Getuigenverhoor per videoconferentie

1 Is bewijsverkrijging via videoconferentie mogelijk hetzij met de deelname van een gerecht in de verzoekende lidstaat, hetzij rechtstreeks door een gerecht van die lidstaat? Zo ja, wat zijn dan de toepasselijke nationale procedures of wetten?

Er kan bewijs worden verkregen door middel van een videoconferentie waaraan een rechtbank van de verzoekende lidstaat deelneemt of die rechtstreeks wordt gehouden door een rechtbank van die lidstaat (in dit geval Litouwen).

In artikel 175², lid 2, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Republiek Litouwen (hierna “Rv” genoemd) is bepaald dat het is toegestaan bewijs te verkrijgen met behulp van elektronische informatie‑ en communicatietechnologie (videoconferentie, teleconferentie enz.). In artikel 802, lid 1, Rv is bepaald dat verzoeken om rechtshulp die afkomstig zijn van rechtbanken of andere instanties in het buitenland, overeenkomstig Litouws recht worden behandeld door Litouwse rechtbanken. Videoconferenties worden in Litouwse rechtbanken gehouden volgens voornoemde regels en overeenkomstig de overige bepalingen van het Rv en Beschikking nr. 13P-156-(7.1.2) van de Raad voor de rechterlijke macht van 28 november 2014 tot goedkeuring van de beschrijving van de procedure voor het gebruik van videoconferenties in gerechtelijke procedures (hierna de “beschrijving” genoemd).

2 Gelden er beperkingen inzake het soort personen dat via videoconferentie kan worden verhoord – betreft het bijvoorbeeld enkel getuigen of kunnen ook andere personen zoals deskundigen of partijen eveneens op die manier worden verhoord?

Overeenkomstig artikel 175², lid 1, Rv is het toegestaan de deelname van partijen aan een rechtszitting of het verhoor van getuigen op afstand te laten plaatsvinden met behulp van informatie- en communicatietechnologie (zoals videoconferentie, teleconferentie enz.). De partijen bij de procedure en de getuigen kunnen bijgevolg per videoconferentie worden gehoord. Op grond van rubriek 10.2, punt 13, van de beschrijving en artikel 217 Rv kunnen ook deskundigen per videoconferentie worden gehoord.

3 Welke eventuele beperkingen gelden er inzake het soort van bewijs dat via videoconferentie kan worden verkregen?

De Litouwse wetgeving bevat geen uitdrukkelijk verbod op het verkrijgen van bepaalde bewijzen per videoconferentie. Volgens het nationale recht zijn videoconferenties echter niet toegestaan voor het verkrijgen van de bewijzen genoemd in de artikelen 204 en 210 Rv (materiële bewijsstukken en inspectie ter plaatse van de materiële en schriftelijke bewijsstukken of inspectie van de plaatsen) en andere bewijzen waarvoor het nodig kan zijn de rechtbank te verlaten, naar een bepaalde plaats te gaan of andere fysieke handelingen te verrichten.

4 Gelden er beperkingen inzake de plaats waar de persoon via videoconferentie moet worden verhoord – d.w.z. moet dat een rechtbank zijn?

Krachtens artikel 803, lid 1, Rv kunnen Litouwse rechtbanken hun verzoeken om rechtshulp richten aan diplomatieke vertegenwoordigingen en consulaire diensten van Litouwen, aan buitenlandse rechtbanken en aan andere instanties. Verder is onder rubriek 2.3 van de beschrijving bepaald dat de instantie die door een rechtbank wordt verzocht een videoconferentie te organiseren in het kader van een gerechtelijke procedure, niet alleen een rechtbank kan zijn maar ook een parket of een orgaan dat ressorteert onder de Dienst justitiële inrichtingen van het ministerie van Justitie van Litouwen.

5 Is het toegestaan verhoren per videoconferentie te registreren en zo ja, zijn de nodige voorzieningen beschikbaar?

In punt 16 van de beschrijving is bepaald dat zittingen die worden gehouden in de vorm van een videoconferentie, kunnen worden opgenomen in wettelijk vastgelegde gevallen of als de president van de rechtbank dat nodig acht. De Litouwse rechtbanken beschikken over apparatuur voor het opnemen van zittingen per videoconferentie.

6 In welke taal moet het verhoor plaatsvinden: a) ingeval verzoeken worden gedaan krachtens de artikelen 10 tot 12; en b) ingeval het gaat om rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens artikel 17?

In artikel 11 Rv is bepaald dat gerechtelijke procedures in Litouwen worden gevoerd in de officiële taal, te weten het Litouws. Wie de officiële taal niet spreekt, kan zich laten bijstaan door een tolk. De tolkdiensten tijdens de zitting worden verleend voor rekening van de Litouwse overheid.

Als bij een Litouwse rechtbank een verzoek wordt ingediend overeenkomstig de artikelen 10 tot en met 12 van Verordening (EG) Nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken (hierna de “verordening” genoemd) en een van de deelnemers aan de procedure het Litouws niet spreekt, stelt de rechtbank een tolk beschikbaar. In het geval van een verzoek tot rechtstreekse verkrijging van bewijs op grond van artikel 17 van de verordening wordt dat verzoek overeenkomstig de nationale wet van het verzoekende gerecht afgehandeld (artikel 17, lid 6, van de verordening) in de taal die is bepaald in het reglement voor de procesvoering van het verzoekende gerecht. Als een Litouwse rechtbank op grond van artikel 17 van de verordening een verzoek richt tot een andere lidstaat, moet de procedure worden gevoerd in het Litouws en stelt de Litouwse rechtbank een tolk ter beschikking.

7 Wie moet er, in voorkomend geval, voor beide soorten verhoren zorgen voor tolken en naar waar moeten deze zich begeven?

Zie het antwoord op de vorige vraag.

8 Welke procedure is van toepassing op de regelingen voor het verhoor en om de te verhoren persoon op de hoogte te stellen van tijd en plaats? Hoeveel tijd op voorhand moet de persoon worden opgeroepen voor het verhoor?

Overeenkomstig artikel 10, lid 1, van de Verordening handelt de aangezochte rechtbank het verzoek onverwijld maar uiterlijk binnen negentig dagen na ontvangst van het verzoek af. Overeenkomstig artikel 133 Rv worden de betrokken partijen, getuigen en deskundigen via een oproeping of dagvaarding in kennis gesteld van de datum en plaats van de zitting. De oproeping of dagvaarding moet tijdig worden betekend om de partijen in de gelegenheid te stellen op de opgegeven datum te verschijnen en zich voor te bereiden. In Litouws recht wordt geen specifieke termijn genoemd voor verzending van de oproeping of dagvaarding.

9 Welke kosten zijn van toepassing op het gebruik van videoconferenties en hoe moeten zij worden betaald?

Uit de regelgeving en vaste praktijken blijkt dat er geen kosten zijn verbonden aan het gebruik van videoconferenties.

10 Welke eventuele vereisten zijn er om ervoor te zorgen dat de persoon die door het verzoekende gerecht rechtstreeks wordt verhoord, ervan op de hoogte werd gesteld dat het verhoor gebeurt op vrijwillige basis?

In Litouws recht is niet uitdrukkelijk bepaald dat een rechtstreeks door de verzoekende rechtbank te horen partij wordt medegedeeld dat het verhoor op vrijwillige basis plaatsvindt.

11 Hoe moet de identiteit van de te verhoren persoon worden gecontroleerd?

Met het oog op de verificatie van de identiteit van deelnemers aan een zitting is in punt 13 van de beschrijving bepaald dat de per videoconferentie te horen partij zich legitimeert met haar identiteitsbewijs, zodat de aangezochte rechtbank de identiteit van de partij kan vaststellen. Als de verzoekende rechtbank dat beslist, kan de identiteit van de te horen persoon op een andere manier worden geverifieerd.

12 Welke vereisten inzake eedafneming zijn van toepassing en welke informatie moet het verzoekende gerecht verstrekken wanneer bij een rechtstreekse bewijsverkrijging krachtens artikel 17 een eed is vereist?

Volgens punt 10 van de beschrijving zijn de door de aangezochte instantie aangewezen personen of andere vertegenwoordigers van de aangezochte rechtbank onder meer verplicht om de te horen partij in de gelegenheid te stellen voor de rechtbank de eed (belofte) af te leggen en haar verklaring te ondertekenen. De tekst van de voor een Litouwse rechtbank afgelegde eed staat in artikel 186, lid 6, Rv. Aan het eind van de zitting per videoconferentie stelt de vertegenwoordiger van de aangezochte rechtbank die aan de zitting heeft deelgenomen, een document op waarin de zitting wordt bevestigd, en stuurt dat naar de verzoekende rechtbank, samen met de door de gehoorde partij ondertekende eed of belofte (indien de partij een eed of belofte heeft moeten afleggen) en de verzonden bewijzen (punt 14 van de beschrijving). Bij rechtstreekse bewijsverkrijging overeenkomstig artikel 17 van de verordening is het wenselijk dat de verzoekende rechtbank de door de gehoorde partij te ondertekenen tekst van de eed (belofte) verstrekt.

13 Welke regelingen zijn er om ervoor te zorgen dat er een contactpersoon is op de plaats van de videoconferentie, met wie het verzoekende gerecht kan samenwerken alsook een persoon die op de dag van het verhoor de videoconferentievoorzieningen kan bedienen en eventuele technische problemen kan verhelpen?

De Litouwse rechtbanken en andere instanties met apparatuur voor videoconferenties hebben personeel dat is belast met het gebruik, het onderhoud en de werking van die apparatuur. In punt 6 van de beschrijving is bepaald dat de lijst van verantwoordelijken voor gebruik, onderhoud en werking van videoconferentieapparatuur bij de aangezochte rechtbanken samen met hun contactgegevens (orgaan, telefoon, e-mail) door de nationale gerechtelijke administratie (Nacionalinė teismų administracija) wordt gepubliceerd op het intranet van het justitieel informatiesysteem.

14 Wat indien eventueel aanvullende informatie van het verzoekende gerecht is vereist?

De verzoekende rechtbank moet de in artikel 4 van de verordening genoemde gegevens verstrekken. Als die gegevens niet of niet volledig worden verstrekt, is de procedure van artikel 8 van de verordening van toepassing. De nationale wetgeving specificeert geen aanvullende informatie die door de verzoekende rechtbank zou moeten worden verstrekt.