Przeprowadzenie dowodu w drodze wideokonferencji

1 Czy istnieje możliwość przeprowadzenia dowodu z wykorzystaniem wideokonferencji z udziałem sądu we wzywającym państwie członkowskim lub też bezpośrednio przez sąd tego państwa członkowskiego? Jeżeli tak, jakie obowiązują w tym względzie procedury lub przepisy krajowe?

Dowód może być przeprowadzony przy wykorzystaniu sprzętu do wideokonferencji zarówno z udziałem sądu we wzywającym państwie członkowskim, jak i bezpośrednio przez sąd państwa członkowskiego (w tym przypadku Litwy).

Zgodnie z art. 175² ust. 2 kodeksu postępowania cywilnego Republiki Litewskiej (zwanego dalej „kodeksem postępowania cywilnego”) do przeprowadzenia dowodu można wykorzystywać technologie informacyjno-komunikacyjne (wideokonferencje, telekonferencje itp.). Art. 802 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego stanowi, że sądy Republiki Litewskiej wykonują wniosek o udzielenie pomocy prawnej złożony przez sąd zagraniczny lub inny organ zgodnie z prawem Republiki Litewskiej. W sądach litewskich wideokonferencje przeprowadza się zgodnie ze wspomnianymi powyżej wymogami i innymi przepisami kodeksu postępowania cywilnego, a także zgodnie z procedurą przewidzianą w dokumencie pt. „Opis procedury korzystania ze sprzętu do wideokonferencji w toku postępowania sądowego” zatwierdzonym na mocy uchwały Rady Sądownictwa nr 13P-156-(7.1.2) z dnia 28 listopada 2014 r. zatwierdzającej dokument pt. „Opis procedury korzystania z wideokonferencji” (zwanym dalej „opisem”).

2 Czy istnieją jakieś ograniczenia co do rodzaju osób, jakie można przesłuchać w drodze wideokonferencji – np. czy w ten sposób można przesłuchać wyłącznie świadków czy też inne osoby, np. biegłych lub strony?

Zgodnie z art. 175² ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego udział uczestników postępowania w rozprawie oraz przesłuchanie świadków w miejscu pobytu można zapewnić za pomocą technologii informacyjno-komunikacyjnych (wideokonferencje, telekonferencje itp.). Oznacza to, że w drodze wideokonferencji można przesłuchiwać zarówno strony postępowania, jak i świadków. Zgodnie z przepisami pkt 10.2 i pkt 13 opisu oraz zgodnie z art. 217 kodeksu postępowania cywilnego w drodze wideokonferencji można również przesłuchiwać biegłych.

3 Jakie ewentualne ograniczenia istnieją w odniesieniu do rodzaju dowodu, jaki można przeprowadzić w drodze wideokonferencji?

W prawie Republiki Litewskiej nie ustanowiono żadnego wyraźnego zakazu przeprowadzania określonego rodzaju dowodów w drodze wideokonferencji. Zgodnie z przepisami prawa krajowego wideokonferencji nie można jednak zorganizować w celu przeprowadzenia dowodów, o których mowa w art. 204 i 210 kodeksu postępowania cywilnego (dowody rzeczowe oraz oględziny dowodów rzeczowych i pisemnych in situ lub oględziny miejsca zdarzenia), ani innych dowodów, których przeprowadzenie mogłoby wiązać się z koniecznością opuszczenia gmachu sądu, udania się do określonego miejsca lub podjęcia innych czynności fizycznych.

4 Czy istnieją jakieś ograniczenia co do miejsca przesłuchania osoby przy wykorzystaniu wideokonferencji – np. czy musi się ono odbyć w sądzie?

Zgodnie z art. 803 ust. 1 kodeksu postępowania cywilnego sądy Republiki Litewskiej mogą zwrócić się o pomoc prawną za granicą do litewskich przedstawicielstw dyplomatycznych lub konsulatów, sądów zagranicznych lub innych organów urzędowych. Pkt 2.3 opisu stanowi również, że organem wezwanym, do którego sąd wzywający zwraca się z wnioskiem o zorganizowanie wideokonferencji w toku postępowania sądowego, może być nie tylko sąd, ale również prokuratura lub organ podlegający Departamentowi Więziennictwa w Ministerstwie Sprawiedliwości Republiki Litewskiej.

5 Czy dozwolone jest rejestrowanie przesłuchań przeprowadzanych w drodze wideokonferencji, a jeżeli tak, to czy dostępne są w tym celu odpowiednie środki?

Zgodnie z pkt 16 opisu w przypadkach przewidzianych w przepisach lub według uznania przewodniczącego składu sędziowskiego rozpoznającego sprawę przesłuchanie przeprowadzane w drodze wideokonferencji może być rejestrowane. Sądy Republiki Litewskiej dysponują sprzętem niezbędnym do zarejestrowania przebiegu przesłuchania przeprowadzanego w drodze wideokonferencji.

6 W jakim języku powinno być prowadzone przesłuchanie: a) w przypadku wniosków na mocy art. 10-12; oraz b) w przypadku bezpośredniego przeprowadzania dowodu na mocy art. 17?

Zgodnie z art. 11 kodeksu postępowania cywilnego postępowania sądowe w Republice Litewskiej należy prowadzić w języku urzędowym tego państwa, tj. w języku litewskim. Osobom, które nie władają językiem litewskim, przysługuje prawo do skorzystania z usług tłumacza. Koszty usług tłumaczeń ustnych świadczonych w toku rozprawy sądowej są pokrywane z budżetu państwa.

W przypadku złożenia wniosku zgodnie z art. 10–12 rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych (zwanego dalej „rozporządzeniem”), który ma zostać wykonany przez sąd Republiki Litewskiej, sąd litewski zapewnia każdemu uczestnikowi postępowania, który nie włada językiem litewskim, możliwość skorzystania z usług tłumacza. W przypadku bezpośredniego przeprowadzenia dowodu przez sąd wzywający zgodnie z art. 17 rozporządzenia wniosek wykonuje się zgodnie z prawem państwa sądu wzywającego (art. 17 ust. 6 rozporządzenia), w języku ustalonym zgodnie z przepisami regulującymi przebieg postępowania przed sądem wzywającym. Jeżeli sąd Republiki Litewskiej zwróci się jako sąd wzywający do innego państwa członkowskiego z wnioskiem sporządzonym zgodnie z art. 17, postępowanie przeprowadza się w języku litewskim, a sąd litewski zapewnia obecność tłumacza.

7 Jeżeli konieczna jest obecność tłumacza, kto odpowiada za zapewnienie jego obecności w przypadku obydwu rodzajów przesłuchań i gdzie tłumacz powinien się znajdować?

Zob. odpowiedź na poprzednie pytanie.

8 Jaką procedurę stosuje się przy organizacji przesłuchania oraz powiadamianiu osoby, która ma zostać przesłuchana, o terminie i miejscu przesłuchania? Z jakim wyprzedzeniem należy ustalić termin przesłuchania, aby osoba, która ma zostać przesłuchana, otrzymała powiadomienie z odpowiednim wyprzedzeniem?

Zgodnie z art. 10 ust. 1 rozporządzenia sąd wezwany wykonuje wniosek niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 90 dni od jego wpłynięcia. Zgodnie z art. 133 kodeksu postępowania cywilnego uczestników postępowania oraz świadków i biegłych zawiadamia się o terminie i miejscu rozprawy lub o poszczególnych czynnościach procesowych za pośrednictwem wezwań do stawienia się przed sądem lub zawiadomień sądowych. Uczestnikom postępowania należy doręczyć wezwanie do stawienia się przed sądem lub zawiadomienie sądowe z takim wyprzedzeniem, aby mieli wystarczająco dużo czasu na stawienie się przed sądem w wyznaczonym terminie i na przygotowanie się do rozprawy. W przepisach nie określono, z jakim wyprzedzeniem należy doręczyć wezwanie do stawienia się przed sądem lub zawiadomienie sądowe.

9 Jakie koszty wiążą się z wykorzystaniem wideokonferencji do przeprowadzenia dowodu i jak powinny one być pokrywane?

Ocena przepisów i stosowanych praktyk wykazała, że organizacja wideokonferencji nie pociąga za sobą żadnych dodatkowych kosztów.

10 Jakie ewentualne wymogi powinny zostać spełnione, aby zagwarantować poinformowanie osoby przesłuchiwanej bezpośrednio przez sąd wzywający, że występuje ona na zasadzie dobrowolności?

W prawie krajowym Republiki Litewskiej nie ustanowiono wyraźnego wymogu poinformowania osoby, która ma zostać przesłuchana bezpośrednio przez sąd wzywający, że przesłuchanie odbędzie się na zasadzie dobrowolności.

11 Jaką procedurę stosuje się w celu zweryfikowania tożsamości osoby, która ma zostać przesłuchana?

Pkt 13 opisu stanowi, że do celów ustalenia tożsamości osób stawiających się na rozprawie osoba, która ma zostać przesłuchana w drodze wideokonferencji, ma obowiązek przedstawić się i okazać dokument tożsamości, aby sąd rozpoznający sprawę mógł ustalić jej tożsamość. Na mocy postanowienia sądu wzywającego tożsamość osoby, która ma zostać przesłuchana w drodze wideokonferencji, może również zostać ustalona w inny sposób.

12 Jakie wymogi powinny zostać spełnione przy odbieraniu przysięgi i jakie informacje od sądu wzywającego są konieczne, kiedy przysięga jest wymagana przy bezpośrednim przeprowadzaniu dowodu na mocy art. 17?

Zgodnie z pkt 10 opisu osoby wyznaczone przez organ wezwany lub inni przedstawiciele organu wezwanego mają obowiązek m.in. umożliwić osobie, która ma zostać przesłuchana, złożenie przysięgi (przyrzeczenia) przed sądem oraz podpisanie tekstu przysięgi (przyrzeczenia). Treść przysięgi składanej przed sądem Republiki Litewskiej zawiera art. 186 ust. 6 kodeksu postępowania cywilnego. Na zakończenie przesłuchania w drodze wideokonferencji przedstawiciel organu wezwanego, który brał udział w przesłuchaniu, sporządza dokument potwierdzający przeprowadzenie przesłuchania, który przedkłada sądowi wzywającemu razem z tekstem przysięgi (przyrzeczenia) podpisanym przez przesłuchaną osobę (jeżeli osoba, która miała zostać przesłuchana, miała obowiązek złożyć przysięgę lub przyrzeczenie) oraz z przekazanymi dowodami (pkt 14 opisu). W przypadku bezpośredniego przeprowadzenia dowodu zgodnie z art. 17 rozporządzenia sąd wzywający powinien przekazać tekst przysięgi, który ma zostać podpisany przez przesłuchiwaną osobę.

13 Przy pomocy jakich środków zapewnia się w miejscu przeprowadzania wideokonferencji obecność osoby do kontaktów, do której sąd wzywający może się zwracać w razie potrzeby, oraz osoby, która jest dostępna w dniu przesłuchania i zajmuje się obsługą sprzętu do przeprowadzenia wideokonferencji oraz rozwiązuje ewentualne problemy techniczne?

W sądach Republiki Litewskiej i w innych instytucjach wyposażonych w sprzęt do przeprowadzania wideokonferencji wyznaczono osoby odpowiedzialne za jego użytkowanie, konserwację i obsługę. Zgodnie z pkt 6 opisu Krajowa Administracja Sądowa (Nacionalinė teismų administracija) publikuje wykaz osób wskazanych przez organy wezwane jako odpowiedzialne za użytkowanie i konserwację sprzętu do wideokonferencji oraz za organizowanie wideokonferencji wraz z ich danymi kontaktowymi (instytucja, numer telefonu, adres e-mail) w sieci intranet systemu sądowego.

14 Czy od sądu wzywającego wymaga się przekazania jakichkolwiek informacji dodatkowych?

Sąd wzywający ma obowiązek przekazać informacje, o których mowa w art. 4 rozporządzenia. W przypadku nieprzekazania tych informacji lub ich przekazania w nieprawidłowy sposób, uniemożliwiający wykonanie wniosku, zastosowanie ma procedura przewidziana w art. 8 rozporządzenia. W przepisach nie przewidziano innych informacji, które powinien przekazać sąd wzywający.