139 alineatul (3) din CPC];
• documentele adresate persoanelor care reprezintă o entitate înscrisă în Registrul judiciar național, lichidatorilor, mandatarilor, membrilor organismelor sau persoanelor autorizate să numească consiliul de administrație, în cazul în care acestea nu pot fi livrate în mod obișnuit din cauza necomunicării unei schimbări a domiciliului ales, vor fi anexate la dosarul cauzei cu efect de notificare sau comunicare, cu excepția cazului în care instanța cunoaște un alt domiciliu ales sau loc de reședință și o altă adresă [articolul 139 alineatul (3) punctul 1 din CPC];
• în cazul în care destinatarul (fie o parte, fie reprezentantul părții) s-a mutat de la adresa actuală și nu a comunicat instanței noul domiciliu (în pofida faptului că a fost informat de instanță cu privire la obligația de a face acest lucru), actul judiciar va fi anexat la dosarul cauzei cu efect de notificare sau comunicare, cu excepția cazului în care noua adresă este cunoscută de instanță (articolul 136 din CPC).

În alte cazuri în care nu se cunoaște locul unde se află partea:

• în cazul în care actul care trebuie notificat sau comunicat implică necesitatea ca o parte să apere drepturile părții, acesta poate fi notificat sau comunicat – până când partea respectivă, reprezentantul sau plenipotențiarul acesteia se face cunoscut – numai tutorelui ad litem desemnat de instanță la cererea persoanei în cauză (de exemplu, reclamantul) care a furnizat dovezi prima facie că locul în care se află destinatarul nu este cunoscut. Numirea unui tutore ad litem este anunțată public în clădirea instanței și în incinta administrației municipale și – în cauzele mai importante – și în presă, dacă este necesar. Notificarea sau comunicarea produce efecte odată ce actul este livrat tutorelui ad litem, cu excepția cazului în care instanța condiționează eficiența notificării sau comunicării de expirarea unei anumite perioade din momentul în care anunțul este afișat în clădirea instanței (articolul 143 din CPC).
• în cazul în care actul care trebuie notificat sau comunicat nu implică necesitatea ca o parte să apere drepturile părții, actul va fi notificat sau comunicat părții prin afișarea sa în clădirea instanței (articolul 145 din CPC).

7.2 În cazul în care se aplică alte metode, în ce moment se consideră că au fost notificate sau comunicate actele?

În cazul notificării sau comunicării către un membru adult al gospodăriei, administrația proprietății, îngrijitor, conducătorul comunității sau o persoană de la locul de muncă, actul este considerat notificat sau comunicat în momentul în care este înmânat unei astfel de persoane.

În cazul în care actul este depus la un oficiu poștal și nu este ridicat de o persoană autorizată, se consideră că actul este notificat sau comunicat după expirarea ultimei zile a termenului de ridicare (și anume după expirarea unei săptămâni de la a doua înștiințare de încercare de livrare), cu excepția cazului în care actul este adresat unui pârât căruia nu i s-a notificat sau comunicat în prealabil niciun alt act în cauză, astfel cum se menționează la punctul 3 de mai sus.

În cazul în care notificarea sau comunicarea se face către un tutore ad litem desemnat pentru o parte despre care nu se știe unde se află, actul este considerat notificat sau comunicat în momentul în care este înmânat tutorelui ad litem sau după expirarea termenului de la afișarea anunțului, astfel cum a fost stabilit de instanță, în funcție de care dintre aceste evenimente survine mai târziu.

În cazul în care notificarea sau comunicarea se face prin afișarea unui anunț în clădirea instanței, actul este considerat notificat sau comunicat la o lună de la data afișării.

7.3 În cazul în care o altă metodă de notificare sau comunicare este depunerea actelor judiciare într-un anumit loc (de exemplu, la un oficiu poștal), cum este informat destinatarul cu privire la faptul că actele au fost depuse în acest mod?

Acest lucru se realizează prin intermediul unei înștiințări lăsate pe ușa destinatarului sau în cutia poștală a acestuia. Înștiințarea va menționa, printre altele, că, în cazul în care trimiterea poștală nu este ridicată după două notificări, aceasta va fi returnată instanței expeditoare, iar trimiterea poștală va fi considerată notificată sau comunicată în ultima zi în care poate fi ridicată, precum și că notificarea sau comunicarea poate declanșa începerea curgerii termenelor procedurale (articolul 6 din regulament).

7.4 În cazul în care destinatarul refuză să accepte notificarea sau comunicarea actelor, care sunt consecințele? Se consideră că actele au fost efectiv notificate sau comunicate dacă refuzul nu era legitim?

În cazul în care destinatarul refuză să accepte notificarea sau comunicarea unui act, actul este considerat notificat sau comunicat în momentul exprimării refuzului [articolul 139 alineatul (2) din CPC].

O excepție o constituie cazul în care o instanță sau o altă autoritate a unui stat străin solicită instanței să notifice sau să comunice un act judiciar unei persoane cu reședința în Polonia, fără a anexa o traducere în limba polonă a documentului. Un astfel de act este notificat sau comunicat destinatarului dacă acesta alege să îl accepte. Destinatarul care refuză să accepte un act este avertizat cu privire la posibilele efecte juridice negative în străinătate [articolul 1135 alineatul (1) punctul 2 din CPC].

8 Servicii de curierat din străinătate (articolul 18 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor)

8.1 În cazul în care serviciul de curierat livrează un act trimis din străinătate către un destinatar din acest stat membru, într-o situație în care este necesară o confirmare de primire (articolul 18 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor), serviciul de curierat livrează actul doar destinatarului în persoană sau poate, în conformitate cu normele naționale în materie de livrări poștale, să livreze actul și unei alte persoane de la aceeași adresă?

Actele notificate sau comunicate pe această bază de către furnizorul de servicii poștale sunt notificate sau comunicate ca scrisori obișnuite și nu ca o corespondență judiciară (a se vedea punctul 1 ultimul paragraf de mai sus). În afară de destinatar, o astfel de scrisoare poate fi, de asemenea, notificată sau comunicată efectiv:

• reprezentantului legal sau plenipotențiarului destinatarului, autorizat prin procură generală sau prin autorizare poștală;
• unui adult care locuiește împreună cu destinatarul, cu condiția ca destinatarul să nu fi dat instrucțiuni contrare oficiului poștal;
• unei persoane însărcinate cu primirea corespondenței la sediul unei autorități publice, în cazul în care trimiterea poștală este adresată autorității publice respective;
• unei persoane însărcinate cu primirea corespondenței în cadrul unei entități cu personalitate juridică sau al unei unități structurale fără personalitate juridică, în cazul în care trimiterea poștală este adresată:

(a) persoanei juridice în cauză sau unei unități structurale fără personalitate juridică;

(b) unei persoane fizice care nu este un membră a consiliului de administrație sau unui angajat al persoanei juridice sau al unității structurale fără personalitate juridică în cauză și care este prezent în unitatea respectivă;

• directorului unității structurale sau unei persoane fizice autorizate de către director, în cazul în care trimiterea poștală este adresată unei persoane fizice prezente în cadrul unei unități în care este foarte dificil sau chiar imposibil să se livreze o trimitere poștală destinatarului, din cauza naturii unității sau a practicilor general acceptate (articolul 37 din Legea privind serviciile poștale).

8.2 În conformitate cu normele în materie de livrări poștale din acest stat membru, cum se poate efectua notificarea sau comunicarea actelor din străinătate, în conformitate cu articolul 18 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor, dacă la adresa de livrare nu a fost găsit nici destinatarul, nici o altă persoană abilitată să primească livrarea (dacă este posibil, în temeiul normelor naționale în materie de livrări poștale – a se vedea mai sus)?

În cazul serviciilor poștale universale, furnizorul de servicii poștale:

• lasă în cutia poștală a destinatarului (sau, în lipsa acesteia, prin alte mijloace legale) o înștiințare privind încercarea de livrare, care este emisă pe formularul corespunzător și care include informații privind termenul pentru ridicare și adresa oficiului poștal la care este depusă trimiterea poștală;
• informează destinatarul prin mijloace electronice (SMS sau e-mail) cu privire la posibilitatea de a-l ridica, indicând numărul trimiterii poștale, termenul pentru ridicare și adresa oficiului poștal la care este depusă, în cazul în care destinatarul a solicitat oficiului poștal să îl notifice prin mijloace electronice.

Trimiterea poștală poate fi ridicată de la oficiul poștal de către destinatar sau de către altă persoană autorizată, astfel cum se menționează la punctul 8.1 de mai sus (inclusiv de un adult care locuiește împreună cu destinatarul, dacă acesta a depus o declarație scrisă de coabitare la oficiul poștal). În cazul în care trimiterea poștală nu este ridicată în termen de șapte zile, procedura de notificare se repetă. În cazul în care destinatarul sau o altă persoană autorizată nu ridică trimiterea poștală în termen de 14 zile de la data următoare celei în care a fost lăsată prima înștiințare, trimiterea poștală este restituită expeditorului (articolul 37 din Legea privind serviciile poștale, articolele 24 și 26 din Normele privind furnizarea serviciilor universale, astfel cum sunt anexate la Rezoluția nr. 227/2022 a Consiliului de administrație al Poczta Polska S.A.).

8.3 Oficiul poștal prevede o anumită perioadă de timp pentru ridicarea actelor înainte de a le trimite înapoi cu mențiunea nelivrat? În cazul unui răspuns afirmativ, în ce mod este informat destinatarul că are corespondență de ridicat de la oficiul poștal?

A se vedea punctul 8.2 de mai sus.

9 Există vreo dovadă scrisă din care să reiasă că actul judiciar a fost comunicat sau notificat?

Notificarea sau comunicarea unui act este confirmată de destinatar în scris sau în sistemul de tehnologia informației și comunicațiilor al furnizorului de servicii poștale sau prin intermediul unui document extras din sistemul de tehnologia informației și comunicațiilor. Destinatarul unui document confirmă primirea acestuia și data de primire prin semnătura sa. În cazul în care destinatarul nu poate sau nu dorește să facă acest lucru, persoana însărcinată cu notificarea sau comunicarea actului consemnează data notificării sau comunicării și motivele pentru care nu s-a aplicat nicio semnătură. Persoana însărcinată cu notificarea sau comunicarea actului indică modul în care actul a fost notificat sau comunicat în confirmarea de primire, consemnând data notificării pe actul respectiv, și îl semnează (articolul 142 din CPC).

10 Ce se întâmplă în situația în care destinatarul nu primește actul sau în situația în care notificarea sau comunicarea este efectuată cu încălcarea legii (de exemplu, actul este notificat sau comunicat unei persoane terțe)? În aceste condiții se poate totuși considera valabilă notificarea sau comunicarea actului (de exemplu, se pot remedia încălcările legii) sau trebuie să se facă un nou demers de notificare sau comunicare a actului?

Nerespectarea dispozițiilor privind notificarea sau comunicarea actelor face ca aceasta să fie lipsită de efecte și impune repetarea acesteia. Totuși, notificarea sau comunicarea defectuoasă se consideră efectuată la primirea efectivă a trimiterii poștale de către destinatar.

În cazul în care notificarea sau comunicarea defectuoasă a împiedicat una dintre părți să își apere drepturile, partea respectivă poate solicita anularea hotărârii în cadrul procedurii de recurs și, în acest sens, poate invoca nulitatea procedurii [articolul 379 alineatul (5) din CPC].

Fără a aduce atingere încheierii definitive a procedurii, în cazul în care una dintre părți a fost împiedicată să ia măsuri din cauza unei notificări sau comunicări defectuoase, partea respectivă poate, în termen de trei luni de la notificarea hotărârii definitive, să depună o cerere de revizuire a hotărârii (articolele 401 și 407 din CPC).

11 În cazul în care destinatarul refuză să accepte un act din cauza limbii utilizate (articolul 12 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor), iar instanța sau autoritatea sesizată în cauză decide, în urma verificării, că refuzul nu a fost justificat, există o cale de atac specifică pentru a contesta decizia respectivă?

O astfel de decizie nu poate fi contestată separat. Aceasta poate fi atacată numai odată cu hotărârea prin care se încheie procedura de judecată.

12 Trebuie să se plătească pentru notificarea sau comunicarea unui act și, dacă da, care este suma? Există o diferență între situația în care actul urmează să fie notificat sau comunicat în temeiul dreptului intern și situația în care cererea de notificare sau de comunicare provine dintr-un alt stat membru? A se vedea, de asemenea, notificarea în temeiul articolului 15 din Regulamentul privind notificarea sau comunicarea actelor referitoare la notificarea sau comunicarea unui act dintr-un alt stat membru

În procedurile desfășurate în fața unei instanțe poloneze, notificarea sau comunicarea unui act de către instanță, fără implicarea unui executor judecătoresc, este gratuită. Taxa pentru notificarea sau comunicarea unui act de către un executor judecătoresc este de 60 PLN pentru fiecare adresă de livrare, indiferent de numărul destinatarilor actului care locuiesc acolo și de numărul de încercări de notificare sau comunicare.

În cazul în care un act dintr-un alt stat membru este notificat sau comunicat în Polonia în temeiul Regulamentului privind notificarea sau comunicarea actelor, reclamantul nu suportă niciun cost, inclusiv costurile notificării sau comunicării de către un executor judecătoresc, dacă instanța care este agenția de primire alege ca actul să fie notificat sau comunicat în acest mod (a se vedea punctul 5 primul paragraf de mai sus).