Dokumenty urzędowe

Art. 24 ust. 1 lit. a) - języki akceptowane przez państwo członkowskie w przypadku dokumentów urzędowych przedkładanych jego organom administracji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a)

Estonia akceptuje dokumenty w języku estońskim.

Poszczególne estońskie urzędy stanu cywilnego (władze lokalne i przedstawicielstwa dyplomatyczne Estonii) akceptują również dokumenty sporządzone w języku angielskim lub rosyjskim lub przetłumaczone na te języki.

Art. 24 ust. 1 lit. b) - wykaz zwierający dokumenty urzędowe objęte zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia

akt urodzenia zarejestrowany w estońskim urzędzie stanu cywilnego;

akt zgonu zarejestrowany w estońskim urzędzie stanu cywilnego;

akt małżeństwa zarejestrowany w estońskim urzędzie stanu cywilnego;

zaświadczenie o rozwodzie zarejestrowane w estońskim urzędzie stanu cywilnego;

zaświadczenie o zmianie imienia lub nazwiska zarejestrowane w estońskim urzędzie stanu cywilnego;

zaświadczenie o zdolności do zawarcia małżeństwa;

wyciąg z estońskiego rejestru ludności;

wyciąg z rejestru karnego stwierdzający niekaralność.

Art. 24 ust. 1 lit. c) - wykaz dokumentów urzędowych, do których mogą być załączane – jako stosowne tłumaczenie pomocnicze – wielojęzyczne standardowe formularze

akt urodzenia zarejestrowany w estońskim urzędzie stanu cywilnego;

akt zgonu zarejestrowany w estońskim urzędzie stanu cywilnego;

akt małżeństwa zarejestrowany w estońskim urzędzie stanu cywilnego;

zaświadczenie o zdolności do zawarcia małżeństwa;

wyciąg z estońskiego rejestru ludności potwierdzający pozostawanie osoby przy życiu;

wyciąg z estońskiego rejestru ludności potwierdzający stan cywilny;

wyciąg z estońskiego rejestru ludności dotyczący miejsca zamieszkania;

wyciąg z rejestru karnego stwierdzający niekaralność.

Art. 24 ust. 1 lit. d) - wykazy osób posiadających, zgodnie z prawem krajowym, kwalifikacje do sporządzania tłumaczeń uwierzytelnionych, jeżeli takie wykazy istnieją

W Estonii osobami uprawnionymi do sporządzania tłumaczeń uwierzytelnionych są tłumacze przysięgli.

Lista tłumaczy przysięgłych

Art. 24 ust. 1 lit. e) - wykaz zawierający rodzaje organów upoważnionych na mocy prawa krajowego do sporządzania kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem

Organy administracji upoważnione do wydawania dokumentów urzędowych lub przechowujące dokumenty w swoich archiwach mogą również wydawać kopie lub odpisy takich dokumentów lub wyciągi z takich dokumentów i poświadczać je za zgodność z oryginałem.

Notariusze są uprawnieni do wydawania odpisów poświadczonych notarialnie.

Nie wydaje się poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii aktów stanu cywilnego, a przetłumaczone formularze wydaje się wyłącznie w odniesieniu do oryginałów dokumentów.

Art. 24 ust. 1 lit. f) - informacje dotyczące środków, za pomocą których można zidentyfikować tłumaczenia uwierzytelnione i kopie poświadczone za zgodność z oryginałem

Tłumaczenia uwierzytelnione

Tłumaczenia uwierzytelnione można rozpoznać po podpisie i pieczęci tłumacza przysięgłego. Tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego może mieć również postać cyfrową. W takim przypadku podpis cyfrowy tłumacza przysięgłego zastępuje jego podpis i pieczęć.

Kopie poświadczone urzędowo za zgodność z oryginałem

Urzędowe poświadczenie kopii za zgodność z oryginałem wymaga umieszczenia pod tekstem formuły poświadczającej, która musi zawierać następujące informacje:

1) oznaczenie organu wydającego dokument, datę wydania oraz numer dokumentu w rejestrze;

2) poświadczenie, że kopia jest wiernym odtworzeniem oryginału;

3) jeżeli oryginał nie został wydany przez organ administracji poświadczający za zgodność kopii z oryginałem – adnotację, że kopię wydano wyłącznie w celu jej przedłożenia organom administracji, o których mowa w adnotacji;

4) informacje dotyczące wszelkich luk w dokumencie, skreśleń, dopisków, tekstu nieczytelnego, śladów usunięcia tekstu, innych elementów wskazujących na wprowadzenie zmian w pierwotnej treści dokumentu lub faktu, że połączony w sposób trwały kilkustronicowy dokument został rozłączony;

5) miejsce i datę poświadczenia, imię i nazwisko oraz podpis osoby poświadczającej kopię, a także pieczęć organu administracji.

Z rejestru karnego wydaje się podpisaną papierową kopię zaświadczenia o niekaralności.

Odpisy poświadczone notarialnie

W celu notarialnego potwierdzenia faktu notariusz sporządza poświadczenie notarialne, które musi zawierać oświadczenie notariusza dotyczące stwierdzonych faktów oraz podpis notariusza i odcisk jego pieczęci tuszowej. Na poświadczeniu należy wskazać datę i miejsce jego sporządzenia. Poświadczenie notarialne może mieć również formę cyfrową. W takim przypadku podpis cyfrowy notariusza zastępuje jego podpis i pieczęć. Poświadczenie w formie cyfrowej można stosować wyłącznie w przypadku dokumentów elektronicznych.

Przy poświadczaniu za zgodność z oryginałem notariusz umieszcza u góry pierwszej strony dokumentu słowo ärakiri [odpis]. Wymóg ten nie ma zastosowania w przypadku poświadczenia notarialnego w formie cyfrowej.