Dokumenty urzędowe

Art. 24 ust. 1 lit. a) - języki akceptowane przez państwo członkowskie w przypadku dokumentów urzędowych przedkładanych jego organom administracji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a)

Język czeski, język słowacki.

Art. 24 ust. 1 lit. b) - wykaz zwierający dokumenty urzędowe objęte zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia

• akt urodzenia
• akt małżeństwa
• akt zgonu
• akt zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego
• zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem czeskim można zawrzeć małżeństwo
• zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem czeskim można zawrzeć zarejestrowany związek partnerski
• odpis zupełny z rejestru stanu cywilnego
• zaświadczenie potwierdzające dokonanie wpisu w rejestrze stanu cywilnego
• zaświadczenie potwierdzające prawidłowość danych figurujących w zbiorze aktów lub w duplikacie rejestru stanu cywilnego prowadzonego do dnia 31 grudnia 1958 r.
• decyzja dopuszczająca zmianę imienia lub nazwiska
• zaświadczenie potwierdzające zawarcie małżeństwa
• wypis z rejestru karnego dotyczący osób fizycznych
• akt notarialny poświadczający pozostawanie osoby przy życiu
• wyciąg z rejestru ludności zawierający dane dotyczące osoby fizycznej
• zaświadczenie zawierające oświadczenie rodziców potwierdzające ojcostwo dziecka (narodzonego lub nienarodzonego)
• zaświadczenie potwierdzające zawarcie małżeństwa (wydane przez ambasadę czeską lub konsulat czeski)
• orzeczenia sądu dotyczące faktów wymienionych w art. 2 ust. 1 rozporządzenia, np.:

orzeczenie sądu o ustaleniu daty narodzin małoletniego

orzeczenie sądu o uznaniu za zmarłego

orzeczenie sądu o ustaleniu daty zgonu

orzeczenie sądu o zezwoleniu na zawarcie małżeństwa przez małoletniego

orzeczenie sądu stwierdzające, że małoletni posiada zdolność do czynności prawnych

orzeczenie sądu o rozwodzie

orzeczenie sądu o ustaleniu ojcostwa

orzeczenie sądu o ustaleniu macierzyństwa

orzeczenie sądu o przysposobieniu małoletniego lub orzeczenie sądu o przysposobieniu osoby pełnoletniej

Art. 24 ust. 1 lit. c) - wykaz dokumentów urzędowych, do których mogą być załączane – jako stosowne tłumaczenie pomocnicze – wielojęzyczne standardowe formularze

• akt urodzenia (urodzenie)
• akt zgonu (zgon)
• akt małżeństwa (małżeństwo)
• zaświadczenie stwierdzające, że zgodnie z prawem czeskim można zawrzeć małżeństwo (zdolność do zawarcia małżeństwa)
• akt zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego (zarejestrowany związek partnerski)
• zaświadczenie stwierdzające zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego zgodnie z prawem (zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego)
• wyciąg z rejestru karnego dotyczący osób fizycznych (brak wpisu do rejestru karnego dotyczącego danej osoby w państwie członkowskim jej obywatelstwa)
• wyciąg z rejestru ludności zawierający dane dotyczące osoby fizycznej (miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu)

Art. 24 ust. 1 lit. d) - wykazy osób posiadających, zgodnie z prawem krajowym, kwalifikacje do sporządzania tłumaczeń uwierzytelnionych, jeżeli takie wykazy istnieją

• Tłumacze zgodnie z ustawą nr 36/1967 o biegłych i tłumaczach sądowych – wykaz tłumaczy jest dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości:

http://datalot.justice.cz/justice/repznatl.nsf/$$SearchForm?OpenForm&Seq=1#_RefreshKW_select_5

• Czeskie ambasady i konsulaty – weryfikacja prawidłowości tłumaczeń zgodnie z § 18 ust. 3 lit. e) ustawy nr 150/2017 o służbie zagranicznej

Art. 24 ust. 1 lit. e) - wykaz zawierający rodzaje organów upoważnionych na mocy prawa krajowego do sporządzania kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Poświadczenia kopii dokumentu za zgodność z oryginałem (poświadczenia autentyczności) dokonują:

• organy regionalne
• urzędy gminne w gminach o rozszerzonych uprawnieniach
• urzędy miejskie, urzędy dzielnicy lub urzędy dzielnicy w terytorialnie wydzielonych gminach miast statutarnych oraz urzędy dzielnicy miasta stołecznego Pragi wykaz takich organów został zamieszczony w przepisach wykonawczych (wykaz organów upoważnionych do poświadczania autentyczności i legalizacji dokumentów na szczeblu gminy został ustanowiony w załączniku 1 do dekretu wykonawczego nr 36/2006 w sprawie poświadczania kopii za zgodność z oryginałem i poświadczania autentyczności podpisu, z późniejszymi zmianami)
• terenowe organy administracji wojskowej
• organ świadczący powszechne usługi pocztowe (Poczta Czeska)
• Czeska Izba Handlowa
• notariusze
• czeskie ambasady (konsulaty)

Art. 24 ust. 1 lit. f) - informacje dotyczące środków, za pomocą których można zidentyfikować tłumaczenia uwierzytelnione i kopie poświadczone za zgodność z oryginałem

Tłumaczenia poświadczone

1. Tłumaczenia poświadczone wykonywane przez tłumaczy sądowych

Tłumacze sądowi wskazują na pierwszej stronie wykonanego tłumaczenia pisemnego język, z którego dokonano tłumaczenia, zamieszczają formułę poświadczającą na ostatniej stronie tłumaczenia oraz opatrują tłumaczenie swoją pieczęcią tłumacza sądowego. Tłumaczony dokument lub jego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem muszą być trwale zszyte z tłumaczeniem. Formułę poświadczającą można wpisać odręcznie, wydrukować lub odcisnąć w postaci pieczęci.

Formuła poświadczająca musi zawierać następujące elementy:

• informacje dotyczące nabycia uprawnień tłumacza sądowego (informacje dotyczące orzeczenia sądu o nadaniu uprawnień tłumacza sądowego – miejsce i data wydania orzeczenia, numer referencyjny, informacje dotyczące języka, którego dotyczą uprawnienia);
• potwierdzenie, że wykonane tłumaczenie wiernie oddaje treść załączonego dokumentu;
• informacje o poprawkach wprowadzonych w tłumaczeniu;
• numer porządkowy, pod którym wykonane tłumaczenie zostało wpisane do repertorium tłumacza sądowego;
• informacje o miejscu i dacie wystawienia zaświadczenia potwierdzającego nabycie uprawnień tłumacza sądowego;
• imię i nazwisko, podpis oraz pieczęć tłumacza sądowego.

Powyższe obowiązkowe informacje można uzupełnić o adres miejsca zamieszkania tłumacza sądowego i jego inne dane kontaktowe, np. numer telefonu, adres e-mail, identyfikator skrzynki danych oraz numer rejestracji nadany przez Izbę Tłumaczy Sądowych Republiki Czeskiej. Zaleca się również zamieszczenie informacji o liczbie stron przeliczeniowych wykonanego tłumaczenia.

Formułę poświadczającą zawsze sporządza się w języku docelowym.

2. Poświadczanie prawidłowości tłumaczenia dokumentu urzędowego przez ambasadę czeską lub konsulat czeski

Poświadczenie prawidłowości wykonanego tłumaczenia musi zawierać następujące informacje:

• nazwę ambasady lub konsulatu;
• numer porządkowy, pod którym dane poświadczenie zostało wpisane do repertorium;
• język, w którym sporządzono tłumaczony dokument;
• język, na który dany dokument został przetłumaczony;
• informację o tym, czy tłumaczenie zostało zlecone przez ambasadę, czy też zostało przedłożone przez wnioskodawcę;
• informację o tym, czy tłumaczenie jest pełne czy częściowe;
• imię (imiona), nazwisko i podpis osoby poświadczającej prawidłowość tłumaczenia dokumentu;
• pieczęć urzędową oraz
• informacje o miejscu i dacie poświadczenia prawidłowości tłumaczenia.

Kopie poświadczone za zgodność z oryginałem

Poświadczenie za zgodność z oryginałem (poświadczenie autentyczności) musi zawierać klauzulę poświadczającą i pieczęć urzędową umieszczone na oryginale lub na oddzielnej karcie trwale zespojonej z oryginałem. Poświadczenie autentyczności musi zawierać następujące informacje:

• nazwę organu;
• numer porządkowy, pod którym dane poświadczenie zostało wpisane do repertorium;
• informację o tym, czy kopia poświadczana za zgodność z oryginałem jest identyczna z dokumentem, na podstawie którego ją wykonano, oraz czy dokument ten jest oryginałem, kopią już poświadczoną za zgodność z oryginałem, dokumentem powstałym w rezultacie konwersji poświadczonego dokumentu, odpisem z akt bądź odpisem wyroku lub sentencji wyroku wydanego zgodnie z przepisami szczególnymi;
• liczbę stron, z których składa się dokument;
• informację o tym, czy kopia poświadczana za zgodność z oryginałem jest pełnym czy skróconym duplikatem lub pełnym czy skróconym odpisem;
• informację o tym, czy dokument, na podstawie którego utworzono kopię poświadczaną za zgodność z oryginałem, zawiera widoczne zabezpieczenie stanowiące część istotnej z prawnego punktu widzenia treści tego dokumentu (np. hologram);
• informację o dniu, w którym dokonano poświadczenia za zgodność z oryginałem;
• imię (imiona), nazwisko i podpis osoby poświadczającej zgodność z oryginałem (tj. urzędnik, burmistrz lub zastępca burmistrza, pracownik terenowego organu administracji wojskowej, pracownik organu świadczącego powszechne usługi pocztowe lub Czeska Izba Handlowa).

Art. 24 ust. 1 lit. g) - informacje na temat cech szczególnych kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Poświadczenie za zgodność z oryginałem umieszcza się w postaci klauzuli poświadczającej na każdej kartce poświadczanego dokumentu lub w postaci naklejki na trwale zszytych kartkach poświadczanego dokumentu. Naklejkę opatruje się pieczęcią urzędową z obydwu stron, tak aby pieczęć częściowo odcisnęła się na poświadczanym dokumencie.

Jeżeli na dokumencie poświadczanym za zgodność z oryginałem nie ma wystarczająco dużo miejsca na klauzulę poświadczającą, sporządza się ją na oddzielnej karcie trwale zespojonej z dokumentem poświadczanym za zgodność z oryginałem, a w miejscu zespojenia umieszcza się naklejkę (zob. powyżej).

Jeżeli dokument poświadczany za zgodność z oryginałem składa się z jednej kartki lub kilku kartek papieru, z których każda jest zapisana wyłącznie z jednej strony, puste strony przekreśla się linią biegnącą od lewego górnego rogu strony do prawego dolnego rogu strony, a poświadczenie za zgodność z oryginałem umieszcza się na stronie poświadczanej za zgodność z oryginałem.

Jeżeli w tekście dokumentu poświadczanego za zgodność z oryginałem lub między klauzulą poświadczającą a tekstem dokumentu poświadczanego za zgodność z oryginałem występuje puste miejsce, osoba poświadczająca dokument za zgodność z oryginałem musi przekreślić takie puste miejsce linią biegnącą od lewego górnego rogu do prawego dolnego rogu.

Wzór klauzuli poświadczającej zgodność dokumentu z oryginałem ustanowiono w załączniku 2 do dekretu wykonawczego nr 36/2006 w sprawie poświadczania kopii dokumentów za zgodność z oryginałem i poświadczania autentyczności podpisów, z późniejszymi zmianami.

Klauzulę poświadczającą umieszcza się na dokumencie poświadczanym za zgodność z oryginałem w następujący sposób:

• w postaci odcisku pieczęci i powyższych informacji wpisanych odręcznie lub
• w postaci wydruku zawierającego powyższe informacje sporządzonego z wykorzystaniem technologii informatycznej; wydruku dokonuje się na samoprzylepnej etykiecie, na dokumencie lub na osobnej kartce papieru. Etykietę umieszcza się na poświadczanym dokumencie i opatruje pieczęcią urzędową, tak aby pieczęć częściowo odcisnęła się na etykiecie. Wydruk klauzuli poświadczającej na oddzielnej karcie trwale zespaja się z poświadczanym dokumentem.